Samordningsmøte TIF PROTOKOLL DATO: Torsdag 1. mars 2018 MØTETID: Kl. 19:30 STED: Tynset Ungdomsskole TILSTEDE: Hovedstyret, Profilering v/ Egil Vangen, TIF ski, TIF gym og turn, TIF judo, TIF fotball, TIF orientering, TIF skøyter, TIF svømming, TIF Håndball og Friskliv. Referatet sendes til: TIF hovedstyre Leder i særgruppene i TIF (herunder også Friskliv) Kontrollkomiteen Administrasjonen Tynsethallene Eystein Lunåshaug ønsket velkommen. Samsak 01/18 Referatsaker Godkjenning av protokoll fra samordningsmøtet i september`17. Referat ligger intranett på TIF`s hjemmeside. Samsak 02/18 Orienteringssaker Kort orientering fra hver av særgruppene. Svømming Sliter med instruktør til babysvømming, da nåværende har sagt opp. Et par personer er i tenkeboksen, men svømmegruppa vet foreløpig ikke om de kan tilby babysvømming til høsten. Ellers som vanlig. Kretsen jobber med å få til jevnlige felles treningssamlinger for alle klubbene i kretsen. Ski Bra aktivitet i år. 60-65 jevnlig på trening fra 9 åringer og ut ungdomskola + noen fra videregående. Ikke så mange yngre som har vært med på Sjusjøcuprenn o.l rundt i Hedmark i år, men flere nye har vært med på lokale kretsrenn. 3 medaljer i jr NM, to på stafett og en individuell. Marit Bjørgen kommer på trening 20. Mars, og det blir opplegg for alle treningsgruppene. Byggetrinn 2 av rulleskianlegget er i gang, tilførselsløypa. Skal være klar rundt aug/sept. Ser ut til at prosjektet blir gjeldfritt etter utbetaling av momskompensasjon og spillemidler. Jr NM 2019 på Savalen er under planlegging. Fått på plass de fleste krevende roller og hatt noen møter. Arbeidet er fordelt mellom idrettslagene Tynset, Alvdal og Fåset. Regner med ca. 1000 deltakere fordelt på 4 årskull i jr NM. Etablerer et langrennsteam for juniorer, tilsvarende skiskyting. Skal bygges opp rundt idrettslinja på NØVGS. Orientering O-gruppa er i møtesesong. Har hatt de 2 første møtene i hovedstyret til hovedløp og o- landsleir 2019. Hatt møte med dmt, og logo er klar. Holder på å lage hjemmeside på facebook. Noen av ungdommene i klubben er involvert i dette, og tanken er at disse skal være med å drifte sosiale midier fram mot arrangement i 2019. Her er det om å gjøre å lage litt reklame og filmsnutter for å få deltakere hit. dvs lage reklame. Har hatt møte i kartgruppa og med kommunen. Største utfordringen er å ha oppdaterte kart. 490 påmeldte til landsleir
på Beitostølen i fjor høst, inkludert ledere. Hovedstyret til o-landsleir jobber med å få oversikt over behovet for dugnadsfolk. Målet er å ha denne oversikten klar før sommeren, slik at andre grupper kan involveres. Judo Veldig fin start i august i fjor. Stortsdett samme kvelder- torsdager 17.30-20.30. Har hatt dramatisk nedgang i medlemsmasse denne sesongen. Flere nye fra 10 år og oppover har begynt. Mahdi har fått med seg noen andre voksne på trenersida. Dette er veldig positivt, sosialt veldig fin gruppe. Har ikke økt mer enn 150kr i treningsavgift siden starten for 18 år siden. Det går i overskudd, ganske billig idrett. Opptatt av å holde treningsavgiften lav for at flest mulig skal ha mulighet til å delta. Felles trening med Tolga til våren. Felles avslutning med utdeling av belter når sesongen er over. Har ikke deltatt noe særlig på stevner og lignende dette er bevisst fra trenernes side, da det er langt å reise, Trondheim er nærmest. De som er klare får muligheten til å reise litt. Nedgangen i medlemmer er blant de minste barna- seksåringene. Dette skyldes at gruppene ikke hadde anledning til å ha et tilbud til 1.trinn i år, pga barneidrettsskola. Gym og turn Nedgang i medlemmer. 90 aktive. Liten nedgang blant de eldste etter jul, ungdomsskoleelever. Har startet samarbeid med Røros, hatt to treningssamlinger på der i kjempefin hall. Trenerne har hatt noe kursing på Røros, i tillegg har noen vært på hjelpetrenerkurs og sikringskurs på Rena. Sliter litt med kulden i Holmenhallen, det er kaldt på gulvet. Skøyter Mange på klubbløp. Passert 100 deltakere. Rundt 35 stk hver gang, dette er en bra økning. Arrangerer skøytelek på tirsdager, åpent for alle, varierer mellom 7-8 og 11-12 deltakere. 14. november var banen klar, dette er tidlig. 1 avlysning i november pga regn. Flaks med løpsdager ellers. Er en av de største klubbene i Norge på antall deltakere på klubbløp, dette pga at organiseringen er så uhøytidelig, det er bare å møte opp og gå. Problemet er å få utøverne videre, det er ikke lett å få konkurranse pga store avstander. 6-7 rekrutter har vært i Trondheim og Vikingskipet og gått løp. Banen på Nytrømoen er godt vedlikeholdt, ryddet hver dag, takket være Arne Inge Næss. Skøytegruppa står for en veldig liten del av bruken av skøytebanen- mest uorganisert aktivitet. Videregående bruker banen en del. Ole har vært syk i mellomsesong. Synne har hatt en bra sesong, og er kvalifisert til jr NM i sprint 17.mars. Nils prøver også å kvalifisere seg til dette, og er veldig nærme å klare dette. Håndball Ny leder (Jostein Sivertsen) og nestleder (Monica Bjerknes) i håndballgruppa. Har stilt lag på aldersbestemt i jenter 10, 12 og 14 og gutter 10, 12 og 16, i tillegg til dame- og herrelag. Har også arrangert miniturneringer. Mye lange reiser på de aldersbestemte. Ikke så mange å gå på på lagene. Langsiktig mål: klare å stille ett lag på hvert aldersbestemte nivå. Damelaget hadde en fantastisk sesong i fjor, litt tyngre i år. Herrelaget har gjort en kjempesesong i 2.divisjon i år. Hovedoppgave framover: rekruttering. Santa kristina cup i august, denne er planlagt. Friskliv Kjempebra år 2017. 100 medlemmer mer enn for et år siden. Gruppetimer og senter er bra besøkt. Oppgangen skyldes at mange grep ble gjort både økonomisk og med å øke medlemstall. Mer positiv snakk om friskliv på byen. Er i dialog med kommunen ang K-bygget, her trengs oppgradering. Nytt lys i taket, male taket, slipe gulv. Leier graderobeanlegg av kommunen. De vil ikke gjøre noe med garderobene før det er avklart rundt ny svømmehall, Samordningsmøte TIF Side 2
da kjøres evt disse to prosjektene samtidig. Nytt profileringstøy fra Adidas. Fremdeles høy kompetanse blant de ansatte. Oppfordrer gruppene til å bruke Friskliv. Fotball Kommende sesong starter allerede før inneværende sesong avsluttes. G-19 starter til helga med første cupkamp. Det har vært en intens avslutning på sesongen, da leder den siste tiden har vært alene i styret av ulike årsaker. Hektisk innspurt med regnskap, årsmelding og budsjett. Over 400 påmeldte spillere i sesongen som nå er i ferd med å avsluttes. Er i gang med påmelding til kommende sesong. Å få til riktig antall lag på riktig nivå og på riktig spillform, er en stor utfordring. Samtidig skal det ikke være for lange avstander (tilpasset alder), noe som er komplisert å få til i distriktene. Krav fra forbund om treerfotball for 6- og 7- åringer, dette stemmer ikke helt med hvordan TIF tenker. Fotballgruppa må diskutere både opp mot forbund, opp mot kretsen og innad i TIF. Samtidig en godt organisert krets, som legger til rette for kurs og utdanning. Vanskelig å rekruttere folk inn i verv. På vei til å lande dette nå. Godt resultat i 2017, dette skyldes RBK-kampen. Profilering Ferdigstilt profileringshåndbok. Dmt har laget denne for TIF, ferdig for 2-3 uker siden. Denne inneholder maler, logoer, retningslinjer på ulike ting. Dynamisk, vil bli forandringer etter hvert som ting utvikler seg. Kontakt Egil eller Gro om noen trenger logoer eller retningslinjer, maler etc. Inkluderer også ny hovedsponsor, sparebank1 Østlandet. Hovedlaget Ansatt meksikaneren Sergio Chavez i 50% stilling. Skal jobbe for eksterne midler, og koster ikke TIF noe. Vi har fått 200 000 fra fylket, 100 000 fra kommunen og 50 000 fra Sparebank1 Østlandet til dette formålet. Sergio skal jobbe med våre nye landsmenn, finne rett aktivitet for dem og informere om hva dette går ut på, og ikke minst holde kontakt med foreldre. Det å få med jentene blir også viktig. Det kommer ganske raskt innkalling til et møte med alle gruppene, for å høre hvor skoen trykker. Sergio jobber også delvis på opplæringssenteret, og denne kontakten blir viktig bl.a. i forbindelse med språk. Satser på at dette blir et treåring prosjekt. Samsak 03/18 Krav til medlemskap i TIF Forsikringer gjelder ikke ved aktivitet i andre idrettslag enn der du er medlem. Svømming, gym og turn, håndball Så er du aktiv i både Fåset og Tynset, så må du være medlem begge steder Samsak 04/18 Endring av medlemskapskontingenten ALLE medlemmer i TIF må betale kontingent. Har du ikke betalt, er du ikke medlem. Dvs at det er ingen som slipper gratis, bortsett fra æresmedlemmer. Medlemskapet må koste minimum 100,- pr person ihht til NIF`s lovverk. Forslag på ny struktur: 0 8 år: kr 100,- Fra 9 år kr 350,- som tidligere. Beholde familiekontingenten som tidligere, kr 750,- inntil 7 medlemmer i en familie. Utfordring: vi har ikke økonomi til å gå mye ned på kontingenten. Diskusjoner rundt medlemskap for styremedlemmer, trenere, oppmenn osv. Ikke medlemskap, ikke dekket av klubbens forsikringer, ei heller stemmerett. Det kan bli vanskelig å ha styremedlemmer uten stemmerett, f.eks. Pass på at dette også gjelder foreldre på f.eks årsmøter i gruppene.. Samordningsmøte TIF Side 3
Om gruppene mener de har økonomi til det, så kan de jo gå inn og betale honorar slik at utvalgsmedlemmer m.fl får dekket sin medlemskontingent. Husk at også skattefritt honorar belastes med arbeidsgiveravgift.. I tillegg foreslås det på årsmøtet at vi innfører et støttemedlemskap. Kr 200,-. Dette er beregnet for de som kvier seg for å være «vanlig» medlem i TIF, da verken de eller barn er aktive lengre. Da kan de støtte vårt arbeid, uten at det er krav om deltagelse i verv eller på dugnader.. Bent: Utfordring med folk som hører til i andre idrettslag. De fleste i TIF-systemet vil bli fanget opp av familiemedlemsskap. Alle aktive og alle som har valgte verv skal betale. Trenere og oppmenn trenger ikke, men de fleste vil likevel fanges opp av familiemedlemsskap. Forslag: Kunne vi hatt egen familiekontingent fra 0-8 år, som er lavere? Egil: viktig å ha klare grenser. Skille mellom ut de som er medlemmer av andre idrettslag. Viktig at alle er medlemmer i et eller annet idrettslag. Kristen: store innvirkninger på svømming. Babysvømming har mange deltakere fra andre bygder, og både mor og far følger barnet. Vil bli mindre attraktivt å være med dersom både baby, mor og far må være TIF-medlemmer. Det dreier seg om rundt 10-15 unger (ganger 2, siden det er nytt parti hvert halvår hvert halvår) Mari: spør som støttemedlemskap gjelder her. Gjelder forsikringen også for disse? Eystein sier forsikringen gjelder også for disse, men i tvil om dette kan brukes i denne sammenhengen. Men støttemedlemskap er likevel viktig for å fange opp de som bruker TIF sine anlegg uten å være aktive. Oddbjørn: alle aldre kan meldes inn i skøyteforbundet, dette er gratis, og de er da forsikret. Samsak 05/18 BUA Oppfordring fra Sissel Bolstad. Er det noe utstyr de ulike gruppene mener vi burde kjøpe inn og ha til utlån for at flere skal kunne være med på aktivitetene? Mari sier at det er mye ungdommer som har bruk for å låne i BUA for å henge med i en skolehverdag. Utstyr kan lånes i lengre perioder. Mange mangler vinterklær for eksempel, vintersko. Mahdi foreslår å invitere Sissel Bolstad på neste samordningsmøte for å høre litt om hvordan BUA fungerer. Sergio bør også følge opp dette. Samsak 07/18 Antidoping Norge Forhåpentligvis har Hovedlaget fått inn fra alle grupper og klart å sette sammen til en felles søknad om rent Idrettslag. Frist for når modulene må være gjennomført?? Rapportering. Geir sier at rapportene er enkle å sette opp. Skigruppa har gjennomført for alle født i 03 og eldre, alle ungdommene samtidig på en samling. De som ikke var der fikk info med link. De gjennomførte på egenhånd, og sendte sitt diplom til leder for kontroll. Tips hvis vanskelig: invitere med Ove Feragen, som kan mye om dette. Samordningsmøte TIF Side 4
Samsak 08/18 Årsmøtet Onsdag 21. mars 2018 kl 19.30 Sted: Musikkrommet på Tynset Barneskole Alle årsmeldinger må være daglig leder i hende innen 1. mars 2018. Skriv gjerne utfyllende årsmeldinger for deres egen del, som kan legges ut på de enkelte gruppers hjemmeside, og lagres elektronisk. Samsak 09/18 Evaluering av organiseringen av NØK Barneidrettsskole. Tenkt igjennom hva din gruppe har av erfaringer fra denne sesongen. Geir: Det har fungert bra på langrenn. Kjørt skitrening og idrettsskole sammen for 3.trinn. Mahdi: Det har fungert bra for judo, blandet 1- og 3.trinn. Årsmøtevedtaket var at det skulle vært 1 års prøveperiode. Hva gjør vi hvis vi ikke rekker evaluering før årsmøtet? For judo så har dagens ordning fått store konsekvenser. Mange 1.klassinger har i år dratt til Tolga for å delta på judo. Mahdi har fått tilbakemeldinger fra foreldre om at det har vært krevende å ikke kunne ha med ungene på den aktiviteten de vil. Eystein: Årsmøtevedtak: samordningsmøtet har mandat til å endre idrettsskolen hvis ønskelig. Bent: kan ikke se at det er nødvendig med årsmøtevedtak dersom gruppene klarer å bli enige på samordningsmøtet. Geir: Kanskje vi bør kjøre en undersøkelse blant foreldrene til årets deltakere på idrettsskola. Oddbjørn sier skøytegruppa sliter med instruktører. Geir tipser om å låne hjelpeintruktører (ungdommer fra idrettslinja) som ikke nødvendigvis er tilknyttet den aktuelle idretten. Mange av disse trenger uansett praksis. Evaluering av årets idrettsskole skal skje etter 1.juni Samsak 09/18 Profileringshåndbok er på plass. Egil og Gro sender ut diverse dokumentmaler til gruppene etter behov. Samsak 10/18 Eventuelt Mulig det blir en prat vedr arbeidet som «anleggsgruppen» skulle fortsette i 2018. Bare notèr hva som sies og avtales. Bent: Viktig å holde tak i anleggsbiten, veldig bra med konstruktiv diskusjon om hvordan forvalte anleggene på best mulig måte Føler ikke at vi er helt ferdig med dette. Vi har ulike typer anlegg, viktig å ta vare på disse. Bør fortsette å jobbe med dette, men med en annerledes og mindre gruppe. Økonomien må være forsvarlig. Samordningsmøte TIF Side 5
Geir: Hovedlaget kan styre prosessen. I den arbeidsgruppa som var, så ble det foreslått å samle til ett anleggsregnskap. ski beholder imidlertid rulleskianlegget i skigruppa sitt regnskap til anlegget er ferdig. Eystein: det blir laget et anleggsregnskap. Kostnader med å splitte opp i regnskap for hvert anlegg. Mahdi: slitasje på judomatter som skal flyttes fram og tilbake. Skulle gjerne hatt en egen plass der mattene kunne ligge permanent. Alle gruppene inviteres til å delta med inntil 2 personer. Eystein Lunåshaug, Leder Rita Harsjøen Referent Samordningsmøte TIF Side 6