Referat fra styremøte i Regionalpark Haldenkanalen 07.02.2014 Tid: Fredag 7. februar 2014 kl. 09.00 12.00, Østfold Næringspark, møterom nr. 4. Fremmøtte: Politiske representanter: Helge Kolstad, Østfold fylkeskommune, styreleder Geir Aarbu, Aremark kommune, vara (ordfører Aremark kommune) Kari Pettersen, ordfører Rømskog kommune Næringslivsrepresentanter: Hans Martin Løhren, Akershus fylkeskommune Morten Vinje, Marker kommune Ingrid Solberg Sætre, Halden kommune med observatørene: Steinar Fundingsrud, Haldenkanalens kanalselskap Vidar Østenby, Grenserådet Jan Egil Nygaard, Fylkesmannens landbruksavdeling Regionalpark Haldenkanalen, Daglig leder: Elisabeth Dammyr Forfall: Næringslivsrepresentant: Ina Nestor, Aurskog-Høland kommune Innkalling og saksliste godkjent. 1. Referat fra styremøtet 09.12.2013 Referatet fra styremøtet godkjennes med merknad om kompletterende informasjon om punkt 4. Møtegodtgjørelse. Helge og Ingrid gikk ut da resten av styret diskuterte møtegodtgjørelse. Styret ble enig om at kommunerepresentanter i styret som ikke har godtgjørelse fra sin kommune får godtgjørelse fra Regionalparken. Øvrige godtgjørelser ble vedtatt som følger: Godtgjørelse for styremøtedeltakelse er: 2.500,-/møte (hvis man har godtgjørelse fra kommune/fylke skal Regionalparken betale differansen)
Styreleder i regionalparkstyret skal ha en fast godtgjørelse på 50.000,-/år. Godtgjørelse for Arbeidsutvalgsdeltakelse er: 1.500,-/møte. Øvrige deltakelser i ulike prosjekter osv.: Det avtales en timegodtgjørelse etter hva slags oppdrag som gis. 2. Referatsaker - Søknad til Riksantikvaren ang. Turisten. - Norske Parker. - Resultatrapport 2013 - Reiselivsmessen januar 2014 - Daglig Leder øvrige saker til info. Turisten: Søknad er undertegnet av eierne, juridisk er det de som eier prosjektet. Regionalparken har bidratt at søknaden blitt sendt inn. Stedsvalget gjenstår, Regionalparken har gjort det som de kan gjøre. Plasseringen er tydelig et ansvar for kommunene. Så er det da driftsspørsmålet, drift 2014 og perspektiv på langsiktig drift. To saksframlegg laget til fylkeskommunene men det er ennå ikke behandlet. Regionalparken skal ikke subsidiere Turisten i 2014. Regionalparken bidro med 1.130.000 kroner til Turisten i 2013. NP: Haldenkanalen Regionalpark har presset for at Norske Parker skal være en regionalparkorganisasjon. Det er tydelig at Norske Parker er en viktig link som kan jobbe direkte inn mot staten og departementet. Norske Parker har sitt styremøte og årsmøte kombinert med parkfagdag i Hamar, 10. mars. Resultatrapport: Regnskapet gjøres opp først 15. februar, Vidar Østenby skal ha møte med revisoren på tirsdag 11.2. Resultatet for 2013 er et underskudd på 306.000. Momsbeløpet er på 350.000 og forhåpentligvis blir det momskompensasjon på alle de regnskaper som blitt ført på Regionalparken. På inntektssiden fått inn alt, foruten Akershus FK som ikke utbetaler før regnskapet blitt slutført. Vedrørende utforming av en årlig resultatrapport så må den være formell og kommuniserbar. Rapporten skal brukes som et PR-instrument og være et vedlegg til alle søknader som gjøres. Se på ulike rapporters utforming, for eksempel. Kanalselskapets. Rapporten bør være informativ med tekst, bilder og vurderinger. Det regnes med at styret skal vedta en rapport som skal legges fram på årsmøte.geir sier at Regionalparken bør ha sin egen balanse og at Regionalparken kan utfordre Østfold fylkeskommune at de skal ta et ansvar for Regionalparkens økonomi. Regionalparkens balanse går via Marker kommune og Vidar Østenby kommenterer at det går foreløpig greit slik at de kan fortsette med det. Reiselivsmessen 2014: Enkel, tydelig brosjyre for Regionalparken ble laget, ca: 1000 st ble utdelt under messens tre dager. Totalt besøktes messen av ca: 45 000 personer under tre dager. Kommentarer: Reiselivsmessen er et indremedisinsk tiltak og det er viktig for den fasen hvor Regionalparken er nå. Regionalparken burde stått sammen med andre deler av Østfold, men samtidig så skal vi tenke på at Regionalparken
består til 1/5 av Akershus og det er viktig at Regionalparken bygger sin egen identitet som er merkevaren og alt det som tilbys i regionen, vise frem mangfoldet er hovedoppgaven. Produktene som tilbys må være gode, må kunne levere gode opplevelser, bygge på identiteten til Regionalparken. Daglig leder-øvrige saker: Regionalparken deltok med stand på Østfoldkonferansen, hadde en roll-up og delte ut brosjyrer. Konferansearenaen er ikke det samme som en messe men det er viktig å være synlig å vise seg frem slik at det målet ble oppnådd. Videre fortsetter arbeidet med å skape lokal forankring og skape gode kontaktflater med aktører innenfor opplevelsesnæringen. Daglig leder deltok i møte med opplevelsesnæringen i Rømskog sammen med Øystein Toverud, Utmarksavdelingen som fortalte om sine prosjekter. Et nyttig møte der det ble avtalt at representanter fra Rømskog skal delta på Aremarks opplevelsesnæringsgruppes neste møte. Styret har tatt informasjon til orientering. 3. Tidsbegrenset avtale, ansettelse, 50 % stilling av prosjektassistent, Grethe Flæsen-Elgetun. Ansettelsen er på 50 % og gjelder for fire måneder, fra 1. mars- 30. juni 2014. Dette får bli en prøvetid, det er et tidsbegrenset oppdrag og en evaluering skal gjøres etter tre måneder. Hvis det viser seg i løpet av de fire månedene at arbeidet fungerer fint kan det hende at Regionalparken gjør en fortsatt avtale. Det er ikke noe i veien for å utlyse etter 4 måneder og la Grethe søke på stillingen. Generelt må det være ryddighet i forhold til ansettelser. Når stillinger utlyses må Regionalparken sikre seg for å finne rett menneske til oppgaven. Instrukser for stillingene bør finnes og i forhold til Daglig leder så må daglig leder ha avlastning, trenger å ha noen som hjelper til med noen av de administrative oppgavene innenfor møter men også spesifikke oppgaver innenfor Merkevaren og de tiltak som skal gjøres der. Det legges frem et ønske at daglig leder skal være mer synlig ute i kommunene, dette må vurderes i forhold til hvor ofte og at det blir mest mulig hensiktsmessig. Styret vedtok en ansettelse for Grethe Flæsen-Elgetun under en tidsbegrenset periode på 4 måneder. 4. Forslag til Handlingsplan for 2014. Forslag fra daglig leder og innstillinger fra adm. Arbeidsgruppe og AU. med følgende kommentarer: A. Organisering: Det er viktig å re-etablere en operativ arbeidsgruppe slik at det blir et godt operativt utvalg og slik at vi bedre skaper en lokal forankring ute i kommunene. En formell henvendelse skal sendes fra Regionalparken til kommunene/fylkeskommunene, kanalselskapet og destinasjonsselskapene. Daglig leder skal lede arbeidsgruppen som skal ha strukturerte former. Daglig
leder skal rapportere til styret. Arbeidsgruppen skal brukes som en rådgivende enhet. Helge skriver en stillingsbeskrivelse for daglig leder stillingen. B. Merkevaren: Hjemmesiden/nettsiden, hva skal den brukes til? Hvilke målgrupper skal den brukes mot? Den er viktig når Regionalparken skal bygge sin merkevare. Nettsiden er lokomotivet i det arbeidet. Kommunikasjonsposten på 500.000 må tilbake til styret for å vedtas, må behandles videre. Bilder og skape en bildebank er viktig fordi det trenges bedre bilder med rett oppløsing og med mere motiver av liv/mennesker. Disse bildene skal brukes i markedsføringen på nett og i trykket materiale. Forslag på å involvere frivillige lag og foreninger, pensjonert fotograf eller annen fotograf. C. Fisketiltaket tilbake til styret for videre behandling. Elisabeth og Helge identifiserer de saker som må avklares nærmere og før de tilbake til styret som saker for behandling. De i styret som ønsker å gi spesifikke synspunkter på tiltakene gir tilbakemelding til Elisabeth og Helge. Styret vedtok en rammeavtale for handlingsplan 2014. 5. Avtaler: Partnerskap-/Oppdragsavtaler. Styret vedtar at Regionalparken i første runde skal få på plass avtaler med de viktigste aktørene/partnerne. Det er de tre destinasjonsselskapene, RIØ, Halden Turist og Aurskog-Høland og Rømskogs reiselivslag. Videre er det et avtal med IØU som oppdrag i forbindelse med kompetansehevingstiltaket. Kommentar: det er forskjell på avtal og avtal, det kommer til å skrives partnerskaps-oppdrags- og samarbeidsavtaler med ulike aktører da det kommer an på hva slags samarbeid/oppdrag osv. som Regionalparken ønsker å ha/delegere ut. 6. Pilotprosjekt landskapspleie. Styret vedtok pilotprosjekt landskapspleie. 7. Søknad til verdiskapingsprogrammet for 2013 og 14, kfr. kontakt med KMD Styret har tatt informasjon til orientering. Svaret fra KMD er at Regionalparken får lov å omdisponere 2012 bevilget sum til 2014. Informasjon fra KMD: Neste søksfrist er 13. mars. 2014 er siste året av denne satsingen. I år kan det derfor bare søkes om midler til hovedprosjekter. Departementet vil prioritere prosjekter av regional betydning.
8. Øvrig: Årets studietur forlegges til Telemarkskanalen i forbindelse med Nordisk Park konferanse 1-4 juni. Neste styremøte i Regionalparken er mandag 17. mars kl.9.30-13.30 inkl. lunsj. I Halden på Kasernen.