Referat fra styremøte i regionalpark Haldenkanalen

Transkript

1 Styret i Regionalpark Haldenkanalen pr. epost Ørje Referat fra styremøte i regionalpark Haldenkanalen Tid: mandag 4. mars 2013 kl , Sted: Fremmøtte: Marker Rådhus, Ørje Politiske representanter: Helge Kolstad, Østfold fylkeskommune, leder Geir Aarbu, Aremark kommune, nestleder Kari Pettersen, Rømskog kommune Næringslivsrepresentanter: Hans Martin Løhren, Akershus fylkeskommune Ina Nestor, Aurskog-Høland kommune Morten Vinje, Marker kommune Observatørene: Steinar Fundingsrud, Haldenkanalens kanalselskap Jan Egil Nygaard, Fylkesmannens landbruksavdeling Vidar Østenby, Grenserådet Forfall: Ingrid Solberg Sætre, Halden kommune Tor Frydenberg, Halden kommune Helge Kolstad orienterte om prosessene og bakgrunnen for utsettelse av berammet møte. Innkalling og saksliste godkjent 1. Referat fra møtet Referatet fra styremøte godkjennes. 2. Tilsetting av daglig leder/prosjektleder Intervjuer gjennomført av Helge Kolstad og Geir Aarbu med Vidar Østenby som sekretær. Ved fristens utløp hadde det kommet inn 23 søknader, hvorav 7 fra firmaer.

2 Privatpersoner: Bjørn Winter Johansen Bjørnar Storeheier Elisabeth Bern Elisabeth Lundborg Gunn Helen Johansen Hans Johansson Lars Rustand Lars Tore Martinsen Linda Bekkelund Lisbeth Heen Marit Eriksen Nils Petter Olsen Nina Krafft Skolleborg Ole Svendsby Sten Morten Henningsmoen + 1 kvinnelig konfidensiell søker Firmaer: BBR AS, Børre Berglund Halden Turist Indre Østfold Utvikling IKS Knut Heggedal Mimir as trukket søknaden Utmarksavdelingen Horisont Sten E Syversen/Tindlund Forlag as Intervjuede kandidater er uthevet. Helge Kolstad gikk gjennom den enkelte søker og gruppens vurdering. Innstilling: 1. Elisabeth Lundborg 2. Linda Bekkelund 3. Indre Østfold Utvikling IKS Tilsetting av daglig leder gjøres i henhold til intervjugruppens innstilling. Styrets leder gis fullmakt til å forhandle fram lønns- og ansettelsesvilkår for den som tilsettes. Det tas utgangspunkt i et lønnstilbud på Ansettelsen gjøres for tre år, og det gjennomføres en evaluering innen utløpet av denne perioden. Ansettelse gjøres på kommunale vilkår med 6 mnd prøvetid. 3. Lokalisering og administrasjon Forslaget til vedtak er gjort med utgangspunkt innstillingen ovenfor. Halden har gjennom sine representanter gitt uttrykk for at det vil være hensiktsmessig med noen faste dager i Halden, og for øvrig også i andre kommuner. Det ble reist spørsmål om Halden kommune kunne påta seg administrasjon og regnskap, slik at de kan betale på sitt bidrag i forhold til dette. Registreringen er foreløpig ikke sluttført, og det ble reist spørsmål om forening er den rette formen for organisasjon. Organisasjonsformen må kunne vurderes løpende, men en velger i denne omgang å gå for en forening, slik som fylkeskommunen har anbefalt.

3 Kanalmuseet har tilbudt lokalisering av kontoret, men en antar at det er behov for en tilrettelegging her. Det vil kunne være mulig med en midlertidig lokalisering i eller i tilknytning til Kanalselskapets lokaler. Daglig leder i regionalparken gis kontorplassering på Ørje. Styrets leder gis fullmakt til å forhandle med aktuelle huseiere i forhold til leiekontrakt. Forslag til leiekontrakt legges fram for styret til godkjenning. Marker kommune gis oppdrag med regnskapsføring og lønnsutbetaling inntil styret eventuelt finner en annen løsning på dette. 4. Gjennomføring av rådsmøtet 8. mars Rådsmøtet gjennomføres 8. mars på Fredriksten Kro og med følgende innhold Kaffe Velkomst, orientering om status v/styrets leder Helge Kolstad Presentasjon av arbeidet med merkevarestrategi og design v/odin Media Presentasjon av næringsanalysen v/nilf Presentasjon av landskapsressursanalysen v/aurland Naturverkstad Drøfting av analysenes innhold, videre bruk og presentasjonsform Aktiviteter i organisasjonen framover Lunsj Presentasjonene må ha et høyere nivå enn det som var på styremøtet. Det må være klarere anbefalinger og konklusjoner. Morten gikk gjennom noen tanker om hvordan en mer operativt kan angripe de utfordringer og muligheter som regionen har, og han vil også gjøre en slik oppsummering på rådsmøtet. Landbruket må gjøres delaktig i arbeidet videre, og Aurskog-Høland har søkt midler til grønt reiseliv og vil invitere Østfold-kommunene i dette arbeidet. Rapportene er nødvendige grunnlagsdokumenter for å kunne søke finansiering videre, og daglig leder må bruke de som utgangspunkt for planleggingen. Nødvendige tilbakemeldinger må gis til de som har utført analysene, slik at de kan korrigeres i forhold til påpekte feil. Daglig leder må ta en gjennom gang av disse med hver enkelt kommune og gi en tilbakemelding til de som har gjort arbeidet. Oppsummering - Presentasjonene ønsker vi tilsendt innen lunsj torsdag - Tilbakemeldinger må gis til konsulentene - Daglig leder må etterprøve innholdet og gå gjennom det med hever kommune Møtet i regionalparkrådet gjennomføres i henhold til foreslått program. 5. Budsjett og handlingsplan 2013 Ønske om kartlegging av finansieringskilder - Fylkesmannen i Østfold/Akershus

4 - Innovasjon Norge - Interreg - KRD, verdiskapingsprogrammet Regionalparken har en finansiell utfordring, og en anbefaler at en gjennomfører denne sesongen i forhold til foreslåtte aktiviteter, men at en allerede nå begynner arbedeidet med en mer langsiktig plan i forhold til aktiviteter og finansiering av disse. Videre bør det søkes KRD om omdisponering av noe av de tildelte midler, slik at en kan bruke mer i forhold til analysene som er gjennomført og noe mindre til Otteid-prosjektet i denne omgang. Det må også sees på om noe mer kan dekkes opp av utviklingsavtalen for grensekommunene. Behandling av ubehandlede søknader - Turistinformasjon Aurskog-Høland; kr ja - NILF, tilleggsanalyse kr nei - Slusefestivalen, Ørje; kr utviklingsavtale Budsjett og handlingsplan tas til orientering med de endringer som ble foreslått (vedlegg). Det søkes departementet om omdisponering av noe av de tildelte midler. Arbeidet med en noe mer langsiktig handlingsplan startes så snart daglig leder er på plass. 6. Eventuelt Studietur til Sveits Ett medlem fra styret og daglig leder bør bli med. Jan Albert er medlem i styret for Norske Parker fram til årsmøtet. Forslag om at Helge med Hans Martin som vara fremmes som kandidater til hans etterfølging. Båtturer Styreleder redegjorde for prosessen knyttet til forhandlingene med rederiet om prisene på årets turer. Fredag var det møte med styrets leder og det var enighet om følgende - forutsetninger for årets sesong i henhold til avtale i møtet - framtidig drift av båtene Referat fra dette møtet vedlegges protokollen Forutsetning er klare avtaler som viser hva som er tilskudd til å holde båtene i drift og hva som er den kommersielle delen av drift. Styrets vedtak fra forrige vedtak opprettholdes med en ramme på på årets sesong.

5 Referat fra møtet mellom Regionalpark Haldenkanalen og Haldenkanalen Sluseturer as I møtet deltok Alf Ulven Helge Kolstad Geir Aarbu Vidar Østenby Møtet tok utgangspunkt i mail fra Helge Kolstad til Alf Ulven. Hovedproblemet var at Regionalparken ikke følte de hadde kontroll over prosjektet DS Turisten Det har vært flere forhandlinger med Jan Tore Skofterud hvor flere elementer fortsatt ikke var avklart. Møtet tok ikke mål av seg til å avtale endelig kontraktsforpliktelser men gå over hovedproblemene slik Regionalparken så på problemet omkring kontrakten. I forhold til endelig bevilgning fra styret på 800,000 i driftsstøtte er hovedproblemet at det er reist spørsmål om Turisten får dekket vedlikeholdskostnader 2 ganger. Spørsmålet som konkret må besvares er hvorvidt de kostandene som er oppgitt som istandsettelseskostnader hvert år er de samme som dekkes av Riksantikvaren i den søknaden som er sendt dit. Regionalparken v/ Helge Kolstad skal innen neste uke få en skriftlig forklaring på hvilke kostnader som hører hjemme i hvilke budsjetter slik at det ikke er noen tvil om at det ikke gis støtte til samme ting fra 2 kanaler. Når dette er avklart kan Turisten påregne å motta NOK i driftstøtte, men det er det maksimale beløp som skal dedikeres Turisten. I forhold til tidligere forhandlinger diskuterte vi følgende Operabilletter, Helge skulle sjekke ut når disse kunne leveres tilbake uten betaling og ha en plan på dette slik at Turisten ikke skulle ha økonomisk ansvar i denne sammenheng Markedsføring, ingen direkte støtte som utbetales Turisten, men vi skal være en del av det Regionalparken bruker på markedsføring. Turisten må avtale med ny daglig leder hvor vi skal delta, Billettprisen på 200 i Rødnessjøen var blitt en misforståelse og noe som var vanskelig å endre slik prosjektet var nå. Vi ble henstillet til å akseptere dette denne gangen. Jeg aksepterte ikke dette da modellen forutsetter at vi har vanlige billettinntekter som dekker utgiftene opp til selvkostnadsnivå, men skal diskutere dette med Jan Tore Det er bedt om 2 ekstraturer mellom Strømsfoss og Ørje hvor Regionalparken ikke dekker kostnader da dette er turer utover de 20 turene som er lovet å kjøre for Det ble poengterte at de faste kostandene var dekket etter vårt eget regnestykke gjennom tilskuddet for 20 turer slik at det i dette tilfellet bare var variable kostander som var risiko. Det burde ligge nok marginer i prosjektet til at vi kunne ta risiko på disse 2 turene Vi var enige om at vi ikke hadde full oversikt over prosjektet da Jan Tore ikke var tilstede så endelig avtale om inntekter/utgifter ble ikke gjort, men skal gjøres så fort som mulig etter at ny daglig leder er tilsatt I forhold til modell og gjennomføring var vi ikke sikre på hvordan prosjektet skulle gjennomføres. Regionalparken ønsket en enkel modell å forholde seg til da de ønsket minst mulig deltagelse i båtdrift. Vidar synes det var fornuftig av Regionalparken nå og fremover forholdt seg til et beløp og hvor mange turer de fikk se båten i vassdraget for dette beløpet. Da er det ganske enkelt for Turisten å legge opp sitt eget opplegg med samarbeidspartnere og hva vi ønsker å servere/selge om bord. Det blir et spesialprosjekt i 2013 også, men nå som daglig leder er ansatt vil det kunne påregnes at vi kan være tidligere ute med planlegging for Vi avtalte i 2011 at vi skulle

6 se på driften i et 3 års perspektiv for så å evaluere prosjektet. Regionalparken har fortsatt samme holdning til dette. I forhold til å motta offentlig støtte måtte Haldenkanalen sluseturer AS føre avdeligsregnskap for DS Turisten som i ettertid dokumenterer økonomisk resultat i forhold til søknaden om økonomisk støtte for Møtet ble avsluttet med at man var enige om at Helge, Alf, Jan Tore og ny daglig leder raskt tar et møte. Hun skulle ansettes neste uke. Vennlig hilsen Alf Ulven ulven@kristiania.com Sentralbord: Direkte: Mobil: Fax: