Prosjektforslag (Beslutningspunkt B3) Utredningsprosjekt Administrasjonsbygg Sykehuset Østfold Kalnes Konseptrapport Dato: 7. november 2013
Innholdsfortegnelse 1. Konseptrapportens hensikt og bakgrunn fra idèfasen.3 1.1 Konseptrapportens hensikt 1.2 Bakgrunn og oppsummering fra idèfasen 1.3 Funksjonsbeskrivelse hovedfunksjonsprogram 1.3.1 Kapasitet og kontortype 1.3.2 Kantine og kiosk 1.3.3 Møterom 1.3.4 AMK sentral 2. Organisasjonsutvikling.6 2.1 Utviklingstrender 2.2 Arealøkonomi 2.3 Nærhet og fleksibilitet 3. Utbyggingsmønster og muligheter..7 3.1 Tomt og atkomst 3.2 Parkering og kommunikasjon 4. Økonomi..8 4.1 Kostnadskalkyle og investeringsramme 4.2 Driftsøkonomi 5. Plan for neste fase.11
1 Konseptrapportens hensikt og bakgrunn fra idéfasen 1.1. Konseptrapportens hensikt Konseptrapportens hensikt er å summere opp utredningsarbeidet i konseptfasen på en slik måte at rapporten gir et best mulig grunnlag for beslutning om videreføring til forprosjektfase. Oppsummeringen skal sammenfatte foregående fase (idéfasen) og de utredninger som er gjennomført i konseptfasen. Disse utredningene er hovedfunksjonsprogram, skisseprosjektet (utbyggingsmønster), de økonomiske analysene knyttet til investeringer, driftsøkonomi og samlet økonomisk bæreevne. 1.2 Bakgrunn og oppsummering fra idéfasen I forbindelse med etablering av nytt østfoldsykehus på Kalnes var den opprinnelige planen at sykehuset i Sarpsborg skulle transformeres til administrasjonsbygg. Det vil si at alle de administrative funksjonene som ikke var tiltenkt plassering på Kalnes skulle lokaliseres til Sykehuset Østfold Sarpsborg. SØ har fremforhandlet en avtale om salg av sykehuset i Sarpsborg til Sarpsborg kommune. Dette salget ble godkjent i Sarpsborg kommune i sak 45/13 (13.06.13). Likeledes ble salget godkjent i foretaksmøte for SØ 17.06.13 (sak 9). Salgssummen for Sykehuset Østfold Sarpsborg er 95,0 mill. kroner. I styredokumentene for salg av Sykehuset Østfold Sarpsborg ble det redegjort for prinsippene og de finansielle sidene med bygging av nytt administrasjonsbygg på Kalnes. Prosjektforslaget (idéfaseutredningen) viste en samlet investeringskostnad på ca 185,0 mill kroner (2014 kroner). Det ble i idèfaseutredningen også drøftet to andre alternative løsninger for de administrative funksjoner ved SØ: Videreføre et leieforhold i eksisterende lokaler med Sarpsborg kommune Leie i det åpne markedet. Konklusjonen av disse alternativene ble vurdert som svært lite aktuelle, da det ikke vil være areal nok igjen i det tidligere sykehuset i Sarpsborg etter at Sarpsborg kommune har etablert kommunalt Helsehus. Et leieforhold i det kommersielle markedet er ikke tilgjengelig innen akseptabel reisevei/reisetid til nytt østfoldsykehus. En slik løsning medfører en åpen konkurranse for å løse sykehuset behov. Dette er ikke realiserbart innen dato for utflytting fra Sykehuset Østfold Sarpsborg. Konklusjonen blir å bygge et nytt administrasjonsbygg i direkte tilknytning til sykehuset på Kalnes. Dette alternativet vil medføre at SØ får samlet de administrative funksjonene i ett bygg med god nærhet til de kliniske funksjonene i sykehuskroppen på Kalnes. Det vil også legges til rette for arealer for utrednings og prosjektarbeid. Reisevei mellom de administrative funksjoner og sykehuset på Kalnes vil også bli vesentlig bedret.
Denne konseptrapporten viser et program med et brutto areal på ca. 5.400 kvm ved bygging av nytt administrasjonsbygg på Kalnes. I tillegg vil eventuelt arealer til AMK sentral tilkomme. 1.3 Funksjonsbeskrivelse hovedfunksjonsprogram I godkjent hovedfunksjonsprogram (HFP) fra revidert konseptrapport for nytt østfoldsykehus (2009), vil bemanningsplanen innen de administrative funksjoner utgjøre ca 250 kontorarbeidsplasser. I tillegg legges det til rette for et arbeidsområde for utrednings og prosjektarbeid på 25 kontorarbeidsplasser. Disse funksjonene vil inngå i det nye administrasjonsbygget: Administrerende direktør m/stab HR området Økonomi og analyse Regnskap Kommunikasjon og samhandling Logistikk og innkjøp Kvalitet og forskning Pasientreiser IKT Ledelse kliniske funksjoner (nivå 2) Internservice og eiendom Tillitsvalgte og vernetjenesten Prosjektarbeid I tillegg kommer telefonsentral og AMK. 1.3.1 Kapasitet og kontortype Totalt er det beregnet en kapasitet på 275 kontorarbeidsplasser. I tillegg dette kommer det arbeidsplasser og støtteareal knyttet til telefonsentral og AMK. Fordelingen av planlagt antall kontorarbeidsplasser fordeler seg med 228 (82 %) plassert i åpen løsning og 47 (18%) i cellekontor. I tillegg kommer stillerom og samtalerom. Minimumsstandard for cellekontor settes til 9 kvm og 6 kvm for arbeidsplasser i åpenløsning.
Illustrasjon 1 Arbeidsområder 1.3.2 Kantine og kiosk Det planlegges ikke med kantinesalg eller kioskutsalg i administrasjonsbygget. Dette må dekkes gjennom sykehusbygget eller gjennom automatsalg. Det vil bli etablert et kantineområde/spiseplasser med 68 sitteplasser. Tekjøkken skal etableres i tilknytning til alle arbeidssonene i hver etasje. 1.3.3 Møterom Det planlegges med god dekningsgrad for møterom. Disse vil i all vesentlighet dekke små til middels store møter. Der det er behov for større møteromsfasiliteter må kurs og konferanseenheten inne i sykehuskroppen benyttes. Møteromsplasser er beregnet slik at 36 % av bemanningen i administrasjonsbygget skal kunne holde møte samtidig. I tillegg kommer en besøksandel på 12 %. Dette tilsier en total møtekapasitet på 134 plasser fordelt på følgende løsning: Størrelse møterom Antall Totalt 4 plasser 9 36 8 plasser 9 72 10 plasser 1 10 16 plasser 1 16 Totalt 20 134 Illustrasjon 2 Møterom / stillerom 1.3.4 AMK sentral Innflytting i nytt sykehus i 2015 krever at det må gjøres en avklaring i forhold til fremtidig drift av AMK Østfold (Akutt Medisinsk Kommunikasjonssentral). Parallelt med konseptutredningen har adm. direktør Sykehuset Østfold, i samarbeid med adm. direktører i Helse Sør Øst og OUS, besluttet at det bør utredes mulighet for og konsekvenser av at AMK tjenester for Østfold sees i sammenheng med AMK Oslo og Akershus med tiltak på kort og lang sikt. Dette som alternativ til fortsatt drift av egen AMK i Østfold.
Det foreligger ved sluttføringen av konseptrapporten ikke noen endelig avklaring for fremtidig plassering og drift av AMK Østfold. Det er i skisseprosjektet lagt til rette for en fleksibilitet/elastisitet som ivaretar arealer for AMK i administrasjonsbygget. I sluttrapporten for Fremtidig AMK tjenester for Østfold fremkommer det i de økonomiske vurderingene av en etablering av AMK i nytt administrasjonsbygg vil utgjøre minst 30,0 mill. kroner. Dette er 18 mill. kroner utover det som ble vurdert i den totale kalkylen på 173,0 mill. kroner for nytt administrasjonsbygg. Dette skyldes i sin helhet vesentlig høyere kostnader innen tekniske installasjoner for serverløsning og ny installasjon av nødnett. Hvis AMK skal lokaliseres til nytt administrasjonsbygg må prosjektet tilføres og styrkes i størrelsesorden 18-25 millioner ekstra pga usikkerhet i estimater og arealbehov opp mot nye krav som kommer". Illustrasjon 3 Utvidelsesmulighet AMK sentral 2. Organisasjonsutvikling 2.1 Utviklingstrender De administrative funksjoner i sykehus er i vesentlig grad blitt påvirket av den teknologiske utviklingen i løpet av det siste 10 året. Elektronisk håndtering av informasjon har ført til at daglige arbeidsrutiner og behov for rom og utstyr er blitt drastisk endret. Denne utviklingen vil fortsette. Den vil påvirke så vel arbeidsoppgavene som utforming av kontor /arbeidsområder. 2.2 Arealøkonomi Samtidig som en har lagt større vekt på tilrettelegging av omgivelsene for samhandling og tilpasning til ny teknologi, har det vært økt fokus på arealøkonomi. Utviklingen har gått i retning av mer åpne kontorløsninger som har høy arealeffektivitet. I flere store organisasjoner har en gått bort fra faste eller personlige kontorplasser for grupper av personell. I nytt administrasjonsbygg legges det i stor grad opp til åpne løsninger, men det vil også bli lagt til rette for cellekontor det dette er hensiktsmessig grunnet funksjon eller helse og miljømessige hensyn.
Åpne kontorløsninger etableres ikke bare for å gi høyere arealeffektivitet. Åpne løsninger kan også understøtte og bidra til bedre kvalitet på arbeidet og høyere effektivitet. Nærhet til kolleger som arbeider med tilsvarende saker kan gi mulighet for raskere oppdatering og avklaring av problemstilling. Da det legges opp til begrenset bruk av cellekontor. Kriteriene for tildeling av skjermet kontorarbeidsplass skal være knyttet til: Funksjon som utøves (ikke profesjon eller type stilling) Mengde av konfidensialitet Helse og miljømessige årsaker. 2.3 Nærhet og fleksibilitet I sykehus er det ofte diskusjon om kontorarealenes beliggenhet, dvs hvorvidt de skal være integrert/ ligge nært til den funksjonen de betjener, eller om størst mulig andel av arealene skal være samlet. Alle ledelsesfunksjoner som har direkte klinisk ledelse vil få kontorarbeidsplasser i sykehuskroppen, enten i funksjonsområdet eller i nær tilknytning til dette. Det er kun administrativ ledelse, stab og støttefunksjoner som vil bli plasser i nytt administrasjonsbygg. Organisasjonen i sykehuset er i en kontinuerlig utvikling og endringer. Dette gjelder også de administrative funksjonene. Dette tilsier at et administrasjonsbygg må fremstå med stor grad av fleksibilitet, der gruppering av personell skal kunne gjennomføres raskt og uten vesentlige bygningsmessige kostnader. 3. Utbyggingsmønster og muligheter 3.1 Tomt og atkomst Tomten på Kalnes har rikelig med utvidelsesmuligheter. Det ble tidlig i reguleringsarbeidet lagt opp til et eget område for offentlig eller privat tjenesteyting/næringsvirksomhet. Nytt administrasjonsbygg er planlagt bygget i dette området.
Atkomst til administrasjonsbygget benytter de samme trafikkløsningene som gjelder for sykehuset for øvrig. Det legges opp til en egen veiløsning som kommer på baksiden av bygget med tilkomst til parkeringsområdet og hovedinngang. Dette fremkommer i situasjonsplan i skisseprosjektet. Situasjonsplan Administrasjonsbygget Kalnes 3.2 Parkering og kommunikasjon Parkeringen for sykehuset på Kalnes følger av pkt 3.7 i Planbestemmelsen for reguleringsplan for Nytt Østfoldsykehus. I denne reguleringsplanen fremkommer det at 40 % av all trafikal kommunikasjon skal søkes dekket gjennom offentlig kommunikasjon. Dette tilsier at det planlegges med ca 180 parkeringsplasser på flateparkering i tilnytning til administrasjonsbygget. Dette vil følge planbestemmelsene for dette regulerte området. I tillegg legges det opp til parkering i underetasjen til bygget med totalt 51 plasser. Det er per i dag ikke prosjektert for innendørs og temperert garasjeanlegg i nytt østfoldsykehus. Dette tilfredsstiller ikke krav til parkering av deler av sykehusets egne kjøretøy. Et eksempel på dette er mobilt røntgen. Det planlegges således med en løsning knyttet til et garasjeanlegg i underetasjen i administrasjonsbygget, som både kan benyttes til tjenestekjøretøy og for ansatte. HC parkering vil bli ivaretatt i henhold til gjeldende regler. Behovet for parkeringsplasser til elbil vil bli avklart i forprosjektet. Sykkelparkering vil bli ivaretatt i forbindelse med hovedinngangen og i garasjeanlegget i underetasjen.
Planløsning underetasjen Administrasjonsbygg Kalnes 4 Økonomi 4.1 Kostnadskalkyle og investeringsramme Det er utført beregninger basert på kostnad pr kvadratmeter for alternativ 1; nytt administrasjonsbygg. Areal Kr/m2 Prosjektkostnad Administrasjonsbygg 5 400 31 000 167 400 000 P kjeller 1 600 11 000 17 600 000 Sum 6 800 185 000 000 Tabell1: Investeringskostnader for nytt administrasjonsbygg På dette stadiet er kalkylen gjenstand for usikkerhet. For å sikre den finansielle situasjon for prosjektet settes det et økonomisk styringsmål på 185,0 mill kroner. Finansiering Område Salg Sarpsborg sykehus 95 000 000 Investeringsavsetninger 2013 15 90 000 000 SUM 185 000 000 Tabell 2: Finansieringskilder, salg av Sarpsborg sykehus, samt investeringstilskudd gjennom ordinær budsjettildeling i perioden 2013 15
Som det fremkommer i pkt. 1.3.4 i denne rapporten, vil nye økonomiske beregninger for AMKsentralen gå utover det som fremkommer i kalkylen over. Analysen i Sluttrapport Fremtidige AMKtjenester for Østfold tilsier et investeringsnivå på minimum 30 mill. kroner. Dette er utgjør 18 25 mill. kroner utover det som ligger i kalkylen for nytt administrasjonsbygg. SØ har ved avleggelse av konseptrapporten ikke funnet inndekning for dette finansieringsbehovet. Hvis AMK sentralen for Østfold samlokaliseres med Oslo og Akershus vil det ikke være behov for noen tilleggsfinansiering av administrasjonsbygget. 4.2 Driftskostnader Vesentlig for å beregne driftskostnader er arealene. For 0 alternativet er det forutsatt at en på grunn av bygningsmessige begrensninger i tilpasning av lokalene må leie ca 50 % mer enn det beregnede arealbehovet for nybygg. For alternativ 1 og 2 er det benyttet samme areal, 5 400 m2. Driftskostnadene er iht. erfaringstall, både for egen fdv og leiepriser i markedet. Det påregnes vesentlig høyere leiepris for et nytt kontorbygg (alternativ 2) enn for å tilbakeleie(alternativ 0). I tabellen under er det kun kostnader som relateres til lokalene som er tatt med. Reisekostnader, arbeidstid og andre direkte og indirekte kostnadselementer er ikke med i tallene. Driftskostnader areal Kr / m2 leiesum Alternativ 0 14 600 000 Leie Fredrikstad og Sarpsborg 7 800 1 500 11 700 000 Leie Råbekken 2 900 000 Alternativ 1 8 150 000 Driftskostnader 5 400 750 3 900 000 Økt avskrivning 4 250 000 Alternativ 2 11 440 000 Leie 5 200 2 200 11 440 000 Tabell 3: Årlige totale driftskostnader for alternativene Alternativet med laveste driftskostnader er alternativ 1, nytt administrasjonsbygg.
5. Plan for neste fase Etter godkjent konseptrapport skal prosjektet over i et forprosjekt. For nytt østfoldsykehus er det allerede etablert en velfungerende byggherreorganisasjon Prosjekt nytt østfoldsykehus (PNØ). SØ mener at det vil være riktig at denne organisasjonen skal overta den videre planleggingen fra og med forprosjektet og stå for selve byggingen av prosjektet. SØ vil være en viktig samarbeidspartner for gjennomføringen av forprosjektet for å sikre gode og funksjonelle løsninger. SØ vil som for nytt østfoldsykehus være ansvarlig for organisasjonsutviklingen av de administrative funksjoner og tjenester knyttet til den totale løsningen for sykehuset. Som en anbefaling til neste fase har SØ vurdert prosjektet med nytt administrasjonsbygg til å være meget egnet som en totalentreprise. Vedlegg: Forenklet skisseprosjekt nytt administrasjonsbygg