Brukerveiledning. web-booking

Brukerveiledning web-booking

Innhold 1. Om brukerveiledningen... 3 1.1. Hvordan finne innstillingene for web-booking?... 3 2. Hvordan opprette en web-booking ved bruk av veiviser... 4 2.1. Overnatting... 5 2.2. Aktivitet... 6 3. Hvordan opprette web-booking manuelt?... 7 4. Oppsett for web-booking... 9 4.1. Maler... 9 4.2. Betaling... 10 4.3 Egenskaper... 10 4.4 Overnattingsperioder... 12 4.5 Brukeravtale... 12 4.6 SMS... 12 4.7 Avansert... 13 4.7.1 Type av registrering... 13 4.7.2 Gjesteregistrering... 14 4.7.3 Ordre får status... 15 4.7.4 Booke spesifikt... 15 4.7.5 Bruk notatfelt for hvert produkt... 15 4.7.6 Oppsett for reset passord... 15 4.8 Varsel ved booking... 16 4.8.1 Varsle i VisBook ved ny booking... 16 4.8.2 Varsle via e-post... 16 4.8.3 Varsle via SMS... 16 4.9 Skape booking... 16 4.9.1 Skape, og vise, web-bookingadressen... 16 4.9.2 Fjern booking fra nett... 16 4.9.3 Velg Logo... 17 5 Knytte tillegg til produkt... 18 6 Bilder... 20 6.3 Legge til bilder til et produkt... 20 6.4 Slette et bilde fra et produkt... 25 7 Legge til en pris til et produkt... 26 8 CMS-egenskaper... 27 8.1 Legge til beskrivelse og person_min / person_max... 27 9 Oversettelser av bostandard og enhetsnavn... 29 10 E-postmaler... 30 10.1 Sette opp e-postmal... 30 10.2 Knytte e-postmal mot utskriftsmal... 31 11 Rapporter... 32.com Brukerveiledning web-booking - side 2

1. Om brukerveiledningen Denne brukerveiledningen forklarer skritt for skritt hvordan det kan opprettes web-bookinger, både med hjelp av veivisere og manuelt oppsett. Det kan lages web-booking både for overnatting og aktiviteter, med mulighet til å relatere tjenester og produkter til disse. Samme web-booking kan settes opp på flere språk. For å aktivere lisens for web-booking, ta kontakt med VisBook Support. Tilgang til disse innstillingene er forbeholdt Administrator -brukere. 1.1. Hvordan finne innstillingene for web-booking? Velg Innstillinger > WEB Booking.com Brukerveiledning web-booking - side 3

2. Hvordan opprette en web-booking ved bruk av veiviser 1. Velg Innstillinger > WEB-Booking. Klikk på tryllestaven for å opprette en web-booking ved bruk av veiviser. 2. Klikk på Neste 3. Legg inn ønsket navn. Dette er kun for internt bruk for å evt. skille mellom flere web-bookinger. 4. Velg Type booking og Neste Fortsetter for: «Overnatting» på side 5 «Aktivitet» på side 6.com Brukerveiledning web-booking - side 4

2.1. Overnatting * Fortsettelse fra side 4 5. Velg bostandarder som skal være med og klikk på Neste. 6. Velg pris ved å gå gjennom hvert enkelt produkt og velge de priser som skal synliggjøres på nett. * I priseditoren kan man velge webpris. Dette er en funksjon som ikke lengre er i bruk. Alle priser vil komme opp i denne visningen. 7. Oppsummering. Klikk Fullfør.com Brukerveiledning web-booking - side 5

2.2. Aktivitet * Fortsettelse fra side 4 5. Velg de aktivitetene som skal være med og klikk Neste VisBook tar i bruk prisene som er lagt til under Innstillinger > Aktiviteter * I veiviseren kan det kun velges aktivitetsenheter, ikke -standarder. For å legge til standarder, se «Hvordan opprette web-booking manuelt?» side 7 6. Oppsummering. Klikk Fullfør 7. Husk å lagre endringer.com Brukerveiledning web-booking - side 6

3. Hvordan opprette web-booking manuelt? Gå til Innstillinger > WEB-booking 1. Velg Oppsett 2. Skriv inn ønsket navn (dette er for skille ved eventuelt flere webbookinger) 3. Velg Produkt..com Brukerveiledning web-booking - side 7

4. For destinasjonsbedrifter kan man her velge Bedrift. Andre trenger ikke foreta seg noe. 5. Velg hvilken type produkt du ønsker å legge til, hvilken -standard og eventuelt hvilken -enhet du skal legge til. Merk at Overnatting og Aktiviteter ikke kan blandes i samme webbooking! Det må da opprettes én web-booking for Overnatting og én for Aktiviteter. * Tjenester kan ikke legges inn alene men kun knyttes til andre produkter. Se pkt. 5 «Knytte», side 18 Gjenta denne prosessen for alle produkter du vil legge til i web-bookingen Husk at du må velge (markere) linjen med web-bookingen (til høyre) før du kan klikke på Produkt 7. For å tilordne priser, se «Legge til en pris til et produkt» side 26 * Merk: Gjelder kun for «Overnatting» 8. Husk å Lagre.com Brukerveiledning web-booking - side 8

4. Oppsett for web-booking Det er ikke nødvendig å klikke på Lagre etter hver innstillingsmulighet for så gå inn igjen og sette andre innstillinger. Husk derimot å lagre til slutt! 4.1. Maler Maler er eksisterende utskriftsmaler som blir benyttet ved web-bookinger. Disse blir automatisk generert basert på hvilket oppsett som er valgt med tanke på betaling og type booking. 1. Klikk på pilen foran Maler 2. Klikk på det grønne plusstegnet 3. Velg de malene du ønsker å benytte, på de språk du ønsker. 4. Velg alle maler som kan bli brukt og klikk Legg til - Ordrebekreftelse (standard) - Tilbud - Faktura (ved autom. fakt) - Kvittering (ved e-pay) - Systemet vil alltid velge den av de valgte malene som passer til den aktuelle innstillingen. - Merk: o Hvis det ikke er definert en mal for valgt innstilling vil det ikke bli sendt med vedlegg i e-posten! 5. Husk å lagre til slutt.com Brukerveiledning web-booking - side 9

4.2. Betaling Klikk på pilen foran Betaling. Ingen betaling online Bestillingen vil gå gjennom uten noen form for betaling. Her har du senere valg om å sette bestillingen med status Tilbud eller Bestilt. E-pay Ved E-pay betaler gjesten via NETS online betalingssystem, før bestillingen blir godkjent og gjennomført. Dette krever aktiv lisens for E-pay og en avtale mellom NETS og bedriften. Kontakt VisBook Support for aktivering av lisensen samt for å få tilsendt registreringsskjema og produktark fra NETS. Faktura Velg antall prosent av total ordresum som skal faktureres samt antall dager (fra bestillingsøyeblikket) til forfall. Ved kortere tid mellom bestilling og ankomst enn angitt på dager til forfall vil denne automatisk justeres til ankomstdag. 4.3 Egenskaper Klikk på pilen foran Egenskaper. De lokale og globale (CMS) egenskaper som skal vises ved søk på nett legges til her. En av de som bør være med er beskrivelsen av standarden / enheten ( description_short ). - For å legge inn denne teksten ( description_short ). til standarden / enheten, se «Feil! Fant ikke referansekilden.» side Feil! Bokmerke er ikke definert. 1. Klikk på det grønne plusstegnet 2. Klikk på Neste.com Brukerveiledning web-booking - side 10

.com Brukerveiledning web-booking - side 11

3. Global egenskap legges inn i CMSegenskaper for hver enkelt standard / enhet (eks: description_short ). Lokale egenskaper opprettes selv på standard / enhet (eks: Rom for allergiker, Havutsikt eller Ant. Sengeplasser ). I dette eksemplet skal vi legge til den globale egenskapen description_short. 4. Velg description_short og klikk Neste 5. Klikk på Fullfør.com Brukerveiledning web-booking - side 12

4.4 Overnattingsperioder Se egen brukerveiledning for Overnattingsperioder 4.5 Brukeravtale Klikk på pilen foran Brukeravtale. Her kan du legge inn brukeravtalen på flere språk. Brukeravtaler kan for eks. inneholde avbestillingsregler, spesielle hensyn mv. 4.6 SMS Klikk på pilen foran SMS Ved å aktivere Send bekreftelse-sms ved booking vil gjesten få en SMSbekreftelse ved bestilling, i tillegg til e-postbekreftelse. Gjeldende SMSsatser gjelder, se brukeravtale. Språk Velg språk og legg inn ønsket tekst. Koder som benyttes: %CUSTOMERNAME% %MINDATE% %MAXDATE% %ORDERNO% Gjestens fulle navn (For- og Etternavn) Ankomstdag Avreise Ordrenummer Sender navn eller nr Avsender av SMSen kan være firmanavn eller et telefonnummer (maks 11 tegn inkl mellomrom) - Ved å benytte firmanavn, normalt fastnummer, IP-telefonnummer / 5-sifret nummer uten SMS-avtale vil ikke gjest ha mulighet til å svare på SMS - Ved å benytte mobilnummer vil det se ut som SMSen er sendt fra dette nummeret og du vil motta svar dit..com Brukerveiledning web-booking - side 13

Tekstfeltet Standardmeldingen består av gjestens navn, ankomst- og avreisedato, check-in og check-out tidspunkt. Kodene skal ikke endres, men kan flyttes på. Merk Det vil kun sendes ut én SMS på maks 160 tegn inkludert mellomrom evt. tegn utover dette vil kuttes. Ta også høyde for at gjestens navn kan være langt. En typisk mal bør ikke overstige 110 tegn da resten blir generert. 4.7 Avansert Klikk på pilen foran Avansert 4.7.1 Type av registrering Det finnes tre forskjellige typer registrering. 4.7.1.1 Login & registrering Dette er standardvalget, hvor gjesten ved førstegangsbesøk legger inn personopplysninger og velger passord. E-postadressen vil fungere som brukernavn for fremtidige bookinger. Ved senere besøk vil man kun trenge å logge inn. 4.7.1.2 Kun Login Krever at gjesten har et gyldig brukernavn / passord på forhånd. Ingen registrering er mulig. Typisk for firmahytter o.l. 4.7.1.3 Kun registrering Gjesten legger inn sine personopplysninger ved hvert besøk. Det er ikke anledning for å logge inn eller registrere passord. * Dette vil medføre duplikater i kundebasen..com Brukerveiledning web-booking - side 14

4.7.2 Gjesteregistrering Mulighet for å registrere gjest(er) annet enn bestiller. Eksempel: En ansatt i Firma1 bestiller 3 rom, og kan da registrere gjestene pr rom. Ingen Da vil man kun få registrert bestillers navn. Enkel gjesteregistrering Bestiller kan legge til navnet på ankommer når produktet er lagt i handlekurven. Personregister (gjelder kun VisBook Publish-kunder) Man velger hvilke felter man ønsker å bruke og hvilke av disse som skal være påkrevet. Juster rekkefølgen med pilene til høyre. Informasjonen blir lagt til fanen Personer på kundekortet i kunderegisteret..com Brukerveiledning web-booking - side 15

4.7.3 Ordre får status Velger hvilken status web-bookingene får. Tilbud er at gjesten får et tilbud pr e-post og at endelig bekreftelse må bli sendt av bedriften. For bedriften betyr dette at alle web-bookinger må behandles og godkjennes i VisBook. Bedriften har også mulighet til å avvise en booking. * Status Tilbud kan kun benyttes hvis valget Ingen betaling er gjort (se Feil! Fant ikke referansekilden. side Feil! Bokmerke er ikke definert.) Ved status Bestilt får gjesten ordrebekreftelse pr e-post og det kreves ingen videre behandling fra bedriften. 4.7.4 Booke spesifikt Web-bookinger er uspesifiserte som standard. Dvs. at bedriften må tildele enheten dagen før, eller ved, ankomst. Ved å benytte Booke spesifikt vil enheten(e) fordeles automatisk etter første ledige enhet på listen. 4.7.5 Bruk notatfelt for hvert produkt Vil vise et notatfelt for hvert produkt i handlekurven. Dette notatfeltet kan brukes av gjesten for å legge inn spesielle ønsker eller allergier. 4.7.6 Oppsett for reset passord Velg Oppsett for reset passord for å aktivere e-postmalene som skal benyttes når gjesten klikker på «Glemt passord» Vil vise alle e-postmaler. Velg rett mal, på de ønskede språk. * NB! Her må det opprettes en egen e-postmal som skal inneholde %PASSWORDRESETLINK%.com Brukerveiledning web-booking - side 16

4.8 Varsel ved booking Klikk på pilen foran Varsel ved booking Alle som skal ha varsel må legges inn her ved å bruke + -ikonet. Både for SMS, e-post og varsel i VisBook 4.8.1 Varsle i VisBook ved ny booking Ikonet nederst til høyre i ordrebildet blir aktivt når en web-booking har kommet inn. 4.8.2 Varsle via e-post Sender e-post til valgte adresse(r) ved nye web-bookinger 4.8.3 Varsle via SMS Sender SMS til valgte nummer ved nye web-bookinger 4.9 Skape booking 4.9.1 Skape, og vise, web-bookingadressen Klikk på Skape booking for å generere en web-bookingadresse. Nettleseren vil automatisk vise webbookingen. * Adressen vil være http://booking.visbook.com/xxx og vises under «Oppsettet er publisert på» For å vise siden senere, eller se endringer, kan man enkelt trykke Vis 4.9.2 Fjern booking fra nett Her kan du fjerne web-bookingen fra internett uten å måtte slette den fra VisBook. Denne fjerner siden fra internett. For å publisere igjen, velg «Skape booking»..com Brukerveiledning web-booking - side 17

4.9.3 Velg Logo Velg logo som skal vises i topp av nettsiden 4.9.3.1 Legge til logo Fra WEB: Velg Legge til fra WEB Lim inn adressen i feltet under Trykk OK og filen lagres hos VisBook. Fra lokal fil: Velg Legge til lokal fil Trykk * Filformatet bør være.png eller.jpg format. Det er mulighet for å bruke forskjellige versjoner av logoen basert på størrelse. For å bruke logoen som stor (standard), velg Use as large For å bruke logoen som miniatyr, velg Use as small.com Brukerveiledning web-booking - side 18

5 Knytte tillegg til produkt 1. Velg produktet du skal knytte tillegget til 2. Klikk på Tillegg 3. For destinasjonsbedrifter kan man velge Bedrift her. Andre trenger ikke foreta seg noe. 4. Velg hvilken type tillegg, og selve tillegget, som skal knyttes til produktet.com Brukerveiledning web-booking - side 19

5. Velg min/max antall for tillegget som knyttes til produktet. a. Standard er 0 til 3stk i. Settes denne til eks. «fra 1stk til 1stk» vil gjesten ikke ha mulighet til å fjerne eller endre dette. Dvs. at det er et påkrevet tillegg (eks sluttvask). ii. Settes den til «fra 0stk til 10stk» vil den være forhåndsvalgt til 0 mens gjesten kan velge opp til 10 stk. b. Følg antall personer i. Vil automatisk følge det personantall som er valgt av gjesten 6. Relasjonsoppsett a. Det er mulighet for å knytte tillegg mot hverandre slik at gjesten eksempelvis må velge ett av to tillegg men ikke begge, eller minimum ett av tre b. Velg det tillegget du ønsker å knytte opp mot et eller flere andre c. Velg de tillegg som skal knyttes til allerede valgt tillegg d. Man har to valg; i. Gjesten kan kun velge ett av flere ii. Gjesten må velge minst ett av flere.com Brukerveiledning web-booking - side 20

e. Kun ett av flere tillegg i. Velg hva som skal være standardvalget ii. Klikk på Kun mulig å velge en, Neste og Fullfør f. Må velge minst ett av flere i. Velg hva som skal være standardvalget ii. Klikk på Neste og Fullfør 6 Bilder 6.3 Legge til bilder til et produkt 1. Velg produktet det skal legges til bilder på 2. Klikk på det grønne plusstegnet i bildemenyen til høyre. 3. Klikk Neste.com Brukerveiledning web-booking - side 21

4. Man kan legge til bilder fra tre kilder; a. Legge til bilde fra lokal datamaskin, se side 21 b. Legge til bilde fra WEB adresse, se side 23 c. Legge til eksisterende bilder fra valgt produkt, se side 24 5. Velg kilde og trykk Neste 6.3.1 Legge til bilde fra lokal datamaskin 1. Klikk på -knappen. 2. Finn og velg filen, og klikk Åpne 3. Det vises en forhåndsvisning av bildet. 4. Klikk Neste.com Brukerveiledning web-booking - side 22

5. Hvis formatet på bildet ikke stemmer med oppløsningen som er satt for webbookingen vil det vises en svart ramme inni bildet. Dette er for å definere forhåndsvisningen av bildene (miniatyr). Velg det utsnittet som passer best i forhold til motivet. Klikk på Neste Bildet er nå tilpasset web og vil bli lagret i tre forskjellige størrelser. Publiser også i produktet For å knytte bildet til produktet (det vil si lagre bildet i VisBook) hukes dette valget av. * Merk: Hvis dette ikke blir valgt vil man ikke kunne gjenbruke bildet senere!.com Brukerveiledning web-booking - side 23

6.3.2 Legge til bilde fra WEB adresse 1. Lim inn nettadressen til bildet i feltet WEB adresse og det vil automatisk vises en forhåndsvisning av bildet 2. Klikk Neste 3. Hvis formatet på bildet ikke stemmer med oppløsningen som er satt for webbookingen vil det vises en svart ramme inni bildet. Dette er for å definere forhåndsvisningen av bildene (miniatyr). Velg det utsnittet som passer best i forhold til motivet. 4. Klikk på Neste Bildet er nå tilpasset web og vil bli lagret i tre forskjellige størrelser. Publiser også i produktet For å knytte bildet til produktet (det vil si lagre bildet i VisBook) hukes dette valget av. * Merk: Hvis dette ikke blir valgt vil man ikke kunne gjenbruke bildet senere!.com Brukerveiledning web-booking - side 24

6.3.3 Legge til eksisterende bilder fra valgt produkt 1. Legger til et eller flere bilde(r) som er lagret på produktet tidligere ved hjelp av Publiser også i produktet, se «Legge til bilder til et produkt»side Feil! Bokmerke er ikke definert.. 2. Velg type produkt og eventuelt navn og enhet. 3. Velg de bildene som skal legges til. For å velge alle kan knappen Velg alle benyttes 4. Klikk på Neste 5. For å bestemme rekkefølgen bildene blir vist på nettet kan du bruke Opp og Ned 6. Klikk på Lagre.com Brukerveiledning web-booking - side 25

6.4 Slette et bilde fra et produkt 1. Velg produktet bildet skal slettes fra * Merk: Er bildet knyttet til produktet ved hjelp av Publiser også i produktet vil bildet fortsatt være tilgjengelig i VisBook og vil kun bli fjernet fra web-bookingen. 2. Marker bildet og klikk på det røde minustegnet. Gjenta for alle bilder som skal slettes 3. Klikk på Lagre.com Brukerveiledning web-booking - side 26

7 Legge til en pris til et produkt 1. Velg produktet og klikk på Pris. 2. Velg pris fra rullegardinen. * Merk: For å legge til flere priser må det alltid klikkes på produktet først! 3. Klikk på Lagre.com Brukerveiledning web-booking - side 27

8 CMS-egenskaper Det er med de her egenskapene man bl.a. legger inn beskrivelse for produkter og definerer min. og maks antall personer som kan booke produktet Denne brukerveiledningen tar for seg tre av punktene; a. description_short i. Beskrivelse av produktet b. persons_min i. Minimum antall personer som kan booke produktet c. persons_max i. Maks antall personer som kan booke produktet 8.1 Legge til beskrivelse og person_min / person_max For å legge til beskrivelse / tekst knyttet til standard eller enhet må dette gjøres under Innstillinger > Bostandarder Innstillinger > Aktivitet Innstillinger > Boenheter / Aktivitetsenheter 1. Velg standarden/enheten og klikk Egenskaper *Dette punktet gjelder ikke Aktivitet 2. Klikk på CMS-egenskaper.com Brukerveiledning web-booking - side 28

3. Beskrivelsen legges inn på description_short. a. Velg språket du ønsker å legge til beskrivelse for fra rullegardinen Språk. b. Legg inn ønsket beskrivelse i feltet Verdi * er persons_min og - persons_max satt, klikk Lagre 4. For å definere minimums- og maksimumsverdi for antall gjester benyttes persons_min og persons_max. * Merk: Disse verdiene må ha en gyldig pris satt i priseditoren a. Velg persons_min og angi verdi i. Dette er minste antall personer som skal kunne booke b. Velg persons_max og angi verdi i. Dette er maks antall personer som skal kunne booke 5. Klikk på Lagre og Klikk på Lagre igjen * Gjenta prosessen for alle standarder / enheter det skal legges til beskrivelse på 6. Klikk Lagre.com Brukerveiledning web-booking - side 29

9 Oversettelser av bostandard og enhetsnavn Innstillinger > Bostandarder Innstillinger > Aktivitet Innstillinger > Boenheter / Aktivitetsenheter 1. Velg standarden / enheten og klikk på oversettelsesikonet til høyre for navnet. 2. Velg språk og skriv inn oversettelsen i feltet Oversettelse. 3. Klikk OK. 4. Gjenta for alle standarder / enheter og klikk Lagre.com Brukerveiledning web-booking - side 30

10 E-postmaler Ved web-bookinger blir det sendt ut ordrebekreftelse på e-post til gjesten. Den inneholder vedlegg, som beskrevet i «Maler» side 9. For å få innhold i selve e-posten må det lages en e-postmal og knytte denne opp mot utskriftsmalen. 10.1 Sette opp e-postmal 1. Gå til Spesial > Ny e-postmelding eller bruk hurtigtastene CTRL + Y 2. Legg inn ønsket tekst og bilder / logo a. Merk at ordrebekreftelsen blir sendt som vedlegg (i pdf-format) 3. For å lagre som mal velg Fil > Lagre som mal. 4. Skriv inn ønsket navn og klikk på OK *Hvis man har lagret en e-postmal og ønsker å lage en ny, må man lukke vinduet og åpne på nytt..com Brukerveiledning web-booking - side 31

10.2 Knytte e-postmal mot utskriftsmal For å knytte e-postmalen mot automatisk forsendelse for en web-booking må malen knyttes til en utskriftsmal. Eksempel; Knytte epostmalen Ordrebekreftelse Norsk mot utskriftsmalen Ordrebekreftelse Norsk. *Merk: Har du faktura som betalingsmåte må det opprettes en e-postmal for faktura, har du e-pay må det opprettes en e-postmal for kvittering og så videre. 1. Gå til Innstillinger > Div. Innstillinger > velg fane Faktura/Ordrebekr./Kvittering 2. Marker utskriftsmalen og klikk på Redigere oppsett 3. Velg e-postmalen i rullegardinen Epost mal 4. Emnefeltet kan inneholde ordrenummer. Legg i så fall inn teksten «%ORDERNO%» der du ønsker å ha dette. 5. Klikk på Lagre og Lagre.com Brukerveiledning web-booking - side 32

11 Rapporter Omsetningsrapport For å se omsetning web booking kan man bruke Oppgjørsliste 1 Lister > Div.Lister > Økonomi Velg brukeren generatedweb.xxxxxxx, ønsket utsøksperiode og klikk OK.com Brukerveiledning web-booking - side 33