MØTEINNKALLING Arbeidsmiljøutvalget Dato: 18.01.2016 kl. 12:00 Sted: Nes kommunehus, ordførers kontor Arkivsak: 15/01249 Arkivkode: 033 Forfall meldes snarest til møtesekretær på telefon 32 06 83 00 eller postmottak@nesbu.kommune.no Det vil bli orientert om: Sykefravær og gradert sykemelding Brannalarmsystemet Tilgang til Servicetorget for bevegelseshemmede AKAN-avtalen Røyking Førstehjelpskurs SAKSKART Side Saker til behandling 1/16 16/00032-1 Valg av leder og nestleder i Arbeidsmiljøutvalget 2 2/16 16/00025-1 Frikjøp av hovedverneombud 3 3/16 15/00069-1 Administrativ organisering og delegering 4 Nesbyen, 13.01.2016 Geir O. Garthus Avdelingsleder helse og forebygging 1
Saker til behandling 1/16 Valg av leder og nestleder i Arbeidsmiljøutvalget Arkivsak-dokument: 16/00032-1 Arkivkode: 030 Saksbehandler: Geir Olav Garthus Saksgang Møtedato Saknr 1 Arbeidsmiljøutvalget 18.01.2016 1/16 Saken avgjøres av: Arbeidsmiljøutvalget Saksopplysninger: Kommunestyret har valgt nye representanter til arbeidsmiljøutvalget for perioden 2015-2019. Det er ordfører, rådmann og kommunalsjef personal/økonomi. I tillegg er det tre representanter fra arbeidstakerne som velges blant verneombudene. Ledervervet i AMU skal alternere mellom arbeidsgiver og arbeidstaker og skiftes etter to år av valgperioden. I de siste periodene har arbeidsgiver hatt vervet i periodens første del og arbeidstaker de to siste år. Rådmannen ble valgt til leder av AMU for perioden 2012 2013, med hovedverneombudet som nestleder. Hovedverneombudet ble valgt til leder av AMU for perioden 2014 2015, og fra 2016 er det arbeidsgiver som skal ha lederen. Vurdering: Det er nå valgt nytt arbeidsmiljøutvalg og ordningen med alternering av leder og nestleder bør alternere mellom arbeidsgiver og arbeidstaker som tidligere. Saken legges frem uten innstilling. Rådmannens innstilling: Skriv inn forslag til vedtak 2
2/16 Frikjøp av hovedverneombud Arkivsak-dokument: 16/00025-1 Arkivkode: 401 Saksbehandler: Aud Helen Solberg Saksgang Møtedato Saknr 1 Arbeidsmiljøutvalget 18.01.2016 2/16 Saken avgjøres av: Arbeidsmiljøutvalget Saksopplysninger: Det har ved flere anledninger vært ytret ønske om frikjøp av hovedverneombud i Nes kommune. Pr. i dag blir kostnader for HVO belastet det tjenesteområdet hvor vedkommende jobber. Oversikt over frikjøpt Hovedverneombud i de andre kommunene i Hallingdal. HOL : 20% ÅL: 15% FLÅ: 5% GOL: 10% HEMSEDAL: 0 Helse-/miljø og beredskapsforhold: Vil være en styrking av HMS arbeidet i kommunen. Økonomiske konsekvenser: Hvis det blir vedtatt frikjøp fra 2016 må det dekkes innen rammen i administrasjonen. Velges det frikjøp fra 2017 kan det legges inn i budsjettet. Vurdering: Arbeidsgiver mener det er viktig at hovedverneombudet får nødvendig tid til å utføre sine oppgaver. Hovedverneombudet har ansvar for alle som jobber i Nes kommune, og det er derfor naturlig at utgiftene belastes fellesutgifter i stedefor på den avdeling som hovedverneombudet til enhver tid jobber ved. Kommunenes utfordringer ved nye tiltak som har økonomiske konsekvenser, er at vi må finne dekning innenfor våre rammer siden budsjett for 2016 er vedtatt. Et alternativ er å fordele kostnaden ved å starte med 5 % frikjøp i 2016, og evt. øke den til 8-10 % fra 2017. Rådmannens innstilling: Frikjøp av 5 % i 2016, dekkes innenfor rammen, og inntil 10 % frikjøp legges inn i budsjett for 2017. 3
3/16 Administrativ organisering og delegering Arkivsak-dokument: 15/00069-1 Arkivkode: 044 Saksbehandler: Torbjørn Hansen Saksgang Møtedato Saknr 1 Arbeidsmiljøutvalget 18.01.2016 3/16 2 Administrasjonsutvalget 3 Formannskapet Saken avgjøres av: Formannskapet. Vedlegg: Organisasjonskart nåværende organisering. Dokument i saken: Deloitte-rapport, 2014 Agenda Kaupang sin rapport, 2010 KS-rapport fra 2003 Saksopplysninger: Oppgavefordelingen mellom stat, fylkeskommune og kommune er under stadig endring, det samme er samfunnet for øvrig. Dette gjør også at det med jevne mellomrom er behov for å gjøre større og mindre endringer i organiseringen av kommunen. Nåværende delegasjonsreglement sier at prinsippene for organisasjonsstrukturen skal fastsettes av kommunestyret og at selve strukturen fastsettes av rådmannen. På bakgrunn av den samfunnsmessige utviklingen og de endringene som er gjennomført i organiseringen av Nes kommune siden flat struktur ble innført i 2004, så mener rådmannen at det må gjøres justeringer i organisasjonsstrukturen. Dette ble det også pekt på av Deloitte AS i deres rapport (s.84). Historikk: Fram til 2004: Etatsstruktur - tre etater /etatsledere og til sammen 16 resultatatenheter under etatene igjen. I tillegg sorterte en egen stabsfunksjon med fellestjenester direkte under rådmannen. Etatene hadde også egne merkantile ansatte. Siden 1.1.2004: Nes kommune har hatt flat struktur, med rådmann og enhetsledere direkte plassert under rådmannen. Det startet med 12 resultatenheter: Tekniske tjenester, Bygning/oppmåling og eiendom, Plan/næring/utvikling, Helsetjeneste (inkl. psykisk helse), Barnevern og sosiale tjenester, Kultur, Ungdomsskole/kulturskole, Barneskole, Barnehage, Tjenester for funksjonshemmede, Hjemmebasert omsorg, Institusjonsbasert omsorg. I tillegg skulle det være nettverksgrupper på tvers. Evaluering ble iverksatt i juni 2005. 4
1.1.2006: Legetjenesten ble privat virksomhet og sosial-, barnevern- og helsetjeneste ble slått sammen til en enhet. Et sluttnotat ble behandlet i kommunestyret 15.6.2006 (sak 0036/06), der prinsippene for den administrative strukturen (flat struktur) ble videreført, men hvor rådmannen fikk fullmakt til å foreta nødvendige justeringer underveis. Tre mål til videre arbeid ble også vedtatt: 1. Bedre helhetstenking og samarbeid innen teknisk sektor. 2. Videreutvikle servicetorget. 3. Helhetstenking og koordinering pleie og omsorg. 2008: NAV ble etablert, med rusområdet inn i NAV. 2009: Det ble opprettet en samlet enhet med en enhetsleder for pleie og omsorg (med 4 avdelinger under, inkl. egen avdeling for psykiatri). 2010: Rusområdet ble flyttet til psykiatri. Tekniske enheter ble slått sammen. 2011: Hallingdal barnevern ble opprettet, så da gjensto kun helsetjenester i tidligere enhet for sosial-, barnevern- og helsetjenester. 2013: 2 kommunalsjefer innen personal/økonomi og personal/skolefaglig område ble ansatt i stab under rådmannen. 2014: Deloitte AS gjorde en organisasjonsvurdering. Enhetene Helse og Pleie omsorg ble samlet til en enhet; Helse og omsorg, med 5 avdelinger + stab. 2015: Vurdering av nærmere samarbeid eller sammenslåing av Nes barneskole/sfo og Nes ungdomsskole/nes og Flå kulturskole er iverksatt og skal sluttføres 1. halvår 2016. Andre organisasjonsendringer i perioden: Nes har ikke assisterende rådmann eller kontorsjef/stabs- og personalleder lenger. Generelt sett har enhetene over tid også fått reduserte ledelses- og merkantile ressurser. Nes kommune har i dag 6 enheter: Helse og omsorg, Teknisk, Kultur, Barnehage, Nes barneskole, Nes ungdomsskole/nes og Flå kulturskole. I tillegg er Fellestjenester (økonomi, sekretariat, servicetorg m.m.) som stab underlagt rådmannen, men med økonomisjef som mellomleder for sine ansatte og kommunalsjef personal/skolefaglig ansvarlig som mellomleder for sekretariat og servicetorg. Den andre kommunalsjefen er kommunalsjef innen personal/økonomi. Brann er en egen stabsenhet. NAV rapporterer også direkte til rådmannen. Denne organiseringen innebærer et lederforum med rådmannen og 10-11 ledere. Under dette ledernivået har Nes i dag flg. avdelingsledere med helt eller delvis leder- /fagansvar: 5 avdelingsledere i Helse og omsorg, 3 avdelingsledere i Teknisk, 2 avdelingsledere/inspektører ved Nes barneskole, 1 avdelingsleder/inspektør ved Nes ungdomsskole/nes og Flå kulturskole, 1 biblioteksjef, 1 daglig leder ved kulturhuset og 4 barnehagestyrere. Agenda Kaupang evaluerte erfaringer med flat struktur i kommunene i 2010, på vegne av KS. De kom fram til at det avgjørende er hvilke fullmakter som blir gitt, ikke hvor mange ledernivåer det er: Etter Agenda Kaupangs vurdering er plasseringen av driftsansvaret den viktigste forskjellen mellom flat struktur og etatsmodellen, ikke organiseringen av toppledelsen. Hvis ansvaret for budsjett, personal og fag er lagt til rektor, er det ikke så vesentlig hvordan ledelsen oppover i kommunen er organisert. Det blir mer et praktisk spørsmål om hvor mange hjelpere 5
rådmannen trenger for å håndtere alle driftsenhetene. Det sier seg selv at en rådmann ikke kan lede mer enn et visst antall enhetsledere. Han er bare et menneske, og enhetslederne må få skikkelig oppfølging. Kommuner med flat struktur har derfor innført ulike tiltak for å koordinere enhetene sine. Deloitte AS pekte i sin rapport vedrørende organisasjonsvurderingen i Helse og Omsorg på enkelte uklarheter og behovet for klargjøring av betydningen av sentrale begrep. Det ble pekt på helhetlig linjeledelse, samhandling på tvers, selvstendige enheter, sentralisering av stab og støttetjeneste, skape klarere styringslinjer. Rådmannen vil ta dette med i det videre arbeid og innarbeide det i kommunens fremtidige arbeidsgiverstrategi. Agenda Kaupang presiserer at «det er nødvendig for rådmannen å fordele oppgavene i lederteamet mellom seg og kommunalsjefene på en ryddig måte». De presenterer også en modell for fordeling av ansvar og oppgaver: Forhold til overordnet plan: Kommuneplanen 2011 2023 har blant annet følgende mål for Nes kommune sin organisering (kap.4): Nes kommune skal være en tidsmessig og effektiv organisasjon og ha tydelige mål for standard og kvalitet på kommunens tjenester. Helse-/miljø og beredskapsforhold: Nes kommune har i underkant av 400 ansatte. Disse ansatte er den viktigste ressursen for at kommunen skal kunne løse sine oppgaver. Da er det viktig med klare styringslinjer, en helhetlig ledelse og god samhandling på tvers av enhetene. At kommunen har en 6
gjennomgående lik organisering vil gjøre ansvarslinjene klarere, både i beredskapssammenheng og ellers. Tidligere arbeidsmiljøundersøkelser har vist at ansatte i Nes kommune jevnt over har høy grad av trivsel, men også at forholdet til både nærmeste ledelse og overordnet ledelse kan bli bedre (undersøkelse våren 2013). En tydeligere organisering med tilhørende plassering av ansvar gjennom delegasjon og «nær» ledelse, bør også kunne bedre disse sidene av arbeidsmiljøet. Det er behov for oppdatering av en del overordnede styringsdokumenter etter omorganiseringen, bl.a. administrativt delegasjonsreglement, kommunens arbeidsgiverstrategi, personalhåndbok og HMS-plan. Økonomiske konsekvenser: Omorganiseringen er planlagt gjennomført innenfor dagens økonomiske rammer. Dette innebærer at det kan bli omdisponering av ressurser når det er ledighet i stillinger. Etter hvert som tilstrekkelige midler er frigjort, vil endringene gjennomføres. Vurdering: Når det gjelder behandling av organisatoriske endringer, så er det flg. fullmakter som finnes i politisk delegasjonsreglement i dag: Rådmannen er øverste leder for den samlede kommunale administrasjon med de unntak som følger av lov eller delegasjon fra kommunestyret. Rådmannen har myndighet til å treffe avgjørelser i alle personalsaker som ikke er delegert til politisk nivå. Rådmannen treffer vedtak om kommunens administrative/faglige organisering som ikke er av overordnet eller prinsipiell art. Rådmannen avgjør således justering/tilpasning av den administrative organisasjonsstrukturen. Samtidig sier delegasjonsreglementet om delegering til formannskapet at det har ansvar for: Overordnet administrativ organisasjonsstruktur. Dennes saken fremmes derfor til formannskapet, da det er noe uklart hva som menes med overordnet administrativ organisasjonsstruktur. Saken er drøftet i ledergruppa, med organisasjonene og i arbeidsmiljøutvalget. Dagens organisering av kommunen viser at vi nå har en svært varierende størrelse på enhetene i form av budsjett, personale og faglig omfang. Helse og omsorg er den «tyngste» enheten. Enheten forvalter ca. 50 % av kommunens driftsbudsjett og antall ansatte. Sak 6/14 (arkivsak 13/00995) om organisasjonsvurdering av enhetene Helse og Pleie og omsorg resulterte i en sammenslåing av disse enhetene til en enhet for Helse og omsorg, med 5 underliggende avdelinger + stab. Det ble ansatt en enhetsleder/kommunalsjef og det har i ettertid blitt endring av ledere i tre av avdelingene. NAV legges inn under kommunalsjef for Helse og omsorg og rapporterer til denne på lik linje med øvrige avdelinger. Teknisk enhet har vært under felles ledelse til nå og organiseringen med tre avdelinger beholdes inntil videre, på sikt bør antall avdelinger reduseres til to. Deler av avdelingen for plan og bygg endres, ved at større planer og samfunnsplanlegging trekkes ut. Det opprettes en egen stab for samfunnsutvikling som vil få ansvar for all overordnet planlegging. I dette ligger offentlige planer som kommunedelplan, kommunedelplaner, næringsplan, plan for 7
folkehelse. Staben rapporterer direkte til rådmannen og rådmannen er leder for arbeidet. Den vil bestå av 5 personer. Det eneste området som i dag ikke er samlet på tilsvarende vis, er oppvekstområdet med skoler og barnehager samt kultur. Den ene kommunalsjefen i Fellestjenester/stab har en kombinert stilling som skolefaglig ansvarlig, politisk ansvarlig/koordinator for oppvekst/skole/kultur, personalsjef og har daglig ansvar for sekretariat og servicetorg m.m. Det er behov for en tydeligere ansvarsplassering og delegasjon til kommunalsjefen når det gjelder oppvekst, skole og kultur (inkl. funksjon som skolefaglig ansvarlig). I tillegg til opprettelsen av de tre fagsektorene, opprettes det felles ledelse for «Fellestjenester» bestående av fagtjenester innen økonomi, personalforvaltning, sekretariat/arkiv og servicetorg. Lederen rekrutteres så snart lønnsmidler til dette er frigjort. Rådmannen ønsker ikke å innføre en «tre-nivåmodell» eller etatsstruktur på nytt, men å kunne legge et større oppfølgingsansvar på kommunalsjefene gjennom delegasjon av rådmannens fullmakter for disse områdene og slik sett utvide rådmannsfunksjonen. Samtidig vil avdelingsledere i Helse og omsorg og Teknisk plasseres på linje med nåværende enhetsledere i Oppvekst og kultur, slik at alle blir tjenesteledere med samme ansvar og fullmakter. Ved å legge et større oppfølgingsansvar på kommunalsjefene vil en få en tettere oppfølging av enhetene, samtidig som en kan frigjøre rådmannens tid til å tenke mer helhetlig og strategisk, uten at vi totalt sett bruker mer lønnsmidler til administrasjon. Rådmannen tenker da at rådmannens ledergruppe bestående av rådmannen, leder for Fellestjenester og kommunalsjefer for de tre fagsektorene. Ledergruppa koordinerer organisasjonen og jobber med strategi og utvikling, samtidig som tjenestelederne fortsatt skal ha fullmakter til å følge opp og drifte sine enheter og sitt personale. En slik organisering vil speile den politiske strukturen ved at rådmannen møter politikerne i kommunestyret og formannskapet, og kommunalsjefene møter fagutvalgene. For å kunne gjøre nødvendige endringer i delegasjonsfullmakter, må det administrative delegasjonsreglementet, lederavtaler og andre styringsdokumenter revideres. Dette må sluttføres etter at politisk delegasjonsreglement er behandlet. 8
Nytt organisasjonskart: Rådmannens innstilling: Formannskapet vedtar endringer i organisasjonsstruktur som beskrevet i saken. Rå dm annen følger opp endringen e i organisering, oppgavedeling og fullmakter mellom rådmannen, ko mmunalsjefene og enhetslederne. Endringene iverksettes snarest mulig og senest 1. juli 2016. Vedlegg til sak 9