Årsmøte 2012 Midtunhaugen Velforening Tirsdag 6. mars kl 1930 Sted: Midtun Barnehage (Midtunhaugen 179) Viser til utsendt innkallelse til årsmøtet datert 16. januar 2012 Saksliste: 1. Åpning av møtet med valg av referent og ordstyrer 2. Godkjenning av årsmøteinnkalling 3. Årsberetning 4. Regnskap og revisjon 2011 5. Innkomne saker 6. Fastsettelse av kontingent 2012 7. Budsjett 2012 8. Valg av styre, revisorer og ny valgkomité Vedlegg: Årsberetning Regnskap 2011 Revisorberetning 2011 Innkomne saker med styrets innstilling Kontingent for 2012 Budsjett 2012 Kandidater til nytt styre, revisorer og valgkomité Vedtekter for Midtunhaugen Velforening Vel møtt! Hilsen Styret
Referat fra Årsmøte 06. mars 2012 Oppmøtte: 6 styremedlemmer, 12 medlemmer av velforeningen Totalt stemmeberettigede: 18 Saksliste: 1. Åpning av møtet med valg av referent og ordstyrer 2. Godkjenning av årsmøteinnkalling 3. Årsberetning 4. Regnskap og revisjon 2011 5. Innkomne saker 6. Fastsettelse av kontingent 2012 7. Budsjett 2012 8. Valg av styre, revisorer og ny valgkomité Åpning ved styreleder Trond Havelin og en kort presentasjon av styremedlemmer * Sak 1. valg av referent: Etter forslag fra styret var referent: Hanne Fromreide Etter forslag fra styret var ordstyrer: Robert Neverdahl Godkjent Sak 2: Årsmøteinnkalling Godkjent Sak 3: Årsberetningen 2012 Styreleder leser gjennom årsberetningen punktvis. Lokaler for Årsmøtet Kommentar: Etter årets oppmøte er det enighet om at fasilitetene i MBH er gode nok, og at dersom dette ved en senere anledning blir for lite må saken taes opp igjen. Beskjæring av buskvekster nedenfor rekken nr. 33-13 Siden dette i utgangspunktet var et trafikksikringstiltak så har styret i perioden vurdert sikten i forhold til de krav som stilles. Det har på dugnad blitt kuttet i buskvekster i svingen slik at sikten er i dag er godt innenfor de krav som stilles i forhold til utkjøring fra parkeringsplass. Da dette var et vedtak som ble gjort uten at det i utgangspunktet var avsatt midler til det, så anser styret at det har gjort det en kan for å følge det opp. Ingen kommentarer. Legger til grunn at styret har gjort det som årsmøtet i 2011 la til grunn.
Brøyting Kommentarer på at brøyting har vært bedre så langt i år. Kommentar på at styret følger tett opp avtalen, da dette er en kostnadspost som er stor. Leder orienterte om at det er tett dialog med ansvarlig for brøyteavtalen, og at leverandør tar kontakt per telefon for å sjekke behov for strøing/brøyting når de er usikker. Det ble også bemerket fra styremedlem at Jersin er observert i området når de tar runder for å sjekke tilstand, uten at dette faktureres. Kommentar fra beboer om et spesifikt område hvor det kan brøytes lengre inn på veiskulder, slik at bilene kommer inn i innkjørselen. Styret tar dette videre med brøyteansvarlig. Kjøring og parkering på gang- og tilførselsveier, fellesareal På årsmøtet i 2011 ble det fremmet forslag om at styret skulle lage et detaljert forslag på parkeringsforholdene og trafikksikringstiltak i hele området til neste årsmøte. Arbeidet utsettes til 2012. Ingen kommentarer på at dette arbeidet utsettes et år. Eiendomsskatt fellesareal/garasjeanlegg Kommentarer: Feilen skjedde i 2005 når området ble overført til velforeningen, I samtaler med kommunen har det vært lovet at dette skal ordnes, da koordinatene er feilplassert. Grunnen hvor garasjeanlegget står eies av Nydal, som eier 8 av 22 plasser. Nydal har solgt retten til å parkere, men eier fortsatt grunnen. Det etterlyses kontrakter fra beboere som på et tidspunkt har kjøpt garasjeplass fra Nydal, slik at styret kan se hvordan avtalen er formulert. En start er å finne en grunnboksutskrift, for å finne hvem garasjeanleggene står oppført på. Samtidig også ta en gjennomgang av overtakelsen fra 2005. Årsmøtet vedtar at styret tar en runde til med Bergen Kommune for å finne ut av eiendomsforholdet. Utbygging på Grønnehaugen Planene for Grønnehaugen har i løpet av 2011 blitt lagt ut på offentlig høring. Midtunhaugen Velforening har levert inn en høringsuttalelse hvor vi har fulgt opp endel av de momenter som tidligere har vært fremmet overfor tiltakshaver. Ingen kommentarer Skilting av parkeringsplass Det ble på årsmøtet i 2011 foreslått å montere skilter på parkeringsplassen i på venstre side i bakken opp mot Midtun barnehage. Kommentarer: Det er problemer ved at besøkende tar noen av de oppmerkede plassene på parkeringsplassen. Det var opprinnelig 20 faste plasser, og 10 gjesteplasser. Styrets forslag om å bero og avslutte saken godkjennes av årsmøtet. Fartsdempende tiltak Styret sendte i 2010 henvendelse til Samferdselsetaten i Bergen kommune I november 2010 ble det bestemt at 30-sonen på Midtunhaugen skulle utvides. Det er i den forbindelse blitt utvidet med fartsdumper i området.
Kommentarer: Innspill om at fartsdumpene ikke er merket, og dermed kommer brått på. Ber om at styret kontakter kommunen for å få merket fartsdumper både med skilter og hvite merkinger på dump. Styret tar saken videre med Kommunen. Kjøp av ny disse til nedre lekeplass På årsmøtet i 2011 ble det vedtatt å bevilge kroner 25.000 til innkjøp og montering av ufo- disse. Denne dissen er i perioden montert, men det gjenstår ennå legging av fallsikkert underlag for at dissen skal være tilstrekkelig godkjent for bruk. Ingen kommentarer Kjøp av benk til nedre lekeplass Det ble på årsmøtet i 2011 bevilget 3000 kroner til innkjøp av ny benk til nedre lekeplass. Styret har i perioden kjøpt inn en benk som er utplassert i dette området. Ingen kommentarer Parkering på stikkveier og gatetun Styret har i perioden fått flere klager fra beboere på parkering på gatetun og stikkveier. Vi vil på det sterkeste oppfordre alle medlemmer av velforeningen å parkere i garasjeanlegg, på oppmerkete plasser, eller i bilvei. Ingen kommentarer Vedlikehold Det kommer flere kommentarer til hundeeiere på at etterlatenskaper etter hunder må fjernes!! Det kom også spørsmål fra beboer om vintervedlikehold av bossplasser er dugnad. Det var enighet om at det er det. Dugnadspenger På årsmøtet i 2011 gikk vi inn for en prøveordning med dugnadspenger. Dvs. at vi sa opp avtalen vi hadde med Nattland Hage og Anlegg AS om vedlikehold av våre felles grøntområder og har betalt ungdom som bor i feltet til å slå gress og luke. Utover dette har noen få dedikerte beboere omsorgsfullt pleiet fellesbed utenfor gatedøren, og resten har styremedlemmene selv tatt seg av etter beste evne. Vi vil gjerne fortsette å oppfordre alle til å holde et øye med vegetasjonen rundt om i hagene deres! Det skal lite til før busker og trær vokser oss over hodet og blir til sjenanse for naboene. Litt trist når noen mister både sol, lys og utsikt pga vegetasjon som får vokse uhemmet i enkelte hager. Ingen kommentarer Regnskap og budsjett I 2011 var det 6 som ikke betalte medlemskontingenten på kr. 1.600,- Det utgjør kr. 9.600,Velforeningen har de siste år hatt store utgifter til bl.a. brøyting av veier og det betyr at vi trenger alle kontingentinntektene! Ingen kommentarer
Årsberetning godkjennes med de merknader som er kommet inn. Sak 4. Regnskap og revisjon Godkjent regnskap Sak 5. Innkomne saker Søppelproblem 1 Kari Schjelderup i nummer 33 har kommet med følgende forslag: Som nærmeste nabo til «bosstasjonen» har jeg registrert følgende: Søppel som ofte flyter bl.a. fordi fugler drar det utover, med påfølgende lukt og hygieneproblemer. Kan det informeres om behovet for å påse at lokkene på bosspannene må være godt lukket? Styrets innstilling: Styret stiller seg bak dette og vil oppfordre alle til å passe på å lukke lokkene skikkelig slik at ikke boss blir dratt utover. Det er og viktig at folk ikke setter fra seg boss ved siden av bosspannene. Dette blir ikke hentet av BIR. Styret vil og sette opp lapper for å minne alle på dette ved behov. Innstillingen godkjennes og styret gir en henstilling til alle beboere. Søppelproblem 2 Kari Schjelderup i nummer 33 har også følgende forslag: Kan det være en ide å ha en årlig desinfeksjon/vask av hele «bosstasjonen» for å hindre skittent/grønsket treverk? Styrets innstilling er at vi ikke ser at vi har penger til en å hente inn profesjonelle til å gjøre dette, men at vi prioriterer dette på en av dugnadene som skal holdes i 2012. Godkjennes at saken må prioriteres på dugnadslisten. Forretningsfører Inger Lise Monsen i nummer 43 har følgende forslag: Fremmer herved forslag om å ta i bruk forretningsfører som supplement til styret. Styrets innstilling: Styret ser at en i mange saker har behov for profesjonell hjelp i forbindelse med saker som dukker opp. En bruker i dag mye ressurser på innkreving av kontingent og oppdatering av medlemsregisteret. Velforeningen bruker i dag like i underkant av 10.000 kroner på et regnskapsbyrå som gjør en liten bit av det som en forretningsfører vil gjøre. Reellt sett er det derfor en forholdsvis liten økning av som skal til for å få inn kompetanse fra en profesjonell forretningsfører. Styret innstiller derfor på at en går for tilbudet fra BOB og setter av 18.750 kroner til dette i 2012. Enstemmig vedtatt
Dugnadsrutiner Inger Lise Monsen i nummer 43 har fremmet følgende forslag: Fremmer forslag om å øke årskontingenten med kr. 300,- pr. husstand for å kunne leie inn arbeidskraft på fellesområder som idag blir utført på dugnad. Alternativt at husstander som ikke deltar på oppsatt dugnad må betale kr. 150,- pr. dugnad. Styrets innstilling: Styret ser behovet for en økning i kontingenten for å utføre arbeid på fellesområdet. Kommentarer: Ved innkalling til dugnad følger det med en anmodning om å betale et fast beløp dersom de ikke kommer på dugnad. Enstemmig vedtatt Trimming av trær Leif Nordgård i nummer 206 har levert inn følgende forslag til årsmøtet: I forlengelsen av rekken 200-214, på nordsiden i trekanten der, står tre-fire nåletrær på velforeningens område. Under de siste stormene vi har hatt har vi sett at disse har stort vindfang, med mulig velt som resultat under "rette" omstendighet. Vi ønsker trærne trimmet i toppen, til ca halv størrelse av dagens høyde, for å forhindre rotvelt og skade. Styrets innstilling: Styret er usikker på om trærne står inne på velforeningens område. Hvis det er så at de gjør det så vil styret foreslå at trærne bli kuttet helt. Dette foreslår vi for å hindre rotvelt, av estetiske hensyn og for å unngå at saken fører til ytterligere fremtidige kostnader for velforeningen. Til dette bevilges det kr. 3.000,-. Enstemmig vedtatt Parkering på fellesområder og trafikksikringstiltak Styret har også i år mottatt flere saker som gjelder parkering på fellesområder. Som i fjor klages det bl.a. på at det parkeres på velforeningens areal og kjøres og parkeres på gang- og tilførselsveier. Styrets innstilling: Styret skal lage et detaljert forslag på parkeringsforholdene og trafikksikringstiltak i hele området til neste årsmøte. Ingenting skal settes opp/gjøres før forslaget eventuelt er godkjent på neste årsmøte. Enstemmig vedtatt Grøntområde I 2011 har alt arbeid med grøntanlegget foregått på dugnad. Dette har skjedd enten ved at en håndfull personer har utført arbeid på vegne av Midtunhaugen Velforening eller at en har hatt fellesdugnad for å utføre diverse arbeid. Dette arbeidet har vært krevende for styret å følge opp og en har ikke klart å holde hele grøntanlegget ved like slik styret ønsker at det skal være. Styret mener at Midtunhaugen Velforening i større grad nå må satse på at det hentes inn hjelp fra fagfolk på området, da dette er et arbeid som er tungt og vanskelig å gjennomføre på dugnad. Vi har så store felt med busker og hekker at det kreves spesielt utstyr for å vedlikeholde dette.
Styrets innstilling: Det kommende styret får fullmakt å hente inn anbud for vedlikehold av grøntanlegget i Midtunhaugen Velforenings område. Til dette settes av kroner 50.000,- i 2012. Enstemmig vedtatt Underlag til UFO-disse (fuglerede-disse) på nedre lekeplass På årsmøte i Midtunhaugen Velforening i 2011 ble det vedtatt å kjøpe inn «fuglerededisse» til nedre lekeplass. For at denne dissen skal settes i forskriftsmessig stand er det et krav om at lekeplassutstyr skal være utformet, konstruert og plassert slik at risikoen for at brukere eller tredjepart ikke.skades på grunn av fall fra utstyret. For at lekeplassutstyret skal kunne tas i bruk må utstyrets fallunderlag være støtdempende. Dette gjelder fallhøyder på over 60 cm. Styret har hentet inn anbud fra firmaet som monterte dissen, og prisen på fallmatter til å ha under en slik disse er kr. 21.500,-. Forslag til vedtak: Årsmøte i Midtunhaugen Velforening bevilger kr. 21.500 til innkjøp og av matter til disse på nedre lekeplass. 17 stemmer for, 1 stemme mot Gruslegging av veiskulder Da vi i fjor fikk nytt asfaltdekke på Midtunhaugen oppsto det en asfaltkant som nå er enda høyere enn tidligere på visse strekninger. Siden forholdene nå har forverret seg for gående og kjørende, vil styret foreslå at vi legger veigrus nr. 016, som pakker seg til et fast dekke når den blir våt. Styret mener dette er et brukbart alternativ til asfaltdekke. Styret har innhentet råd fra steinknuseverket NCC i Indre Arna. Det kom kommentarer om at tidligere har beboere langs sideveier tidligere måttet bekostet slike oppgraderinger selv. Forslag til vedtak: Årsmøtet i Midtunhaugen Velforening bevilger kroner 4.000,- til gruslegging av veiskulder nedenfor nummer 129 og videre nedover veien langs venstre side. Vedtatt mot en stemme. Annet De som bor i seksjonerte boliger med over- og underetasje må huske å sjekke fordeling av utgifter mellom huseierne i over- og underetasjen(e) ved evt. taklekkasje. Sak 6. Fastsettelse av kontingent 2012 Kontingenten ble ikke økt på årsmøtet i 2011. Grunnet økte utgifter til brøyting, forretningsfører og vedlikehold av grøntområdet innstiller styret derfor på at kontingenten blir økt til kr 2.000 i 2012. 16 stemmer for, 1 stemme mot
Sak 7. Budsjett 2012 Budsjett enstemmig vedtatt med kommentar på to korrigeringer av postendringer på grøntvedlikehold. Sak 8. Valg av nytt styre Valgkomiteen har følgende innstilling til valg av styret for 2012: Styremedlemmer ikke på valg Hanne Fromreide Nr. 248 Torstein Raknes Nr.158 Lillian Teige Nr.133 1 år igjen 1 år igjen 1 år igjen Nye styremedlemmer: Bente Knoph Grønn-Nielsen Nr. 118 Vita Heine Nr. 121 Viggo Krüger Nr. 151 2 år 2 år 2 år Nye varamedlemmer: Trond Havelin Liv Sverdrup Mette Herstein Monsen Nr. 122 Nr. 200 Nr. 110 Revisorer Ørjan Karlsen Stein Roar Helle Nr. 198 Nr. 250 Valgkomité 2011 Audhild Kårdal Irene Thorsnes Nr. 198 Nr. 51 Trer ut av styret/valgkomité Trond Havelin Nr. 122 Liv Sverdrup Nr. 200 Mette Herstein Monsen Nr. 110 1 år (gjenvalg) 1 år (gjenvalg)
Foreslåtte kandidater til styret og vara medlemmer ble valgt ved akklamasjon. Vedlegg 1. Vedtekter for Midtunhaugen Velforening Oppdatert 18.02.2010 Vedtekter for Midtunhaugen Velforening 1 Eier av bolig/boligseksjon har plikt til å være medlem av velforeningen i henhold til paragraf 6 i kjøpekontrakt. Med eier i disse vedtakene menes gårds- og bruksnummer. 2 Velforeningen skal ha et styre bestående av fem medlemmer: leder, nestleder, kasserer og to styremedlemmer. I tillegg velges det to varamedlemmer (ikke personlige). Representantene velges for en periode på to år. Det skal tilstrebes at en del av styret er på valg hvert år, slik at tre av styremedlemmene velges det ene året, og de resterende to er på valg det påfølgende år. Eier er forpliktet til å motta valg til styret, men er ikke forpliktet til å motta gjenvalg når denne sitter i styret. 3 Velforeningen skal stå som eier av fellesarealer. Under fellesareal inngår ikke garasjeanlegg og kloakkpumper som ikke overtas av det offentlige. Velforeningen skal ivareta medlemmenes interesser hva angår opparbeiding og disponering av fellesarealer, samt vedlikehold. 4 Hver eier plikter å bære sin del av utgiftene til driften av velforeningen, innenfor det ansvarsområde vedtektene beskriver. Medlemmene betaler årlig kontingent og deltar i nødvendig finansiering av foreningens oppgaver. Kontingentens størrelse fastsettes på årsmøtet. 5 Styret avholder møter etter innkalling fra leder. Det skal som minimum avholdes ett møte i kvartalet. Styret utfører sin gjøremål i henhold til fullmater fra fellesmøter/årsmøtet. Styreleder og ett styremedlem i fellesskap har signaturrett og prokura. Styret kan ikke treffe avgjørelser av økonomisk betydning for medlemmene utover nødvendige utgifter til dekning av velforeningens primære gjøremål, jfr. 3. Styret gjennomfører årsmøtet innen utgangen av april. Styret kan innkalle til fellesmøte når de finner dette nødvendig eller når minst 20% av medlemmene krever
det. Ved avstemminger i styret har hver styrerepresentant én stemme. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme. Valgkomité med tre medlemmer velges av årsmøtet. 6 Varsel om årsmøte eller fellesmøte skal skje med minst 14 dagers varsel. Saker som et medlem ønsker behandlet på årsmøtet, må rettes skriftlig til leder innen en dato som fastsettes av styret. Melding om denne fristen skal sendes ut skriftlig til medlemmene minst 14 på forhånd. Årsmøtet/fellesmøtet er beslutningsdyktig med de medlemmene som er til stede. Ved valg og eventuelle avstemminger har hver eier (boligenhet) én stemme. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme. Et medlem kan la seg representere av et annet medlem eller husstandsmedlem ved fremlegging av skriftlig fullmakt. Et medlem/ husstandsmedlem kan bare møte med én fullmakt. Avgjørelser som endrer bruken av fellesareal skal treffes av årsmøte/fellesmøte. Forslag til endringer skal være utsendt sammen med innkalling. Alle beslutninger skjer med alminnelig flertall. Vedtektsendringer kan imidlertid bare vedtas på årsmøtet og krever minst 2/3 flertall. Votering skal skje skriftlig hvis én eller flere stemmeberettigede forlanger det. Bare medlemmer som har innbetalt den fastsatte kontingent har stemmerett på årsmøte/fellesmøte. Foreningens regnskap revideres av to interne revisor som velges av årsmøtet for to år. 7 Henvendelser rettes skriftlig til lederen. 8 På årsmøte skal behandles: Årsberetning og revidert regnskap Anvendelse av overskudd Meddelelse av ansvarsfrihet for styret Budsjettforslag og fastsettelse av medlemskontingent Valg til styret og revisor, jfr. 2 og 6 Andre eventuelle saker som fremgår av innkallingen
Vedlegg 2, kart nedre del av Midtunhaugen Velforenings område Blått= Veg, gangveg, parkeringsplass Gult= Kommunal veg Orange= Grøntområde.
Vedlegg 2, kart øvre del av Midtunhaugen velforenings område