Stryn Kommune Sluttrapport for forprosjektet: Førebu elektronisk samhandling mellom lege og pleie-omsorg i Stryn og samarbeidskommunane Hornindal, Eid, Gloppen, Bremanger, Vågsøy og Selje 06.06.2008
Innhold 1. Sammendrag... 3 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen... 3 3. Målrealisering... 4 4. Prosjektorganisering... 5 5. Erfaringer som samspill kommune... 6 6. Viktige erfaringer... 6 7. Regnskap... 7 8. Avslutning... 7 Vedlegg... 7
1. Sammendrag Forprosjektet har gått i frå 01.11.07 og til 31.05.08, og retta seg mot å FØREBU å kunne ta i bruk e- meldingar mellom pleie og omsorgstenesta og legekontora i Stryn kommune. Bakgrunn er ynskje om å få til tettare samarbeid og betre kommuniskasjon og dokumentasjon mellom dei ulike aktørane til beste for brukaren. Pr i dag kan det gå mykje tid på å ta kontakt pr telefon. Dette ventar vi skal endre seg med den nye måten å kommunisere på. Prosjektet har vore forankra i toppleiinga i organisasjonen, med helse og sosialsjefen som prosjektansvarleg, og med i styringsgruppa i tillegg til økonomi-og IKT-sjef og rådmann. Oppkoblinga mot Norsk Helsenett vart endeleg på plass og testa i løpet av prosjektperioden, og det har vore forhandlingar med Visma Unique, leverandøren av omsorgssystenet Unique Profil, om installasjon av programvare og opplæring. Forprosjektet er gjennomført i samarbeid med dei 6 andre Nordfjordkommunane for at dei også skal kunne gjere førebuingar for å ta i bruk e-meldingar. Alle Nordfjordkommunane har same omsorgsprogram og det vert gjennomført felles forhandlingar om installasjon av ny meldingsmodul og opplæring frå programleverandør. Dei andre kommunane har fått tilgang på informasjon, materiell og utarbeidde retningsliner frå pilotkommunane og frå Stryn kommune. Det har vore fleire fellesmøte i prosjektperioden. Mykje av tida i forprosjektet har gått med til å sette seg inn i elektronisk meldingshandtering, korleis det verkar, kva vi treng av endra rutinar og kva som trengs av måtar å organisere oss på.. 2. Gjennomføring i høve prosjektplanen Dei administrative oppgåvene i prosjektplanen har følgt oppsettet i forprosjektplanen. Det er utarbeidd statusrapport ved oppstart av prosjektet der innhaldet var Stryn kommune sin status ved oppstart. Innholdet i rapporten var bakgrunn for ynskje om å vere med i prosjektet, bruk av EPJ i kommunen, retningslinjer og erfaring med avvikshandtering, tilknytning til Norsk Helsenett, kva slags fagsystem vi har, tilgang til datautstyr og om kommunen har ein IT-strategi. Vidare om vi hadde spesielle utfordringar som vil ha innvirkning på prosjektet. Det har vore skreve og sendt inn statusrapport kvar måned til prosjektansvarleg i Norsk sjukepleierforbund. Innholdet her har vore informasjon om arbeidet i prosjektet i forhold til hovedoppgavene og tidsplan. Denne statusrapporten har vore utgangspunkt for telefonmøte i etterkant. Arbeidet med å skrive hovedprosjektplan for innføring av e-meldingar er starta og vil verte skreven i løpet av juni. Dette er ein konkret plan på gjennomføringa av å ta e-meldingane i bruk, der blant anna opplæring av dei tilsette vert ein del av planen. Dei tekniske oppgåvene Det har vore forhandla om ny meldingsmodul og opplæring hos Visma Unique og dei er klar til å sette i gang installering og opplæring når kontrakt vert underskriven. Avtalen gjeld for alle 7 Nordfjordkommunane. Arbeidet med den endelege løysinga har vorte utsett i høve planen, m.a. fordi det ikkje er endeleg avgjort om Unique Profil skal driftast på ein felles server for alle kommunane i Nordfjord.
Oppkobling mot Norsk Helsenett er gjennomført og testa at det fungerar. Adresse i kommunen er ein del av løysinga frå dei, og pleie-omsorg får ei adresse, legekontora ei anna adresse. Legekontoret i Stryn fekk oppdatert programvare i februar slik at dei kan takle denne type meldingar. Dei personellmessige oppgåvene Det har ikkje vore gjennomført opplæring av personale i denne perioden. Nokre av leiarane deltok på demonstrasjon av dataprogrammet med Visma. Vi har planlagt vidare at opplæringa av dei tilsette vert hausten 2008. Ein del av opplæringa ligg i den forhandla avtalen med programleverandør. Der ligg opplæring av systemansvarlege i kvar kommune. Programleverandør kan vidare vere med på opplæring av leiarane i kommunen. Vidare vert det internopplæring av dei tilsette. Dei organisatoriske oppgåvene Prosjektet er forankra i eigen organisasjon med at toppleiinga er involvert og delaktig i prosjektet. Det har vore diskutert på leiarplan i organisasjonen, og vore informert om på avdelingsmøter i dei ulike avdelingane. I kvar kommune er det etablert ei arbeidsgruppe med deltakarar frå omsorg, lege, toppleiing og IKT. Vi har diskutert kva som må til for at e-meldingane skal verte behandla, kven som skal vere ansvarleg og kva vi må gjere av endringar evt for at dette skal fungere. Det vert viktig å fokuserer på avvik og læring av desse slik at meldingane-systemet vert så sikkert som muleg. Vi har laga flytskjema for å sjå og gjere det meir konkret - korleis ei melding vil gå til rette personal/avdeling i organisasjonen og kven som då må vere ansvarleg for at innboksen vert åpna og meldingane vert gjort tilgjengelege for personalet. Vi har innhenta rutinar og måtar å bruke e-meldingar på frå pilotkommunane, gått igjennom dei og gjennom det gjort dei til våre og lært mykje av dette. Det gjer at vi er mykje betre førebudd og veit meir kva som krevst av oss vidare når vi skal innføre e-meldingar her hos oss. Rutinane må kanskje endrast når vi kjem i gang og ser korleis dette fungerar i praksis. Uansett har vi eit godt utgangspunkt til å komme godt i gang. Samarbeid med legekontoret: Vi har hatt med lege frå Stryn helsesenter som fast medlem av prosjektgruppa. Denne legen er og dataansvarleg på legekontoret. Ho har hatt dialogen med dei andre fastlegane i kommunen. I avtalen den enkelte fastlege har med kommunen vil det bli teke inn eit nytt punkt om kommunikasjon via e-melding etter gjeldande retningslinjer. Fordi vi i prosjektet har hatt med både omsorg og lege har vi no eit godt utgangspunkt for vidare samarbeid. Vi har også gjort ei omfattande analyse av risiko ved å bruke e-meldingar, både knytta til rutinesvikt og dataproblem. Vi må arbeide vidare med denne og vurdere sansynlegheit for avvik og konsekvens av avvik. Det må planleggast førebyggande tiltak og kompanserande tiltak i tilfelle avvik. (sjå vedlegg) 3. Målrealisering Hovedmålet var
å sikre effektiv og kvalitativ god kommunikasjon mellom fastlege og pleie/omsorgstenesta i kommunen gjennom å planlegge og etablere nødvendige system og rutinar for betre samhandling ved å legge til rette for elektronisk kommunikasjon. Spreiingseffekt til dei 4 andre kommunane i Nordfjord som har meldt si interesse for prosjektet gjennom å bidra til det same i dei kommunane. Ved at dei kan bruke planar og rutinar utarbeidd i forprosjektet i Stryn, gjennom møter og gjennom at forhandling med leverandør skjer frå Stryn Vi har utarbeidd ein del rutinar og retningslinjer for samhandling etter mal frå pilotkommunane. Vi har planlagt at det skal bli samhandling gjennom denne forma for kommunikasjon med fastlegane i kommunen. Korleis dette vil fungere i praksis får vi først vite når vi startar. Vi har sett at vi manglar litt på eigne rutinar i høve det eksisterande, og har jobba med dette parallelt med prosjektet, inspirert av at dette må vi få til no. Dei andre kommunane har også arbeidd med prosjektet, men det er litt ulikt kor langt det er kome i den einskilde kommune. Vi tar sikte på at denne ulikskapen vert utlikna i samband med gjennomføring av hovudprosjektet. I starten var berre 4 kommunar med, men at det no er det full oppsluttnad frå alle dei 7 kommunane i Nordfjordsamarbeidet. Målsettinga om ringverknadert til dei andre Nordfjordkommunane er innfridd. Alle kommunane skal møtast 12.06. til felles oppsummering og vegen vidare. 4. Prosjektorganisering Prosjektet har vore organisert med rådmann, helse-og sosialsjef og økonomi-og IKTsjef som styringsgruppe og helse-og sosialsjef som prosjektansvarleg. Prosjektgruppa har hatt 2 avdelingsleiarar (ass.områdeleiar) i åpen omsorg, 1 gruppeleiar for tenester for funksjonshemma og fastlege frå legekontoret i Stryn som faste medlemmar. Ein av gruppemedlemmane fall ut pga sjukdom etter kort tid utan at vedkomande vart erstatta. Vi ser i ettertid at det var uheldig at eitt av tenestområda på denne måten ikkje har vore direkte representert i prosjektgruppa. Medlem av styringsgruppa har vore inne på prosjektgruppemøte etter oppfordring/behov. Det har ofte vore kontakt pr telefon.elles har styringsgruppa vorte orienterte via referat. Eitt av medlemmane i styringsgruppa har hatt ansvar for forhandlingar med programleverandør. Det har vore uheldig med skifte av systemansvarleg for Profil ved oppstart av forprosjektet. Prosjektgruppa har følt at den har hatt for svak IKTkompetanse, og kunne difor tenkt seg at person med slik kompetanse skulle vore medlem av prosjektgruppa. Uansett er det nødvendig med tett kontakt mellom dei deler av organisasjonen som vert omfatta av ein endringsprosess. Prosjektruppa har møttest til avtalte tider og arbeidd godt saman. Arbeidet har vore lærerikt, engasjerande og utfordrande.
5. Erfaringar som samspelkommune Det har vore spanande og utfordrande å vere med i eit større prosjekt på landsplan. Vi har fått mykje kunnskap og innspel til kva som skjer vedkomande elektonisk meldingutveksling og kva mulegheiter som ligg i dataverktøyet. Innholdet i nettverkssamlingane var relevant og ok. Den første burde i tillegg hatt ei innføring i dei viktigaste prinsippa i dei ulike programvarene, skjematisk oppstilling av gangen i e-meldingskjeden i ein kommune. Ikkje spesifikt om dei ulike program, men i hovedsak det som er felles, så hadde ein litt betre utgangspunkt og lettare for å komme i gang. Kvar fellessamling i løpet av prosjektperioden var på 1 dag. Den fyrste samlinga kunne gjerne vore på 2 dagar, sjå avsnitt over. Den andre samlinga kunne gjerne vore tidlegare i perioden. Det var greit med ein dag på denne. Vi nytta oss av den felles epostadresse og fekk svar frå aktuelle kommunar. Er fornøgd med responsen. Dette var svært nyttig fordi dei har erfaring frå det virkelige liv med e-meldingar, det var vanskeleg å legge til rette uten å få meir inngåande kjennskap til korleis dei arbeidde med dette. Og at det er ulike program i dei ulike pilotkommunane er ein styrke, slik at det var kommunar med same program og utfordringar som vi har. Vi har nytta oss av pilotkommunane sine erfaringar med å stele prosedyrar frå dei og jobbe med desse og tenkje ut korleis vi vil gjere det i vår kommune. Lærerikt. Det var nyttig å ha tilgang til kontaktopplysningane til ei andre samspillkommunane. Vi brukte det ikkje så mykje, men tok kontakt med den andre kommunen i fylket eit par gongar og har sendt til dei og fått frå dei innspel og idear og utveksla erfaringar. Når det gjeld oppfølging frå prosjektleiinga med telefonmøter osv vart det litt korte møter. Dei kunne gjerne vore på ein halv time. Det var bra at vi i forkant måtte sende inn statusrapport slik at vi måtte tenkje igjennom kor langt vi var komne og få nyttige innspel til korleis kome vidare eller korleis kontakte andre for å kome vidare. Prosjektleiinga åpna lett for å ta kontakt i etterkant og laga ny telefonavtale hvis vi ikkje vart ferdige. Fekk litt for seint mal til sluttrapport og hovedprosjekt, så det vart litt hektisk dei siste dagane før sluttrapport skulle sendast inn. Nordfjordkommunane har vore kopla opp mot Norsk Helsenett sidan januar 2008. Alt arbeidet i høve denne oppkoplinga var gjort før Elin-k prosjektet starta opp. Vi har hatt god dialog med leverandørane av Unique Profil og Infodoc Plenario. 6. Viktige erfaringar Det er nyttig og nødvendig at dei tenestområde som skal nytte eit system i framtid er dei som også er med i planlegging og etablering av dette. Forankring i toppleiing og mot IKT er avgjerande. Gjennom prosjektet har dei som skal syte for gjennomføring og dagleg produksjon fått grundig kjennskap og kompetanse vedkomande elektroniske meldingssystem og føresetnadanee for at desse skal kunne fungere i praksis. Gjennom forprosjektet er det avdekka at det er avgjerande med nøyaktige rutiner og at alle ledd forpliktar seg til å følgje desse.
Ein tilleggseffekt av dette prosjektet er at det vert lettare å innføre ordninga med multidosar i pleie og omsorgstenesta. Det har vore litt vanskeleg å vite kva samarbeidet med dei andre kommunane skulle inneholde (innhald og form), fordi dette prosjektet er slik at veien blir til medan ein går. Alle kommunane har fått forprosjektplanen vi laga i januar, dei har fått tilsendt informasjon og materiell frå ElinK fellessamlingar og utarbeidde retningslinjer og anna skriftleg arbeid. Det vart halde ei fellessamling med dei 4 første kommunane på Eid i januar. Har seinare kommunisert gjennom mail og telefon, og vi skal ha fellessamling i juni. 2 av kommunane har blitt med i prosjektet dei siste 2 månadane. Vi ser i ettertid at det kunne ha vore meir systematisk oppfølging av dei andre kommunane, både for oppfølging av framdrift og stimulering av deltakinga. Likevel ikkje så enkelt med direkte oppfylgjing, fordi vi har vore midt i ein prosess sjølve og difor ikkje så lett å leie andre. Og mange ting i eige prosjekt har komme på plass i det siste. Litt tidleg å sei kor vellukka samarbeidet har vore. Forhandlingar om programvare og opplæring har skjedd frå Stryn kommune, og det vert eit felles løft i heile Nordfjord om å innføre e-meldingar. Alle kommunane kunne ta kontakt med Visma Unique og få 1 times demo av meldingsmodulen og bruk av e-meldingar i Profil via datamaskina. Dette vart litt overfladisk og vanskeleg å stille dei rette spørsmåla, men likevel nyttig fordi ein hadde demonstrasjonen liggande på datamaskina og kunne gå tilbake og sjå på det ein ville. Eit anna, ikkje uventa, resultat så langt, er at Visma Unique kan gi gode avslag i pris på program og installering og opplæring fordi vi er mange kommunar som samarbeider, gjennom erfaringar frå mange andre tidlegare samarbeidsprosjekt i Nordfjord. 7. Regnskap Prosjektet har gått etter oppsett plan. Vi har difor brukt det oppsette budsjett i hovedprosjektplan med litt justering mellom dei ulike punkta. 8. Avslutning Vidare framdrift er å samle prosjektgruppa, og bli einige om kva og korleis eit hovudprosjekt skal gjennomførast. Med utgangspunkt i malen for hovedprosjektet skal det i løpet av juni 2008 lagast ein plan for iverksetting av e-meldingar mellom omsorg og legetenesta. Og evt starte med opplæring i haust. Det avheng av framdrifta i eit anna prosjekt som er felles for heile Sogn og Fjordane, Utrulling av fylkesdekkande IT-tenester for helse i Sogn og Fjordane. Vedlegg Flytskjema Retningslinjer for mottak Risikovurdering Type meldingar, samtykke og avvik