s.1 Endres i topp-/bunntekst

Transkript

1 s.1 Endres i topp-/bunntekst

2 Agenda - Organisering Hafslund - Organisering - innkjøpskompetanse - Leverandører av kontrolltjenester i Hafslunds område - Fremgangsmåte ved Kjøp av kontrolltjenester - Oppfølging og erfaring med sakkyndige selskap - Bruk av resultater fra etterkontroller ifm. en evaluering - Instruks vs kjøp av kontrolltjenester s.2 Endres i topp-/bunntekst

3 Hafslund Netts forsyningsområde Hafslund Nett sørger for at 1,4 millioner mennesker har strøm i kontakten døgnet rundt hele året kunder er tilknyttet vårt nett Hafslund Nett leverer strøm i 40 kommuner, fordelt på tre fylker, Oslo, Akershus og Østfold Strømnettet helt hjem til kunden Ansvar for regionalnett og fordelingsnett Strømnettet fram til lokalt nettselskaps fordelingsnett Ansvar for regionalnett Kommuner: Asker, Aurskog-Høland (deler av kommunen), Bærum, Eidsvoll, Fet, Frogn, Gjerdrum, Hurdal, Lørenskog, Nannestad, Nes, Nittedal, Oslo, Oppegård, Rygge, Rælingen, Råde, Skedsmo, Sørum, Ullensaker, Vestby, Ås. s.3

4 Organisering - Hafslund Hafslund ASA Christian Berg, konsernsjef Økonomi og finans Finn Bjørn Ruyter Økonomi Finans Krafthandel Investor kontakt Kommunikasjon og samfunnsansvar Karen Onsager Informasjon og myndighetskontakt Markedskommunikasjon Miljø- og samfunnsansvar Stab Tove Pettersen HR (inkl. OU og lønn) IKT Kontrakt og kontinuerlig forbedring Eiendom Produksjon og varme Per Kristian Olsen Fjernvarme Jan Presttun Nett Jan Presttun Marked Kari Ekelund Thørud Venture Tore Schiøtz Vannkraft Bioenergi og varme Pellets Fjernvarmeproduksjon og distribusjon Nett Driftssentral Strøm Kundesenter Fakturaservice Energi Teknologi Miljø s.4

5 Organisering - Hafslund Nett Hafslund Nett Jens Auset, Adm. direktør Administrasjon Anne Bu Økonomi Hans Webjørnsen HR Hafslundnett.no Kundekommunikasjon Rammevilkår Lisbeth Vingås Netteier Even Ungersness Plan Kristin Lian Utbygging Ingunn Gotfredsen Nettservice Knut Rikkard Bakken Nettstrategi Drift AMS/IKT Strategi Nettplanlegging Vern og måler Veilys/felleføring GeoNIS Anskaffelser Kvalitet Kundeprosjekter Tilknytning Teknisk støtte/fol s.5

6 Organisering - Netteier Netteier Even Ungersness Roller: Driftsleder Beredskapsleder Nettstrategi Per Edvard Lund Drift Haakon I. Halvorsrød AMS/ IKT Strategi s.6 Ansvar: Prioritere nettiltak på overordnet nivå Gjennomføre utredninger (RKSU, LEU, LKSU, ROS) Kompetansespredning/FoU Funksjonalitet IKT app. Operasjonalisering av strategier Kontakt med andre nettselskap, fylker, kommuner m.m Faglig veiledning Ansvar: Driftssentralen Beredskap Måling, avregning/fakt. Laststyring Det lokale eltilsyn (DLE) IK/HMS system Rettigheter for anlegg Driftsavtaler Nettbiblioteket Div driftsoppg. Roller: DLE IK/HMS ansvarlig IKT Sikkerhetsleder Nøytralitets- Programmet Brannvernleder

7 Organisering - krav til kompetanse DLE består i dag av en bemanning på: 2 ansatte (100 % stilling) - 2 innleide (100 % stilling) - 1 stillling ubesatt (100%) 1 person bistår fra avd. Anskaffelser ca. (30 % stilling) Har siden 2002 Kjøpt alle kontrolltjenester av sakkyndige selskap Behandler tilsynssaker i en splittet saksgang mellom sakkyndige selskap og DLE Har siden 2007 bygget opp innkjøpskompetanse i DLE Kurs og praksis DLE samarbeider med avd. Anskaffelser ved innkjøp av tjenester DLE forholder seg til en fast kontaktperson i innkjøpsenheten Innkjøpsteamet har ansvar for hele innkjøpsprosessen fra start til slutt Etter behov bistår også andre sentrale personer i innkjøpsenheten Kontraktsoppfølging mot leverandørene håndteres av DLE gjennom hele kontraktsperioden Budsjett/økonomi/fakturering Rapportering av økonomi og tilsynskontroller Rapporterings- og oppfølgingsmøter Saksavklaringer - tilsynssaker Etterkontroller IK/HMS kontroller s.7

8 Tilsynsplan iht. DSB s Instruks 2010 År 2010 Verifikasjon av nyanlegg: - Obligatoriske Nyanlegg 0-2 år Anlegg 2-10 år Verifikasjon av anlegg (periodisk) Revisjon av virksomheter Revisjon av el-installatører 160 Skoleinformasjon (klasser - estimert) 300 Brannetterforskning (estimert) 200 Markedskontroll (elprod./forhandle/importører) 500 Budsjett i Mkr. 93 s.8

9 Leverandører av kontrolltjenester s.9

10 Sakkyndigeselskap fordelt geografisk Elsikkerhet Oslo Hurdal Eidsvoll Nannestad Ullensaker Romerike Nord El-Tilsynet Asker/Bærum Romerike Sør Bærum Nittedal Gjerdrum Oslo Skedsmo Nes Sørum Aurskog (-Høland) Elsikkerhet Rygge/Råde/As/Sa/Fr Søndre Follo Asker Nesodden Frogn Ås Vestby Moss Oppegård Lørenskog Rælingen Ski Hobøl Våler Enebakk Spydeberg Askim Skiptvet Fet (Aurskog-) Høland Rømskog Trøgstad Eidsberg Marker Bemanning IE - 60 ET - 19 EN - 10 Rygge Råde Rakkestad Fredrikstad Sarpsborg Aremark Halden Hvaler s.10

11 Krav til offentlig anskaffelser Nr. 69 Lov om offentlig anskaffelser Nr. 403 Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene (Forsyningsforskriften) 1. Formål: Regelverket skal bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillitt til at anskaffelser skjer på en samfunnstjenerlig måte. Grunnleggende krav: Konkurranse, Likebehandling, God forretningsskikk Forutberegnlighet, Gjennomsiktighet, Etterprøvbarhet Skriftlighetskrav: Oppdragsgiver skal fortløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, slik at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet. Prosedyre som DLE benytter: Konkurranse med forhandlinger s.12

12 Fremgangsmåte ved kjøp av kontrolltjenester 1 Teknisk spesifikasjon som beskriver tjenestens innhold og volum Krav til utførelse iht. til gjeldende forskrifter, instruks og spesifikasjon Skriftlig erklæring ifm. uavhengighet og habilitet. Krav til kontrollørenes kompetanse og opplæring. Dette skal dokumenteres på forespørsel. Krav til fadderordning ved nyansettelser Krav til utførelse av kontrollen, saks- og kundebehandling, rapportering og dokumentasjon og arkivering Forespørsel: Beskriver omfanget av tjenesten Kvalifikasjonskrav (DLE- Forskriften, skatteattest, ikke være dømt i saker vedr. øk. mislighet) Tilbudsprosedyre (anskaffelses form, konfidensialitet, reservasjoner, leverandørinfo, språk, signering, bekreftelse, avvisning av tilbud og åpning av tilbud) Rammebestemmelser (prisformat, kostnader ved tilbudet, kontraktsbetingelser og evalueringskriterier) Tidsfrister - Kontaktinfo Forbehold ved evt. endringer i rammebetingelser s.13

13 Fremgangsmåte ved kjøp av kontrolltjenester 2 Utkast til kontrakt (NS 8402 kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag) Beskrivelse av leveransen med ref. ulike dokumenter Rettigheter til å bruke materiell utarbeidet av tjenesteyter Tidsfrister for gjennomføring av kontrollvolum Dagmulkt eller erstatning (ved forsinkelse i: leveransen, kundebehandling, rapportering, fakturering eller ved manglende tilgjengelighet på sentralbord) Honorar (kontraktbeløp og timepriser) Leverandørens sikkerhetsstillelse (Bankgaranti 5 % av årlig kontraktsbeløp) - Forsikring Leverandørens og nettselskapets forpliktelser Kvalitet og kontakt med nettkunden, Internkontroll HMS Nøytralitet og taushetsplikt, Mislighold og heving Rapportering, Ansvar/overdragelse, Opsjon Særlige bestemmelser (Avvik fra NS 8402) (Etikk og samfunnsansvar, krav til nøytralitet og taushetsplikt og krav til miljøsikkerhet) s.14

14 Fremgangsmåte ved kjøp av kontrolltjenester 3 Prisskjema med ulike kategorier av kontroller (faste enhetspriser) Tilsynsplan og Instruks fra DSB Hafslunds etiske retningslinjer for leverandører Leverandører velges ut av Sellihca iht. følgende kriterier: Produktkode: Electrotechnical Consultancy Services og Produktkode: Third Party Inspection/Survey-/Reviewing/Verification Service Leverandørene får henvendelse med spørsmål om de ønsker forespørselsunderlaget tilsendt. spesifikasjon som beskriver kontrolltjenestene vedlegges s.15

15 Prisskjema benyttet ved kjøp av kontrolltjenester s.16

16 Fremgangsmåte ved kjøp av kontrolltjenester 4 Tilbudene innleveres i lukket konvolutt merket tilbud. Åpnes og protokollført på samme tid (2 personer til stede). Kontrollerer at tilbydere innfrir krav gitt av forespørselen. Tilbydere som ikke innfrir kravene blir avvist Alle dokumenter inklusiv e-poster blir lagret i eget kontaktsoppfølgingssystem (Contiki). Forhandlings- og avklaringsmøter gjennomføres med alle leverandører. Referat utarbeides og legges ved som kontraktsvedlegg. Tilbyderne gis muligheten til å sende inn reviderte pristilbud. Lik innleveringsfrist for alle tilbyderne Reviderte pristilbud åpnes samlet og de protokollføres Tilbudene evalueres etter oppgitte kriterier i forespørselen. Evalueringen protokollføres Styresak utarbeides med innstilling til valgt leverandør. Tildeling offentliggjøres etter styrebehandling. s.17

17 Tidsløp for anskaffelse av kontrolltjenester Anskaffelse av kontrolltjenester totalt 5-6 mnd. Utarbeide forespørsel med vedlegg 1-1,5 mnd Utarbeidelse av tilbud fra Lev. 1-1,5 mnd Forhandlingsmøter/reviderte tilbud 1 mnd Evaluering / styresak behandling 1 mnd Offentligjøring av tildeling/karenstid 1 mnd Kontraktsignering s.18

18 Hvordan sikre at sakkyndige tilfredsstiller krav i forskrift og at kontrolltjenestene blir utført med riktig kvalitet Spesifikasjon og forespørsel stiller krav til kontrollørenes kompetanse iht. DLE- Forskriften jf. 9 Forespørselen krever en oversikt over personellets kvalifikasjoner som skal vedlegges tilbudet. Opplysninger om opplæring/kursing av ansatte gjennomgås på alle rapporteringsmøter mellom DLE og sakkyndige selskap Sakkyndige selskap deltar på linje med DLE i ulike fagforum og får tilsvarende opplæringstilbud som en DLE ansatt. Kontrakten inneholder: Krav til gjennomført kontrollvolum pr kvartal Sanksjonsmuligheter i form at dagsbøter ved forsinkelse i: levert kontrollvolum, rapportering, manglende tilgjenglighet på tlf. Leverandøren blir fulgt opp av DLE: Månedlig rapportering av kontrollvolum, basert på DSB s Plan og rapport Rapporteringsmøter gjennom året (pr. kvartal eller tertial) IK-HMS kontroll (utarbeidet egne sjekklister) Etterkontroll av kontrollene (utarbeidet egne sjekklister) s.19

19 Erfaringer med de sakkyndige selskap Sette ut i fra situasjonen i leverandørmarkedet i 2006, var det nødvendig for DLE og engasjere seg noe mer for å få på plass kontrakter med leverandørene. Enkelte leverandører var mer etablert enn andre. Av naturlige årsaker hadde de leverandører som var i en etableringsfase større behov for hyppigere dialog og bistand fra DLE. Under etableringsfasen avdekket vi kvalitetsforskjeller i leveransen. Enkelte leverandører genererte bl.a. flere klagehenvendelser enn andre. Selv om vi på enkelte områder fremdeles kan merke forskjeller mellom leverandørene i fht. kvaliteten på tjenesten totalt sett, har de allikevel tilnærmet seg hverandre i en positiv retning. Leverandørene har nå opparbeidet seg en god erfaring med levering av kontrolltjenester i vårt område. Tilbudsunderlagene er mer harmonisert og prisene for kontrolltjenestene er i dag redusert en god del siden høsten 2006 s.20

20 Bruk av resultater fra etterkontroller ifm. en evaluering DLE ønsker å bevege seg mot en kontinuerlig kvalitetskontroll av tilsynskontrollene som gjennomføres. Dette krever et omforent system for registrering av resultater fra etterkontroller Et slik system må innfri de krav som stilles i regelverket for offentlig anskaffelser Resultatene kan i slike tilfeller benyttes som et av flere kriterier ved evaluering av leverandørenes tilbud. Et slikt ordning vil også i større grad ha en forebyggende effekt mht. kvaliteten på kontrolltjenesten. Estimert kontrollvolum 2-5 % av tilsynsplanen dvs etterkontroller pr. år. Estimert ressursbehov 1-2 årsverk s.21

21 Instruks vs kjøp av kontrolltjenester Endring i instruks med tilhørende vedlegg, feilkodelister, samt alle relevant faglige avklaringer må være avklart i god tid før neste års tilsynsplan starter opp. Slike endringer kan medføre behov for kontraktsendringer og systemtilpasninger. Dette er arbeider som vanligvis er tidkrevende og særdeles uheldig å komme på etterskudd med når tilsynsåret er i gang. s.22

22 s.23