Møtereferat generalforsamling Tyin Filefjell Turløyper

Transkript

1 Møtereferat generalforsamling Tyin Filefjell Turløyper Sted Varmestøga, Tyin Filefjell Skisenter Tidspunkt Tirsdag 29. Desember 20101kl 18:00 Styret: Tore Alfstad (TA) Lill Helen Måren (LHM) * Ingolf Søreide (IS) Kunne ikke møte Anders Hermundstad (AH) Gerd Marken (GM) Ulf Schjerpen (US) Referat sendes til: Styremedlemmer, Tyin Ski AS, VTFR, Valdres Destinasjon, og alle velforeninger i området. 1 Innkallingen ble godkjent, men det kom bemerkninger om at næringen ikke hadde blitt tilstrekkelig varslet. Ved neste års innkalling skal det i tillegg til annonseres i avisen Valdres. Vedtak 2 Valg av møteleder:tore Alfstad. Referent: Ulf Schjerpen Info 2 protokollskrivere: Ole Milde og Runar Tyssebotn Antall stemmeberettige: 31 Her var det 33 som satte seg opp på listen. 2 av de tilhører Nystøga Hyttegrend som har vedtatt å ikke betale fastsatt løypeavgift. I flg vedtektene har de derfor verken stemmerett eller møterett. Styret beklager dette. 3 Gjennomgang av løypekjøring 09/10 US Forrige sesong ble kjørt etter instruksene og løypekart. (Det kjøres ikke mandager og onsdager foruten om jul, vinterferier, og påske). Samarbeidet med Gramstølen var ikke tilfredsstillende. For inneværende sesong er det gjort følgende endringer: 1

2 4 Økonomi TFT tar tilbake ansvaret for traseen Kyrkjestølen Sulebu, og Tyin Ski kjører denne med løypemaskin (så sant forholdene tilsier det) fredager, lørdager, og søndager. Gamlestøga Sulebu kjøres i ny trase med snøscooter, fredager, lørdager og søndager. Traseen Finndalshorn Kvamsnosi Røtjødn nedprioriteres pga lite benyttet. Traseen stikkes og kjøres opp med snøscooter før vinterferien og påsken. Bjørdalen Slettningsbue Kyrkjestølen stikkes til vinterferien. Kjøres med snøscooter til vinterferie og påske. Alt dette med forbehold om at Tyin Ski`s tilbud aksepteres av styret. Lill Helen Måren la frem driftsregnskap og balanse for TFT. Regnskapet kunne ikke godkjennes da endringer er gjort uten at dette har blitt utsendt. Pga problemer med nettet under stormen har det ikke lykkes å få dette skrevet ut til Generalforsamlingen. Styret ettersender dette sammen med referat fra generalforsamlingen. Budsjettet ble ikke godkjent, og styret innrømmet at dette var mer som et ønskescenario enn et reelt budsjett Det nye styret legger frem nytt budsjett basert på fjorårets regnskap og ettersender dette. LHM Vedtak Vedtak Det er gjort en grundig opprydding i regnskapet. Harald Madsen ble på GF i 2010 valgt som revisor, og har sammen med Lill Helen gjort en stor jobb. En rekke forhold er nå ryddet opp i, og det har blitt lagt føringer for bedre rutiner i fremtiden. Disse innspillene kom opp, og besvart (markert i rødt) av styret. Styret ønsker å bemerke at flere av innspillene kom fra personer som i flg vedtektene ikke har møterett på Generalforsamlingen. Vedtekter bør ligge på nettet eller legges ved innkallingen. TFT har ingen egen hjemmeside pt. Innkalling til GF bør skje tidligere. I flg vedtektene skal innkalling skje 14 dager før generalforsamling. Innkallingen sendtes ut 11 dager før Generalforsamlingen denne gang, grunnet opprydding i regnskapetmed de etterslep som lå inne som åpne poster (ubetalte fakturaer/løypebidrag 2

3 fra frivillige) Kunne ikke da innkalling kommet tidligere med beskjed om at underliggende papirer ble ettersendt? Et godt forslag, som beklageligvis ikke ble gjort. Selv om det ikke ble gjort denne gang kan det gjøres senere. Det ble stilt spørsmål rundt antall kjørte timer løypekjøring, og dokumentasjon rundt dette. Tyin Ski AS kan dokumentere antall kjørte timer på hver enkelt maskin og snøscooter. Det er heller ikke slik at TFT kan stille spørsmål om antall kjørte timer om kontraktens krav er tilfredsstilt. Som andre bedrifter er også Tyin Ski forpliktet til å betale lønn for mannskap som er forhindret i å utføre sitt arbeid pga f.eks værforhold. Det etterspørres hvordan og hvorfor styret forlenget avtalen med Tyin Ski med 1 år. TFT`s styre har full rett og mulighet for å forlenge inngåtte avtaler. TFT er ikke privateid. Vi mottar heller ikke over 50% av kontrakssummen vi har med TS fra kommunen, og er dermed i utgangspunktet ikke pliktig til å konkuranseutsette løypekjøringen gjennom å legge det ut på anbud. TFT`s styre har altså anledning til både å forlenge eksisterende kontrakt og å inngå ny kontrakt med entreprenører til løypekjøring. Hvilke rolle har TFTs styreleder i Tyin Ski? Ulf Schjerpen er styreleder i bl.a Tyin Ski AS, Jotunheimen Eiendom AS, og Tyin Utvikling AS. Derfor har han ved de 3 siste generalforsamlinger stilt sin plass i styret til disposisjon, men blitt overtalt og gjenvalgt av Generalforsamlingen. Er på valg i dag og vil ikke godta gjenvalg. Generalforsamlingen diskuterte utfordringen med alle som ikke betaler løypebidrag. Hva gjør styret for å minske antall gratispassasjerer? Kan det nye styret legge frem en konkret strategi/handlingsplan for å minske dette? Det avgående styret har organisert innkrevingen på en bedre og mer systematisk måte enn tidligere. Først og fremst gjennom at de fleste velforeninger nå krever løypebidraget inn via sine felleskostnader. Styret har også ryddet opp i gamle navne- og eiendomslister (det har vært en utfordring å få disse listene fra kommunen), slik at det nå er en mer oversiktlig liste over eiendomsbesittere. Dette har vært en krevende jobb og det gjenstår fortsatt noe arbeide før listen er komplettisert. Harald Madsen informerte i denne forbindelse om planene for et felles hytteforum. Oppstartsmøte vil finne sted på Varmestøga umiddelbart 3

4 etter TFT`s Generalforsamling. Bør det ikke bygges opp en økonomisk reserve i TFT for å sikre videre drift ved eventuelt redusert innbetaling? En ønskedrøm for TFT å kunne følge dette innspillet men det vitner om lite viten om TFT`s historie. Til nå har vi måttet be om rentefrie lån fra velvillige næringsaktører i området; Nystuen og Jotunheimen Eiendom for å holde hjulene i gang. Tyin Ski har også ettergitt kr ,- for å unngå total nedleggelse av TFT i 2010 da inntektene ikke ble som forventet denne sesongen. Derfor har TFT levd fra hånd til munn frem til nå, men dette var også en av årsakene til at det på fjorårets Generalforsamling ble vedtatt å heve løypebidraget til kr. 900,- TFT kan ikke basere seg på snille onkler, og styret ser nå en forbedret økonomisk situasjon fremover. All gjeld vil være nedbetalt i 2012 og dagens nivå på løypebidrag sikrer en bedre økonomisk situasjon i fremtiden. Gjøre som Skiforeningen å verve nye medlemmer gjennom utplasserte ververe i løypene i travle helger. Dette arbeidet mener styret likeså ligger hos alle medlemmene som hos styret. Skiforeningen får dessuten dette arbeidet sponset av Freia. Tørrisbrue er av dårlig befatning og bør repareres. Sikkerheten på broen ligger hos TFT. Dette har blitt varslet tidligere men ingen vedlikehod har blitt gjort. Det nye styret oppfordres til å søke tilskudd til reparasjon av denne broen. TFTs styre mener derimot det juridiske sikkerhetsansvar på broen heftes broens eier. Dette har senere blitt bekreftet av Norske Spor, og fra Skiforeningens (Svein Guldbrandsen) i e-post av 5. Januar. (Mener grunneier broen ikke tåler belastningen oppkjøring av skiløyper medfører, plikter broeier å melde ifra om dette og evt stanse løypekjøring over broen). Kvaliteten på Tørrisbrue er dårlig og dette bør TFT ta ansvar for. Kvaliteten på løypene i Tyinkryssområdet har blitt dårligere, noe som medfører enda mindre betalingsvillighet i dette området. Styret registrerer seg dette og bringer det videre til Tyin Ski. På kan man avlese all løypekjøring Tyin Ski utfører. Ved å sjekke akkurat dette området rundt Tyinkrysset, ser vi at det her ble brukt mest tid på å kjøre skiløyper forrige sesong. Det ble referert til visjonene TFT hadde uttalt tidligere, om å ha de beste løypene i Norge. Vedkommende mente at det arbeid som ble lagt ned ikke levde opp til denne visjonen. Styret tar det til etteretning. Samtidig minnes det om at visjonen omhandlet løypenettet, -ikke sporene. At vi skal 4

5 5 Valg konkurere på løypekvalitet med skiløyper i lavlandet og skogsterreng vil være utenkelig. Styret mener det er tatt grep som gjør løypenettet enda bedre og at vi befinner oss i et unikt område og landskap. Styret informerte også Generalforsamlingen om at det ikke har vært utbetalt godtgjørelse for styrearbeidet i TFT og heller ikke blitt dekket reiseutgifter til styremøter. Selv om det møtte nærmere 30 personer på årets dugnad er dette langt fra tilfredsstillende i forhold til antall medlemmer. Skal traseer og løyper bli enda bedre må engasjementet vises med handling, - ikke bare kritikk. Er det riktig å høyne løypebidraget så mye når historikken viser at inntektene til TFT går ned? Viser ikke dette at den frivillige andelen av innbetaling blir mindre når beløpet settes opp? Løypebidraget ble enstemmig hevet med kr 150,- etter forslag fra et medlem under forrige Generalforsamling. Styret mener kr. 150,- ikke er mye og viser til at vi er blant de rimeligste i hele Norge samtidig som vi har et stort løypenett i utsatt tereng i høyfjellet. Styret kan heller ikke se at inntektene har gått ned de siste årene. Inntektene varierer noe fra år til år men har gått betydelig opp gjennom de siste årene. TFT klarer seg nå på egne ben uten å måtte be om ytterligere tilskudd fra Tyin Ski eller andre bedrifter. Så hvor mange møtte på forrige Generalforsamling (i forhold til vedtak om å heve løypebidraget)? 6 stemmeberettige i tillegg til TFT`s styre. Det står ikke noe om hvor mange stemmeberettige det må møte på Generalforsamlingen for at den skal være gyldig. Så lenge innkallingen følger vedtektene er Generalforsamlingen gyldig satt og de vedtak som er tatt av foreningens øverste organ, gyldige. Tidspunkt for Generalforsamling bør flyttes til fast dag i påsken. Dette kan fremmes som et forslag på Generalforsamlingen, noe som ble gjort i Da ble det enstemmig vedtatt at Generalforsamling for sesongen 2010/ Løypeavgiften ble enstemmig vedtatt til kr. 900,- for sesongen 12/13 Dagens styre: Gerd Marken Anders Hermundstad Ingolf Søreide - ikke på valg - ikke på valg - ikke på valg Ikke på valg 5

6 Tore Alfstad Lill Helen Måren Ulf Schjerpen - på valg - på valg - på valg På valg Styret hadde følgende forslag til nye styremedlemmer: Mette Rogne Britt Kjersti Jåstad Leif Øyvind Solemsli Valgt Valgt Valgt Disse ble enstemmig valgt av Generalforsamlingen. De er alle valgt for 2 år. Styret konstituerer seg selv. Revisor: Harald Madsen ble enstemmig gjenvalgt som revisor for sesongen 2011/ De 3 styremedlemmene som går ut av styret ble takket for god innsats (av ekstisterende og nye styremedlemmer). Det har vært mange utfordringer å jobbe med, og TFT er i dag langt bedre organisert enn ved oppstarten i Info Styreleder Ulf Schjerpen takket spesielt Lill Helen Måren for det store arbeid hun har lagt for å få orden på utfakturering og økonomi. Samtidig er det nå tid for at andre krefter tar over og bringer dette videre slik at de mål og visjoner alle brukerne av tur- og skiløypene på Tyin Filefjell har, realiseres. Lykke til! Britt Kjersti Jåstad og Mette Rogne oppfordret alle til positiv holdning og at resultater skapes gjennom positivt samarbeid. De nye styremedlemmene ga tydelig uttrykk for at kun stor oppslutning og samarbeid ville gi resultater. 7 Generalforsamlingen ble opphevet. 6

7 For Tyin Filefjell Turløyper, Styret 2011, Lill Helen Måren Gerd Marken Tore Alfstad Andris Hermundstad Ingolf Søreide Ulf Schjerpen Protokollunderskrivere Runar Tyssebotn Ole Milde 7