Årlig melding 2016 for Sykehusapotekene i Midt-Norge HF til Helse Midt-Norge RHF

Transkript

1 Årlig melding 2016 for Sykehusapotekene i Midt-Norge HF til Helse Midt-Norge RHF

2 Innhold 1. Innledning Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Sammendrag av positive resultater og uløste utfordringer i 2016 Feil! Bokmerke er ikke definert. 2. Rapportering på krav i «Styringskrav og rammer 2016» Kvalitet og pasientsikkerhet Økonomisk bærekraft Øvrige styringskrav Rapportering på krav fra foretaksmøtet Foretaksmøte 27. april 2016, sak 6 Tiltak for å sikre en åpen og god dialog i sykehusene Styrets plandokument Utviklingstrender og rammebetingelser Helseforetakets strategier og planer 15 2

3 1. Innledning 1.1 Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Vår visjon er «På lag med deg for helsa di». Sykehusapotekene i Midt-Norge HF er ett av flere helseforetak som jobber for å sikre befolkningen helsetjenester av høy kvalitet på en kostnadseffektiv måte. Vårt helseforetak er opprettet med følgende formål: Sykehusapotekene i Midt-Norge HF skal drive effektivt og rasjonelt salg av legemidler til alle som trenger det når de trenger det og uavhengig av alder, kjønn eller etnisk bakgrunn. Foretaket skal bidra til å sikre andre helseforetak i regionen en god legemiddelforsyning, bidra til å sikre befolkningen tilgang på spesialiserte legemidler og tilby farmasøytiske tjenester som kan bidra til rasjonell og sikker legemiddelbruk i helsetjenesten. Vårt hovedmål er «Riktig legemiddelbruk» Verdier Sykehusapotekene i Midt-Norge HF sine verdier er: Kvalitet Trygghet Respekt. Kvalitet i prosess og resultat Trygghet for tilgjengelighet og omsorg Respekt i møtet med pasienten Verdiene kvalitet, trygghet og respekt er utformet primært med tanke på pasientens opplevelse av helsetjenesten. I tillegg er dette verdier som er sentrale i den enkelte leders og medarbeiders rolleutøvelse for å skape tillit blant medarbeidere og i befolkningen. At spesialisthelsetjenesten i befolkningens øyne skal kjennetegnes av disse grunnleggende verdiene, er avhengig av et lederskap med personlig integritet og handlinger som er i tråd med etiske grunnprinsipper. 1.2 Sammendrag av positive erfaringer og uløste utfordringer i 2016 Positive erfaringer I 2016 har alle apotek i foretaket stabilisert leveransen av klinisk farmasi til sykehusene, i tråd med Helse Midt-Norge RHF sitt vedtak i God dialog mellom den enkelte avdeling, klinikk og/eller sykehus som mottar tjenesten og lokalt sykehusapotek har vært avgjørende for måloppnåelsen. Foretaket har god økonomisk styring og leverer et resultat langt over budsjett i Likviditeten er på et nivå som gjør at vi har forutsigbarhet i forhold til løpende utgifter. Arbeidet med innføring av nytt økonomisystem i sykehusapotekene (HMNLØ) har vært omfattende. Lokalt innføringsprosjekt i sykehusapotekene følger planen til det regionale 3

4 prosjektet og hadde oppstart 1. desember. Det forventes at planen om ferdig innføring i løpet av første halvdel av 2017 følges. Logistikksystemet DELTA er innført ved flere sykehus og sykehusapotek i regionen. De mottagende sykehusavdelingene er positive og ser stor nytte av funksjonaliteten i programmet i forhold til lagerstatus og bestillinger. Det har vært fokus på lederutvikling i ledergruppa gjennom hele 2016 og tilbakemeldingen fra de som har deltatt er veldig gode. Det er også gjennomført arbeidsmiljøundersøkelse (AMUS 2016) i hele foretaket, og resultatene viser høy grad av tilfredshet på arbeidsmiljø blant de ansatte. Prosessen med å identifisere bevaringsområder og forbedringsområder er godt i gang og vil bli videreført til Søknad om opprettelse av Nasjonal Kompetansetjeneste for klinisk farmasi er utarbeidet og sendt inn til Helse- og Omsorgsdepartementet (HOD). Uløste utfordringer Forprosjekt «IKT-støtte i Legemiddelkjeden» ble opprettet for å kartlegge dagens og fremtidens arbeidsprosesser i sykehusapotekene og på bakgrunn av dette foreslå en koordinert anskaffelse av nye digitale løsninger. Arbeidet har pågått i hele 2016, både regionalt og nasjonalt i regi av Nasjonal IKT (NIKT). Det har vært betydelig deltagelse fra foretaket i begge disse arbeidene, som foreløpig er forlenget til medio februar En av de mest nærliggende uløste utfordringene for sykehusapotekene kommer som følge av utfasingen av (apotek)bransjesystemet FarmaPro. Systemet brukes i dag for ekspedering av resepter og distribusjon av legemidler til sykehusene, og det er avgjørende å få på plass nye IKT-verktøy som vil sikre dette videre. Produksjon av legemidler krever tilvirkertillatelse fra Statens legemiddelverk. Tillatelsen utstedes på grunnlag av at tilvirker (produsent) har vist å ha tilstrekkelige rutiner til bl.a. å sikre produktets kvalitet. Sykehusapotekene produserer ulike typer sterile legemidler til den enkelte pasient, eksempelvis cytostatika (kreftmedisin), total parenteral ernæring (TPN), antibiotika og smertekassetter. For å sikre at preparatene er sterile kreves det at de produseres i rom av kontrollert kvalitet, og i henhold til strenge produksjonsrutiner. For cytostatikaproduksjon kreves det dedikerte rom. Krav til produksjon i sykehusapotek er i hovedsak regulert gjennom FOR : Forskrift om tilvirkning av legemidler i apotek. I tillegg kan Legemiddelverket legge deler av europeiske EU Good Manufacturing Practice (EU GMP) til grunn ved tilsyn. 4

5 Etterlevelse av ovennevnte retningslinjer er å forstå som en innskjerping av krav, og medfører et behov for oppgradering av både rom og produksjonsbenker i flere av foretakets sykehusapotek. Ombygging av produksjonslokalene ved Sykehusapoteket i Levanger ble startet høsten 2016 og er planlagt sluttført våren 2017, noe forsinket i henhold til opprinnelig plan. Oppstart for ombyggingen ved Sykehusapoteket i Namsos er utsatt til medio 2017, pga. ressursmangel. Prosessen rundt utredning av nasjonalt sykehusapotekforetak har pågått i 2016 og har vært krevende for hele organisasjonen i sykehusapotekene, særlig for ledergruppen. Det er en helt klar utfordring å få gjenoppbygd og styrket de administrative ressursene i 2017, slik at man får gitt god støtte til driftsmiljøet. 2. Rapportering på krav i «Styringskrav og rammer 2016» 2.1 Kvalitet og pasientsikkerhet Mål 2016: Bidra med 30 kliniske farmasøyter i sykehusene ved utgangen av Synliggjøre resultater av klinisk farmasi i regionen I samarbeid med helseforetakene monitorere og følge sykehusenes forbruk av legemidler, etterlevelse av vedtak om legemidler fra Beslutningsforum og LISanbefalingene innenfor anbudsområdene TNF/biologiske legemidler, MS- og kreftlegemidler samt legemidlene som overføres fra HELFO til helseforetaksfinansiering fra Ta en aktiv rolle i aktuelle innkjøpsprosser i HINAS/LIS Gjennomføre forprosjekt «IKT-støtte i Legemiddelkjeden» Sykehusapotekene i Midt-Norge HF bidrar med 30 kliniske farmasøyter til sykehusene ved utgangen av 2016, et tjenestenivå som har vært stabilt gjennom hele Godt samarbeid og dialog rundt implementering på nye avdelinger og daglig drift av tjenesten har vært avgjørende for måloppnåelsen. Tiltak på overordnet nivå har vært møter mellom apotekere, kliniske farmasøyter og stab ute i apotekene, eget ledermøte med fokus på klinisk farmasi og reetablering av regional gruppe for klinisk farmasi. Systematisk oppfølging av innrapporterte aktivitetstall har sammen med en betydelig innsats fra apotekene side medført at målet om å levere gjennomsnittlig 30 stillinger klinisk farmasi nås på foretaksnivå. Fordelingen mellom sykehusene er imidlertid noe forskjøvet i forhold til regional plan for klinisk farmasi. Vi ser fortsatt mange muligheter for utvikling av tjenesten både metodisk og i omfang, til det beste for pasientene i regionen. Økt fokus på publisering og synliggjøring av resultat innen klinisk farmasi har gitt flere vitenskapelige artikler og en rekke publikasjoner på vitenskapelige konferanser. 5

6 Sykehusapotekene i Midt-Norges ansatte har profilert klinisk farmasi både i faglige tidsskrifter, aviser og TV. Utstrakt samarbeid med sykehusene og til dels også kommunehelsetjenesten både i drift og prosjektarbeid er en svært viktig form for synliggjøring i alle apotek. Statistikk blir utarbeidet ved hjelp av Sykehusapotekenes Legemiddelstatistikk (SLS), og distribuert til sykehusforetakene og RHF et. Vi har levert følgende statistikk i 2016: - oversikt over Helseforetaksfinansierte resepter (H-resepter) (månedlig) - oversikt over sykehuslegemidler (månedlig) Apotekene avtaler med samarbeidende sykehus hvordan disse rapportene skal distribueres i foretakene. I tillegg har det blitt utarbeidet statistikk over dyre legemidler, som presenteres i fagdirektørmøtet ca. 2 ganger per måned. Flere apotek leverer månedlige statistikker på legemidler klassifisert som narkotika (A) eller vanedannende (B), og alle apotekene leverer statistikk på etterspørsel. Det er i tillegg et økende fokus på antibiotikabruk i organisasjonen, noen apotek har kommet i gang med en del antibiotikastatistikk, og det vurderes bruk av antibiotikafarmasøyt som skal jobbe overordnet med forskrivningsmønster/bruk på sengeposter. Det fokuseres på etterlevelse av Legemiddelinnkjøpssamarbeid (LIS) -avtalene. Det er etablert regionale LIS-kontakter i de ulike Sykehusapotekforetak og disse har i fellesskap gitt innspill til LIS angående ny utlysning av avtale. Sykehusapotekene har hatt deltakelse i LISdialogmøte med leverandører, for å presentere Helse Midt-Norge sine behov og planer. De regionale LIS-kontaktene gjennomfører jevnlig samarbeidsmøter, og vil nå innlede en dialog med ny leder i LIS/HINAS angående samarbeidsformer fremover. Alle apotekene forvalter LIS-avtalene daglig gjennom å monitorere legemiddelmarkedet, bestille inn og levere legemidler med lavest mulig pris i henhold til LIS-avtalen, og bidrar dermed til kostnadseffektiv drift av HF ene. Forprosjekt «IKT-støtte i Legemiddelkjeden» har pågått, både i regional og nasjonal regi i hele 2016, med betydelig deltagelse fra ansatte i Sykehusapotekene i Midt-Norge. Prosjektet er nå i avsluttende fase, med en sluttdato ultimo feb-17. I lys av endelig vedtak på organisering av sykehusapotekene i Norge, jobbes det nå i avsluttende fase med regionale ERP-alternativer. Resultatet av dette arbeidet skal inn i sluttrapporten sammen med områder/løsninger som det opplagt vil være fornuftig å kjøre nasjonale anskaffelser på, i tillegg til nasjonal koordinering inn mot DIFA (Digital Fornying i Apotek) og mottak av denne løsningen når den tid kommer, som et mulig prosjekt i regi av NIKT. Andre oppgaver 2016: Bidra med farmasøytisk kompetanse i det regionale pasientsikkerhetsprogrammet. Videreutvikle Integrated Medicines Management (IMM) som metode ved klinisk farmasi og sikre gode læringssløyfer ved kompetanseoverføring til pasienter og samarbeidende helsepersonell. 6

7 Gjennomføre kunde- og pasientundersøkelser og bruke disse aktivt i utformingen av tjenestetilbudet og i systematisk forbedringsarbeid Videreføre arbeidet for å bedre pasientsikkerheten og se dette i sammenheng med helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Delta i arbeid med etablering av et antibiotikastyringsprogram i sykehus i tråd med Helse- og omsorgsdepartements handlingsplan mot antibiotikaresistens. Delta med farmasøytisk kompetanse i utvikling av standardiserte pasientforløp Definere kvalitetsindikatorer og benytte disse for å overvåke og dokumentere kvalitet i sykehusapotekene. Sykehusapotekene i Midt-Norge har representant i det regionale nettverket for pasientsikkerhetsarbeid. Nettverket har hatt skifte av leder i 2016 og noe redusert aktivitet på grunn av dette. Sykehusapotekene bidrar til pasientsikkerhetsarbeid gjennom at de kliniske farmasøytene samstemmer legemiddellister i alle de seks sykehusene i regionen. Arbeid med synliggjøring av dette samstemmingsarbeidet må videreføres i Flere sykehusapotek bidrar også indirekte til samstemmingsarbeidet gjennom undervisning i dette temaet til samarbeidende helsepersonell og sykehusapotekene har vært deltagende i ulike pasientsikkerhetsprosjekt samt i utarbeidelse av e-læringskurs i samstemming i HMR. For å videreutvikle Integrated Medicines Management-metoden og sikre gode læringssløyfer, er det gjennomført brukerundersøkelser blant samarbeidende helsepersonell, kliniske farmasøyter og pasienter. Disse er oppsummert og presentert for sykehusene samt i internasjonale og nasjonale fagkonferanser. En oppsummering av utvikling i omfang og nye pasientgrupper i perioden er under arbeid. Utviklingen ved St. Olavs Hospital i perioden er presentert for Hovedledelsen ved St. Olavs Hospital som en del av sykehusets egen evaluering av erfaringen med klinisk farmasi. Det er gjennomført pasientundersøkelser for klinisk farmasi, men ikke gjennomført kundeundersøkelser for reseptkunden eller helsepersonell. Det utarbeides ny kundeundersøkelse i For å styrke arbeidet med å sikre åpenhet og god dialog, er det gjennomført både systemtiltak og holdningsskapende tiltak i foretaket. Det er gjennomført opplæring og temamøter for ledere og verneombud med særlig fokus på HMS, etikk, kulturbygging og avvikshåndtering. Et enklere avviksmeldingssystem er under utarbeidelse. Flere sykehusapotek er involvert i antibiotikastyringsprogram ved samarbeidende sykehus, enten ved deltagelse i lokale program og grupper eller indirekte ved registrering av data til prevalensstudier. Det er gjennomført kompetansehevende tiltak innenfor fagområdet antibiotika for farmasøyter i organisasjonen. Det veiledes p.t. en masterstudent med tema knyttet opp mot antibiotikastyringsprogrammet. Kliniske farmasøyter inngår i enkelte standardiserte pasientforløp i fem av seks sykehus. Å inngå i standardiserte pasientforløp for de kliniske farmasøytene oppleves som vellykket ettersom det gir en avklart forventning til rolle og omfang av arbeidet, samtidig som erfaringsoverføring til andre avdelinger forenkles. Det er forsøkt å få kontakt med ansvarlig for standardiserte pasientforløp på regionalt nivå uten å lykkes. 7

8 Følgende kvalitetsindikatorer er definert innenfor de fire hovedprosessene: - Legemiddelforsyning: o opprettholdelse av produktkvalitet o servicegrad o kundetilfredshet - Publikumsavdelingen: o kundetilfredshet o feilekspedisjoner, kvartalsvis rapportering - Produksjon: o egenbedømmelse o avvik i produksjonsprosessen, rapportert 1. og 2. kvartal - Klinisk farmasi: o opplevd kvalitet hos pasient, helsepersonell og kliniske farmasøyter (hvert 2. år, gjennomført i 2015) o arbeid med utarbeidelse av lokale kvalitetsindikatorer i samarbeid med sykehusene er påbegynt og videreføres til 2017 (Gjennomførte innrapporteringer i 2016 i kursiv) Kvalitetsindikatorer og oppfølging av dem er ikke godt nok implementert i organisasjonen. Videre arbeid med dette vil bli lagt til prosesskoordinatorgrupper der slike er opprettet. Ledelse, personell, utdanning og kompetanse Prioritere ledelse og lederutvikling som ivaretar helhetlige pasientforløp på tvers av profesjoner, avdelinger, institusjoner og nivåer i helsetjenesten, og ha stor oppmerksomhet på kvalitet, pasientsikkerhet, kompetanseledelse, kontinuerlig forbedring og innovasjon. I lederutviklingen skal helseforetaket legge til rette for samarbeid med den kommunale helse og omsorgstjenesten. Foretakets interne lederutviklingsprogram for har som hovedmålsetting å styrke lederskapet gjennom å etablere en felles lederplattform for god ledelse, sikre god personalforvaltning, medvirkning og medbestemmelse for egne ansatte og effektivisere teamsamarbeidet i ledergruppene. Det er gjennomført fire lederutviklingssamlinger, og 90 % av deltakerne vurderer i evalueringen at disse har hatt stor betydning for egen lederutøvelse. Lederrollen, lederetikk, kommunikasjonsferdigheter, medbestemmelse og prinsipper for god personalforvaltning har vært sentrale tema på samlingene. Endringsledelse og kompetanseledelse har også vært sentralt. Bidra til å rekruttere og utvikle kvinnelige ledere, spesielt på toppledernivå. Kvinneandelen skal økes både i lokale og nasjonale lederutviklingsprogrammer. Det skal alltid hentes inn aktuelle kvinnelige kandidater til lederstillinger i rekrutteringsprosessen. 8

9 I sykehusapotekene er det i utgangspunktet en høy kvinneandel blant de ansatte. Motivasjon og støtte for kvinnelige ledere har i hovedsak blitt gjort gjennom det interne lederutviklingsprogrammet. Ved å utvide ledergruppen til også å innebefatte faste og konstituerte avdelingsleder, har man favnet kvinnelige ledertalenter i større grad. E-læring og simulering skal styrkes som metode både for kompetanseutvikling, videre- og etterutdanning og settes inn i et helhetlig kompetanseutviklingsløp. Regional læringsportal og rammeverket for denne, skal brukes for å utvikle og gjøre e- læringsaktiviteter tilgjengelige. E-læring via den regionale læringsportalen har begrenset anvendelse, da farmasifaglige kurs ligger i ekstern apotekportal. I forbindelse med implementering av Kompetanseportalen, er det imidlertid avdekket et potensiale for å legge flere generelle kurs i den regionale e- læringsportalen, og en plan for dette er utarbeidet for iverksettelse i Foretaket har styrket HR-funksjonens kapasitet og kompetanse i løpet av 2016, og dette gir en bedre sikkerhet for oppfølging og videreutvikling av e-læring som metode i foretaket. Rulle ut prosjekt «Kompetanseledelse» i tråd med det regionale prosjektets fremdriftsplan. Regionalt system anvendes for å etablere kompetanseplaner og tildele disse til den enkelte medarbeider. Medarbeidersamtaler skal planlegges, gjennomføres og dokumenteres i tråd med rammene lagt i systemet. Prosjekt Kompetanseledelse pågår og er i rute i henhold til fremdriftsplan, noe som i stor grad skyldes en forsterking av HR-kapasiteten i foretaket. Det er gitt lederopplæring og iverksatt forberedelser som vil sikre god implementering i løpet av første kvartal Bidra til standardisering av et felles rammeverk og rapporteringssystem innen HMS. Foretaket har gitt en rekke innspill og bidratt i arbeidet med standardisering av et felles rammeverk og rapporteringssystem innen HMS for Helse Midt-Norge. Overordnet HMSsystem er betydelig revidert og ble vedtatt og implementert i høst. Redusere risikofylte avvik fra arbeidstidsbestemmelsene. Foretaket har ingen risikofylte avvik fra arbeidstidsbestemmelsene, men følger likevel tett opp alle brudd og konstaterer at disse fortsatt gjelder nødvendig beredskap i forbindelse med akutte hendelser. Faste, hele stillinger skal være hovedregelen. Hovedregelen er at alle nye stillinger tilbys som heltidsstillinger, og det er få deltidsstillinger i foretaket. Foretaket har ingen ufrivillig deltidsansatte, men legger til rette for dette i enkelttilfeller som ledd i IA-arbeidet, i tillegg til rettighetsbasert deltid pga. omsorg for små barn o.l. 9

10 Forskning og innovasjon Resultater fra gjennomførte prosjekter skal gjøres kjent gjennom publisering av artikler i fagtidsskrifter. Utarbeide søknad om å etablere et nasjonalt kompetansesenter innen klinisk farmasi. Følgende gjennomførte prosjekt har blitt publisert i 2016 og har tellende publikasjonspoeng i Cristin-systemet: 1. Brodtkorb, Eylert; Samsonsen, Christian; Sund, Janne Kutschera; Bråthen, Geir; Helde, Grethe; Reimers, Arne. Treatment non-adherence in pseudo-refractory epilepsy Epilepsy Research 2016;Volum 122. s Das, Anita; Major, Anne Lise Sagen. MediTake, a medication app to improve adherence - A service design evaluation CEUR Workshop Proceedings 2016; Volum S Major, Anne Lise Sagen; Das, Anita. Smarttelefonapplikasjoner som hjelpemiddel til håndtering av egne legemidler opplevd nytteverdi og behov knyttet til brukskvalitet. Norsk Farmaceutisk Tidsskrift 2016 ;Volum 124.(6) s Wekre, Liv Johanne; Klevan, Ingvild; Åm, Tor. Moving towards a Comprehensive Medication Dispensing Service for Patients in Transition from Hospital to Primary Care. CEUR Workshop Proceedings 2016 Volum I tillegg er det publisert en "case report" (brev til redaktør) i 2016: 1. Kolberg, Espen; Sue-Chu, Monica; Rydning, Astrid. Heart rate Control With oral metoprolol in a patient With Short Bowel Syndrome Scandinavian Journal of Gastroenterology, 2016 Søknad om å etablere en nasjonal kompetansetjeneste i klinisk farmasi ble sendt Helse Midt- Norge RHF for vurdering 15/ Det er bekreftet fra RHF-et at de sender søknaden videre til Helse- og Omsorgsdepartementet 15/ Økonomisk bærekraft Resultatkrav, jf. foretaksmøte 30. august Endring i driftskredittrammen Sikre at årsresultat og investeringer samlet ligger på et nivå som styrker foretakets egenkapital, og som tilfredsstiller eiers krav til reduksjon av driftskreditt. Sikre langsiktighet i planlegging og prioritering av investeringer i LTP. 10

11 Sykehusapotekene i Midt-Norge HF forventer å levere et overskudd på ca 13 mill kr (prognose i november) før skatt i 2016, og egenkapitalen er styrket gjennom året. Det er jobbet med reduksjon i varelager, kundefordringer og andre poster som binder kapital. Overordnet oppfølging av budsjett er gjort fortløpende gjennom året. Vi har ikke gjort bruk av driftskreditten i Vi leverer overskudd i både publikumsdelen og sykehusdelen I løpet av 2016 har vi installert automatisk vareautomat i Molde, samt påbegynt oppgraderingen av produksjonsrom i Levanger. Vi har måttet utsette oppstart av ombygging av nye produksjonslokaler ved Sykehusapoteket i Namsos til 2017 på grunn av ressursmangel. Investeringer er planlagt og prioritert i langtidsbudsjettet. Investeringene følger i all hovedsak plan både med hensyn til tidspunkt og rammer. 2.3 Øvrige styringskrav 2016 Finansiering av offentlig eide sykehusapotek Etterleve og dokumentere etterlevelse av krav fra ESA om avdelingsvise regnskap og skatteplikt. Status skal rapporteres til eier. Det føres eget regnskap for publikumsavdelingene. Det er utarbeidet fordelingsnøkler. Ligningspapirer ble levert til rett tid, og skatt (ca 1,5 mill kr) for 2015 er betalt. HMN LØ Sikre tilstrekkelig oppmerksomhet og kapasitet til å gjennomføre de oppgavene som det lokale innføringsprosjektet har ansvaret for i henhold til de planene som er utarbeidet av lokalt innføringsprosjekt og HMN LØ. Bidra til godt samarbeid og utstrakt erfaringsutveksling med øvrige innføringsprosjekter. Etablere konkrete gevinstrealiseringsplaner. Etablere rutiner som begrenser fullmakter til å foreta innkjøp utenfor avtale for produkter der det eksisterer innkjøpsavtaler. Det er sikret tilstrekkelig oppmerksomhet og kapasitet til å få gjennomført de oppgavene som det lokale innføringsprosjektet har ansvaret for i henhold til de planene som er utarbeidet av lokalt innføringsprosjekt og HMN LØ. Opplæring til ansatte er gitt og oppstart var som planlagt Sykehusapotekene har leid ut en ansatt på fulltid til det regionale prosjektet. Apoteket skiller seg noe ut fra øvrige innføringsprosjekter da vi bare tar i bruk deler av løsningen, og er avhengig av manuelle overføringer av data mellom randsystem og SAP. Vi prøver til tross for dette å bidra positivt der vi har mulighet, samt å dra nytte av andres erfaringer. Vi har i løpet av høsten vært på besøk hos HEMIT og sett hvordan de har tatt i bruk systemet. På denne måten har vi bidratt til godt samarbeid og erfaringsutveksling med øvrige innføringsprosjekter. Sykehusapotekene har i mange år gjort bruk av avtaler når det gjelder anskaffelser. Det er en svært begrenset del av våre kostnader som ikke er "bundet" opp i avtaler enten eksternt eller 11

12 med øvrige selskap i konsernet. På denne måten er de økonomiske konsekvensene av å innføre SAP marginale, mht. avtalelojalitet. Når integrasjonen er på plass, er det et mål at vi kan benytte mindre tid på føring av bilag, og i stedet øke arbeidet med kontroller og analyser. Det er en stor gevinst at sykehusapotekene nå har et system som tilfredsstiller bokføringslovens krav. De fleste av sykehusapotekenes innkjøp foretas på bakgrunn av avtale. I forbindelse med innføring av det nye økonomisystemet, SAP, er det lagt inn fullmakter i forhold til bestilling av varer og godkjenning av inngående faktura. Beredskap I samråd med den nasjonale beredskapsfunksjonen bistå helseforetakene i arbeidet med å opprette og vedlikeholde lokale risiko- og sårbarhetsanalyser for legemiddelberedskap, og sikre lagerhold i henhold til avtale. Forsyningssituasjonen følges tett på hvert enkelt apotek for å være i forkant av mangelsituasjoner. Det mangler imidlertid system for oppfølging. Det er avtalt med eier at dette skal defineres på RHF-nivå. Sykehusapoteket i Trondheim leder en prosess innen beredskap, der det samarbeides med St. Olavs Hospital og omkringliggende kommuner. Legemiddelberedskap er tatt opp som tema, både i fagdirektørmøte og styremøte i sykehusapotekene. Risikostyring bidra i utvikling og implementering av rammeverk for risikostyring identifisere alle risikoområder for å nå de fire hovedmålene, samt Mål 2016 i «plakaten», og sørge for at det er satt i verk tiltak i tilstrekkelig omfang, med god kvalitet og med tydelig ansvarlig leder på riktig nivå. Risikovurdering er gjennomført på foretaksnivå, og det foreligger en vurdering av "Mål 2016" i tillegg til at det er utarbeidet et strategisk risikobilde for foretaket. Vi har avgitt ressurser til både HMN LØ og Helseplattformen. I tillegg bidrar vi med ressurser i nasjonale prosjekter. Forespørsler vurderes fortløpende. 3. Rapportering på krav fra foretaksmøtet 3.1 Foretaksmøte 27. april 2016, sak 6 Tiltak for å sikre en åpen og god dialog i sykehusene Foretaksmøtet ba Sykehusapotekene i Midt-Norge HF styrke arbeidet med å sikre åpenhet og god dialog, herunder; Skaffe seg kunnskap om vilkårene for en kultur preget av åpenhet og læring og gjennomføre tiltak for å endre kulturen der det er behov for dette. Helseforetaket skal ha rutiner og iverksette tiltak som legger forholdene til rette for åpenhet om avvik og kritikkverdige forhold. Medarbeiderne skal kjenne trygghet for at slike meldinger blir vurdert og benyttet for å forbedre virksomheten. Rapportere på gjennomførte tiltak innen 1. juni og 1. oktober

13 For å styrke arbeidet med å sikre åpenhet og god dialog, er det gjennomført både systemtiltak og holdningsskapende tiltak. Det er gjennomført opplæring og temamøter for ledere og verneombud med særlig fokus på HMS, etikk, kulturbygging og avvikshåndtering. Et enklere avviksmeldingssystem er under utarbeidelse. 4. Styrets plandokument Denne delen av meldingen skal vise utviklingstrender innen demografi, medisin, infrastruktur mv. som vil kunne få betydning for helseforetaket og sørge for -ansvaret. Kapittel 4.1 skal anskueliggjøre fremtidens behov, mens kapittel 4.2 skal beskrive styrets planer for å møte disse utfordringene. 4.1 Utviklingstrender og rammebetingelser Helse Midt-Norges arbeid med Strategi 2030 har identifisert en rekke samfunnsendringer som må møtes fra helsevesenet i tiden fremover; utvikling i folketall, alderssammensetning og bosettingsmønster, rivende faglig og teknologisk utvikling, økte forventninger til hva samfunnet kan tilby samt økt globalisering og miljøutfordringer. Disse endringene medfører nye utfordringer for helsevesenet når en fremragende helsetjeneste for fremtiden skal skapes. Utfordringene slår også ned for sykehusapotekene der stadig mer avanserte legemiddelregimer, mer persontilpasset medisin, dyre legemidler med påfølgende helseøkonomiske vurderinger krever økt samarbeid, fagkompetanse og innsats. Legemiddelmangel er et problem som må håndteres på alle nivå; globalt, nasjonalt og lokalt. Statens Legemiddelverk rapporterer om stadig økende antall mangelsituasjoner, og sykehusapotekene må delta i diskusjoner med sykehusene om hvordan dette kan forbygges og håndteres. Antibiotikaresistens er også et økende globalt problem. Overforbruk og feilbruk av antibiotika er to av de viktigste faktorene som bidrar til spredning og utvikling av resistens, og det er satt i gang et omfattende nasjonalt arbeid for å øke fokus for riktig antibiotikabruk. Sykehusapotekene må sørge for å ha personale med faglig kompetanse og bidra i dette arbeidet på alle nivå også fremover. Per 1. desember 2016 er det 868 apotek i Norge. Majoriteten av disse er helt eller delvis eid av internasjonale apotekkjeder, noen få er privat eid og/eller uten kjedetilknytning, mens 32 sykehusapotek er eid av regionale helseforetak. Sykehusapotekene er en del av spesialisthelsetjenesten samtidig som vi også er en del av det frie apotekmarkedet. Utviklingen innenfor opptaksområdet Sykehusapotekene i Midt-Norge HF består av 6 sykehusapotek: - Sjukehusapoteket i Ålesund o Egen avdeling i Volda - Sjukehusapoteket i Molde 13

14 - Sykehusapoteket i Kristiansund - Sykehusapoteket i Trondheim o Legemiddelforsyning og klinisk farmasi ved Orkdal sykehus - Sykehusapoteket i Levanger - Sykehusapoteket i Namsos Nytt sykehus i Nordmøre og Romsdal (SNR) vil påvirke utviklingen i foretaket i kommende periode, og da særlig ved Sykehusapotekene i Kristiansund og Molde. Vi er allerede deltagende i planarbeidet for det nye sykehuset. Det er viktig å jobbe med forankring av klinisk farmasi ved disse sykehusene, og å skape trygghet og forutsigbarhet før nytt sykehus og sykehusapotek blir realisert. Økonomiske rammeforutsetninger I 2015 ble det ble omsatt legemidler for 30,4 milliarder kroner i Norge, av dette utgjorde 6,5 milliarder kroner salg fra sykehusapotek på nasjonalt nivå. Omsetningen av varer og tjenester i Sykehusapotekene i Midt-Norge per november i 2016 var ca 875 mill kr, en økning på ca 6% fra samme tidspunkt i Det er en uttalt legemiddelpolitisk målsetting at legemidler skal ha lavest mulig pris, for å sikre at pasienter og det offentlige ikke betaler unødvendig mye for legemidlene. Målet skal balanseres mot en sikker tilgang, dvs. at prisene ikke skal være så lave at industrien ikke ser Norge som et attraktivt og prioritert marked og at apotek får rammevilkår til å ivareta sine oppgaver. Myndighetene fastsetter maksimalpris på reseptpliktige legemidler, mens det er fri prissetting på reseptfrie legemidler, egenproduksjon og på handelsvarer. Prisene på legemidler har vært relativt stabile de siste årene, med en liten nedgang i pris på reseptpliktige legemidler og en svak økning i pris på reseptfrie legemidler. 1. desember 2016 leverte Statens Legemiddelverk en rapport til HOD, der apotekavansen og trinnprissystemet er gjennomgått og evaluert. I rapporten konkluderes det med å endre apotekavansen i retning av høyere kronetillegg og lavere prosenttillegg, mens man videre anbefaler at trinnprissystemet beholdes. En slik endring i avansen påvirker sykehusapotekene ugunstig sammenlignet med primærapotek grunnet et forholdsmessig større salg av dyre legemidlene, som foreslås et lavere prosenttillegg. Sykehusapotekene i Midt-Norge HF sin drift finansieres av avansen på salg av legemidler til sykehusene og til utskrevne pasienter, salg av farmasøytiske tjenester til sykehusene og til kommunehelsetjenesten og en særfinansiering til drift og videreutvikling av klinisk farmasi fra HMN RHF. Vår rolle er å samarbeide med sykehusforetakene for å holde de totale legemiddelkostnadene i regionen så lave som mulig. Et eventuelt nytt pris- og avansesystem vil ha stor betydning for oss. De skjerpede kravene til kvalitet på produksjonsrom vil medføre store investeringer og økte avskrivningskostander i langtidsperioden. Ombygging av produksjonsrom må utføres i samarbeid med tilhørende sykehusforetak. Personell og kompetanse Sykehusapotekene har i hovedsak to yrkeskategorier; farmasøyter og apotekteknikere. Det er relativt god tilgang på apotekteknikere, men noe mer utfordrende å rekruttere farmasøyter. Dette gjelder i hovedsak de mindre sykehusapotekene (Namsos, Molde og Kristiansund). Å 14

15 rekruttere, beholde og utvikle tilstrekkelig god kvalifiserte medarbeidere innen farmasi og andre relevante fagområder og støttefunksjoner, vil i likhet med spesialisthelsetjenesten for øvrig blir en stadig økende utfordring for Sykehusapotekene. En ledelsesutøvelse som sikrer god kapasitetsutnyttelse, god personalforvaltning med medvirkning og medbestemmelse for egne ansatte, vil være avgjørende. Det er iverksatt derfor målrettet og kontinuerlig lederutvikling som skal gi Sykehusapotekenes ledere innsikt, motivasjon og inspirasjon til å utøve et lederskap som videreutvikler Sykehusapotekene som en utfordrende og attraktiv arbeidsplass som lever opp til eiers krav og forventninger. Bygningskapital status og utfordringer Vi driver vår virksomhet i leide lokaler, lokalisert på sykehusene. Effektiv utnyttelse av areal er nødvendig, med tanke på den stadig økende aktiviteten ved alle apotekene. Innføring av ny teknologi og automatisering har vært og vil fortsatt være en viktig del av strategien i foretaket. Nytt sykehus SNR innebærer også nytt sykehusapotek, og vi har i 2016 bidratt med vår kompetanse i arbeidet med konseptrapporten for SNR for å finne de beste løsningene for legemiddelforsyningen til sykehuset og arealbehovet til sykehusapoteket. Det er forventet videre involvering når man går over i nye faser. Det er identifisert behov for og påstartet ombygging av produksjonsrom ved flere av våre apotek. 4.2 Helseforetakets strategier og planer Denne delen beskriver helseforetakets planer for å møte utviklingen, herunder de områder som skisseres i kapittel 4.1. Forankring til overordnede strategier Verdikjeder Pasientens behov for riktig legemiddelbruk danner utgangspunkt fir Sykehusapotekene i Midt-Norges aktiviteter. Vi skaper verdi i flere prosesser som er avhengig av hverandre i et legemiddelforløp ved at pasienten mottar riktig legemiddel og nødvendig informasjon om videre legemiddelbruk. Våre verdikjeder er: Klinisk farmasi Ekspedering av resept Legemiddelforsyning Produksjon av legemidler Strategiske målsettinger I og med utredningsprosjektet nasjonalt sykehusapotekforetak ble det tatt et bevisst valg om ikke å jobbe aktivt med å utvikle nye strategier i foretaket i Eksisterende strategiske målsettinger er videreført inntil videre, men i og med beslutning om å avslutte sammenslåingsprosjektet og videreføring av regional organisering er det er planlagt å starte strategiarbeidet ila Helhetlig kvalitetsstyring skal ligger til grunn i vår virksomhet. 15

16 Fokusområder i strategiperioden ( ) var: Økonomi Kompetanse og kunnskap Organisasjon Økonomi Helse Midt-Norge har ambisiøse mål for den tjenesten vi skal tilby våre pasienter og det er viktig at foretaksgruppen har tilstrekkelig kraft til omstilling og fornyelse. Dette betyr at vi må effektivisere for å bygge en fremtidsrettet og sikker helsetjeneste av god kvalitet for befolkningen i Midt-Norge. Uten effektivisering vil vi ikke være i stand til å tilby den helsetjenesten vi bør ha ambisjon om å gi til våre pasienter. Vi må forvalte de økonomiske ressursene vi har til rådighet på en slik måte at vi i tillegg til å levere gode helsetjenester i 2017 også er i stand til å løse de utfordringer vi vil stå overfor i tiden fremover. Kvalitet, pasientsikkerhet og kontinuerlig forbedring skal være et naturlig fokus i alle deler av vår virksomhet. Sykehusapotekene i Midt-Norge HF er et selvfinansierende helseforetak, og skal selv skape handlingsrom for nødvendige investeringer og utvikling av kompetanse og virksomhet. I tillegg skal vi bidra til at sykehusenes kostnader forbundet med legemiddelanskaffelse, - distribusjon, -produksjon og -bruk holdes så lave som mulig. Økonomi er derfor et område som skal ha strategisk fokus i vårt foretak. Vi skal fokusere på økonomien i alle våre verdikjeder, for å sikre et bedre økonomisk resultat enn eiers krav. Dette er nødvendig for å sikre handlingsrom for videre utvikling av vår virksomhet. Kompetanse og kunnskap «Rett kompetanse på rett sted til rett tid» er en av målsettingene i Helse Midt-Norge sin Strategi Dette handler om strategisk kompetansestyring (planlegging, rekruttering og utvikling av rett kompetanse) og ressursstyring/arbeidsplanlegging for å sikre gode forløp med riktig kompetanse. Vi har behov for å beskrive kompetansebehovet på kort og lang sikt, samt utvikle verktøy som muliggjør god styring av dette området. Ansatte i foretaket er kunnskapsrike og selvstendige, og er avhengige av gode kompetanseplaner og faglig utvikling for å kunne bidra til at overordnede mål oppfylles. Kompetanse og kunnskap er derfor et område som skal ha strategisk fokus i vårt foretak. Vi skal videreutvikle kompetanse og ta i bruk ny kunnskap basert på helsetjenestens behov. Dette krever gode interessentanalyser og forventningsavklaringer i tett dialog med sykehusforetakene og regionen samlet. Målet skal sikre riktig kompetanse. Organisasjon Hovedelementene i utfordringsbildet til helsesektoren er: Å levere en tjeneste med god kvalitet innen gitte rammer Å forme en helhetlig tjeneste ut fra pasientens behov Å skape tillit i befolkningen 16

17 For å sikre pasientene et likeverdig tilbud med høy kvalitet må tjenesten utvikles basert på dokumentert kunnskap, og med et større innslag av standardisering enn i dag. Dette krever at lederne står i spissen for et kontinuerlig forbedringsarbeid og evner å skape bevegelse og utvikling sammen med sine medarbeidere. Mange pasienter beskriver at de opplever spesialisthelsetjenesten som fragmentert. De etterlyser større grad av kontinuitet og en bedre helhetsopplevelse. Kartlegging av pasientforløp avdekker hva som skjer i og mellom de ulike tjenesteytende enhetene, og bidrar til å identifisere forbedringspunkter. For at ledere skal kunne nyttiggjøre seg dette arbeidet, kreves evne til systematisk tilnærming og god forståelse for helheten så vel som for pasientens behov. En forutsetning for å lykkes er at ledere har endrings- og samhandlingskompetanse. Tillit i befolkningen vil kunne oppnås ved å skape en helhetlig tjeneste med dokumentert kvalitet. Helseforetakene sysselsetter mange arbeidstakere i et lokalsamfunn. Involvering og utvikling av ansvarlige og engasjerte medarbeidere som identifiserer seg med virksomhetens mål, er en avgjørende faktor for å spre tillit. Organisasjon er derfor et område som skal ha strategisk fokus i vårt foretak. Målsettingen innenfor området er konsentrert om ledelse, med bakgrunn i at det er et klart lederansvar at organisasjonen og organiseringen tilpasses den virksomheten som drives. Ledere og ansatte i Sykehusapotekene i Midt-Norge HF skal være: Ansvarlig og helhetstenkende Endringsvillig og handlekraftig Kommuniserende og inspirerende Målet sikrer høy kvalitet i hele organisasjonen. Brukermedvirkning Brukerutvalget i Sykehusapotekene i Midt-Norge har bidratt med nyttige innspill og til gode diskusjoner også i Brukerutvalget er løpende orientert på status i virksomheten, gjennom deltagelse på styremøter og holder seg oppdatert på relevante saksområder i brukerutvalgsmøter gjennom året. 17

18 18