SOTRA BRANNVERN IKS - I arbeid for eit branntrygt lokalsamfunn

Transkript

1 - I arbeid for eit branntrygt lokalsamfunn Representantskapet for Representantskapet Medlemmer: Leiar Sund kommune Medlem: Jan Utkilen Fjell kommune Varamedlem: Møter berre etter nærare melding Andre: Nestleiar for Sotra Brannstyre Jorunn Småbrekke Gjersvik (Forfall) Brannsjef Dato: Tid: 09:00 09:30 Sted: SAKER TIL BEHANDLING Eldstaden, Ågotnes brannstasjon Orienteringssaker Innkalling til møte 01/ Saksliste for møte 01/ Møtebok for møte 02/ Årsmelding 2006 for Rekneskap 2006 for Eventuelt side 2 av 11 Representantskapet INNKALLING TIL MØTE 01/2007 Ingen Saka gjeld innkalling til møte 01/2007 i representantskapet for Innkalling skal normalt vere fire, 4, veker før møtet, men leiar for representantskapet kan godkjent kortare innkalling. Brannsjefen rår representantskapet til å godkjenne innkallinga slik den ligg føre. I høve til Lov om interkommunale selskaper skal innkalling til møte i representantskapet skje med min. fire, 4, vekers frist. Leiar for representantskapet kan godkjenne kortare innkallingsfrist. Jf. 8 i Lov om interkommunale selskaper. Innkalling skjer innanfor 4 vekers fristen og er i høve til kravet. Representantskapet godkjenner innkalling til møte 01/2007 slik den ligg føre. Representantskapet godkjenner innkalling til møte 01/2007 slik den ligg føre. Samrøystes vedteken Representantskapsleiar Tlf. beredskapsavdeling , tlf. brannførebyggande avdeling , tlf. feiarkontor , tlfax

2 side 3 av 11 Representantskapet SAKSLISTE FOR MØTE 01/2007 side 4 av 11 Representantskapet FOR MØTE 02/2006 Ingen Møtebok for møte 02/2006 Saka gjeld godkjenning av sakslista for møte 01/2007 i representantskapet for Sotra Brannvern IKS. Brannsjefen rår representantskapet til å godkjenne sakslista slik den ligg føre. I høve til Lov om interkommunale selskaper skal innkalling til møte i representantskapet innehalde saksliste. Representantskapet skal ha min to, 2, møter per år. Sakslista er på førehand godkjent av leiar for representantskapet. Representantskapet godkjenner sakslista til møte 01/2007 slik den ligg føre Representantskapet godkjenner sakslista til møte 01/2007 slik den ligg føre Saka gjeld godkjenning av møtebok for møte 02/2006 i representantskapet for Sotra Brannvern IKS. Brannsjefen rår representantskapet til å godkjenne møteboka slik den ligg føre. Møteboka viser behandla saker på førre møte, samt dei vedtak som blei fatta. Representantskapet skal godkjenne at vedtaksformuleringane er i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Representantskapet godkjenner møteboka for 02/2006 slik den ligg føre Representantskapet godkjenner møteboka for 02/2006 slik den ligg føre Samrøystes vedteken

3 side 5 av 11 Sotra Brannstyre Representantskapet ÅRSMELDING 2006 FOR Årsmelding for side 6 av 11 Brannsjefen gir følgjande Representantskapet godkjenner årsmeldinga for 2006 slik den ligg føre. Representantskapet godkjenner årsmeldinga for 2006 slik den ligg føre. Saka gjeld Årsmelding 2006 for. Årsmeldinga gjev eit oversyn over aktivitetar for i Brannsjefen rår styret til å gå inn for årsmeldinga slik den ligg føre. Årsmelding 2006 for er selskapet sin første årsmelding. Den er inndelt i avsnitt om aktiveter ved dei respektive avdelingane, om organisasjon, leiing og økonomi, tilsette, materiell, styret m.m. Det er ikkje teke med eit eige kapittel om rekneskapen. Den blir behandla i eigen sak til styret og representantskapet, men resultatet for selskapet er omtalt. Vi har lagt ned ein del arbeid i å gjere årsmeldinga lesbar med bilete, figurar og tekst, og at den skal synleggjere heile vårt arbeidsområde. For detaljar oppfordrar brannsjefen til å sjå i sjølve årsmelding som er tilgjengeleg som vedlegg. Vedtak i Sotra Brannstyre sak : Sotra Brannstyre rår representantskapet til å godkjenne Årsmeldinga for 2006 for Sotra Brannvern IKS slik den ligg føre. Innstillinga samrøystes vedteken 2006 var det første ordinære driftsåret for selskapet. Det var ingen erfaringsdata frå tidlegare år, og sjølv med rimeleg god planlegging før selskapet blei etablert, var det ein del forhold som måtte avklarast etter kvart. Mange retningsliner, reglement m.m. blei behandla og vedteke av selskapet. Fleire utval blei oppretta, ny avtale med bedriftshelseteneste inngått, leverandør av pensjonsordning, forsikringar m.m., men alt kom på plass i løpet av året. Storbrannen i mai medførte eit heilt ekstraordinært trykk på både organisasjon og økonomi, og ekstra overføring av driftsmiddel frå Fjell kommune måtte til.

4 side 7 av 11 Sotra Brannstyre Representantskapet Som over REKNESKAP 2006 FOR Driftsoversikt + foreløpige noter Saka gjeld rekneskap for for Driftsresultatet for fjoråret viser eit mindreforbruk på om lag kr I tillegg kjem avsetnad til feie- og tilsynsfondet som blei gjort i 2006 med kr Samla mindreforbruk (overskot) på drifta er difor om lag kr Brannsjefen rår representantskapet til å godkjenne rekneskapen for 2006 slik ligg føre. har bak seg det første ordinære driftsår. Eit år med mange utfordringar, både brannfaglege, organisatoriske og økonomiske. Det er Kemax økonomi AS som er selskapet sitt rekneskapsbyrå og som tek i vare alle oppgåver knytt til fakturering, lønskjøring, innrapportering, meirverdiavgift m.m. Selskapet får månadlege statusrapportar på budsjettstatus. Som det går fram av rekneskapen har selskapet hatt vesentleg høgare driftsutgifter i 2006 enn det som opphavleg var budsjettert. Budsjettet var på kr , mens rekneskapen viser eit forbruk på Budsjettet blei reivdert slik at vi fikk tilført midlar frå Fjell kommune for å dekke storbrannen i mai. Rekneskapen etter denne storbrannen enda på ,63. I kjølvatnet av denne storbrannen var det ei periode i mai og juni med eit uvanleg høgt tal på grasog lyngbrannar, noko som førte til særs høge kostnader til løn i juli. Per juni var talet på utrykkingar til denne kategorien komen opp i om lag 400 % av det som er normalen for eit heilt år.! Desse kostnadane har selskapet sjølv dekt over drifta. Ei avklaring kring pensjon for deltidsstillingar og ekstrainntekter gav oss ein ekstra buffer for å takle dei høge lønsutgiftene som var til beredskapspersonell i Brannsjefen vil elles legge til at inntektene etter sal av tenester var godt over det som vi hadde budsjettert med. Særleg er det førebyggjande avdeling som har seld godt med kurs og tok inn over meir det som var budsjettert. Årsaka til dette ligg i høgare aktivitetsnivå, samt at marknaden for våre typar kurs etter kvart opnar seg. Balanseregnskap for 2006 Omløpsmidler Anleggsmidler Kortsiktig gjeld Egenkapital Driftsresultat side 8 av 11 Vedtak i Sotra Brannstyre sak : Sotra Brannstyre rår representantskapet til å godkjenne rekneskapen for 2006 for Sotra Brannvern IKS slik den ligg føre. Innstillinga samrøystes vedteken Regnskapet er for tida under behandling hos revisor, og revisor melding blir anten ettersendt ev. lagt fram på møtet. Vårt driftsbudsjett er delt inn i følgjande KOSTRA-funksjonar: 120 Administrasjonsavdeling 338 Førebyggande arbeid 336 Feiing og tilsyn 339 Beredskap 337 Oljeverndepot Det er berre 120, 338 og 339 som blir innrapportert til Statistisk sentralbyrå. Vi har likevel vald å synleggjere feie- og tilsynstenesta og oljeverndepot som eigne funksjonar, men har ikkje gjengjeve detaljane for kvar funksjon her, då det er totalen som er viktig. Selskapet får, som tidlegare nemnt, månadsrapprotar frå Kemax. Rapportane har til tider kome sterkt forseinka (T.d. månadsstatus for oktober kom i desember). Dette gjer det sjølvsagt vanskeleg å halde seg oppdatert på status for forbruket. Brannsjefen har påpeika dette overfor Kemax, men skilnaden frå tida då Sotra Brannvern var kommunal avdeling er likevel stor. Ein kunne då til einkvar tid gå inn på datasystemet og hente ut rapportar. I eit normalår skal likevel dette ikkje vere noko stort problem, men der vi får sterkt press på likviditeten, som i 2006, får ut ei utfordring Vi fekk i 2006 ein lågare kostnad for pensjon. Dette skuldast både at prosentsatsen til Fjell kommunale pensjonskasse er lågare enn det KLP har, samt at deltidsstillingar i beredskapsstyrken ikkje skal påreknast pensjon. Desse sparte midlane gjekk med til å dekke inn ekstraforbruk i I tillegg kjøpte beredskapsstyrken inn materiell for større summar i 2006, som blei dekt inn over fleire konti. Noko av dette er driftsutstyr som vil gå inn på dei nye bilane våre, som først kjem hausten 2007, men vi valde å ta i 2006 fordi det då var rom for det budsjettmessig. Selskapsavtalen for regulerer m.a. også disponering av overskot i drifta. 22 OVERSKOT/UNDERSKOT I REKNESKAPEN Ved eventuelt overskot i rekneskapen skal midlar overførast til driftsfondet innanfor ei ramme på kr ,-. Resterande overskot etter slik overføring vert å tilføra eigarkommunane. Ved eventuelt underskot i rekneskapen vert dette å dekka frå driftsfondet. Med eit rekneskapsmessig overskot på kr skal altså dette overførast til vårt disposisjonsfond. Per i dag står denne kontoen i 0. Representantskapet er selskapets øvste mynde og deltakarane (eigarane) utøver si mynde i selskapet gjennom representantskapet. Det er difor representantskapet som godkjenner rekneskapen.

5 side 9 av 11 KONKLUSJONAR: Isolert sett er eit rekneskapsmessig overskot på kr ingen særleg høg margin (0,49%). Brannsjefen vil leggje til at det reelt sett er ein margin på 0,97 % (når vi tek med avsetning til kontoen som vi kallar feie- og tilsynsfondet ), ikkje at det heller er særleg mykje. Ein må likevel sjå på intensjonane med eit interkommunalt selskap, Vi skal ha nøkterne, men realistiske, rammer. Målet er ikkje nødvendigvis å maksimere overskotet for einkvar pris, men å ha ein balanse mellom driftsutgifter og inntekter som gjer at drifta er rimeleg i tråd med våre driftsrammer. Brannsjefen meiner likevel at det må vere rom for at selskapet kan skape overskot som kan skytast tilbake i drifta ved behov. Eit disposisjonsfond på er lågt, men om det er for lågt kan ein ikkje seie før ein har erfart det over tid. Brannsjefen meiner at selskapet har levert eit bra resultat for 2006, særleg når ein tek omsyn til at det a) er første driftsår (altså utan erfaringsdata) og b) den til tider litt kaotiske finansielle situasjonen som oppstod som følgje, og i kjølvatnet, av storbrannen i mai. Brannsjefen gir følgjande Representantskapet godkjenner følgjande: 1. Rekneskapen for 2006 for. 2. Overføring av overskot på kr til selskapets disposisjonsfond. Ref selskapsavtalen 22 Representantskapet godkjenner følgjande: 1. Rekneskapen for 2006 for. 2. Overføring av overskot på kr til selskapets disposisjonsfond. Ref selskapsavtalen 22 side 10 av 11 Representantskapet UTARBEIDING AV OVERSYN FOR EIGENDELAR. Ingen Saka gjeld utarbeiding av enkelt oversyn over eigendelar jf. Selskapsavtalen 7. Brannsjefen rår representantskapet til å vedta innstillinga slik den ligg før I høve til selskapsavtalen for 7 skal det utarbeidast eit vedlegg til avtalen. 7 INNSKOTSPLIKT OG EIGARDEL Det utstyret, dei bilane og den bygningsmassen Sotra Brannvern disponerer eller eig i 2005, skyt dei to eigarkommunane inn i det nye selskapet pr I eit vedlegg til denne selskapsavtalen vert det gjeve eit oversyn over dette. Desse aktiva vert SBv sin eigedom. Dette vedlegget har ikkje vore utarbeidd i tilstrekkeleg grad og eit formelt dokument bør difor utarbeidast. fekk med seg dei driftsmidlar som brannvernet disponerte ved overgongen til eige selskap. Bår det gjeld utarbeiding av eit oversyn over bygnignsmasse og anna utstyr er dette realistisk å få etablert for enkeltmateriell med anslått verdi over kr For eksempel større pumper, bilar etc. Representantskapet ber brannsjefen utarbeide eit oversyn over det utsty, dei bilar og bygningsmasse som Sotra Brannvern disponerte per Oversynet skal avgrensast til å gjelde enkeltmateriell med verdi over kr

6 side 11 av 11 Representantskapet ber brannsjefen utarbeide eit oversyn over det utsty, dei bilar og bygningsmasse som Sotra Brannvern disponerte per Oversynet skal avgrensast til å gjelde enkeltmateriell med verdi over kr