Prosjektplan Kommuneportalen versjon 1.0

Transkript

1 Prosjektplan Kommuneportalen versjon 1.0 Bakgrunn Kommunens eksisterende internett og intranett er på mange måter overmoden for en restrukturering. Mangel på samordnet satsing gjør at det i årenes løp er etablert en rekke forskjellige løsninger både i sentraladministrasjonen og på skoler/barnehager/andre enheter. Flere av disse løsningene fungerer greit, men de kommuniserer ikke med hverandre verken innholdsmessig eller teknisk, mangler ofte kommunens profil og spriker i kvalitet. En del av disse holder ikke mål i det hele tatt. Kommunens intranett er ikke i nærheten av hva et intranett kan og bør være for en organisasjon som Bodø kommune. Det er derfor naturlig og nødvendig å etablere et nytt og moderne intranett som en del av portalprosjektet. Planen om en ny portal for Bodø kommune har eksistert lenge, og dette prosjektet er første steget i et lengre løp. Hovedmål og ambisjoner Kommuneportalen er i realiteten flere prosjekter i ett: Bodøportal for kontakt mellom Bodø kommune og innbyggerne i kommunen (internett) Intranett for alle ansatte i Bodø kommune Samfunnet forventer at det offentlige i økende grad legger til rette for nettbaserte tjenester, og det er dette Bodøportalen handler om. For å få dette til vil blant annet et attraktivt og innholdsrikt intranett spille en viktig rolle. Ikke minst for å skape motivasjon og forståelse for at kommunen må være mer tilgjengelig for folk flest vil god informasjon internt være av stor betydning. Hovedmålet er at kommuneportalen skal bety en signifikant forbedring i dialogen og kontakten mellom Bodø kommune og borgerne. Den skal også bli et effektivt verktøy for intern kommunikasjon på alle nivåer i organisasjonen den foretrukne kanal for intern informasjon. Det er også et hovedmål at flere selvbetjeningsløsninger på kommunens web skal frigjøre kapasitet i kommunens administrasjon. Effektivitetsgevinstene vil variere fra den ene implementeringen av en selvbetjeningsløsning til den andre. Portalen skal utvikle seg gradvis fra versjon 1.0, som denne planen handler om, og lansere nye selvbetjeningsverktøy og forenklet saksbehandling etter hvert som teknologien og det bakenforliggende apparatet er klar for det. Fordelen med å innse at man ikke kan få på plass alt man ønsker seg i første omgang, er at prosjektet kommer i gang og med kontrollerte kostnader. Folk flest vil ha forståelse for at Bodø kommune ikke kan tilby et utall nye tjenester hvis de ser at vi i det minste prøver oss fram. Prosjektmål Målet med prosjektet Kommuneportalen versjon 1.0 er å bygge grunnmuren og den første delen av det som etter hvert skal bli en så komplett portal som mulig. Gjennom å koble et nytt internettilbud

2 med et nytt intranett for kommunens ansatte legger vi til rette for både teknisk samhandling eksternt og internt samt fri flyt av informasjon der det er hensiktsmessig. Prosjektet skal levere et nytt internett med noe ny publikumsvennlig funksjonalitet på en plattform som kan brukes til å implementere flere nye tilbud senere. Prosjektet skal levere et nytt intranett som skal nå alle medarbeidere i kommunen. Prosjektet skal vise Bodøs innbyggere at kommunen ønsker å bli langt bedre i kommunikasjonen og dialogen med dem. Prosjektet skal legge til rette for en mer effektiv informasjon internt, også her med muligheter for dialog og respons. Dette betyr at Kommuneportalen versjon 1.0 inkluderer: Valg av teknisk grunnmur for portalen Valg av publiseringsløsning heri hvor og hvordan løsningen skal driftes Design og informasjonsarkitektur for både internett og intranett Implementering av de nye nettene heri organisering av driften Opplæring Gjennomgang av dagens inter/intranett for å vurdere hva som eventuelt skal være med videre Samarbeid med Politikerportal-prosjektet Organisering Kommunikasjonsavdelingen ved kommunikasjonssjef Tord Berthinussen er ansvarlig for gjennomføring av prosjektet. RKD er styringsgruppe for prosjektet og prosjektleder er Børre Arntzen/Kommunikasjon. Prosjektorganisasjonen er som følger:

3 Styringsgruppen/RKD Prosjektgruppen Prosjektleder Innholdsgruppe teknisk Innhold- og designgruppe internett og intranett Politikerportalen Prosjektgruppen består av følgende: Kommunikasjonssjef Tord Berthinussen (leder) Leder for servicekontoret Kjersti Rongved IKT-sjef Frode Nilsen Rådgiver OK-avdelingen Harald Thinn Kommunikasjonsrådgiver Børre Arntzen (prosjektleder) Innholdsgruppe teknisk består av følgende: Rådgiver IKT-kontoret Ludvik Gundersen Konsulent innkjøpskontoret Roger Fredriksen Nettredaktør Ungdomma.no Tone B. Larssen Kommunikasjonsrådgiver Børre Arntzen (prosjektleder) Innhold- og designgruppe internett og intranett: Leder Bodø turistkontor Torill Kartfjord Prosjektleder Team Bodø Linda Dokmo Styrer Osphaugen barnehage Erlend Nilssen Konsulent HS-administrasjonen Cathrin Johansen Ingeniør IKT-kontoret Lennart Mårli Kommunikasjonsrådgiver Børre Arntzen (prosjektleder)

4 Politikerportalen: Rådgiver IKT-kontoret Frank Arntzen IT-sjef Frode Nilsen Formannskapssekretær Linda Storjord Kommunikasjonsrådgiver Børre Arntzen Høringsgrupper etableres ved behov. Økonomi Det antas at portalprosjektet må kjøres fram til før løsningen er veletablert og organisasjonen er moden til å overta ansvaret i linjen. For hver fase i prosjektet vil det utarbeides detaljerte planer inklusiv kostnadsestimater. Basert på det prosjektet kjenner til i dag vil budsjettbehovet være som følger: Total kostnadsramme: 5,0 MNOK Estimert kostnadsramme for 2011: 1,1 MNOK Estimert kostnadsramme for 2012: 2,3 MNOK Estimert kostnadsramme for 2013: 1,6 MNOK Framdriften i prosjektet vil være styrende for kostnadsbildet. Spesielt i fasen før teknologi plattform er anskaffet vil periodiseringen av kostnadene kunne avvike fra skissert budsjettbehov. Det er derfor viktig for framdriften til prosjektet at totalrammen godkjennes og at det gis åpning for avvikende periodisering innenfor totalrammen. Det presiseres at slik det ser ut i dag vil prosjektet holde seg innenfor de rammene som disponeres under 9962 IT systemer for 2011 og at prosjektet derfor ikke trenger noen ekstrabevilgning for inneværende år. Politikerportalen har sin egen prosjektøkonomi. Innkjøp og utgifter Nedenfor følger de viktigste kostnadskomponentene knyttet til versjon 1.0 av ny portal. I og med at det for noen av komponentene kan/vil være aktuelt med anbudsinnbydelse er det kun antydet kostnadsestimater: Kompetanseoppbygging av prosjektets nøkkelpersoner gjennom besøk/befaring til to-tre kommuner som ligger langt framme innen web akkurat nå: kroner Design og informasjonsarkitektur: kroner o Innby til tilbudskonkurranse hvor vi ønsker: design til begge nettene informasjonsarkitektur levert i html/css samt grunnlagsfiler i PSD/tilsvarende Teknisk infrastruktur (hw/sw): kroner o Mulig anbudskonkurranse Publiseringsløsning: kroner o Anbudskonkurranse

5 Chat-funksjonalitet (eksempel på ny tjeneste som KAN bli med på ver 1.0): kroner Framdrift Målet er å kunne lansere portalen og intranettet så tidlig som mulig i Siden vi hele tiden snakker om at dette er en versjon 1.0 og første skritt i et lengre løp, vil det ikke være vanskelig å selge inn en lansering selv om en del av innholdet ikke er helt på plass. Mer detaljert tidsplan: Se vedlegget tidsplan_portalprosjektet_ver_1_0.xlsx. Litt mer om Bodøportalen Bodøportalen versjon 1.0 blir altså kommunens nye internett. Designmessig kreves det en del endringer sammenlignet med dagens internett. Vi må blant annet være tydeligere på hvilke tjenester vi ønsker å løfte fram, og visuelt som i praksis uttrykke en stor vilje til å hjelpe innbyggerne til å finne akkurat det de er ute etter. Men selv om vi ikke har så mange selvbetjeningsløsninger på plass ved lanseringen, vil det være avgjørende for god mottakelse at vi allerede fra dag 1 har chat eller en annen reell nyvinning som tydelig forteller at vi virkelig ønsker å styrke kontakten og dialogen mellom borgerne og oss som jobber i kommunen. Den nye portalen tar høyde for at alle kommunens enheter skal få plass på samme domene og i samme publiseringsløsning. I dag er det mange forskjellige løsninger ute og går, og til lanseringen jobber vi først og fremst med å få med oss de som ønsker å være med, så får vi heller gå runden med de andre etter hvert. Det er også meningen at vi skal bruke portalens publiseringsløsning også for alle de domenene kommunen har UTENFOR bodo.kommune.no. Dette vil jo gjøre krysspublisering og gjenbruk av innhold mye enklere, samtidig som vi kan drive opplæring av innholdsleverandører i ett og samme verktøy. Kartlegging av hva slags selvbetjeningsløsninger og nye tjenester vi kan tilby borgerne på vårt internett og våre ansatte på intranettet bør gjennomføres som en del av prosjektet. Det er naturlig og hensiktsmessig at det etableres mindre prosjektgrupper knyttet til hver av disse med representant for kommunikasjonsavdelingen og IT-avdelingen når vi bestemmer oss for at en tjeneste skal løftes opp og fram. Litt mer om intranettet Et velfungerende og interessant intranett er svært viktig for informasjonsflyten i en så stor og kompleks organisasjon som Bodø kommune. For at intranettet skal lykkes er det for det første viktig at ledelsen går ut og sier at dette er den prioriterte kanalen for intern informasjon. For det andre vil det styrke intranettets status ytterligere om ledelsen sier at de ansatte, hver enkelt, har et eget ansvar for å holde seg orientert gjennom å følge med på intranettet.

6 Intranettet i Bodø kommune starter som en portallignende webside med ren informasjon og lenker til nyttige undersider. Men etter hvert kan intranettet, i likhet med den eksterne portalen, utvides til å gi hver enkelt ansatt spesiell informasjon ut fra hvilken jobb/rolle vedkommende har i organisasjonen. Selv om intranettet blir felles for alle ansatte, ønsker vi å lage enhetsvise intranettsider med mest lokal informasjon, men med en tydelig bolk global informasjon. Målet for versjon 1.0 er at ansatte får opp sin enhets intranettside etter innlogging på PC med bruk av ansattnummer. Dette selvsagt kun om vedkommendes enhet faktisk har eget intranett. Hvis ikke kommer den globale versjonen. Intranettet i kommunen bør ha et navn, og det vil være smart å kjøre en navnekonkurranse med en hyggelig premie. Dette foreslås i tidsplanen. Litt mer om publiseringsløsningen Publiseringsløsningen må tilfredsstille en del grunnleggende krav til funksjonalitet og koblet opp mot design må den ta høyde for og hensyn til alle Difi-kravene for offentlige nettsteder. Men dessuten må publiseringsløsningen gi oss muligheten til å publisere på alle våre nettsteder - internett som intranett. Den må kunne håndtere så mange domener som vi ønsker å bruke og så mange nettsider/kampanjewebber som vi måtte trenge, uavhengig av design. Detaljert kravspesifikasjonen skal være ferdig i uke 38, og vil i tillegg til tekniske og funksjonelle krav også inneholde selve designet for så vel Bodøportalen som intranettet. Vedtak: Arbeidet med Bodø kommunes portal, som beskrevet i dette notatet med internett og intranett, settes i gang med bevilgning som beskrevet i kapittelet Økonomi.