Anskaffelse: Stereomikroskoper med kamera KONKURRANSEGRUNNLAG

Transkript

1 Anskaffelse: Stereomikroskoper med kamera KONKURRANSEGRUNNLAG

2 1 INNLEDNING 1.1 OM UNIVERSITETET I NORDLAND (UIN) Universitetet i Nordland er Nordlands største utdanningsinstitusjon for høyere utdanning. Vi har ca 6000 studenter og 600 ansatte. Styret ved Universitetet i Nordland er øverste styringsorgan for universitetet, med ansvar for at virksomheten holder høy faglig kvalitet og for at den drives i samsvar med gjeldende lover og fastsatte mål og rammer. Rektor Pål Pedersen er universitetets øverste leder. Universitetet har fire fakulteter som utgjør kjernen i vår virksomhet: Fakultet for biovitenskap og akvakultur Fakultet for samfunnsvitenskap Profesjonshøgskolen Handelshøgskolen i Bodø 1.2 OM FAKULTET FOR BIOVITENSKAP OG AKVAKULTUR (FBA) FBA er et av de ledende akademiske miljø innen akvakultur og biovitenskap i Norge. Vi tilbyr studier blant annet innen biologi, havbruksdrift, eksportmarkedsføring, veterinærstudier i samarbeid med et utenlandsk samarbeidsuniversitet, Master i havbruk, Master i marin økologi og Ph.d. i akvatisk biovitenskap. Fakultetet disponerer topp moderne laboratoriefasiliteter både på campus og ved Mørkvedbukta forskningsstasjon. Vi har 80 fast ansatte inkludert phd-studenter, hvorav 28 er faglig ansatte og 22 er forsknings / lab-teknikere. Årlig omsetning er kr 70 mill inkludert eksternfinansierte prosjekter. En målrettet, internasjonal rekruttering av nye medarbeidere har gitt fakultetet høyt kvalifiserte og internasjonalt anerkjente professorer. Fakultetets fagmiljø er organisert i følgende strategiske forskningsgrupper: Akvakultur Marin genomikk Marin økologi 1.3 OM ANSKAFFELSEN EN OVERSIKT Universitetet i Nordland ved Fakultet for biovitenskap for akvakultur skal kjøpe inn stereomikroskoper (luper) / makroskoper til bruk ved forskning og undervisning. Anskaffelsen deles i to delanskaffelser, ettersom utstyret skal benyttes av ulike forskningsgrupper med ulike behov og preferanser. Det kan dermed inngis anbud enten på en enkelt delanskaffelse eller begge delanskaffelsene GENERELLE KRAV TIL ANSKAFFELSEN Delanskaffelse 1 Forskningsgruppen Marin økologi skal kjøpe inn opp til 6 stk stereomikroskoper /luper med tilbehør til sin nye økologilab. Utstyret skal brukes av både fast ansatte og høyere grads studenter til vitenskapelige analyser av bentos- og planktonprøver. I korttekst skal det kjøpes inn: 2

3 3 stk standard luper. 2 stk standard luper med uskiftbare okularer med måleskala. 1 stk lupe med kamera og standard software, multifokus og målemoduler. Denne lupen bør være av en høyere standard enn de 5 førstnevnte luper. Dersom leverandørene ikke ser det mulig å levere det ønskede antall luper som tilfredsstiller kravspesifikasjonen innenfor våre budsjettrammer, kan antallet standard luper reduseres. Delanskaffelse 2 Forskningsgruppen Akvakultur ved forskningsenhetene Sjømatkvalitet og Reproduksjonsbiologi skal kjøpe inn ett stk makroskop/stereomikroskop med kamera og tilhørende software for bildebehandling. Utstyret skal hovedsakelig benyttes til studier og fotografering av levende og fikserte fiskeegg, larver og organer. For begge delanskaffelsene må det være inkludert nødvendig opplæring for bruk samt bistand til installering av luper, tilkobling til PC og installering / oppstart av software for bildebehandling. For detaljerte beskrivelser av begge anskaffelsene henvises det til vedlegg 1, Kravspesifikasjon BUDSJETT FOR ANSKAFFELSEN Det totale budsjettet for anskaffelsen er kr ,- inkl. mva. Dette er fordelt på kr ,- til delanskaffelse 1 og ,- til delanskaffelse 1. Innkomne anbud som overskrider budsjettsummene vil bli avvist i henhold til FOA e Det tas forbehold om at konkurransen kan bli avlyst som følge av økonomiske omdisponeringer. 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 GENERELLE SPØRSMÅL Kommunikasjon All kommunikasjon skal være skriftlig og på norsk. Spørsmål til konkurransen vil bli løpende gjennomgått og besvart direkte til den som spør. I tillegg vil de bli anonymisert og, sammen med svarene, gjort tilgjengelig for samtlige leverandører på en hensiktsmessig måte minimum ukentlig Kontaktinformasjon For prosessuelle spørsmål ift gjennomføringen av konkurransen: o Uke 22: Juridisk rådgiver UiN, Thor Arne Angelsen, tan@uin.no o Andre tidspunkter: Innkjøpsansvarlig FBA, Tormod Skålsvik, Tormod.Skalsvik@uin.no 3

4 Spørsmål knyttet til anskaffelsen, kravspesifikasjonen eller andre tekniske spørsmål rettes til følgende, og med kopi til Tormod Skålsvik: o Delanskaffelse 1: Førsteamanuensis Henning Reiss, Henning.Reiss@uin.no o Delanskaffelse 2: Professor Oddvar Ottesen, Oddvar.Ottesen@uin.no Konkurranseform Universitetet i Nordland gjennomfører anskaffelsen ihht. Lov om Offentlige Anskaffelser (LOA) og Forskrift om Offentlig Anskaffelser 7. april 2006 nr 402. Anskaffelsen er beregnet til under EØS-terskelverdi og skal følge forskriftens Del I og Del II. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, jf FOA Kunngjøring av anskaffelsen, frister og tentativ fremdriftsplan Anskaffelsen er kunngjort i mai 2013 Universitetet i Nordland vil forsøke å gjennomføre anskaffelsesprosessen etter følgende tentative fremdriftsplan: Dato(er): Aktivitet Kunngjøring i Konkurransegrunnlag med vedlagte kvalifikasjonskrav Siste frist for spørsmål til konkurransen (prosessuelle eller materielle). Alle spørsmål skal gjøres skriftlig på e-post. Svar vil bli publisert til alle interessenter så snart som mulig og senest innen 1 uke kl Frist for innlevering av tilbud kl Anbudsåpning Fortløpende etter åpning Gjennomgang av tilbud Valg av leverandør og meddelelse til alle leverandører om avgjørelsen samt begrunnelse for denne Frist for spørsmål til avgjørelsen/ tildelingen Kontraktsinngåelse med valgt leverandør. (med forbehold om at det ikke er innkommet klager som gir Universitetet i Nordland grunn til å revurdere valg av leverandør). Snarest mulig etter Levering av luper avtaleinngåelse Levering av tilbud: Tilbud leveres både i papirversjon og elektronisk (på minnepinne eller cd/dvd). Tilbudet sendes / leveres i dobbel lukket konvolutt til adresse angitt nedenfor. Den ytre konvolutten skal ikke angi avsenders identitet. 4

5 Postadresse FBA v/ Tormod Skålsvik Fakultet for biovitenskap og akvakultur Universitetet i Nordland Postboks Bodø Leveringsadresse Innkjøpsansvarlig FBA Tormod Skålsvik Fakultet for biovitenskap og akvakultur Universitetet i Nordland Universitetsalleen Bodø Evaluering Leverandører og tilbud vil bli evaluert fortløpende etter anbudsåpning Rettelse, supplering eller endring av anbudsgrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av anbudsgrunnlaget vil bli publisert fortløpende til registrerte interessenter. Leverandører som registrerer interesse vil automatisk motta oppdateringer pr e-post Avtalen Bakgrunnsavtalene som skal benyttes i anskaffelsen er AKS-89. Avtalene tilpasses den aktuelle anskaffelsen. Dersom leverandørene ønsker endringer eller tilpasninger i bakgrunnsavtalen må dette gjøres oppmerksom på i tilbudet Leverandørenes deltakelseskostnader Leverandørene må selv dekke alle kostnader knyttet til deltakelse i anbudskonkurransen. 2.2 KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØRENE Universitetet i Nordland stiller følgende krav til leverandører som ønsker å inngi tilbud: Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest Skatte- og avgiftsstatus Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 5

6 2.3 KRAV TIL TILBUDET Prosessuelle krav til tilbudet: Tilbudet skal være skriftlig og på norsk, jf ovenfor pkt Materielle krav til tilbudet: Leverandøren skal i tilbudet gjøre rede for følgende punkter: Pris pkt Oppfyllelse av kravspesifikasjon pkt Leveringstidspunkt pkt Miljøkonsekvenser av anskaffelsen pkt Pris Det må oppgis pris for hver av delanskaffelsene samt en total pris dersom det leveres anbud på begge delanskaffelsene. Det må spesifiseres hva som inngår i prisen i forhold til opplæring, oppfølging, installering og service. Alle priser skal oppgis i NOK inkl. mva Oppfyllelse av teknisk kravspesifikasjon og behov/kostnad ved opplæring, service og vedlikehold Besvar kravspesifikasjon i henhold til vedlegg 1. Benytt strukturen oppstilt i kravspesifikasjonen ved besvarelse av punktene. Oppgi videre nødvendig service og vedlikehold de første 5 år ved normal/gjennomsnittlig bruk, samt kostnadene som er forbundet med dette. Oppgi eventuelt andre kostnader som normalt påløper ved normal drift, som for eksempel pris på deler som normalt må skiftes med jevne mellomrom. Redegjør også garanti som tilbys Leveringstidspunkt Oppgi seneste tidspunkt for levering av utstyret, gitt at vår tentative tidsplan overholdes Miljøkonsekvenser av anskaffelsen Universitetet i Nordland er klassifisert som Miljøfyrtårn og stiller krav til miljøvennlighet ved anskaffelser. Leverandøren bes redegjøre for hvilke hensyn som tas ved tilbyders virksomhet for å sikre lavest mulig miljøbelasting ved denne anskaffelsen Vedståelsesfrist Universitetet i Nordland ber om at leverandørene i første omgang vedstår seg sitt tilbud til minimum 60 dager etter tilbudsfristens utløp. For det tilfelle at prosessen med endelig avtaleinngåelse blir ytterligere forsinket på grunn av klage fra konkurrerende 6

7 Leverandør(er), ber vi om at leverandørene er forberedt på å forlenge vedståelsesfristen Forbehold og avvik Tilbudet forutsettes å være i samsvar med anbudsdokumentene. Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av anbudsdokumentene, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i eget vedlegg. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. 3 AVVISNING AV LEVERANDØRER Universitetet i Nordland vil vurdere avvisning av leverandører fra konkurransen dersom det er obligatorisk eller mulig iht. FOA Dersom en leverandør avvises fra konkurransen vil tilbudet ikke bli vurdert. Det innleverte tilbudet vil ikke bli returnert. 4 AVVISNING AV TILBUD Universitetet i Nordland vil vurdere avvisning av tilbud dersom det er obligatorisk eller mulig iht. FOA og Dersom et tilbud avvises fra konkurransen vil tilbudet ikke bli vurdert. 5 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 5.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 5.2 Kriterier for valg av leverandør Universitetet i Nordland vil inngå kontrakt med den leverandøren som inngir det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Hva som blir vurdert som det økonomisk mest fordelaktige tilbudet blir vurdert og vektet basert på informasjon angitt i tabell under. Ved vurdering av de ulike anbudenes oppfyllelse av kravspesifikasjonen, vil de bli vektet i forhold til hverandre basert på kriteriene angitt som Ønskelige i vedlegg 1. 7

8 Delanskaffelse 1 Marin Økologi Tildelingskriterium Vekting Pris inkludert driftsøkonomi de første 5 år 20 % Oppfyllelse av kravspesifikasjon 60 % Leveringstidspunkt 15 % Miljøkonsekvenser av anskaffelsen 5 % Delanskaffelse 2 Akvakultur Tildelingskriterium Vekting Pris inkludert driftsøkonmi de første 5 år 25 % Oppfyllelse av kravspesifikasjon 60 % Leveringstidspunkt 10 % Miljøkonsekvenser av anskaffelsen 5 % 5.3 Demonstrasjon av tilbudt utstyr Dersom Universitetet anser det som nødvendig vil vi be om å få en demonstrasjon av utstyret så snart som mulig etter at tilbudene er foreløpig vurdert. Demonstrasjonen har til hensikt å gi Universitetet et best mulig grunnlag for å finne det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det vil ikke bli gitt noen kompensasjon for Leverandørens utgifter ved en slik demonstrasjon. Det er viktig å presisere at det under fremvisningen ikke vil være tillatt å forhandle tilbudet. Det vil altså ikke være anledning til å verken øke eller redusere den tilbudte prisen på utstyret. Det vil heller ikke være anledning til å tilby tilleggsytelser eller ta ut utstyr som er inkludert i det opprinnelige tilbudet. 5.4 Endelig avgjørelse av konkurransen Etter at demonstrasjonen er gjennomført vil vi gjøre en revurdering av poengsettingen mht. oppfyllelsen av kravspesifikasjonen. I denne delen av behandlingen kan vurderingene gå både opp og ned, avhengig av hva vi finner på fremvisningen. Den endelige vurderingen vil fremdeles bli vurdert basert på samme variabler og vekting som den første vurderingen. 5.5 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig og i rimelig tid før kontrakt inngås. Kontrakten regnes som inngått på det tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det vil bli gitt en klagefrist på 6 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Dersom det innkommer klage vil oppdragsgiver uansett inngå kontrakt med valgt leverandør dersom det er overveiende sannsynlig at klagen ikke vil medføre en endring i beslutningen om valg av leverandør. 8