epocket Handyman Mobile Version 7-03

Transkript

1 epocket Handyman Mobile Version 7-03

2 epocket Handyman Mobile Innhold 1 Hva er Handyman 4 2 Informasjonsflyt med Handyman 5 3 Før du begynner å bruke Handyman 6 4 Oversikt over menyene Mine oppgaver Timer og kostnader Materiell Dokumenter Ordrer Kunder Konfigurer 10 5 Konfigurering av Handyman Mobile Tilkoblinger Innstillinger for ordre Sikkerhetskopiering (Backup og Restore) Innstillinger for grunndata Meny Oversikt over dine rettigheter i Handyman Menyvalg under Innstillinger Bytte språk i Handyman Flytting av databasen 15 6 Synkroniser Innstillinger for synkronisering 16 7 Dokumenter fra kontoret som ikke er tilknyttet en ordre 17 8 Hvordan jeg ser min timeliste Siste timer og kostnader Timeoversikt Skriv ut fra din Handyman Føring av timer for andre Signering av timer 20 9 Hvordan skal jeg arbeide med ordre Ordretype Registrer informasjon på ordre Ordrelisten Hva du kan gjøre med ordrelisten som er i fokus Ny ordre Åpne en ordre for registrering Generell ordreinfo Hva du kan gjøre i menyen når du har Generell ordreinfo i fokus Kunde Hva du kan gjøre i menyen når du har Kundeinfo i fokus Beskrivelse Hva du kan gjøre i menyen mens du har beskrivelsen i fokus Registrering av forbrukt materiell Plukk-funksjonen avansert søk etter materiell Søk etter vare Søk i varegrupper Favoritter og Mest brukte Legg til vare Rediger registrert materiell Registrere Diverse-vare Vareforespørsel mot andre lagersteder (hvis billager) Ekstra menyvalg i listen for registrert materiell Bruk av Varepakke Vis-menyen når du har fokus på registrert materiell 39

3 epocket Handyman Mobile Registrering av tid og andre kostnader Registrer tid eller kostnad på ordren Registrering av lønnsart som krever kjørebok bruk av egen bil i tjeneste Bruk av liste for å registrere flere lønnsarter Tilleggsinformasjon knyttet til tid og kostnad Signer uke Dokumenter vedlagt ordre Legg ved et dokument på ordre Legg ved et bilde tatt med innebygd kamera Legg ved et bilde fra eksternt digitalkamera Spill inn en lydmelding til saksbehandler Legg ved et Word-dokument til ordre Legg ved et Excel-dokument til ordre Legg ved et Eurotester-dokument til ordre Legg ved Kursfortegnelse Gjennomføring av kontroller/sjekklister Legg en sjekkliste på ordren Fyll ut en sjekkliste som allerede er vedlagt ordren Når du skal signere på en sjekkliste Hvis kunden skal signere på en sjekkliste Samsvarserklæring Meldinger mellom deg og kontoret Hvordan jeg avslutter en ordre Interne ordre Ledige ordre som jeg kan velge å utføre Avslutning av ordre 55

4 epocket Handyman Mobile - 1 Hva er Handyman 1 Hva er Handyman Handyman er et verktøy for deg som jobber ute i felten. Med Handyman kan du utføre mange forskjellige oppgaver: Motta en arbeidsordre fra kontoret eller lage en ordre på din Handyman. Se i kalenderen din hvilke oppgaver din arbeidsleder har planlagt for deg. Registrere alle viktige data på ordren: Hva du har utført av oppgaver. Hva du har brukt av materiell. Hva du har brukt av tid. Ta bilder fra oppdragsstedet eller tegne skisser og legge ved ordren. Lese dokumenter kontoret har sendt ut til deg. Legge ved andre typer dokumenter. Sende og motta meldinger til/fra kontoret. Utarbeide behovsliste i forbindelse med befaring. Etter en sjekk av billageret bruke behovslisten som utgangspunkt for elektronisk bestilling til grossist. Gjennomføre mottakskontroll etter en bestilling. Dette utføres i forbindelse med direktekjøp hos grossist med elektronisk pakkseddel til ordre eller lager. Styre eget bil-lager eller containerlager på byggeplass. Du kan sette opp automatisk bestillingsforslag for å fylle opp varer som er definert med minimum- og maksimumverdier. Sende og motta data mellom kontoret og din Handyman, slik at faktura- og dokumentasjonsarbeid kan gjøres umiddelbart. Grunnlag for lønnsberegninger vil være oppdatert fra din Handyman hele tiden. Se egen timeliste for kontroll av lønnslipp. Figuren på neste side viser informasjonsflyten fra ordren oppstår til informasjonen overføres til økonomisystem for fakturering, lønnsberegning og oppdatering av lagerbeholdning etc. Informasjonen overføres alltid begge veier mellom kontor og Handyman ute i felten. 4 / 56

5 epocket Handyman Mobile - 2 Informasjonsflyt med Handyman 2 Informasjonsflyt med Handyman Handyman benyttes ofte med et økonomisystem (ERP) og importerer da alle ordre- og grunndata fra dette. Handyman er delt i fire hoveddeler: Handyman Mobile (ute) Handyman Office (inne) Handyman databasen (inne) Handyman Synkroniseringsserver (inne) Informasjonen i systemet er innom tre steder: Økonomisystemet Handyman Office/Administrator Handyman Mobile Eksempel på informasjonsflyt: 1. Saksbehandler mottar ordren og registrerer dette inn i økonomisystemet. 2. Ordren eksporteres fra økonomisystemet og importeres inn i Handyman Office. 3. Montøren henter dataene til Handyman Mobile ved å synkronisere. 4. Montøren registrerer data på ordren. 5. Montøren synkroniserer data tilbake til Handyman Office. 6. Dataene sendes umiddelbart videre til økonomisystemet. 5 / 56

6 epocket Handyman Mobile - 3 Før du begynner å bruke Handyman 3 Før du begynner å bruke Handyman Sjekk at det er nok strøm på batteriet. Har du Handyman (PDA) med Pocket PC 2003 eller eldre vil innholdet forsvinne når den går tom for strøm. Husk å lade maskinen når du skal være bortreist over en lengre periode. Sett den i laderen! Handyman med Windows Mobile 5 Pocket PC eller nyere mister ikke innholdet selv om PDA en går tom for strøm. Ikke legg din Handyman ubeskyttet i lomma da skjermen kan knuse ved hardt trykk. Unngå vannsprut, fuktighet og dropp mot harde underlag. Bruk enten belteholder eller annen veskebeskyttelse. Det finnes robuste innpakninger i form av aluminumbeskyttelse til noen modeller. Blir din Handyman utsatt for kulde over lengre tid oppdaterer skjermen seg langsomt. Ikke legg den fra deg i bilen over lengre tid når det er kaldt. Meld fra til operatør og arbeidsleder umiddelbart hvis du har mistet din Handyman, og sørg for at mobiloperatør sperrer telefonen. Det er egentlig lett å ta godt vare på din Handyman, og det er viktig for du blir fort avhengig av den i din daglige jobb. 6 / 56

7 epocket Handyman Mobile - 4 Oversikt over menyene 4 Oversikt over menyene Hva som vises i menyene er valgfritt og kan stilles inn under Konfigurer-> Meny. Når alt er aktivert vises: Mine oppgaver Oversikt over dine oppgaver. Sette status på oppgaven. Timeregistrering knyttet til oppgaven. Starte og stoppe tidtaking. Timer og kostnader Registrere timer og andre kostnader på ordre. Se på egen timeliste. Du kan også sjekke timer du har ført for kolleger. Signere førte timer. Starte tidtakere. Materiell Registrere forbruk av materiell på ordre. Utarbeide behovsliste. Analyse av billageret. Sende bestilling til kontoret eller til grossisten. Mottakskontroll av varer. Styring av billageret. Telling av billageret. Mottak av elektronisk pakkseddel. Dokumenter Ta bilde Lag skisse Lag kursfortegnelse Legg til dokumenter Uavhengig av ordre kan saksbehandler på kontoret benytte Handyman til å sende ut dokumenter som du trenger. Teknisk dokumentasjon, invitasjon til allmøter, diettsatser etc. Dokumentene sendes ut samtidig med andre ordredata, og det er ikke noe spesielt du må gjøre for å få de tilgjengelig på din Handyman. Du kan legge dokumenter selv i denne mappen og få disse overført til kontoret ved neste synkronisering. Ordrer Ordreliste og registrering på ordre, beskrivelser, timer, materiell, sjekklister. Kunder Finn kunde. Ring, send melding eller epost. Se kart Lag ny ordre Synkroniser Denne funksjonen sender og mottar informasjon til/fra kontoret. Det er viktig å synkronisere flere ganger pr. dag slik at du og kontoret er mest mulig oppdatert. Konfigurer Du kan stille inn en del funksjoner i Handyman slik at den passer din måte å arbeide på best mulig: Ordre- og tidsregning. Alt som har med grunndata å gjøre. Innstillinger i forbindelse med synkronisering. Elementer i hovedmenyen. Du kan se rettighetene som er satt opp på din Handyman. 7 / 56

8 epocket Handyman Mobile - 4 Oversikt over menyene 4.1 Mine oppgaver Her finner du en oversikt over oppgaver du skal utføre. Oppgaver benyttes f.eks. hvis du skal utføre arbeide på ordren i forskjellige perioder, eller når det er viktig å følge opp alle deltakernes ulike oppgaver for å møte kundens forventninger til utført arbeid. Oppgaver kan defineres inne i Handyman Ressursplanlegger, eller i Handyman Mobile. Oppgavene blir synlige i kalenderen din, og kan gi alarmer som påminner deg om kommende oppgaver som skal utføres. 4.2 Timer og kostnader Her finner du funksjoner for signering av timeoversikt pr uke og oversikt over timer du har ført for deg selv eller andre, som beskrevet i kapittel 8. Du finner også funksjoner for å registrere timer og kostnader på en ordre, som beskrevet i kapittel 9.2.6, samt funksjoner for å starte og stoppe tidtakere som beskrevet i brukerveiledningen for tidtakersystemet. 8 / 56

9 epocket Handyman Mobile - 4 Oversikt over menyene 4.3 Materiell Her kan du legge til materiell på en ordre, søke frem og se på materiell, og utføre aktiviteter knyttet til lager og bestilling av materiell som beskrevet i kapittel "Registrering av forbrukt materiell". "Lager og bestilling" er beskrevet i en egen brukerveiledning. 4.4 Dokumenter Her kan du lage dokumenter av forskjellig type, og knytte disse opp mot en ordre. Se også kapittel7 - "Mottak av dokumenter fra kontoret som ikke er ordrerelaterte". 9 / 56

10 epocket Handyman Mobile - 4 Oversikt over menyene 4.5 Ordrer Viser ordrelistene (vanlige, interne og ledige) og tar deg videre til registrering på ordre som beskrevet i kapittel 9, "Hvordan skal jeg arbeide med ordre". 4.6 Kunder Viser kundelisten hvor du kan søke frem til kunde og benytte funksjoner for å: Ringe opp kunden Sende SMS til kunden Sende epost til kunden Se kart på kundens adresse Registrere ny ordre på kunden Se kundens kontaktpersoner og adresser. 4.7 Konfigurer Viser menyen for å konfigurere Handyman, som beskrevet i kapittel 5 - "Konfigurering av din Handyman". 10 / 56

11 epocket Handyman Mobile - 5 Konfigurering av Handyman Mobile 5 Konfigurering av Handyman Mobile Når man har lagt inn adressen til synkroniseringsserveren i Handyman, er det lite annet som må stilles inn. Det er allikevel lurt å sette seg inn i hvilke muligheter som finnes hvis behovet for endringer dukker opp. En del funksjoner kan du selv stille inn på din Handyman, slik at det passer ditt arbeid og de internregler som er definert for bruk. Følgende innstillinger kan gjøres av deg: Tilkoblinger Ordre Sikkerhetskopi Grunndata Meny Oversikt Språk Database Innstillinger for kommunikasjonen med kontoret. Ordrespesifikke innstillinger. Sikkerhetskopiering. (Mest relevant for gamle PDA'er) Innstillinger for grunndata som grossistlister og kundedata. Hvilke funksjoner som skal være tilgjengelig fra hovedmenyen. Oversikt over rettigheter som er satt opp for deg som bruker. Disse er bestemt i Handyman Office på kontoret. Velg språk for Handyman Mobile. Funksjoner for flytting av databasen. 5.1 Tilkoblinger Innstillinger for kommunikasjon/synkronisering er beskrevet i kapittel 6 Synkroniser. 11 / 56

12 epocket Handyman Mobile - 5 Konfigurering av Handyman Mobile 5.2 Innstillinger for ordre Her kan man gjøre valg for: Om du skal vise postnummer/-sted først på arbeidssted i ordreliste. Standard antall ved plukking av materiell: Typisk verdi = 0 eller 1. Dette er det antallet som din Handyman foreslår når du legger materiell inn på ordren. Hvilken lønnsart som skal være standard innstilling. Velger du Sist brukte vil alltid den sist registrerte bli vist neste gang som forslag. Om ansattnummer skal vises i lister hvor ansatte kan velges. Om lønnsartnummer skal vises i liste hvor lønnsarter kan velges. Valg av Standard tastatur som vises i alle sammenhenger der det er behov for dette. I forbindelse med Ny ordre på din Handyman kan du velge om kundens adresse skal kopieres til arbeidssted. Ved å trykke på Vis i ordreoversikt kan du krysse av hvilke opplysninger som skal vises på ordreoversikten. Denne rapporten kan vises på skjermen eller skrives ut på printer. 5.3 Sikkerhetskopiering (Backup og Restore) Du kan krysse av slik at det automatisk blir tatt sikkerhetskopi på din Handyman. Hver gang du er ferdig med registrering på en ordre vil data legges ut på minnekortet. Vil du ta en komplett sikkerhetskopi her og nå trykk på Lagre backup på minnekort. Har du behov for å hente tilbake data fra en sikkerhetskopi trykk på Hent backup fra minnekort. NB! Ikke gjør dette uten å snakke med systemadministrator først. Din Handyman kan ha lagringsplass som ser ut som minnekort. Husk å velge det som faktisk er ditt minnekort; Lagringskort, Storage Card, SD Card, CF Card eller lignende, når du lagrer backup til minnekortet. 12 / 56

13 epocket Handyman Mobile - 5 Konfigurering av Handyman Mobile 5.4 Innstillinger for grunndata Her finner du: Funksjon for å slette prislisten fra grossisten. Dette gjøres kun når man vil erstatte eksisterende med en ny. Funksjon for å slette kundelisten. Dette gjøres kun når man vil erstatte eksisterende med en ny. Om du skal oppdatere alle andre grunndata ved neste synkronisering. Om du skal erstatte all programvare ved neste synkronisering. 5.5 Meny Her bestemmer du hvilke valg som skal være tilgjengelige i hovedmenyen 13 / 56

14 epocket Handyman Mobile - 5 Konfigurering av Handyman Mobile 5.6 Oversikt over dine rettigheter i Handyman Her kan den enkelte bruker se sine rettigheter som er satt opp på kontoret i Handyman Office. Er noen av rettighetene satt feil på din Handyman må du kontakte din arbeidsleder eller systemadministrator for å få det endret. Følgende er definert i Rettigheter: Maskineier Avdeling Eget lager Hovedlager Foretrukket grossist Lageruttak Ditt navn. Hvilken avdeling du tilhører. Nummer og navn på ditt lager. Hva er navnet på din bedrifts eget lager. Dette opplyses kun hvis det er tilgjengelig på din Handyman. Navn på den grossisten som din bedrift fortrinnsvis ønsker å kjøpe materiell fra. Det er også denne grossistens varer som vises i egen vareliste på din Handyman. De andre listene er samlet under navnet grossistlister. Om du har tillatelse til å ta ut materiell fra andre lagersteder enn ditt eget lager. Tidregistrering Om du har tillatelse til å registrere tid for andre enn deg selv. Det kan være en lærling du fører tid for som ikke bruker Handyman. Et annet tilfelle er en som hjelper deg på en jobb en time. For at personen skal slippe å opprette ordren på sin Handyman vil du kunne registrere medgåtte tid på din Handyman. Timelistene blir da oppdatert riktig for begge medarbeiderne. Bestilling Om du har tillatelse til å bestille materiell eller ikke. Dette gjøres i Lager og Bestillingsmodulen inne på kontoret. Du kan enten ha tillatelse til å bestille kun til saksbehandler på kontoret, eller også til grossist. I tillegg kan du ha tillatelse for å bestille til en bestemt ordre eller kun til ditt eget billager. Avtale pris Signatur Ved oppretting av nye ordre er det fire muligheter: 1. Tillatelse for å opprette nye ordre på din Handyman med kjent eller ukjent ordrenummer. Økonomisystemet tildeler kun kjente ordrenummer. 2. Ordre opprettes kun med kjent ordrenummer. 3. Ordre opprettes kun med ukjent ordrenummer. 4. Ikke tillatelse for å opprette nye ordre på den håndholdte i det hele tatt. Om du har tillatelse for å avtale egen pris på enkeltmateriell direkte med kunden. Om det kreves elektronisk signatur fra utførende fagmann for å avslutte ordren. 14 / 56

15 epocket Handyman Mobile - 5 Konfigurering av Handyman Mobile 5.7 Menyvalg under Innstillinger Bytte språk i Handyman Du kan når som helst bytte språk i Handyman. Handyman lukkes for så å starte opp igjen med valgt språk Flytting av databasen (Dette gjelder bare for Windows Mobile 5 eller nyere.) Du kan nå flytte databasen som Handyman benytter til et minnekort. Det er smart hvis du har problemer med plassen (minnestørrelsen på PDA). Hvis du for eksempel har et stort vareregister kan dette løse problemet. Vær klar over at lese- og skrivehastigheten på slike kort kan variere mye. De raskeste minnekortene leser og skriver Mbyte/s og beregnet på raske kameraer. Disse vil egne seg godt i en PDA med Handyman. Har du ikke problemer med plassmangel, anbefaler vi deg å la databasen ligge på enheten (ikke minnekort). 15 / 56

16 epocket Handyman Mobile - 6 Synkroniser 6 Synkroniser Synkronisering er to-veis overføring av data mellom kontoret og Handyman Mobile. Når man har synkronisert, er alle data fra kontoret som er relevant for deg sendt ut og dine registreringer og endringer sendt tilbake. - Alle nye ordre, endringer på ordre, nye oppgaver, lagerbevegelser etc blir sendt ut til deg, og nye registreringer og endringer fra deg blir sendt i retur til kontoret. Handyman kan benytte trådløst nettverk, mobilt internett (GPRS, EDGE, 3G), eller via USB inne på kontoret. Dette er avhengig av hvilke funksjoner din mobile enhet støtter. I tillegg vil mobildekningen variere fra sted til sted, med hensyn til hvilket nett som blir valgt. Din mobile enhet velger selv det som er raskest. 6.1 Innstillinger for synkronisering Når Handyman skal synkroniseres med kontoret kan du befinne deg ute i felten eller inne på kontoret, og da er det to forskjellige måter å synkronisere på. Er du ute synkroniserer du over internett, og er du inne kan du synkronisere via trådløst nettverk eller USB. Innstillingen for å skille på dette ligger under Synkroniser via. Synkroniser via Normalt er Min Internettleverandør (My Internet Provider) den valgte forbindelsen når du synkroniserer ute. Skal du synkronisere inne på kontoret brukes gjerne Mitt arbeidsnettverk (My Work Network). Server adresse Skal inneholde IP-adressen eller internettadressen til synkroniseringsserveren, i tillegg til port (nummer). Alternativ adresse Synkroniserer du via mobilt internett (GPRS/3G) i tillegg til synkonisering inne på kontoret, skal du her angi adressen til bedriftens brannmur. Din Handyman vil alltid prøve å koble til alternativ adresse først hvis denne finnes. Koble til onlinetjenester via Koble til Internett via angir hvilken forbindelse som skal benyttes når du skal benytte andre tjenester over internett som Handyman støtter. Dette navnet og innstillinger rundt det er som regel noe du får fra din mobiloperatør. Min IP Viser din IP-adresse i det nettverket du er koblet til. Synkronisering og dokumenter. Har du store jobber med mange dokumenter vedlagt ordren, er det lurt å slette dokumenter fysisk fra din Handyman for å spare lagringsplass. Dette gjøres under Dokumenter-fanen under Registrering på ordre. Når du har et dokument i fokus kan du velge å fjerne dokumentet. Du kan når som helst be om å få det sendt ut igjen fra kontoret hvis du senere vil se dokumentet. Skal du kommunisere med kontoret trykker du på Synkroniser. Datautvekslingen starter umiddelbart, og du kan følge med på hva som skjer. Du kan avlese hvilke datamengder som er sendt og mottatt, samt hvor lang tid det tok. En synkronisering skal alltid avslutte med meldingen Synkronisering OK. Snakk med din systemadministrator hvis du ikke vet nøyaktig hvordan synkroniseringene skal stilles inn. 16 / 56

17 epocket Handyman Mobile - 7 Dokumenter fra kontoret som ikke er tilknyttet en ordre 7 Dokumenter fra kontoret som ikke er tilknyttet en ordre Ønsker saksbehandler å sende ett eller flere dokumenter ut til deg som ikke er knyttet til en bestemt ordre, befinner disse seg i Dokumenter. Disse er tilgjengelig så lenge du vil ha dem liggende i Handyman. Det er først og fremst dokumenter av typen Word, Excel, bilder, lydmeldinger, PDF-dokumenter og PowerPoint som egner seg. Dette fordi din Handyman er utstyrt med programmer for å vise nettopp denne typen dokumenter. Det er i Handyman Office på kontoret man har verktøy for å sende dokumenter ut til enkeltpersoner eller til alle i en avdeling. I tillegg kan du legge dokumenter selv i denne mappen og få disse overført til kontoret ved neste synkronisering. Eksempel på dokumenter er utsendelse av møteinnkallelse, lønnslipp, nye forskrifter, teknisk info etc. 17 / 56

18 epocket Handyman Mobile - 8 Hvordan jeg ser min timeliste 8 Hvordan jeg ser min timeliste Timer og andre kostnader kan registreres i modulen Registrering på ordre eller modulen Timer & kostnader. For hver registrering du gjør i denne modulen blir timene logget slik at du finner dem igjen under modulen Timer og kostnader. 8.1 Siste timer og kostnader Hovedmeny->Timer og kostnader->siste timer og kostnader Her ser du en oversikt over de 7 siste dagers aktiviteter, med dagens registreringer markert med egen farge i grafen og listen under. Den loddrette stiplede linjen viser hvilken uke du er i, og den vannrette viser normal arbeidsdag. For bare å se dine registreringer i perioden uavhengig av ordre velger du deltaker knappen ( ), hvis du vil se alle dine registreringer på ordren du kommer fra velger du ordre knappen ( ). 8.2 Timeoversikt Hovedmeny->Timer og kostnader->timeoversikt. Her vil du finne alt du har registrert de siste tolv ukene. Du kan se det som funksjon av hvilke ordre de er registrert på, eller funksjon av hvilken dato de er registrert på. Alle timeregistreringer ligger lagret inne på kontoret. Det du har i din timeliste er bare kopier av disse dataene. 18 / 56

19 epocket Handyman Mobile - 8 Hvordan jeg ser min timeliste Skriv ut fra din Handyman Velger du Skriv ut vil skjermen vise rapporten slik bildet under illustrerer. Alle steder i Handyman der du har Skriv ut tilgjengelig kan du gjøre følgende: Skrive den ut på papir via Bluetooth-kommunikasjon. Sende timelisten som e-post. Dette forutsetter at din mobile enhet er innstillt for dette. Lagre den lokalt på din mobile enhet, for eksempel på minnekortet. Snu skjermen slik at rapporten tilpasses skjermstørrelsen. Linjene blir da brutt slik at du slipper å rulle rapporten horisontalt. Menyen nederst til høyre i skjermbildet gir disse mulighetene Føring av timer for andre Fører du timer for andre medarbeidere vil du se en timeliste for de kollegaene du har ført for. Timelisten viser kun de timene du har ført for kollegaene. Har dine kollegaer Handyman vil føringene du har gjort for disse også vises i timelisten i deres Handyman. Dette forutsetter at kollegaen du har ført timer for har synkronisert etter at du sendte registreringen inn til kontoret ved å synkronisere. Bildene illustrerer måtene å vise listen på. I menyen nede vises Totaler og Detaljer. I høyre bilde ser du Totaler pr lønnsart pr dag. Trykker du på Detaljer, vil bildet til venstre vises med detaljer for hva som er ført pr. dag og til hvilken ordre. Se forøvrig under Innstillinger -> Rettigheter -> Tidregistrering om du har lov til å registrere timer for andre. 19 / 56

20 epocket Handyman Mobile - 8 Hvordan jeg ser min timeliste Signering av timer For å signere registerte timer for valgt medarbeider må du klikke på kalender-ikonet og velge Uke og OrdreNr. i filteret. Timer for valgt uke og ordre vises i listen. Menyvalget Signer er tilgjengelig i menyen nederst til høyre i skjermbildet hvis det er noen signerbare timer i listen. Du får da opp en oversikt over lønnsarter som må signeres nedover, og ukedagene bortover, med summering lengst til høyre. Trykk OK for å signere timelisten. Etter at kunden har godkjent timelisten og signert den for valgt uke, vises signerte timer i listen med et lite signatursymbol eller (ettersom hvor stor skjerm du har), og det er i den valgte uken ikke mulig å signere flere timer for den valgte ordren av kunden. Hvis dette er ønskelig må kundens signatur for timelisten slettes inne på kontoret i Handyman Office og timene må signeres på nytt av kunden på PDAen ettert at du ha synkronisert. 20 / 56

21 9 Hvordan skal jeg arbeide med ordre Det er viktig at du som Handymanbruker samarbeider med de på kontoret og blir enige om hvilke rutiner og arbeidsformer for Handyman som skal gjelde i bedriften. Ordre kan også oppstå ute i felten med kjent eller ukjent ordrenummer, med eksisterende eller ny kunde. 9.1 Ordretype Det er to forskjellige ordretyper på din Handyman: Kundeordre er ordre hvor det er en kunde som er knyttet til oppdraget. Internordre er ordre hvor oftest egen arbeidsgiver er kunde på ordren, og brukes vanligvis i disse situasjonene: Føring av all tid som er knyttet til sosiale hendelser som sykdom, ferie, permisjon etc. Føring av indirekte tid internt som plunder og heft, rydding på lager, møte med sjefen, allmøte etc. I tillegg har vi Ledige ordre, dette er ordre som ikke har blitt tildelt deltager og som kan plukkes opp av brukerne av Handyman ute. 9.2 Registrer informasjon på ordre Dette skal registreres på en ordre. Hvilke oppgaver er utført Hva er forbrukt av materiell Medgått tid og andre kostnader Utfylling av sjekklister Vedlegg av dokumenter, bilder etc Meldinger mellom deg og kontoret Informasjon om kunder og kontakter Det er flere måter å registrere mot en ordre på, du kan velge å gå inn via Mine oppgaver, Timer og kostnader, eller Materiell, og så velge en ordre, eller du kan gå inn på ordrelisten ved å velge Ordre og så legge inn registreringer. 21 / 56

22 9.2.1 Ordrelisten Ordrelisten viser jobbene som er tildelt deg. Den kan sorteres etter flere kriterier, se bilde til høyre. Du kan sortere stigende/synkende ved å velge samme kriteriumflere ganger. Til høyre for valgt sorteringskriterie (her Prioritet) ser du et lite symbol som du ved å peke på kan bestemme om listen skal vise to eller tre linjer med informasjon. Det er tre ordrelister som flikene nederst i bilde viser: Kundeordre Internordre Ledige ordre Flikene for disse tre listene vises kun når det er ordre av denne typen sendt til deg. Fet skrift betyr ordre som ikke er aktivert. Normal skrift betyr at du allerede har aktivert denne jobben. Blått ordrenummer viser at ordren har blitt tildelt et ordrenummer fra Handyman Office. Sort ordrenummer viser det har blitt tildelt et nummer fra økonomisystemet. Ordreinformasjon i kursiv viser at dette er en ny ordre fra deg som ennå ikke er synkronisert eller overført til kontoret. En slik ordre uten kjent ordrenummer vil ha et midlertidig ordrenummer i sort kursivskrift. Dette erstattes med et blått ordrenummer ved første synkronisering. Er en slik ordre blitt behandlet på kontoret og tildelt ordrenummer i økonomissystemet, vil dette nummeret erstatte andre ordrenummer laget av din Handyman. Symboler brukt i ordrelisten: Melding fra kontoret. Ordren har høy prioritet. Ordren har lav prioritet. Kart over arbeidsstedet knyttet til ordren (sendt fra kontoret automatisk hvis innstillingen er avkrysset inne i Handyman Office). Ordren er avsluttet. 22 / 56

23 Hva du kan gjøre med ordrelisten som er i fokus Har du ordrelisten i fokus og du har knapperaden synlig for en ordre (pek på ordren) kan du bruke følgende funksjoner: Start reise. (Hvis tidtakerfunksjon er aktiv) Start arbeid. (Hvis tidtakerfunksjon er aktiv) Vis kart. Skriv ut ordreoversikt på skjerm, til e-post, eller lagre. Velg fra undermeny (Varierer ut i fra tilstand på ordre. Pek utenfor menyen for å gå tilbake uten å gjøre et valg) Endre status Ring kunde Gjør om til ledig ordre Aktivere ledig ordre Avvis ordre Slett ordre Gå til ordren Menyvalg Slett en eksisterende ordre fra din Handyman. Dette sletter ikke ordren på kontoret eller for andre andre ordredeltakere. Aktiver ledig ordre. Har du valgt fanen Ledig ordre kan du aktivere/melde deg som hovedansvarlig på en ordre som ikke er tildelt noen deltaker ennå. Ordren betraktes da som en vanlig ordre du er deltaker på, og andre kollegaer kan bli deltakere på ordren ved et senere tidspunkt. Gjør om til ledig ordre. Hvis du har startet på en ordre, men noen andre må fullføre den, kan du her sette den til ledig slik at de kan fortsette på den. Avvis ordre Hvis du av en eller annen grunn ikke kan utføre en ordre, har du mulighet til å avvise den. Når du velger Avvis, så må du velge en årsak til avvisningen. Avvisningsårsaker defineres som kategorier inne på kontoret. Du bestemmer selv i modulen Innstillinger under fanen Ordre -> Vis i Ordreoversikt hva du vil ha med i denne oversikten. 23 / 56

24 Ny ordre I Handyman Administrator kan din saksbehandler definere om du skal få lov til å opprette nye ordre i Handyman Mobile. Hvis Ny er inaktiv, med grå farge, har du ikke lov til å opprette nye ordre. Under befaring kan du bruke Handyman til å lage en arbeidsbeskrivelse for de som skal utføre arbeidet. Lager du en ny ordre må du velge kunde ved å oppgi kundenummer eller trykke på kundesymbolet for å velge blant de kunder du har i egen kundeliste. Du har deretter tok alternativer: Oppgi et eksisterende ordrenummer. Dette ordrenummer skal være et ordrenummer fra økonomisystemet. Operere med ukjent ordrenummer. Er det ny kunde vil du bli styrt rett inn i kundebildet når du har opprettet ordren. Du kan krysse av for om det skal lages en ordrebekreftelse på kontoret når du synker den nye ordren. Denne vil kunne sendes direkte til kontaktpersonen på oppdraget etter første synkronisering. Trykk Neste: Velg Kategori Hvis det er definert ordrekategorier på kontoret, kan det være krav til at du velger dette. (Kategorier brukes f.eks. til kalkyler og for å følge opp hva slags oppdrag som blir utført.) Trykk Neste for å legge på deltager, og du har tre valg: Velg En deltaker som er deg selv. Da er du alltid Hovedansvarlig. Velg Flere deltakere. Du vil få et valg der du kan krysse av for de kollegaer som skal være med på jobben. Ledig ordre vil si du ikke vet hvem som skal utføre jobben ennå. Når ordren er sendt inn til saksbehandler kan man: Definere hvem som skal utføre jobben. La den være en ledig ordre, og den blir sendt ut til de kollegaene som har oppfylt kriteriene for mottak av denne. Når du har laget en ny ordre i Handyman, så blir den vist i kursiv i ordrelisten. Dette forandrer seg etter neste gang du synkroniserer. 24 / 56

25 Åpne en ordre for registrering I tillegg til symbolene i knapperaden, beskrevet over, kan du også se symboler for prioritet og meldinger i ordrelisten: Er det satt høy prioritet på en ordre vil et utropstegn bli synlig. En gul lapp viser at ordren inneholder en melding fra kontoret. Denne blir synlig når du velger ordren. Du åpner en ordre ved å klikke på pilen til høyre i knapperaden på ordren. Legg merke til at det vanligvis er færre faner å velge blant når du velger Intern ordre enn Kundeordre. Hvilke faner som er inkludert avhenger av hva som er innstilt for disse to typene. Dette kan stilles inn for hver enkelt ordre inne på kontoret. En ledig ordre ervanligvis en kundeordre. Når ordren er åpnet for registrering ser du følgende faner som deler ordreinformasjonen i ulike deler: Generell ordreinformasjon. Kundeinformasjon, som adresse og kontaktperson. Oppgaver utført. Beskrivelse av oppdrag. Registrert materiell. Registrerte timer og andre kostnader. Dokumenter vedlagt inkludert bilder og skisser. Sjekklister utført med eventuelle bilder, skisser og signaturer. Meldinger til og fra kontoret. Ved å klikke på hver enkelt fane ser du hva som er registrert. De neste kapitlene viser detaljer om dette. Når du jobber med ordren under et virkelig oppdrag velger du ulike faner avhengig av hva du har fokus på. Det er ikke nødvendig å gjøre dette i en bestemt rekkefølge. 25 / 56

26 9.2.2 Generell ordreinfo I denne fanen ser du om det er en Regningsordre, Anbudsordre eller Fastprisordre. Er det en Regningsjobb blir kostnadene normalt fakturert kunde slik de påløper. Er det en Anbudsjobb vil ikke totalsummen vises for oppdraget. Er det en Fastprisjobb vil avtalt beløp normalt være definert. Er det avtalt en start dato og -tid eller ferdig dato og tid, er dette angitt. Rekvisisjon, Hovedordre og Kunderef kan brukes hvis kunden ønsker å referere til disse, og navnene på feltene avhenger av hva økonomisystemet benytter de til, eller så kan man sette terminologi i Handyman Administrator. En ny ordre vil alltid få tildelt et eget Handyman-ordrenummer. Under prosessen vil nummeret automatisk bli erstattet med økonomisystemets ordrenummer (hvis Handyman er integrert med et økonomisystem). (Ordre-) Kategori, Ordretype og Anleggstype er valgte begreper for å plassere ordren i et ordnet system. Kategori kan ikke endres når en ordre er laget, fordi det er knyttet sjekklister og eventuelt kostnadsbærere til valgt kategori. Disse kategoriene brukes for å analysere og klassifisere ordrene inne på kontoret, og kan defineres med annen terminologi i Administrator. En ordre med flere deltakere kan defineres med forskjellig dato og tid for når de ulike deltakerne skal bidra på oppdraget. Kostnadsbærere er et begrep som benyttes i noen av økonomisystemene som er integrert mot Handyman, for eksempel Visma Contracting. Disse brukes for å kunne angi både materiell- og timeforbruk mer presist enn bare ordrebegrepet. For eksempel: jordinganlegg, varmeanlegg, nødlysanlegg, bad, kjøkken osv. Prosjektregnskapet på kontoret kan da settes opp som funksjon av disse kostnadsbærerne. Metodikken og navnet på kostnadsbærerne varierer i de forskjellige økonomisystemene, samt ulike oppdrag setter forskjellige krav. På Deltaker-fanen ser du: Hvem som er saksbehandler. Hvem som er hovedansvarlig på jobben. Eventuelt andre deltakere som er satt på jobben. Symbolene til venstre forteller hvilken status ordren har i forhold til deltakerne. I eksempelet har Åsmund avsluttet sin del av arbeidet, mens på Magne viser toveis-pilene at ordren er hentet men ikke avsluttet. 26 / 56

27 På Kostnadsbærer-fanen ser du: Hvilke kostnadsbærere som gjelder denne jobben og eventuelt standardverdier. Når tid, andre kostnader eller materiell blir registrert på jobber som krever kostnadsbærere, blir du bedt om å angi hvilken kostnadsbærer som skal brukes hver gang du registrerer noe. At brukeren alltid må registrere hvilken kostnadsbærer materiell eller timer skal registrere på bestemmes fra kontoret. Man kan skille mellom arbeid på kjøkken, bad eller garasje. En annen kostnadsbærer kan skille mellom avtalt med kunde og tilleggsarbeid. Sluttkunden vil få en bedre strukturert faktura, samt at prosjektregnskapet kan vise de forskjellige delene av oppdraget. Inne på kontoret er det mulig å gi betegnelsene KB1, KB2 osv andre navn Hva du kan gjøre i menyen når du har Generell ordreinfo i fokus På Generell info kan du velge Skriv ut nederst til venstre, da lages en ordreoversikt som du kan: Se på skjermen. Lagre lokalt på din Handyman. Sende som e-post. Skrive ut. I Meny nederst til høyre kan du: Legge til Nye deltakere på oppdraget. Nye kostnadsbærere kan lages på ordren ute (når Handyman er integrert med økonomisystem, så styres dette fra økonomisystemet) Send SMS til kontaktpersonen på oppdraget. Ring til kontaktpersonen på oppdraget. 27 / 56

28 9.2.3 Kunde Det er alltid knyttet en kunde til en ordre i din Handyman. Kundenr Avhengig av instillinger på kontoret så kan dette være påkrevet. Hvis du har utelatt det så oppretter Handyman det automatisk når du synkroniserer med kontoret. Navn Beskriv om det er Firmakunde eller Privatkunde. Hvis Firmakunde, så er det viktig at Organisasjonsnummeret er inkludert, ellers hvis Privatkunde, så er det Etternavn og Fornavn som beskrives Lager du et oppdrag på din Handyman for en ny kunde er det viktig du legger inn organisasjonsnummeret. Saksbehandlerne på kontoret kan lettere se om dette faktisk er en ny kunde. En del sliter med mange forekomster av samme kunde som er registrert med ulike navn. Organisasjonsnummeret gjør det lettere å avgjøre om dette er en ny eller eksisterende kunde. Arbeidssted Adressen og eventuelt husnummer med postnummer og sted. Er GPS benyttet kan du velge Hent GPS posisjon og oppdatere aktuell posisjon med Lengde- og Breddegrad, samt oppdatere eventuell gateadresse. Kontakt(-person) Formalia til kontaktpersonen. Er det angitt mobiltelefon til kontaktpersonen kan du ringe eller sende SMS direkte. Er det angitt e-postadresse kan du sende e-post. Dette forutsetter at din Handyman er satt opp for å sende og motta e-post. Adresse (Faktura adresse) Adressen til kunden kan være forskjellig fra arbeidsstedsadressen. Se under Konfigurer->Ordre->Annet. Ved å krysse av for Kopier adresse til arbeidssted når kunde velges, vil det som er skrevet under Adresse-fanen bli kopiert til Arbeidssted-fanen når en kunde velges fra din kundeliste i Handyman. 28 / 56

29 Hva du kan gjøre i menyen når du har Kundeinfo i fokus I Kart-menyen kan du: Navigere til kunde i Google maps. (Google maps kan lastes ned og installeres gratis.) Krever GPS. Vise kart i Google maps. Navigere til arbeidssted i TomTom Navigator. Dette krever TomTom Navigator og GPS. Vis arbeidssted i TomTom Navigator. Vis kart fra en karttjeneste som ikke krever GPS. Dette krever internettilgang på din Handyman. I Meny kan du: Velge kunde. Send e-post til kontaktperson. Send SMS til kontaktperson. Ringe til kontaktperson. 29 / 56

30 9.2.4 Beskrivelse Her finner du beskrivelser lagt inn på kontoret, og du kan beskrive presist hva du har utført under oppdraget. Kunden vil få bedre oversikt over oppdragets innhold, og risikoen for reklamasjon kan synke hvis utførte oppgaver er presist beskrevet. Din Handyman har ordbøker som er ment å hjelpe deg å skrive arbeidsbeskrivelser raskt og uten skrivefeil. Husk at ingen kan gjøre dette bedre enn deg, og den som utfører arbeidet er også best til å beskrive det. Dette forutsetter at noen tar ansvar for innholdet i ordbøkene. Alle bransjer og fag har sin terminologi, og dette må legges inn i ordbøkene i samarbeide med kontoret. For å lage en beskrivelse ved hjelp av ordbok gjør du slik: Trykk Ny nede til venstre for å lage en linje for beskrivelse. Velg dato for utførelsen (dagens dato blir foreslått). Velg riktig ordbok. Velg ord i tre lister: For hvert valg åpnes automatisk neste liste slik at det er lett å velge i hver enkelt liste. Oppgave Hva Hvor Når du har konstruert en setning, f.eks: Montert varmepumpe i kjeller, klikker du på Legg til hvis du skal legge til flere, eller OK for å legge til og gå ut. Hvis det er krav til kostnadsbærere på ordren vil du også kunne legge dette inn på beskrivelsen. Det finner du under fanen Kostnadsbærere. Du kan også bruke tastaturet på skjermen kombinert med ordbøkene. Dette for å konstruere riktig setning som beskriver det du har utført. Felles/Intern: Fjerner du krysset for Felles betyr det at ingen andre deltagere på ordren vil se denne beskrivelsen, men den er alltid synlig i Handyman Office på kontoret. Har du krysset av for Intern blir beskrivelsen merket slik at den ikke kommer på fakturaen til kunden, men kun til internt bruk på kontoret. I tillegg kan du velge om den vises på flere av rapportene i din Handyman. De samme ordbøkene er tilgjengelig når du registrer timer, og når du skal skrive tekst i forbindelse med utfylling av sjekklister. Lag ordbøker også for slikt bruk. Dette vil redusere skrivefeil og sørge for at alle bruker samme begreper i bedriften. NB! Hvis det mangler ord i ordbøkene som du stadig trenger, gi beskjed til ansvarlig for Handyman inne på kontoret. Det er lett å legge inn nye ord og uttrykk (Grunndata/Ordbøker). 30 / 56

31 Hva du kan gjøre i menyen mens du har beskrivelsen i fokus Når du har valgt en linje i beskrivelsen kan du: Endre beskrivelsen. Lage en kopi av den linjen. Slette linjen. Velges Ny kan du lage en ny linje i beskrivelsen. I Meny kan du: Slette en linje. Vise dato. Dette viser dato for når beskrivelseslinjen ble utført. Filter. Dette gir mulighet for å fjerne visningen av beskrivelseslinjer basert på ulike kriterier. Det kan være praktisk under større oppdrag med hundrevis av linjer. NB: Linjene blir ikke borte i din Handyman, bare visningen. 31 / 56

32 9.2.5 Registrering av forbrukt materiell Forbruk av materiell bør registreres fortløpende etter hvert som jobben utføres. Det viser seg at mange bedrifter får mye svinn fordi man lett glemmer å registrere alt når det går tid fra utførelse til registrering. Tips: Det er viktig å sette Foretrukket grossist i Handyman Office før man begynner å bruke Handyman. Ta stilling til om bedriften skal bruke Varepakker for å gjøre registrering av materiell raskere. Varepakkene lages i Handyman Office på kontoret, og ikke på din Handyman. Ta stilling til om lageret på servicebiler skal være tilgjengelig når du plukker materiell. Dette forutsetter at din bedrift har besluttet å lagerstyre eventuelle servicebiler. Det er to hovedtyper materiell som kan registreres på din Handyman: Materiell som har et registrert varenummer fra leverandør. Diverse vare uten kjent varenummer. Dette er ofte innkjøpt i forbindelse med en jobb hvor noe mangler, eller hvor leverandør ikke har gitt varenummer som f.eks. festemateriell/skaffevarer. Materiellisten viser det som er registrert på ordren. NB: Registreringer kan bli borte fra listen etter synkronisering hvis kontoret har satt opp slik at historiske registreringer ikke skal sendes tilbake til Handyman Mobile. Hvem kan registrere materiell på en ordre? Du kan registrere materiell på din Handyman. Andre deltakere på samme ordre kan registrere materiell. Alle kan se alt som er registrert når synkronisering er gjort. Saksbehandler på kontoret kan legge til materiell på ordren. Du vil se dette når første synkronisering av materiellet er registrert på kontoret Plukk-funksjonen avansert søk etter materiell Trykk på Plukk for å finne og registrere materiell. Det er fem forskjellige kilder eller metoder for å finne riktig materiell: 1. Ditt i eget bil-lager eller Hovedlager 2. Grossistlister 3. Behovslister, Varepakker og Mottatte bestillinger. 4. Favoritter og mest brukte 5. Finn frem og søk i Varegrupper 32 / 56

33 Søk etter vare Uansett hvilken kilde du søker i eller hva du har valgt å søke etter, så fungerer søkefunksjonen som beskrevet under. Husk at det alltid er raskest å søke på varenummer som i eksempel 5 og 6 under. Alternativer for søk: 1. Skriv tekst som er inneholdt i varebetegnelsen i eksemplet Stikk finnes 20 varer. 2. Skriv gjerne flere begrep med mellomrom Stikk vegg. I dette tilfelle vil den bare markere varelinjer som inneholder begge tekstene, men kun det første begrepet, Stikk er merket i selve varelinjen. I eksemplet reduseres antall varer da til Et annet eksempel er søk etter Ølflex varelinjer dukker opp. 4. Søker så etter Ølflex så minskes varelinjene til 12 i eksemplet. 5. Hvis søket starter med tall, så vil søket prøve å finne varenummer som tilfredsstiller dette: I eksempelet er 1510 søkebegrepet, og den finner alle varer som begynner på 1510 (16) 6. Hvis søke starter med 1510 mellomrom rs, så finnes de 10 varene som tilfredsstiller dette. 33 / 56

34 Søk i varegrupper I enkelte bransjer er det laget et system med grupper av varer som gjøre det enklere å finne varer. 1. Velg Varegruppesøk 2. Velg eventuelt varegruppetype (hvis du har mer enn 1 gruppe), for eksempel Elektro 3. Velg for eksempel Kabel varegruppene på neste nivå vises 4. Velg Installasjonskabel varegruppene på neste nivå vises. Legg merke til at navnet på den valgte gruppen alltid står øverst med en pil mot venstre slik at du kan gå opp i vareguppehierarkiet. Tilsvarende er det en pil mot høyre i valgt vareguppe for å gå ned i den samme strukturen til neste undernivå. 5. Du kan søke på vanlig måte, både når du har nådd bunnen i strukturen og ser varelinjene listet opp i gruppen, men også når du har valgt en varegruppe som har ett eller flere nivåer til bunnen. 6. Når du har nådd helt til "bunnen", velger du en vare for å legge på ordren. Klikker du på det grå feltet i listen med materiell, får du opp en undermeny hvor du kan velge å få vist detaljer, sende en vareforespørsel eller legge til varen som favoritt. 34 / 56

35 Favoritter og Mest brukte For å redusere tiden det tar å finne riktig vare, har vi introdusert to metoder som er praktiske og smarte: Favoritter Du kan når som helst definere en vare som favoritt. Da legges den inn i din egen favorittliste og merkes med en. Du kan slette varer fra Favoritter. Bruk menykommando eller pek på det grå feltet til høyre ved respektive vare. Mest brukte Hver gang du bruker en vare, så vil systemet notere at den er brukt og vedlikeholde en liste med de mest brukte varene. Denne topp-100-listen gir deg lett adgang til det som brukes mest. Det fine er at du ikke behøver å definere dette selv slik du må med favoritter. Den bygger seg automatisk opp. Det er kun antall ganger brukt som telles og ikke mengden brukt Legg til vare Når du har funnet den varen du søkte trykker du Legg til. Du kommer deretter inn i et skjermbilde hvor du skal angi: Antall, Lager, Dato og evt Referanse Priser, Kostnadsbærere og Serienummer er tilgjengelig som egne undervalg. Trykk OK for å registrere materiellet på ordren. Du er da tilbake i søkebildet, og kan finne flere varer og gjenta punktene over. Endre Prisinformasjon: Pris til kunde. Om prisen er oppgitt inkludert merverdiavgift. Om prisen er avtalt med kunde. Endre Kostnadsbærer(e): Du kan endre de registrerte kostnadsbærere her. Endre Serienummer: Skal du registrere ett eller flere serienumre på en vare, vil antallet serienumre registrert gi antallet automatisk for varen. Slett et serienummer ved å holde pennen inne over serienummeret i listen. Velg Slett fra menyen som dukker opp på skjermen. Bruk gjerne skanner for å skanne inn flere serienumre etter hverandre. 35 / 56

36 Rediger registrert materiell Har du behov for å endre informasjon om allerede registrert materiell, er det bare å klikke på varelinjene i materielllisten. Da har du tilgang på alle feltene som da du la til varen Registrere Diverse-vare Velg Ny i menyen for å registrere materiell innkjøpt for anledningen, eller vare som ikke har kjent varenummer. Registrer følgende: 1. NB! Ikke skriv inn noe varenummer. 2. Varetekst. 3. Antall. 4. Eventuell dato hvis forskjellig fra dagen i dag. 5. Eventuell referanse. 6. Åpne gruppen Priser. 7. Vet du hva kunden skal betale angi Kostpris og eventuelt Kundepris. 8. Knappene kan brukes til å beregne et påslag og en eventuell % - rabatt. 9. Er kostnadsbærere relevant må det defineres på samme måte som for annet materiell. 10. Er Serienummer relevant kan du registrere dette et antall ganger lik antallet du har registrert av varen. Er varen for eksempel ti stk telefoner kan du registrere serienummer for hver av dem. For å spare tid på kontoret i forbindelse med fakturering er det en fordel om du kan angi både kostpris og kundepris. Registreringen blir da godtatt umiddelbart som grunnlag for fakturering Vareforespørsel mot andre lagersteder (hvis billager) Har du en bestemt vare i fokus kan du gjøre en forespørsel om denne varen til kontoret eller direkte til dine kolleger. Begge metodene er automatisert slik at ingen må bruke tid på dine forespørsler. 36 / 56

37 Når du søker etter varer og finner det du er ute etter, eller har fokus på materiell som er registrert på ordren, kan du enten velge i menyen eller peke i det grå feltet til høyre for respektive materiallinje i listen. Ved å velge Vareforespørsel vil du få opp to valg: 1. Vareforespørselen sendes til kontoret. Da vil alle lagersteder som din Handyman har oversikt over beholdningen på, gi tilbakemelding om aktuell beholdning av forespurt vare. 2. Spesielt kodet SMS som automatisk sjekker lagerstatus for alle andre Handyman-brukere som har billager. Det er verdt å merke seg at du ikke blir forstyrret i ditt arbeide mens sjekken pågår. Den kodede SMS en undersøker selv innholdet på billageret og sender svar tilbake om status. Den som har forespurt varene vil få en ringeknapp direkte til den som har materiellet Ekstra menyvalg i listen for registrert materiell Velg en linje i listen med registrert materiell og du får opp en knapperad som tilsvarer noen av valgene i menyen nede til høyre: Linjer uten hengelås-ikon kan endres. Hvis linjen du har fokusert på er låst, vil registreringen vises uten mulighet for endringer. Velg Lag kopi for å lage en kopi av den linjen du har i fokus. Dette er lurt når du skal justere antallet på en låst linje, for eksempel ved registrering av retur. Velg Slett for å slette linjen. Velg Total for vare for å få summert både gamle og nye registreringer på ordren av samme varenummer. Velg Vareforespørsel. Se beskrivelse i forrige underkapittel. 37 / 56

38 Bruk av Varepakke Varepakker kan lages inne på kontoret eller de kan lages av deg i Lager og bestilling. Hensikten er å kunne registrere mange materiellinjer med ett klikk. De kan brukes likt, forskjellen er at du kan endre dine egne, men ikke varepakker som lages på kontoret. Bruker du en varepakke på en ordre kan du endre innhold på begge typer. Instruksjon for å bruke en varepakke på en ordre: 1. Velg Varepakke 2. Velg riktig Varepakke i listen. 3. Velg Antall pakker (hvis mal). 4. Hver linje kan krysses av/bort. 5. Fjerner du krysset blir ikke linjen med. 6. Peker du på en linje kan du endre antallet. 7. Når du er fornøyd med innhold og antall pakker trykker du Legg til. 8. Er det krav om kostnadsbærer på ordren må du registrere dette før du får lov å legge pakken til. Alle linjer i pakken blir registrert på samme kostnadsbærer. Skal du fordele linjene på forskjellige kostnadsbærere, må du inn på hver enkelt linje i etterkant for å registrere riktig kostnadsbærer. 38 / 56

39 Vis-menyen når du har fokus på registrert materiell En del mobile enheter har liten skjerm, og det er alltid en utfordring å vise det som er viktig. Derfor har du et valg på hva du ønsker vist: Beskrivelsen av materiell. Varenummer 2 (hvis det benyttes) Eventuell referanse for materiellet. Dato for når det ble registrert. Hvem som har registrert materiellet på ordren. Hvilken enhet for materiellet. Hvilken grossist som har levert materiellet. Serienummer som er registrert for materiellet. 39 / 56

40 9.2.6 Registrering av tid og andre kostnader Forbrukt tid registreres fortløpende etter hvert som jobben utføres. Det er viktig at bedriften tar stilling til noen rutiner før man setter systemet i drift og gjør instillinger for dette i Handyman Administrator. Hvilke lønnsarter skal være lovlig å bruke for hver enkelt medarbeider, eller gruppe av medarbeidere. Hvilke regler gjelder for bruk av hver enkel Handyman? Lag regler i din bedrift hvis du ikke allerede har det. Husk å ha regler også for lønnsarter av typen plunder og heft, og ikke tillatt bruk av slike lønnsarter uten krav om tilleggstekst. Skill mellom hvilke lønnsarter som skal være tilgjengelig for bruk på kundeordre, og hvilke som skal brukes på internordre. Ta stilling til hvilke medarbeidere som kun skal registrere egne timer, og hvem som skal registrere andre medarbeideres timer. Sjekk at det er overensstemmelse mellom reglene satt opp i Handyman og for fakturering av timer og avlønning for den enkelte medarbeider Registrer tid eller kostnad på ordren Trykk på Ny nede til venstre for å registrere tid eller andre kostnader på ordren. For hver registrering skal du ta stilling til følgende: 1. Hvilken dato som gjelder for registrering av tid. Dagens dato er normalen, og varseltrekanten med uttropstegn viser at du har registrert en annen dag enn dagen i dag. NB! Inne på kontoret kan man, pr. lønnsart, sette begrensninger for hvor lang tid fremover du kan datere en registrering. 2. Normalt angir du deg selv, men har du rettigheter kan du velge en annen Ansatt. I slike tilfeller er kollegaens lønnsarter lovlig å bruke. 3. Velg Lønnsart i liste. 4. Angi Antall, Kilometer eller Beløp. 5. Eksternt bilag finnes gir mulighet for å melde til kontoret at det finnes en faktura/kvittering som må behandles før fakturering/lønnsberegning. 6. Trykk Legg til og den siste registreringen vises i bildet, eller OK for å avslutte registrering av tid. Tooltip i listen over registrerte timer viser tilleggsinformasjon 40 / 56

41 Registrering av lønnsart som krever kjørebok bruk av egen bil i tjeneste Hvis det for en lønnsart er satt krav til kjørebok inne på kontoret, så vises Kjørebok i listen Legg til på ordre. Pek på denne linjen for å fylle inn kjørebok. Du må fylle inn tilstrekkelig informasjon til at de på kontoret kan få laget din kjørebok i forbindelse med bruk av egen bil. Har du ABAX-løsning, så henviser vi til produktark for føring av kjørebok med ABAX Bruk av liste for å registrere flere lønnsarter Har du stadig behov for å registrere en samling med lønnsarter kan det være lurt å benytte Liste. Først bygger du opp listen fra menyvalget Ny: 1. Velg Lønnsart, Antall/tid/kilometer, ansatt, og velg Legg til i liste i menyen. Da har du lagt til en forekomst i listen. 2. Gjenta dette for alle linjer du ønsker inn i listen. 3. Velg menyvalget Liste for å se innhold i listen. 4. Fjern eventuelle linjer ved å velge Fjern fra liste i menyen. Når du skal bruke listen: 1. Skal du bruke listen som den er: Trykk Legg til. 2. Vil du endre en eller flere linjer i listen før du legger den til, kan dette gjøres på to måter: Velg en linje i listen og rediger antall. Fjern avkrysning til venstre for linjen hvis den ikke skal være med i denne registreringen. 41 / 56

42 Tilleggsinformasjon knyttet til tid og kostnad Det kan være flere begrunnelser for å spesifisere nærmere hva som faktisk er gjort når du registrerer en lønnsart: Det er satt krav, i Handyman Office på kontoret, at tilleggstekst skrives for denne lønnsarten. Det kan være kilometergodtgjørelse hvor du beskriver til/fra eller noe annet. Du beskriver hva det er snakk om, for eksempel Ventet på måleinstrument, Satt fast i køen etc.. Krever kunden en spesifisert timeliste skal du: Registrere en lønnsart på vanlig måte. Velge fanen Info og beskrive hva du har gjort. Dette kan skrives ut, i Handyman Office på kontoret, som Timeliste for ordren med din spesifikasjon pr. registrerte lønnsart. Ha dine tekster med på fakturaen. Du må da lage en ordrebeskrivelse av dine tekster. Velg Lag ordrebeskrivelse, og din tekstbeskrivelse legges over på fanen Ordrebeskrivelse Signer uke Dette valget i menyen nede til høyre for listen over førte timer/annet, lar deg signere timer på samme måte som beskrevet i kapittel 8.3 Signering av timer. Valgene er stilt inn etter inneværende uke, og hvilken ordre du er på. 42 / 56

43 9.2.8 Dokumenter vedlagt ordre Dokumenter kan vedlegges en ordre både på kontoret og i din Handyman. I din bedrift bør det finnes regler for hvordan dette skal brukes i praksis. Det er lurt å lage regler, samt dokumentmaler, slik at det meste av dokumentasjonsarbeidet utføres hos kunden. Gjøres dette av saksbehandler på kontoret på et senere tidspunkt, kan det være vanskelig å få betalt for jobben, fordi det er manglende eller feil dokumentasjon. Følgende er viktig: Alle vedleggene blir automatisk lagret i Handyman Office på ordren. Vedleggene er lette å finne igjen ved å søke på tidligere jobber inne på kontoret. Du kan ta bilde med innebygd kamera, som regel med oppløsning1.3/2.0 megapiksel. Du kan ta bilde med eksternt digitalkamera. Det letteste er hvis din Handyman har samme minnekort som det kamera du bruker. Du kan tegne på bildet slik at din tegning legger seg på bildet og lagres sammen med det. Du kan lage en skisse med et tegneverktøy som viser nyttige detaljer. Det du kan tegne på en gul lapp kan du tegne i Handymans skisseverktøy. Alle bilder kan kobles til en sjekkliste, slik at de skrives ut sammen med de. Du kan spille inn en lydmelding som din saksbehandler kan spille av på kontoret. Korte beskjeder på 5-20 sekunder egner seg, og de tar ikke mye plass. Lydmeldingen du spiller inn legger seg som vedlegg til ordre, og kan ikke vedlegges en sjekkliste. Du kan legge ved et Pocket Word-dokument eller Pocket Excel-dokument. Dette kan være blanke dokumenter som du skriver inn i/fyller ut, eller bruke dokumentmaler som utgangspunkt. Du kan legge ved dokumenttyper som for eksempel.pdf,.jpg og andre. Alle vedlegg på ordren blir lagret i databasen inne på kontoret, og det er ikke nødvendig å tenke på hvor ting skal arkiveres siden de er koblet til ordre. 43 / 56

44 Legg ved et dokument på ordre Velg Legg til i menyen nede til høyre, da får du muligheten til å velge hva slags type dokument du vil legge til. Vil du ikke filtrere en bestemt dokumenttype kan du be om Alle dokumenter. Velger du å legge til bilde vises en oversikt over bildene. Se eksempel i bildet til høyre. Har du et minnekort på 1 Gigabyte har du plass til hundrevis av dokumenter. Tekniske dokumenter, type.pdf, vil med letthet kunne legges til ordren. NB! Det krever litt større båndbredde en standard GPRS for å overføre dette til kontoret via mobilnettet. EDGE eller 3G er nødvendig for å gjøre dette uten større forsinkelser. Det avhenger av størrelsen på dokumentet, men det er ikke uvanlig at et.pdf-dokument er noen hundre kilobyte. Dette vil ta noen minutter med GPRS. Vil du synkronisere via docking eller trådløst nettverk når du kommer inn på kontoret vil det ikke ta lang tid eller koste penger. Legg ved en skisse/ gul lapp Det du kan tegne på en gul lapp kan du tegne i din Handyman. Dette er egnet til å lage en enkel skisse av en detalj eller layout av et rom. Du bruker verktøyet slik: Med dokument-fanen i fokus: Velg Ny nede til venstre, velg Skisse. Et tomt bilde dukker opp. Velg tegneredskap som passer for det du skal tegne. Velg strekfarge og tykkelse. Du kan angre ett nivå tilbake med bakoverpil Tegn i vei! Velg Zoom for å se i detalj av tegningen. Du kan rotere tegningen til venstre eller til høyre. Trykk OK og svar om du vil lagre endringen fra eventuelt forrige gang du var inne i tegningen. Gi tegningen et Navn og eventuelt skriv en Kommentar. Kryss av på Fjern dokumentfil ved neste synkronisering for å frigjøre plass. Bildet vil lagres på kontoret, og du kan når som helst hente det ut igjen. Koble dokument til. Velg om det skal kobles til den ordren du nå jobber med, eller til en sjekkliste på ordren. Trykk OK for å lagre skissen. 44 / 56

45 Legg ved et bilde tatt med innebygd kamera Velg Ta bilde fra menyen. Du kan fotografere med Handyman s innebygde kamera. Dette har sine fototekniske begrensninger med manglende eller dårlig blits, og en del mobile enheter har noe som kan virke som fotolys på kort hold. Les bruksanvisningen på det kamera som er integrert i din Handyman. Følgende bør du ta stilling til for å få best mulig bilde: Bildestørrelse (antall piksel). Inne eller ute. Dagslys eller kunstig lys. Med eller uten blits. Har du en arbeidslampe i nærheten vil det hjelpe mye på bildekvaliteten. Du kan tegne på bildet slik eksemplene viser. Trykk OK og svar om du vil lagre endringen fra eventuelt forrige gang du var inne i bildet. Gi bilde et navn og eventuelle kommentarer. Koble dokument til. Velg om det skal kobles til den ordren du nå jobber med, eller til en sjekkliste på ordren Legg ved et bilde fra eksternt digitalkamera Ønsker du bedre kvalitet på bilder må du benytte et eksternt digitalkamera. Har din Handyman samme størrelse på minnekortet som digitalkameraet er dette enkelt å gjøre. Du setter inn minnekortet fra digitalkameraet inn i din Handyman. Du velger Legg til -> Bilde, og din Handyman finner automatisk bildene på minnekortet Spill inn en lydmelding til saksbehandler Du kan spille inn en lydmelding som din saksbehandler kan spille av på kontoret. Korte beskjeder på 5-20 sekunder egner seg og de tar ikke mye plass. Lydmeldingen du spiller inn legger seg som vedlegg til ordre, og kan ikke vedlegges en sjekkliste. Instruksjon: Velg Ny -> Spill inn lyd. Still inn innspilt lyd med 8000Hz, 8 bit, monolyd. Det er mer enn godt nok for slike lydmeldinger. Dette gjør du under Start -> Innstillinger -> Personlig -> Inndata -> Alternativer Legg ved et Word-dokument til ordre Instruksjon: Velg Ny -> Word dokument Er det laget dokumentmaler på kontoret og de er distribuert fra Handyman Office til din Handyman vil de dukke opp i en liste under Word dokument i menyen. Hvis ikke kan du starte Word Mobile (tidligere Pocket Word) med et tomt dokument og skrive tekst inn i dokumentet. Når du avslutter blir du spurt om du skal legge dokumentet til ordren. Legg merke til at det brukes et filformat som ikke inneholder alle elementer fra kontor-pc ene til Word. Kompliserte dokumenter kan noen ganger ikke vises med riktig utseende på din mobile enhet. 45 / 56

46 Legg ved et Excel-dokument til ordre Instruksjon: Velg Ny -> Excel dokument Er det laget dokumentmaler på kontoret og de er distribuert fra Handyman Office til din Handyman vil de dukke opp i en liste under Excel dokument i menyen. Hvis ikke kan du starte Excel Mobile (tidligere Pocket Excel) med et tomt dokument og skrive tekst inn i dokumentet. Når du avslutter blir du spurt om du skal legge dokumentet til ordren. Legg merke til at det brukes et filformat som ikke inneholder alle elementer fra kontor-pc ene til Excel. Kompliserte dokumenter kan noen ganger ikke vises med riktig utseende på din Handyman. De fleste innebygde regnefunksjoner er inkludert i Excel Mobile Legg ved et Eurotester-dokument til ordre (Kun for elektromontører) Hvis du bruker Eurotester til å gjøre målinger, så kan du overføre disse målingene til PDA en med programvare som finns til dette måleinstrumentet. Dette dokumentet kan vedlegges ordren mens du jobber ute. Instruksjon: Legg til -> Eurolink Du vil da få tilgang til det/de dokumenter som ligger på din mobile enhet i en egen mappe. Velg riktig dokument Dette legges ved ordren, og det kan åpnes for inspeksjon på kontoret med programvare som finns til dette instrumentet fra leverandøren Legg ved Kursfortegnelse Kursfortegnelse følger Nelfos krav til fem sikre. Velg Kursfortegnelse fra Ny-menyen. Her dokumenterer du formalia om anlegget, målerverdier og du kan dokumentere hver kurs ihht NELFO's krav. Når du er ferdig, kan kursfortegnelsen skrives ut og leveres til kunden. 46 / 56

47 9.2.9 Gjennomføring av kontroller/sjekklister Viktig å vite om sjekklister i Handyman: Bedriften må utarbeide/anskaffe de sjekklistene som trengs. Gode sjekklister bør være korte og presise for den typen jobb de skal anvendes til. De skal ikke være lange med mange punkter som typisk må krysses av for Ikke aktuelt. Sjekklistene lages i Handyman Office på kontoret, og ikke i din Handyman. Regler må lages for hvilke sjekklister som skal brukes til hva. Sjekklister kan for eksempel hete: Installasjon av bereder, Nødlys, Jordingsanlegg, Risikoanalyse, Installasjon av innbruddsalarm, Kontroll av vann og avløp i bolig, Kontroll av sveiseskjøt etc. Sjekklister kan legges ved en ordre inne på kontoret. Dette gjøres når du jobber med en ordre i Handyman Office på kontoret. Når de registreres på kontoret kan man definere at de må fylles ut på håndholdt, og da kan ikke sjekklistene slettes av deg på din Handyman. Valgt ordrekategori bestemmer hvilke sjekklister som legges på ordren. I Handyman Office inne på kontoret defineres ulike ordrekategorier. For hver kategori kan man legge på sjekklister av passende type. Når det lages en ny ordre av en bestemt kategori, vil disse sjekklistene automatisk legges på ordren. Det må være minimum én sjekkliste på en ordre. Dette er normal innstilling på din Handyman, og kravet kan slås av pr. avdeling i Handyman Office på kontoret. Man kan da avslutte en ordre som ikke har noen sjekklister. Det kan være flere sjekklister på en ordre. Er det flere deltakere på samme jobb kan disse fylle ut sine egne sjekklister. En deltaker kan ha flere sjekklister på samme ordre. Sjekklistene må navngis hvis det er flere sjekklister av samme type på en ordre. Dette for å kunne skille de fra hverandre. For eksempel: Fjorten like bad har hver sin sjekkliste. Navn: Bad 1, Bad 2 osv. I Handyman Office på kontoret kan det settes en rettighet som tillater en bruker å fylle ut/endre alle sjekklister. Dette kan brukes når en har påbegynt en jobb og må overlate dette til en kollega. Denne rettigheten settes pr. person, og må brukes bevisst så man er klar over at noen kan skrive over/endre tidligere registreringer. Skal Hovedansvarlig kunne melde ordren Ferdig må alle punkter i sjekklistene vedlagt ordren fylles ut og signeres. Alle sjekklister kan signeres av kunde. Dette er viktig når man lager en egen sjekkliste for Tillegg og Endringer. Da kan kunden signere at de godtar din beskrivelse av endringen, eller tillegget i forhold til opprinnelig ordrebeskrivelse. Dette kan forebygge misforståelser og reklamasjoner for deg og din arbeidsplass. Du kan fylle inn punktene i en sjekkliste i den rekkefølgen du ønsker selv. Dette trenger du ikke å gjøre i en sekvens, fra topp til bunn. Har du en sjekkliste i fokus og trykker på kameraknappen på din mobile enhet, vil bildet legges til som vedlegg i sjekklisten. 47 / 56

48 Legg en sjekkliste på ordren Når du velger Ny nederst til venstre ser du følgende bilde: Sjekklistene er gruppert etter kategori (definert på kontoret i Handyman Office) Velg den sjekklisten som skal legges på ordren. Teksten nederst beskriver bruksområdet. Gi sjekklisten eventuelt et Navn i tillegg til typebetegnelsen. Dette er obligatorisk hvis du skal bruke samme type sjekkliste flere ganger: Bad 2.etg, Bad kjeller osv. Trykk OK eller dobbeltklikk. Sjekklisten vises og er klar til bruk. Definisjonen av sjekklistens innhold og regler gjøres i Handyman Office på kontoret. Oppdager du feil eller mangler kontakt ansvarlig person for sjekklistene. Noen sjekklister anvendt innen visse fagområder er laget av organisasjoner som NELFO, NRL og REN. Disse sjekklistene er låst når det gjelder definisjon - i den betydning at de ikke kan endres av den enkelte bedrift. Inneholder sjekklisten linjer i fet skrift betyr det at disse punktene må fylles ut før andre registreringer kan gjøres på ordre. Dette er kontrollpunkter som det er vesentlig å gjennomføre før arbeidet tar til. Eksempler på ulike punkter og faner: 48 / 56

49 Et punkt i en sjekkliste kan være: En overskrift Ett av følgende type spørsmål: Utført / Ikke utført / Ikke aktuelt (kan ha underpunkt) Ja / Nei / Ikke utført / Ikke aktuelt (kan ha underpunkt) OK / Avvik / Ikke utført / Ikke aktuelt (kan ha underpunkt) Tekst som skal skrives på punktet Liste med valgbare verdier eller lov å skrive noe annet hvis valgene ikke passer Tall (desimaltall eller heltall) med minimum og maksimumsverdier angitt Dato betyr at det skal fylles inn dato og eventuelt klokkeslett Hvert enkelt punkt kan være et hovedpunkt eller et underpunkt. Et underpunkt kan bli bli ekskludert fra sjekklisten hvis du gir et bestemt svar. (Avhenger at dette er definert i sjekklisten). Kan være veldig smart å lage slike dynamiske sjekklister slik at man ikke må fylle ut alle punkter for alle typer jobber. Regel: Enkle jobber bør ofte gi færre punkter enn kompliserte. Mulige regler for hvert enkelt punkt: (Avhengig av hvordan punktet er definert) Må fylles ut ikke lov å hoppe over et slikt punkt Må fylles ut før (andre) registrering kan gjøres ingen andre data kan registreres på en jobb med slike punkter før de er besvart Kontroller materiell og timer et slikt punkt vil sjekke om det er registrert timer og materiell på aktuell ordre og at ingen er registrert med null i antall. Ordrebeskrivelse må finnes sjekker om du faktisk har bekrevet hva du har gjort på oppdraget Tilleggsinformasjon må fylles ut betyr at det ikke er lov å besvare sjekkpunktet uten at du lager en beskrivelse i tillegg (ordbøker hjelper deg med teksten) Måleverdi kreves - betyr at det ikke er lov å svare på punktet uten at det legges inn en måleverdi Alle sjekkpunkter kan inneholde hjelpeinstruks og eventuelt et bilde eller illustrasjon for at du lettere skal kunne gjennomføre kontrollen riktig. Kontroll av timer, materiell og ordrebeskrivelse på en ordre: 49 / 56

50 Fyll ut en sjekkliste som allerede er vedlagt ordren Dette er samme fremgangsmåte som er forklart i forrige underkapittel, men du slipper å trykke Ny. Du velger den sjekklisten du vil arbeide med i nedtrekkslisten, og du utfører dette som beskrevet i forrige punkt Når du skal signere på en sjekkliste Du har to alternativer for å signere i din Handyman: Signatur på sjekkliste. Signatur på ordre. Når alle punkter på sjekklisten er fylt ut får du spørsmål om å signere sjekklisten: Hvis du ikke er fornøyd med signaturen din Velg Slett. Vil du se ordreoversikten velg Ordreoversikt i Meny. Vil du se sjekklisten på skjermen før du signerer velg Sjekkliste i menyen Hvis kunden skal signere på en sjekkliste For hver sjekkliste er det en egen signatur for kunden. Denne må ikke signeres, da den blir låst for endringer hvis kunden signerer på sjekklisten. Er det behov for å endre en låst sjekkliste må kundesignaturen slettes. Endringen gjennomføres og kunden kan igjen signere. Legg merke til at kunden må skrive sitt navn også med blokkbokstaver under signaturen. Når kunden har signert blir sjekklisten låst for endringer. 50 / 56

51 Samsvarserklæring (Kun for elektromontører) Hvis Samsvarserklæring kreves for ordre med denne sjekklisten. Bruker du NELFO's fen sikre, så benyttes egne rapporter. For andre sjekklister hvor du ønsker at det lages en sjekkliste så kan du benytte følgende verktøy. Velg eller fyll ut: Anvendte Forskrifter og Normer. Hvilke type anlegg det gjelder. Om kunden får overlevert tilleggsdokumentasjon. Trykk på Kommentareri menyen hvis du vil skrive ytterligere informasjon knyttet til samsvarserklæringen. Velg abc for å få tilgang til ordbøker når du skriver kommentarer. Anvendte forskrifter og normer. Hvilke type anlegg det gjelder. Om kunden får overlevert tilleggsdokumentasjon. Trykk på Kommentarer hvis du vil skrive ytterligere informasjon knyttet til samsvarserklæringen. Velg abc for å få tilgang til ordbøker når du skriver kommentarer. 51 / 56

52 Meldinger mellom deg og kontoret Det er flere meldingssystemer i din Handyman. Meldingssystemet som hører direkte sammen med ordren fungerer slik: Saksbehandler på kontoret skriver en melding på ordren som sendes ut til alle deltakerne på ordren. Du vil se denne meldingen to steder: I ordrelisten indikert med en gul lapp. Ved å velge meldingsfanen når du har aktivert en ordre fra ordrelisten. Du kan skrive en melding tilbake til saksbehandler på kontoret som ikke spres til de andre deltakerne. I eksempelet vises melding på internordre, derfor vises få faner Hvordan jeg avslutter en ordre Avslutning av ordre er viktig å forstå, fordi det oftest er et signal om at ordren kan faktureres. Er du hovedansvarlig kan ordrene avsluttes. Er du deltaker skal ditt arbeid på ordren meldes ferdig. Ordre avsluttes ved å hake av for "Ferdig" nederst i sjekkliste-fanen. Fire faktorer påvirker hvordan og om en ordre kan avsluttes: 1. Om det er en eller flere deltakere på ordren. 2. Om det er ingen, en eller flere sjekklister på ordren. 3. Om det er lov å avslutte ordre uten sjekklister. Denne innstillingen gjøres i Handyman Office på kontoret. 4. Hvilken rolle har jeg? Hovedansvarlig eller deltaker. Er det kun deg på jobben er du hovedansvarlig. Se tabellen under bakerst i brukerveiledningen. Denne viser de tilfeller som gjelder. Time- og materiellsjekk gjøres i forbindelse med avslutning og den inneholder: Kontroll om materiell er registrert. Hvis ikke får du melding fra Handyman. Kontroll om timer er registrert. Hvis ikke får du melding fra Handyman. Kontroll om registrert materiell er ført opp med null i antall. Hvis ja slår din Handyman opp direkte på den registreringen som er feil. Kontroll om registrerte timer er ført opp med null i antall. Hvis ja slår din Handyman opp direkte på den registreringen som er feil. 52 / 56

53 9.3 Interne ordre Interne ordre er ordre hvor egen arbeidsgiver er kunde på ordren. Denne typen brukes vanligvis til å føre ikke-fakturerbare ting som f.eks. fravær. Hvis det ikke definert noen intern ordre til deg, har du ikke fanen med husikonet på. Alle bør kunne føre tid på en intern ordre, fordi det er viktig å kunne holde rede på for eksempel uproduktiv tid. Noen vanlige prinsipper for interne ordre: Føring av all tid som er knyttet til sosiale hendelser som sykdom, ferie, permisjon etc. Føring av indirekte tid internt, typisk plunder og heft, rydding på lager, møte med sjefen, allmøte etc. Du kan ikke selv lage en internordre på din Handyman. Den oppstår alltid inne på kontoret. En intern ordre kan ikke slettes på din Handyman. Det er normalt færre elementer (faner) på en internordre. Hvilke elementer som skal være med bestemmes i Handyman Office av saksbehandler. Vanlige faner er: Beskrivelse. Tid. Meldinger. Årsaken er at du ikke trenger å beskrive like mange elementer på en slik ordre. Dato, Person, Lønnsart og Antall er normalt nok, og det gjør du under fanen for registrering av tid. En slik ordre skal heller ikke avsluttes av deg på din Handyman. Det gjøres normalt når året er slutt 31. desember. 1. januar starter man på ny internordre. Det er vanlig å opprette to internordre pr medarbeider med varighet på ett år. 1. En ordre som brukes til føring av alle sosiale saker: Syk, ferie osv 2. En ordre som brukes til føring av all tid som ikke er arbeid med kundeordre: Rydding på lager, allmøte, møte med leverandør etc. Lages det en felles internordre for flere er det viktig at registreringer ikke blir sendt ut til alle deltakere på ordre. Normalt er dette tilfelle når internordre blir laget. Det er viktig å bli enige med dine kolleger hvordan dette skal gjøres. Bruker dere internordre riktig, forsvinner siste rest av den gamle timelisten på papir. 53 / 56

54 9.4 Ledige ordre som jeg kan velge å utføre Ledige ordre er ordre uten deltagere, og disse kan sendes ut til alle Handyman brukere. Det som avgjør om du skal få tildelt slike ordre er: 1. Om utsendingen av ledige ordre begrenses til flere geografiske områder (postnummer fra-til). Med andre ord: Jobboppdrag blir sendt ut til dem som arbeider der jobben skal gjøres. 2. Om eventuell ordre er knyttet til en spesiell saksbehandler. For å vite om du kan få en slik ordre, gjør du dette: 1. Velg ledig ordre som du ønsker å ta. Inspiser innholdet om dette er en jobb som du ønsker eller kan ta. 2. Velg Aktiver ledig ordre i menyen i knapperaden,. 3. Din Handyman vil koble opp mot kontoret noen sekunder for å sjekke om ordren fortsatt er ledig: 1. Er den ledig får du ordren. 2. Har en kollega i mellomtiden tatt den samme ordren får du beskjed at den ikke er ledig, og ordren forsvinner fra listen. 4. Har du aktivert en ledig jobb vises denne i arbeidsordrelista etter synkronisering på vanlig måte. Skal dette brukes er regler og rutiner viktig. Det kan spares tid på kontoret ved fordeling av jobber, men da må Handyman brukerne ta ansvar for å sjekke og faktisk ta slike jobber. Noen bedrifter knytter en ekstra bonus for å ta slike jobber, og da er sjansen større for at slike jobber blir utført som firmaet ønsker. 54 / 56