Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Meldal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Meldal kommune Arkivsak: 14/85 Møtedato/tid: , kl. 08:30 Møtested: Sentrumsbygget Møtedeltakere: Atle-Ingar Kjelstad, leder Odd Aa, nestleder Tove Hilstad Stig Erik Olsen Karin Bjørkhaug Forfall: Andre møtende: Petter Lindseth, Meldal kommune Roy Fritzon, Meldal kommune Else S. Einum, Meldal kommune Kjell Næssvold, Revisjon Midt-Norge IKS (sak 13) Arve Gausen, Revisjon Midt-Norge IKS (sak 14) Torbjørn Berglann, KonSek Kopi: Ordfører, rådmann, Roy Fritzon, Else S. Einum, postmottak kommunen, postmottak revisjonen, Arve Gausen (RMN), Kjell Næssvold (RMN), 1. varamedlemmer Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Torbjørn Berglann på telefon , eller Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Atle-Ingar Kjelstad (sign.) Leder av kontrollutvalget Torbjørn Berglann Rådgiver, Konsek

2 Sakliste 013/14 014/14 015/14 016/14 017/14 018/14 Revisjonsberetning kontrollutvalgets uttalelse Rapport fra forvaltningsrevisjon - Bruken av tilskuddsmiddler i næringsutvikling i Meldal Møteplan høst 2014 Referatsaker Eventuelt Godkjenning av møteprotokoll

3 Revisjonsberetning kontrollutvalgets uttalelse Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 013/14 Torbjørn Berglann 216, &58 13/116-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse til Meldal kommunes årsregnskap for 2013 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før det gir sin innstilling til kommunestyret. Vedlegg Revisjonsberetning Meldal kommune 2013 Nummerert brev nr. 3 Årsregnskap 2013 Årsberetning 2013 Kontrollutvalgets uttalelse til Meldal kommunes regnskap Saksutredning Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan avgi innstilling om regnskapet. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Meldal kommune for Revisjonen konkluderer med at regnskapet er avgitt i samsvar med lover og forskrifter og at det i det alt vesentlige gir en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Meldal kommune ved utgangen av Regnskapet er imidlertid avlagt 11. mars, tre uker etter fristen. Revisjonen har omtalt dette i et nummerert brev. Regnskapet for Meldal kommune viser et regnskapsmessig mindreforbruk på 2,0 mill kroner. Selve driften i kommunen, utrykt ved brutto driftsresultat, viser at kommunens utgifter har vært 6,1 mill kroner lavere enn inntektene. I årsberetningen peker rådmannen på at kommunen har høy lånegjeld som følge av større utbygginger i oppvekstsektoren. Rådmannen varsler at man i økonomiplanperioden fortsatt vil ha tett oppfølging av økonomien, blant annet gjennom prosjektet bærekraftig og omstillingsdyktig drift. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning, det foreliggende årsregnskapet og årsberetningen for Meldal kommune for Kommunens årsmelding ligger vedlagt saken. Regnskapssjefen og revisor vil delta under behandlingen av saken og kan gi kommentarer og svare på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat er av den oppfatning av årsregnskapet og årsberetningen for Meldal kommune gir et godt uttrykk for kommunens økonomiske virksomhet i 2013, og for kommunens økonomiske stilling pr

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41 Meldal kommune KONTROLLUTVALGET Til kommunestyret i Meldal kommune KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM MELDAL KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Kontrollutvalget har i møte , sak 013/14, behandlet Meldal kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, kommunens årsberetning og revisjonsberetningen. I tillegg har oppdragsansvarlig revisor og administrasjonen gitt informasjon og besvart spørsmål under behandlingen i kontrollutvalget. Meldal kommunes driftsregnskap for 2013 er gjort opp med et netto driftsresultat på nærmere 11,0 millioner kroner og et regnskapsmessig mindreforbruk på 2,0 millioner kroner. Kontrollutvalget mener at regnskapet, og årsberetningen gir politikere og kommunens innbyggere tilstrekkelig informasjon om virksomheten i 2013 og den økonomiske stillingen pr Meldal kommunes årsregnskap er avlagt tre uker for sent i forhold til fristen. Kontrollutvalget vil understreke viktigheten av at fristen for regnskapsavleggelse overholdes. Kontrollutvalget har ikke merknader til regnskapet utover at regnskapet er for sent avlagt, og anbefaler kommunestyret å godkjenne Meldal kommunes årsregnskap for Meldal den Atle-Ingar Kjelstad /S/ Leder av kontrollutvalget

42 Rapport fra forvaltningsrevisjon - Bruken av tilskuddsmiddler i næringsutvikling i Meldal kommune Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 014/14 Torbjørn Berglann 216, &58 13/134-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrolluvalget oversender rapporten til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber rådmannen om å snarest avklare hvor saksbehandlingsansvaret for søknader om midler fra nærings- og kraftfondet skal ligge. Kommunestyret ber om en tilbakemelding om dette på høstens første kommunestyremøte. Kommunestyret ber rådmannen merke seg rapportens vurderinger og konklusjon. Kommunestyret tar for øvrig rapporten til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget bestilte i sak 25/13 en forvaltningsrevisjon av Meldal kommunes bruk av midlene til næringsutvikling. Oppdraget ble utført av Revisjon MidtNorge IKS. Revisjonen har undersøkt om Meldal kommune har nødvendig styring med midlene til næringsutvikling og om det er etablert effektive samarbeidsarenaer med aktuelle aktører utenfor kommuneorganisasjonen. I undersøkelsen har revisjonen sett på kommunens saksbehandling og oppfølging av virkemidler som skal legge til rette for næringsvirksomhet i kommunen. Revisjonen konkluderer med at midlene brukes slik de skal, og med at kommunen har etablert hensiktsmessige arenaer for samhandling med eksterne aktører i noen grad. Revisjonen mener likevel at det er nødvendig med en tettere administrativ oppfølging av kommunens næringsarbeid. Den første problemstillingen dreier seg om kommunens styring med midler til næringsutvikling. Her finner revisjonen at kommunen i tråd med føringene har utarbeidet rutiner og fordelt ansvar for den interne saksbehandlingen av midler fra nærings- og kraftfondet. Næringshagen i Orkdalsregionen utførte saksbehandlingen for kommunen til og med I rapporten skriver revisjonen at det ikke er avklart hvem som utfører denne saksbehandlingen i Næringshagen ønsker ikke å utføre saksbehandlingen av næringssaker for kommunen. Dette fordi saksbehandlingen kan føre til at selskapet både opptrer som rådgiver og saksbehandler i samme sak, noe som i sin tur kan føre til habilitetskonflikter. Revisjonen mener at kommunestyret bør få en årlig tilbakemelding om hvordan de overordnede målsettingene for næringsutviklingen blir fulgt opp. Dette vil gi

43 kommunestyret anledning til å diskutere og styre utviklingen av arbeidet med næringsutvikling, i påvente av at kommunens samfunns- og næringsplaner blir ferdige. Den andre problemstillingen handler om kommunen har etablert effektive samarbeidsarenaer med aktuelle aktører utenfor kommuneorganisasjonen. På dette punktet mener revisjonen at dagens organisering av næringsutviklingen gir muligheter for dialog mellom de ulike aktørene som er involvert i arbeidet med næringsutvikling i kommunen. Revisjonen skriver at det i noen grad er etablert hensiktsmessige arenaer for samhandling og samordning. Næringslivsaktørene som uttaler seg i rapporten ønsker at kommunen skal ha en tettere oppfølging av næringsutviklingen i kommunen. Revisjonen mener at kommunen bør se nærmere på samhandling og oppgavefordeling mellom kommunen og næringslivsaktørene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Den foreliggende rapporten viser at Meldal kommunes tilskudd til næringsutvikling via kraft- og næringsfondet er i tråd med forutsetningene. Det er likevel uklart hvem som skal utføre saksbehandlingen av søknader om midler fra nærings- og kraftfondet, etter at avtalen med Næringshagen gikk ut ved årsskiftet. Kontrollutvalgssekretariatet mener det er viktig at rådmannen snarest avklarer dette. Kommunen har verken ferdigstilt kommuneplanens samfunnsdel eller næringsplanen. I en slik situasjon er det etter kontrollutvalgssekretariatets syn viktig å involverepolitisk nivå i en debatt om de overordnede målsettingene for næringsutviklingen, slik også revisjonen påpeker.

44 FORVALTNINGSREVISJON Næringsutvikling Bruken av tilskuddsmidler Meldal kommune Februar - TITTEL

45 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Meldal kommunes kontrollutvalg i perioden fra oktober 2013 til og med februar Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, Arve Gausen /s/ Espen Langseth /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Prosjektmedarbeider - Næringsutvikling - 3

46 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Sammendrag Kontrollutvalget har i sak 25/2013 bedt oss undersøke om kommunen forvalter midlene til næringsutvikling i henhold til overordnede føringer, samt om kommunen har etablert effektive samarbeidsarenaer med aktuelle aktører utenfor kommuneorganisasjonen som har betydning for næringsutviklingen i kommunen. Problemstilling 1: Har Meldal kommune nødvendig styring med midler til næringsutvikling i kommunen? Årsrapporten knyttet til bruken av midler fra nærings- og kraftfond samt innhentede tallmaterialer, synliggjør at midlene brukes i tråd med kommunens og Sør-Trøndelag fylkeskommunes innsatsområder og målsettinger. Årsrapporten behandles i formannskapet før den oversendes Sør-Trøndelag fylkeskommune. Det er utarbeidet overordnede rutiner og ansvar som fordeler arbeidsoppgavene for den interne saksbehandling for tildeling av midler fra nærings- og kraftfondet, noe som er i samsvar med gitte føringer. Frem til og med 2013 utførte Næringshagen i Orkdalsregionen saksbehandlingstjenester for Meldal kommune. Det er ikke avklart hvem som utfører saksbehandlingstjenester for tildeling av midler fra nærings- og kraftfondet fra Det er viktig å videreføre etablerte sak- og arkivrutiner når denne organiseringen blir fastlagt i kommunen. Etter hva vi har forstått, ligger kommunens etiske retningslinjer til grunn for håndtering av spørsmål vedrørende etikk og habilitet. Næringshagen i Orkdalsregionen, som utfører saksbehandling av midler til næringsutvikling på vegne av kommunen, gir uttrykk for at etiske refleksjoner ivaretas i arbeidet, selv om de ikke har egne etiske retningslinjer. De ønsker ikke å utføre saksbehandlingstjenester av næringssaker for kommunen fra 2014, grunnet at de har roller knyttet til rådgivning og saksbehandling i samme sak. Revisor synes det er positivt at kommunens samarbeidspartnere har etiske refleksjoner i det arbeidet som utføres på vegne av kommunen. Det er etablert og vedtatt overordnede målsettinger for kommunens næringsutvikling, men det mangler en årlig tilbakemelding til kommunestyret på disse. Etter vår vurdering vil dette være en viktig arena for å diskutere samt styre utviklingen av kommunens næringsutviklingsarbeid, i påvente av ferdigstillelse av kommunens samfunns- og næringsplaner. - Næringsutvikling - 4

47 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Problemstilling 2: Har kommunen etablert effektive samarbeidsarenaer med aktuelle aktører utenfor kommuneorganisasjonen? Dagens organisering gir mulighet for dialog mellom de ulike aktørene/partene i kommunens næringsarbeid, og det er i noen grad etablert hensiktsmessige arenaer for samhandling og samordning. Det er noen utfordringer knyttet til hvem som skal utføre saksbehandlingen av midler fra nærings- og kraftfond fremover og å følge opp systemet knyttet til de overordnede målsettingene i kommunen som tidligere nevnt. I tillegg savner næringsaktørene en tettere administrativ oppfølging av næringsutviklingen i kommunen. En nærmere gjennomgang av kommunens, næringsaktørenes, næringshagens og næringsforeningens oppgaver og samhandling er viktige tema og bør være gjenstand for kommunens oppmerksomhet fremover. - Næringsutvikling - 5

48 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Innholdsfortegnelse Forord... 3 Sammendrag... 4 Innholdsfortegnelse Innledning Bestilling Næringsutvikling i Meldal kommune Undersøkelsesopplegget Avgrensning Problemstillinger Revisjonskriterier Metode for datainnsamling og analyse Kommunens styring med næringsutvikling...14 Revisjonskriterier...14 Nasjonale føringer lov og forskrift Data System for tildeling av midler, saksbehandling og etikk Rapportering og evaluering av midler fra nærings- og kraftfond Målrettet styring og rapportering av næringsutvikling...20 Revisors vurdering Tildeling Rapportering, evaluering og målrettet styring...22 Kommunens samarbeid med aktuelle aktører utenfor kommuneorganisasjonen Revisjonskriterier Data Vurdering Høring Konklusjoner...29 Kilder...31 Vedlegg 1 Høringssvar...32 Vedlegg 2 Rutiner for behandling av søknad...33 Vedlegg 3 Oppfølging av LMOF Næringsutvikling - 6

49 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Tabell Tabell 1. Oversikt nærings- og kraftfond Alle tall i Tabell 2. Beholdning i nærings- og kraftfond Alle tall i Tabell 3. Måloppnåelse i utvalgte saker innen nærings- og kraftfond Næringsutvikling - 7

50 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 1 Innledning I dette kapitlet gjør vi rede for bestillingen, rammene for forvaltningsrevisjonen og kort om arbeidet med næringsutvikling i kommunen. 1.1 Bestilling Kontrollutvalget vedtok i sak 25/2013 å bestille en forvaltningsrevisjon med fokus på bruken av tilskuddsmidler innen næringsutvikling i Meldal kommune. Under drøfting av bestillingen var det spesielt to tema som ble drøftet nærmere i kontrollutvalget. Det ene var å rette undersøkelsen mot saksbehandling, tildeling, rapportering, evaluering av prosjekter innen næringsfond og kraftfond. Det andre temaet var om samarbeidet mellom kommunen og andre sentrale aktører var hensiktsmessig innrettet i kommunens næringsarbeid og fungerte i samsvar med forutsetningene til disse. Begge problemstillingene belyses nærmere i denne undersøkelsen. 1.2 Næringsutvikling i Meldal kommune I Meldal kommunens planstrategi, som ble vedtatt i kommunestyret i sak 51/2012, er ny næringsplan planlagt utarbeidet i Planstrategien beskriver at kommunen har et allsidig næringsliv med landbruk, treindustri, bilbransje og teknologibedrifter. Kommunens rolle er å bidra til næringsutvikling og har mål om et allsidig og solid næringsliv, med et mangfold av arbeidsplasser, som favner ulike kompetanser - noe som betegnes å være en styrke for Meldalssamfunnet. Kommunen ligger i en region som er et vekstområde for næring. Samarbeidet med nabokommunene og synergier fra dette er viktig for næringsutviklingen i kommunen, i følge planstrategien. Det er formannskapet som har politisk oppfølgingsansvar for næringsutviklingen knyttet til bruken av tilskuddsmidler fra nærings- og kraftfond. I formannskapet behandles årsrapporten for kommunalt næringsfond og kraftfond. Kommunen ønsker også å delta i det kommende arbeidet med felles strategisk næringsplan for Orkdalsregionen, noe som er behandlet i regionrådet og i kommunestyret, sak 67, Meldal kommune har to fond som benyttes til næringsutvikling. Et næringsfond og et kraftfond. Næringsfondet får påfylling fra staten, via fylkeskommunen og bankrenter fra fondsmidlene. Bruken av næringsfondet reguleres av vedtekter for Meldal kommunes næringsfond som er basert på retningslinjer fra Kommunal og Regional Departementets tildeling fra statsbudsjettets kapitel 551, post 60 og 61, samt årlige tildelingsbrev fra fylkeskommunen. Kraftfondet får påfylling fra konsesjonskraftsinntekter og renter fra - Næringsutvikling - 8

51 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge innestående på bank konto. Vilkårene for bruk av kraftfondet, er regulert av vedtekter for Meldal kommunes kraftfond som er basert på standardvedtektene for kraftfond, H-1/11. Vedtekter for nærings- og kraftfond ble siste gang revidert og vedtatt i kommunestyret sak 15, Fra årsrapporten til nærings- og kraftfond for 2012, ser vi bl.a. at Meldal kommune kjøpte tjenester og ga tilskudd for Kr til Næringshagen Orkdalsregionen. Kommunen ble tildelt kr fra Sør-Trøndelag fylkeskommune og kr fra konsesjonsavgiften til kraftfondet. Fra den samme årsrapporten gis det en oversikt over kommunes forbruk og påfylling i 2012 av fondene som vises i neste tabell. Tabell 1. Oversikt nærings- og kraftfond Alle tall i Næringsfond Kraftfond SUM forbruk påfylling Inngående beholdning Utgående beholdning Beholdningsendring i 2012 Kilde: Sak 10/13 Kommunalt næringsfond og kraftfond årsrapport. Tabellen viser at næringsfondet har en utgående beholdning på kr 3,7 mill. og kraftfondet har en utgående beholdning på kr 5 mill. per , totalt kr 8,7 mill. Beholdningen i fondene har økt både for nærings- og kraftfond med totalt kr i I årsrapporten fremgår det at tilsagn som ikke er utbetalt utgjør kr 1,3 mill. for både nærings- og kraftfondet per Det vises også i årsrapporten til at Meldal har noen forholdsvis store bedrifter: Simpro, Foss-gruppen, Rupro og Lium Møbelverksted. I tillegg gis det en status for sysselsettingen i årsrapporten, hvor det vises til en svak reduksjon på 4.1 % personer knyttet til arbeidsted i kommunen, for perioden Vi har i neste tabell sett på utviklingen av nærings- og kraftfond i perioden Tabell 2. Beholdning i nærings- og kraftfond Alle tall i Beholdning * Næringsfond Kraftfond Sum fond Beholdningsendring Kilde: Note 6 i årsregnskapet som viser avsetninger og bruk av nærings- og kraftfond * Oversendte tall for note 6 i årsregnskapet, ikke revidert - Næringsutvikling - 9

52 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Tabellen viser at beholdningen i kommunens nærings- og kraftfond har variert, men økt de siste seks årene med 2,4 mill. totalt. I 2009 ble det brukt 1,9 mill. til blant annet utlån, i 2011 ble det tilbakebetalt avdrag fra låntakere på kr 2,5 mill. som er med å forklare de store beholdningsendringene disse to årene, utover dette viser fondene en jevn økning. Det er rådmannen som har administrativt ansvar for næringsarbeidet i kommunen, hvor også sektorsjef for utvikling og drift etter har deltatt i arbeidet med søknader om lån og tilskudd. Meldal kommune har en samarbeidsavtale med1 Næringshagen i Ordalsregionen vedrørende bidrag og kjøp av tjenester knyttet til utvikling av næringslivet. Det kjøpes i tillegg saksutredningstjenester fra Næringshagen i Orkdalsregionen vedrørende tildeling av midler fra nærings- og kraftfondet til og med Ordfører har oppgaver tilknyttet samhandling med næringslivet, hvor det å være aktiv pådriver i utviklingsarbeidet gjennom besøk hos bedrifter, samlinger med næringslivet og deltakelse på næringslivets arenaer er sentrale elementer. 1 Kommunestyrets sak 20/ Næringsutvikling - 10

53 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 2 Undersøkelsesopplegget I dette kapitlet redegjør vi for hvilke problemstillinger som er utgangspunktet for undersøkelsen, og hvilke kriterier revisor bygger sine vurderinger og konklusjoner på. Metode og avgrensinger i prosjektet synliggjøres også her. 2.1 Avgrensning Kontrollutvalget ønsket at prosjektet rettes inn mot saksbehandling - hvor tildeling, rapportering, oppfølging og evaluering av prosjekter finansiert gjennom nærings- og kraftfond er viktige momenter. Vi vil ikke gå inn på kommunens konkrete forvaltning av midlene til enkeltprosjekt, men vurderer kun saksbehandlingen knyttet til tilretteleggende virkemidler som kommunen bevilger støtte til. I tillegg ser vi på systemet som er etablert for å følge dette opp. Vi har innhentet data fra sentrale aktører som er involvert i næringsutviklingen i kommunen om samarbeidet fungerer i samsvar med forutsetningene til dette. Det har imidlertid ikke vært ressurser til å innhente erfaringer fra kommunens næringsliv i denne undersøkelsen. Kommunen har en tiltaksplan i handlingsprogram Vi kommer ikke til å gå inn i detaljene rundt målsettinger og tiltak i planen, men vi vil se hvordan kommunen følger opp hovedmålsettingene i handlingsprogrammet. Næringsutviklingen relatert til landbruk holdes utenom denne undersøkelsen. 2.2 Problemstillinger Vi har følgende problemstillinger i denne undersøkelsen: 1. Har Meldal kommune nødvendig styring med midler til næringsutvikling i kommunen? Vi har i denne problemstillingen sett på hvordan kommunen forvalter midlene til næringsutvikling (kraft- og næringsfond) gjennom saksbehandling, tildeling, rapportering og evaluering i henhold til gitte føringer. 2. Har kommunen etablert effektive samarbeidsarenaer med aktuelle aktører utenfor kommuneorganisasjonen? I denne problemstillingen har vi først og fremst sett på systemet kommunen har etablert med vesentlige eksterne aktører for å sikre at samarbeidet fungerer i henhold til vedtak, avtaler og føringer, samt virker hensiktsmessig. - Næringsutvikling - 11

54 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 2.3 Revisjonskriterier I forvaltningsrevisjon skal det etableres revisjonskriterier som innsamlede data kan vurderes mot. Hensikten med revisjonskriteriene er å etablere en målestokk som gjør det mulig å evaluere de resultater som er oppnådd innen et forvaltningsområde. Det er en forutsetning at de kriteriene som etableres er gyldige og at de hentes fra autorative kilder. Slike kilder kan være lov og forskrift, lokale politiske vedtak, nasjonale politiske føringer og anbefalinger, og evt. anerkjent forskning på området. Her presenterer vi kort de kildene kriteriene er utledet fra. De konkrete kriteriene blir presentert innledningsvis i hvert datakapittel (kapitlene 3-4). Nasjonale føringer lov og forskrift Lov om kommuner og fylkeskommuner, 23, administrasjonssjefens oppgaver og myndighet er en kilde til kriterier for denne forvaltningsrevisjonen. Spesielt knyttet til de problemstillinger som går på saksbehandling, iverksetting og kvalitetssikring/kontroll med iverksatte tiltak. Dette gjelder også administrasjonens oppfølging av mål og tiltak for næringsutvikling. Her vil også habilitet og etiske retningslinjer være et element som blir trukket inn. Forvaltningsloven gjelder den virksomhet som drives av forvaltningsorganer når ikke annet er bestemt i, eller i medhold av lov. Her ser vi i hovedsak overordnet på kapittel 3 vedrørende kravene til at saksbehandling følges. Krav fra Sør-Trøndelag fylkeskommune (STFK) Fylkeskommunen bevilger midler til Meldal kommunens kommunale næringsfond. Føringene for bruk av de fylkeskommunale midlene kommer fram i tildelingsbrev til kommunen og i SørTrøndelag fylkestings sak 175/11, fordeling av regionale utviklingsmidler Kommunale føringer Kommunen har målsettinger med næringsutviklingen som legger de overordnede føringene for dette arbeidet. Denne vil være sentral som utgangspunkt for om næringsutvikling i regi av kommunen og samarbeidspartnere skjer i tråd med politisk vedtatte mål. I tillegg vil vedtekter for kommunens nærings- og kraftfond2 være viktige, samt føringer for kommunens samarbeid med andre i næringsarbeidet. 2 Formannskapets sak 10/ Næringsutvikling - 12

55 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 2.4 Metode for datainnsamling og analyse Forvaltningsrevisjonen er basert på gjennomgang av dokumenter fra kommunen og intervju med relevante personer hos kommunen og samarbeidspartnerne. Innenfor ressursrammen i prosjektet har vi begrenset oss til de mest sentrale nøkkelpersonene i kommunen og samarbeidspartnere. Vi har intervjuet følgende i Meldal kommune Konstituert rådmann Sektorsjef utvikling og drift Ordfører Vi har intervjuet følgende representanter for samarbeidspartnere Daglig leder Næringshagen i Orkdalsregionen Daglig leder i Orkladal Næringsforening Alle intervju er verifisert av de som ble intervjuet. Vi har i tillegg gjennomført e-post utvekslinger med de som er intervjuet for nødvendige avklaringer. Videre har vi sendt spørsmål i e-post til Sør-Trøndelag fylkeskommunes oppfølgingsansvarlig av årsrapporten for næringsfond i Meldal kommune for å besvare problemstillingene i undersøkelsen. Intervjuene og e-postutvekslingen er tilstrekkelige for å gi nødvendig informasjon om Meldal kommunes praksis, arbeidsprosesser og utfordringer innen næringsutvikling. Leder i Næringshagen og Orkladal Næringsforening antas å representere næringslivet i kommunen, og ved å intervjue kommunens rådmann, sektorsjef for utvikling og drift og ordfører har vi også tatt med det kommunale perspektivet. strategidokumenter, politiske vedtak, Vi har videre gått gjennom årsrapporter og lignende som ulike berører næringsutviklingen, samt budsjett- og regnskapstall fra kommunen. Vi har hentet inn informasjon fra RF hvor alle saker vedrørende tildeling av midler fra næringsfond registreres. Fra dette systemet har vi tatt ut budsjettinformasjon om prosjektene. Samlet er datadelen antatt å være tilstrekkelig dokumentasjon for å gjøre vurderinger og konklusjoner på undersøkelsens problemstillinger. - Næringsutvikling - 13

56 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 3 Kommunens styring med næringsutvikling Problemstilling: Har Meldal kommune nødvendig styring med midler til næringsutvikling i kommunen? I dette kapitlet har vi sett om kommunen sikrer at tildeling av midler fra nærings- og kraftfond er i samsvar med forsvarlig saksbehandling, at det rapporteres på tildelte midler, er målrettet styring med næringsutvikling gjennom planer, oppfølging og rapportering av målsettinger og gjennom system for kontroll av forvaltningen av næringsutviklingstiltak. 3.1 Revisjonskriterier I det følgende blir det gjort rede for hvilke dokumenter kontrollkriteriene for undersøkelsen av Meldal kommunens arbeid med næringsutvikling hentes fra. Problemstillingene i dette kapittelet fokuserer på resultat av kommunens næringsarbeid og vurdering av næringsarbeidets virkning i forhold til kommunens overordnede mål. Oppfyllelse av de overordnede målene forutsettes koordinering av tiltak og tilbakeføring av styringsinformasjon fra enkelttiltak til overordnet nivå. Sør-Trøndelag fylkeskommune har i sak 175/11 om fordeling av regionale utviklingsmidler 2012 og tildelingsbrevet lagt føringer for å prioritere følgende tiltak: entreprenørskap og nyetablering vekst i eksisterende næringsliv et aktivt samarbeid med næringshagen og Innovasjon Norge Nasjonale føringer lov og forskrift Foruten kommunelovens formålsparagraf om tillitsskapende forvaltning, som bygger på høy etisk standard, legges bestemmelsen i 23 til grunn, hvor det heter at: Administrasjonssjefen har ansvar for å påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. I forvaltningslovens kapitel 3 stilles det en rekke krav til saksbehandling, og vi har i denne undersøkelsen sett om saker som behandles innen nærings- og kraftfond underlegges de samme systemene som øvrig saksbehandling i kommunen for å sikre at regelverket følges. - Næringsutvikling - 14

57 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Lokale føringer Lokale føringer for næringsutviklingen finner vi i kommunens handlingsprogram Her framgår næringssatsingen som et satsingsområde med etablerte målsettinger om: Styrket samhandling gjennom samspill kommune, næringsliv og entreprenørskap. Attraktiv støttespiller gjennom næringsutvikling i samarbeid med næringens aktører hvor samarbeidsprosjekt, kommunalt eierskap og markedsføring av næringsbygg og arealer er prioritert I vedtekter for kommunale næringsfond, 2, vises det til at næringsfondet skal nyttes til etablering av ny næringsvirksomhet og videreutvikling av eksisterende bedrifter, infrastrukturtiltak, kommunale næringsarealer, og vannforsyning. Prosjekter skal bidra til å bedre sysselsettingsmuligheter for kvinner, ulike innvandrergrupper samt at ungdom skal prioriteres. I vedtekter for kommunale kraftfond, 2, vises det til at kraftfondet anvendes fortrinnsvis til næringsformål hvor etablering av ny næringsvirksomhet og videreutvikling av eksisterende næringsliv med sikte på sysselsetting og bosetting i Meldal er sentralt. I kommunestyrets vedtak vedrørende sluttevalueringen av Løft Meldal Opp og Fram ønsket man på kort sikt, før nye planer er utarbeidet, at det holdes et fortsatt stort fokus på næringsutvikling. Noe som innebærer at vedtaket knyttet til dette følges i det videre samfunns- og næringsutviklingsarbeidet. Vi vil i denne delen se nærmere på: System for tildeling av midler, saksbehandling og etikk. Rapportering og evaluering av bruken av midler fra næringsfond. Målrettet styring og rapportering av kommunens næringsutvikling. En nærmere beskrivelse av kriteriene vil følge under hvert punkt i datadelen. 3.2 Data System for tildeling av midler, saksbehandling og etikk Det er gjennom Nærings- og kraftfond samt fylkeskommunen stilt krav til hvem som får tildelt næringsutviklingsmidler. I tillegg er det føringer i kommunens saks- og arkivsystem om hvordan saksbehandlingen skal utføres og arkiveres, noe vi har innhentet data om. - Næringsutvikling - 15

58 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Det er utarbeidet rutiner for behandling av søknad og rutiner for årlig rapportering som omhandler både kommunens og næringshagens oppgaver knyttet til disse, se nærmere spesifikasjon i vedlegg 2. Søknaden skal jf pkt. 2. bl.a. inneholde bakgrunn, beskrivelse av søker og søknadsbeløp. De som er intervjuet sier at Kommunen har fra 2013 registrert søknader når de kommer inn til Meldal kommune i kommunens saksbehandlingssystem. Deretter blir disse oversendt til Næringshagen i Orkdalsregion som har hatt ansvar for saksbehandlingen. Næringshagen er saksbehandler ovenfor formannskapet som er fondsstyret. Det er gitt en konklusjon i saksgrunnlaget som kan brukes som rådmannens forslag til vedtak. Rådmannen gjør en vurdering av konklusjonen i saksgrunnlaget for å se om denne er i samsvar med krav i vedtektene og kan endre denne ved behov, i samråd med saksbehandler. Saksgrunnlaget lagres og arkiveres i kommunens saksbehandlingssystem. Vedtektene for Næringsfond gir krav til hvordan søknaden skal utformes. Hvis det er behov for ytterligere informasjon henter saksbehandler i Næringshagen inn dette og oversender dette for registrering i kommunens saksbehandlingssystem fra RF er et felles saksbehandlingssystem for alle fylkeskommuner og kommuner som forvalter regionale utviklingsmidler fra KRD. Kommunens bruk av statlige midler registreres i RF 13.50, og danner grunnlag for kommunens rapportering av næringsfondsmidler til fylkeskommunen og KRD. RF brukes av næringshagen for saksbehandling av søknader. I tillegg har Næringshagen tilhørende arkiv perm som inneholder søknader og sakspapirer knyttet til den enkelte sak. Kommunens saksbehandlingssystem brukes i behandlingen av innkomne søknader, saksfremstilling og vedtak tilknyttet disse. Næringshagen i Orkladal utarbeider saksgrunnlaget basert på søknad og tilhørende saksdokumentasjon og oversender denne til rådmannen for innstilling. Rådmannen innstiller i saken som behandles i formannskapet og vedtas der. Vi har i det videre arbeidet tatt utgangspunkt i årsrapport 2012, fond for næringsutvikling hvor det er innvilget støtte til 13 prosjekter. I denne forvaltningsrevisjonen har vi valgt ut 7 prosjekter til en nærmere undersøkelse for å se om det er mulig å si noe om måloppnåelsen til det enkelte prosjekt, og/eller om det er en kobling mot de overordnede målene. - Næringsutvikling - 16

59 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Tabell 3. Måloppnåelse i utvalgte saker innen nærings- og kraftfond Saksnr. Tittel Mål Samlokalisering av flere tilbud innen akupunktur FS 9/12 Søknad om støtte fra næringsfond og hudpleie, ivaretar ifølge saken og årsrapporten følgende målsettinger: nyetablering, kvinne, ungdom, kompetanse, sysselsetting og nytt helse og velferdstilbud. Tiltaket er gjennomført. Deltakelse på leverandørmesse som et markedsføringstiltak for møbelverksted, ivaretar ifølge FS 27/12 Søknad om tilskudd fra næringsfond saken årsrapporten følgende målsettinger: Sysselsetting og profilering. Tiltaket er gjennomført. Tilskudd FS 45/12 og til oppføring lafteproduksjon, Søknad om tilskudd fra av ivaretar industrihall i følge saken for og årsrapporten følgende målsettinger: sysselsetting, næringsfond nyetablering, næringsklynge. Tiltaket er igangsatt. Lån til oppføring av tilbygg ved snekkeri, bidrar i FS 56/12 følge saken og årsrapporten med målsetting om Søknad om tilskudd fra næringsfond sysselsetting. Tiltaket er igangsatt. Lån til oppstart og tilskudd til etablerer opplæring av pelsdyrforetak, ivaretar i følge saken og FS 13/12 Søknad om lån fra kraftfond årsrapporten følgende målsettinger: nyetablering og sysselsetting blant ungdom. Tiltaket er gjennomført. Lån til oppføring lafteproduksjon, FS 45/12 Søknad om lån fra kraftfond av ivaretar industrihall i følge saken for og årsrapporten følgende målsettinger: sysselsetting, nyetablering og næringsklynge. Tiltaket er igangsatt. Tilskudd til oppstart og etablering av foretak, ivaretar i følge saken og årsrapporten følgende FS 94/12 Søknad om Tilskudd fra kraftfond målsettinger: nyetablering, kvinne, ungdom, kompetanse, sysselsetting. Tiltaket er gjennomført. Kilde: Utarbeidet av revisjonen - Næringsutvikling - 17

60 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge I de utvalgte sakene i tabellen over har søker fått innvilget tilskudd eller lån fra kommunen. Det er i den forbindelse foretatt en vurdering i forhold til om prosjektene skal ha støtte, herunder en vurdering opp mot vilkårene for utbetaling av støtte, og nytten av prosjektene. Vurderingen i sakene knyttes også til målsettinger i vedtektene for nærings- og kraftfond. I gjennomgangen av disse sakene vises det spesielt til vurderinger om sysselsetting, økonomi, konsekvens for klima og energi, samt vedtak i den enkelte sak. Rådmann og sektorsjef samt vedtektene viser til at bedrifter/virksomheter som innvilges støtte, skal ha registrert forretningsadresse i Meldal kommune. Hvis virksomheten velger å flytte ut av kommunen i etterkant, kan kommunen kreve at tilskuddsbeløpet tilbakebetales. Leder i Næringshagen i Orkdalsregionen sier at Meldal kommune har bedt Næringshagen ha ansvaret for saksbehandlingen av søknader til kommunens nærings- og kraftfond. Søknaden behandles av Næringshagen i Orkdalsregionen i henhold til kommunens føringer, som er de generelle retningslinjene for bruk av kommunalt nærings- og kraftfond. Leder i Næringshagen sier videre at Meldal kommune forventer at det brukes liten tid på saksbehandlingen da Næringshagen har kjennskap til søker gjennom utført rådgivning i samme sak. Etikk i saksbehandlingen En del av rådmannens ansvar i den interne kontrollen er å sørge for at innbyggerne har tillit til de sakene som utredes og at offentlige midler blir brukt til de rette tiltakene. Kommuneloven og forvaltningsloven har bestemmelser om habilitet og etikk i forvaltningen. Rådmannen sier at kommunen har etablert etiske retningslinjer for egne ansatte og det antas at Næringshagen i Orkladal også har utarbeidet tilsvarende. Det har ikke vært krav fra kommunens side at Næringshagen eller de som mottar støtte skal ha etisk reglement, i følge rådmann og sektorsjef. Leder i Næringshagen i Orkdalsregionen sier at de ikke ønsker å ha saksbehandlingsansvar for kommunens nærings- og kraftfondsaker. Dette har Meldal kommune fått tilbakemelding om. Leder sier at Næringshagen ikke har etablert etiske retningslinjer, men det føles ikke riktig at Næringshagen i Orkdalsregionen både er saksbehandler og rådgiver i samme sak «begge sidene av bordet». Det beste er om kommunene selv håndterer saksbehandlingen av næringssaker, ifølge leder. Det står ikke i samarbeidsavtalen at Næringshagen skal ha ansvar for saksbehandling av næringssaker, men det er skissert som et valg. Det er enighet med kommunen om at saksbehandlingen av næringssaker håndteres av Næringshagen ut - Næringsutvikling - 18

61 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Endelig valg knyttet til hvem som skal utføre saksbehandlingen av næringssaker er ikke tatt av kommunen, utfra vårt kjennskap Rapportering og evaluering av midler fra nærings- og kraftfond I formannskapet legges det frem årlig årsrapport for kommunalt næringsfond og kraftfond før den oversendes Sør-Trøndelag fylkeskommune - STFK. Dette har sin årsak i at kommunen får tildelt regionale utviklingsmidler, og at det er STFK som er ansvarlig for å fordele midlene og stiller gjennom dette krav om rapportering for bruken av disse. Årsrapporten omhandler bruken av kommunens nærings- og kraftfond og er ikke en rapport som vurderer næringsarbeidet i Meldal kommune. Årsrapporten for 2012 omhandlet en kort beskrivelse av næringslivet i kommunen, statistikk over sysselsatte og endringer, detaljert bruk av nærings- og kraftfond for 2012, en oversikt over den enkelte søker, innvilget beløp og formål, begrunnelse for innvilgelse knyttet til mål og om vedtaket er igangsatt eller gjennomført. Det var ingen avslag på søknader i 2012, jf. årsrapporten. Avslutningsvis gis det en oversikt over ubetalt tilsagn fra nærings- og kraftfondet i Sør-Trøndelag fylkeskommunes oppfølgingsansvarlige for tildelte midler i nærings- og kraftfond sier at kommunen ivaretar fylkeskommunens målsettinger og forventninger. Når det gjelder kommunens bruk av registreringssystemet RF så sier de at Meldal, som de aller fleste andre kommuner, kan ta i bruk mer av funksjonaliteten i RF13.50, eksempelvis elektronisk søknad, men at det ikke er stilt krav til dette i dag. Ved bruk av elektronisk søknad, vil det være søker som legger inn all informasjon om søknaden, mens kommunen tar seg av selve saksbehandlingen. Her må kommunen, se hva som fungerer best for dem. Grunnen til at mange kommuner ikke har tatt i bruk elektronisk søknad, har vært at malen som har ligget i RF13.50 inntil i dag, har vært for kompleks, og lite egnet til bruk på kommunale næringsfond. Det jobbes i KRD samt noen fylkeskommuner og kommuner med å utarbeide en ny og enklere mal som forventes tilgjengelig fra 2014, i følge oppfølgingsansvarlig fra STFK. Leder i Næringshagen i Orkdalsregionen sier at årsrapportens bruk av midler fra næringsfondet kan fremstå som unyansert i måten den legges frem på i dag, for Næringshagens arbeid. Hvis Næringshagen i Orkdalsregionen bistår en bedrift med rådgivning, fremkommer det i RF og årsrapporten som om næringshagen har fått tilskudd, mens det reelt sett er bedriften som har fått hjelp/rådgivning fra Næringshagen, noe som blir unyansert fremstilt i årsrapporten til nærings- og kraftfondet. - Næringsutvikling - 19

62 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Målrettet styring og rapportering av næringsutvikling Meldal kommuneplan sin langsiktige samfunnsdel var gjeldende fra 2001 til 20103, og næringsutvikling var et av fokusområdene i samfunnsplanen. Rådmannen og sektorsjef sier at denne planen har behov for en omfattende revidering for at den skal være et godt styringsverktøy for politisk og administrativ ledelse. Arbeidet med ny kommuneplan og samfunnsdel har startet. Deretter vil arbeidet med næringsplan starte hvor deltakelse i regional næringsplan er en del av dette. Det er knyttet målsettinger med tiltak til kommunens næringsarbeid i handlingsprogrammet med årsbudsjett4 i kommunen. Vi har ikke funnet tilbakemeldinger i årsrapporten til kommunen hverken for 2011 eller 2012 knyttet til målsettingene. Vi har heller ikke funnet egne saker i kommunestyret som gir rapportering eller diskuterer overordnede målsettinger systematisk knyttet til kommunens næringsutvikling, årlig. Rådmannen og sektorsjef viser til at det er ingen målinger på de overordnede målene. Kommunen følger imidlertid opp statistikker på sysselsetting og utvikling, men man gjør ingen evaluering på grunnlag av dette utover årsrapporten knyttet til støtten til enkeltprosjekter fra nærings- og kraftfond som behandles i formannskapet. Det er tidligere i undersøkelsen vist til at ordfører har oppgaver knyttet til kommunens næringsutvikling og det er gitt tilbakemelding på disse i kommunens årsrapport for Der vises det til løpende dialog omkring næringssaker, bedriftsbesøk m.v. samt kontaktmøter gjennomført med sentrale aktører som bank, Salvesen og Thams, næringsforeninga og andre. I kommunens handlingsprogram vises det til at den framtidige organiseringen av arbeidet med næringsutvikling i Meldal, baseres blant annet på Løft Meldal Opp og Fram. Vedtaket knyttet til Løft Meldal Opp og Fram, hadde mange anbefalinger knyttet til næringsutvikling på kort sikt inntil planarbeid for næringsutvikling etableres. I kommunens årsrapport for 2012 vises det til at noen anbefalinger er iverksatt, andre er under arbeid uten at dette er spesifisert nærmere. Rådmannen har gitt tilbakemelding på hvordan kommunen har arbeidet med anbefalingene knyttet til vedtaket frem til i dag. Besvarelsen er vist helhetlig i vedlegg 3. 3 Ble vedtatt i Kommunestyret den Handlingsprogram med økonomiplan , programområde Næringsutvikling - 20

63 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Grunnlaget for den videre satsingen innen næringsutvikling fastsettes i første omgang gjennom arbeidet med kommuneplanens samfunnsdel og videre gjennom arbeidet med næringsplanen. Kommuneplanens samfunnsdel er planlagt ferdigstilt 2013 og næringsplanen i 2014 jf. kommunens planstrategi. Samfunnsplanen er under arbeid og ikke ferdigstilt i kommunen. Ordfører viser til at planarbeidet knyttet til næring er utsatt, i påvente av å få på plass kommunens samfunnsdel samt regional næringsplan som er under utarbeidelse. Det er der næringsarbeidet skal diskuteres for å gi føringer på hvordan kommunen skal arbeide med næringsutviklingen fremover. Planprosessene tar lengre tid enn det man har ønsket, men dette kommer på plass etter hvert, ifølge ordfører. 3.3 Revisors vurdering Tildeling Det er bevilget midler til 13 enkeltprosjekt i I det enkelte prosjekt med tilhørende vedtak har det blitt foretatt en vurdering av om dette er i henhold til vilkårene for bruken av nærings-, kraftfond samt fylkeskommunens føringer. Bruk av midler rapporteres til fylkeskommunen, som kontrollerer om bruk av midler er i henhold til gitte føringer. I kommunens interne saksbehandling vedrørende behandling av søknader knyttet til tildeling av midler fra kraft- og næringsfond, er det utarbeidet rutiner og fordelt ansvar som omhandler både kommunens og Næringshagens oppgaver knyttet til saksbehandlingen. Dette følges opp i det daglige arbeidet og er i samsvar med gitte føringer. Fra 2014 kjøper ikke kommunen saksbehandlingstjenester fra Næringshagen i Orkdalsregionen. Det er viktig at etablerte rutiner knyttet til saksbehandling og arkivering ivaretas ved ny organisering av saksbehandlingen knyttet til tildeling av midler fra nærings- og kraftfondet. I saksbehandlingen knyttet til næringsfondet kan kommunen velge å benytte seg av elektronisk søknad i RF 13.50, som et alternativ til dagens saksbehandling. I fylkeskommunens føringer for Meldal kommunes bruk av regionale utviklingsmidler fremkommer det at midlene skal brukes i tråd med innsatsområdene i fylkesplanens innsatsområder. Bruk av midlene registreres i RF 13.50, og fylkeskommunens ansvarlig sier at disse er i tråd med fylkesplanens innsatsområder. Etter revisors vurdering brukes også midlene i forhold til kommunes egne overordnede mål, da det ikke er så store avvik mellom fylkesplanens innsatsområder og kommunens egne målsettinger. - Næringsutvikling - 21

64 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Kommunen har etablert og følger etiske retningslinjer som ligger til grunn for håndtering av spørsmål vedrørende etikk og habilitet. Næringshagen i Orkdalsregion saksbehandler grunnlaget for tildeling av midler til næringsutvikling på vegne av kommunen. De gir uttrykk for at etiske refleksjoner ivaretas i de vurderingene de gjør, selv om etiske retningslinjer ikke er etablert. Etiske refleksjoner knyttet til rådgivning og saksbehandling hos Næringshagen ligger blant annet til grunn for at de ikke ønsker å ha ansvaret for saksbehandlingen av næringssaker i Meldal kommune. Dette medfører at kommunen fra 2014 må vurdere hvem som skal ivareta saksbehandlingen fremover. Vi synes at det er positivt at kommunen og deres samarbeidspartnere diskuterer og reflekterer over etiske problemstillinger knyttet til saksbehandlingen av midler til næringsutvikling Rapportering, evaluering og målrettet styring Fokus på måloppnåelse og styring er viktig for å vise retning på arbeidet kommunen gjør innen næringsutvikling. Budsjettmidlene i kraft- og næringsfondet skal være med å realisere kommunens mål for næringsutvikling, i tråd med gjeldende planverk, og kommunen ønsker å måle effekten av det arbeidet som utføres. Kommunen får gjennom enkeltsaker, og årsrapporten for bruken av nærings- og kraftfondet tilbakemelding på om disse er i samsvar med føringer. Det er vårt inntrykk at fylkeskommunens føringer er ivaretatt i dette arbeidet. Det er reist spørsmål knyttet til rapportering av Næringshagens midler i årsrapporten. Rapporteringen fra Næringshagen kan etter vårt syn være unyansert i dagens årsrapport og bør oppsplittes mer for å vise aktiviteten. Kommunen har etablert overordnede målsettinger knyttet til næringsutvikling i handlingsprogrammet I kommunens oppfølging av overordnede målsettinger knyttet til næringsutvikling, mangler det en årlig tilbakemelding til kommunestyret. Dette vil være en viktig arena for tilbakemelding av arbeidet med næringsutviklingen i kommunen, for å gi refleksjoner om man er på riktig vei. Dette gir bedre mulighet til å styre kommunens overordnede målsettinger knyttet til næringsarbeid, inntil samfunns- og næringsplan samt regional næringsplan blir vedtatt i kommunen. - Næringsutvikling - 22

65 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 4 Kommunens samarbeid med aktuelle aktører utenfor kommuneorganisasjonen Problemstilling: Har kommunen etablert effektive samarbeidsarenaer med aktuelle aktører utenfor kommuneorganisasjonen? I dette kapitlet ser vi på kommunens rolle som næringsutvikler og i hvilken grad de klarer å bruke virkemidlene helhetlig og effektivt i samarbeid med relevante aktører. 4.1 Revisjonskriterier Nedenfor blir det gjort rede for hvilke dokumenter revisjonskriteriene for undersøkelsen av kommunes samarbeidsarenaer hentes fra. I sak 20/2012 besluttet kommunestyret å inngå en samarbeidsmodell med Næringshagen i Ordalsregionen vedrørende bidrag og førstelinjetjenester. Avtalen inngås for perioden med mulighet for forlengelse til 2021 i følge vedtaket. Avtalen omfatter: Bagatellmessige bidrag som utgjør kr 20 per innbygger, totalt kr Kjøp av førstelinjetjenester som skal dekke årlig 5-10 etablererveiledning til de som ønsker å starte opp i kommunen, totalt kr Kjøp av tjenester knyttet til rådgivning/saksbehandling Kjøp av tjenester knyttet til større oppgaver/prosjekter I saken vises det til at tidligere har Orkdal BedriftsUtvikling OBU har vært viktig samarbeidspartner for etablerere i Meldal kommune. Dette arbeidet er nå videreført gjennom Næringshagen i Orkdalsregionen som legger opp til å ha en mer tydelig rolle som utviklingsressurs i regionen. Næringshagen i Orkdalsregionen ble godkjent for det nye næringshageprogrammet som er av betydning for samarbeidet med fylkeskommunen. De fordeler regionale utviklingsmidler på grunnlag av politiske føringer fra statlig nivå. Samarbeidsavtalen med OBU er videreført av kommunen og er gjeldende avtale for Næringshagen i Orkdalsregionen. Lokale føringer Lokale føringer for næringsutviklingen finner vi i kommunens handlingsprogram Her framgår næringssatsingen som et satsingsområde, med målsettinger om å styrke næringslivet med fokus på regionalt utviklingsarbeid - Næringsutvikling - gjennom samarbeid med 23

66 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge fylkeskommunen, arbeid gjennom regionrådet og næringshagen i orkdalsregionen samt samarbeidspartnere for lokalt næringsliv og kommune. 4.2 Data Samarbeid med Næringshagen i Orkdalsregionen I intervju med rådmann sies det at avtalen mellom OBU, senere Næringshagen i Orkdalsregion og kommunen ble videreført fra høsten Kommunestyrets vedtak i sak 20, 2012 avklarer omfanget av kommunens samarbeid med Næringshagen. I Næringshagens aktivitetsrapport for 2012 vises det til at de tilbyr hjelp til potensielle nyetablerere i form av en førstelinjetjeneste og er kontaktpunkt for personer som har en forretningside eller en bedrift under oppstart i Meldal kommune. Næringshagen er behjelpelig med rådgivning/veiledning innenfor forretningsmessig utvikling av ideer, kjennskap til næringsaktørene i regionen, oversikt over ledig næringsareal og lokaler samt næringsvurdering av nyetablering som sendes den aktuelle kommunen. Det er gitt 12 etablererveiledning m/næringsvurdering til Meldal kommune. Næringshagen har gjennomført etablererskole og ulike utviklingsaktiviteter som møter, samlinger og arrangement for kommunenes bagatellmessige bidrag. Næringshagen har videre gjennomført flere arrangementer som f.eks. forum for nyskaping, design lønner seg, mennesket som konkurransefaktor, suksessfulle regioner, nettverkssamling for daglig ledere, invitasjon til kvinnovasjon og nettverksfrokost for kvinnelige gründere. I tillegg har Næringshagen i Orkdalsregionen deltatt på regionale og nasjonale nettverk med SIVA, Næringshagene i Norge, Orkladal Næringsforening, Trøndernett, Sør-Trøndelag fylkeskommune, Trondheimsregionen og Næringslivsdag i Meldal, i følge aktivitetsrapporten. Leder for Næringshagen i Orkdalsregionen sier at SIVA driver næringshageprogrammet på vegne av tidligere Kommunal- og regionaldepartementet, nå Kommunal og moderniseringsdepartementet (KMD). Sør-Trøndelag fylkeskommune deltar også med finansiering av næringshageprogrammet. Næringshagen har ansatte i 2,5 stilling som fordeler oppgaver tilknyttet næringshageprogrammet og næringsutvikling i samarbeid med kommunene. Leder sier at ansvaret mellom kommunen og næringshagen er beskrevet i avtalen. Samarbeidsavtalen gir gode muligheter for samarbeid etter behov. Når det gjelder rådgivningstjenester til kommunen, har næringshagen fremdeles en jobb å gjøre når det gjelder å synliggjøre hva som kan tilbys av tjenester. Leder sier videre at næringshagen ønsker å jobbe mer med rådgivning, også i forhold til behov. Det er store muligheter for å utnytte forsknings- og utviklingsmiljøene i Trondheim mer som en del av det videre tjenestetilbudet til Næringshagen. - Næringsutvikling - 24

67 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Ordfører deltar på vegne av kommunestyret som eier av Næringshagen og deltar i generalforsamling og eiermøte. Rådmannen følger opp kommunens samarbeidsavtale med Næringshagen knyttet til kjøp av tjenester. Samarbeid med Orkladal Næringsforening Leder i Orkladal Næringsforening (ONF) sier at de er en interesseorganisasjon for bedrifter i Orkdal, Meldal, Snillfjord og Agdenes. Meldal hadde egen næringsforening fram til 2004, som ble formelt stiftet etter en fusjon med Orkdal Næringsforening. ONF har ca. 150 medlemmer, og foreningens formål er å fremme medlemmenes interesse overfor myndigheter og samfunn. ONF kommer med innspill til kommuneplaner i forhold til de behov næringslivet har, herunder å ivareta medlemmenes interesser når det gjelder veiutbygging, næringsareal, osv. Meldal kommune har en politisk ledelse som engasjerer seg og er opptatt av næringsutvikling. På administrativt nivå oppleves ikke engasjementet som like bra, i følge leder i ONF. Årsaken til denne vurderingen er at man sjeldent ser representanter fra kommunens administrasjon på arrangementer i næringsforeningens regi. Kommunen deltar kun med politikere. Det er flere eksempler på dette i følge leder: - Næringsforeningen arrangerte «nylig» en yrkesmesse i samarbeid med kommunene og de videregående skolene. Kommunen ble invitert til å delta, men Næringsforeningen fikk ikke noe tilbakemelding vedrørende dette. Kommunen sendte imidlertid en rådgiver fra ungdomskolen som representant. - Ingen fra administrasjonen i kommunen var påmeldt Thamskonferansen. - ONF åpnet kontor på Løkken, ordfører kom, men ingen fra administrasjonen. Leder i ONF sier at dette er eksempler på at administrasjonen er lite synlig i næringspolitikken på vegne av kommunen. Det er etablert to årlige kontaktmøter med kommunen og næringsforeningen. Dette er fellesmøter hvor næringsforeningen møter ordførere og rådmenn, fra både Meldal og Orkdal kommune. I tillegg arrangerer Meldal kommune årlige næringslivslunsjer som er et godt tiltak som skaper dialog. Næringsforeningen viser til mye kontakt med næringssjefen i Orkdal kommune, mens administrasjonen i Meldal kommune synes å være mer fraværende. Det burde etter næringsforeningens oppfatning vært en tettere dialog her med fokus på næringslivet. Rådmannen sier at Orkladal Næringsforening har medlemmer fra næringslivet og har fokus på å fremme samfunns- og næringspoliske spørsmål for sine medlemmer. ONF målbærer sine forventninger ovenfor kommunen. - Næringsutvikling - 25

68 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Leder i Næringshagen i Orkdalsregionen sier at det er et planleggingsmøte med næringsforeningen for samarbeidsområdene i 2014, men at samarbeidet kunne ha vært tettere. På de områdene det er hensiktsmessig, så samarbeides det. Næringsforeningen arbeider i hovedsak med rammebetingelser/tilrettelegging for sine medlemmer, mens Næringshagen i Orkdalsregionen driver med rådgivning/utvikling innen næringsutvikling knyttet til enkeltbedrifter. Kommunens tilrettelegging og samarbeid om næringsutvikling Ordfører sier at politisk nivå i kommunen har fått tillagt roller i kontakten med næringslivet. I dette er det etablert faste og uformelle kontaktpunkt med Orkladal Næringsforening og politisk nivå hvor næringsutvikling er tema. Dette oppleves som nyttige møter. Formannskapet inviterer næringslivets medlemmer til møter hvor næringsutvikling er tema. Der drøftes blant annet kommunale plansaker, for eksempel samfunnsplan, men også enkeltsaker kan drøftes. Ordfører har dialog med Sør-Trøndelag fylkeskommune hvor infrastruktur og samferdsel er viktige momenter som kan knyttes til næringsutvikling. Fylkesutvalget har vært på besøk i kommunen våren 2013, hvor kommunens behov ble synliggjort. Rådmannen sier at kommunen har ledige næringsarealer og næringslokaler til ulike formål, og er generelt sett interessert i aktører som kan bidra med at aktivitet etableres i kommunen. Rådmannen sier at det foreligger en del invitasjoner til arrangementer innen næringsutvikling, men det har vært vanskelig å prioritere å møte på alle invitasjonene. Rådmannen har få uformelle møtearenaer med aktørene i næringslivet, dette gjelder både i forhold til Næringshagen og Næringsforum. Rådmannen sier at de har invitert næringsaktørene til å orientere om virksomheten på ledersamlinger når møtene har vært gjennomført ute i bedrifter. 4.3 Vurdering Kommunen har gitt føringer for at det regionale utviklingsarbeidet utføres i samarbeid med Næringshagen i Orkdalsregionen, og samarbeidspartnere for lokalt næringsliv og kommunen. Dagens organisering gir mulighet for dialog mellom de ulike aktørene/partene i kommunens næringsarbeid, og det er i noen grad etablert hensiktsmessige arenaer for samhandling og samordning. Alle sentrale aktører innenfor de aktuelle arbeidsområdene ser ut til å være deltakere i forskjellige nettverk/samarbeidsformer, og kommunen har i utgangspunktet tilgang til nødvendig informasjon. Det er noen utfordringer knyttet til dagens organisering - Næringsutvikling - 26

69 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge som omhandler hvem som skal utføre saksbehandling av næringssaker i kommunen fremover, som nevnt i kapitel 3. I tillegg savnes det en tettere administrativ oppfølging av kommunens næringsarbeid. Dette omhandler både å følge opp systemet knyttet til de overordnede målsettingene i kommunen som tidligere nevnt og en tettere oppfølging av næringsaktører/organisasjoner i kommunen. Det er viktig med god samhandling mellom politisk og administrativt nivå i kommunen samt næringsaktører, næringshagen og næringsforeningen for å finne best mulige optimale samarbeidsarenaer. Dette for å sikre at kommunens næringsarbeid fungerer i samsvar med gitte målsettinger innen saksbehandling, etikk, målstyring og rapportering. - Næringsutvikling - 27

70 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 5 Høring En foreløpig rapport ble sendt på høring til rådmannen i Meldal kommune den Kommunens høringsuttalelse ble gitt og er vedlagt rapporten i vedlegg 1. Vi har endret høringsrapporten som følge av rådmannens kommentarer på følgende punkter: Rådmannens kommentarer knyttet til kapittel og kommunens saksbehandling er lagt til datadelen til rapporten. Vi har endret våre vurderinger og konklusjoner knyttet til denne informasjonen i rapporten. - Næringsutvikling - 28

71 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 6 Konklusjoner Kommunen bruker ca. 1,5 millioner kroner i 2012 til næringsutvikling fra nærings- og kraftfond. Problemstillingene i denne undersøkelsen har vært å vurdere om kommunen har nødvendig styring med hvordan midlene brukes, og om det er organisert et hensiktsmessig samarbeid med aktuelle aktører utenfor kommuneorganisasjonen. Problemstilling 1: Har Meldal kommune nødvendig styring med midler til næringsutvikling i kommunen? Årsrapporten knyttet til bruken av midler fra nærings- og kraftfond samt innhentede tallmaterialer, synliggjør at midlene brukes i tråd med kommunens og Sør-Trøndelag fylkeskommunes innsatsområder og målsettinger. Årsrapporten behandles i formannskapet før den oversendes Sør-Trøndelag fylkeskommune. Det er utarbeidet overordnede rutiner og ansvar som fordeler arbeidsoppgavene for den interne saksbehandling for tildeling av midler fra nærings- og kraftfond, noe som er i samsvar med gitte føringer. Frem til og med 2013 utførte Næringshagen i Orkdalsregionen saksbehandlingstjenester for Meldal kommune. Det er ikke avklart hvem som utfører saksbehandlingstjenester for tildeling av midler fra nærings- og kraftfond fra Det er viktig å videreføre etablerte sak- og arkivrutiner når denne organiseringen blir fastlagt i kommunen. Etter hva vi har forstått, ligger kommunens etiske retningslinjer til grunn for håndtering av spørsmål vedrørende etikk og habilitet. Næringshagen i Orkdalsregionen, som utfører saksbehandling av midler til næringsutvikling på vegne av kommunen, gir uttrykk for at etiske refleksjoner ivaretas i arbeidet, selv om de ikke har egne etiske retningslinjer. De ønsker ikke å utføre saksbehandlingstjenester av næringssaker for kommunen fra 2014, grunnet at de har roller knyttet til rådgivning og saksbehandling i samme sak. Revisor synes det er positivt at kommunens samarbeidspartnere har etiske refleksjoner i det arbeidet som utføres på vegne av kommunen. Det er etablert og vedtatt overordnede målsettinger for kommunens næringsutvikling, men det mangler en årlig tilbakemelding til kommunestyret på disse. Etter vår vurdering vil dette være en viktig arena for å diskutere samt styre utviklingen av kommunens næringsutviklingsarbeid i påvente av ferdigstillelse av kommunens samfunns- og næringsplaner. - Næringsutvikling - 29

72 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Problemstilling 2: Har kommunen etablert effektive samarbeidsarenaer med aktuelle aktører utenfor kommuneorganisasjonen? Dagens organisering gir mulighet for dialog mellom de ulike aktørene/partene i kommunens næringsarbeid, og det er i noen grad etablert hensiktsmessige arenaer for samhandling og samordning. Det er noen utfordringer knyttet til hvem som skal utføre saksbehandlingen av midler fra nærings- og kraftfond fremover og å følge opp systemet knyttet til de overordnede målsettingene i kommunen som tidligere nevnt. I tillegg savner næringsaktørene en tettere administrativ oppfølging av næringsutviklingen i kommunen. En nærmere gjennomgang av kommunens, næringsaktørenes, næringshagens og næringsforeningens oppgaver og samhandling er viktige tema og bør være gjenstand for kommunens oppmerksomhet fremover. - Næringsutvikling - 30

73 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Kilder Lov og forskrift Lov om kommuner og fylkeskommuner Forvaltningsloven Meldal kommune Kommunens planstrategi, kommunestyrets sak 51, 2012 Felles strategisk næringsplan, kommunestyrets sak 67, 2013 Årsrapport kommunalt nærings- og kraftfond, formannskapets sak 10, 2013 Vedtekter for nærings- og kraftfond, kommunestyrets sak 15, 2012 Sluttevaluering av prosjektet Løft Meldal Opp og Fram, kommunestyrets sak 53, 2012 Handlingsprogram med økonomiplan , kommunestyrets sak 83, 2012 Samarbeidsmodell med Næringshagen i Orkdalsregionen, kommunestyrets sak 20, Næringsutvikling - 31

74 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Vedlegg 1 Høringssvar - Næringsutvikling - 32

75 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Vedlegg 2 Rutiner for behandling av søknad - Næringsutvikling - 33

76 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - Næringsutvikling - 34

77 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Vedlegg 3 Oppfølging av LMOF Oppfølging knyttet til tiltak i vedtak om Løft Meldal Opp og Fram I følge rådmannen er vedtaket fulgt opp på følgende måte: I handlingsprogrammet for 50 Næringsutvikling er videreutvikling av næringsarbeidet, blant annet med bakgrunn i evalueringen av prosjektet LMOF tatt inn i strategiene. Det samme er gjort i handlingsprogram «Klynger» Tilrettelagt industriområdet på Storås med ny infrastruktur, og innvilget støtte til en ny bedrift (Orkla Laft) Utviklet miljøet v/ Meldal Næringssenter rådgivingsstøtte til en nyetablering, tilbygg næringssenteret kommunen er en av eierne i Meldal Næringssenter, utleie av areal i det gamle Simprobygget Næringsforeninga jobber med kompetansenettverk 2. Tilrettelegger for næringsutvikling Her vises til handlingsprogram. I perioden uten fast rådmann har kommunen prøvd å opprettholde det næringsutviklingsarbeidet som har vært. Det vil bli en ny gjennomgang når ny rådmann er på plass. Under næringslivslunsjen kommunen arrangerte for kort tid siden, var ordfører og rådmann tydelig på at dette var noe vi vil bruke tid på å få på plass. 3. Bolig Her er det gjort flere vedtak. I 2013 er det avsatt 2 mill. til erverv og opparbeiding av boligtomter. For 2014 og 2015 er det avsatt 4 mill. årlig. Kommunestyret har hatt flere saker til behandling hvor boligtomter har vært tema 21/13, 66/13 og 43/13. Det er utsendt tilbud til grunneiere om kjøp av areal på Å. Det er på veg ut et tilbud på Storås (kom seint da aktuell grunneier først signaliserte at han ønsket å bygge ut selv). 4. Økt verdiskaping Her vises til handlingsprogrammet. Dette er en kontinuerlig prosess. Kommunen kjøper timer fra Næringshagen til rådgiving for næringslivet. Ellers er Orkla Landbruk aktiv i rådgiving innenfor landbruksbasert næringsutvikling. Meldal støtter 2 pågående utviklingsprosjekter i tradisjonelt landbruk. Dette er «Best på grovfor» hvor prosjekteiere er Norsk landbruksrådgiving ST og NLR Oppdal. Det andre er «Best på melk» hvor bondelagene i Orkdal og Meldal er prosjekteiere. Begge disse prosjektene arbeider for å heve kompetansen hos deltakende gardbrukere og for å utvikle rådgivingskompetansen. - Næringsutvikling - 35

78 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 5. «Ledestjerner» Ordfører og rådmann deltar i kontaktmøter med næringslivet, og begge har deltatt på bedriftsbesøk. Ordfører er spesielt aktiv i bedriftsbesøk. Det har vært flere møter med mulige etablerere. 6. Samhandling Kommuneplanens samfunnsdel under arbeid. Entreprenørskapsarbeidet i skolen med deltakelse på elevbedriftsmesser har fortsatt stort fokus og det er inngått samarbeidsavtaler med næringslivet. Kommunen har samarbeidsavtale med Meldal videregående skole. Denne ble inngått i I 2013 har det vært en ledersamling ute i bedrift (Simpro i mai). 7. Orkla Kommunen yter en årlig støtte til Orkla fellesforvaltning. I tillegg er det i 2013 innvilget tilskudd til etablering av lakseteller. Se ellers pkt 9. Meldal.no har hatt reportasjer om laksefiske på sine sider også i Dessverre har vi ikke hatt noe på kommunens nettside. 8. Mål og visjoner Kommuneplanens samfunnsdel under utarbeiding. Denne har vært tema på møter. Et åpent stormøte ble arrangert i månedsskiftet august/september. Senere har kommuneplanens samfunnsdel vært tema i møter med ulike grupper, som f.eks. næringslivet (tema på næringslivslunsjen i begynnelsen av desember). Meldalingen blir til dels brukt for å kommunisere mål, og da helst gjennom å vise til konkrete tiltak. Ellers er dette en krevende oppgave som vi må bli bedre på. 9. Suksesshistorier Kommunen har i 2013 inngått avtale med meldal.no om profilering av lokalt næringsliv. Dette er en oppfølging av formannskap sak 92/12. Det er ikke gjennomført en undersøkelse slik det er nevnt i kommunestyrets vedtak, men det er løpende dialog med næringsforeninga og kommunens næringsliv. Dette er noe vi må komme tilbake til dette når det er foretatt en gjennomgang av kommunens næringsarbeid. Det er heller ikke gitt konkrete tilbakemeldinger til kommunestyret ut over enkeltsaker til behandling og tertialrapportering. - Næringsutvikling - 36

79 Postadresse: Sandenveien 5, 7300 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf

80 Møteplan høst 2014 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 015/14 Torbjørn Berglann / Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for høsten 2014: 16. september 28. oktober 4. desember Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen dersom dette blirnødvendig. Saksutredning For å kunne planlegge å gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet best mulig er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgetsmøter vil fungere som milepæler for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet tilkontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen forkommunestyret når denne foreligger. I andre halvdel av 2014 skal utvalget behandle ny plan for selskapskontroll. Utvalget ønsker dessuten å legge møtene til ulike virksomheter i kommunen og få orientering om disse. Utvalget kan løpende vurdere om det er behov for endringer. Forslag til møteplan: 16. september o Bestilling av forvaltningsrevisjon o Budsjett for kontrollutvalget for oktober o *** 4. desember o Møteplan 2015

81 Andre møter og arrangementer å ta hensyn til: Fylkesmannens dialogkonferanse for ordførere og rådmenn 9. september KonSeks kontrollutvalgssamling 14. oktober Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler tre møter andre halvår Forslag til møteplan fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling.

82 Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Meldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 016/14 Torbjørn Berglann 033, &17 14/85-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsaken tas til orientering. Saksutredning Følgende referatsak vil bli presentert i møtet: - Kommunestyrets behandling av rapport fra selskapskontroll av TrønderEnergi.

83