KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE Molde, 13. februar 2015 Til medlemmene i kontrollutvalget MØTE NR.: 1/15 TID: kl. 12:00 STED: Galleriet, Molde rådhus MØTEINNKALLING SAKSLISTE: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 01/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 9. DESEMBER 2014 PS 02/15 PS 03/15 PS 04/15 PS 05/15 PS 06/15 PS 07/15 REFERATOG ORIENTERINGER KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDINGFOR2014 REVISJONENSRAPPORTTILKONTROLLUTVALGETFOR2. HALVÅR2014 MØTEPLANFOR2015 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres under Eventuelt. Eventuelle forfall meldes på tlf , evt. mob E-post: jane.anita.aspengmolde.kommune.no Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Kopi: Ordfører Rådmann Kommunerevisjonsdistrikt 2 M 84 R Finn Myrland (s) leder Jane Anita Aspen daglig leder

2 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Jane Anita Aspen Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg PS 01/15Kontrollutvalget Møtedato GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 9. DESEMBER 2014 Sekretariatets innstilling Protokollen fra møte 9. desember 2014 godkjennes. Saksopplysninger Vedlagt følger protokollen fra forrige møte. Protokollen er tidligere utsendt. Det er ikke fremkommet merknader til protokollen. Jane Anita Aspen daglig leder

3 KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 6/14 Møtedato: Tid: kl kl Møtested: Møterom «Galleriet», Molde rådhus Sak nr: 38/14 43/14 Møteleder: Finn Myrland, leder (Ap) Møtende medlemmer: Harald Valved (Sp) Evy Olin Strømme (V) Tove A. Melsæter, nestleder (H) Forfall: Ingen Ikke møtt: Are Krolm Venås Møtende vara: Ingen Fra sekretariatet: Jane Anita Aspen, daglig leder Fra revisjonen: Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Anny Sønderland, forvaltningsrevisor Av øvrige møtte: Mette Holand, personal- og organisasjonssjef (under sak 42/14) Lars Myklemyr, leder Lønnseksjonen (under sak 42/14) Aleksander Aasen Knudsen, enhetsleder Byggesak og geodata (under sak 42/14) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 38/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 22. OKTOBER 2014 PS 39/14 PS 40/14 PS 41/14 PS 42/14 PS 43/14 REFERAT OG ORIENTERINGER FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT. BESTILLING. NKRF'S KONTROLLUTVALGSKONFERANSE I DELTAGELSE. OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT PS 38/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 22. OKTOBER 2014 Kontrollutvalgets vedtak Protokollen fra møte 22. oktober 2014 godkjennes. Side 1 av 6

4 Kontrollutvalgets behandling Sekretær informerte om at det var rettet opp noen skrivefeil fra protokollen som var utsendt til medlemmene. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (4 voterende) PS 39/14 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Referatsaker: RS 13/14 Økonomirapport Molde kommune per 2. tertial 2014 saksprotokoll fra Molde kommunestyre , sak 060/14. RS 14/14 Oppfølging av politiske vedtak - saksprotokoll fra Molde kommunestyre , sak 072/14. RS 15/14 Forvaltningsrevisjonsrapport «Samhandlingsreformen i Molde kommune» - saksprotokoll fra Molde kommunestyre , sak 075/14. RS 16/14 Forslag til budsjett for 2015 for kontroll og tilsyn - saksprotokoll fra Molde kommunestyre , sak 076/14. Orienteringssaker: OS 16/14 Tilsynsrapport «Rapport frå tilsyn med sosiale tenester i Abeids- og velferdsforvaltninga i Molde kommune med fokus på kvalifiseringsprogrammet 2014» - (2 avvik), Helsetilsynet, Fylkesmannen i Møre og Romsdal datert Sekretæren gjennomgikk avvikene som fremkommer i rapporten. Det ble bestemt at den skulle føres opp på oppfølgingslista som ny sak. OS 17/14 OS 18/14 Korrekt og forsvarlig saksbehandling? «Bernt svarer: Kan ikke avfeie opplysninger som kommer for sent» - artikkel fra Kommunal Rapport Lukket prosess om sammenslåing omgår kommuneloven - artikkel fra Kommunal Rapport OS 19/14 Refusjon sykepenger i Molde kommune Mette Holand, personal- og organisasjonssjef og Lars Myklemyr, leder lønnseksjonen, var i møte for å informere om oppfølgingen av denne saken. Lars Myklemyr informerte at oppfølgingen hadde vært krevede. Hvert refusjonskrav som må gjennomgås krever detaljert oppfølging med egne brev og telefoner til NAV. Det er nå ca utestående krav. Myklemyr opplyser at en av utfordringene har vært at rapportene fra NAV tidligere havnet direkte ute på enhetene og ikke alltid ble sendt til lønnsseksjonen. Lønnseksjonen har ikke hatt nok tid/resurser til å jobbe systematisk Side 2 av 6

5 med oppfølging, men det de har fått gjort, har gitt resultater. De har nå plan om en mer systematisk tilnærming. Planen er at hver av lønnskonsulentene nå skal sette av 1.-2 dg. pr mnd. til utelukkende å jobbe med dette. Lars Myklemyr og Mette Holand svarte på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer. Kontrollutvalget ønsker å følge saken videre og vil be om en ny statusrapport i juni OS 20/14 Byggesak og geodata Enhetsleder Aleksander Aasen Knudsen var tilsted i møte for å orientere om situasjonen for avdelingen i lys av det fokus som har vært på lang saksbehandlingstid og underbemanning i enheten. Knudsen sier at bakgrunnen for de utfordringer de hadde tidligere i år var at en i 2013 hadde en stor utskifting i staben i tillegg til lederskifte. I februar var lengste ansienniteten i avdelingen 9 mnd. Saksbehandlingstiden var da oppe i 80 dager og de hadde ca. 450 saker i restanse. Det var også en stor utfordring for publikum å få kontakt med personalet på avdelingen. For å løse dette så måtte de gjøre interne prioriteringer av oppgaver, bla. prioritere oppgaver med publikumskontakt, innleie av tidligere ansatte til arbeid på kvelder og helger. Det ble også gjort et engasjement for 2 mnd. av en privat konsulent på området. Etter hvert ble også de nye ansatte mer rutinerte. Saksbehandlingstiden har fra august vært nede i ca. i 30 dager. Kravet som er sett er 90 dager. Antall saker ligger på Andre grep de har gjort er at de har brukt Lean for å gjennomgå arbeidsprosessene. Enheten har også et mål om at all saksbehandling skal skje elektronisk. Oppfølgings av ulovlige oppføringer ble ikke prioritert i vår/sommer. Dette arbeider er tatt opp igjen i høst. Det gjelder ca. 200 saker. Plan og utviklingsutvalget er med å prioritere hvilke type saker enheten skal prioritere. Knudsen sier at det er viktig at enheten fremstår som ryddig. De har også innført jevnlige samarbeidsmøter med byggebransjen. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug stilte spørsmål om Knutsen kunne se noen utfordring omkring etterlevelse av etiske retningslinjer. Knudsen sier at det ved deres enhet aldri er en saksbehandler som tar beslutninger aleine, enhetsleder skriver under alle vedtak sammen med saksbehandler. På denne måten har en etablert en kvalitetssikringsfunksjon. Dersom det oppstår «vanskelige saker» så tas disse alltid opp til diskusjon Enhetsleder Aleksander Aasen Knudsen svarte på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (4 voterende) PS 40/14 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT. BESTILLING Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalget bestiller følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt: Kommunens økonomiske situasjon innenfor helse og omsorg. Prosjektet bestilles utført hos Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R. Side 3 av 6

6 3. Prosjektplan utarbeides og legges fram for kontrollutvalget. Revisor får fullmakt til å gjøre avgrensninger og tilpasninger i prosjektet med utgangspunkt i saksframlegget og det som kom fram i møte. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets medlemmer hadde en grundig drating av hvilket prosjekt som skulle bestilles og samlet seg til slutt om følgende prosjekt: Kommunens økonomiske situasjon innenfor helse og omsorg Prosjektet kommer inn under pkt. 3.2 Gode og effektive tjenester i Plan for forvaltningsrevisjon for Kontrollutvalget er oppmerksom på at rådmannen har satt i gang et arbeid for å finne årsakene til den negative økonomiske utviklingen innen pleie og omsorg, det er viktig at forvaltningsrevisjonsprosjektet kan tilføre ytterligere kunnskap. I møte ble det diskutert mange ulike moment som kan være aktuelt å se på i tillegg til de som fremkommer i saksframlegget; for eksempel tildelingskontoret sin rolle, balanse mellom kvalitet på tjenestene og økonomiske ressurser og effekten av gjennomføring av helse- og omsorgsplanen med de tilpassinger som kommunestyret gjør i sak 93/14. Kontrollutvalget presiserer at prosjektplanen vil bli viktig for definering av problemstillinger for prosj ektet. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 voterende) Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt: Undersøkelsen skal omfatte aktuelle problemstillinger som er skissert i saksfremlegget. Prosj ektet bestilles utført hos Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R. Prosjektplan utarbeides og legges fram for kontrollutvalget. PS 41/14 NKRF S KONTROLLUTVALGSKONFERANSE DLETAGELSE Kontrollutvalgets vedtak Ingen av kontrollutvalgets medlemmer har mulighet til å delta på NKRF's kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 4. og 5. februar Dersom noen likevel har mulighet, så tas det kontakt med sekretariatet for påmelding før fristen 18. desember. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 voterende) Side 4 av 6

7 Sekretariatets forslag... deltar på NKRF's kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 4. og 5. februar PS 42/14 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalgets I oppfølgingslisten vedtak gjøres følgende endringer: Byggesak og geodata I den senere tid har det vært flere oppslag i pressen med fokus på saksbehandlingstiden for byggesaker i Molde kommune. Underbemanning i avdelingen har ført til at saksmengden har hopet seg opp og oppfølging av ulovlige tiltak og tilsyn har blitt nedprioritert. Stor utskiftning i etaten kan være noe av årsaken til problemene som har oppstått. Kontrollutvalget ønsker å se nærmere på situasjonen for byggesaksavdelingen i Molde kommune : Enhetsleder ved Byggesak og geodata orienterte i dagens møte sak OS 20/14 om dagens situasjon. Personalet er på plass og restansene er borte. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. Refusjon sykepenger i Molde kommune Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Molde kommune i møte i sak 42/11. Oppfølging av rapporten vil ventelig skje i siste halvdel av : Adm. orienterte om status i dagens møte OS 19/14. Det er nå planlagt en mer systematisk gjennomgang av restansene. Kontrollutvalget vil be om en ny statusrapport i utvalgets møte ijuni Retningslinjer for avslutning og behandling av regnskap for investeringsprosjekt i Molde kommune Sluttregnskap for investeringsprosjekt avsluttes når prosjektet er ferdigstilt og tatt i bruk. Hvordan et sluttregnskap skal behandles er ikke nedfelt i lover og forskrifter slik at det vil være opp til den enkelte kommune å regulere dette i kommunens økonomireglement. Kontrollutvalget ber om at det utarbeides et mer detaljert reglement for avslutning og behandling av regnskap for investeringsprosjekt i Molde kommune hvor kontrollutvalgets rolle er avklart. Brev sendt rådmannen med anmodning om å utarbeide nytt reglement. Saken var avsluttet i møte , men åpnet igjen i neste møte : Kontrollutvalget ønsker å følge opp saken til reglementet som skal fange opp kontrollutvalgets ønsker er på plass. Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune Etter gjennomført revisjon av regnskapsåret 2013 for Molde kommune og de kommunale foretakene, fant revisjonen at kommunen ikke har vært ute på anbud med sine rammeavtaler for innkjøp. Dette kan være i strid med Lov om offentlige anskaffelser. Saken ble behandlet i møte i sak PS Kontrollutvalget ønsket at revisjonen skulle følge opp saken videre og rapportere tilbake til kontrollutvalget : Revisjonen skulle i dette møte gi en skriftlig statusrapport. I følge e-post fra distriktsrevisor , er enda ikke anbud for de rammeavtalene som mangler på plass. Kontrollutvalget ønsker i første møte i 2015 en orientering fra rådmannen om hva som blir gjort for å få på plass nye rammeavtaler. Tilsyn med sosiale tjenester i Arbeids- og velfedsforvaltningen fokus på kvalifiseringsprogrammet 2014 Ny sak i Molde kommune med Side 5 av 6

8 Fylkesmannens tilsynsrapport fra viser 2 avvik: 1) Molde kom. sikrer ikke at kvalifiseringsprogram er tilgjengelig for alle mulige deltagere og at tildeling av program blir gjort på en forsvarlig måte. 2) Molde kom. sikrer ikke at hver enkelt deltager får tilstrekkelig individuelt tilpasset kvalifiseringsprogram og at deltagerne blir forsvarlig fulgt opp ved gjennomføring av sine kvalifiseringsprogram : Kontrollutvalget ber rådmannen sende kopi av plan for lukking av avvik til kontrollutvalget. Kontrollutvalgets behandling I dette møtet var det lagt opp til følgende orienteringer fra administrasjonen: Byggesak og geodata Refusjon sykepenger i Molde kommune Utvalget gjennomgikk de saker som var listet opp i saksframlegget. på oppfølgingslista: Det ble ført opp en ny sak Tilsyn med sosiale tjenester i Arbeids- og velfedsforvaltningen med fokus på kvalifiseringsprogrammet 2014 i Molde kommune Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 voterende) PS 43/14 EVENTUELT Fastsetting av dato for kontrollutvalgets første møte i 2015 Kontrollutvalgets møteplan for et helt år fastsettes normalt av utvalget i deres første møte i nytt år. Det kan være formålstjenlig at kontrollutvalgets første møte i nytt år avtales i det siste møtet i inneværende år. Kontrollutvalgets 23. februar. medlemmer ble enige om at dato for første møte i 2015 skal være mandag Finn Myrland Tove A. Melsæter Evy Olin Strømme leder nestleder Harald Valved Jane Anita Aspen sekretær Side 6 av 6

9 MOLDE KOMMUNE Kontrollutvalget Saksrnappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: / Jane Anita Aspen Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg PS 02/15Kontrollutvalget Møtedato REFERAT OG ORIENTERINGER Sekretariatets innstilling Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Saksopplysninger Referatsaker: RS 01/15 Godtgjørelse til folkevalgte i Molde kommune pr. 1. januar 2015 (vedlagt) RS 02/15 Ny revisjonsordning - Møte i styringsgruppa protokoll fra møte (vedlagt) RS 03/15 Protokoll fra styremøte i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal (vedlagt) RS 04/15 Ny revisjonsordning - Møte i styringsgruppa protokoll fra møte (vedlagt) Orienteringssaker: OS 01/15 Årsrapport og regnskap for 2014 Skatteoppkreveren i Molde kommune (vedlagt) OS 02/15 OS 03/15 Forbundsbasert kvalitetskontroll av Kommunerevisjonsdistrikt 2, M&R rapport fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert , vedlagt Kontrollrapport av regnskapsrevisjon Kontrollrapport av forvaltningsrevisjon Skriftlig tilbakemelding fra Kommunerev.distr. 2 M&R Tilsynsrapport «Rapport fra uanmeldt tilsyn med vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang i Molde kommune 2014» - (1 avvik), Helsetilsynet, Fylkesmannen i Møre og Romsdal datert (vedlagt) OS 04/15 Endringer i Kommuneloven og Offentleglova Mulig å utsette innsyn Brev fra kommunal- og moderniseringsdeparternentet datert (vedlagt) OS 05/15 Kontrollutvalgene fyller sin funksjon på en god måte artikkel fra nkrf.no, publisert (vedlagt) Jane Anita Aspen daglig leder

10 /,..ewhisur /r "ER SEG Godtgjørelse til folkevalgte i Molde kommune pr 1. januar 2015.

11 Reglement - godtgjørelse folkevalgte i Molde kommune Ordfører Ordførerens godtgjørelse fastsettes i forbindelse med kommunestyrets årlige budsjettbehandling. For 2014 er denne fastsatt til 11G (Folketrygdens grunnbeløp) Det utbetales ikke godtgjørelse for andre kommunale verv. Varaordfører Varaordførerens godtgjørelse settes til 50 % av ordførerens godtgjørelse. Det utbetales ikke godtgjørelse for andre kommunale verv. Grunnlag Fast godtgjørelse og møtegodtgjørelse Godtgjørelse til folkevalgte for øvrig beregnes med basis i et årslønnsbeløp. Dette beløpet ble sist fastsatt pr 1.januar 2014 til kr , senere i reglementet benevnes dette for grunnlaget. Godtgjørelsene reguleres på grunnlag av den økning i G som skjer forutgående år, dvs 3,6 % pr 1. mai Grunnlaget økes dermed slik: ,- x = ,- pr 1. januar Satsene nedenfor er justert i forhold til dette Kommunestyret Kommunestyrets representanter og møtende vararepresentanter får en møtegodtgjørelse tilsvarende 1 o/oo (kr 692,-) av grunnlaget. Gruppelederne i Molde kommunestyre gis en godtgjørelse tilsvarende 1 % (kr 6.921,-) av grunnlaget med tillegg av 0,25 % (kr 1.730,-) pr representant i kommunestyregruppen Formannskapet Formannskapets representanter får en fast årlig godtgjørelse tilsvarende 5% (kr ,-) av grunnlaget, og en møtegodtgjørelse tilsvarende 1 o/oo (kr 692,-) av grunnlaget pr møte. Møtende vararepresentanter i formannskapet får en møtegodtgjørelse tilsvarende 1,5 o/oo (kr 1.038,-) av grunnlaget pr møte. Fravær fra mer enn 1/3 av møtene fører til en reduksjon på 25% (kr 8.651,-) av den faste årlige godtgjørelsen.

12 3.3. Utvalg gruppe I Følgende utvalg kommer inn under gruppe I: Drifts- og forvaltningsstyret Plan- og utviklingsstyret Ledere i kommunale utvalg under gruppe I får en fast årlig godtgjørelse tilsvarende 5% av grunnlaget (kr ,-) og en møtegodtgjørelse tilsvarende 1 o/oo av grunnlaget pr møte (kr 692,-). Representanter får en fast årlig godtgjørelse tilsvarende 1% av grunnlaget (kr 6.921,-). Representanter og møtende vararepresentanter får en møtegodtgjørelse tilsvarende 1 o/oo av grunnlaget.(kr 692,-). Fravær fra mer enn 1/3 av møtene fører til en reduksjon på 25% av den faste årlige godtgjørelsen (kr 8.651,- for leder og kr 1.730,- for øvrige representanter) Utvalg gruppe Il Følgende utvalg kommer inn under gruppe II: Kontrollutvalget Valgkomiteen Eldrerådet Kirkelig Fellesråd Administrasjonsutvalget Rådet for funksjonshemmede Styret i Molde Havnevesen KF Ledere i kommunale utvalg under gruppe Il får en møtegodtgjørelse tilsvarende 1,5 o/oo av grunnlaget pr møte (kr 1.038,-). Representanter og møtende vararepresentanter får en møtegodtgjørelse tilsvarende 1 o/oo av grunnlaget pr møte (kr 692,-) Utvalg gruppe III Følgende utvalg kommer inn under gruppe III: Skattetakstnemnda Ledere, representanter og vararepresentanter i kommunale utvalg under gruppe III får en møtegodtgjørelse tilsvarende 1 o/oo av grunnlaget pr møte (kr 692,-) Utvalg gruppe IV diverse utvalg Ungdomsrådet gis en godtgjørelse på 0,5 o/oo av grunnlaget pr møte (kr 346,-). Leder gis 1,0 o/oo av grunnlaget pr møte (kr 692,-). De utvalg som ikke er omfattet av foreliggende reglement får en minimumsgodtgjørelse tilsvarende 0,5 o/oo av grunnlaget pr møte (kr 346,-).

13 3.7. Utvalg gruppe V - Kommunale foretak og kommunale selskaper Moldebadet KF Molde Eiendom KF Molde Vann og Avløp KF Molde kino AS Gotfred Lies plass 1 AS, Gotfred Lies plass 4 ANS og Gotfred Lies plass 1 Omsorgsboliger AS Romsdal parkering AS Molde bompengeselskap AS Leder i utvalg under gruppe V får en fast årlig godtgjørelse tilsvarende 3% av grunnlaget (kr ,-) og en møtegodtgjørelse tilsvarende 1 o/oo av grunnlaget pr møte (kr 692,-). Representanter får en fast årlig godtgjørelse tilsvarende 1% av grunnlaget (kr 6.921,-). Representanter og møtende vararepresentanter får en møtegodtgjørelse tilsvarende 1 o/oo av grunnlaget pr møte (kr 692,-). Fravær fra mer enn 1/3 av møtene fører til en reduksjon på 25% av den faste årlige godtgjørelsen (kr 5.191,- for leder og kr 1.730,- for øvrige representanter) Ad.hoc.utvalg Når kommunestyret, formannskapet eller hovedutvalgene oppnevner ad.hoc-utvalg, skal godtgjørelse fastsettes etter vurdering i forhold til de øvrige styrer, nemnder og råd som har slik godtgjørelse i Molde kommune Fungerende møteleder Fungerende møteleder i utvalg hvor lederen har forfall, får en møtegodtgjørelse tilsvarende 1,5 o/oo av grunnlaget pr møte (kr 1.038,-). Arbeidsgodtgjørelse som ikke blir betalt Arbeidsgodtgjørelse blir ikke betalt til lovbestemt medlem av styre, utvalg, nemnd eller råd. Arbeidsgodtgjørelse blir ikke betalt til kommunale tjenestemenn som møter i forbindelse med den stilling de har, og der deltakelse i utvalgsarbeid blir å se på som en naturlig del av deres arbeidsoppgaver. Erstatning for tap i arbeidsinntekt. Utgifter til stedfortreder m.v. Representanter av kommunale styrer, utvalg, nemnder og råd har rett til erstatning for tap i ordinær inntekt som er en følge av vervet og for enhver utgift som utøvelsen av vervet nødvendiggjør. Kommunale tjenestemenn som innehar kommunalpolitiske verv, får nødvendig fritid til å ivareta sine plikter i henhold til avtaleverkets bestemmelser.

14 Skyss- og kostgodtgjørelse Representanter av kommunale styrer, utvalg, nemnder og råd får på reiser i forbindelse med møter og ved kommunale oppdrag ellers som betinger reise, utbetalt skyss- og kostgodtgjørelse i samsvar med kommunens reiseregulativ. Teletjenester Representanter av formannskapet, og hovedutvalgsledere som ikke er medlem av formannskapet, får dekket teletjenester med kr 500,- pr kvartal. Godtgjørelse til andre styrer, utvalg, nemnder og råd Formannskapet får fullmakt til, i særlige tilfeller, å avgjøre hvilke andre kommunale styrer, utvalg, nemnder og råd som kan utbetales arbeidsgodtgjørelse etter dette reglement og til å bestemme hvilken godtgjørelse som skal utbetales innenfor rammen av reglementet. Dispensasjon Formannskapet får fullmakt til, i særtilfeller, å dispensere fra dette reglement og å avgjøre legitimasjons- og fortolkningsspørsmål vedrørende utgiftsdekning. Utbetaling av godtgjørelse Godtgjørelsen gjelder de personer som er oppnevnt av kommunestyre, formannskap og hovedutvalg. Minimumsgodtgjørelse for øvrig blir 0,5 o/oo av grunnlaget pr møte (kr 346,-). Ordførers og varaordførers godtgjørelse utbetales med 1/12 hver måned. Årlig godtgjørelse og møtegodtgjørelse til øvrige folkevalgte utbetales kvartalsvis: mars, juni, september og desember. Godtgjørelse for teletjenester utbetales kvartalsvis. Skyss- og kostgodtgjørelse utbetales på grunnlag av innsendt reiseregning. Reiseregning skal vanligvis innsendes innen 3 mnd etter at reisen er foretatt. Erstatning for tap i arbeidsinntekt og dekning av utgifter til stedfortreder m.v. skjer på grunnlag av fremsatt krav. Ettergodtgjørelse Tillitsvalgte som er frikjøpt fra ordinært arbeid tilsvarende 50% stilling eller mer og som slutter i sitt politiske virke, og ikke har anledning til å tre inn i ordinært arbeid, beholder sin faste årlige godtgjørelse i inntil 3 måneder fra 1.novemberved utløpet av valgperioden. Godtgjørelsen bortfaller dersom vedkommende trer inn i ordinært arbeid i 3-månedersperioden. Dersom spesielle forhold tilsier det, kan perioden utvides til 5 måneder. Krav om ettergodtgjørelse må legitimeres.

15 12. Iverksettelse Dette reglementet ble iverksatt fra 1. juli 2009, jfr Ksak 1/10., med senere justering av satsene. Sist kommunestyrets budsjettvedtak (K-sak 117/13).

16 Møtebok fra møte i styringsgruppa Møtet ble avviklet i fylkesrevisjonens møterom i Julsundvn. 7, Molde og tok til kl Til stede: Knut Anders Oskarson, Ola Krogstad, Ola Rognskog, Thorbjørn Fylling, Ronny Rishaug. Ellers var innkalt Asmund Kristoffersen, Eirik Jenssen, Sigmund Harneshaug, Bjarne Dyrnes og Kjetil Bjørnsen. Hans Blø førte møteboka. Lederen, Knut Anders Oskarson, ønsket velkommen, og gav en kort statusmelding siden forrige møte, bl.a. om behandlinga av utredninga om ny interkommunal revisjonsordning i kommunene. Det ble bl.a. opplyst at representantskapet i Kommunerevisjonsdistrikt 3 i M&R IKS skal ta stilling til utredninga i møte den 5. des. d.å. Status i dag. Vedtakene i resp. kommunestyrer og fylkesting som har behandlet utredninga, var utsendt til deltakerne på forhånd, og lederen gjennomgikk innholdet i disse. På forespørsel orienterte revisjonssjef Kjetil Bjørnsen fra behandlinga av utredninga i distr. 3, og nevnte at utredninga fikk en positiv tilslutning i styret i IKSet. Vedtak: Styringsgruppa tar vedtakene i kommunestyrene og i fylkestinget samt orienteringa fra distr. 3 til etterretning. Arbeidsgruppa blir bedt om å vurdere innspillene som er kommet i det videre arbeidet. Organisering av arbeidet videre. Vedtak: Organiseringa av arbeidet blir videreført etter samme modell som tidligere med styringsgruppe og arbeidsgruppe. Som prosessleder og som leder av arbeidsgruppa blir engasjert/valgt Asmund Kristoffersen. Oppgaver Vedtak: Arbeidsgruppa får i oppdrag å utarbeide utkast til selskapsavtale og eieravtale, og at disse foreligger innen neste møte i styringsgruppa. Styringsgruppas neste møte. Vedtak: Styringsgruppa ønsker å få besøk av daglig leder i KomRev Trøndelag IKS i neste møte, for å bli orientert om erfaringene man har høstet mht. organisering og styring av selskapet. Videre oppgaver. Vedtak: Arbeidsgruppa blir bedt om å arbeide videre med og ev. legge fram for styringsgruppa forslag til hvordan man skal løse utfordringer knyttet til IKT-løsning, revisjonsverktøy kontorlokaler i Molde

17 personalsaker organisering pensjonsforpliktelser planlegge overgangen fra dagens enheter til ny enhet Styringsgruppa viser til IKS-lovens forutsetning om at det bør oppnevnes et interimsstyre for selskapet, og går inn for at styringsgruppa ivaretar denne funksjonen inntil styre og representantskap er valgt. Forslag om dette flettes inn i innstillingen om godkjenning av selskapsavtale og eieravtale. Ola Krogstad måtte forlate møtet under behandlinga av denne saka. Møteplan framover. Neste møte i styringsgruppa avvikles innen først uke i februar Endelig dato fastsettes senere. Eventuelt På forespørsel orienterte revisjonssjef Kjetil Bjørnsen hvordan den videre behandlinga av spørsmålet om deltakelse i et nytt revisjons-iks i kommunene i distr. 3 vil foregå, ettersom man har lagt til grunn en annen saksbehandlingsmåte enn i kommunene på Nordmøre og i Romsdal samt fylkeskommunen. Thorbjørn Fylling supplerte. Møtet slutt kl

18 Styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal MØTEPROTOKOLL Møte nr: Møtedato: Tid: Møtested: Sak nr: Møteleder: Av styrets medlemmer møtte: Aukra kommune: Eide kommune: Fræna kommune: Gjemnes kommune: Molde kommune: Nesset kommune: Rauma kommune: Sunndal kommune Forfall: Vestnes kommune: Møtende vara: Ikke møtt: Fra sekretariatet: Av øvrige møtte: 3/ kl kl Møterom «Formannskapssalen», Molde rådhus 13/14 18/14 Ola Krogstad, leder Rita Rognskog, nestleder Ola Krogstad, leder Jim Erik 11.Johansen Stein Brubæk Finn Myrland Paul Nauste Odd Ivar Røhmesmo Trond Hansen Riise Øyvind Uren Ingen Ingen Jane Anita Aspen, daglig leder Åse Solveig Eriksen, rådgiver Hans Blø, Kontrollsjef Møre og Romsdal fylkeskommune (under sak OS 05/14) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til saksliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL ST 13/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 11. SEPTEMBER 2014 ST 14/14 REFERAT OG ORIENTERINGER ST 15/14 KU SEKRETARIATET. ARBEIDSTID FOR SEKRETARIATETS ANSATTE ST 16/14 KU SEKRETARIATET. ORIENTERING OM STATUS ST 17/14 MØTEPLAN FOR STYREMØTER 2015 ST 18/14 EVENTUELT Side 1 av 5

19 ST 13/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 11. SEPTEMBER 2014 Styrets vedtak Protokollen fra møte 11. september 2014 godkj ennes. Styrets behandling Det var ingen spørsmål til protokollen. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (8 voterende). ST 14/14 REFERAT OG ORIENTERINGER Styrets vedtak Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Styrets behandling Referatsaker: RS 03/14 Møtebok fra møte i styringsgruppa for ny revisjonsordning Leder orienterte fra møtet i styringsgruppa. RS 04/14 Møtereferat fra møte i arbeidsgruppa for ny revisjonsordning og Møtedeltakerne fikk i møtet utdelt referat fra arbeidsgruppemøtene og Sekretær refererte til innholdet i referatene samt til informasjon om vedtak fra representantskapet i Kommunerevisjonsdistrikt 3 fra Orienteringssaker: OS 05/14 Innspill til kommunelovutvalget Hans Blø, kontrollsjef Møre og Romsdal fylkeskommune Hans Blø, kontrollsjef i Møre og Romsdal fylkeskommune var invitert til å orientere om arbeidet med revidering av kommuneloven og de innspillene som kontrollutvalgssekretariatene i Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane har sendt til kommunelovutvalget. Hans Blø gjennomgikk lysark med informasjon om mandatet til kommunelovutvalget og de diskusjoner som ligger bak innspillene til kommunelovutvalget. Utvalget har også bedt om innspill til andre tema som bør vurderes, utover de som ligger i mandatet. Slik kommuneloven er utformet i dag så er det rettslige grunnlaget for kontrollutvalgets virke mangelfullt. Innspillene fra sekretariatene kan systematiseres slik: kontrollutvalgets formelle status må styrkes, hjemmelsgrunnlaget må styrkes og kontrollutvalgets saksprosedyrer må sikres. Underveis i presentasjonen var det innspill fra møtedeltagerne, diskusjoner og spørsmål. Innspillene som ble sendt kommunelovutvalget fra sekretariatene følger vedlagt møtereferatet. OS 06/14 Kommunen foretok ulovlige anskaffelser for 13 millioner 3 artikler fra Tidens Krav, 17.10, og Side 2 av 5

20 Leder og sekretær refererte til problemstillingen. Anskaffelsesregelverket er komplisert og problemstillinger omkring offentlig anskaffelser bør en være oppmerksom på i alle kontrollutvalgene. OS 07/14 Beskytt kommune! Håndbok i antikorrupsjon Transparency International Norge, Sekretæren oppfordret styremedlemmene, som alle er kontrollutvalgsledere, til å bruke denne håndboken. Håndboken tar opp tema som bl.a. anskaffelser og etiske retningslinjer. Sekretæren fremhevet spesielt eksempler og tips for kontrollarbeidet som er oppført på side i håndboken. Her fremgår det bl.a. at kontrollutvalget bør gjennom sin tilsynsrolle og forvaltningsrevisjoner undersøke hvordan de korrupsjonsforebyggende og avdekkendetiltakene som er iverksatt, fungerer. OS 08/14 Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn og valg av revisjonsordning svar på e- post fra NKRF til Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal. Sekretær refererte til svar fra Norsk Kornmunerevisjonsforbund på to konkrete spørsmål omkring utsettelse av vedtak i sak om forslag til budsjett for kontroll og tilsyn og saksprosedyrer omkring valg av revisjonsordning. Kopi av e-posten ble utdelt til styremedlemmene i møte. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (8 voterende). ST 15/14 KU SEKRETARIATET. ARBEIDSTID FOR SEKRETARIATETS ANSATTE Styrets vedtak Arbeidstid i forbindelse med jul- og nyttår for de ansatte ved Kontrollutvalgssekretariatet Romsdal for 2014 blir: for Arbeidstid i romjula Fri jul- eller nyttårsaften pluss en dag mellom jul og nyttår. Styret ber daglig leder legge frem en sak for styret om organisering av forhandlinger lønns- og arbeidsforhold. om Styrets behandling Sekretær viste til saksframlegget. Det ble fra sekretariatet presisert at det var ment å stå «arbeidstid i romjula» i sekretærens innstilling, og ikke «kjernetid i romjula». Styret ønsker ikke å gjøre et vedtak som gjelder for flere år. Saker som har preg av forhandlinger bør avgjøres utenfor styremøtene. om lønns- Styret ber derfor daglig leder legge frem en sak om organisering av forhandlinger og arbeidsforhold. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra styret medlemmer. (8 voterende) Sekretærens innstilling Arbeidstid i forbindelse med jul- og nyttår for de ansatte ved Kontrollutvalgssekretariatet Romsdal: for Side 3 av 5

21 Kjernetid i romjula Fri jul- eller nyttårsaften pluss en dag mellom jul og nyttår. ST 16/14 KU SEKRETARIATET. ORIENTERING OM STATUS Styrets vedtak Styret tar informasjonen fra daglig leder til orientering. Styret ønsker å avvente innkjøp av elektronisk saks- og arkivsystem, men ber daglig leder om å sette i gang prosessen med å etablere egen hjemmeside for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal. Styrets behandling Sekretæren gjennomgikk de sakene som fremkommer av saksframlegget. Som følge av usikkerheten rundt etablering av ny revisjonsordning og mulig påfølgende ny organisering av sekretariatene, ønsker styret at det avventes med å etablere et elektronisk saks- og arkivsystem. Vurderingene bygger også på sekretariatets forsikringer om at det ikke er akutt behov for en slik etablering. For å få en bedre tilgjengelighet til kontrollutvalgenes saker og møtedokument, ønsker styret at det settes i gang arbeidet med å etablere en hjemmeside for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Trond Hansen Riise forlot møte k1.1235, før votering i saken. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra styret medlemmer. (7 voterende) Sekretærens innstilling Styret tar informasjonen fra daglig leder til orientering. SF 17/14 MØTEPLAN FOR STYRET 2015 Styrets vedtak Møteplan for styret for 2015 tas til etterretning. Styrets behandling Ingen hadde innvendinger til at mandag 23.mars, onsdag 9.september og onsdag 2. desember blir datoer for styremøter i Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (7 voterende). ST 12/14 EVENTUELT Under Eventuelt ble følgende tema tatt opp: Side 4 av 5

22 skjema for reiseregning, kjøreregning og kjørebok. Det ble delt ut skjema uten Molde kommunes logo, slik styret bad om i forrige møte. - styrehonorar. Sekretæren bad om kontonummer for utbetaling av styrehonorar fra de som ikke hadde innlevert dette tidligere. Rita Rognskog Ola Kro gstad Jim Erik H. Johansen nestleder leder Stein Brubæk Paul Nauste Odd I. Røhmesmo Trond Hansen Riise Finn Myrland Jane Anita Aspen sekretær Side5 av 5

23 SAMMENSLAINGSPROSJEKT KOMMUNALREVISJONM&RFASE2. Møtereferat fra møte i styringsgruppa fylkeshuset kl Fra styringsgruppa møtte: Knut Anders Oskarson Ronny Rishaug Ingunn Oldervik Golmen (møtte i stedet for Ola Rognskog) Forfall: Ola Rognskog Thorbjørn Fylling Ola Krogstad Dessuten møtte arbeidsgruppa slik: Bjarne Dyrnes Sigmund Harneshaug Kjetil Bjørnsen Anny Sønderland Eirik Jensen Asmund Kristoffersen(utredningsleder) Sak 1 Åpning av møtet. Leder av styringsgruppa Knut Anders Oskarson ønsker velkommen og innledet møtet med å uttrykke bekymring for manglende tilbakemelding fra Distrikt 3 på beslutning om deltakelse eller ikke. Revisjonssjef Kjetil Bjørnsen orienterte om beslutningsløpet som ble bestemt på representantskaps møtet Der går det fram at representantskapet i revisjonsdistriktet vil få seg forelagt styringsgruppas innstilling/opplegg på sitt møte som nå er bestemt til 6. mars. Knut Anders Oskarson understreket at tidsfristen for etablering av nytt IKSer satt til Sak 2. Orientering og gjennomgang av arbeidsgruppas forslag til selskapsavtale eieravtale Knut Anders Oskarson gjorde kort greie for at det fra fylkeskommunens juridiske avdeling v/ Gudmund Lode var kommet forslag til endring av arbeidsgruppas forslag. Asmund la kort fram innstillinga fra arbeidsgruppa med forslag til selskapsavtale og eieravtale. Etter en generell drøfting av de foreliggende avtaler der både styringsgruppa og arbeidsgruppa deltok, kom en til at fylkeskommunens forslag i innhold var svært likt arbeidsgruppas forslag. Hovedskillet gikk bl.a. på at en i fylkeskommunens forslag hadde flyttet en del av innholdet i eieravtalen inn i selskapsavtalen. I tillegg var det noen endringsforslag med innholdsmessig betydning.

24 Med dette som bakgrunn ble det enighet at det var hensiktsmessig å gå inn i avtaleforslagene og så komme fram til omforente tekster, oppbygging og struktur av avtalene. Styringsgruppa vedtok så tekst og oppbygging av avtalen i dialog med arbeidsgruppa. Vedtak: Styringsgruppa vedtar selskapsavtale og eieravtale slik de foreligger i vedlagte utskrift. Arbeidsgruppa v / Eirik og Asmund fullfører renskrivning av avtalene og sender disse ut til styringsgruppe og arbeidsgruppe. Sak 3. Videre arbeid og framdrift. Asmund/utredningsleder oversender de ferdige dokumenter til arbeidsgruppe, styringsgruppe og kontrollutvalgssekretariatene. Asmund møter i kontrollutvalgssekretariatenes møte Asmund følger opp arbeidet overfor sekretariatene og legger til rette for oversendelse av avtalene til kommunen/fylkeskommunen. Det utarbeides forslag til standardtekst og innhold som går til alle kommuner/fylkeskommunen. Vedtaket må også inneholde forslag til at styringsgruppa oppnevnes som interimstyre og sikres de fullmakter som trengs for etablering av det nye selskapet bl.a. konstituering av daglig leder for selskapet, tilrettelegging for tilsettingsprosess m.m. Asmund tar initiativ overfor regionrådene for å få mulighet til å "selge inn" resultatet av styringsgruppas vedtak. I den grad det vil vise seg behov for og styringsgruppa bestemmer det, vil arbeidsgruppa igjen kunne tre sammen. (Er i beredskap). Avhengig av hva som blir utfallet av representantskapsmøte i Distrikt 3, vil arbeidsgruppa eventuelt måtte se på nytt på de paragrafer i avtalene som måtte bli influert av vedtaket der. Det kan i særlig grad komme til å gjelde 4 i selskapsavtalen. Utredningsleder og leder av styringsgruppa holder nær kontakt i det videre arbeid. Nødvendige arbeidsgrupper opprettes etter behov. Møtet avsluttet kl Asmund Kristoffersen Referent/utredningsleder

25 1 Årsrapport for 2014 Skatteoppkreveren i 1502 Molde kommune Årsrapport år/dato:2014/ Skatteoppkreveren i Molde og Vestnes

26 2 Innhold Generelt om skatteoppkreverensvirksomhet Skatteoppkreverkontoret Ressurser Organisering Ressurser og kompetanse lnternkontroll Vurdering av skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret Skatteutvalg 4 Skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Margin Margin for inntektsåret Margin for inntektsåret Kommentarer til marginavsetningen 5 Innfordring av krav Restanseutviklingen Totale restanser og berostilte krav Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Restanser eldre år Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Innfordringens effektivitet Vurdering av kontorets resultat pr Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat Omtale av spesielle forhold Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Særnamskompetanse 7 Arbeidsgiverkontroll Organisering av arbeidsgiverkontrollen Planlagte og gjennomførte kontroller Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Samarbeid med andre kontrollaktører Gjennomførte informasjonstiltak 9 Årsrapport år/dato:2014/ Skatteoppkreveren i Molde og Vestnes

27 3 1. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet 1.1 Skatteoppkreverkontoret Ressurser Ressursfordeling Årsverk %-andel fordelt Antall årsverk ved skatteoppkreverkontoret som kun er benyttet til skatteoppkreverfunksjonen i regnskapsåret 9,0 100 % Ressursbruk ved skatteoppkreverkontoret,fordeling av årsverk Skatteregnskap 1,0 11,1% Innfordring av skatt og arbeidsgiveravgift 5,4 60,0% ArbeidsgiverkontrolI 2,2 24,5% Informasjon og veiledning overfor skatte- og avgiftspliktige 0 0% og regnskapsførere/revisorer Skatteutvalg 0,0 0% Administrasjon 0,4 4,4% (Andel fordelt skal være 100 %) Sum 100 % Organisering Skatteoppkreverfunksjonen i Molde og Vestnes ble samordnet i SOFIE i Dette innebærer at kontoret er registrert i Brønnøysundregisteret med eget undernurnmer under Molde kommune med navnet Kemneren i Molde og Vestnes. Fra høsten 2012 har kontoret hatt skatteoppkreverfunksjonen for Aukra kommune, og fra oktober 2013 også for Midsund kommune. Kontoret er samlokalisert med Skattekontoret i Molde. Kontoret har i 2014 hatt en grunnbemanning på 9,0 årsverk. Av den totale bemanningen har 0,16 årsverk vært utleid til regnskapskontroll for Fræna kommune. Alle saksbehandlere har i 2014 jobbet med skatteytere både i Molde, Vestnes, Midsund og Aukra kommuner Innfordring av personlige skatter er fordelt mellom tre personer i 100 % stillinger, Unni Hoem, Per Ove Sæterøy/Stine Ugelvik Kanestrøm og Erna Småge. Margot Gjerde gikk av med pensjon i juni 2013, men var innleid som ekstrahj elp første halvår 2014 for å erstatte Per Ove Sæterøy da han var utleid til Midsund kommune i 40 % stilling. Erna Småge var på plass fra Astrid Lillebostad og Elisabeth Gjerde har innfordringen av alle typer krav vedrørende upersonlige skatteytere. I tillegg er føring av skatteregnskapet og arkivering tillagt disse. Kontoret har to kontrollører som i sin helhet jobber med regnskapskontroll, Gunnar Vilnes og Reidun Sunde. I tillegg til Molde, Vestnes, Midsund og Aukra, utfører kontoret regnskapskontroller for Fræna kommune. Alf Magne Slemmen har ansvaret for utleggsforretninger og tyngre innfordring av alle skattearter. Steinar Mundal leder seksjonen og har diverse saksbehandling. Kenmeren i Molde, Vestnes, Aukra og Midsund er Kurt Magne Thrana som også er økonomisjef i Molde kommune. Årsrapport år/dato:2014/ Skatteoppkreveren i Molde og Vestnes

28 Ressurserog kompetanse Oppfatningen er at kontoret er riktig bemannet i forhold til oppgavene når alle ansatte er på plass. Kontoret har siden oktober 2013 hatt ansvaret for Midsund kommune uten å endre på bemanningen. Kompetansen på seksj onen er god. Astrid Lillebostad tok i 2013 kurset i innkreving av pengekrav del 2. Elisabeth Gjerde deltar på innkreving av pengekrav del 1 nå og vil ta eksamen til våren. Per Ove Sæterøy flyttet tilbake til Midsund kommune og ble erstattet med Stine Ugelvik Kanestrøm, som har erfaring fra Bergen kenmerkontor og er utdannet jurist. Kontoret vil fortsatt være offensive i forhold til å oppdatere medarbeiderne faglig sett. 1.2 Internkontroll Rutinebeskrivelse ble utarbeidet og innsendt våren Rutinebeskrivelsene blir oppdatert løpende. 1.3 Vurdering av skatteinngangen 1.3.1Totalskatte-og avgiftsinngangi regnskapsåret Molde kommune hadde en total skatte- og avgiftsinngang i 2014 på kr For 2013 var tilsvarende skatte- og avgiftsinngang kr Dette gir en økning i skatteog avgiftsinngangen med kr eller en økning på 1,02 % Kommunensandelav skatteinngangeni regnskapsåret Kommunens andel av skatteinngangen i 2014 er kr Molde kommune hadde for 2014 budsjettert med en skatteinngang på kr før inntektsutjevning. Inngangen er 22,7 mill, kroner lavere enn budsjettert og 3,2 mill kroner høyere enn i Økningen utgjør 0,5 % mot en budsjettert økning på 4,04 %. 1.4 Skatteutvalg Det er ikke oversendt lempingssaker til skatteutvalget i Skatteregnskapet 2.1 Avleggelse av skatteregnskapet Avleggelseav skatteregnskapet Kenmeren i Molde og Vestnes bekrefter at skatteregnskapet for 2014 er ført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer, jf. Instruks for skatteoppkrevere av 8.april nr. 2. Årsrapport år/dato:2014/ Skatteoppkreveren i Molde og Vestnes

29 Årsregnskapet for 2014følgersomvedleggtil årsrapporten,og er signertav skatteoppkreveren Margin 2.2.1Margin for inntektsåret 2013 Inneståendemarginfor inntektsåret2013,pr kr 0 For lite avsattmarginfor inntektsåret2013 kr Marginprosent Prosentsatsmarginavsetning: 8 % Margin for inntektsåret 2014 Marginavsetningforinntektsåret2014,pr kr Gjeldendeprosentsatsmarginavsetning:8% Kommentarer til marginavsetningen For litenmarginavsetningfor 2013varnoehøyereenni 2012.Deter i år ikkefremmetpolitisk sak om endringavmarginprosenten. Årsrapport år/dato:2014/ Skatteoppkreveren i Molde og Vestnes

30 6 3. Innfordring av krav 3.1 Restanseutviklingen Totale restanser og berostilte krav Skatteart Sum restanse pr. skatteart Restanse Herav berostilt restanse Restanse Herav berostilt restanse Endring i restanse Reduksjon (-) Økning (+) Endring i berostilt restanse Reduksjon (- ) Økning (+) Arbeidsgiveravgift Artistskatt Forsinkelsesrenter Forskuddsskatt Forskuddsskatt person Forskuddstrekk Gebyr Innfordringsinntekter Inntekt av summarisk fellesoppgjør Kildeskatt Restskatt Restskatt person Sum restanse diverse krav Diverse krav Sum restanse pr. skatteart 584 inkl, diverse krav Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Kontoret kan vise til en fortsatt positiv utvikling og mener å ha kontroll på restansesituasjonen og utviklingen i restansene. Kommunen har en nedgang i restansene på de fleste artene. Spesielt positivt er utviklingen på personlige skatter, mens det på grunn av noen konkursbo faktisk er en liten økning i restansene av forskuddstrekk. Totalt sett har kommunen redusert restansene fra 38,6 mill. kroner per til 36,0 mill. kroner per Restanser eldre år Inntektsår Sum restanse Herav skatteart (debet) "Restskatt person" XX Årsrapport år/dato:2014/ Skatteoppkreveren i Molde og Vestnes

31 3.1.4Kommentarertil restanserog restanseoppfølgingenfor eldreår Kontoret har fokus på eldre restanser og følger det opp parallelt med nyere krav. Antall krav som var foreldet pr : 10 Samlet beløp på krav som var foreldet pr : kr Kontoret har gjennomgått rapporten "Restanseliste forelda krav" dato t.o.m Innfordringens effektivitet 3.2.1Vurderingav kontoretsresultatpr Kontorets imifordringsresultater er tilfredsstillende. I forhold til avtalte innfordringskrav har kontoret nådd kravene for personlige skatteytere, mens kontoret på grunn av noen konkursbo ikke har nådd kravene for de upersonlige skatteyteme. Resultatet er godt både i forhold til regionen sett under ett og i forhold til sammenlignbare kommuner Vurderingav sammenhengmellomaktivitetog resultat Kontoret betjener fire kommuner og hver saksbehandler har samme nurnmerserie (fødselsnummer/organisasjonsnummer) i alle kommunene. Kontoret arbeider målrettet og rutinemessig, en strategi som gir gode resultater Omtaleav spesielleforhold 3.2.4Kontoretseventuelletiltakfor å bedreeffektiviteteni innfordringen Kontoret vil jobbe ut ifra samme retningslinjer også i Særnamskompetanse Kontoret har benyttet særnamskompetansen i stor grad i flere år med hell. Ved bruk av egen namsmann kommer kontoret tidlig ut og oppnår god kontakt med skatteyterne. Erfaringen er at dette gir gode innfordringsresultater og bidrar til en nyttig dialog med skatteyter. Årsrapport år/dato:2014/ Skatteoppkreveren i Molde og Vestnes

32 8 4. Arbeidsgiverkontroll 4.1 Organisering av arbeidsgiverkontrollen Kontoret hadde i 2014 to regnskapskontrollører. Arbeidsgiverkontrollen betjener Molde, Vestnes, Midsund og Aukra kommuner. I tillegg foretas noen kontroller for Fræna kommune. Tallene vedrørende arbeidsgiverkontrollen gjelder Molde, Vestnes, Midsund og Aukra sett under ett. 4.2 Planlagte og gjennomførte kontroller Antall planlagte kontroller for 2014: 78 Som utgjør: 5 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller i 2014: 80 Som utgjør: 5,3 av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller i 2013: Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Det er foreslått endret inntektsgrunnlag med 14,8 mill. kroner og foreslått endret grunnlag arbeidsgiveravgift med 4,4 mill, kroner som er avdekket ved 29 av kontorets avholdte regnskapskontroller. 4.4 Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Aktiviteten på kontrollområdet er bra. Målene som er satt for regnskapskontrollen for 2014 er nådd. 4.5 Samarbeid med andre kontrollaktører Kontoret har i 2014 deltatt på personallistekontroller sammen med Skattekontoret. Årsrapport år/dato:2014/ Skatteoppkreveren i Molde og Vestnes

33 9 4.6 Gjennomførte informasjonstiltak Kontoret har ikke gjennomført spesielle informasjonstiltak dette året. Sted/dato: Ska teoppkreveren signatur Vedlegg:Årsregnskapet for signert av skatteoppkreveren. Årsrapport år/dato:2014/ Skatteoppkreveren i Molde og Vestnes

34 Årsregnskap for Aukra kommune for regnskapsåret Avlagt etter kontantprinsippet. Sum Sum Sum Sum totalt Valgt år Forrige år Likvider Skyldig skattekreditorene Skyldig andre I nnestående margin Udisponert resultat Arbeidsgiveravgift Kildeskatt 0 0 Personlige skatteytere Selskapsskatt Renter Innfordring Fordelt til Folketrygden - arbeidsgiveravgift Fordelt til Folketrygden - medlemsavgift Fordelt til Fylkeskommunen Fordelt til kommunen Fordelt til Staten Krav som er ufordelt 1 1 Videresending plassering mellom kommuner