MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I ALVDAL KOMMUNE

Transkript

1 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I ALVDAL KOMMUNE Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31. MØTEDATO: Tirsdag 2. mai 2017 KL.: 13:00 STED: Kammerset ved Alvdal kommunehus SAKSLISTE SAK NR. INNHOLD 17/2017 Godkjenning av saksliste og innkalling 18/2017 Godkjenning av protokoll fra møte /2017 Årsregnskap 2016 for Alvdal kommune; uttalelse 20/2017 Orientering om rapport i Aukrustsenteret 21/2017 Invitasjon til deltakelse i selskapskontroll; MHBR IKS 22/2017 Plan for virksomhetsbesøk ved Flyktningetjenesten 23/2017 Prosjektbeskrivelse forvaltningsrevisjon /2017 Orienteringssaker 25/2017 Eventuelt Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Fredag, 21. april 2017 For Live Stokstad, leder i kontrollutvalget Torill Bakken Kontrollutvalg Fjell IKS Torill Bakken Kopi: Ordfører, Revisor, Ekspedisjonen for utlegging til offentlig gjennomsyn på kommunens hjemmeside Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Torill Bakken tlf.: e-post: tb@kontrollutvalgfjell.no

2 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 17/17 Kontrollutvalget Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: - Saksliste til møte Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgsleder. Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 17/2017 2

3 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 18/17 Kontrollutvalget Møteprotokoll fra møte Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte (vedlagt) Saksframlegg: Saken er obligatorisk på alle møter i kontrollutvalget. Protokollen ble sendt ut til medlemmene pr. e-post samme dag. Det er ikke mottatt forslag til endringer. Protokollen er oversendt postmottak for publisering på kommunens nettsider. Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 18/2017 3

4 Alvdal kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Kommunestyresalen Alvdal kommunehus Møtedato: Tirsdag 28. mars 2017 Tid: Kl. 13:00 Saknr Til stede på møtet: Medlemmer: Live Stokstad Leif Langodden Trond Strypet Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Fra Revisjon Fjell IKS: Torill Bakken Henning Mikkelsen Møtet ble avsluttet kl. 15:30 Alvdal, 28. mars 2017 Torill Bakken T. Bakken møtesekretær Neste møte: Tirsdag 2. mai 2017 kl. 13:00 4

5 09/2017 Godkjenning av saksliste og innkalling Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalgets vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. 10/2017 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalgets vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. 11/2017 Initiering av virksomhetsbesøk i 2017 Sekretariatets forslag til vedtak: Virksomhetsbesøk gjennomføres ved oktober Sekretariatet forbereder besøk i henhold til prosedyrenes punkt Plan for gjennomføring av besøket godkjennes i kontrollutvalgets neste møte. Behandling: Utvalget diskuterte forskjellige enheter og virksomheter som kan være aktuell for virksomhetsbesøk i Utvalget var enige om at Flyktningetjenesten prioriteres i Kontrollutvalgets vedtak: Virksomhetsbesøk gjennomføres ved Flyktningetjenesten 3. oktober Sekretariatet forbereder besøk i henhold til prosedyrenes punkt Plan for gjennomføring av besøket godkjennes i kontrollutvalgets neste møte. 5

6 12/2017 Rapport i fra MHBR til orientering Sekretariatets forslag til vedtak: Forvaltningsrevisjonsrapport i MHBR av , samt den framlagte handlingsplanen tas til orientering. Behandling: Utvalget diskuterte rapporten og handlingsplanen. I tillegg diskuterte utvalget en varslersak i MHBR som har vært omtalt i rikspressen. Kontrollutvalgets vedtak: Forvaltningsrevisjonsrapport i MHBR av , samt den framlagte handlingsplanen tas til orientering. Sekretariatet tar kontakt med kontrollutvalgene i øvrige eierkommuner for å undersøke eventuelle tiltak i forhold til varslersaken i selskapet. 13/2017 Invitasjon til deltakelse i selskapskontroll; IKT Fjellregionen IKS Sekretariatets forslag til innstilling: Alvdal kommune stiller seg positiv til å delta i selskapskontroll i FARTT i samarbeid med andre eierkommuner. Dette under forutsetning av at den totale kostnaden for prosjektet ikke overstiger kr , at samtlige eierkommuner deltar samt at kostnaden fordeles i henhold til kommunenes eierandeler. Kontrollutvalget innvilges en tilleggsbevilgning i sin budsjettramme for tilsyn og kontroll på kr for å gjennomføre selskapskontroll i FARTT i samarbeid med øvrige eierkommuner. Behandling: Utvalget diskuterte saken. Utvalget mener at bakgrunnen for utvelgelse av selskapet IKT Fjellregionen bør begrunnes mere før de avgjør om de skal delta i prosjektet. Kontrollutvalgets vedtak: Alvdal kommune stiller seg positiv til å delta i selskapskontroll i FARTT i samarbeid med andre eierkommuner, men ber om en mer detaljert begrunnelse for utvelgelse av selskapet IKT Fjellregionen. Utvalget ber i tillegg om at formål med selskapskontrollen samt problemstillinger beskrives før det fattes endelig vedtak. Deltakelse i selskapskontroll er under forutsetning av at den totale kostnaden for prosjektet ikke overstiger kr , at samtlige eierkommuner deltar og at kostnaden fordeles i henhold til kommunenes eierandeler. 6

7 14/2017 Kontrollrapport skatt 2016 Sekretariatets forslag til vedtak: Skatteoppkreveren bes sørge for at arbeidsgiverkontroll i Alvdal kommune utføres i henhold til kravet som fastsettes av Skatteetaten. Saken oversendes kommunestyret til orientering. Behandling: Sekretariatet orienterte kort. Kontrollutvalgets vedtak: Skatteoppkreveren bes sørge for at arbeidsgiverkontroll i Alvdal kommune utføres i henhold til kravet som fastsettes av Skatteetaten. Saken oversendes kommunestyret til orientering. 15/2017 Orienteringssaker Sekretariatets forslag til vedtak: Den framlagte saken tas til orientering. Behandling: Utvalget diskuterte saken. Utvalget foretar påmelding selv dersom de deltar. Kontrollutvalgets vedtak: Den framlagte saken tas til orientering. 16/2017 Eventuelt Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalget diskuterte oppmøte på generalforsamling i FIAS 28. april. Strypet deltar. Utvalget diskuterte varsling i kommunen. 7

8 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 19/17 Kontrollutvalget Formannskap Kommunestyre Årsregnskapet 2016 Alvdal kommune Administrasjonen er innkalt for å gi utvalget en orientering om årsregnskapet. Saksdokumenter: - Årsregnskapet 2016 for Alvdal kommune (utsendt direkte fra kommunen) - Administrasjonssjefens årsberetning for 2016 (utsendt direkte fra kommunen) - Revisjonsberetning datert 19. april 2016 (vedlagt) - Forslag til kontrollutvalgets uttalelse (vedlagt) Saksopplysninger: I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 samt forskrift om revisjon 5 skal: årsregnskapet være avlagt innen 15. februar. årsberetning være avgitt innen 31. mars. revisjonsberetning avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. årsregnskap og årsberetning vedtas av kommunestyret/fylkestinget senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Årsregnskapet skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunen har brukt i årsbudsjettet. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og i tråd med god revisjonsskikk. Revisjon Fjell IKS har gjennomført årsrevisjonen for Alvdal kommune i samsvar med Kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 19/2017 8

9 MØTEBOK Saksvurdering: Kommunens årsregnskap er revidert av Revisjon Fjell IKS, og revisors beretning er utstedt den 19. april I revisjonsberetningen skal revisor skal uttale seg om årsregnskapet og om øvrige forhold. Under øvrige forhold uttaler revisor seg om budsjett, årsberetningen og til slutt registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Revisjonsberetningen inneholder ingen forbehold eller presiseringer. Revisjonsberetningen konkluderer med at årsregnskapet for Alvdal kommune, er avgitt i samsvar med lov og gjeldende forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. desember 2016 og for resultatet i regnskapsåret som er i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk i Norge. Regnskapet viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Til sammenligning viste regnskapet for 2016 kr til fordeling drift og et regnskapsmessig merforbruk på kr Sekretariatet mener at regnskapet, sammen med årsberetningen, gir brukerne av regnskapet god oversikt over kommunens økonomi og resultatet av virksomheten i regnskapsåret Dersom ikke noe særskilt fremkommer under behandling av årsregnskapet har sekretariatet følgende forslag til uttalelse: Kontrollutvalget har i møte 02. mai 2017 behandlet Alvdal kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, administrasjonssjefens årsberetning og revisjonens beretning, datert 19. april I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen til administrasjonssjefen omhandler. Kontrollutvalget har ingen merknader til Alvdal kommunens årsregnskap for Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner kommunens årsregnskap og årsberetning for Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Alvdal kommunes årsregnskap for 2016 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 19/2017 9

10 MØTEBOK Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 19/

11 11

12 12

13 13

14 Til Kommunestyret i Alvdal kommune Kontrollutvalgets uttalelse om Alvdal kommunes årsregnskap og årsberetning for 2016 Kontrollutvalget har i møte 02. mai 2017 behandlet Alvdal kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, administrasjonssjefens årsberetning og revisjonens beretning, datert 19. april I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen til administrasjonssjefen omhandler. Kontrollutvalget har ingen merknader til Alvdal kommunens årsregnskap for Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner kommunens årsregnskap og årsberetning for Alvdal 2. mai 2017 For Alvdal kontrollutvalg Live Stokstad leder Kopi: Formannskapet 14

15 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 20/17 Kontrollutvalget Orientering om Aukrustsenteret AS Saksdokumenter: Rapport av 7. mars-17 (følger som eget ) Saksframlegg: Rørosregionen Næringshage as har i perioden januar - februar 2017 gjennomført en overordnet økonomisk og strategisk analyse av Aukrustsenteret og forvaltningen av arven etter Kjell Aukrust. Analysen og rapporten er utarbeidet på oppdrag fra administrasjonen i Alvdal kommune. Rapporten ble behandlet i kommunestyret 30. mars, og det ble fattet følgende vedtak: «Alvdal kommune, kommunestyret innvilger et midlertidig lån på kr til Aukrustsenteret. Det forutsettes at dette beløpet tilføres Alvdal kommune fra Aukruststiftelsen når denne vil ha en økonomisk situasjon som tilsier at den er i stand til det. Alvdal kommune, kommunestyret, innvilger i tillegg et kortsiktig lån til Aukrustsenteret på kr kr. Lånet tilbakebetales til Alvdal kommune innen 15. august De totale utlånsmidlene pålydende kr kr, belastes kommunens disposisjonsfond.» Rådmannen er innkalt for å gi utvalget en kort gjennomgang av rapporten og behandlingen i kommunestyret. Sekretariatets forslag til vedtak: Rådmannens gjennomgang av rapporten «Aukrustsenteret og arven etter Kjell Aukrust» til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 20/

16 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 21/17 Kontrollutvalget Bestilling av selskapskontroll/forvaltningsrevisjon i Midt-Hedmark brann- og redningsvesen. Saksdokumenter: 1. Prosjektplan fra Hedmark Revisjon IKS, datert Avisartikkel i fra Dagbladet Saksopplysninger Kommunestyret i Alvdal vedtok den Plan for selskapskontroll og fattet følgende vedtak: «Kommunestyret slutter seg til planen for selskapskontroll i Alvdal kommune for valgperioden slik den fremgår av saken. Kontrollutvalget gis myndighet til årlig rullering av planen og valg av enkeltprosjekter innenfor planperioden.» Det har i lengre tid vært medieoppslag i Dagbladet om varslersaker knyttet til Midt- Hedmark brann og redningsvesen IKS (MHBR). Dette har handlet om ansattes varslinger mot brannsjefen. Noe av det som har blitt hevdet er: «MHBR har i lengre tid slitt med en ledelsesform som ikke er de ansatte verdig. Behandlingen av enkelte personer i selskapet, er ikke i tråd med det vi skal stå for: brukerorientert, redelighet, respekt, engasjement!!»( sa-ble-frode-48-fjernet-fra-stillingen-sin/ ). Selskapets styre sier at de har full tillit til brannsjefen. Uansett om slike uttalelser/rykter er sanne eller ikke, er slike oppslag skadelig for selskapet, og det er derfor viktig at kontrollutvalgene i eierkommunene engasjerer seg i saken. Kontrollutvalget i Alvdal fikk den , sak 12/17, orientering om rapporten som var gjennomført i MHBR og drøftet samtidig medieoppslagene som har vært angående en varslersak i selskapet. Utvalget fattet følgende vedtak i følgende vedtak: Forvaltningsrevisjonsrapport i MHBR av , samt den framlagte handlingsplanen tas til orientering. Sekretariatet tar kontakt med kontrollutvalgene i øvrige eierkommuner for å undersøke eventuelle tiltak i forhold til varslersaken i selskapet. Det første punktet gjaldt behandling av en forvaltningsrevisjonsrapport som selskapet selv hadde bestilt. Denne rapporten er vel strengt tatt ikke noen forvaltningsrevisjon, i hvert fall ikke etter kommunelovens bestemmelser, men kanskje heller en konsulentrapport. Men ut fra det andre punktet i vedtaket, har sekretariatet for Alvdal kontrollutvalg, daglig leder Torill Bakken i Kontrollutvalg Fjell IKS, tatt kontakt med de øvrige sekretariatene Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 21/

17 MØTEBOK som representerer kontrollutvalgene i MHBRs eierkommuner, for å høre om det er flere som er interessert i å bli med på en felles undersøkelse i selskapet. Når det er flere eiere i et selskap, er det en stor fordel om selskapskontrollen bestilles som et fellesprosjekt for alle kontrollutvalgene, da dette naturlig nok reduserer kostnadene for hvert enkelt kontrollutvalg. MHBR har 10 eiere og eierandelene er som følger: Elverum Kommune 30,5 % Trysil Kommune 14,9 % Tynset Kommune 10,8 % Våler Kommune 10,0 % Rendalen Kommune 7,0 % Stor-Elvdal Kommune 7,0 % Alvdal Kommune 6,3 % Folldal Kommune 5,3 % Engerdal Kommune 4,7 % Tolga Kommune 3,5 % I en samtale mellom daglig leder i Kontrollutvalg Fjell IKS og daglig leder i Glåmdal sekretariat IKS, ble det avtalt at sistnevnte kunne lage et forslag til saksframlegg som kunne legges fram for alle 10 kontrollutvalgene. Hvis det skal være et fellesprosjekt, er det en fordel at det i all hovedsak er likelydende vedtak i alle kontrollutvalgene. I ettertid bekreftet daglig leder i Glåmdal sekretariat IKS avtalen i en e-post, som ble sendt alle sekretariatene i eierkommunenes kontrollutvalg. Kontrollutvalgets leder i Elverum kommune har i ettertid engasjert seg og ønsket, som representant for den største eieren, å være den som tok regien på en mulig kontroll i selskapet. Kontrollutvalget i Elverum bestilte derfor en prosjektplan fra Hedmark Revisjon IKS, som er revisor for 5 av selskapets eierkommuner. Glåmdal sekretariat IKS skulle fortsatt lage saksframstillingen. Prosjektplanen, utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS, datert (jf. 1), beskriver hvordan revisjonen oppfatter bestillingen. De har foreslått følgende problemstillinger (side 4): 1. Hvordan har ansvarlig ledelse i Midt-Hedmark brann- og redningsvesen håndtert dokumenterte henvendelser med påstander om kritikkverdige forhold/varsler fra ansatte i perioden ? 2. Har Midt-Hedmark brann og redningsvesens håndtering av henvendelsene underproblemstilling 1) vært i tråd med gjeldende regelverk? Under punkt 4 (Avgrensninger) sier Hedmark Revisjon IKS at gjennomgangen avgrenses til selskapets håndtering av varslersakene. Innholdet i varslersakene og eventuelle personalmessige sider vil ikke bli vurdert. Det sies videre i prosjektplanen at prosjektet planlegges gjennomført innenfor rammen av 250 timer og at den legges fram innen Det er naturlig at fordeling av tidsbruk/kostnader blir ut fra eierandel, og da blir det en slik fordeling, dersom alle kontrollutvalgene gir sin tilslutning: Eierkommune % vis eierskap Timer Elverum kommune 30,5 76,25 Trysil kommune 14,9 37,25 Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 21/

18 MØTEBOK Tynset kommune 10,8 27 Våler kommune Rendalen kommune 7 17,5 Stor-Elvdal kommune 7 17,5 Alvdal kommune 6,3 15,75 Folldal kommune 5,3 13,25 Engerdal kommune 4,7 11,75 Tolga kommune 3,5 8,75 De forskjellige utvalgene har møter i løpet av april/mai og det kan antas at alle kontrollutvalgene har bestilt prosjektet innen 1. juni, dersom de har budsjettmessig dekning for bestillingen. Sekretariatet mener det er svært viktig at alle eiere i et selskap deltar dersom det skal gjennomføres en selskapskontroll. Det er viktig at de som eiere bidrar til at det føres kontroll med at virksomheten foregår i henhold til gjeldende lover og regler, og rammer som vedtektene gir. Elverum kontrollutvalg, som har tatt regien i prosjektet benytter Hedmark Revisjon IKS. Dersom Alvdal kommune skal delta vil det være behov for å be kommunestyret om en tilleggsbevilgning til formålet. Kontrollutvalgets budsjett for 2017 tar ikke høyde for ekstraordinær selskapskontroll som vil komme som et tillegg til revisjonstjenestene kommunen har igjennom egen revisjonsordning. 250 Sekretariatets forslag til innstilling: 1. Kontrollutvalget viser til plan for selskapskontroll for Alvdal kommune for og vedtar oppstart av en forvaltningsrevisjon knyttet til Midt-Hedmark brann- og redningsvesen IKS sine varslingsrutiner. 2. Prosjektet er et fellesprosjekt for kontrollutvalgene i eierkommunene Elverum, Trysil, Tynset, Våler, Rendalen, Stor-Elvdal, Alvdal, Folldal, Engerdal og Tolga. 3. Bestillingen sendes Hedmark Revisjon IKS. 4. Prosjektet har følgende problemstillinger: 1) Hvordan har ansvarlig ledelse i Midt-Hedmark brann- og redningsvesen håndtert dokumenterte henvendelser med påstander om kritikkverdige forhold/varsler fra ansatte i perioden ? 2) Har Midt-Hedmark brann og redningsvesens håndtering av henvendelsene underproblemstilling 1) vært i tråd med gjeldende regelverk? 5. Hvis det i løpet av gjennomgangen avdekkes andre problemstillinger som bør undersøkes nærmere, tas dette opp med kontrollutvalgene. 6. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 15,75 timer (Alvdal) (totalt 250 timer) og ferdigstilles innen Tilleggsbevilgning til kontroll- og tilsyn for gjennomføring av prosjektet dekkes gjennom disposisjonsfond. 8. Sekretariat for kontrollutvalget gis fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Hvis det er vesentlige endringer i forhold til tidsplanen eller andre forhold, legger sekretariatet saken fram for kontrollutvalget. Behandling: Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyrets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 21/

19 Prosjektplan 2017 Utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS på vegne av kontrollutvalget i Elverum kommune PROSJEKTPLAN Forvaltningsrevisjon Etterlevelse av varslingsrutiner Midt-Hedmark brann- og redningsvesen IKS Postboks 84, 2341 Løten Telefon: E-post: post@hedmark-revisjon.no Org.nr: MVA 19

20 1 Bakgrunn for prosjektet 1.1 Bestilling Kommunelovens 80 Innsyn og undersøkelser i selskaper, åpner for at i interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6, i interkommunale styrer etter 27 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjer, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Kontrollutvalg i eierkommunene kan gjennomføre eierskapskontroll eller forvaltningsrevisjon i disse selskapene, eller en kombinasjon av disse to kontrollene. Eierskapskontroll fokuserer på hvordan kommunen utøver eierstyring. En viktig forutsetning for at kontrollutvalget kan gjennomføre eierskapskontroll, er at kommunen har tydeliggjort strategier og målsetninger kommunen har med eierskapene. Forvaltningsrevisjon vil være aktuelt dersom funn fra den obligatoriske eierskapskontrollen, eventuelt andre tips, samtid politiske vedtak og/eller føringer, gjør at kontrollutvalget mener det er forhold som trenger å bli undersøkt nærmere. Kontrollutvalget har ikke anledning til å gjennomføre granskning. Etter vår vurdering er det bare representantskapet i selskapet, og antagelig etter at et flertall av eierne stiller seg bak deg, som kan gjennomføre granskning. Det gjøres for ordens skyld oppmerksom på at verken kommuneloven eller lov om interkommunale selskaper omtaler granskning. Aksjeloven omtaler hvordan granskninger skal vedtas og gjennomføres, men den loven gjelder ikke for kommuner, kommunale foretak og interkommunale selskaper. Kontrollutvalget har registrert at det mars måned har vært flere omfattendeartikler i Dagbladet som omtaler varslingssaker og håndtering av disse i Midt-Hedmark Brann og redningsvesen IKS. Artiklene følger vedlagt. Kontrollutvalget kan ikke gå inn i det personalmessige i sakene, men kontrollutvalget kan undersøke om selskapet har etablert varslingsrutiner i tråd med Arbeidsmiljølovens bestemmelser, og at disse følges når varsler avgis, og at ansatte ikke blir gjenstand for gjengjeldelser dersom varsling er gitt. Arbeidsmiljøloven 2-4, 2-5 og 3-6 regulerer arbeidstakers rett til å varsle, vern mot gjengjeldelse og arbeidsgivers plikt til å legge til rette for varsling. Arbeidsmiljølovens nåværende «skal»- bestemmelser om varsling trådte i kraft , før var det også en oppfordring om, at arbeidstakere meldte i fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. 20 2

21 Det er arbeidsgivers ansvar å sørge for åpenhet og god intern kommunikasjon i virksomheten. Arbeidsgiver skal aktivt bidra til at ytringsfrihet og varsling blir en naturlig del av virksomhetens arbeidsmiljøarbeid. Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold. Det skal vurderes om arbeidstakerne skal ha en fast rutine eller fremgangsmåte å forholde seg til når alvorlige kritikkverdige forhold skal tas opp. En slik rutine vil for det første gi de ansatte et signal om at det er ønskelig at de sier fra. Det vil dessuten gi de ansatte veiledning i hvordan de skal gå frem og trygghet for at de følger en akseptert fremgangsmåte. Med rutiner for intern varsling menes retningslinjer, instrukser, reglement med mer, som angir virksomhetens etiske plattform, hvem det kan varsles til, hvordan varslingsmeldinger skal håndteres osv. 1.2 Kort om Midt-Hedmark brann- og redningsvesen IKS Midt-Hedmark brann- og redningsvesen IKS er et interkommunalt selskap som eies av kommunene Våler, Elverum, Trysil, Engerdal, Stor-Elvdal, Alvdal, Rendalen, Tolga, Tynset og Folldal. Selskapet ble etablert den 1. juli Midt-Hedmark brann- og redningsvesen IKS har i dag ansvaret med å forvalte brann- og redningstjenesten etter lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver for eierkommunene. Administrasjonen for Midt-Hedmark brann- og redningsvesen IKS er lagt til Elverum kommune. Det er lokalisert brannstasjoner i alle eierkommunene. Ansvarsområdet dekker km² og ca innbyggere/brukere. Selskapet har i overkant av 200 ansatte. Midt-Hedmark brann- og redningsvesen er organisert i 3 avdelinger, beredskap, 110 og forebyggende. Midt-Hedmark brann- og redningsvesen har en felles brannordning som er dimensjonert etter en risiko- og sårbarhetsanalyse. Midt-Hedmark brann- og redningsvesens vedtatte verdigrunnlag er tuftet på: Brukerorientering Redelighet Respekt Engasjement 2 Formål og problemstillinger Formålet med denne forvaltningsrevisjonen er å kartlegge og vurdere om Midt-Hedmark brann- og redningsvesen har etablert varslingsrutiner som arbeidsmiljøloven foreskriver at man skal ha og om de etterleves. 21 3

22 Følgende problemstilling søkes besvart i forvaltningsrevisjonen; 1) Hvordan har ansvarlig ledelse i Midt-Hedmark brann- og redningsvesen håndtert dokumenterte henvendelser med påstander om kritikkverdige forhold/varsler fra ansatte i perioden ? 2) Har Midt-Hedmark brann og redningsvesens håndtering av henvendelsene under problemstilling 1) vært i tråd med gjeldende regelverk? Problemsstilling 1) innebærer at vi må kartlegge hvor mange henvendelser som er gjort og hvor mange av disse som er dokumentert. Vi må også vurdere om hver enkelt henvendelse til ansvarlig ledelse representerer en henvendelse med påstander om kritikkverdige forhold/varsel. Problemstilling 2) innebærer at Midt-Hedmark brann og redningsvesen må ha dokumentasjon for at henvendelsen om påståtte kritikkverdige forhold er registrert og arkivert. Midt-Hedmark brann- og redningsvesen må ha dokumentasjon for at henvendelsen om påståtte kritikkverdige forhold er håndtert. I problemstilling 2) vil kilder for revisjonskriterier være arkivloven, arkivforskriften, offentleglova, forvaltningsloven, personopplysningsloven og selskapet egne retningslinjer/rutiner for håndtering av varslinger i tråd med Arbeidsmiljølovens bestemmelser. 3 Revisjonskriterier Med bakgrunn i ovennevnte problemstillinger skal det etableres revisjonskriterier. Disse danner grunnlaget for hva innsamlede data skal vurderes opp mot. Kriteriene skal begrunnes i/utledes av autoritative kilder innenfor det reviderte området. Autoritative kilder kan være lover, forskrifter, forarbeider, rettspraksis, politiske vedtak/mål/føringer, administrative retningslinjer/mål/føringer, statlige føringer/veiledere, andre myndigheters praksis, teori og reelle hensyn som vurderinger av hva som er rimelig/formålstjenlig/effektivt. 1 Utledning av revisjonskriteriene utføres ifbm prosjektets oppstartsfase. 4 Avgrensninger Gjennomgangen foreslås avgrenset slik at den i hovedsak vil rette seg mot selskapets håndtering av varslersakene. Forvaltningsrevisjonen vil ikke gjøre vurderinger som knytter seg til innholdet i varslingssakene og de personalmessige sidene ved dette. Forvaltningsrevisjonen begrenser seg til perioden d.d. 1 RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon pkt. 23 og

23 5 Metode for datainnsamling På overordnet nivå er det uttrykt et behov for å finne ut om Midt-Hedmark brann og redningsvesen har gode systemer for å sikre håndtere varslingssaker, og at de blir håndtert i samsvar med lov, forskrifter og selskapets eget regelverk. Vi mener at ved å kartlegge og svare opp spørsmålene i problemstillingene vil det være mulig og vurdere i hvilken grad det er etablert systemer som sikrer at varslinger håndteres på en forsvarlig måte, og at ansatte som har varslet ikke blir gjenstand for gjengjeldelser. Svar på problemstillingene gjøres ved å gjennomføre intervju med ledelsen og øvrige ansatte, eventuelt også gjennom en questback-undersøkelse mot nåværende og tidligere styremedlemmer og ansatte, inklusiv verneombud og tillitsvalgte. Vi vil vurdere dette opp mot det som anses som effektivt og ressursbesparende. Kontaktperson for prosjektet må være styreleder og/eller den som skal ivareta selskapets varslingsinstitutt. Prosjektet er planlagt gjennomført av en utøvende forvaltningsrevisor i samarbeid med en oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Hvem som blir utøvende og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor, avhenger av når prosjektet kan gjennomføres og hvilke øvrige bestillinger Hedmark Revisjon IKS mottar i løpet av 1. halvår Det foreslås avsatt totalt inntil 250 timer til prosjektet jf. kontrollutvalgenes bestilling og oppstlling under. Vi tar sikte på å starte arbeidet med prosjektet i løpet av mai/juni, og planlegger å ferdigstille arbeidet innen Planlagt tidspunkt for ferdigstillelse forutsetter at kontrollutvalget har ressurser til gjennomføring i 2017, og at Midt-Hedmark brann- og redningsvesen og andre som må intervjues/kontaktes yter nødvendige bidrag i forhold til frister som revisjonens fastsetter. Dersom øvrige kontrollutvalg tiltrer at de blir med på forvaltningsrevisjonen, må finansieringen skje ved at kommunene deler utgiftene seg i mellom iht eier/-ansvarsandeler. Eierandeler er som følger: Elverum kommune 30,5% Alvdal kommun e 6,3% Engerdal kommune 4,7% Folldal kommune 5,3% Rendalen kommune 7,0% Stor-Elvdal kommune 7,0% Tolga kommune 3,5% Trysil kommune 14,9% Tynset kommune 10,8% Våler kommune 10,0% 23 5

24 Som et utgangspunkt har vi planlagt følgende disponering av tiden som er tildelt prosjektet: AKTIVITET TIMER Planlegge og utarbeide prosjektplan 10 Utarbeide oppstartsbrev samt forberedelse og møte med 15 kontaktperson (inkl. kjøring) Innhente bakgrunnsinformasjon og utlede revisjonskriterier mm 30 Dokumentanalyse, intervjuer (inkl. kjøring) og eventuell Quest- 100 Back undersøkelse Utarbeide foreløpig rapport 60 Kvalitetssikring 15 Rapport til uttalelse inkl. etterarbeid 10 Forberedelse og behandling i KU (inkl. kjøring) 10 Totalt 250 Løten, den 3. april 2017 Morten Alm Birkelid daglig leder Vedlegg - Avisoppslad i Dagbladet mars

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 22/17 Kontrollutvalget Forslag til plan for gjennomføring av virksomhetsbesøk i 2017 Saksdokumenter: - Sak 11/17 (ikke vedlagt) - Utkast til plan for virksomhetsbesøk - Utdrag i fra virksomhetens årsberetning 2016 Saksframlegg: Kontrollutvalget behandlet den 28. mars sak 11/17 Initiering av virksomhetsbesøk 2017 Planlegging/utvelgelse. Utvalget fattet følgende vedtak: " Virksomhetsbesøk gjennomføres ved Flyktningetjenesten 3. oktober Sekretariatet forbereder besøk i henhold til prosedyrenes punkt Plan for gjennomføring av besøket godkjennes i kontrollutvalgets neste møte." Vedlagt følger en skisse til plan for virksomhetsbesøket. Kontrollutvalget bør under behandlingen fastsette: - Tema for besøket - Endelig tidspunkt - Hvem som skal inviteres - Hvilken dokumentasjon som skal innhentes og sendes til utvalget før møtet Sekretariatets forslag til vedtak: Plan for virksomhetsbesøk ved Flyktningetjenesten i Alvdal utarbeidet under behandlingen godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 22/

39 6.13 Flyktningtjenesten Enhetens virkeområde og antall ansatte Enheten jobber etter introduksjonsloven. Den har tre mål: Gi grunnleggende ferdigheter i norsk Gi grunnleggende innsikt i norsk samfunnsliv Forberede for deltakelse i yrkeslivet Formålet er å styrke nyankomne innvandreres mulighet for deltakelse i yrkes- og samfunnslivet. Dette skal skje gjennom deltagelse i introduksjonsprogrammet som er et opplæringsløp som i omfang skal gjennomføres på to år, eller som ved særlige grunner kan utvides til tre år. Programmet skal fylle et ordinært arbeidsår i antall timer. Kommunen mottok tilskudd for 64 personer i løpet av Av disse var det to personer som ble bosatt i Alvdal etter avtale om «Alternativ mottaksplass», og en av disse endret status i mars til ordinær bosetting. Introduksjonsordningen omfattet 31 personer Enheten har vokst med tanke på antall personer som får hjelp av tjenesten. Det vil trolig være noe vekst også i 2017, men deretter vil antall personer som får ytelser av tjenesten være mer stabilt. Det er de som er i introduksjonsordningen som tjenesten i utgangspunktet er «ansvarlig» for, men flyktningtjenesten yter også betydelig hjelp til flere av de som har vært i introduksjonsordningen tidligere. Stilling Antall årsverk 2016 Antall årsverk 2015 Antall årsverk 2014 Leder 0,2 0,1 0,1 Konsulent 1 1 0,8 Boveileder 0,6 0,6 0,4 Programrådgiver 1 0,6 0,5 SUM 2,8 2,3 1,8 Også i 2016 er det justert noe på bemanninga. Økninga i programrådgiver gjelder fra høsten 2016 og er et årsvikariat. Denne justeringa skal evalueres for å se om den skal innføres permanent. Økonomi Beløpene er i hele kr. Regnsk Budsj Regnsk Regnsk Sum utgifter Sum inntekter Sum netto utgift Kommentarer: Enheten fullfinansieres av tilskudd fra staten, og har årlig satt av penger på fond. I 2016 ble det avsatt 4,2 mill. kr slik at fondet nå er på ca 11,1 mill. kr. Grunnen til at det kan avsettes så mye penger er blant annet at kommunen har en nøktern drift av tjenesten, der vi har fokusert på det lovpålagte. Størrelsen på avsetningen til fond har også sammenheng med når på året vi bosetter flyktningene. Videre har kun Steigen skole og teknisk mottatt «øremerkede» midler for å yte tjenester til flyktninger. De øvrige enhetene, inklusive NAV, har gjort dette innenfor ordinær ramme. En annen viktig forklaring er også at vi har få flyktninger som har vært i kommunen lengre enn fem år, som er antall år vi mottar tilskudd. Når vi får flyktninger som har bodd i kommunen utover fem år må kommunens eventuelle utgifter dekkes av den ordinære ramma, samt at vi kan bruke av tjenestens fond. Etter at vi inngikk avtale om voksenopplæring på Tynset har norskopplæringa vært så godt som fullfinansiert gjennom det øremerkede tilskuddet i forbindelse med norskopplæring. For 2016 er det et lite minus (ca ) som skyldes at vi har bosatt mange personer som ikke mottar opplæringstilskudd for mer 39

40 enn ett eller to år. (Lovverket er slik at kommuner med asylmottak mottar tilskudd, og har flyktningene oppholdt seg flere år i mottak vil bosettingskommunen motta for færre år). Differansen i lønn og sosiale utgifter skyldes primært at mange av flyktningene er bosatt sent på året slik at vi har betalt ut mindre i introduksjonsstønad. Målvurdering 2016 Perspektiv Tiltak Prestasjonsmål Resultat Avviksforklaring Økonomi Budsjettjustering 1 og 2. Månedlig gjennomgang av budsjett og regnskap. Samsvar mellom budsjett og regnskap. Stor grad av samsvar. Har ikke brukt budsjettjusteringer i styringa. Enheten har inneværende år satt av penger på øremerket fond Medarbeider Skal på plass jevnlige (kvartalsvise) møter med berørte enheter Alle enheter er informert om mottak med en gang det er gjort avtale med IMDI. Andre enheter varsles nå gjennom at de er kopimottakere i ESA (intern rutine) Bruker Samhandling rundt flyktningtjenesten skal drøftes på enhetsledernivå Fokus på helhetlig forståelse og selvstendig utøvelse av arbeidet Oppfølging av hver enkelt Tett dialog med Nav og andre samarbeidspartnere Fordeling av integreringsmidler etter felles vedtatt plan Alle ansatte i enheten deltar på ett felles kurs I snitt over 5 år er 50% av flyktningene i arbeid eller utdanning etter at introordningen er fullført Plan er ikke vedtatt. I samtale med rådmann er dette utsatt med begrunnelse i at det må være mer dynamisk enn en plan. Enheten har deltatt på to større kurs med tre av fire ansatte. Etablering av internasjonalt råd Råd er etablert i løpet av året Dette er et politisk arbeid. Enheten har bidratt i å spørre personer samt utforme vedtaket/saken og retningslinjer for rådet Likestilling Tjenesten har fire ansatte hvorav en kvinne. Ytre og indre miljø/ HMS Det er gjennomført medarbeidersamtaler med alle ansatte i Vernerunde, i form av skjema som er besvart av alle ansatte, er også gjennomført og fulgt opp. Fortsatt er enheten lokalisert i Dalsegga med leder plassert på ungdomsskolen. Dette er ikke tilfredsstillende med tanke på daglig oppfølging, men er til dels kompensert for ved at det er ukentlige møter der vi oppdaterer hverandre. Øvrige forhold Det er fortsatt slik at enheten jobber mye med bosettingsarbeidet. Særlig det å finne boliger som er godt egnet er krevende da det er lite boliger ledige på leiemarkedet, og det er få som flytter ut av de kommunale boligene. Enheten kommer ikke til å endre «nedslagsfeltet» for bosetting, for det at boligene er sentrumsnært er med på å styrke selvstendigheten til de vi bosetter. 40

41 Plan for kontrollutvalgets virksomhetsbesøk ved Alvdal flyktningtjeneste, tirsdag 3. oktober 2017 kl. 13:00. Oppmøtested Kommunehuset Alvdal, Kammerset Inviterte Flyktningkoordinator, Programveileder, Navleder, representant i internasjonalt råd, representant for voksenopplæringen Tema o Organisering o Inkludering o Kvalifisering Skriftlig kontakt Sekretariatet tar kontakt i uke 36. med rådmannen Skriftlig kontakt med Sekretariatet tar skriftlig kontakt med virksomhetsleder, orienterer om hensikten med etatsbesøket og avtaler endelig tidspunkt, uke 36 virksomhetsleder Innhente og sende ut dokumentasjon Sekretariatet innhenter ønskelig dokumentasjon og sender ut til utvalget i uke 38 Foreløpig forslag til tidsplan: Tidsplan 12:30-13:00 Utvalget møtes for forberedelse 13:00-13:20 Kontrollutvalget presenterer seg selv og sin rolle 13:20-14:30 Orientering og diskusjon med utgangspunkt i valgt tema 14:30-15:00 Spørsmålsrunde 15:00- Oppsummering Eksempel på utdypende problemstillinger: Hvordan er introduksjonsprogrammet gjennomført i henhold til introduksjonsloven? Språkpraksisplasser. Hvordan åpner Alvdal kommune for å ta inn folk i språkpraksis? Redegjørelse for økonomien i flyktningetjenesten. Fondsavsettingen til flyktningetjenesten Boligframskaffelse Utfordring i forbindelse med inkludering/integrering? Statistikk; hvor mange flyktninger har kommunen tatt imot i siste 10 år? Inviterte i tillegg til flyktningtjenesten: Nav- leder, representant i internasjonalt råd, representant for voksenopplæringen 41

42 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 23/17 Kontrollutvalget Prosjektplan forvaltningsrevisjon 2017 Saksdokumenter: - Prosjektbeskrivelse av forvaltningsrevisjonen "Kommunens praktisering av selvkostprinsippet" av 20. april 2017 Saksframlegg: Plan for forvaltningsrevisjon for Alvdal kommune for perioden ble behandlet av kontrollutvalget i 2016 og vedtatt i kommunestyret 15. desember 2016, k-sak 111/16. I følge planen skal kommunens etterlevelse av selvkostprinsippet være tema for forvaltningsrevisjon i Revisjonen har utarbeidet en prosjektplan som skal gjennomgås og godkjennes av utvalget. Saksvurdering: For at den endelige rapporten skal være i samsvar med utvalgets forventninger, er det avgjørende at utvalget underveis får anledning til å komme med innspill. Som bestiller bør kontrollutvalget ha mulighet til å forme forvaltningsrevisjonsprosjektet i samarbeid med utfører av oppdraget. Revisjonen har derfor oversendt en foreløpig beskrivelse av prosjektet. Formålet med prosjektet: Formålet med prosjektet er å undersøke om kommunen etterlever gjeldende retningslinjer for beregning av selvkost innenfor vann, avløp, renovasjon, og septikrenovasjon. Videre skal det undersøkes om kommunens årsregnskap avgis i samsvar med lov og forskrifter når det gjelder framføring av overskudd eller underskudd på selvkost. Hvis avvik avdekkes, å bidra til at rutiner og praksis forbedres. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner den framlagte prosjektbeskrivelsen av forvaltningsprosjektet "Oppfølging og etterlevelse av kommunedelplan «Kommunens praktisering av selvkostprinsippet" slik den foreligger. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 23/

43 Bildet kan ikke vises. Kommune: Alvdal kommune Rapportnr: R 44 År: 2017 Oppdragsansvarlig: Svein Magne Evavold PROSJEKTPLAN Prosjektnavn: «Kommunens praktisering av selvkostprinsippet» Bakgrunn: Kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon for perioden som ble behandlet av kontrollutvalget i sak 35/2016 og kommunestyret i sak 111/2016 har kommunens praktisering av selvkostprinsippet som tema for undersøkelse i Temaet er vurdert i overordnet analyse og er beskrevet slik: For mange tjenester skal brukerne ikke betale mer enn hva det koster å levere tjenestene. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har i 2014 fastsatt nye retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester (H- 3/14). Etter at de nye retningslinjene har trådt i kraft og fått virke i noen tid vil kommunens selvkostberegninger være et aktuelt område for forvaltningsrevisjon. Formål: Formålet med prosjektet er å undersøke om kommunen etterlever gjeldende retningslinjer for beregning av selvkost innenfor vann, avløp, renovasjon, og septik-renovasjon. Videre skal det undersøkes om kommunens årsregnskap avgis i samsvar med lov og forskrifter når det gjelder framføring av overskudd eller underskudd på selvkost. Hvis avvik avdekkes, å bidra til at rutiner og praksis forbedres. Metode/ Avgrensning: Undersøkelsen gjennomføres i henhold til RSK Standard for forvaltningsrevisjon fastsatt av Norges kommunerevisorforbunds styre 1. februar 2011 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Beskrivelse av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2017 Side 1 43

44 Bildet kan ikke vises. I følge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Undersøkelsen søkes gjennomført ved å vurdere fakta som samles inn gjennom dokumentanalyse, regnskapsanalyse og innhenting av utdypende informasjon fra ansatte i kommuneadministrasjonen. Undersøkelsen avgrenses til å omhandle selvkostprinsippet innenfor vann, avløp, renovasjon og septik-renovasjon. Vi vil i undersøkelsen legge hovedvekten på gjennomgang av regnskapsåret 2016, men vil på enkelte områder også se på budsjettet for 2017 og regnskapet for årene I 2014 kom det nye retningslinjer for beregning av selvkost på kommunale betalingstjenester. Disse erstattet de tidligere retningslinjene fra Det sendes oppstartbrev til rådmannen der vi varsler om oppstart av prosjektet. Tidsforbruk: Anslått tidsforbruk er 20 dagsverk i 2017 og at prosjektet avsluttes og presenteres for kontrollutvalget i løpet av Problemstillinger: Med utgangspunkt i formålet med prosjektet vil hovedproblemstillingen være å vurdere om Alvdal kommune oppfyller bestemmelser i lover, forskrifter og retningslinjer for beregning av selvkost innenfor vann, avløp, septik-renovasjon og renovasjon. Spørsmålet konkretiseres nærmere i følgende problemstillinger: 1. Foretas det før- og etterberegning av selvkostkalkyler og bygger selvkostregnskapet på reelle og dokumenterte kostnader? 2. Er gebyrsystemet innrettet slik at det ikke gir urimelige utslag for kommunens innbyggere? 3. Beregnes kalkulatoriske kapitalkostnader i samsvar med retningslinjene? 4. Foretas kalkulatoriske renteberegninger av selvkostfond i samsvar med retningslinjene? 5. Avgis kommunens årsregnskap i samsvar med lov og forskrifter når det gjelder selvkost? Beskrivelse av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2017 Side 2 44

45 Bildet kan ikke vises. Revisjonskriterier: Revisjonskriterier skal danne norm eller en referanse som de innsamlede dataene vurderes opp mot og gir uttrykk for et ideal for hvordan tilstanden bør være på det reviderte området. Revisjonskriterier utledes fra lover, forskrifter, politiske vedtak, retningslinjer, mål, føringer osv. I denne undersøkelsen vil vi utlede revisjonskriterier fra følgende kilder: Lov om kommunal vann- og avløpsanlegg Forurensningsloven Forskrift om begrensning av forurensning Rundskriv H-2140 fra KRD Rundskriv H 3/14: Nye retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester Kommuneloven med forskrifter Kommunal regnskapsstandard nr. 6 Foreløpig standard Revisjonskriteriene utledes med utgangspunkt i problemstillingene, og konkretiseres nærmere i tilknytning til behandlingen av hver enkelt problemstilling Alvdal, 20. april 2017 Svein Magne Evavold Revisjonssjef Dokumentet er godkjent elektronisk og har ingen signatur. Beskrivelse av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2017 Side 3 45

46 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /17 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 24/17 Kontrollutvalget Orienteringssaker Orienteringssaker Det orienteres om følgende saker for kontrollutvalget:! Orienteringssak 1 Brev fra FKT til Foreningen familie i barnevern med kopi til landets ordførere og medlemmer: På bakgrunn av dagens nyhetsbilde som er preget av saker som omhandler overgrep og lovbrudd innen barneverntjenesten, har foreningen sendt en henvendelse til landets ordførere hvor de oppfordres til å benytte sine kontrollutvalg i forhold til barnevernssaker i større grad. FKT har besvart denne oppfordringen. Begge brevene er vedlagt.! Orienteringssak 2 Melding om vedtak: Kommunestyret behandlet kontrollutvalgets årsmelding 30. mars-17. Årsmeldingen ble tatt til orientering. Sekretariatets forslag til vedtak: Sakene tas til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Alvdal kommune Sak nr. 24/

47 SV: Barnevern 18. april :11 Emne Fra Til SV: Barnevern FKT- Forum for Kontroll og Tilsyn Sendt 3. april :57 Til Foreningen Familie i barnevern Kopi: Til alle landets ordførere og FKTs medlemmer Vi viser til foreningens epost «Barnevern» sendt til alle landets ordførere i begynnelsen av mars Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) er en møte- og kompetanseplass for mennesker som arbeider med kontroll og tilsynsfunksjon i kommuner, fylkeskommuner og Sametinget. Medlemmer er kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg (etter kommuneloven) og deres sekretariater. FKT har i dag 165 kommuner og 8 fylkeskommuner som medlemmer, samt 22 kontrollutvalgssekretariater, som betjener mer enn 200 av landets kommuner og fylkeskommuner. For nærmere informasjon viser vi til våre nettsider: I foreningens henvendelse til landets ordførere rettes det søkelys på et viktig tema, og kommunenes kontrollutvalg omtales en del i denne forbindelse. FKT ønsker å knytte noen kommentarer til denne omtalen, da vi oppfatter en viss begrepsforvirring knyttet til hva som er oppgaver for kontrollutvalget. Kommunens kontrollutvalg er opprettet med hjemmel i kommuneloven og ikke med hjemmel i Lov om barneverntjenester. Det folkevalgte organet kommunen kan (ikke må) opprette med hjemmel i Lov om barneverntjenester 2 bli gjerne kalt et klientutvalg. Dette kan tillegges oppgaver etter barnevernloven og behandle enkeltsaker innenfor denne lovens virkeområde, slik det er beskrevet i barnevernloven 2. Kontrollutvalg etter kommuneloven har et annet ansvarsområde enn dette klientutvalget. Det er kommunestyret som har det overordnede kontrollansvaret for den kommunale virksomheten. Kontrollutvalget er kort fortalt kommunestyrets redskap for demokratisk tilsyn og kontroll for å sikre at den kommunale virksomheten, herunder barnevern, skjer i tråd med gjeldende lover og regler, kommunens egne planer og vedtak, samtidig som fokus settes på kvalitet og effektivitet i produksjonen av velferd for kommunens innbyggere. Kontrollutvalgets kjerneoppgave er å forestå det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Utvalget inngår som en uavhengig, folkevalgt del av kommunens egenkontroll. I tillegg kommer administrasjonssjefens interne kontroll, jf. bl.a. hvordan dette er nedfelt i barnevernloven 2-1 med tilhørende forskrift. For å sikre kontrollutvalgets uavhengige og objektive stilling har kommuneloven strenge valgbarhetsregler for hvem som kan sitte i utvalget. Disse er konkretisert i kommuneloven 77 punkt 2. FKT er ikke kjent med at ikke alle kommuner oppfyller disse kravene, men vi oppfatter at denne påstanden i foreningens epost kan knytte seg til det folkevalgte organet som kommunen kan opprette etter barnevernloven 2. 47