Arkivkode: 011 Styresak: S 18/2010 Sak nr.: 2009/7580 Møtedato:

Transkript

1 Universitetet i Bergen UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Arkivkode: 011 Styresak: S 18/2010 Sak nr.: 2009/7580 Møtedato: ORGANISERING AV UNIVERSITETSBIBLIOTEKET 1 Bakgrunn/saksgang hittil I 2009 ble det gjennomført en strategiprosess ved UB som munnet ut i en Strategisk plan for Universitetsbiblioteket i Bergen og i en Tiltaksplan 2010 for Universitetsbiblioteket. I strategiplanen under Hovedmål 8, Kompetanseutvikling, organisering, ledelse og samarbeid står bl.a. disse delmålene: Vurdere Universitetsbibliotekets organisasjonsstruktur med sikte på å oppnå en optimal organisering av de ytre tjenestene og de indre oppgavene Styrke ledelsesfunksjonen og ledelseskompetansen på alle nivåer i organisasjonen, med basis i en synlig og inspirerende ledelse, og i en åpen og inkluderende lederstil Som en oppfølging av strategiplanen er bl.a. følgende punkter satt opp i tiltaksplanen under Hovedmål 8, Kompetanseutvikling, organisering, ledelse og samarbeid : 1. Ta opp lederrollen på et generelt grunnlag i organisasjonen (gjensidige forventninger, stedlig vs. strategisk lederskap) (2010). 2. Se spesielt på ulike modeller for arbeidsledelse i det daglige i lys av ulike organisatoriske modeller (2010). 5. Imøtekomme behovet for en mer tydelig og bedre koordinering av oppgaver og rutiner på tvers i organisasjonen, herunder en gjennomgang av de ulike faggruppene (2010). 6. Sørge for en bedre koordinering og omstrukturering av IKT og digitale tjenester ved UB (2010). 7. Vurdere hvordan behovet for bedre markedsføring av UB sine tjenester kan ivaretas (2010). I ble det gjennomført en omorganisering ved UB som bestod i at Billedsamlingen og spesialsamlingene ble slått sammen til én avdeling (Avdeling for spesialsamlinger) og i at Det historisk-filosofiske fakultetsbibliotek og Det samfunnsvitenskapelige fakultetsbibliotek ble slått sammen til én avdeling (Bibliotek for samfunnsvitenskap og humaniora). Denne omorganiseringen ble evaluert høsten 2009 og behandlet på møte i UBs styre (styresak 36/2009). Styret fattet da følgende vedtak: Styret tar saken til etterretning og forventer at evalueringen følges opp i forbindelse med utarbeidelse av tiltaksplan i henhold til strategisk plan for UB. På møte behandlet UBs styre et forslag til framdriftsplan for arbeid med ny organisering av avdelinger ved UB (styresak 07/2010). Styret fattet følgende vedtak i saken: 1

2 Styret slutter seg til forslaget til framdriftsplan for organisering av avdelinger, og til den foreslåtte fordeling av kr av avsetning til strategiprosessen ved UB i På bakgrunn av ovenstående er det våren 2010 satt i gang en prosess med diskusjon av ulike organisasjonsformer for UB, sett i lys både av strategiprosessen og av evalueringen av de sammenslåtte avdelingene. I tillegg har UB pr. i dag to vakante lederstillinger ved hhv. Bibliotek for juridiske fag og Bibliotek for medisinske og odontologiske fag som krever en avklaring. På et allmøte ved UB la bibliotekdirektøren fram et forslag til ny organisering av UB, med etterfølgende diskusjon. Deretter utarbeidet en arbeidsgruppe utpekt av ledergruppen, bestående av Rune Kyrkjebø, Ane Landøy, Marie Morken, Anne Sissel Vedvik Tonning og bibliotekdirektøren et høringsbrev (en utredning om ny organisering av UB) som ble sendt på høring til UBs avdelinger og faggrupper sammen med bibliotekdirektørens presentasjon på allmøtet Høringsfrist ble satt til 10. mai Bibliotekdirektøren presenterte også sitt forslag til ny organisering av UB på styremøte ved UB (styresak 13/2010). I høringsperioden ble det april arrangert en to-dagers samling for hele UB på Voss, der ulike aspekter ved forslaget/utredningen ble grundig drøftet. Til høringsfristen kom det inn høringsuttalelser fra alle UBs avdelinger (8) og fra fem faggrupper. Informasjons- og drøftingsutvalget har vært involvert underveis i prosessen både når det gjelder informasjon og drøfting av framdriftsplan m.m. 2 Hovedpunkter i høringsforslaget til ny organisering av avdelingene ved UB: 2.1 Organisatoriske endringer: Bibliotek for medisinske og odontologiske fag, Bibliotek for realfag og Bibliotek for Psykologi, utdanning og helse slås sammen til ett felles bibliotek (MRP). Bibliotek for samfunnsvitenskap og humaniora og Bibliotek for juridiske fag slås sammen til ett felles bibliotek (SHJ). Spesialsamlingene forblir som i dag en egen avdeling på linje med de to bibliotekene. Administrasjonen, Tilvekstavdelingen og en ny seksjon/avdeling for digitale systemer og tjenester (med egen leder) sees mer under ett. Kontorsjef for administrasjonen blir omgjort administrasjonsleder for hele UB. Funksjonsledelsen styrkes ved at det opprettes to åremålsstillinger i 50 % som hhv bibliotekleder og undervisningsleder. Driftslederfunksjonen gås gjennom på nytt med tanke på å styrke det stedlige lederskapet. 2.2 Bibliotekdirektørens sentrale ledergruppe vil dermed se slik ut i den nye organisasjonen: Bibliotekdirektør Leder for Tilvekst/stedfortreder Administrasjonsleder 2

3 Leder for MRP Leder for SHJ Leder for spesialsamlingene Bibliotekleder Undervisningsleder Leder for digitale systemer og tjenester 2.3 Faggruppene: Faggruppene får tilknytning til en person i ledergruppen som har ansvaret for det området gruppen håndterer (se presentasjon). Sammensetning og lederskap i gruppene blir omtrent som før, men det kan bli endring i personer. At lederne av faggruppene fortsatt sitter desentralt i organisasjonen sikrer medbestemmelse og innflytelse fra avdelingene. Det foreslås å opprette en ny gruppe for Markedsføring. Det er selvsagt også åpent for andre forslag til nye faggrupper. 2.4 Nye stillinger/funksjoner som følge av den nye organiseringen: To nye strategiske lederstillinger ved hhv MRP og SHJ. Stillingen ved MRP lyses ut eksternt (må formelt klareres). Stedlig driftslederfunksjon stadfestes (rolledeling, stillingsbetegnelse og formelle prosesser må diskuteres evt. forhandles) Undervisningsleder (50% åremål, lyses ut internt) Bibliotekleder (50% åremål, lyses ut internt) Leder for digitale systemer og tjenester (lyses ut eksternt) Administrasjonsleder for hele UB stadfestes (formelle prosesser må diskuteres evt. forhandles) Prosjektstilling diverse prosjekter 3-årig (midlertidig finansiering over eksterne/interne prosjekter) 3 Bibliotekdirektørens kommentarer til høringsuttalelsene Bibliotekdirektøren vil først og fremst takke avdelingene for grundige og konstruktive høringsforslag. Bibliotekdirektøren vil også fremheve at samlingen på Voss gav gode bidrag inn i organiseringsprosessen og ikke minst var den vellykket også rent sosialt. De ulike innspillene har helt klart ført til at det forslaget som nå legges fram til behandling i Universitetsbibliotekets styre er blitt bedre og forhåpentligvis vil føre til en enda sterkere forankring av endringene i organisasjonen enn i det opprinnelige høringsforslaget. Alle høringsuttalelsene er lagt ut på nettet (se vedlegg/henvisninger). En noe kortere oppsummering er vedlagt saken (vedlegg 1). 3.1 Organisatoriske endringer (sammenslåing av avdelinger) Sammenslåing av biblioteker Når det gjelder forslaget om sammenslåing av Bibliotek for medisinske og odontologiske fag, Bibliotek for realfag og Bibliotek for Psykologi, utdanning og helse til ett felles bibliotek (MRP), og av Bibliotek for samfunnsvitenskap og humaniora og Bibliotek for juridiske fag til ett felles 3

4 bibliotek (SHJ) er høringsuttalelsene noe delt. Fire høringsuttalelser er i all hovedsak positive (Samhum, Jur, Tilvekst og administrasjonen), mens to uttalelser uttrykker en viss skepsis (RB og lånegruppen). I de øvrige uttalelsene er det enten delte meninger (Med-Odont og PS), eller de uttaler seg ikke om dette spørsmålet (Spesialsamlingene og de fleste faggruppene). Motargumentene som fremmes er at et ekstra ledernivå vil føre til økt byråkratisering, og det foreslås i stedet å organisere publikumsavdelingene om lag som nå, men under én felles strategisk leder. Rb er således ikke fremmed for å styrke det strategiske lederskapet, men mener dette mer er et spørsmål om bevisstgjøring og fokusering på oppgaven, enn om omorganisering. Lånegruppen er også i utgangspunktet positive til å styrke det strategiske lederskapet, og til et tettere samarbeid mellom bibliotekene enn i dag, men mener at nært samarbeid og felles strategisk lederskap godt kan innføres uten at bibliotekene organisatorisk blir slått sammen. Bibliotekdirektørens kommentar til dette er at hun ser faren ved å innføre et nytt nivå i UB-organisasjonen, men vil fremheve at det i praksis også blir svært tungrodd og sårbart å opprettholde flere små avdelinger. Bibliotekdirektøren vil presisere at forslaget i praksis innebærer at avdelingene vil bestå som i dag, med en klar faglig (forskningsmessig) og undervisningsmessig tilknytning til sitt fakultet, men at det er behov for en faglig-strategisk leder på toppen som kan være med og bidra til å se virksomheten ved UB mer under ett. Dersom ordningen med mange små bibliotekenheter skal opprettholdes, må konsekvensen bli å styrke det sentrale leddet i større grad. Dette for å sikre at ressurser og kompetanse blir bedre utnyttet på tvers av avdelingene noe som er krevende å gjennomføre i praksis. En ytterligere styrking av sentrale tjenester på bekostning av ressurser til fakultetsbibliotekene er imidlertid ikke ønskelig fra bibliotekdirektørens side. Bibliotekdirektøren vil derfor gå videre med forslaget om å slå sammen Bibliotek for medisinske og odontologiske fag, Bibliotek for realfag og Bibliotek for psykologi, utdanning og helse til ett felles bibliotek (MRP), og å slå sammen Bibliotek for samfunnsvitenskap og humaniora med Bibliotek for juridiske fag til ett felles bibliotek (SHJ). Det synes som sagt å være en generell forståelse for behovet for å styrke den strategiske ledelsen ved UB, selv om det er ulike meninger om hvordan dette best kan gjøres. Det er også stor grad av enighet om at det er behov for å styrke den stedlige ledelse. Mange understreker i denne forbindelse at det er viktig å klargjøre hva som skal være de strategiske ledernes oppgaver og hva som skal være de stedlige ledernes oppgaver og at det er viktig at de stedlige lederne ikke blir sittende igjen med rene driftsoppgaver. Det er også påpekt at de ulike bibliotekene er ulike både mht. størrelse og oppgaver, noe som kan ha betydning for den stedlige organiseringen. I tillegg kan personalmessige forhold ha innvirkning, siden dette ikke er en funksjon/oppgave som er tenkt lyst ut i form av noen ny stilling. Bibliotekdirektøren ser derfor at de stedlige lederne ikke nødvendigvis må ha nøyaktig samme oppgaver og ansvarsområder på alle avdelinger, men at det bør være rom for individuelle forskjeller, avhengig både av avdelingenes egenart, av faglige ulikheter og av personene selv. Bibliotekdirektøren ønsker derfor å legge fram et forslag til vedtak om at den stedlige ledelsen skal styrkes på UB, det skal utarbeides et rammeverk med beskrivelser av både denne stillingen og den strategiske lederstillingen, men med rom for tilpasninger ved den enkelte avdeling. Hvilke tilpasninger dette kan dreie seg om vil bli avgjort av Bibliotekdirektøren i samråd med strategisk leder. Bibliotekdirektøren vil igjen understreke at hun ser på de strategiske lederne først og fremst som faglig-strategiske stillinger, som skal bidra til å styrke kontakten med fakultetsledelsen og større fagmiljø ved UiB. De skal bidra til å få en fungerende og samlet faglig-strategisk ledelse ved UB som blir mest mulig operativ Spesialsamlingen og Depot Det er full enighet i høringsuttalelsene om at Avdeling for spesialsamlinger bør videreføres som en egen avdeling på linje med de to nye bibliotekene. RB sier imidlertid i sin uttalelse at grunnlaget for optimal drift av Depot ikke er på plass og at Spesialsamlingene derfor må få flere 4

5 personalressurser, alternativt må ambisjonene for videreutvikling reduseres eller en større bibliotekavdeling må overta ansvaret. Depot er ikke spesifikt omtalt i høringsforslaget, men bibliotekdirektøren minner om at Depot har en sentral plass i den vedtatte strategi- og tiltaksplanen, og også vil bli en naturlig del av budsjettprosessen i høst. Det vil derfor være naturlig å komme tilbake til utviklingen av Depot i en egen styresak til høsten, og se denne i sammenheng med resten av organiseringsprosessen ved UB Koordinering av viktige funksjoner (funksjonsledelse) Det er også stor grad av enighet om at funksjonsledelsen bør styrkes ved at det opprettes egne operative koordinerende fagstillinger som bibliotekleder og undervisningsleder. Men det er ulike syn på disse stillingenes plassering i organisasjonen og hvilke funksjoner de skal ha i forhold til gruppelederne mm. Mange ser for seg at disse først og fremst skal ha koordinerende funksjoner, og at de derfor heller bør kalles koordinator enn leder. Både gjennom samlinger og uttrykt i uttalelsene, er det av flere påpekt av det ikke bare er undervisning og bibliotek som trenger en bedre koordinering internt på UB, også forskningsstøtten trenger det. Det er derfor fremmet forslag om at det opprettes en ny faggruppe for fag- og forskningsstøtte, og at undervisningslederen får et videre ansvarsområde. Bibliotekdirektøren støtter disse forslagene, og vil derfor fremme forslag om å opprette to nye funksjonsområder innenfor bibliotek og forskning og undervisning. Det skal opprettes to koordinatorroller (tilsvarende 50% stilling i en tidsavgrenset periode (4+4 år), som bør få betegnelsen ansvarlig koordinator, for hhv bibliotekfunksjoner og forskning og undervisning. Disse koordinatorrollene skal lyes ut internt ved UB. I flere høringsuttalelser foreslås det videre at disse koordinatorstillingene også kan være gruppeledere. Begrunnelsen for dette er bl.a. at det innenfor flere av gruppene kan bli uklare ansvarsforhold mellom disse stillingene og gruppelederne. Dette punktet ble imidlertid drøftet inngående i IDU, som talte for å opprettholde bibliotekdirektøren sitt opprinnelige forslag. Basert på at såpass mange av høringsuttalelse, inkludert de berørte faggruppene sine, ønsker en endring på dette punktet vil Bibliotekdirektøren åpne for at de to ansvarlige koordinatorene også kan være gruppeledere. Dette i forståelse med IDU, men med en klar forutsetning om at ordningen blir løpende evaluert etter hvert som man høster erfaring (se vedlagte referat fra IDU møtet) Administrasjonen og Tilvekstavdelingen Alle som uttaler seg, er også enige i at Administrasjonen, Tilvekstavdelingen og en ny seksjon/avdeling for digitale systemer og tjenester (med egen leder) bør ses mer under ett. Det er litt ulike syn på hvordan arbeidet i denne enheten bør organiseres. Tilvekstavdelingen presenterer to alternativer: 1) administrasjon, tilvekst og digitale systemer og tjenester blir seksjoner under samme avdeling. 2) Det opprettes én stor fellesavdeling bestående av grupper med ulike oppgaver, og med stor grad av funksjonsavhengig ledelse. Denne løsningen gir bedre fleksibilitet. Administrasjonen mener at det ikke bør være mer enn to seksjoner i avdelingen: administrasjon og system. Enten administrasjonssjef eller systemsjef bør også være leder for avdelingen Felles. Oppgavene som i forslaget ligger igjen i Tilvekstdelen kan gå inn i administrasjon og systemdelen. Også PS foreslår at tilvekst nedlegges som egen avdeling. Begrunnelsen er en forventning om desentralisert bokkjøp (papir), at kontraktsforhandlinger kan ligge under Administrasjon, mens teknisk tilgang og tilrettelegging kan ligge under System. Bibliotekdirektøren ser argumentene for at arbeidsoppgavene til den tradisjonelle Tilvekstavdelingen etter hvert faller mer bort og at de gjenstående oppgavene må ses mer i sammenheng med andre funksjoner ved UB. Innkjøp, kontrakts- og lisensadministrasjon hører naturlig hjemme i administrasjonen, mens oppgaver knyttet til systemene som BIBSYS, BORA, Frida, bibliotekportalen, digitalisering etc. hører mer hjemme i en seksjon for digitale systemer. Bibliotekdirektøren vil imidlertid påpeke at i en seksjon for digitale systemer er det ikke bare rent tekniske og utviklingsmessige aspekter som må kunne håndteres, dette er oppgaver som i stor grad vil ligge andre steder enn ved UB (IT-avdelingen, BIBSYS, Uniport, Cristin etc.). Det 5

6 er like mye snakk om gode funksjonelle løsninger knyttet til koordinering mellom systemene og policy knyttet til innhold. Det siste må selvsagt skje i nært samarbeid med de ulike fakultetsbibliotekene. Forslaget innebærer nå å etablere en avdeling for fellesfunksjoner som består av to seksjoner, en for administrative og en for system- og digitale tjenester. Det skal foretas en gjennomgang av arbeidsoppgaver og kompetansekartlegging for på best mulig måte fordele oppgavene. De to ansvarlige koordinatorene, for hhv bibliotekfunksjoner og forskning og undervisning vil også høre til denne avdelingen. Leder for administrasjonen, leder for system- og digitale tjenester, og de to koordinatorstillingene rapporterer direkte til bibliotekdirektøren. I så måte vil fellesavdelingen ha en flat struktur, den skal være både en fellesressurs og ha et koordineringsansvar for felles oppgaver på tvers i UB-organisasjonen. Det siste innebærer ikke at fellesavdelingen nødvendigvis skal ha en ledende funksjon for felles oppgaver, prosjekter og grupper, dette kan også ligge på en av de andre avdelingene, men avdelingen (og de som jobber der) skal likevel ha et særlig ansvar for både informasjon, implementering, koordinering og involvering av ulike oppgaver og tiltak for hele UB-organisasjonen. Det er imidlertid en del oppgaver som ikke umiddelbart hører hjemme i noen av seksjonene i fellesavdelingen. Dette er bl.a. konsortie- og lisensforhandlinger (både på lokalt og nasjonalt nivå), oppgaver innenfor ulike former for prosjektvirksomhet, internasjonalisering samt profilering og markedsføring av UB. Bibliotekdirektøren er også i periode mye borte i forbindelse med oppgaver både nasjonalt og internasjonalt og trenger en stabil stedfortrederfunksjon. Det foreslås derfor å etablere en stilling som assisterende bibliotekdirektør. Bibliotekdirektøren ønsker primært å omgjøre stillingen som Tilvekstsjef/stedfortreder til dette formålet, men her vil det være noen formaliteter som må klargjøres i forkant av en slik omgjøring, bl.a. med organisasjonene. Det er ingen kommentarer i høringsuttalelsene til forslaget om at dagens kontorsjef for administrasjonen formelt blir administrasjonsleder for hele UB. 3.2 Ledergruppens sammensetning Ledergruppen vil foruten bibliotekdirektøren selv bestå av assisterende bibliotekdirektør, de tre strategiske lederne, samt administrasjonssjef og sjef for digitale systemer og tjenester. Bibliotekdirektøren ønsker videre at de to ansvarlige koordinatorstillingene skal være med i ledergruppen. Dette for å styrke funksjonsledelsen på UB, samt følge opp i praksis viktige beslutninger vis a vis ledergruppen. Dette vil ikke kunne la seg gjøre om de ikke blir fullverdige medlemmer i ledergruppen. Det vil stille krav til dem som blir tilsatt i disse stillingene at de har de menneskelige egenskapene som skal til for å balansere mellom to roller. Det vil også bli stilt krav om at deres nærmeste overordnede ved avdelingen klarer å håndtere at en ansatt har to roller avhengig av stilling. Bibliotekdirektøren håper at dette vil gi viktige saker innenfor bibliotekfunksjoner, forskning og undervisningsstøtte, den nødvendige behandling i ledergruppen, med påfølgende oppfølging mot avdelinger og faggrupper når det kommer til iverksetting. 3.3 Faggruppene Flere av høringsuttalelsene påpeker at faggrupper bør være en dynamisk del av organisasjonen, at reorganisering/sammenslåing av grupper bør vurderes fortløpende, og at det bør opprettes og nedlegges faggrupper etter behov. I tillegg til de eksisterende gruppene er det i høringsuttalelsene kommet forslag om følgende nye faggrupper (faste eller midlertidige): faggruppe for fag- og forskningsstøtte (PS, Undervisningsgruppen) 6

7 faggruppe i forbindelse med innføring av nytt biblioteksystem (Rb, Adm., Portalgruppen) faggruppe med ansvar for en felles digital skranke (Rb) emnegruppe (Jur, Bibliogr. gruppe)) internopplæringsgruppe (Jur) E-utvalg (Portalgruppen) Bibliotekdirektøren støtter forslaget om en faggruppe for fag- og forskningsstøtte, og går inn for at det opprettes en tidsavgrenset prosjektgruppe i forbindelse med innføring av nytt biblioteksystem, men er skeptisk til å opprette en egen emnegruppe. I første omgang bør denne oppgaven inngå i Bibliografisk gruppe og/eller i fagreferentenes arbeidsoppgaver. Bibliografisk gruppe står imidlertid fritt til for eksempel å definere en egen arbeidsgruppe innenfor dette området, men etter bibliotekdirektørens oppfatning er det et for lite område til å ha en egen fast gruppe på UB. Når det gjelder internopplæringsgruppe og E-utvalg, er dette forslag bibliotekdirektøren vil komme tilbake til i forbindelse med den planlagte kompetansekartleggingen og arbeidet med samlingsutvikling/pleie. I tillegg foreslår flere, inkludert webgruppen selv, at Web- og presentasjonsgruppen integreres i den nye foreslåtte markedsføringsgruppen. Bibliotekdirektøren slutter seg til dette forslaget. Noen har også påpekt at bibliometrigruppen ikke bør legges direkte under bibliotekdirektøren. Bibliometri er vel strengt tatt et prosjekt eller avgrenset fagområde ved UB, ikke en faggruppe med et ansvar på tvers av hele organisasjonen. Bibliotekdirektøren foreslår derfor at Bibliometrigruppen ikke regnes inn som en av de faste faggruppene, men ses mer i sammenheng med de prosjektbaserte virksomhetene som for eksempel Grind.no og Faghistorisk dokumentasjonsprosjekt. Flere av høringsuttalelsene tar også opp gruppenes sammensetning og størrelse. Det påpekes at det bør legges større vekt på kompetanse og interesse enn på at alle avdelinger blir representert (Rb), og at noen grupper bør få færre medlemmer (tilvekst). Det er også fremhevet at flere grupper kan være prosjektbasert og ha kortere varighet. Dette er synspunkter Bibliotekdirektøren støtter og vil ta med seg videre. Når det gjelder forslaget om en egen gruppe for en digital skranke er dette et interessant forslag. Bibliotekdirektøren mener at UB i løpet av høsten definitivt bør komme opp med et slikt tilbud, Men om det skal opprettes en egen faggruppe, eller om dette naturlig vil høre inn under en av de andre gruppene, bør diskuteres nærmere. Dette spørsmålet vil vi derfor komme tilbake til. 3.4 Hovedpunkter i forslag til ny organisering av UB Organisatoriske endringer: Bibliotek for medisinske og odontologiske fag, Bibliotek for realfag og Bibliotek for Psykologi, utdanning og helse slås sammen til ett felles bibliotek (MRP). Bibliotek for samfunnsvitenskap og humaniora og Bibliotek for juridiske fag slås sammen til ett felles bibliotek (SHJ). Spesialsamlingene forblir som i dag en egen avdeling på linje med de to bibliotekene. Funksjonsledelsen styrkes ved at det opprettes to nye funksjonsområder innenfor hhv bibliotekfunksjoner og forskning og undervisning. Det opprettes en Avdeling for fellesfunksjoner med to seksjoner: Seksjon for hhv. administrasjon og digitale systemer og digitale. 7

8 Bibliotekdirektør Felles Ass.bib.dir, System, Adm Bibliotekkoord. F og U koord. MNP MedOdont, RB, Psyk Spesialsamlingene Bildesamlingen, Manuskript/librar Depot SHJ Sam, Hum, Jur Figur 1. Forslag til ny organisasjon ved UB 2.2 Bibliotekdirektørens sentrale ledergruppe vil dermed se slik ut i den nye organisasjonen: Bibliotekdirektør Assisterende bibliotekdirektør Administrasjonsleder Leder for MRP Leder for SHJ Leder for spesialsamlingene Ansvarlig koordinator for bibliotekfunksjoner Ansvarlig koordinator for forskning og undervisning Leder for digitale systemer og tjenester Se for øvrig figur Faggruppene: Faggruppene får tilknytning til en person i ledergruppen som har ansvaret for det området gruppen håndterer (se figur). Sammensetning og lederskap i gruppene blir omtrent som før, men det kan bli endring i personer. At lederne av faggruppene fortsatt sitter desentralt i organisasjonen sikrer medbestemmelse og innflytelse fra avdelingene. Det foreslås å opprette en ny gruppe for Markedsføring. Det er selvsagt også åpent for andre forslag til nye faggrupper. 8

9 Bib. Dir. W&M Port BG UG Leder SHJ Figur 2 Leder MRP Leder Spes Ass.bib.di r. Admsjef Systsjef Bibli. koord. LG F og U koord. FG Figur 2. Ny ledergruppe med angitt ansvar for faggruppene (W&M=Web- og markedsføringsgruppen; Portal=Bibliotekportalgruppen; BG=Bibliografisk gruppe; LG=Lånegruppen; UG=Undervisningsgruppen; FG= Forskningsgruppen). 3.5 Nye stillinger/funksjoner To nye strategiske lederstillinger ved hhv MRP og SHJ. Stillingen ved MRP lyses ut eksternt (skal klareres i UiBs forhandlingsutvalg). Stedfortrederfunksjonen omgjøres til assisterende bibliotekdirektør Funksjonen som stedlig leder for bibliotekdriften styrkes. Det må lages et rammeverk for stillingene som strategiske og stedlige ledere før utlysning/tiltredelse i stillingene, slik at ansvarsforholdet mellom disse stillingene er avklart, for eksempel grader av delegering med rom for stedlige tilpasninger. Ansvarlig koordinator for forsknings- og undervisningsstøtte 50 % åremål (4+4), lyses ut internt. Ansvarlig koordinator for bibliotekfunksjoner (50 % åremål (4+4), lyses ut internt). Leder for digitale systemer og tjenester (lyses ut eksternt) Administrasjonsleder for hele UB stadfestes I de tilfellene det er nødvendig, må formelle prosesser diskuteres evt. forhandles. 3.6 Budsjettmessige konsekvenser De organisatoriske endringene skal gjennomføres innenfor UBs eget budsjett. Rent 9

10 budsjettmessig er det holdt igjen stillinger flere steder ved UB for å kunne gjennomføre de foreslåtte endringene. De to ansvarlig koordinatorstillingene skal lyses ut internt og nødvendig kompensasjon til den avdelingen som avgir sin stilling vil bli stilt til rådighet. Hva slik kompensasjon vil innebære kan variere avhengig av hvilken person det blir, men det vil bli stilt til rådighet midler i budsjettet for 2011 til dette. Eventuelle utgifter i 2010 går av de som allerede er avsatt til strategiske tiltak. 3.7 Milepælsplan: 10 juni 2010: Behandling i UBs styre Juni/juli/august 2010: August/september 2010: August/september 2010: September 2010: August/september 2010: Oktober/desember 2010: Stillingsbeskrivelser/rammeverk utarbeides, gjennomgang av praktiske konsekvenser for de berørte avdelingene Budsjettmessige konsekvenser utredes i forbindelse med budsjett 2011 Utlysning av nye stillinger/funksjoner (eksternt og internt) Mulig behandling i UiBs styre Ny faggruppestruktur etableres Tilsettingsprosesser, praktisk tilrettelegging av ny organisering, planlegging av kompetansekartlegging 1. januar 2011: Iverksetting av ny avdelingsstruktur ved UB skal være endelig på plass, men noe kan med fordel iverksettes tidligere for deler av UB Forslaget til ny organisering av UB er også drøftet på møte i Informasjons- og drøftingsutvalget ved UB Universitetsledelsen og alle fakultetene er orientert om forslag til endringer. Bibliotekdirektøren har også vært i UiBs sentrale forhandlingsutvalg og lagt fram saken. Universitetsledelsen vil vurdere om saken skal tas opp sammen med UBs økonomi og organisering ved UiB til høsten. Forslag til vedtak: Styret slutter seg til bibliotekdirektørens forslag til organisering av Universitetsbiblioteket og til milepælsplan for gjennomføring av organiseringen i henhold til det utsendte saksforelegg. Styret ønsker å bli holdt løpende orientert om prosessen utover høsten. Organisasjonsendringene skal evalueres i løpet av Randi E. Taxt/JER/MM. 10

11 Vedlegg/henvisninger: Strategisk plan for Universitetsbiblioteket i Bergen : for-universitetsbiblioteket Tiltaksplan 2010 for Universitetsbiblioteket: Saksforelegg til styresak 36/2009: Saksforelegg til styresak 07/2010: Presentasjon av bibliotekdirektørens forslag til ny organisering av UB: Høringsbrev av til avdelinger og faggrupper ved UB: Høringsuttalelser fra avdelinger og grupper ved UB : Bibliotek for samfunnsvitenskap og humaniora: Bibliotek for realfag: Bibliotek for medisinske og odontologiske fag: Bibliotek for juridiske fag: Bibliotek for psykologi, utdanning og helse: Avdeling for spesialsamlinger: Tilvekstavdelingen: Administrasjonen: Bibliografisk gruppe: Bibliotekportalgruppen: Lånegruppen: Undervisningsgruppen: Web- og presentasjonsgruppen: Referat fra møte i Informasjons- og drøftingsutvalget ved UB : 11

12 Vedlegg 1 Oppsummering av høringsuttalelsene fra UBs avdelinger og faggrupper 1.1. Bibliotek for samfunnsvitenskap og humaniora: Stiller seg positiv til en sammenslåing av Samhum og Jus Understreker betydningen av å opprettholde og helst styrke kontakten med fagmiljøene Ønsker fremdeles å ha stedlig leder ved hvert bibliotek, samtidig som de ser at det vil være nyttig for bibliotekdirektøren og UBs ledelse å ha færre og mer strategiske ledere Stiller spørsmål om hva som vil skille den nye stedlige lederen fra dagens fakultetsbibliotekarer, dersom stedlig leder får utvidet sine arbeidsoppgaver også med personalansvar. Hvilke oppgaver blir da igjen til den nye strategiske lederen? Det er nødvendig å avklare og beskrive arbeidsområdet til undervisningsleder og bibliotekleder. Noen foreslår å kalle disse to stillingene koordinatorer i stedet. Samhum er delt i synet på om disse koordinatorene også bør være gruppelederne. Noen mener funksjonsleder vil være en god betegnelse på disse stillingene. Det anses som gunstig for lånerne å ha em felles bibliotekdriftkoordinator som kan samordne rutiner osv. ved flere bibliotek. Det foreslås at web-gruppen deles i teknisk og innhold Bibliotek for realfag Oppfatter planen til å ha tre hovedelementer: Reorganisering/nyoppretting av avdelinger og seksjoner Organisering av aktiviteter som går på tvers av avdelinger og seksjoner (funksjonsorganisering) Sammensetning og organisering av ledergruppen Sier seg i hovedsak enig i de begrunnelsene som er gitt for forslaget til omorganisering, men påpeker: Enkelte element i organisasjonsplanen vil betre situasjonen vesentleg. Andre element i planen verkar mindre relevante i forhold til grunngjevinga, og synest ikkje å vere gode svar på utfordringane. Rb mener det er dårlig sammenheng mellom forslaget om omorganisering og de begrunnelsene som er gitt. Rb foreslår i stedet å organisere publikumsavdelingene om lag som nå, men under én felles strategisk leder. Det viktigste er å definere ansvarsområdet til de strategiske lederne på en klar måte. Det kan hende at det er behov for å styrke det strategiske lederskapet, men dette er mer et spørsmål om bevisstgjøring og fokusering på oppgaven, enn om omorganisering. Avdelingen gir følgende sammendrag av sin egen høringsuttalelse: Reorganisering/nyoppretting av avdelingar/seksjonar: Vårt framlegg om å organisere publikumsavdelingane om lag som no, men under EIN felles strategisk leiar (som også er fast nestleiar under direktøren), bør vurderast nøye som alternativ til den modell som er foreslått i planen. Vi ser ingen rasjonaliseringsgevinst i den samanslåing som er foreslått, men heller ein viss fare for byråkratisering. Funksjonsorganiseringa samordnar aktivitetar på tvers av avdelingane, og gjer samanslåing av avdelingar mindre aktuelt. Rb støttar forslaget om fortsatt å ha ei felles Innkjøpsavdeling. 12

13 Det bør ikkje opprettast ein seksjon for digitale systemer og tjenester som blir dimensjonert for å drive systemutviklingsarbeid. Dersom ein ønskjer at Depot skal fungere som ein effektiv utlånsstasjon, må det tilførast meir personell, evt. at Depot blir lagt under ei større publikumsavdeling Organisering av aktivitetar som går på tvers av avdelingar og seksjonar (funksjonsorganiseringa): Vi ser forslaget til funksjonsleiing som svært positivt Medlemene i gruppene bør i hovudsak oppnemnast på grunnlag av kompetanse og motivasjon Titlane på dei nye stillingane i leiargruppa bør vere koordinator, ikkje sjef eller leder Portal og webgruppe er underlagt Systemsjef. Desse gruppene er også innhaldsleverandørar, og kunne like gjerne vere underlagt Bibliotekleder Det er behov for ein felles digital publikumsskranke, under ansvar av ei eiga, ny gruppe Det bør opprettast ei eiga gruppe for Biblioteksystemet (BIBSYS Biblioteksystem), med fokus på dei tekniske aspekt ved systemet Behovet for nye grupper, evt. reorganisering og samanslåing av grupper, bør vurderast fortløpande Samansetjing/ organisering av leiargruppa Vi er usikre på korleis indirekte representasjon i leiargruppa, ved dei strategiske leiarane, vil bli opplevd på biblioteka Vi støttar framlegget om at funksjonane får eigne representantar i leiargruppa, men er usikre på om det er rasjonelt med andre personar i dei 50%-stillingane som er foreslått, enn personar som samtidig er leiar for ei funksjonsgruppe Vi gjer framlegg om at det blir oppretta ei eiga nestleiar-stilling på UB, at Leder tilvekst blir fjerna frå leiargruppekartet, og at Nestleder/stedfortreder blir ståande. Det bør vurderast om administrasjon og indre tjenester kan ha færre faste representantar i leiargruppa Evt. nye stillingar som strategiske leiarar bør utlysast internt, slik det er gjort for dei andre stillingane som strategisk leiar 1.3 Bibliotek for medisinske og odontologiske fag: Forslag til ny organisering av avdelingene ved UB: Avdelingen ser behovet for en strategisk leder, men det er uenighet blant de ansatte om det er nødvendig å slå sammen avdelinger for å oppnå dette. Noen kan tenke seg en prosess der strategisk leder tilsettes først og at vedkommende så kan være med i den videre prosessen å utforme sin avdeling, noe som i sin tur kan, men ikke må føre til at avdelingene blir slått sammen. Mener stedfortrederstillingen som nå er lagt til tilvekst, like godt kan tillegges en av de andre strategiske lederne. Er enig i at gruppene bør styrkes og at de bør ha en kontakt mot ledelsen ved at det opprettes to åremålsstillinger, men er i tvil om hvor strategisk riktig det er at stillingene skal inngå i ledergruppen. I ledergruppen bør der være fokus på stabil ledelse. Gruppelederne er i en koordineringsjobb noen år i 50 % stilling, og skal pr definisjon etter noen år erstattes av andre. Støtter en gjennomgang av det stedlige lederskapet og mener at det stedlige lederskapet må 13

14 styrkes. Kan det tenkes at bibliotekleder og undervisningsleder er samme person (gruppekoordinator) i full stilling? Faggruppene Forslaget om en styrking av gruppene ved at de knyttes til person i ledergruppen med ansvar for sin faggruppe anses som helt riktig og viktig. Spørsmål om antall grupper, tilhørighet og gruppering bør får spesiell oppmerksomhet i den videre prosessen. For strategisk leder må lederegenskaper vektlegges. Forholdet mellom denne stillingen og stedlig leder må avklares før utlysning. Når det gjelder stedlig ledelse må den stillingen tillegges mer ansvar enn nå. Forholdet mellom stedlig ledelse og faglig ledelse må avklares, og hvilken rolle stedlig leder skal ha i forhold til de faglig tilsatte på avdelingen (universitetsbibliotekarer). Er i tvil om bibliotekleder og undervisningsleder (gruppekoordinator) sin plass i ledergruppen. Flertallet kan tenke seg å fortsette som før på egne avdelinger med en strategisk leder. De ansatte er sterkt knyttet til egen avdeling og brukerne der. I tillegg har de en sterk UB-identitet. Flertallet ønsker at det skal fokuseres mer på UB som helhet enn at de ansatte skal føle seg sterkere knyttet til egen avdeling. Om dette er det uenighet på avdelingen Forslag til navn på avdelinger og funksjoner Strategisk leder: Strategisk leder Stedlig leder: Avdelingsleder Funksjonsleder: Gruppekoordinator 1.4. Bibliotek for juridiske fag UBBJUR støtter i hovedsak forslaget til ny organisasjonsmodell for UBB, dvs. de seks punktene i avsnitt 1 under forslaget til ny organisering av avdelingene ved UB. Det bør overveies om ikke Depot overføres til en av de to større avdelingene. Depot var ment å være en samling av eldre og mer sjeldne verker og det var naturlig å legge det til spesialsamlingene da Depot ble opprettet. Det er viktig at det avklares hvordan strategisk og lokal leder skal defineres, med andre ord hva som er deres oppgaver. Strategisk leder bør ha følgende oppgaver: trekke opp de overordnede perspektivene og langsiktige planer og prioriteringer for sin avdeling; kontroll med avdelingens økonomi og ressurser; definere satsningsområder og være samlingskoordinator; disponere personalressursene mellom de enkelte bibliotekavdelingene; koordinere undervisningen; personalutvikling; overordnet ansvar for kontakten med fagmiljøene; fronte en utadrettet virksomhet. En passende tittel til strategisk leder er Overbibliotekar. Lokal leder får en svært viktig rolle i den nye organisasjonen. Lokal leder skal både profilere avdelingen mot fagmiljøet og være strategisk leders representant på avdelingen, ha ansvar for bibliotekets daglige drift og bør ha personalansvar. Blant annet kan medarbeidersamtaler på noen avdelinger med fordel delegeres til lokal leder. En passende tittel til lokal leder er Hovedbibliotekar. UBBJUR støtter varmt prinsippet om å ansette to koordinatorer i halv stilling på åremål som skal være representert i ledermøtet, men foreslår en litt annen ordning. Under Bibliotekfaglig le- 14

15 der opprettes det i tillegg til lånegruppen og bibliografisk gruppe en gruppe for indeksering og klassifikasjon (emnegruppe). Det kan da bli i meste laget for Bibliotekfaglig leder å koordinere alt dette arbeidet i halv stilling. Økes dette åremålet til hel stilling mister Bibliotekfaglig leder den nyttige kontakten med den daglige driften av UBB. Dette kan løses ved at det utnevnes en Bibliografisk redaktør i åremål i halv stilling som skal koordinere bibliografisk gruppe og emnegruppen. En mulig tittel på koordinatoren er Bibliotekfaglig leder UBBJUR foreslår at undervisningsleder også skal koordinere forskningsrelatert arbeid og de kontakter UBB har med UiBs forskningsmiljøer. En annen mulig måte å organisere koordineringen av internopplæringen på, er opprette en egen internopplæringsgruppe som rapporterer til Undervisningslederen. En mulig tittel på denne koordinatoren vil være Undervisningsleder. Avdelingen er enig med den foreslåtte sammensetning av ledergruppen Bibliotek for psykologi, utdanning og helse Fakultetsbibliotekar har levert eget forslag til funksjonsmodell, der hun særlig understreker nødvendigheten av å samle og organisere bibliotek/læringssenter som egen funksjon/avdeling og fag-, forsknings- og undervisningsstøtte som egen funksjon/avdeling med tilhørende personalressurser. Disse funksjonene omfatter UBs kjerneoppgaver rettet mot våre primære målgrupper, studenter og ansatte. Det er mange meninger blant personalet, og avdelingen har følgende spørsmål/kommentarer til den foreslåtte modellen: Skal faggruppene kun være rådgivende eller produserende, dvs også ha mandat for implementering (eller begge deler)? Blir faggruppene tildelt personalressurser? Hvor skjer beslutning om implementering av tjenester som utvikles, og hva med oppfølging? Web og Markedsføring bør være én gruppe. Begrunnelsen er at Web inkluderer markedsføring, og bør rapportere til den overordnede boksen for fellestjenester. Hvorfor skal Bibliometrigruppen rapportere direkte til Bibliotekdirektøren? Opprett en ny faggruppe for fag- og forskningsstøtte fordi problemstillinger rundt temaet ikke er dekket i noen grupper i dag. Denne gruppen bør diskutere samlingsutvikling/ pleie og utvikling av tjenester ift. forskerne, og må derfor knyttes til samme funksjonsleder som faggruppe for undervisning. Hvorfor skal de foreslåtte funksjonslederne (bibliotekleder og undervisningsleder) være på åremål, hvor langt er et åremål, og er antall åremål begrenset? Er det hensiktsmessig med 3 ledernivå? Tilvekst som egen avdeling nedlegges. Begrunnelsen er en forventning om desentralisert bokkjøp (papir), at kontraktsforhandlinger kan ligge under Administrasjon, mens teknisk tilgang og tilrettelegging kan ligge under System. Bibliotekdirektøren velger fortsatt sin stedfortreder som sitter i ledergruppen (uavhengig om vedkommende har egen avdeling eller ikke). Hvor skal personalansvaret ligge? Hvilket nivå og hvem? Det må foreligge en rolleavklaring for Bibliotekleder og Undervisningsleder i forhold til strategiske og stedlige ledere. Det må utformes presise ansvars- og myndighetslinjer og foreligge definerte rammer på disse spørsmålene for å kvalitetssikre våre tjenester for UB som helhet. Om navneforslag: Leder for fag-, forsknings- og undervisningsstøtte erstatter den foreslåtte undervisningsleder. 15

16 Bibliotekfaglig leder erstatter den foreslåtte funksjonsboksen med bibliotekleder. Bibliotekleder erstatter den foreslåtte stedlig leder. Avdelingsleder erstatter den foreslåtte strategisk leder Avdeling for spesialsamlinger Avdeling for spesialsamlinger er tilfreds med å beholde sin plassering i organisasjonen som egen avdeling på linje med de to foreslåtte nye bibliotekavdelingene. Digitalisering av UBs samlinger er en kjerneaktivitet ved spesialsamlingene som har tatt seg opp, og som det er viktig å opprettholde og styrke. Det er også viktig å få en god ordning for prioritering av UBs digitaliseringsoppgaver, som for eksempel ei tverrgående gruppe som skal arbeide med digitaliseringsstrategi og prosjektprioriteringer mot budsjettet. Digitale system er en avgjørende infrastruktur for å kunne utvikle spesialsamlingsarbeidet, derfor ser avdelingen positivt på den satsingen som ligger i å etablere en egen lederstilling for digitale system og tjenester. Avdelingen ser også positivt på forslaget om de to funksjonslederstillingene. Mener det er nærliggende å se på fagreferentrollen også som en funksjon som kunne samlast mer og med tilsvarende plassering i strukturen og i ledergruppen. Avdelingen ser fram til den stadfestingen som forslaget legger opp til, når det gjelder stedlig ledelse. Ved Manuskript- og librarsamlingen er det en modell med to roller, faglig leder og driftsleder, som virker nærliggende for Manuskript- og librarsamlingene. På Billedsamlingen virker det mer nærliggende at den stedlige ledelsen samles i én rolle med fag- og driftsansvar. Selv med en styrking av de to typene ledelse, mener vi at en avdelingsleder regelmessig må være til stede ved hver del av avdelingen, for å sikre god kontakt, informasjon og nærkunnskap, som en naturlig del av en mellomlederrolle. Forslaget om en markedsføringsgruppe må ses i sammenheng med web-arbeidet som skal hjelpe til å føre fram alle UBs ressurser, inkl. spesialsamlingene, på en profesjonell og moderne måte. Navneforslag: PROM, for Bibliotek for Psykologi, Realfag, Odontologi og Medisin. Det ble også foreslått at musikk kunne tilhøre Spesialsamlingene Tilvekstavdelingen Sammenslåingen av avdelinger til MNP, Spesialsamlingene og SHJ virker fornuftig, og en kan tenke seg at en slår enda mer sammen noen år fremover, slik at de tre avdelingene har felles strategisk leder og en stedlig leder for hver av avdelingene. På den andre side kan dette medføre at det fysiske biblioteket vil få for liten styrke i ledergruppen. Sammenslåingen innebærer også at fakultetsbibliotekarstillingene blir borte. Det blir dermed viktig å vite hvor det faglige ansvaret ligger i den nye modellen. Spesialister må uansett stillingstype sikres stor faglig autonomi, slik at en får best mulig utnyttelse og utvikling av personalressurser. Tilvekstavdelingen tenker seg IT-systemer den nye fellesavdelingen - som en enhet som tar seg av systemene. Den tekniske biten løftes opp i den nye avdelingen, og vi tenker oss at avdelingen får en koordinerende funksjon. Vi anser at arbeidet med Dspace hører inn under denne nye avdelingen, samt også IT-teknisk ansvar for UBs biblioteksystem og andre ITsystemer. Det er viktig å avklare hvilke funksjoner som skal ligge på IT-systemavdelingen og hvilke som skal ligge lokalt. Hva blir igjen på Tilvekst? 16

17 - Bokkjøp - Lisensiering av kontrakter mht bøker og tidsskrifter - Arbeid med trykte tidsskrifter, e-tidsskrifter og databaser - Bytte Den foreslåtte enheten Felles, med inndeling i tre underenheter, har flere alternativer. Et alternativ er at disse tre avdelingene heller blir seksjoner under samme avdeling. Et annet alternativ er å ha en stor fellesavdeling bestående av grupper med ulike oppgaver, og med stor grad av funksjonsavhengig ledelse. Denne løsningen gir bedre fleksibilitet. Samtidig må personalansvaret være godt ivaretatt. Tilvekstavdelingen foreslår at Bibliometrigruppen koples til Frida, og ikke plasseres direkte under bibliotekdirektøren. UB bør ha mer fokus på samlingsutvikling, som er et prioritert område i tiltaksplanen. Det anbefales at det opprettes egen faggruppe for dette arbeidsområdet. Grensene mellom markedsføringsgruppen, webgruppen og avdeling for IT-systemer må også gjøres klare. Avdelingen ser også for seg at det kan opprettes flere faggrupper, særlig flere ad-hoc grupper, som altså opprettes for spesielle formål og med kortere virksomhetsperiode. Det bør diskuteres om faggruppene er altfor lederstyrte. Det må vurderes å svekke hierarkiene i faggruppene for å få mer kreativitet og kompetanseheving i gruppene. Et tiltak kan være roterende ledelse. Det bør også diskuteres om faggruppene heller bør organiseres som kollegiale organer, hvor organet gjør felles vedtak, og ikke som i hierarkiske organ hvor lederen tar den endelige beslutning. Et annet spørsmål er om der er for mange medlemmer i noen grupper Administrasjonen Administrasjonen slutter seg til forslaget om sammenslåinger av avdelinger ved UB Når det gjelder organisering av avdelingen Felles (tilvekst, System, Adm) mener administrasjonen at det ikke bør være mer enn to faggrupper (seksjoner) i avdelingen: administrasjon og system. Enten administrasjonssjef eller systemsjef bør også være leder for avdelingen Felles. Oppgavene som i forslaget ligger igjen i Tilvekstdelen mener vi kan gå inn i Administrasjonen og systemdelen. F.eks. er lisenshåndtering/kontrakter og innkjøp en naturlig del av administrative oppgaver. Administrasjonen slutter seg også til å opprette stillinger på åremål for funksjoner for å få et bedre bindeledd mellom faggruppene og ledergruppen. Avdelingen mener det kan være hensiktsmessig å gå gjennom alle funksjoner i biblioteket med tanke på om det skal opprettes nye faggrupper som skal knyttes til disse to åremålsstillingene bibliotekleder og undervisningsleder. Bl.a. kan det være rom for flere funksjoner i den foreslåtte stillingen som undervisningsleder. Administrasjonen støtter forslaget om å ha stedlige ledere på de fysiske enhetene. Noen utfordringer er hvordan oppgavene skal fordeles mellom strategisk og stedlig leder og hvor den strategiske lederen skal ha sitt arbeidssted for ikke å ha større tilknytning til noen enheter enn andre. Administrasjonen støtter forslaget til de ulike gruppenes tilknytning til avdelinger/ funksjonsledelse med unntak av Bibliometrigruppen som vi mener bør knyttes til systemseksjonen i den felles sentrale avdelingen. I prinsippet bør ingen faggrupper knyttes direkte til bibliotekdirektøren. Hovedoppgavene til web- og presentasjonsgruppen (tjenester mot 17

18 brukerne) bør gå inn i markedsføringsgruppen. Faggruppene bør gjennomgås med tanke på om det er behov for endringer i arbeidsoppgaver/mandat, oppretting av nye grupper, eller lignende Det bør f.eks. vurderes å opprette en (midlertidig) faggruppe i forbindelse med innføring av nytt biblioteksystem. Administrasjonen støtter forslaget om at både ledere og funksjoner er representert i ledergruppen. Funksjonen stedfortreder må være medlem av ledergruppen for å kunne utføre bibliotekdirektørens funksjoner i dennes fravær. Titler Bibliotekleder og undervisningsleder skal koordinere funksjoner og det foreslås derfor at leder blir byttet ut med koordinator. Det foreslås at strategisk leder får tittel avdelingsleder Bibliografisk gruppe Kort oppsummert er Bibliografisk gruppes (Bg) holdning slik: - Det er fint å få faggruppene representert i ledergruppa. - Vi foreslår tittel bibliotekfaglig leder i stedet for bibliotekleder - Man må aktivt søke på jobben som bibliotekfaglig leder for å bli tildelt den. - Alle i ledergruppa må holde seg orientert innen de bibliotekfaglige områdene, men bibliotekfaglig leder får et særlig ansvar for å legge frem slike saker i ledergruppa. Tilsvarende må bibliotekfaglig leder holde seg orientert om alle saker som taes opp i ledergruppa og skal kunne uttale seg om alt. - Bibliotekfaglig leder skal ha et faglig ansvar i forhold til bibliotekfagene. Hva bibliotekfaglig leder sitt faglige ansvar skal omfatte må konkretiseres før utlysning og det må sees i forhold til mandatet til faggruppene. For eksempel bør de to første punktene i Bg sitt mandat overføres til bibliotekfaglig leder. - 50% avsatt tid til hele det bibliotekfaglige området er knapt. Det er nødvendig med et tett samarbeid med faggruppene. Derfor bør faggruppene også styrkes ved at leder av faggruppe på bibliotek -siden bør få avsatt arbeidstid (25%) til dette arbeidet. - De lokalt katalogansvarlige på avdelingene bør få formalisert sitt ansvar og sine oppgaver. - Det må gå an å være leder av en faggruppe i tillegg til at man er bibliotekfaglig leder. - Bibliotekfaglig leder bør delta på faggruppenes møter. - Generelt bør det følge lønnstillegg med når man tar på seg ekstra faglig ansvar. Vi mener det bør gjelde på alle nivåer. - Det er behov for en egen emnegruppe ved UB med ansvar for klassifikasjon og emneindeksering. Den bør sortere under bibliotekfaglig leder Bibliotekportalgruppen Faggruppene Mener at ingen av gruppene bør rapportere direkte til direktøren. Men det kan tenkes tilfeller der det ville være naturlig at direktøren inngikk som gruppemedlem i en faggruppe. 18