Nye Lindesnes Midlertidig fellesnemnd

Transkript

1 Nye Lindesnes Midlertidig fellesnemnd Vedlegg til saker til behandling Alle vedleggene er samlet til ett pdf-dokument. Vis bokmerker for enklere navigering (Klikk på helt til venstre i skjermbildet)

2 Nye Lindesnes Arbeidsutvalget REFERAT (UTKAST) Styre/organ: Arbeidsutvalget Sted: Lindesnes rådhus, Kommunestyresalen Dato: Fredag Tidsrom: 12:00-13:30. Arbeidsutvalget: Fra Mandal kommune: Alf Erik Andersen Utvalgsleder Even Tronstad Sagebakken Fra Marnardal kommune: Helge Sandåker Utvalgsnestleder Vidar Tjelland Fra Lindesnes kommune: Janne Fardal Kristoffersen Tor Magne Risdal I tillegg: Hans S. Stusvik Prosjektleder Dagfinn Lauvsland Sekretær SAKSLISTE: AU-3/2017 Referat fra møte i arbeidsutvalget AU-4/2017 Barn og unges medvirkning...2 AU-5/2017 Kick off / studietur...2 AU-6/2017 Politisk organisering ny kommune...3 AU-7/2017 Anskaffelse - Informasjonspartner...4 AU-8/2017 Delegasjon til Fellesnemnd og administrativ organisering...5 AU-9/2017 Møtegodtgjørelse...8 AU-10/2017 Investeringer i perioden fra d.d. fram til AU-11/2017 Ansettelse av rådmann AU-12/2017 Eventuelt Side 1 av 10

3 AU-3/2017 REFERAT FRA MØTE I ARBEIDSUTVALGET 31.3 Vedlegg Referat fra møte i arbeidsutvalget Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Referat fra møte i arbeidsutvalget godkjennes. Vedtak Arbeidsutvalget drøftet saken og vedtok deretter: Referat fra møte i arbeidsutvalget godkjennes. AU-4/2017 BARN OG UNGES MEDVIRKNING Saken Det er ulike ordninger i forhold til barn- og unges medvirkning i kommunene. Det er et generelt ønske om at denne gruppen også skal medvirke i prosjektet. Vedtak Arbeidsutvalget vedtok enstemmig: Prosjektleder bes å utrede sak vedr. barn og unges medvirkning og deltakelse i fellesnemnda, og i framtidige planprosesser. AU-5/2017 KICK OFF / STUDIETUR Saken Fellesnemnda var positive til at det gjennomføres et «kick off» på The Bølgen & Moi Hotel Utsikten i Kvinesdal. Imidlertid vil det være flere forfall på disse dagene. Et alternativ vil være å kombinere et kick off med studietur. Det har vært snakk om en studietur til Kävlinge (Skåne/Sverige) Om studietur skal kombineres med kick off bør det avsettes 3 dager til sammen. Vedtak Arbeidsutvalgets vedtok enstemmig: Prosjektleder bes arbeide videre med planer om kombinert kick off / studietur Side 2 av 10

4 AU-6/2017 POLITISK ORGANISERING NY KOMMUNE Sak oversendt fra fellesnemndas møte , sak MFN-19/2017 Politisk organisering ny kommune. Saksutredningen og fellesnemndas behandling/vedtak i saken gjentas nedenfor. Deretter følger arbeidsutvalgets behandling/vedtak. Bakgrunn I intensjonsavtalen er den politiske organisering på overordnet nivå beskrevet: Drøfting Politisk organisering Den politiske styringsmodellen skal være i henhold til formannskapsmodellen. Antallet politikere i det det nye kommunestyret skal være stort nok til å kunne gi god politisk, geografisk og demografisk representasjon. Det nøyaktige antallet utredes fram mot sammenslåingstidspunktet. Utgangspunktet for utredningen er at kommunestyret skal ha minimum 35 plasser. Antall representanter i kommunestyret er i intensjonsavtalen foreslått til 35. Prosjektleder er usikker på om det ble vil oppleves demokratiserende av borgerne i kommunen om det er 35 eller 45 repr. De minste partiene vil nesten uansett få representasjon pga. forholdstallsprinsippet. Den politiske organiseringen i den nye kommunen er et av fundamentene i organiseringen av den nye kommunen administrativt. I Intensjonsavtalen fastslås det at kommunen skal organiseres iht. formannskapsmodellen. Kommunene kan likevel ha forskjellige utvalgsstrukturer. I dag er dette forskjellige i de tre kommunene. Lindesnes kommune: Kommunestyre Formannskap Levekårsutvalg Teknisk utvalg Marnardal kommune: Kommunestyre Formannskap FLM Utvalg Mandal kommune: Bystyre Driftsstyre/Formannskap Planutvalg Landbuksnemnd++ Den nye kommunen blir større, og det er ønskelig å få større politisk innflytelse på tjenestene kommunen leverer til sine innbyggere. Det politiske arbeidet kan være krevende hvis enn legger til rette for utstrakt sektortenkning i forhold til helheten i kommunen. Ved å tydeliggjøre rollen vil en likevel kunne få et politisk engasjement i utvalgene uten at drøfting om prioriteringene mellom sektorene blir problematisert. Dette kan ivaretas i delegasjonsreglementet. F.eks. kan det tenkes at de økonomiske rammene for utvalgene først prioriteres i kommunestyret og at disse rammene gir tilstrekkelig handlingsrom for politiske prioriteringer i sektorene. Side 3 av 10

5 Et område en bør se særskilt på er teknisk sektor. Arbeidsmengden til plan og bygningsrådet/teknisk utvalg/flm er omfattende. Det bør vurderes hvordan en kan gjøre arbeidet overkommelig slik at dette ikke blir til et «fulltidsverv» for medlemmene. Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret i nye Lindesnes skal ha 35 representanter 2. Formannskapet skal bestå av 7 representanter 3. Det etableres et Levekårsutvalg på 7 representanter 4. Det etableres et Teknisk utvalg bestående av 7 representanter 5. Det etableres en Landbruksnemnd på 5 representanter 6. Det etableres et kontrollutvalg bestående av 3 representanter (Det bør vurderes ytterligere utvalg i prosessen videre. Barn og unge må engasjeres, brukermedvirkning må ivaretas osv. Det jobbes videre i arbeidsutvalget med organisering, delegasjon og mandat til den politiske organiseringen.) Vedtak Fellesnemnda drøftet saken og vedtok deretter: Saken oversendes til arbeidsutvalget for videre arbeid. Arbeidsutvalgets behandling/vedtak Arbeidsutvalget drøftet saken. Når det gjelder politisk organisering mener arbeidsutvalget at organisering bør avgjøres ut fra hvilke oppgaver og fokus den nye kommunen skal ha. Når det gjelder antall kommunestyrerepresentanter framsatte Even T. Sagebakken forslag om at det skulle være 45 representanter. Arbeidsutvalget vedtok følgende innstilling til fellesnemndas behandling av saken: 1. Politisk organisering skal være iht. formannskapsmodellen (enstemmig) 2. Kommunestyret i nye Lindesnes skal ha 35 representanter (mot én stemme (Even T. Sagebakken)) 3. Prosjektleder bes foreslå prosess for utarbeidelse av kommuneplan for den nye kommunen. (Prosjektleder bes også utarbeide en oversikt over hvilken mandatfordeling et kommunestyre med 35 representanter ville hatt ved sist valg (for de 3 kommunene samlet). AU-7/2017 ANSKAFFELSE - INFORMASJONSPARTNER Sak oversendt fra fellesnemndas møte , sak MFN-20/2017 Anskaffelse informasjonspartner. Saksutredningen og fellesnemndas behandling/vedtak i saken gjentas nedenfor. Deretter følger arbeidsutvalgets behandling/vedtak. Bakgrunn Side 4 av 10

6 Det er et omfattende arbeid som skal gjennomføres i forbindelse med kommunereformen. Historisk er det 50 år siden en slik prosess er gjennomført og derfor også viktig å dokumentere. Innen de tre kommunene er det ca innbyggere, over 2000 ansatte og 77 lokalpolitikker som forventer tilstrekkelig og riktig informasjon formidles. Drøfting Informasjonsformidling gjøres over både digitale plattformer og papir. For å ha tilstrekkelig kompetanse i bredden på disse plattformene er det ønskelig å knytte til oss fagmiljøer som kan bidra til at prosjektet får formidlet fremdrift, beslutninger mm. til de forskjellige interessentene. Det er ønskelig på sikt å ansette en informasjonsmedarbeider, men frem mot sammenslåing tror jeg det mest effektive vil være å utlyse en konkurranse på informasjonsstrategi, og formidling av stoff digital (skriftlig/video) og «journalistikk». PL vurdere at en form for rammeavtale vil kunne ivareta dette. Forslag til vedtak Vedtak Det settes i gang en prosess i forhold til å utlyse en konkurranse på leveranser innen informasjonsområdet. Under forutsetning av Stortingets vedtak om kommunereform gis Prosjektleder fullmakt til å innhente pris, vurdere tilbud og signer kontrakt. Fellesnemnda drøftet saken og vedtok deretter: Saken oversendes til arbeidsutvalget for videre arbeid. Arbeidsutvalgets behandling/vedtak Arbeidsutvalget drøftet saken og vedtok deretter enstemmig: Prosjektleder bes utrede saken ytterligere ut fra signaler gitt i møtet. AU-8/2017 DELEGASJON TIL FELLESNEMND OG ADMINISTRATIV ORGANISERING Sak oversendt fra fellesnemndas møte , sak MFN-21/2017 Delegasjon til fellesnemnd og administrativ organisering. Saksutredningen og fellesnemndas behandling/vedtak i saken gjentas nedenfor. Deretter følger arbeidsutvalgets behandling/vedtak. Bakgrunn Kommunene Lindesnes, Mandal og Marnardal har vedtatt å igangsette arbeidet med å bygge en ny kommune. I forarbeidene til dette har det vært en politisk og delvis administrativ prosess. Det er laget en intensjonsavtale, i denne er det inkludert et dokument om Fellesnemndas behov for delegasjon av myndighet og ansvar fra de deltakende kommuner. Kommunene vedtok i felles møte i kommunestyret i Marnardal, kommunestyret i Lindesnes, og bystyret i Mandal: Det overordnede målet for fellesnemnda er å Side 5 av 10

7 Drøfting FORBEREDE OG GJENNOMFØRE ARBEIDET MED Å ETABLERE OG BYGGE DEN NYE KOMMUNEN Det er et betydelig ansvar som gjennom dette er vedtatt overført fra kommunestyrene til fellesnemnda. En ny kommune etableres over tid. Noen oppgaver vil nødvendigvis implementeres fortløpende i perioden frem til , noe må gjøres ved dette årsskifte, annet vil vi måtte gjøre ferdig etter at den nye kommunen er etablert. Prosjektlederen mener den vedtatte delegasjonen i intensjonsavtalen bør være tilstrekkelig til å etablere den nye kommunen. Det er imidlertid ikke nedfelt i avtalen hvordan ressurser til gjennomføring av prosjektet skal stilles til rådighet. Alle medarbeiderne er underlagt rådmennene i de 3 kommuner. Det er vurdert og drøftet med rådmennene om de skal delta i prosjektet som delprosjektledere. Det oppleves som ønskelig fra deres side å drifte kommunene videre frem til etableringen av den nye kommunen. Dette sammen med avvikling av kommunene vil kreve både ressurser og kompetanse. Ressurser knyttet til Prosjekt Nye Lindesnes Prosjektlederen vil hevde, at det i den nye kommunen som etableres om litt over 2 år, bør være grunnlag for å redusere antall medarbeider i toppledelsen i kommunene. Det er i dag 3 rådmenn, 7 kommunalsjefer og 3 økonomisjefer i de tre kommunene. Imidlertid vil det i en overgang være oppgaver knyttet til 2 oppgaver. 1. Ledelse av oppgaven med å forberede og gjennomføre arbeidet med å etablere og bygge den nye kommunen slik det er fastslått i avtalen. 2. Drift og avvikling av kommunene frem til Prosjektlederen ønsker å knytte til seg en person fra hver kommune, fortrinnsvis på kommunalsjef nivå, samt en administrativ ressurs som også kan delta og ta ansvar for noen prosesser der det trengs. For å kunne få dette til foreslås det at kommunene avhjelper hverandre på tvers av kommunegrensene på driften på kommunalsjefnivå i perioden fra frem til Prosjektlederen mener dette bør kunne ivareta både de oppgaver som ligger i Nye Lindesnes i tillegg til driftsoppgavene i kommunene. Det legges opp til jevnlige møter med rådmennene i prosjektperioden i forhold til forventnings- og rolleavklaring med hensyn til den pågående omstillingen frem til Under hvert delområde vil det nødvendigvis være flere arbeidsgrupper, områdene er meget omfangsrike; Side 6 av 10

8 Delprosjekt Levekår Barnehage Barneskole Ungdomsskole Voksenopplæring Kvalifisering PPT/ Etter- og videreutdanning Barnevern Helse, rus og psykiatri NAV Habilitering Omsorgstrappa Osv. Delprosjekt Forvaltning og teknisk Kommuneplanprosess Plan og byggesak Eiendomsdrift Infrastruktur; fiber, mobil, vei og VAR Kart, matrikkel Investeringsprosjekter Kultur Osv. Delprosjekt Økonomi/HR/Kvalitet og digitalisering Budsjett og økonomiplan Kvalitetssystem med avviksbehandling HR, system og omstilling/virksomhetsoverdragelse/ Lean Digitalisering av Lean prosesser Anskaffelser Evt. balansert målstyring Delprosjekt Næringsutvikling Denne listen er ikke uttømmende. Det er ikke alle områdene som er like omfattende, men de bør gjennomgås for å vurdere mulige effektiviseringstiltak. Gruppene som skal etableres bør ha representanter for arbeidsledelse, ansatte og tillitsvalgte. Arbeidet bør ta utgangspunkt i LEAN. Kommunene har en omfattende ressurs på dette området etter at ca. 60 ansatte gjennomgikk vektallstudie i regi av Høgskolen i Hedmark vinter/vår 2015/16. Arbeid/kostnad og fremdriftsplan vil utarbeides snarest etter av delprosjektlederne er på plass. Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Den vedtatte avtalen om ansvar og delegasjon fra kommunestyrene til fellesnemnda ivaretar de behov som skal ivaretas. En bør særlig merke seg formuleringene i pkt. 3 og 4 i avtalen. Fellesnemnda støtter foreløpig forslag til administrativ organisering. Fellesnemnda ser behov for ressurser for å koordinere prosjektet ved at de tre kommuner avser 1 person på midlertid bases på kommunalsjefnivå i hver kommune. Delprosjektledernes midlertidige arbeid i prosjektet avsluttes når ledelsen for den nye kommunen er tiltrådt. Side 7 av 10

9 Fellesnemnda foreslå ovenfor kommunene at belastningen dette fører til i den ordinære driften søkes ivaretatt ved samhandling mellom kommunene. Delprosjektlederne som trer inn i Nye Lindesnes får kompensert lønnskostnadene for deltakelsen. Fellesnemnda ser det som avgjørende at prosjektleder har et nært samarbeid med rådmennene. Prosjektleder pålegges derfor snarest å etablere ei rådmannsgruppe. Prosjektleder utpekes som leder av dette fora. Vedtak Prosjektleder innledet i saken. Han skisserte et alternativt opplegg det var enighet med rådmennene om. Fellesnemnda drøftet saken og vedtok deretter: Fellesnemnda ser det som avgjørende at prosjektleder har et nært samarbeid med rådmennene. Prosjektleder pålegges derfor snarest å etablere ei rådmannsgruppe. Prosjektleder utpekes som leder av dette fora. For øvrig oversendes saken til arbeidsutvalget for videre arbeid. Arbeidsutvalgets behandling/vedtak Prosjektleder orienterte om «ny organisering» og samhandlingen mellom prosjektet og kommunene. Det blir bred deltakelse fra kommunene, bl.a. gjennom de ulike fagnettverkene. Arbeidsutvalget drøftet saken og vedtok deretter enstemmig: Prosjektleder bes om å legge fram sak der prosjektorganisering og samhandling med kommunene beskrives. AU-9/2017 MØTEGODTGJØRELSE Sak oversendt fra fellesnemndas møte , sak MFN-22/2017 Møtegodtgjørelse. Saksutredningen og fellesnemndas behandling/vedtak i saken gjentas nedenfor. Deretter følger arbeidsutvalgets behandling/vedtak. Vedlegg Saken Marnardal kommune: Reglement for politisk virksomhet - Politisk organisering, møtereglement, delegasjonsreglement, godtgjørelse til folkevalgte. Lindesnes kommune: Vilkår for folkevalgte. Mandal kommune: Reglement for faste godtgjørelser, møtegodtgjørelser, tapt arbeidsfortjeneste m.m. Fellesnemnda blir i realiteten den nye kommunens «kommunestyre» frem til sammenslåingstidspunkt. Det arbeidet vil etter alt å dømme kreve omfattende møtevirksomhet og må godtgjøres. Møtene er tenkt på dagtid, vedlagt er de 3 kommunenes møtegodtgjørelses reglement. Forslag til vedtak Side 8 av 10

10 Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Saken tas opp til drøfting i arbeidsutvalget og legges frem for vedtak i neste fellesnemnd møte. Vedtak Fellesnemnda drøftet saken og vedtok deretter: Saken tas opp til drøfting i arbeidsutvalget og legges frem for vedtak i neste fellesnemnd møte. Arbeidsutvalgets behandling/vedtak Arbeidsutvalget drøftet saken og vedtok deretter enstemmig: Det etableres en arbeidsgruppe som bes utrede og foreslå regler og satser for godtgjørelse for politisk arbeid i forbindelse med kommunereformprosjektet Nye Lindesnes. Forslaget legges fram for fellesnemnda til behandling. Som arbeidsgruppe oppnevnes følgende: Vidar Tjelland Tor Magne Risdal Even T. Sagebakken AU-10/2017 INVESTERINGER I PERIODEN FRA D.D. FRAM TIL Sak oversendt fra fellesnemndas møte , sak MFN-24/2017 Investeringer i perioden fra d.d. fram til Saksutredningen og fellesnemndas behandling/vedtak i saken gjentas nedenfor. Deretter følger arbeidsutvalgets behandling/vedtak. Bakgrunn Kommunene har frem til i dag investert i kultur/idrettsanlegg, skolestruktur og helse- og omsorgsstruktur uavhengig av nabokommunen. Oppgaver skulle ivaretas innen de geografiske grensene til kommunen uavhengig av nabokommunens demografi og bostedsmønster. Fra skal en ny kommune etableres. Kommunene bør derfor vurdere om dagens og morgendagens behov kan ivaretas tilstrekkelig med dagens bygningsmasse før ytterligere investeringer foretas. Drøfting Investeringer bør som hovedregel vurderes etter de behov som kreves i kommunen. Kommunen i 2020 blir svært annerledes i forhold til dagens 3 separate kommuner. Skal vi ta inn gevinster ved å etablere en ny kommune bør behovene til den nye kommunen settes opp mot dagens etablert strukturer før nye investeringer foretas. Dette bør derfor vurderes hva kommunen kan ivareta i dagens bygningsmasse innen de forskjellige sektorer. Det mest naturlige verktøyet vil være å sette i gang en kommunedelplan spesielt innen oppvekst og helse og omsorg. Slike investeringer vil også kunne skape krevende diskusjoner før den geografiske plasseringer av tiltaket er vurdert i forhold til den nye kommunen Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Side 9 av 10

11 Utviklingsprosjekter generelt som fører økte drifts- og finanskostnader bør drøftes i fellesnemnda slik det er nedfelt i delegasjonen til fellesnemnda. Investeringer innen Oppvekst, Helse og Omsorg bør koordineres i fellesnemnda frem til Er det uenighet i fellesnemnda bør disse utsettes til etter 2020 slik det er beskrevet i delegasjonen til fellesnemnda. Investeringer bør som hovedregel føre til innsparinger i drift minimum tilsvarende kapitalkostnaden. Vedtak Fellesnemnda drøftet saken, og er i hovedsak enige i prinsippene som ligger til grunn for forslaget til vedtak. Fellesnemnda vedtok: Saken oversendes til arbeidsutvalget for videre arbeid. Arbeidsutvalgets behandling/vedtak Arbeidsutvalget drøftet saken og vedtok deretter enstemmig: Prosjektleder bes utredes saken nærmere. AU-11/2017 ANSETTELSE AV RÅDMANN Saken Leder informerte om forslag/forberedelser innkjøpssjef i Mandal har for gjort for utlysning av anbud for rekrutteringstjenester. Vedtak Arbeidsutvalgets vedtok enstemmig: Leder bes arbeide videre med planer/dokumentasjon for utlysning av stillingen som rådmann. AU-12/2017 EVENTUELT Det var ikke saker til behandling under eventuelt. Side 10 av 10

12 Nye Lindesnes Partssammensatt utvalg REFERAT (UTKAST) Styre/organ: Partssammensatt utvalg Sted: Lindesnes rådhus, Kommunestyresalen Dato: Torsdag Tidsrom: 12:30 14:00 Partssammensatt utvalg: Fra Mandal kommune: Kristin Vinsjevik Alf Erik Andersen Even Tronstad Sagebakken Fra Marnardal kommune: Sigmund Tveiten Helge Sandåker Vidar Tjelland Fra Lindesnes kommune: Åse Bryn Janne Fardal Kristoffersen Tillitsvalgt Utvalgsleder Tillitsvalg Utvalgsnestleder Tillitsvalgt I tillegg: Hans S. Stusvik Prosjektleder (unntatt sak 03/2017) Dagfinn Lauvsland Sekretær I enkeltsaker: Dorrit Svenning Seniorrådgiver KS Agder (særlig sakene 3, 4) Jonas Leyre Amstrup Innkjøpssjef Mandal kommune (sak 4 - via telefon) Forfall: Tor Magne Risdal Vara for Risdal; Per Olav Skutle fikk også forfall. SAKSLISTE: PSU-02/2017 Referat fra møte i Partssammensatt utvalg PSU-03/2017 Ansettelse av rådmann - mulige rettskrav...2 PSU-04/2017 Ansettelse av rådmann - Prosedyre...2 PSU-05/2017 Drøftingssak: frikjøp tillitsvalgte...3 Side 1 av 4

13 Utvalget godkjente innkalling/saksliste. PSU-02/2017 REFERAT FRA MØTE I PARTSSAMMENSATT UTVALG 31.3 Vedlegg Utkast til referat fra møte i partssammensatt utvalg Saken Utkast til referat framlegges for utvalget for evt. korreksjon og godkjenning. Utvalget godkjente referatet. PSU-03/2017 ANSETTELSE AV RÅDMANN - MULIGE RETTSKRAV Vedlegg Saken KS Advokatene v/adv. Erna M. Larsen: brev : Vurdering - rettskrav på rådmannstilling Med bakgrunn i bl.a. foreliggende vurdering fra KS Advokatene vurderer utvalget spørsmålet om mulige rettskrav. Spesialrådgiver Dorrit Svenning fra KS Agder deltar i saken. Utvalgsleder foreslo å lukke møtet i saken med hjemmel i kommuneloven 31 nr. 4. Utvalget vedtok: Møtet lukkes ved behandling av saken. Møtet ble deretter lukket. Utvalgets vedtak: Utvalget kan ikke se at det foreligger rettskrav på stillingen som rådmann i den nye kommunen. Utvalgsleder bes informere nåværende rådmenn om bakgrunnen for vedtaket. (Dorrit Svenning benyttet en presentasjon i sin gjennomgang. Presentasjonen vedlegges referatet.) PSU-04/2017 ANSETTELSE AV RÅDMANN - PROSEDYRE Behandling av saken avhenger av vedtak/konklusjon i sak 3/2017. Side 2 av 4

14 Jfr. saker tidligere behandlet/drøftet: - Midlertidig fellesnemnd: møte : Sak MFN-16/2017 Ansettelse av prosjektleder - Arbeidsutvalget: møte : Sak AU-11/2017 Ansettelse av rådmann Saken Arbeidsutvalget vedtok i sak 11/2017: Leder bes arbeide videre med planer/dokumentasjon for utlysning av stillingen som rådmann. Forberedelsene til utlysning presenteres og drøftes. Innkjøpssjef i Mandal kommune Jonas Leyre Amstrup inviteres til møtet. Dorrit Svenning og Jonas Leyre Amstrup deltok i saken (Amstrup via telefon). Amstrup informerte om aktuell prosess for valg av rekrutteringsfirma, og hvordan dette firmaet forventes å bidra inn i prosessen, samt framdrift: - Åpen anbudskonkurranse. - Utsending av anbudsdokumenter i juli. - Tilbudsfrist ca. 15. aug. - Vurdering av tilbudene innen 1. uke i september. - Evt. forhandlingsrunde med aktuelle tilbydere. - Valg av tilbydere september/oktober. - Utlysning av stillinger deretter. - Innstilling om ansettelse i løpet av desember. Utvalget drøftet saken og vedtok deretter enstemmige: Utvalgsleder forespør Mandal kommune om bistand til utlysning av anbud på rammeavtale på rekrutteringstjenester. PSU-05/2017 DRØFTINGSSAK: FRIKJØP TILLITSVALGTE Saken Tillitsvalgt i Marnardal Sigmund Tveiten har bedt om at kompensasjon til tillitsvalgte for deltakelse i partssammensatt utvalg blir tatt opp i utvalgsmøtet. Saken drøftes. Utvalgsleder informerte om bakgrunnen for at saken var satt som drøfting: det blir nå utformet et reglement for godtgjøring for de som deltar i arbeidet med Nye Lindesnes. Det er nedsatt et utvalg som legger fram et forslag til reglement. Side 3 av 4

15 Tveiten informerte om bakgrunnen for innspillet. Han viste til at han som hovedtillitsvalgt er frikjøpt 14 % for å ivareta vervet som hovedtillitsvalgt, og at dette er for lite i forhold til det store arbeidet som skal gjøres i forb. med Nye Lindesnes. Utvalget drøftet saken. Det ble ikke fattet særskilt vedtak i saken *- - - Hans Stusvik tok opp muligheter for endring av tidspunkt for studietur: september. Stusvik sender ut informasjon til midlertidig fellesnemnd. Side 4 av 4

16 Nye Lindesnes Midlertidig fellesnemnd REFERAT (UTKAST) Styre/organ: Midlertidig fellesnemnd Sted: Lindesnes rådhus, kommunestyresalen Dato: Fredag Tidsrom: 9:00 11:15 Fellesnemnda: Fra Lindesnes kommune: Janne Fardal Kristoffersen Trond Hennestad Tor Magne Risdal Per Olav Skutle Thor Gilbertsen Fra Marnardal kommune: Helge Sandåker Vidar Tjelland Janne Wigemyr Øystein Sangesland Ole Sigurd Fidjestøl Fra Mandal kommune: Alf Erik Andersen Jon Gunnar Ask Even Tronstad Sagebakken Christoffer Westermoen Hans S. Stusvik Vara for Stanley Tørressen Utvalgsnestleder Vara for Anju Choudhary Manneråk Vara for John Øyslebø Utvalgsleder Prosjektleder: Sekretær: Dagfinn Lauvsland Inviterte: Rune Stokke Rådmann Lindesnes kommune Irene Lunde Kst. rådmann i Mandal kommune Forfall Fra Lindesnes kommune: Stanley Tørressen Fra Marnardal kommune: John Øyslebø Anju Choudhary Manneråk Fra Mandal kommune: Randi Fredriksen Ihme Inviterte: Kjell Rune Olsen Tom Egerhei Dag Petter Sødal (Vara Harald Øyslebø hadde også forfall). Kst. rådmann i Marnardal kommune Ass. Fylkesmann Prosessveileder Side 1 av 12

17 SAKSLISTE: MFN-17/2017 Referatsaker...3 MFN-18/2017 Referat fra møte i midlertidig fellesnemnd MFN-19/2017 Politisk organisering Ny kommune...3 MFN-20/2017 Anskaffelse - Informasjonspartner...5 MFN-21/2017 Delegasjon til Fellesnemnd og administrativ organisering...5 MFN-22/2017 Møtegodtgjørelse...8 MFN-23/2017 Eiendomsskatt...8 MFN-24/2017 Investeringer i perioden fra d.d. fram til MFN-25/2017 Evt. kontorfellesskap Prosjektadministrasjonen til Nye Lindesnes MFN-26/2017 Tilskudd til veier og digitaliseringstiltak MFN-27/2017 Drøftingsmøte Nye Lyngdal og Nye Lindesnes - Fellesnemnd MFN-28/2017 Eventuelt Leder Alf Erik Andersen ønsket velkommen, foretok navneopprop, og orienterte kort om møtet. Han gav deretter ordet til prosjektleder Hans S. Stusvik: Innledning/informasjon Stusvik orienterte kort om A. Kommunestyremøter/felles kommunestyre B. Mulig «kick off» , The Bølgen & Moi Hotel Utsikten i Kvinesdal (Fellesnemnda var positive til dette). C. Kommunekompasset opplegg fra KS Konsulent der kommunene på ulike områder måles kommunen opp mot «idealkommunen». På bakgrunn av dette gis en skår for å bedømme hvor god kommunens resultater er i forhold til dette idealet. D. Mulig studietur til Kävlinge (Skåne/Sverige). Kävlinge er ganske nærme en «idealkommune» i henhold til Kommunekompassets kriterier. (Fellesnemnda var positive til dette). Workshop v/prosjektleder: Opplevelse av status Hva er vi gode på og hva kan gjøres bedre? Stusvik gav fellesnemnd følgende oppgave: Nevn for egen kommune og de 2 andre kommunene: A. 3 ting vi gjør bra B. 3 ting vi kan gjøre bedre Oppgaven ble løst skriftlig, og presentert kommunevis. Besvarelsene ble deretter samlet inn. Deretter overtok leder Alf Erik Andersen: Godkjenning av innkalling/saksliste Flere hadde ordet. Følgende ble understreket: A. Det er viktig at det avklares tydelig hvem som innstiller, saksflyt, mv. Side 2 av 12

18 B. Det må tilrettelegges slik at det blir tid til involvering av partigrupper, innbyggere, mv. C. Møteplan bør være langsiktig. Ad hoc møter og møter med kort varsel bør unngås. Prosjektleder redegjorde for innkalling og saksutredning, samt hvordan han så for seg at oppsett saker til behandling, saksutredning, mv. bør være for ettertiden. Innkallingen ble deretter godkjent. MFN-17/2017 REFERATSAKER Vedlegg Info om konferanse i regi av Fagutvalget velferdsteknologi Lindesnesregionen: Fremtidens helse- og omsorgsbygg. MFN-18/2017 REFERAT FRA MØTE I MIDLERTIDIG FELLESNEMND 7.4 Vedlegg Referat fra møte i midlertidig fellesnemnd Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Referat fra møte i midlertidig fellesnemnd godkjennes. Vedtak Fellesnemnda vedtok: Referat fra møte i midlertidig fellesnemnd godkjennes. MFN-19/2017 POLITISK ORGANISERING NY KOMMUNE Bakgrunn I intensjonsavtalen er den politiske organisering på overordnet nivå beskrevet: Drøfting Politisk organisering Den politiske styringsmodellen skal være i henhold til formannskapsmodellen. Antallet politikere i det det nye kommunestyret skal være stort nok til å kunne gi god politisk, geografisk og demografisk representasjon. Det nøyaktige antallet utredes fram mot sammenslåingstidspunktet. Utgangspunktet for utredningen er at kommunestyret skal ha minimum 35 plasser. Side 3 av 12

19 Antall representanter i kommunestyret er i intensjonsavtalen foreslått til 35. Prosjektleder er usikker på om det ble vil oppleves demokratiserende av borgerne i kommunen om det er 35 eller 45 repr. De minste partiene vil nesten uansett få representasjon pga. forholdstallsprinsippet. Den politiske organiseringen i den nye kommunen er et av fundamentene i organiseringen av den nye kommunen administrativt. I Intensjonsavtalen fastslås det at kommunen skal organiseres iht. formannskapsmodellen. Kommunene kan likevel ha forskjellige utvalgsstrukturer. I dag er dette forskjellige i de tre kommunene. Lindesnes kommune: Kommunestyre Formannskap Levekårsutvalg Teknisk utvalg Marnardal kommune: Kommunestyre Formannskap FLM Utvalg Mandal kommune: Bystyre Driftsstyre/Formannskap Planutvalg Landbuksnemnd++ Den nye kommunen blir større, og det er ønskelig å få større politisk innflytelse på tjenestene kommunen leverer til sine innbyggere. Det politiske arbeidet kan være krevende hvis enn legger til rette for utstrakt sektortenkning i forhold til helheten i kommunen. Ved å tydeliggjøre rollen vil en likevel kunne få et politisk engasjement i utvalgene uten at drøfting om prioriteringene mellom sektorene blir problematisert. Dette kan ivaretas i delegasjonsreglementet. F.eks. kan det tenkes at de økonomiske rammene for utvalgene først prioriteres i kommunestyret og at disse rammene gir tilstrekkelig handlingsrom for politiske prioriteringer i sektorene. Et område en bør se særskilt på er teknisk sektor. Arbeidsmengden til plan og bygningsrådet/teknisk utvalg/flm er omfattende. Det bør vurderes hvordan en kan gjøre arbeidet overkommelig slik at dette ikke blir til et «fulltidsverv» for medlemmene. Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret i nye Lindesnes skal ha 35 representanter 2. Formannskapet skal bestå av 7 representanter 3. Det etableres et Levekårsutvalg på 7 representanter 4. Det etableres et Teknisk utvalg bestående av 7 representanter 5. Det etableres en Landbruksnemnd på 5 representanter 6. Det etableres et kontrollutvalg bestående av 3 representanter (Det bør vurderes ytterligere utvalg i prosessen videre. Barn og unge må engasjeres, brukermedvirkning må ivaretas osv. Det jobbes videre i arbeidsutvalget med organisering, delegasjon og mandat til den politiske organiseringen.) Side 4 av 12

20 Vedtak Fellesnemnda drøftet saken og vedtok deretter: Saken oversendes til arbeidsutvalget for videre arbeid. MFN-20/2017 ANSKAFFELSE - INFORMASJONSPARTNER Bakgrunn Det er et omfattende arbeid som skal gjennomføres i forbindelse med kommunereformen. Historisk er det 50 år siden en slik prosess er gjennomført og derfor også viktig å dokumentere. Innen de tre kommunene er det ca innbyggere, over 2000 ansatte og 77 lokalpolitikker som forventer tilstrekkelig og riktig informasjon formidles. Drøfting Informasjonsformidling gjøres over både digitale plattformer og papir. For å ha tilstrekkelig kompetanse i bredden på disse plattformene er det ønskelig å knytte til oss fagmiljøer som kan bidra til at prosjektet får formidlet fremdrift, beslutninger mm. til de forskjellige interessentene. Det er ønskelig på sikt å ansette en informasjonsmedarbeider, men frem mot sammenslåing tror jeg det mest effektive vil være å utlyse en konkurranse på informasjonsstrategi, og formidling av stoff digital (skriftlig/video) og «journalistikk». PL vurdere at en form for rammeavtale vil kunne ivareta dette. Forslag til vedtak Vedtak Det settes i gang en prosess i forhold til å utlyse en konkurranse på leveranser innen informasjonsområdet. Under forutsetning av Stortingets vedtak om kommunereform gis Prosjektleder fullmakt til å innhente pris, vurdere tilbud og signer kontrakt. Fellesnemnda drøftet saken og vedtok deretter: Saken oversendes til arbeidsutvalget for videre arbeid. MFN-21/2017 DELEGASJON TIL FELLESNEMND OG ADMINISTRATIV ORGANISERING Bakgrunn Kommunene Lindesnes, Mandal og Marnardal har vedtatt å igangsette arbeidet med å bygge en ny kommune. I forarbeidene til dette har det vært en politisk og delvis administrativ prosess. Det er laget en intensjonsavtale, i denne er det inkludert et dokument om Fellesnemndas behov for delegasjon av myndighet og ansvar fra de deltakende kommuner. Kommunene vedtok i felles møte i kommunestyret i Marnardal, kommunestyret i Lindesnes, og bystyret i Mandal: Det overordnede målet for fellesnemnda er å Side 5 av 12

21 Drøfting FORBEREDE OG GJENNOMFØRE ARBEIDET MED Å ETABLERE OG BYGGE DEN NYE KOMMUNEN Det er et betydelig ansvar som gjennom dette er vedtatt overført fra kommunestyrene til fellesnemnda. En ny kommune etableres over tid. Noen oppgaver vil nødvendigvis implementeres fortløpende i perioden frem til , noe må gjøres ved dette årsskifte, annet vil vi måtte gjøre ferdig etter at den nye kommunen er etablert. Prosjektlederen mener den vedtatte delegasjonen i intensjonsavtalen bør være tilstrekkelig til å etablere den nye kommunen. Det er imidlertid ikke nedfelt i avtalen hvordan ressurser til gjennomføring av prosjektet skal stilles til rådighet. Alle medarbeiderne er underlagt rådmennene i de 3 kommuner. Det er vurdert og drøftet med rådmennene om de skal delta i prosjektet som delprosjektledere. Det oppleves som ønskelig fra deres side å drifte kommunene videre frem til etableringen av den nye kommunen. Dette sammen med avvikling av kommunene vil kreve både ressurser og kompetanse. Ressurser knyttet til Prosjekt Nye Lindesnes Prosjektlederen vil hevde, at det i den nye kommunen som etableres om litt over 2 år, bør være grunnlag for å redusere antall medarbeider i toppledelsen i kommunene. Det er i dag 3 rådmenn, 7 kommunalsjefer og 3 økonomisjefer i de tre kommunene. Imidlertid vil det i en overgang være oppgaver knyttet til 2 oppgaver. 1. Ledelse av oppgaven med å forberede og gjennomføre arbeidet med å etablere og bygge den nye kommunen slik det er fastslått i avtalen. 2. Drift og avvikling av kommunene frem til Prosjektlederen ønsker å knytte til seg en person fra hver kommune, fortrinnsvis på kommunalsjef nivå, samt en administrativ ressurs som også kan delta og ta ansvar for noen prosesser der det trengs. For å kunne få dette til foreslås det at kommunene avhjelper hverandre på tvers av kommunegrensene på driften på kommunalsjefnivå i perioden fra frem til Prosjektlederen mener dette bør kunne ivareta både de oppgaver som ligger i Nye Lindesnes i tillegg til driftsoppgavene i kommunene. Det legges opp til jevnlige møter med rådmennene i prosjektperioden i forhold til forventnings- og rolleavklaring med hensyn til den pågående omstillingen frem til Under hvert delområde vil det nødvendigvis være flere arbeidsgrupper, områdene er meget omfangsrike; Side 6 av 12

22 Delprosjekt Levekår o Barnehage o Barneskole o Ungdomsskole o Voksenopplæring o Kvalifisering o PPT/ Etter- og videreutdanning o Barnevern o Helse, rus og psykiatri o NAV o Habilitering o Omsorgstrappa o Osv. Delprosjekt Forvaltning og teknisk o Kommuneplanprosess o Plan og byggesak o Eiendomsdrift o Infrastruktur; fiber, mobil, vei og VAR o Kart, matrikkel o Investeringsprosjekter o Kultur o Osv. Delprosjekt Økonomi/HR/Kvalitet og digitalisering o Budsjett og økonomiplan o Kvalitetssystem med avviksbehandling o HR, system og omstilling/virksomhetsoverdragelse/ o Lean o Digitalisering av Lean prosesser o Anskaffelser o Evt. balansert målstyring Delprosjekt Næringsutvikling Denne listen er ikke uttømmende. Det er ikke alle områdene som er like omfattende, men de bør gjennomgås for å vurdere mulige effektiviseringstiltak. Gruppene som skal etableres bør ha representanter for arbeidsledelse, ansatte og tillitsvalgte. Arbeidet bør ta utgangspunkt i LEAN. Kommunene har en omfattende ressurs på dette området etter at ca. 60 ansatte gjennomgikk vektallstudie i regi av Høgskolen i Hedmark vinter/vår 2015/16. Arbeid/kostnad og fremdriftsplan vil utarbeides snarest etter av delprosjektlederne er på plass. Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Den vedtatte avtalen om ansvar og delegasjon fra kommunestyrene til fellesnemnda ivaretar de behov som skal ivaretas. En bør særlig merke seg formuleringene i pkt. 3 og 4 i avtalen. Fellesnemnda støtter foreløpig forslag til administrativ organisering. Fellesnemnda ser behov for ressurser for å koordinere prosjektet ved at de tre kommuner avser 1 person på midlertid bases på kommunalsjefnivå i hver kommune. Delprosjektledernes midlertidige arbeid i prosjektet avsluttes når ledelsen for den nye kommunen er tiltrådt. Side 7 av 12

23 Fellesnemnda foreslå ovenfor kommunene at belastningen dette fører til i den ordinære driften søkes ivaretatt ved samhandling mellom kommunene. Delprosjektlederne som trer inn i Nye Lindesnes får kompensert lønnskostnadene for deltakelsen. Fellesnemnda ser det som avgjørende at prosjektleder har et nært samarbeid med rådmennene. Prosjektleder pålegges derfor snarest å etablere ei rådmannsgruppe. Prosjektleder utpekes som leder av dette fora. Vedtak Prosjektleder innledet i saken. Han skisserte et alternativt opplegg det var enighet med rådmennene om. Fellesnemnda drøftet saken og vedtok deretter: Fellesnemnda ser det som avgjørende at prosjektleder har et nært samarbeid med rådmennene. Prosjektleder pålegges derfor snarest å etablere ei rådmannsgruppe. Prosjektleder utpekes som leder av dette fora. For øvrig oversendes saken til arbeidsutvalget for videre arbeid. MFN-22/2017 MØTEGODTGJØRELSE Vedlegg Saken Marnardal kommune: Reglement for politisk virksomhet - Politisk organisering, møtereglement, delegasjonsreglement, godtgjørelse til folkevalgte. Lindesnes kommune: Vilkår for folkevalgte. Mandal kommune: Reglement for faste godtgjørelser, møtegodtgjørelser, tapt arbeidsfortjeneste m.m. Fellesnemnda blir i realiteten den nye kommunens «kommunestyre» frem til sammenslåingstidspunkt. Det arbeidet vil etter alt å dømme kreve omfattende møtevirksomhet og må godtgjøres. Møtene er tenkt på dagtid, vedlagt er de 3 kommunenes møtegodtgjørelses reglement. Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Vedtak Saken tas opp til drøfting i arbeidsutvalget og legges frem for vedtak i neste fellesnemnd møte. Fellesnemnda drøftet saken og vedtok deretter: Saken tas opp til drøfting i arbeidsutvalget og legges frem for vedtak i neste fellesnemnd møte. MFN-23/2017 EIENDOMSSKATT Bakgrunn Side 8 av 12

24 Fylkesmannen har under forutsetning av Stortingsvedtak om kommunereform innkalt til felles kommunestyremøte. Her skal det drøftes de beslutninger som kommunestyrene ihht 25 i Inndelingsloven må vedta i de respektive kommunestyrene samme kveld. I den forbindelse kan kommunene be om 2 års utsettelse på samordning av satsene på eiendomsskatt fra de gamle kommunene. Drøfting Prosjektleder vil anbefale at det søkes utsettelse. Mye skal koordineres frem til Eiendomsskatt er en krevende politisk beslutning som bør nøye utredes konsekvensene av. Konsekvensene kan uten tilstrekkelig analyse føre til utilsiktede utslag på næring/verk og bruk og distrikt/by. Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: I saken til kommunestyrene legges det inn et punkt om å utsette samordning av eiendomsskatt til Fellesnemnda drøftet saken. Det var forslag om å ikke fatte vedtak i saken, (altså samordning av eiendomsskatten må være gjort innen sammenslåing ). Vedtak Fellesnemnda vedtok følgende: Saken tas ikke til behandling. Vedtatt mot 1 stemme (Thor Gilbertsen). MFN-24/2017 INVESTERINGER I PERIODEN FRA D.D. FRAM TIL Bakgrunn Kommunene har frem til i dag investert i kultur/idrettsanlegg, skolestruktur og helse- og omsorgsstruktur uavhengig av nabokommunen. Oppgaver skulle ivaretas innen de geografiske grensene til kommunen uavhengig av nabokommunens demografi og bostedsmønster. Fra skal en ny kommune etableres. Kommunene bør derfor vurdere om dagens og morgendagens behov kan ivaretas tilstrekkelig med dagens bygningsmasse før ytterligere investeringer foretas. Drøfting Investeringer bør som hovedregel vurderes etter de behov som kreves i kommunen. Kommunen i 2020 blir svært annerledes i forhold til dagens 3 separate kommuner. Skal vi ta inn gevinster ved å etablere en ny kommune bør behovene til den nye kommunen settes opp mot dagens etablert strukturer før nye investeringer foretas. Dette bør derfor vurderes hva kommunen kan ivareta i dagens bygningsmasse innen de forskjellige sektorer. Det mest naturlige verktøyet vil være å sette i gang en kommunedelplan spesielt innen oppvekst og helse og omsorg. Slike investeringer vil også kunne skape krevende diskusjoner før den geografiske plasseringer av tiltaket er vurdert i forhold til den nye kommunen Forslag til vedtak Side 9 av 12

25 Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Vedtak Utviklingsprosjekter generelt som fører økte drifts- og finanskostnader bør drøftes i fellesnemnda slik det er nedfelt i delegasjonen til fellesnemnda. Investeringer innen Oppvekst, Helse og Omsorg bør koordineres i fellesnemnda frem til Er det uenighet i fellesnemnda bør disse utsettes til etter 2020 slik det er beskrevet i delegasjonen til fellesnemnda. Investeringer bør som hovedregel føre til innsparinger i drift minimum tilsvarende kapitalkostnaden. Fellesnemnda drøftet saken, og er i hovedsak enige i prinsippene som ligger til grunn for forslaget til vedtak. Fellesnemnda vedtok: Saken oversendes til arbeidsutvalget for videre arbeid. MFN-25/2017 EVT. KONTORFELLESSKAP PROSJEKTADMINISTRASJONEN TIL NYE LINDESNES Bakgrunn I forbindelse med ansettelsen av midlertidig prosjektleder ble det besluttet at prosjektleder skulle ha kontorsted i Lindesnes Rådhus. Det vil bli en omfattende prosess med etablering av en ny kommune og det vil være behov for flere ressurser. Det er ønskelig med mulighet for samlokalisering av disse ressursene i prosjektperioden frem til fast ansatte medarbeidere tiltrer de lederstillingene som en etter hvert finner nødvendig. Drøfting I en digital verden er ikke en geografisk kontorplassering det som normalt er viktig. Det er likevel essensielt i en oppstartsperiode for prosjektleder å legge til rette for tett og godt samspill i den gruppen som skal ta ansvar for prosessene. Dette gjøres etter mine erfaringer best når en jobber tett og på tvers av sektorene. For øvrig er jeg også av den oppfatning at vi må ta hensyn til de ansattes ønsker om oppmøtested i den grad det er mulig. I intensjonsavtalen er det enighet om at rådhuset i den nye kommunen skal være i Mandal. Derfor kunne det være naturlig å være der. Det er her de største fagmiljøene sitter, men på den andre siden ønsker vi ikke i for stor grad å påvirkes av den store kommunens løsninger i etableringen av den nye. Det er likevel ikke til å unngå at påvirkningen fra den største kommunen og deres arbeidsmetoder vil få en betydelig innflytelse på fremtidens løsninger. Hvordan vi best og enklest kan implementer gode og evt. nye løsninger i de tre kommunene kan diskuteres. Er det ved å være tilstede der det største miljøet er slik at prosjektadministrasjonen kan påvirke/bli påvirket av den største kommunen daglig ved sin tilstedeværelse, eller er det ved å sitte i Lindesnes eller Marnardal og tenke selv og oppsøke den store? Prosjektlederen har til dels god kompetanse om kultur og administrasjon i kommunene Lindesnes og Marnardal, pga. størrelse og tidligere samhandling. Innsikten i den administrative organisasjonen i Mandal er også tilstede, men kanskje ikke i samme grad som i de øvrige kommuner. Prosjektlederen har opplevd både Lindesnes- og Marnardal rådhus som veldig gode arbeidsplasser, med gode kolleger og godt miljø. «Gjesten» har blitt veldig godt ivaretatt. Tilslutt tror jeg det er et spørsmål om fordelingspolitikk og ikke faglige vurderinger. I forhold til faglige vurderinger vil nok Rådhuset i Mandal vært det naturlige valget. På den andre siden, vil prosjektorganiseringen etter hvert avløses med Side 10 av 12

26 en permanent ledelse. Den er det jo besluttet skal være på rådhuset i Mandal, slik sett vil prosjektorganisasjonen i Lindesnes avta med tiden. Det viktigste for prosjektleder er at prosjektadministrasjonen etableres i et av de bestående rådhusene. Forslag til vedtak Saken legges fram for fellesnemnda med følgende forslag til vedtak: Vedtak Prosjektadministrasjon frem til etableres i Rådhuset i kommune. Det bør være min 4 kontorplasser tilgjengelig. Fellesnemnda drøftet saken og vedtok deretter: Prosjektadministrasjon frem til etableres i Rådhuset i Mandal kommune. Det bør være min 4 kontorplasser tilgjengelig. MFN-26/2017 TILSKUDD TIL VEIER OG DIGITALISERINGSTILTAK Nettreferanse Vedlegg Saken Nettsidene til regjeringen: Støtte til infrastruktur i nye kommuner: Brev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet: Tilskudd til veier og digitaliseringstiltak i kommuner som skal slå seg sammen. Stortinget vedtok i forbindelse med behandlingen av statsbudsjettet for 2016 at det skulle opprettes en tilskuddsordning for infrastrukturprosjekter i kommuner som slår seg sammen. Ordningen er styrket i Det er i år satt av totalt 150 millioner kroner til infrastrukturtiltak, og søknadsfristen er Saken legges fram for fellesnemnda til drøfting, og for evt. vedtak om å søke om tilskudd. Vedtak Fellesnemnda drøftet saken og vedtok deretter: Det sendes søknad om tilskudd til FV320 Spilling Heddeland. MFN-27/2017 DRØFTINGSMØTE NYE LYNGDAL OG NYE LINDESNES - FELLESNEMND Vedlegg Side 11 av 12

27 Brev fellesnemnda Nye Lyngdal v/leder Reidun Bakken, ordfører i Audnedal kommune: Drøftingsmøte Nye Lyngdal og Nye Lindesnes - Fellesnemnd Saken I brev 11.5 informerer leder av fellesnemnd Nye Lyngdal om vedtak nemda gjorde : Fellesnemnda i Nye Lyngdal inviterer Fellesnemnda i Nye Lindesnes til et møte vedrørende videre vei for regiontilhørighet og interkommunale samarbeid. Om mulig avholdes drøftingsmøtet før sommerferien, men etter Stortingets vedtak den Invitasjonen fra fellesnemnda Nye Lyngdal legges fram for fellesnemnda til drøfting, og for evt. vedtak om møte/forslag til møtedato. Vedtak Fellesnemnda drøftet saken og vedtok deretter: Under forutsetning av at kommunereformen vedtas i Stortinget slik det er innstilt, er Nye Lindesnes på et senere tidspunkt positiv til å drøfte regionsamhørighet og interkommunalt samarbeid med både Nye Lyngdal og Kristiansand (Knutepunkt Sørlandet). Nye Lindesnes må først kartlegge sine interne behov, og de regionale strukturer det er aktuelt å fremme ønske om samarbeid med. MFN-28/2017 EVENTUELT Det var ikke noe til behandling under eventuelt. Side 12 av 12

28 KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON - KS ADVOKATENE - Advokater MNA Tor Allstrin avd.dir. Øyvind Gjelstad Erna Larsen Kristine Vigander Elisabeth Aasheim Solfrid Vaage Haukaas Øyvind Renslo Geir S. Winters Kristine Røed Brun Anne-Lise Hellebostad Jostein Selle Frode Lauareid Gry Brandshaug Dale Beatrice Dankertsen Hennyng Cecilie R. Sæther Sabrina Becher (adv.sek.) Mårten Brandsnes Faret Hakon Huus-Hansen Siri Tofte Linda Hansen (adv.sek.) Marnardal kommune Postboks MARNARDAL Vår referanse: 17/ Ansvarlig advokat: Erna M. Larsen Deres referanse: Dato: Vurdering - rettskrav på rådmannsstilling Det vises til forespørsel fra ordfører i Mandal og prosjektleder Dagfinn Lauvsland, senest ved e-post av om å få vurdert om noen av rådmennene i de tre nåværende kommunene, Lindesnes, Marnardal eller Mandal vil ha rettskrav på stillingen som rådmann i den nye kommunen Nye Lindesnes. Rettskrav er ikke er begrep som benyttes i arbeidsmiljøloven, men det følger av rettspraksis at dersom nyopprettet stilling medfører en vesentlig grad av videreføring av en nedlagt/bortfalt stilling, vil arbeidsgiver ikke stå fritt til å tilsette andre i stillingen enn den som har mistet sin stilling. Rettskrav må avgjøres konkret basert på stillingens innhold, ansvar og kompetanse. Rådmannsstillingen i en ny sammenslått kommune er ikke uten videre i det vesentlige en videreføring av rådmannstillingen som rådmennene har i de nåværende kommunene. Ved kommunesammenslåing av de tre kommunene til en ny stor kommune, Nye Lindesnes vil den nye kommunen bli vesentlig utvidet med antall innbyggere og areal. Følgende er opplyst om disse endringene: Innbyggere Areal km 2 (*) Marnardal ,0 Lindesnes ,5 Mandal ,8 Sum ,3 For Marnardal og Lindesnes vil innbyggerantall utvides vesentlig i antall. Innbyggerantallet mangedobles. Dette tilsier at ansvaret for rådmannen i den nye kommunen vil bli vesentlig utvidet fra dagens rådmannsstilling. Det utvides i et slikt omfang at det ikke er sammenlignbart med dagens kommuner. Arealmessig mer enn fordobles den nye kommunen. Videre vil den nye kommunen få et helt annet omfang når det gjelder ansvar for antall ansatte. For rådmennene i de to minste kommunene, fremstår det som klart at det ikke kan foreligge rettskrav. Hva det kan bety at den ene rådmannen er engasjert som prosjektleder vil jeg komme tilbake til. KS ADVOKATENE Besøksadr.: Haakon VIIs gate 9 Nettside: Telefon: Postadr.: Postboks 1378, Vika, 0114 Oslo E-post: ksadvokatene@ks.no Org.nr.:

29 Når det gelder rådmannen i Mandal kommune, så utvides innbyggerantallet med ca innbyggere. Også dette er en vesentlig utvidelse. Arealmessig utvides kommunen mer enn for de to andre kommunene, ettersom Mandal er den minste kommunen arealmessig pr i dag. Areal har imidlertid mindre betydning. Også i forhold til Mandal, utvides antall ansatte også vesentlig, og i et så stort omfang at ansvaret som rådmann i Mandal neppe kan sammenlignes med det ansvaret som vil tilligge rådmannsstillingen i Nye Lindesnes. Det er også et viktig moment her som gjelder i forhold til alle tre nåværende rådmannstillingene, nemlig det forholdet at å gå inn som rådmann i en helt ny kommune er vesentlig forskjellig fra å gå inn i en eksisterende kommune. Det krever mye mer av den som skal inn i rådmannsstillingen, og gjerne også tilleggskompetanse som ikke har vært nødvendig for rådmannsstillingen i de eksisterende kommunene. Det skal med andre ord svært mye til for at en rådmann skal få rettskrav på rådmannsstilling i en sammenslått kommune. Jeg kan ikke derfor ikke se noen av rådmennene kan ha rettskrav på den nye rådmannsstillingen. Spørsmålet er om rådmannen i Marnardal gjennom jobben som prosjektleder for kommunesammenslåingen vil opparbeide seg en slik kompetanse at han faktisk kan få rettskrav basert på denne kunnskapen. En prosjektlederstilling er imidlertid en annen type stilling enn en rådmannsstilling. Sammen med erfaringen fra nåværende rådmannsstilling og prosjektlederstillingen, kan det ikke helt utelukkes at han kan komme i en posisjon som kan gi rettskrav, men også her skal det mye til. Antageligvis vil rettskrav ikke oppstå. Dessuten er det viktig for kommunene å få avklart hvem den nye rådmannen blir, slik at stillingen lyses ut så tidlig som mulig. Pr i dag er det i alle fall ikke tvil om at stillingen kan lyses ut. Det er bestemt at stillingen skal lyses ut så snart som mulig etter Stortingsvedtak om kommunesammenslåing. På dette tidspunktet har neppe rådmannen i Marnardal opparbeidet seg en slik kompetanse som prosjektleder at det gir han rettskrav på rådmannsstillingen. Til det vil han ha fungert for kort i stillingen. Jeg legger til grunn at rådmannstillingen derfor kan lyses på dette tidspunktet og besettes av den som etter en utlysning fremstår som best kvalifisert. Med vennlig hilsen Erna M. Larsen advokat Telefon: E-post: Erna.Larsen@ks.no Side 2 av 2