1 Forord 2 Innledning

Transkript

1 1 Forord 2 Innledning Formålet med beredskapen mot akutt forurensning i forhold til hendelser og ulykker til sjøs og på land er å hindre miljøskade, og dersom dette ikke er mulig, å begrense skadeomfanget. En hendelse eller ulykke kan representere en trussel mot liv, helse, naturmiljøet og materielle verdier. I slike situasjoner vil selvfølgelig liv og helse ha første prioritet, og alle tilgjengelige ressurser blir disponert til redningsarbeidet. Parallelt med redningsaksjonen vil det, så langt det er praktisk mulig, mobiliseres utstyr og personell for å hindre eller begrense skade som følge av akutt forurensning. Beredskapen mot akutt forurensning skal primært beskytte naturmiljøet mot skade eller ulempe. Dette gjøres gjennom sannsynlighetsreduserende og skadebegrensende tiltak. Fiskeri- og kystdepartementet har det overordnede ansvaret for den statlige beredskapen mot akutt forurensning. Kystverket har myndighet og ansvar for statens operative beredskap, og for å koordinere statlig, kommunal og privat bredskap i et operativt nasjonalt beredskapssystem. Kystverket fører også tilsyn med andres aksjoner mot akutt forurensning. Kystverket har 24- timers vaktberedskap og mottar og behandler meldinger fra kommuner og andre om akutt forurensning og fare for akutt forurensning. Kystverket vurderer innkomne meldinger fortløpende og iverksetter nødvendige tiltak. Kystverkets varslingsnummer Kystverket er avhengig av bistand for å være i stand til å håndtere hendelser med akutt forurensning. En viktig del av denne bistanden ytes av landets kommuner, oftest i form av interkommunale utvalg(iua). Den administrative veiledningen er ment å være til hjelp ved håndtering av de økonomiske kravene som gjerne følger i kjølvannet av en aksjon. Kystverket forutsetter at veilederen er fulgt dersom kommunen ønsker dekning for utgifter gjennom innfrielse av garanti eller søknad om vederlag for kostnader i forbindelse med kommunale aksjoner og bistand til Kystverket i forbindelse med en aksjon som ledes av staten. Veiledningen kan med fordel benyttes av kommunene hvor de selv leder aksjonen og iverksetter tiltak mot akutt forurensning eller fare for slik forurensning ettersom det langt på vei er tatt hensyn til de krav som stilles til dokumentasjon fra ansvarlig forurensers side for å betale for de tiltak som har vært iverksatt. 1

2 Veilederen er tilpasset organiseringsmodellen og begrepene i ELS. I modellen under fremkommer det hvilke kapitler som er mest aktuelle for de ulike funksjonene i kommune/iua under en hendelse; Innsatsleder Bør ha kjennskap til hele veilederen Økonomi; kap. 6, 7 og 8 Juridisk: kap. 1-4 Informasjon og IKT Liaison Sikkerhetskoordinator HMS Kap. 5 Operasjon Planlegging og miljø Kap. 3, 4 og 8 Logistikk Kap. 6 3 Ansvar og oppgaver Forurensningsloven regulerer Kystverkets håndtering av akutt forurensning eller fare for slik forurensning. Lovens hovedregel i 7 slår fast at det er forbudt å forurense med mindre det foreligger særlig hjemmel for det. Forbudet dekker alle aktive handlinger som kan føre til virkninger som faller inn under loven, men også forurensning som oppstår ved passivitet og unnlatelser kan rammes. Det er også forbudt å oppbevare og ha noe som kan føre til forurensning. Det er tilstrekkelig at det foreligger en fare for forurensning. 3.1 Beredskapsplikt Ansvarlig forurenser Det er et grunnleggende prinsipp i forurensningsloven at den som driver virksomhet som kan medføre akutt forurensning skal sørge for beredskap forårsaket av egne hendelser Kommunen Den kommunale beredskapen mot akutt forurensning er innrettet mot hendelser på sjø og land som følge av normal virksomhet i kommunen. Kommunene skal sørge for nødvendig beredskap mot mindre tilfeller av akutt forurensning innen kommunen. Kommunens aksjonsplikt omfatter alle utslipp i kommunen, uansett omfang, som ikke håndteres av ansvarlig forurenser. Kommunen har også plikt til å bistå staten, dersom staten iverksetter en statlig aksjon. Alle landets kommuner deltar i forpliktende interkommunale samarbeid gjennom de såkalte interkommunale utvalgene mot akutt forurensning IUA. Dette bidrar til å styrke den lokale og regionale beredskapsevnen på en økonomisk og administrativ mer effektiv måte. Det er i dag etablert 33 interkommunale beredskapsregioner hvor det er utpekt en vertskommune i hver region. 2

3 3.1.3 Staten Kystverket skal, på vegne av staten, sørge for beredskap mot større tilfeller av akutt forurensning eller fare for slik forurensning, som ikke er dekket av den kommunale beredskapen eller den private beredskapen etter forurensningsloven Kystverket har som følge av dette avsvaret for drift og utvikling av statens beredskap mot akutt forurensning, herunder statens aksjonsorganisasjon. I denne sammenheng skal Kystverket så vidt mulig sørge for at privat, kommunal og statlig beredskap samordnes i et operativt nasjonalt beredskapssystem. Statens beredskapsplan beskriver beredskapsorganisasjonen og hvordan samvirket med den kommunal og private beredskapen skal gjennomføres. 3.2 Varslingsplikt Både ansvarlig forurenser og kommunen har varslingsplikt i henhold til forskrift om varsling av akutt forurensning eller fare for akutt forurensning av 9. juli 1992 nr 1269 (varslingsforskriften). Varslingsinstansene fremgår av forskriftens 4: - Brannvesen skal varsles om akutt forurensning eller fare for akutt forurensning fra landbasert virksomhet - Hovedredningssentralen(HRS) eller nærmeste kystradio skal varsles ved akutt forurensning eller fare for akutt forurensning fra fartøy. - Hovedredningssentralen(HRS) og Petroleumstilsynet(Ptil) skal varsles ved akutt forurensning eller fare for akutt forurensning fra virksomhet på kontinentalsokkelen. 3.3 Aksjonsplikt Ansvarlig forurenser Aksjonsnivå 1: Den ansvarlige forurensers plikt til å aksjonere ved akutt forurensning eller fare for slik forurensning, fremgår av forurensningsloven 46 første ledd. Når det foreligger fare for akutt forurensning skal den som er ansvarlig sørge for tiltak for å hindre at slik forurensning inntrer. Har forurensningen inntrådt, skal den som er ansvarlig sørge for tiltak for å stanse, fjerne eller begrense virkningen av den. Den ansvarlige skal også iverksette tiltak for å avverge eller begrense skader eller ulemper som følge av forurensningen. Den ansvarlige har plikt til å iverksette tiltak for å avbøte/reparere skader og ulemper som har oppstått som følge av forurensningen eller av tiltakene iverksatt for å motvirke forurensningen. Aksjonsplikten gjelder også utover den plikten ansvarlig forurenser har til beredskap. Aksjonsplikten vedvarer selv om kommunen eller staten overtar aksjonen. Aksjonsplikten gjelder bare for tiltak som står i rimelig forhold til de skader og ulemper som skal unngås Kommunen Aksjonsnivå 2: Kommunens aksjonsplikt fremgår av forurensningsloven 46 annet ledd. Utgangspunktet er at det er ansvarlig forurenser som skal aksjonere. Hvor ansvarlig forurenser er ukjent, ikke iverksetter tiltak, eller ikke iversetter tilstrekkelig tiltak, så har kommunen aksjonsplikt. Kommunen har i utgangspunktet plikt til å aksjonere mot alle akutte hendelser innen kommunen som det er urimelig å kreve dekket fullt ut av ansvarlig forurenser. Videre har kommunen plikt til å aksjonere mot tilfeller av akutt forurensning eller fare for slik forurensning som kommunen selv skal bygge opp beredskap for. 3

4 Aksjonsplikten gjelder for den kommunen hvor hendelsen inntreffer eller hvor det kan treffes tiltak for å hindre videre forurensning. Kommunen har også plikt til å aksjonere mot tilfeller av akutt forurensning eller fare for slik forurensning som går ut over det omfang kommunen selv skal bygge opp en beredskap for. Kommunen skal uten opphold aksjonere i slike tilfeller. Aksjonsplikten gjelder bare for tiltak som står i rimelig forhold til de skader og ulemper som skal unngås Kommunen I kommunen utøves myndighet etter forurensningsloven av kommunestyret. Det fremgår av kommuneloven 6. Kommunen har frivillig inngått avtale om interkommunale samarbeid(iua) for ivaretakelse av kommunens beredskap - og aksjonsforpliktelser etter forurensningsloven. Det forutsettes imidlertid at hver av de deltagende kommunene har delegert nødvendig styrings - og beslutningsmyndighet etter forurensningsloven til det interkommunale samarbeidet som kommunen tilhører, slik at samarbeidsregionene på denne måten kan ivareta sin tiltenkte oppgave innenfor beredskap og aksjon mot akutt forurensning eller fare for slik forurensning. Dette vil være i tråd med kommuneloven 27 om interkommunalt samarbeid, som gir kommunestyret adgang til slik delegering fordi særlig hensyn krever det. Kommunen vil imidlertid aldri kunne delegere seg bort fra det økonomiske ansvaret som følger av de tiltak som IUA iverksetter på vegne av kommunen. Derfor har kommunen et selvstendig ansvar for å dokumentere nødvendigheten av iverksatte tiltak dersom dette skal kunne refunderes av forurenser, eller at Kystverket skal yte vederlag ved statlig aksjon Kommunen ved IUA Organiseringen av de interkommunale samarbeidsregioner(iua) varierer en del mellom landets 33 samarbeidsregioner. Dersom det er gitt melding om interkommunal håndtering av kommunal aksjon, forutsettes IUA å ha ansvaret for ivaretakelsen av deltakerkommunenes aksjonsplikt etter forurensningsloven Staten ved Kystverket aksjonsnivå 3: Den statlige aksjonsplikten fremgår av forurensningsloven 46 tredje ledd. Ved større tilfeller av akutt forurensning eller fare for slik forurensning kan Kystverket helt eller delvis overta ledelsen av aksjonen. Dette vil være i tilfeller hvor den private eller kommunale aksjon ikke er tilstrekkelig. 3.4 Bistandsplikt Ansvarlig forurenser Det fremgår av forurensningsloven 47 at statlig forurensningsmyndighet ved kommunale og statlige aksjoner mot akutt forurensning eller fare for slik forurensning, kan pålegge virksomheter som har beredskapsplikt etter forurensningsloven 40 å stille til rådighet utstyr og personell som inngår i virksomhetens beredskap etter forurensningsloven 40 til 42. Dette gjelder også ansvarlig forurenser. Plikten gjelder selv om vedkommende heller ville brukt det til å beskytte egen eiendom. I slike tilfeller kan imidlertid den som ikke selv er ansvarlig for forurensningen, kreve vederlag etter forvaltningsloven 65 for de tap han har hatt ved ikke å kunne beskytte egen eiendom. 4

5 3.4.2 Kommunen Ved aksjoner som ledes av staten kan staten, i medhold av forurensningsloven 47 annet ledd, pålegge kommunen å bistå med ustyr og personell som inngår i den kommunale beredskapen etter forurensningsloven 43 og Kommunen ved IUA Dersom det er gitt melding om interkommunal håndtering av kommunal aksjon, forutsettes IUA å ha ansvaret for ivaretakelsen av kommunens bistandsplikt etter forurensningsloven Staten ved Kystverket Ved kommunale aksjoner vil staten yte nødvendig bistand i medhold av forurensningsloven 46 annet ledd. Klima- og forurensningsdirektoratet(klif) har utgitt en veiledning til kommunene(ta-1565/1998). I punkt 4.3 omhandles blant annet offentlig rådgivning til kommunen i forhold til håndtering av akutt forurensning og fare for slik forurensning. 3.5 Statlig aksjon Kystverket vil foreta en konkret vurdering av situasjonen om hvorvidt det skal iverksettes en statlig aksjon, med helt eller delvis ledelse av Kystverket. Det er ulike momenter som tas hensyn til i denne vurderingen. Den aktuelle forurensningen vil være av betydning, herunder type utslipp og utslippspotensialet. Det vil ha betydning for vurderingen hvilke miljøkonsekvenser utslippet kan få, herunder om utslippet berører nasjonalparker, særlig værende områder, særlig verdifulle naturforekomster og utslippets influensområde. Det vil også være viktig å vurdere hvilket koordineringsbehov som kreves. Dersom flere IUA er involvert, så kan det tilsi en statlig aksjon. Det samme dersom det er flere statlige aktører involvert. Dersom hendelsen krever internasjonal bistand, så vil det alltid være en statlig aksjon. Andre momenter av betydning er om det er fare for at utslippet vil berøre andre land, andre samfunnsmessige konsekvenser og stort ressurspådrag. Denne listen er ikke uttømmende Melding om statlig aksjon I de tilfeller hvor Kystverket overtar ansvaret for og ledelsen av aksjonen vil dette umiddelbart bli meddelt de involverte kommuner gjennom en skriftlig melding om statlig aksjon. Meldingen vil bli adressert til de respektive kommuner og til de interkommunale samarbeidsregioner(iua). Det forutsettes at IUA uansett videreformidler meldingen til sine deltagerkommuner og oppretter kontakt. Slik melding vil også bli sendt til ansvarlig forurenser dersom denne er kjent. Melding om statlig aksjon skal tydeliggjøre at Kystverket er ansvarlig myndighet for ledelsen av aksjonen. Berørte kommuner, interkommunale samarbeidsregioner, ansvarlig forurenser, forsikringsselskap, øvrige offentlige myndigheter og eventuelle andre involverte skal da forholde seg til Kystverket som ansvarlig myndighet for aksjonen Pålegg om tiltak Kystverket kan pålegge den ansvarlige å iverksette tiltak innen en nærmere angitt frist i medhold av forurensningsloven 7 fjerde ledd Pålegg om bistand Ved meget betydelig forurensningsskade eller fare for slik skade, kan Kystverket pålegge enhver å stille til rådighet relevant materiell eller personell fra enhver som disponerer slike ressurser, og uavhengig om dette inngår i privat eller kommunal 5

6 beredskap, for å forebygge eller bekjempe skaden. Dette forutsettes at virksomhetens egenbeskyttelse ikke svekkes Umiddelbar gjennomføring Kystverket kan gjennomføre tiltak umiddelbart i medhold av forurensningsloven 74 første og annet ledd dersom pålegg i medhold av 7 fjerde ledd ikke etterkommes, pålegg kan medføre at iverksettelse av tiltakene forsinkes, eller det er uvisst hvem som er ansvarlig for forurensningen Bruk av den ansvarliges eiendom Kystverket kan gjøre bruk av den ansvarliges eiendom, herunder om nødvendig volde skade på eiendommen, i medhold av forurensningsloven 74 tredje ledd, dersom den ansvarlige ikke har etterkommet pålegg eller at pålegg vil kunne medføre at iverksettelse av tiltakene forsinkes Bruk av annen manns eiendom Ved gjennomføring av tiltak etter forurensningsloven 7, 46 og 74 kan Kystverket bestemme at det mot vederlag kan gjøres bruk av eller om nødvendig volde skade på annens eiendom, såfremt vinningen er vesentlig større enn skaden eller ulempen ved inngrepet, jf. forurensningsloven 75 første ledd Bistand fra andre offentlige myndigheter I henhold til forurensningsloven 47 fjerde ledd skal alle offentlige myndigheter, i den utstrekning det er forenelig med deres øvrige oppgaver, yte bistand ved omfattende tilfeller av akutt forurensning. Forurensningsmyndigheten har imidlertid ikke hjemmel til å kreve at andre myndigheter skal bistå. Ved meget store hendelser vil det være nødvendig med bistand også fra en rekke andre offentlige etater. Kystverket har inngått forhåndsavtaler med ulike sivile og militære statlige organer om bistand ved store hendelser. Det kan også være aktuelt med bistand fra andre offentlige etater hvor det ikke er inngått slike avtaler. 4 Planlegging, miljø og ressursutnyttelse - Riktig ressursinnsats i forhold til miljømål Det overordnede målet ved enhver aksjon hvor akutt forurensning har oppstått, er å hindre og redusere skadene på miljøet mest mulig. Tiltakene som settes i verk må kontinuerlig vurderes opp mot naturens egen evne til selvrensing, samt de skader en opprenskningsaksjon kan påføre naturen. Hensynet til total miljønytte må ligge til grunn når en vurderer hvilke tiltak som skal iverksettes. Naturens evne til selvrensing over tid må settes opp mot de miljøverdier som er rammet. Omfattende rensetiltak vil også kunne føre til ytterligere skader ut over forurensningen. Innsatsen må prioriteres ut fra hvor de mest sårbare naturressursene finnes. Kystverket bruker en rådgivende gruppe til å bistå med avklaringer rundt hvilke områder som skal renses først og i hvor stor grad. Den består av Havforskningsinstituttet, Fiskeridirektoratet, Nasjonalt institutt for ernærings- og sjømatforskning NIFES, Mattilsynet, Klima- og forurensningsdirektoratet, Direktoratet for naturforvaltning og Folkehelseinstituttet. Ut fra oljetype, tid på året, områdets økologiske betydning, områdets bruksverdi, vil en prioritere de tiltak som vurderes nødvendig for å oppnå en 6

7 tilfredsstillende miljøtilstand. Kommunens faginstans ved kommunale aksjoner vil være Fylkesmannens Miljøvernavdeling. Miljømålene for en statlig aksjon settes i samråd med den rådgivende gruppen. Miljømålene vil for eksempel kunne være å sørge for at skade på fugl skal være minimal i viktige hekkeområder påfølgende hekkesesong, eller at fisk, skalldyr osv. skal ha oppnådd så lave verdier av oljeforurensninger at de innen en gitt periode igjen kan konsumeres. Kystverket vil iverksette et miljøovervåkningsprogram som pågår samtidig, og som vil kunne si noe om disse miljømålene oppnås. Miljømålene for en aksjon settes i samarbeid med den rådgivende gruppen. Miljømålene vil for eksempel være å sørge for at skade på fugl skal være minimal i viktige hekkeområder påfølgende sesong, eller at fisk, skalldyr osv. skal ha oppnådd så lave verdier av oljeforurensninger at de innen en gitt periode igjen kan konsumeres. Kystverket vil iverksette et miljøovervåkningsprogram som pågår samtidig, og som vil kunne si noe om disse miljømålene oppnås. Med bakgrunn i det foran nevnte vil Kystverket gjennom aksjonsordren prioritere hvilke områder som skal renses først, og hvor godt de ulike områdene skal renses ved første grovrensking og ved avsluttende finrensking. Graden av rensing vil bestemmes ut fra områdets evne til selvrensing (eksponering mot vær og vind), økologisk betydning og menneskelig bruk. Dette nedfelles i arbeidsplaner for hvert enkelte område som er forurenset. Sluttbefaringer og miljøovervåkningsprogrammet vil gi svar på om en har klart å komme tilbake til ønsket miljøtilstand. Metodene som benyttes skal være mest mulig miljøvennlige og kostnadseffektive. I første fase vil det være fokus på en grovrensing, hindring av remobilisering av olje, samt tildekking med bark- og/eller mose for å hindre oljesøl på fugl og sjøpattedyr. Finrensking vil under de fleste forhold ikke iversettes før en er helt sikker på at det ikke er fare for ytterligere påslag av mer olje. 5 HMS 5.1 Lov og forskrift Bestemmelsene om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid er hjemlet to steder: 1. Arbeidsmiljøloven Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (bestemmelse nr. 544 Internkontrollforskriften) Bestemmelsene i loven og forskriften utfyller hverandre, og kravene til et systematisk HMSarbeid er løftet opp på lovnivå for å tydeliggjøre arbeidsgivers plikter. 5.2 Ansvar Arbeidsgiver har hovedansvaret for at virksomheten oppfyller arbeidsmiljølovens krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten. Kystverket er hovedbedrift under statlige aksjoner og har derfor samordningsansvaret for helse, miljø og sikkerhetsarbeid i henhold til arbeidsmiljølovens kapittel 2, 2-2, annet ledd. 7

8 5.3 Mål Helse-, miljø- og sikkerhet skal inngå som en sentral del av all innsats for å forebygge, hindre eller begrense miljøskader som følge av akutt forurensning. Kystverkets viktigste målsetting er å gjennomføre all virksomhet på en sikker og forsvarlig måte uten skade på personell, ytterligere skade på miljø eller materielle verdier. Hensynet til liv og helse skal ivaretas først og så skal en forsøke å begrense skadevirkningene av den akutte forurensningen. Målene for helse, miljø og sikkerhetsarbeidet, er i prioritert rekkefølge: 1. Menneskers liv og helse skal ikke skades 2. Naturmiljøet skal ikke skades ytterligere som følge av innsatsen 3. Utstyr og materiell skal ikke skades 5.4 HMS dokument Kystverket har sammen med Norsk Oljevernforening For Operatørselskap(NOFO) utarbeidet et HMS dokument. Hovedhensikten med HMS- dokumentet er å oppnå en felles forståelse og praksis på helse, miljø og sikkerhetsarbeid mellom de statlige, kommunale og private aktørene som yter innsats mot akutt forurensning økt kunnskap om helse- og arbeidsmiljø, ytre miljø og sikkerhet under oljevernaksjoner i kyst og strandsonen og på fartøy, og en god HMS kultur Målgruppen for HMS- dokumentet er ledere og medarbeidere i Kystverket og NOFO, kommuner og IUA, operatørselskaper og andre aktører som har ansvar ved iverksetting, planlegging og ledelsen av aksjoner og innsats mot akutt forurensning. HMS- dokumentet er delt inn i tre hoveddeler, og inneholder krav, retningslinjer og hjelpeverktøy i forbindelse med helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet i en aksjon mot akutt forurensning. I tillegg til de tre hoveddelene finnes det vedlegg som kan benyttes for å dokumentere HMSarbeidet som utføres i forbindelse med en innsats mot akutt forurensing. Hele HMS-dokumentet med vedlegg kan lastes ned på Bistand og rådgivning fra Kystverket Ved statlige aksjoner mot akutt forurensning vil Kystverkets HMS-/ sikkerhetskoordinator ta kontakt med tilsvarende rolle i kommune og/eller IUA snarest mulig, og senest første virkedag etter at kommunen og/eller IUA er mobilisert. Formålet med dette er å rette fokus på sentrale områder i HMS-arbeidet og avklare behov for videre rådgivning, bistand og opplæring. Ved langvarige aksjoner kan det også være aktuelt å avtale en fast møtestruktur mellom Kystverkets sikkerhetskoordinator/hms-koordinator og tilsvarende rolle i kommune og/eller IUA. 8

9 6 Logistikk Dette kapittelet omhandler logistikkfunksjonens ansvar, rolle og oppgaver under en aksjon for å begrense omfanget av akutt forurensning etter en uønsket hendelse. Kapittelet er tematisk inndelt Materielle ressurser og tjenesteleveranser, Anskaffelser, kassasjon og avhendig, og Personell. Hovedprinsipper for logistikktjenesten er følgende: Ved en hendelse aksjonerer kommunen og/eller IUA med eget materiell i henhold til beredskapsplanen. Behov for ressurser utover dette skal avklares med Kystverket. Detaljer avklares i aksjonsordre. Logistikkfunksjonen i Kystverket har ansvaret for å tilgjengeliggjøre relevante ressurser under en statlig aksjon. 6.1 Materielle ressurser og tjenesteleveranser Kommunal aksjon Kommune/IUA Ansvar, rolle og oppgaver: Kommune/IUA aksjonerer med eget materiell i henhold til sin beredskapsplan. Det påpekes her at aksjonsplikten også gjelder i situasjoner hvor kommunen ikke har noen beredskapsplikt etter 43. Kommune/IUA skal så raskt som mulig oversende eventuelt behov for materiell og utstyr til Kystverket Kystverket Ansvar, rolle og oppgaver: Kystverket kan fremføre relevant forhåndslagret beredskapsmateriell fra statlige beredskapsdepoter (se vedlegg), samt fartøy med oljevernkapasitet fra Kystverket og Kystvakten. Utplassering foretas etter anmodning fra kommune/iua Statlig aksjon - perioden fra en hendelse inntreffer, og frem til første aksjonsordre fra Kystverket er iverksatt Kommune/IUA Ansvar, rolle og oppgaver Kommune/IUA aksjonerer med eget materiell i henhold til beredskapsplan. Det påpekes som ovenfor under pkt at kommunen har aksjonsplikt også i situasjoner hvor den ikke har beredskapsplikt. Kommune/IUA skal så raskt som mulig oversende sitt behov for materiell og utstyr til Kystverket Kystverket Ansvar, rolle og oppgaver Kystverket fremfører relevant forhåndslagret beredskapsmateriell fra statlige beredskapsdepoter (se vedlegg), samt fartøy med oljevernkapasitet fra Kystverket og Kystvakten. Fordeling og utplassering vil foretas ut fra en helhetsvurdering og i samråd med involverte parter. Fremskutt depot vil etableres i samråd med kommune/iua der dette er hensiktsmessig. 9

10 6.1.3 Statlig aksjon - første aksjonsordre fra Kystverket er iverksatt Kommune/IUA Ansvar, rolle og oppgaver Kommune/IUA aksjonerer med eget og tilført materiell i henhold til beredskapsplan og aksjonsordre fra Kystverket. Aksjonsordre gir føringer for hvilket materiell kommune/iua må skaffe selv, og hva som tilføres fra Kystverket Kystverket Ansvar, rolle og oppgaver Kystverket vil sørge for materiell og utstyr til aksjonen enten fra eget lager eller ved fortløpende innkjøp. Kystverket vil der det er hensiktsmessig etablere helhetlige logistikkløsninger i samråd med involverte parter. Følgende er utgangspunktet ved enhver uønsket hendelse: Kystverket vil: Etablere avfallsmottak for olje og oljebefengt masse. Etablere kapasitet for rengjøring av utstyr og båter. Fremføre relevant beredskapsutstyr utover kommunens/iuas ressurser. Mobilisere og demobilisere personell tilknyttet de statlige beredskapsdepotene. Kystverket vil, der det er hensiktsmessig, - og etter nærmere avtale med kommune/iua, etablere: Forsyningstjeneste for bekledning og verneutstyr. Fremskutt depot for beredskapsutstyr. Forsyningstjeneste for engangslenser og absorbenter. Forsyningstjeneste for andre relevante vare- og tjenesteleveranser. Forlegning og forpleining. Så langt som mulig skal kommune/iua besørge forpleining og forlegning for eget personell og midlertidig tilsatte innenfor gjeldende lover og regler. Der det på grunn av manglende infrastruktur er nødvendig å gjøre ekstraordinære tiltak vil Kystverket i samråd med kommune/iua finne hensiktsmessige løsninger. Anskaffelsesfunksjon for større fartøy (over 30 ) Veiledningsmateriell for inn- og utleie Følgende veiledningsmateriell følger vedlagt og danner grunnlaget for Kystverket og skal så langt mulig brukes av øvrige parter i en statlig aksjon, samt kommunale, - og interkommunale aksjoner der det skal utstedes statlig garanti: Kalkulator for innleie av småbåter Standardkontrakt for innleie av småbåter Standardkontrakt for innleie av fartøy med mannskap Prisliste for utleie av beredskapsutstyr Oversikt over staten beredskapsdepoter 10

11 6.2 Anskaffelser, kassasjon og avhending Kommunen/IUA må forsikre seg om at anskaffelser, kassasjon og avhending er i overensstemmelse med gjeldende regelverk og i tråd med behov og retningslinjer gitt av Kystverket Kommunene og anskaffelsesregelverket Anskaffelser i offentlig regi er regulert av lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Aksjoner mot akutt forurensning byr på spesielle utfordringer med hensyn til anskaffelser. Tidspress gjør det vanskelig å planlegge anskaffelsene, både med hensyn til å definere behov og å innhente informasjon om aktuelle leverandører. Spesielle lokale og operasjonelle forhold medfører at man ofte har få leverandører å forholde seg til. Fokus på operative mål og oppgaver tilsier også risiko for at den administrative oppfølgingen av leveranser blir nedprioritert. Utgangspunktet og hovedregelen er likevel at anskaffelsesregelverket skal følges på vanlig måte. De nevnte utfordringer vil imidlertid innebære at det i den akutte og innledende fasen av en aksjon, på gitte vilkår, - vil være adgang til å bruke unntaksregler for hasteanskaffelser, - se nærmere nedenfor. Kystverket legger til grunn at anskaffelser under aksjoner mot akutt forurensning omfattes av FOA, selv om deler av de kommunale organer som normalt er med i den kommunale beredskapen ellers foretar anskaffelser i henhold til forskrift av 7. april 2006 nr 403 om innkjøpsregler i forsyningssektorene (vann- og energiforsyning, transport og posttjenester)(forsyningsforskriften). For å sikre gode anskaffelser i tråd med regelverk om offentlige anskaffelser anbefaler Kystverket at IUA går igjennom sine innkjøpsrutiner med innkjøpsansvarlig i vertskommunen og eventuelt andre deltakerkommuner. Fordi det under aksjoner arbeides under tidspress vil det være hensiktsmessig og ha utarbeidet prosedyrer i forkant for hvordan anskaffelser skal gjennomføres under aksjoner mot akutt forurensing. Det vil også være hensiktsmessig at anskaffelsene under en aksjon i størst mulig grad gjennomføres av personell som til daglig arbeider med offentlige anskaffelser. Ved aksjoner der det er nødvendig med anskaffelser av større omfang, bør IUA fortløpende vurdere om staben har tilstrekkelig innkjøpskompetanse. Fordi de enkelte kommunene som deltar i et IUA er selvstendige rettsubjekt, er det viktig at det avklares hvem som har fullmakt til å inngå kontrakter under aksjoner mot akutt forurensning Et IUA er ikke et selvstendig rettssubjekt og kan således ikke inngå kontrakter uten fullmakt. På denne måten vil det ikke oppstå tvil om hvem som er forpliktet av kontrakter som inngås. En slik fullmakt vil innebære at en eller flere kommuner forplikter øvrige deltakerkommuner. Når kommunene/iua anskaffer varer eller tjenester under en aksjon mot akutt forurensning, er kommunene/iua selv ansvarlig for at anskaffelsene skjer i henhold til gjeldende anskaffelsesregelverk, selv om kommunen i ettertid får refundert sine utgifter til kontraktsvederlag av staten Etikk og habilitet Ved aksjoner mot akutt forurensning stilles store økonomiske ressurser til disposisjon for det statlige og kommunale aksjonsapparatet. Dette innebærer også forpliktelser til å forvalte ressursene på en god måte. Regelverk om offentlige anskaffelser og særlig de grunnleggende prinsippene i regleverket, skal sikre en best mulig utnyttelse av offentlige resurser. Det er derfor et viktig prinsipp at regelverket følges så langt det er mulig og at alle anskaffelser gjennomføres i tråd med de grunnleggende prinsippene i regleverket. 11

12 Kystverket viser særlig til at en anskaffelse så langt det er mulig skal være basert på konkurranse og kravet til god forretningsskikk i LOA 5, samt habilitetsreglene i forvaltningsloven 6 til 10, jf. FOA 3-6. Habilitetsreglene medfører bl.a. at ansatte i kommunen/iua som er med på å beslutte eller å tilrettelegge for beslutninger om for eksempel å leie båter under aksjoner, ikke selv kan drive med uleie til kommunen under aksjonen. Dersom det ikke finnes andre leiealternativer, må den ansatte fratre ved beslutningen. Vurderinger og beslutninger angående habilitet bør dokumenteres. Dersom kommunen/iua har utarbeidet egne etiske retningslinjer, gjelder disse også under aksjoner mot akutt forurensning Anskaffelsesregelverket særlig om hasteanskaffelser Generelle krav til anskaffelser Som nevnt ovenfor er utgangspunktet og hovedregelen at lov og forskrift om offentlige anskaffelser skal følges på vanlig måte. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser oppstiller grunnleggende krav til anskaffelser som gjelder uavhengig av anskaffelsens verdi, jf. LOA 5 og FOA 3-1. Det er bl.a. krav til konkurranse, ikke-diskriminering og likebehandling av leverandører. Vurderinger av betydning for gjennomføring av anskaffelsesprosessen skal dokumenteres. For anskaffelser med verdi over kr skal det føres protokoll og innhentes HMSerklæring og skatteattest fra leverandørene, jf. FOA 3-2. Dokumentasjon på anskaffelser må også ses i sammenheng med at det i de fleste tilfeller vil det bli rettet refusjonskrav mot ansvarlig forurenser i etterkant. Dersom det ikke finnes tilstrekkelig dokumentasjon i tilknytning til kontrakter, eller man har inngått kontrakter som åpenbart er unødvendige eller unødig kostbare, kan dette medføre at det offentlige ikke får dekning for disse utgiftene. Det er god praksis å dele opp anskaffelser som man på forhånd vet må leveres flere ganger, eller som forbrukes over et lengre tidsrom. På den måten kan man, etter den innledende fasen, innhente tilbud fra flere leverandører Når foreligger det hastetilfeller som legitimerer bruk av forkortede frister? Enkelte anskaffelser i den innledende og akutte fasen av en aksjon vil haste, slik at oppdragsgiver har anledning til å gå direkte i dialog og forhandling med én eller flere leverandører. Slike hasteanskaffelser er under gitte forutsetninger tillatt både over og under EØS-terskelverdien. Det rettslige utgangspunktet for vurderingen vil være noe forskjellig, avhengig av hvilken del av FOA anskaffelsen faller inn under. Selv om ordlyden i bestemmelsene ikke er helt sammenfallende, kan forhold som man kunne forutse i forkant aldri begrunne forkortede frister i hastetilfeller. I teori og i praksis fra EUdomstolen og Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) blir det fremhevet at det bare er i helt ekstraordinære tilfeller, som ved naturkatastrofer og andre tilfeller av force majeure at det er tale om å benytte disse unntakene. Det finnes ikke rettspraksis eller praksis fra KOFA, - om forurensningsaksjoner eller tilfeller som ligger nært opp til disse situasjonene. Kystverket legger til grunn at en aksjon mot akutt forurensning normalt vil være så ufortsigbar, at man i utgangspunktet kan anvende unntakene for hastetilfeller. Det må imidlertid foretas en konkret vurdering for den enkelte anskaffelse, og disse vurderingene må gjøres fortløpende under hele aksjonen. 12

13 Anskaffelser under nasjonal terskelverdi For anskaffelser under den nasjonale terskelverdien (under ) er det ikke kunngjøringsplikt for anskaffelser etter FOA del I, og det finnes heller ikke spesielle hastebestemmelser. For å oppfylle kravet til konkurranse, bør det innhentes tilbud fra minst tre leverandører. Kravet til konkurranse, så langt det er mulig, tilsier at tidspress etter en konkret vurdering, kan begrunne fravikelse av dette utgangspunktet, jf. FOA 3-1 (1). Dersom det ikke er tid til å innhente tilbud fra flere leverandører, skal dette dokumenteres i anskaffelsesprotokoll Anskaffelser over nasjonal terskelverdi og under EØS terskelverdi og uprioriterte tjenester uavhengig av verdi Anskaffelser etter FOA del II forutsetter i utgangspunktet at konkurranse skal kunngjøres. Det gjelder anskaffelser over nasjonal terskelverdi (over ) og under EØS terskelverdi (kr for stat og kr for kommune) og uprioriterte tjenester uavhengig av verdi forutsetter i utgangspunktet at konkurranse skal kunngjøres. FOA 2-1 (2) bokstav c gjør unntak fra forskriftens del II dersom anskaffelsen på grunn av uforutsette omstendigheter ikke kan utsettes i tiden det tar å gjennomføre en konkurranse. Hvis disse vilkårene er oppfylt, gjelder bare FOA del, - selv om anskaffelsens verdi er over nasjonal terskelverdi. Altså er det da de generelle reglene i FOA del I som er angitt i punktet ovenfor som regulerer anskaffelsen Anskaffelser over EØS-terskelverdi bortsett fra uprioriterte tjenester Utgangspunktet i FOA del III er at alle anskaffelser skal kunngjøres. Det gjelder anskaffelser over EØS-terskelverdi (kr for stat og for kommune) bortsett fra uprioriterte tjenester. Det er også begrensninger i adgangen til å gjennomføre anskaffelser som konkurranse med forhandling. Det er fastsatt en egen hasteprosedyre i FOA 19-5, som gjør det mulig å gjennomføre en begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling med minimum tolv dagers frist for mottak av forespørsel om deltakelse i konkurransen og tilbudsfrist på minimum ti dager fra invitasjon til å gi tilbud. Vilkåret for å benytte denne prosedyren er at det er umulig å anvende de vanlige fristene. Under en aksjon mot akutt forurensning, kan selv denne hasteprosedyren være utilstrekkelig. Etter FOA 14-4 (1) bokstav d), er det adgang til å gjennomføre konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring dersom det på grunn av særlige forhold som ikke skyldes oppdragsgiver og som oppdragsgiver ikke kunne forutse, er umulig å overholde fristene fastsatt i denne forskrift. Dette betyr at dersom det også er umulig å overholde fristene i hasteprosedyren, jf. FOA 19-5, så kan det gjennomføres en konkurranse med forhandling uten kunngjøring med enda kortere frist. I praksis kan man da henvende seg direkte til leverandører og be om tilbud. De generelle kravene til gjennomføring av anskaffelser, som er omtalt ovenfor, vil imidlertid fortsatt gjelde Fortløpende vurdering av konkurranse Ved større og langvarige aksjoner, - anbefaler Kystverket at man gjør en generell vurdering av inngåtte avtaler og behov for inngåelse av nye avtaler hver uke. Dersom prognosene etter en uke tilsier at aksjonen vil vare i flere måneder, bør det legges en plan for inngåelse av nye avtaler. I den grad avtaler er inngått uten konkurranse de første dagene av en aksjon, bør man vurdere å innhente tilbud fra andre, - dersom det er en type leveranse som kan erstattes uten store kostnader eller ulemper for kommunen/iua. Avtaler om løpende ytelser som 13

14 inngås uten konkurranse bør ha klausul om oppsigelsesadgang for kommunen/iua med relativt kort frist, for eksempel én uke Forholdet til allerede inngåtte rammeavtaler i deltakerkommunene Det kan oppstå situasjoner der kommune/iua har behov for anskaffe varer eller tjenester som allerede er dekket av eksisterende rammeavtaler i deltakerkommunene, med eksklusiv leveringsrett for enkeltleverandører. Deltakerkommunene kan ha ulike leverandører, og det er heller ikke sikkert at rammeavtalene er tilpasset leveranser med kort leveringstid, som det vil være behov for ved aksjoner. I den grad spørsmålet om suspensjon av kommunens kjøpsforpliktelser ikke allerede er løst i de respektive avtalene, for eksempel med klausul om at avtalen ikke gjelder i beredskapssituasjoner, må det på generelt grunnlag antas at kommunene kan påberope seg force majeure eller forutsetningssvikt. Med mindre rammeavtalene ikke er inngått spesifikt for beredskapstilfeller, har leverandørene normalt heller ingen berettiget forventning om kjøpsvolum som utløses av aksjoner mot akutt forurensning. Dette tilsier at kommunene bør ha en viss frihet overfor sine leverandører i beredskapstilfeller Veiledninger, maler og eksempler På Direktoratet for forvaltning og IKT(Difi) sine sider, finnes veiledning til anskaffelses prosess, samt kontraktsvilkår og maler for konkurransegrunnlag og anskaffelsesprotokoll. Mal for protokoll for offentlige anskaffelser - og hasteanskaffelser følger også som vedlegg til denne veilederen. På Kystverket sin internettside, finnes eksempler på konkurransegrunnlag som har vært brukt ved tidligere aksjoner Kassasjon Kommune/IUA skal gjennomføre kassasjonsforretninger over materiell som blir ødelagt under aksjonen og som det kreves erstatning for. Kommunenes eget kassasjonsreglement skal legges til grunn og dokumentasjonen som utarbeides skal følge refusjonskravet. Dokumentasjonen skal som et minimum innbefatte: Spesifikk beskrivelse gjenstanden (type, modell, produksjonsår, relevans i aksjonen etc.) Informasjon om hvorvidt gjenstanden ble anskaffet under aksjonen, eller allerede var i personens - eller organisasjonens eie forut for hendelsen Informasjon om hvordan gjenstanden ble ødelagt Vurdering av funksjonalitet Vurdering av reparasjonskostnad opp mot gjenanskaffelseskostnad Informasjon om hva som skjer med gjenstanden videre (innlevering avfallsmottak, destruksjon, - eller annet) Avhending Etter en statlig aksjon skal Kommune/IUA overføre materiell og utstyr som representerer en restverdi til Kystverket på en kontrollert måte så snart som mulig etter at aksjonen er avsluttet. Kystverket vil foreta avhending i tråd med Normalinstruks for utrangering og kassasjon av materiell og bygninger samt for avhending av materiell som tilhører staten. 14

15 6.3 Personell I aksjoner mot akutt forurensning vil antall innsatspersonell variere. Personell som skal ivaretas i tillegg til egne ansatte, kan for eksempel være midlertidig ansatte, personell fra frivillige organisasjoner og innleid sivil arbeidskraft Personalansvar, forsikring, avlønning og lønnsfastsetting Personalansvar Hovedregelen er at kommunen/iua har personalansvaret for eget personell som inngår i beredskapsorganisasjonen mot akutt forurensning, både når de er i beredskap og under en aksjon personalansvaret for det ekstrapersonellet som hentes inn midlertidig for å arbeide beredskapsorganisasjonen under en aksjon Kommunen har ansvar for at alle lover og regler knyttet til et tilsettingsforhold blir ivaretatt. Ansettelse av midlertidig personell er kommunenes ansvar, og skjer normalt i den kommunen hvor hendelsen har inntruffet. For innleid personell er det utleier som har personalansvaret Forsikring Alt personell i aksjonsorganisasjonen er dekket av de forsikringsvilkår som automatisk følger av tilsettingsforholdet Avlønning og lønnsfastsetting Personell som til daglig er fast ansatt i en av kommunene som inngår i IUA og er avgitt til beredskapsorganisasjonen eller bistår på annen måte, skal lønnes i henhold til gjeldende tariffavtale. Midlertidig ansatte som inngår i aksjonsorganisasjonen og har oppgaver knyttet direkte til bekjempelse av akutt forurensning (for eksempel strandrensing) skal lønnes etter timesats for stillingskode 7517, hovedbenevnelse Fagarbeider, tilleggsbenevnelse Fagarbeider 1 med ti års ansiennitet. Det skal ikke utbetales tillegg for smuss eller lignende i tillegg til denne timesatsen. Ved større hendelser kan det også være aktuelt å ansette midlertidig personell i støttefunksjoner som for eksempel økonomi/administrasjon, kantine og renhold. For denne type ansettelser benyttes kommunens gjeldende tariffavtale Oppfølging av personell under aksjoner Følgende oppgaver skal ivaretas: 1. Innkalling av tilgjengelig personell 2. Forhåndsvarsling av nabodistrikt om mulig behov for bistand 3. Mottak og registrering 4. Fremskaffe grunnlag for avlønning 5. Utarbeide og oppdatere styrkelister hvem er hvor og underlagt hvem til enhver tid 6. Påse at timelister og eventuelle reiseregninger fortløpende blir ført i henhold til gjeldende avtaler og regelverk 7. Sørge for at rutiner for førstehjelp er etablert, og at denne gjøres kjent gjennom sikkerhetskoordinator og i innsatsplaner 15

16 6.3.3 Arbeidstid Bestemmelsene om arbeidstid er regulert i arbeidsmiljølovens kapittel 10. Disse skal beskytte arbeidstaker mot uheldige fysiske eller psykiske belastninger, slik at det er mulig å ivareta sikkerhetshensyn, jf første ledd. Bestemmelsene i arbeidsmiljølovens kapittel 10 kan fravikes for arbeid som på grunn av naturhendelser, ulykke eller andre uforutsette begivenheter må foretas for å avverge fare for eller skade på liv eller eiendom. Dette følger av arbeidsmiljøloven tredje ledd. I så fall skal arbeidstakeren sikres tilsvarende kompenserende hvileperioder eller, der dette ikke er mulig, annet passende vern. Det er viktig å sørge for å organisere arbeidet for ikke å utsette arbeidstakerne for uheldige fysiske eller psykiske belastninger, slik at det er mulig å ivareta sikkerhetshensyn. Dette kan ivaretas gjennom en skiftordning. Unntaksbestemmelsen gjelder så lenge en ikke har kontroll over situasjonen for å avverge liv og/eller helseskade. Ved akutt forurensning vil denne situasjonen variere fra hendelse til hendelse. Selv om unntaksbestemmelsen gjelder, noe den antatt vil være tilfelle de første døgnene, må arbeidsgiver tilstrebe at arbeidstaker sikres nødvendig hvile. Det bør derfor ikke legges opp til arbeidstidsordninger som medfører at personellet slites ut tidlig i aksjonen. Den enkelte funksjonsleder har derfor et særskilt ansvar for at personellet får tilstrekkelig hvile. 16

17 7 Økonomi Hovedregelen er at den ansvarlige forurenseren skal dekke det offentliges utgifter for tiltak som den ansvarlige selv egentlig skulle ha gjennomført, jf. forurensningsloven 76 første ledd. Den ansvarlige skal også dekke utgifter til vederlag etter forurensningsloven 75, som i så fall blir innlemmet i forurensningsmyndighetens refusjonskrav ovenfor den ansvarlige. Dette kapittelet omhandler hvilket økonomisk ansvar kommune/iua har under en aksjon for å begrense omfanget av akutt forurensning, og i hvilke tilfeller det kan bli gitt garanti for og/eller vederlag for kostnadene fra staten etter en slik uønsket hendelse. Kapittelet omhandler også økonomifunksjonens ansvar, rolle, oppgaver og krav til oppfølging under en slik aksjon. 7.1 Kommunens og IUAs økonomiske ansvar og rettigheter Kommunal aksjon Når kommune/iua aksjonerer og iverksetter tiltak på vegne av forurenser i henhold til forurensningsloven 46 annet ledd, kan kommunen/iua kreve sine utgifter for tiltakene refundert av den ansvarlige etter forurensningsloven. Kystverket kan om nødvendig, og dersom kommunen/iua ber om det, være rådgiver i forbindelse med utforming og dokumentasjon av økonomisk krav til ansvarlig forurenser. Dersom kommunen/iua etter anmodning eller pålegg har fått bistand fra en annen kommune/iua etter forurensingsloven 47 første ledd, skal kommunen gi vederlag for denne bistanden, jf. forurensningsloven 75 annet ledd Vederlag fra Staten grunnet vesentlige utgifter i forbindelse med kommunal aksjon Kommunen/IUA som har hatt vesentlige utgifter i forbindelse med en slik aksjon, kan få vederlag av staten til dekning av sine utgifter etter retningslinjene i denne veilederen, jf. forurensningsloven 75 fjerde ledd. Kommunen/IUA har imidlertid ikke noe krav på å få slikt vederlag Økonomisk garanti fra staten Staten kan i visse situasjoner gi økonomisk garanti for kommunens innsats også ved kommunale aksjoner. Når det er søkt om slik garanti skal kommunen/iua uten opphold aksjonere, selv om søknaden ikke er avgjort av Kystverket. Kommunen/IUA vil derfor måtte forskuttere økonomiske utlegg forbundet med aksjon mot akutt forurensning Innsats med årsak i normal virksomhet i kommunen Kommunen skal ha definert normal virksomhet i sin risiko- og beredskapsvurdering som er lagt til grunn i kommunens beredskapsplan for vern mot akutt forurensning. Når kommunen aksjonerer etter forurensningsloven 46 annet ledd og ansvarlig forurenser ikke er kjent eller det er usikkerhet om dens betalingsevne, kan Kystverket gi skriftlig økonomisk garanti for den delen av kommunens kostnader som overstiger egenandel per akutt forurensningstilfelle fastsatt av Klif i Veiledning for kommunene og de interkommunale beredskapsregionene, vedlegg IV Støtte og garantiordninger. Dersom flere kommuner er berørt, anvendes egenandelbestemmelsen kommunevis. 17

18 Innsats med årsak i unormal virksomhet i kommunen Det kan også gis økonomisk garanti til tiltak mot akutt forurensning dersom forurensningen ikke skyldes vanlig virksomhet i kommunen. Dette kan være inndrift av forurensning fra havet, tilfeldige utslipp til fjord fra fartøyer, utslipp fra forlatte vrak, hvalskrotter, død fisk og lignende Innløsning av garanti Kommunen må fremme krav og om nødvendig gå til sak for å sikre at ansvarlig forurenser betaler kostnadene som følge av innsatsen. Dersom det viser seg umulig for kommunen/iua å få refusjon av kostnadene fra ansvarlig forurenser, skal krav på innløsning av garantien sendes Kystverket. Kommunen/IUA må dokumentere at ansvarlig forurenser ikke kan dekke kostnadene Kommunal bistand ved aksjon som ledes av staten Dersom kommunen/iua bistår når staten aksjonerer har kommunen/iua krav på vederlag, jf. forurensningsloven 75 fjerde ledd. Har kommune/iua store utlegg og ikke kan vente på vederlaget, kan Kystverket gi forskuddsutbetalinger i løpet av aksjonen i samsvar med prognose stadfestet av Kystverket. Kommunens/IUAs hjemmel til å pådra seg kostnader under statlige aksjoner mot akutt forurensning følger av Kystverkets aksjonsordre og i eget brev som omhandler økonomi og administrative fullmakter. Kommuner som inngår i IUA har i fellesskap ansvaret for alle økonomiske disposisjoner som deres beredskapsorganisasjon gjør. 7.2 Økonomifunksjonens rolle og ansvar De retningslinjene som følger nedenfor skal følges når kommunen/iua aksjonerer i henhold til forurensningsloven 46 annet ledd, ansvarlig forurenser er ukjent og det er aktuelt å be om o garanti og innløsning av garanti fra staten ved Kystverket eller o vederlag fra staten ved Kystverket etter forurensningsloven 75 fjerde ledd når kommunen/iua bistår under en statlig aksjon ledet av Kystverket, jf. forurensningsloven 47 andre og tredje ledd og når kommunen/iua krever forskudd og/eller vederlag etter forurensningsloven 47 femte ledd, jf. 75. Ved andre aksjoner for å begrense akutt forurensning, er det frivillig å bruke disse retningslinjene. Men det anbefales at de følges så langt de passer med tanke på dokumentasjon av det kravet som skal presenteres ansvarlig forurenser Rollen økonomifunksjon Rollen økonomifunksjon skal være definert og entydig plassert i IUAs beredskapsorganisasjon og ha de nødvendige fullmakter for å kunne ivareta rollen på vegne av de kommuner som inngår i beredskapsorganisasjonen. Funksjonen må ha tilstrekkelige ressurser til å løse sine oppgaver. Større aksjoner kan utløse ressursbehov ut over det IUAs økonomifunksjon er dimensjonert for. I slike tilfeller anbefales det å styrke økonomifunksjonen med ressurser fra kommunen(es) administrasjon. 18

19 7.2.2 Bistand og rådgivning fra Kystverket Kystverket vil ta kontakt med økonomifunksjonen i kommunen/iua snarest mulig, fortrinnsvis første virkedag etter at kommunen/iua er mobilisert. Formålet med dette er å rette fokus på sentrale områder i denne veilederen, og avklare behov for videre rådgivning. Om nødvendig kan Kystverket også bistå i organisering av denne funksjonen i kommunen/iua. Ved langvarige aksjoner kan det være aktuelt å avtale en fast møtestruktur mellom Kystverket og kommunens/iuas økonomifunksjon Økonomifunksjonen i kommunen/iua Økonomifunksjonen i kommunen/iua har ansvar for å utarbeide og bekjentgjøre hvilke prosedyrer og rutiner som skal følges under en aksjon, i forhold til alle beslutninger som innebærer en kostnad som det senere skal bes om refusjon av, herunder hva den enkelte kommune eventuelt skal gjøre eller bidra med de andre funksjonene er kjent med økonomifunksjonens rolle og ansvar, hvilke krav som stilles til informasjon, hvordan den skal dokumenteres og når den skal foreligge å utforme og levere prognoser, revidert dokumentert prosjektregnskap og krav på vederlag for IUAs/kommunens kostnader i henhold til retningslinjene i denne veilederen å uforme søknad om garanti fra staten ved Kystverket når det er aktuelt 7.3 Økonomifunksjonens oppgaver under aksjoner Prognose og budsjett Når kommunen/iua deltar i en statlig aksjon skal det utarbeides en prognose for de totale kostnadene en antar at kommunen/iua vil få, jf. vedlegg Mal for prognose med veiledning. Dersom aksjonen blir av lang varighet, kan det bli aktuelt å utarbeide prognose flere ganger, særlig dersom omfanget av innsatsen endres vesentlig i aksjonsperioden. Den første prognosen skal oversendes Kystverket senest innen to uker etter aksjonsstart. Prognosen for kommunens/iuas kostnader skal stadfestes av Kystverket og vil da være budsjettet for aksjonen som kommunen/iua skal styre etter. Aksjonerer kommunen/iua selv og det er aktuelt å søke staten om garanti for de kostnadene aksjonen medfører, må det utarbeides en prognose over kostnadene som skal følge søknaden om garanti, jf. vedlegg Søknad om økonomisk garanti. Søknad vedlagt prognose må sendes uten unødig opphold Hvilke kostnader kan kommune/iua forvente at Kystverket vil refundere? Hovedregelen er at kostnaden er nødvendig for å bekjempe akutt forurensning, og at kravet dokumenteres og fremsendes i henhold til retningslinjene i denne veilederen. Primært vil kommune/iua gjennomføre tiltak på land (strandrensaksjon) og ha kostnader knyttet til denne innsatsen. I tabellen under er det listet opp eksempler på hvilke kostnader som kommune/iua kan forvente å få refundert fra Kystverket: 19

20 Kostnader som normalt refunderes fra Kystverket: (listen er ikke uttømmende) Hovedregelen for refusjon av kostnader ved en aksjon mot akutt forurensning er at Kystverket gjennom aksjonsordre eller annen skriftlig godkjenning har initiert og/eller godkjent tiltak som skal iverksettes av kommunen/iua. Eksempler på dette kan være: Kostnader for personell - lønnskostnader og sosiale kostnader til offentlig ansatte, midlertidig ansatte, innleide kommersielle ressurser og innleide såkalt frivillige personell. Lønnskostnadene skal være direkte knyttet til arbeidet med bekjempelse av akutt forurensing. Det er i tillegg anledning til å kreve refusjon for administrativt arbeid som følge av denne innsatsen - innen rimelige grenser. Kostnader til reise, overnatting og bespisning - for eget og innleid personell i forbindelse med overtidsarbeid og arbeid ute, samt under nødvendige møter. Innleie av båter og mekanisk utstyr Transport av materiell og utstyr Innkjøp av aksjonsspesifikt forbruksmateriell - engangslenser, verneutstyr/bekledning for personell, torv/bark, utstyr som ikke inngår i beredskapen og som ikke uten videre kan leies inn og erstatning for utstyr som blir ødelagt under aksjonen etc. Innkjøp av nødvendig aksjonsspesifikt varig materiell - kameraer, IKT-utstyr, frysebokser (oppbevaring av død fugl) og annet utstyr som er listeført og som innleveres til Kystverket når aksjonen er avsluttet Kostnader knyttet til prøvetaking når dette er knyttet opp til nødvendigheten av ytterligere tiltak Kostnader knyttet til sluttbefaringer når dette er knyttet opp til nødvendigheten av ytterligere tiltak Kostnader knyttet til reparasjon av eget og innleid utstyr Kostnader i forbindelse med avfallshåndtering -innhenting, sortering, deponering, og sluttbehandling av innsamlet avfall Rengjøring av eget og innleid utstyr som har vært brukt under aksjonen - for eksempel småbåter og oljevernutstyr Kjøp av konsulenttjenester/faglig bistand - for eksempel i forbindelse med revisjon av regnskapet. Kostnadene må være reelle og rimelige i forhold til omfanget av aksjonen. Refusjon til andre kommuner som har bistått -Alle kommuner har en selvstendig bistandsplikt og med dette krav på å få refundert reelle kostnader uten noen form for fortjeneste. Dette gjelder selv om det foreligger avtaler mellom de aktuelle kommuner fra før. Eksempler på slik bistand er levering av renhold og kantinetjenester; IKT og administrative tjenester. 20