GNA fase 3. Felles krav innen helse, miljø og sikkerhet HMS: Incitamenter og sanksjoner November 2007

Transkript

1 GNA fase 3 HMS: Incitamenter og sanksjoner November 2007

2 Forord Prosjektet er et delprosjekt i det nordiske prosjektet Gemensam nordisk anläggningsmarknad GNA initiert av Nordisk ministerråd og gjennomført av nordiske veg- og jernbaneetater. I GNA-prosjektets fase 3 ( ) skal delprosjekt HMS utarbeide forslag til felles rapporteringsopplegg og incitamentsordninger for HMS. Forslag til felles rapporteringsopplegg samt felles HMS-indikatorer er presentert i rapport fra delprosjektet i juni 2007 med revisjon i november Den foreliggende rapporten omhandler prosjektgruppens forslag til incitamentsordninger. I neste omgang vil prosjektgruppen i samarbeid med styringsgruppen for GNAprosjektet starte arbeid for å skape holdninger i forhold til sikkerhetsfokus, og ut fra forslag til intern samordning ta initiativ for å avklare mulighetene for et felles nettverk med tilsynsmyndigheter og andre aktører for samordning innen HMS-området. Jon Rømoen (prosjektleder) Statens vegvesen Norge November 2007 HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 2

3 Innhold Sammendrag... 4 Anbefaling til etatsledelsen Innledning Status i nordiske etater Norge Jernbaneverket Statens vegvesen Sverige Banverket Vägverket Finland Vägförvaltningen Danmark Vejdirektoratet Møte med bransjen i Norge Forslag til opplegg for incitamenter og sanksjoner Drøfting av grunnlag Forslag incitamenter/sanksjoner Vedlegg 1 Prosjektdirektiv Vedlegg 2 Forslag Evaluering HMS Vedlegg 3 Prosjektmøte Vedlegg 4 Prosjektmøte Dokumenthistorie Arkiv: VN/15047/Rapport/GNA Fase 3 HMS-Incitament Rapport ver Dato Revisjon Sign Fordeling Supplert med vedlegg 4 JMJ JR, JEL Kontaktpersoner Styringsgruppe Revidert iht prosjektmøte JMJ JR, JEL Endret mindre formuleringer og rettet skrivefeil JR, JEL, kontaktpersoner Revidert iht arbeidsmøte JMJ JR, JEL Første versjon av rapport basert på møte med kontaktpersoner samt bransjen i Norge JMJ JR, JEL HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 3

4 Sammendrag Prosjektet Prosjektet er et delprosjekt i det nordiske prosjektet GNA Gemensam nordisk anläggningsmarknad initiert av Nordisk ministerråd. Hensikten er bl.a. å sikre et felles og velfungerende anleggsmarked i Norden, og bidra til et bedre samarbeidsklima mellom bestiller og utførende. Delprosjektet er gjennomført av en prosjektgruppe bestående av: Jon Rømoen, Statens vegvesen, Norge (prosjektleder) Jan Erik Lien, Statens vegvesen, Norge Johnny M Johansen, ViaNova Plan og Trafikk AS Kontaktpersoner i de øvrige nordiske land har vært: Erland Nydén, Banverket, Sverige Sven-Erik Hallberg, Vägverket, Sverige Kirsten M Kjærsgaard, Vejdirektoratet, Danmark Esko Tuhola, Vägforvaltningen, Finland Ove Knutsen, Jernbaneverket, Norge Hovedaktivitetene Hovedaktivitetene i delprosjektet knyttet til incitamenter og sanksjoner har vært følgende: 1. Innsamling av informasjon om bruk av incitamenter og sanksjoner fra de deltagende etatene 2. Prosjektmøte 11. september med gjennomgang av status i etatene samt utvikling av forslag til opplegg for incitamenter og sanksjoner 3. Drøfting av opplegg for incitamenter og sanksjoner med bransjen i Norge 4. Utarbeiding av forslag til opplegg for incitamenter og sanksjoner, høring hos kontaktpersonene samt prosjektmøte 6. november med gjennomgang av forslag til opplegg for incitamenter og sanksjoner 5. Revisjon av prosjektets forslag til opplegg for incitamenter og sanksjoner 6. Oversendelse av forslagene til GNA-styringsgruppen Helse, miljø og sikkerhet - HMS Forkortelsen HMS står for Helse, miljø og sikkerhet. I visse sammenhenger omfatter miljøbegrepet både arbeidsmiljø og ytre miljø, men i dette delprosjektet omfatter det kun arbeidsmiljø. Status i etatene Bruken av incitamenter og sanksjoner i de enkelte etatene er ikke omfattende eller systematisk. Alle etater har opplegg for bortvisning av personer og til dels avvisning av entreprenører som gjør seg skyldig i brudd på HMS-bestemmelsene. Det er også gjennomført opplegg med bonus på enkeltprosjekter og det foreligger eksempler på bruk av dagmulkter og bøter ved avvik innen HMS-området. I Statens vegvesen i Norge er det under utprøving et systematisk opplegg for evaluering av entreprenøren. Det er knyttet en mulig bonus på omlag 3 promille av kontraktssummen til denne evalueringen. HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 4

5 Forslag til opplegg for incitamenter og sanksjoner Grunnleggende arbeid med incitamenter og sanksjoner innen HMS-området viser at den viktigste drivkraft for et godt HMS-arbeid ikke er eventuelle bonusutbetalinger men byggherrens holdninger, krav og oppfølging samt ledelsesengasjement hos byggherre og entreprenør. Bonusutbetalinger viser seg å kunne ha negative effekter, som målforskyvning og interne fordelingsproblemer. Det foreslås derfor å etablere ett opplegg for evaluering og tilbakemelding til entreprenøren, som gjennomføres regelmessig undervegs i prosjektene. Som utgangspunkt for et slikt opplegg anbefales det å ta utgangspunkt i forsøksopplegget som drives av Statens vegvesen i Norge, se Vedlegg 2. Dette evalueringsopplegget kan utvides eller begrenses i forhold til den enkelte etats status og behov ved å legge til eller ta ut evalueringsmomenter. På samme måte kan opplegget tilpasses ulike typer prosjekter. Opplegget kan kobles til et bredt spekter av incitamenter og sanksjoner, inkludert bonusutbetalinger eller trekk i oppgjør på prosjekt, dagmulkter/bøter, reaksjoner overfor personer og selskaper, mm. Dette kan styres spesielt ift bestemte prosjekter eller bestemte aktører ut fra erfaring og situasjonsbestemte behov eller etter nærmere angitte kriterier for utvelgelse av prosjekter. Det anbefales å foreta HMS-evalueringen jevnlig, f. eks. hver måned. Formell behandling med involvering av overordnet ledelse bør skje minst 2 ganger pr år eller hvert tertial eller kvartal. Opplegget bør, etter en utprøvingsfase, gjøres generelt gjeldende, dvs gjennomføres på alle prosjekter/kontrakter. Unntak kan gjøres for kortvarige prosjekter hvor man ikke rekker å få effekt av oppfølgingen før prosjektet er avsluttet. Opplegget bør innføres på nye kontrakter etter hvert som disse inngås, ikke på igangværende kontrakter fordi dette som regel vil medføre forhandlinger om endring i kontrakten. Opplegget bør prøves ut på noen prosjekter/kontrakter for å spre informasjon, vinne erfaring og justere opplegget før det gjøres generelt gjeldende. Denne utprøvingstiden kan også nyttes for erfaringsoverføring og mer detaljert samordning mellom etatene i Norden (i regi av GNA eller på annen måte). Opplegget bør inkludere formaliserte aktiviteter knyttet til de enkelte prosjektene, slik som oppstartmøte med gjennomgang av byggherrens krav og forventninger innen HMS, tydelige ledelsesaktiviteter, f. eks en-til-en-runder og ledelsesinspeksjoner, samt jevnlig formell behandling av status og tilbakemeldinger på byggemøter. Opplegget kan etter ønske og behov kobles til et system for evaluering av entreprenører med tanke på kvalifisering og tildeling av nye oppdrag. I samband med dette opplegget kan det også gjerne etableres egnede fora og rutiner for tilbakemelding fra entreprenøren til byggherrens byggeledelse og øvrige ledelse. HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 5

6 Anbefaling til etatsledelsen Prosjektgruppen anbefaler at det arbeides videre med sikte på å innføre felles opplegg for incitamenter og sanksjoner i Norden med utgangspunkt i forslaget som er dokumentert i denne rapporten. Beslutning Beslutningen om innføring av felles opplegg for incitamenter og sanksjoner i Norden må være klar og entydig, med identifisering av ansvarlige, avsetting av nødvendige ressurser og fastlegging av framdrift og tidsfrister, for at arbeidet skal kunne styres og samordnes slik at målene kan nås. Innføring Innføring av felles opplegg for incitamenter og sanksjoner betinger at beskrivelsen av forslaget oversettes til nasjonalt språk og tilpasses til relevante forhold i de enkelte land. Retningslinjer for opplegg for incitamenter og sanksjoner må utarbeides og inkluderes i konkurransegrunnlag, oppfølgingssystemer for entreprise og etatsinterne prosedyrer. Mål for innføring av felles opplegg for incitamenter og sanksjoner Målet bør være at alle lands etater innfører bruk av de foreslåtte felles opplegg for incitamenter og sanksjoner og at det gjennomføres kontinuerlig bench-marking mellom etatene og landene. HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 6

7 1 Innledning Prosjektet Gemensam Nordisk Anläggningsmarknad, GNA, er etablert på oppdrag fra Nordisk ministerråd og er et samarbeidsprosjekt mellom veg- og jernbaneetatene i Norden, med unntak av Jernbaneverket i Danmark. Hensikten med prosjektet er å sikre et felles og velfungerende anleggsmarked i Norden, og bidra til et bedre samarbeidsklima mellom bestiller og utførende. Arbeidet i GNA-prosjektet i , fase 3, omfatter også virksomhet innen delprosjektet Felles krav innen HMS. Deltagere i fase 3 er vegetatene i Danmark, Finland, Sverige og Norge, samt jernbaneverkene i Sverige og Norge. Følgende deloppgaver skal bearbeides: utarbeide forslag til felles rapporterings- og evalueringsopplegg for HMS utarbeide forslag til et incitaments- og bonussystem for HMS utarbeide forslag til en felles utviklingsplan for helse, miljø og sikkerhet (HMS) i de deltagende etatene i samarbeid med styringsgruppen 1. arbeide for å skape holdninger i forhold til sikkerhetsfokus 2. avklare mulighetene for et felles nettverk med tilsynsmyndigheter og andre aktører for samordning innen HMS-området Prosjektgruppens forslag til felles indikatorer og rapporteringsopplegg er presentert i en rapport datert juni Denne rapporten er revidert og gitt ut på nytt i november 2007 etter behandling i GNA-prosjektets styringsgruppe og etter gjennomgang med delprosjektets nordiske kontaktpersoner og bransjen i Norge. For ytterligere informasjon om GNA-prosjektet og delprosjekt HMS henvises det til delprosjektets rapport om HMS-indikatorer og rapporteringsopplegg fra juni Prosjektet er gjennomført av en prosjektgruppe som består av: Jon Rømoen, Statens vegvesen, Norge (prosjektleder) Jan Erik Lien, Statens vegvesen, Norge Johnny M Johansen, ViaNova Plan og Trafikk AS Kontaktpersoner i de øvrige nordiske land er: Erland Nydén, Banverket, Sverige Sven-Erik Hallberg, Vägverket, Sverige Kirsten M Kjærsgaard, Vejdirektoratet, Danmark Esko Tuhola, Vägforvaltningen, Finland Ove Knutsen, Jernbaneverket, Norge 1 GNA fase 3 HMS-indikatorer og rapporteringsopplegg Juni 2007 HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 7

8 Hovedaktivitetene i delprosjektet knyttet til incitamenter og sanksjoner har vært følgende: 1. Innsamling av informasjon om bruk av incitamenter og sanksjoner fra de deltagende etatene 2. Prosjektmøte 11. september med gjennomgang av status i etatene samt utvikling av forslag til opplegg for incitamenter og sanksjoner 3. Drøfting av opplegg for incitamenter og sanksjoner med bransjen i Norge 4. Utarbeiding av forslag til opplegg for incitamenter og sanksjoner, høring hos kontaktpersonene samt prosjektmøte 6. november med gjennomgang av forslag til opplegg for incitamenter og sanksjoner 5. Revisjon av prosjektets forslag til opplegg for incitamenter og sanksjoner 6. Oversendelse av forslagene til GNA-styringsgruppen HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 8

9 2 Status i nordiske etater 2.1 Norge Jernbaneverket Jernbaneverket benytter følgende incitamenter og sanksjoner innen HMS-området: Bortvisning fra arbeidsplassen (personer) ved brudd på HMS-bestemmelser (uten gyldig sikkerhetskurs, manglende vernetøy, eller andre brudd på sikkerhetsbestemmelsene) er regulert i kontraktsbestemmelsene. Ved gjentatte brudd på sikkerhetsbestemmelsene ift togframføring kan kontrakten heves. Økonomiske sanksjoner: Bøter eller dagmulkter ved mangler i prosjektarbeidet inkludert manglende kvalitetsplan Bonus nyttes sjelden, men er innført på enkelte prosjekter, regulert i kontraktsbestemmelsene (skader på mannskap, avtalt tak på uønskede hendelser, rapportering, ytre miljø, mm) Det vurderes om JBV s egen erfaring med entreprenører skal tillegges vekt ved tildeling av nye oppdrag Statens vegvesen Incitamentsordning og byggherrens sanksjonsrett er fastslått i kontraktsbestemmelsene. Bonusopplegg for HMS er utarbeidet og utprøvd på et antall prosjekter. Høring i bransjen ga synspunkter på at kravene og opplegget var for omfattende og detaljert. Systemet er nå forenklet, blant annet basert på studium av det bonusopplegget som Hydro har prøvd ut på noen prosjekter. Systemet er også samordnet med eksisterende opplegg for evaluering av entreprenører. Denne forenklede versjonen skal utprøves fra høsten Det skal orienteres i konkurransegrunnlag og reguleres i kontraktsbestemmelsene at slik bonusvurdering kan bli gjennomført på prosjektet. Det vil bli utarbeidet standard tekst for kontraktsbestemmelsene samt etablert kriterier for valg av prosjekter hvor systemet for bonusvurdering kan benyttes. Typisk bonusramme er 3 promille av kontraktssum, periodisert iht periodens fakturabeløp. 2.2 Sverige Banverket Banverket har ingen erfaring med incitaments- og sanksjonsordninger for HMS. Banverket anser at det er ønskelig å innføre et incitaments- og sanksjonssystem. Dette bør bygge på kvalitative vurderinger i tillegg til kvantitative krav (pga de usikkerheter som kvantitative indikatorer kan innebære). HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 9

10 Incitaments- og sanksjonsordninger er aktuelt virkemiddel, men den viktigste drivkraft er lederens fokus og oppfølging Vägverket Vägverket benytter følgende incitamenter og sanksjoner innen HMS-området: STUK-maler gir opplegg for: Klausuler om bøter (dersom VV får påtale/bot av politi, arbeidstilsyn, e.l. pga forhold entreprenøren er ansvarlig for) Arbeidsmiljøpriser Trafikanordningsplan: Mangler kan gi bøter, eventuelt kan byggherren rette opp mangel på entreprenørens regning. Kontraktstildeling: Kan vektlegge tidligere erfaring med entreprenøren dersom dette er angitt som kriterium i konkurransegrunnlaget. 2.3 Finland Vägförvaltningen Vägförvaltningen har ingen erfaring med incitaments- og sanksjonsordninger for HMS. Kontraktene regulerer mulighet for å gi bot for mangel i trafikkreguleringsplaner. Bonussystemer er forsøkt anvendt i driftsentrepriser, basert på resultatet fra undersøkelser av trafikanttilfredshet. 2.4 Danmark Vejdirektoratet Vejdirektoratet har ingen erfaring med incitaments- og sanksjonsordninger for HMS. Det er satt i gang arbeid med å etablere felles instrukser og arbeidsrutiner for HMS. Arbeidet vil foregå i Dette arbeidet inkluderer også sanksjonsmuligheter. Dansk Byggeri har utarbeidet et opplegg som kalles Mønsterarbejdpladsen 2 hvor man lister opp aktiviteter med betydning for sikkerhet og sunnhet. Hver 14. dag gjør entreprenør og byggherre en kontroll av disse aktivitetene med registrering av om forholdene er ok eller ikke. 2 HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 10

11 2.5 Møte med bransjen i Norge Drøftinger med bransjen i Norge har gitt følgende synspunkter på incitamenter og sansksjoner knyttet til HMS: Statens vegvesen sitt forenklede byggherrestyrte opplegg for vurdering av entreprenøren fikk generell tilslutning. Et opplegg for evaluering og tilbakemelding til entreprenøren, som gjennomføres regelmessig undervegs i prosjektene, anses i seg sjøl nyttig og motiverende, selv uten tilknytning til bonus. Bransjen ga videre uttrykk for at opplegget burde kunne gjøres obligatorisk for alle prosjekter. Det anses generelt ikke riktig å nytte bonus i forbindelse med HMS-arbeid, fordi dette kan gi bedriftsinterne problemer med fordeling av bonusen og fordi det kan medføre uheldige konsekvenser og gi grobunn for uheldig praksis med formål å oppnå bonus i stedet for å etablere god HMS-praksis (målforskyvning). Den viktigste drivkraft for et godt HMS-arbeid blir ansett av bransjen til å være byggherrens holdninger, krav og oppfølging samt ledelsesengasjement hos byggherre og entreprenør. Det bør etableres kanaler og opplegg for entreprenørens vurdering og tilbakemelding til byggherrens anleggsledelse. HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 11

12 3 Forslag til opplegg for incitamenter og sanksjoner 3.1 Drøfting av grunnlag Oppsummering av dagens praksis i etatene og de samlede innspillene fra etater og bransje tyder på en voksende erkjennelse av at HMS-arbeid i større grad skal baseres på moral, kultur og holdninger enn på business. Dette antyder at det er andre forhold som er mer motiverende for et godt HMS-arbeid enn utbetaling av bonus. Det angis også at bonusutbetalinger ikke er problemfrie. Bonus kan føre til målforskyvninger, dvs at aktiviteter som bidrar til bonusutbetaling blir prioritert framfor aktiviteter som er viktigst i forhold til HMS. Videre kan det oppstå problemer ved fordeling av bonus internt i virksomheten fordi det er vanskelig å finne rettferdige og motiverende fordelingskriterier. Som de viktigste drivkreftene og motivasjonsfaktorene angis i mange tilfeller byggherrens adferd samt ledelsens holdning til HMS. Med ledelse menes her både ledelsen hos byggherren og hos entreprenøren. Hos byggherren er følgende forhold viktig: Klare, uttalte og kommuniserte krav til HMS Konsistent oppfølging av kravene og evaluering av entreprenøren Konkrete, presise og tidsriktige tilbakemeldinger Konsistent gjennomføring av sanksjoner ved avvik fra kravene Hos ledelsen pekes det på at engasjement og deltagelse, praktisk involvering og oppfølging og bidrag til kontinuerlig fokus på HMS-spørsmål sammen med egen rett adferd utgjør viktige forhold. Det synes derfor riktig å bygge et opplegg for incitamenter og sanksjoner rundt disse forholdene og kun inkludere eventuell bonus som et supplerende tiltak som nyttes i spesielle tilfeller. Erfaring viser også at kampanjer som gjennomføres på de enkelte prosjektene i samarbeid mellom byggherre og entreprenør har klar positiv effekt. Det bør derfor settes av midler til slike kampanjer på prosjektenes budsjetter. 3.2 Forslag incitamenter/sanksjoner Det foreslås at opplegg for incitamenter og sanksjoner bygges opp som følger: Det etableres ett opplegg for evaluering og tilbakemelding til entreprenøren, som gjennomføres regelmessig undervegs i prosjektene. Som utgangspunkt for et slikt opplegg anbefales det å ta utgangspunkt i forsøksopplegget som drives av Statens vegvesen i Norge, se Vedlegg 2. Dette evalueringsopplegget kan utvides eller begrenses i forhold til den enkelte etats status og behov ved å legge til eller ta ut evalueringsmomenter. På samme måte kan opplegget tilpasses ulike typer prosjekter. Opplegget kan kobles til et bredt spekter av incitamenter og sanksjoner, inkludert bonusutbetalinger eller trekk i oppgjør på prosjekt, dagmulkter/bøter, reaksjoner HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 12

13 overfor personer og selskaper, mm. Dette kan styres spesielt ift bestemte prosjekter eller bestemte aktører ut fra erfaring og situasjonsbestemte behov eller etter nærmere angitte kriterier for utvelgelse av prosjekter. Det er viktig å gi tilbakemeldinger til entreprenøren mens saken er relevant. Spesielt i oppstartfasen for et prosjekt anses det viktig å foreta hyppige evalueringer for å få HMS-arbeidet inn på rett spor. Det anbefales derfor å foreta HMS-evalueringen jevnlig, f. eks. hver måned. Formell behandling med involvering av overordnet ledelse bør skje minst 2 ganger pr år eller hvert tertial eller kvartal. Opplegget bør, etter en utprøvingsfase, gjøres generelt gjeldende, dvs gjennomføres på alle prosjekter/kontrakter. Unntak kan gjøres for kortvarige prosjekter hvor man ikke rekker å få effekt av oppfølgingen før prosjektet er avsluttet. Opplegget bør innføres på nye kontrakter etter hvert som disse inngås, ikke på igangværende kontrakter fordi dette som regel vil medføre forhandlinger om endring i kontrakten. Opplegget bør prøves ut på noen prosjekter/kontrakter for å spre informasjon, vinne erfaring og justere opplegget før det gjøres generelt gjeldende. Denne utprøvingstiden kan også nyttes for erfaringsoverføring og mer detaljert samordning mellom etatene i Norden (i regi av GNA eller på annen måte). Opplegget bør inkludere formaliserte aktiviteter knyttet til de enkelte prosjektene, slik som: Oppstartmøte: Ledelsesengasjement: Byggemøter Gjennomgang av byggherrens krav og forventninger innen HMS En-til-en-runder, ledelsesinspeksjoner Øvre ledelsesnivåer deltar ved gjennomgang av uønskede hendelser Status og tilbakemelding Opplegget kan etter ønske og behov kobles til et system for evaluering av entreprenører med tanke på kvalifisering og tildeling av nye oppdrag. I samband med dette opplegget kan det også gjerne etableres egnede fora og rutiner for tilbakemelding fra entreprenøren til byggherrens byggeledelse og øvrige ledelse. HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 13

14 Vedlegg 1 Prosjektdirektiv GNA fase 3 - prosjektdirektiv Bakgrunn, dagens situasjon Arbeidet i GNA-prosjektets fase to har avdekket at praksis og holdninger til HMS (helse, miljø, sikkerhet) i de nordiske land er forskjellig, og at det foreliggende offenlige statistikkmateriale er usikkert. Det foreligger ikke et enhetlig rapporteringsog evalueringsopplegg. Tilsynsmyndighetene arbeider på forskjellige måter, og de nasjonale tilpasningene av EU-direktivet er forskjellig. Bransjen i Norge og Sverige har meldt tilbake at de oppfatter dette som et viktig prosjekt om må gis høy prioritet. Flere selskaper arbeider med å etablerere en bedre HMS-praksis, og understreker betydningen av byggherrenes fokus og holdning. Det legges til grunn at veg- og jernbaneetatenes virksomhet skal gjennomføres ut fra prinsippet om at mennesker, materiell og miljø ikke skal påføres skade. Dette krever et holdningsmessig arbeid som krever tydelig toppledelsesfokus og ansvarsforståelse hos linjepersonell både på bestiller og utførerside. Mål Prosjektet skal utarbeide forslag til en felles utviklingsplan fra og med 2008 for helse, miljø og sikkerhet (HMS) i vegetatene i Danmark, Finland, Sverige og Norge, samt jernbaneverkene i Sverige og Norge. Som grunnlag for den felles planen skal det i løpet av 2007 utarbeides forslag til felles rapporterings- og evalueringsopplegg I samarbeid med delprosjekt felles anskaffelsespraksis skal det i løpet av 2007 utarbeides forslag til et incitaments- og bonussystem for HMS. I samarbeid med styringsgruppen skal det arbeides for å skape holdninger i forhold til sikkerhetsfokus, og ut fra forslag til intern samordning skal det tas initiativ for å avklare mulighetene for et felles nettverk med tilsynsmyndigheter og andre aktører for samordning innen HMS-området. Det forutsettes at et felles opplegg ikke medfører en vesentlig økning av ressursbehovet på bestillersiden. Risikovurdering Den viktigste risikofaktoren ligger i ulik forståelse og fokus på HMS-området, og at dette ikke gis tydelig ledelsesfokus. HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 14

15 Organisering Ansvarlig for delprosjektet er Jon Rømoen. Styringsgruppe og sekretariat vil engasjere seg sterkt i det holdningsdannende arbeid. Det etableres et nettverk bestående av ressurspersoner fra linjeorganisasjonen i etatene, bransjen og tilsynsmyndighetene i de ulike land. Nettverket vil kunne bidra til at tilsynsmyndighetene vil kunne utvikle en mer lik praksis på sikt. Kontaktpersoner: Erland Nydén, Banverket Anne Marie Flensted, Vejdirektoratet Esko Tuhola, Vägforvaltningen (opprinnelig Matti Piispanen) Sven-Erik Hallberg, Vägverket Ove Knutsen, Jernbaneverket Aktivitetsplan Aktivitet Beskrivelse Ansvar 1 Prinsippbeslutning om å etablere felles krav innen helse, miljø og sikkerhet Beslutte innføring av felles HMS-krav Høring og involvering i fagmiljø, byggherrer, rådgivere og entreprenører. Etablere et samarbeid med tilsynsmyndighetene Beslutning 11. oktober Prosjektgruppe/ linjeansvarlig 2 Utarbeide opplegg for felles rapportering 3 Utarbeide felles incitamentsordninger 3 Utvikle felles forståelse for HMSholdning 4 Etablere felles målsetting og plan for utvikling av HMS Bestemme måleparametere basert på felles definisjon og målemetode og opplegg for rapportering Forslag til incitamentsordning basert på felles rapportering og evaluering Seminarer, nettverksarbeid. Involvere bransje og tilsynsmyndigheter Utarbeide forslag til utviklingsplan fra 2008 Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Arbeidsgruppestyringsgruppe Arbeidsgruppe Beslutning av etatsledelse Tidsplan Aktivitet Tid 1 Prinsippbeslutning om innføring av felles funksjonskrav Høsten Forslag felles rapporteringssystem Juni 2007 beslutning om gjennomføring fra Felles incitamentsordninger Oktober 2007 beslutning om gjennomføring fra Felles utviklingsplan Desember 2007 beslutning om gjennomføring fra Utvikle felles nivå Nordisk evaluering Årlig 2008, 2009,... HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 15

16 Vedlegg 2 Forslag Evaluering HMS Entreprenør: Kontrakt: Periode: Vurderingskriterier 1. Faglig og teknisk kapasitet Kreativitet i positiv betydning for prosjektet/kontrakten Gi en bedømmelse av entreprenørens evne til å finne løsninger Fremdrift 2. Samarbeidsevne og fleksibilitet Krever entreprenøren mye oppfølging fra byggherrens side? Er entreprenøren løsningsorientert? Følger entreprenøren byggherrens pålegg? 3. HMS-system Har entreprenøren et HMS-system som fungerer i praksis? Er HMS-systemet tilpasset arbeid på prosjektet/kontrakten? Arbeider entreprenøren systematisk med HMS? Har entreprenøren rutiner for håndtering av avvik? 4. Forebyggende HMS-arbeid Gjennomføres systematisk risikovurderinger før arbeid blir igangsatt? Har entreprenøren rutiner for rapportering av uønskede hendelser (skader på mennesker, materiell og miljø, nestenulykker inklusive farlige forhold)? Holdninger til HMS-arbeid, erfaringsoverføring og læring 5. HMS-resultater pr. dato (i samsvar med perioden som er oppgitt) Skadetall (H-verdi og F-verdi) Resultater av forebyggende arbeid (N-verdi) 6. Samordning Tar entreprenøren samordningsansvaret på alvor? Blir alle virksomheter omfattet av samordningen? Blir alle virksomheter informert om prosjektets HMS-plan? 7. Ytre miljø Beredskap mot akutt forurensning Oppfølging av krav til støy, støv, gasser og rystelser Trafikkregulering Landskapstilpasning 8. Rapportering og dokumentasjon Leverer entreprenøren krevd dokumentasjon til rett tid? Standard på rapportering Poeng Poengskala: 4: Eksemplarisk 3: Bra 2: Akseptabelt 1: Ikke akseptabelt 0: Slett standard HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 16

17 Vedlegg 3 Prosjektmøte GNA Gemensam Nordisk Anläggningsmarknad Felles krav til helse, miljø og sikkerhet Prosjektmøte , Gardermoen /JMJ Program 1. Velkommen, Jon Rømoen 2. Presentasjon av rapporten. HMSindikatorer og rapporteringsopplegg Juni 2007, Johnny M. Johansen, Via Nova 3. Incitamenter og sanksjoner, Jon Rømoen 4. Orientering om bonussystem HMS, Gunnar Undersrud, Hydro 5. Innspill fra de respektive etatene - diskusjon 6. Hva koster ulykker og hvor mye HMS-arbeid er det forsvarlig å gjøre for å unngå dem? Jan Erik Lien Deltagere Jon Rømoen, Statens vegvesen Bjørn Erik Selnes, Statens vegvesen (sak 5 og 6) Jan Erik Lien, Statens vegvesen Esko Tuhola, Tiehallinto Per-Olof Linsén, Tiehallinto Erland Nydén, Banverket Jan Kling, Banverket Johan Larsen Aase, Jernbaneverket Anne Nøkleberg, Jernbaneverket Göran Södergård, Vägverket Gunnar Undersrud, Hydro Johnny M Johansen, ViaNova Plan og Trafikk AS HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 17

18 1 Velkommen Jon Rømoen ønsket velkommen og orienterte kort om GNA-prosjektet. Deltagerne presenterte seg. Jon Rømoen orienterte om resultater fra GNA Fase 2 samt om prosjektdirektivet for Fase 3 med tilhørende arbeidsplan. 2 Presentasjon av rapport. HMS-indikatorer og rapporteringsopplegg Juni 2007 Johnny Johansen presenterte rapporten fra første del av arbeidet i fase 3 (se vedlagte overheadserie). Rapporten ble oversendt GNA-styringsgruppe i begynnelsen av juni 2007 og behandlet på styringsgruppens møte Momenter fra diskusjonen etter gjennomgangen av rapporten System for lagring og bearbeiding av HMS-informasjon: Flere etater benytter SYNERGI. Rapportering av nestenulykker (tilbud) og farlig forhold/tilstand: Det er nødvendig å utvikle en kultur for å rapportere nestenulykker (tilbud) og farlig forhold/tilstand. Erfaring fra Statens vegvesen viser sammenheng mellom rapportering av mange nestenulykker og få ulykker og motsatt. Orientering fra Bjørn Selnes om styringsgruppens behandling av rapporten Styringsgruppen stiller spørsmål ved om forslagene i rapporten er forankret i den nordiske gruppen (kontaktpersonene), og utsatte derfor realitetsbehandling av forslagene til de har fått ytterligere innspill fra HMS-gruppen og bransjen. Arbeidet i HMS-delprosjektet skal videreføres i henhold til prosjektdirektivet og arbeidsplanen. Forslagenes forankring i HMS-gruppen Jon Rømoen anså at HMS-gruppen stiller seg bak forslagene i rapporten gitt de forbehold rapporten tar om ulik innføringstakt og ulik utvikling i mål for HMS i de forskjellige etatene. Bransjens oppfatning av forslagene er ikke avklart. En runde blant tilstedeværende kontaktpersoner ga følgende innstilling til forslagene i rapporten: Vägverket/SE Jernbaneverket/NO Slutter seg til rapportens forslag gitt etatsvis fastsetting av innføringstakt Håndterer foreslåtte indikatorer i dag, og slutter seg til rapportens forslag HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 18

19 Vägförvaltningen/FI Banverket/SE Statens vegvesen/no Slutter seg til rapportens forslag, men ser problem med innføring pga slank organisering av byggherren (lite ressurser) i Finland Slutter seg til rapportens forslag, anser innføring som et viktig strategisk prosjekt Peker på behov for formell/uformell kontakt mellom etatene i innføringsfasen når GNA-prosjektet er avsluttet Slutter seg til rapportens forslag 3 Incitamenter og sanksjoner Jon Rømoen la fram noen grunnleggende tanker om incitamenter og sanksjoner knyttet til HMS: GNA-arbeidet skal dreie seg om incitamenter og sanksjoner i forholdet mellom byggherre og entreprenør. Byggherreprosjektet i Statens vegvesen ( ) ga følgende innsikt: Svv er flinke til å stille krav, men svake når det gjelder å følge opp og sikre at kravene oppfylles. Dette må tas med som et perspektiv når det skal foreslås en incitament/sanksjonspraksis. I GNA-fase 2 kartleggingen uttalte entreprenørbransjen at bruk av incitament/sanksjonsordninger er en viktig del for å fremme HMS-arbeidet. AF-gruppen (NO) hevder at de får forskjellig resultat innen HMS for ulike oppdragsgivere selv om de selv tilstreber å legge samme interne opplegg til grunn (bedre resultat for offshore-oppdragsgivere enn for vegvesen/jernbaneverk). Dette tolkes slik at byggherrens fokus og innstilling er av stor betydning for sluttresultatet innen HMS. Forskjellen utgjøres av byggherrens oppfølging og bruk av sanksjoner. Det framstår som viktig at byggherren er god på å: stille krav følge opp sanksjonere Følgende idéer til incitament/sanksjonsordninger er tidligere (møte 23. mai) tatt fram: Trekk i oppgjør Bonusutbetalinger Reaksjoner overfor nøkkelpersoner Reaksjoner over for entreprenørselskapet Inngår i prekvalifiseringskriterier eller tildelingskriterier HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 19

20 4 Orientering om bonussystem HMS i Hydro Gunnar Undersrud orienterte om bonussystem innen HMS i Hydro. HMS-rapportering i Hydro baseres på følgende indikatorer: H1 og H2 siste 12 måneder Sykefravær (totalt og korttid (<16 dager)) Utestående hendelse (hendelse, eksempelvis farlige forhold, hvor tiltak ikke er gjennomført Forebyggende aktiviteter: ABS = Adferdsbasert sikkerhetsobservasjon Sikker jobb analyser Hendelser (farlige forhold, ulykker, nestenulykker) En-til-en runder (dokumenterte samtaler om sikkerhet mellom leder og medarbeider) Sikkerhetsutvalgsmøter (møte hvor sikkerhet er en del av sakslisten) Miljøhendelser (ytre miljø) Vernerunder (ordinære) Vernerunder (prosjekter) Dager siden siste fraværsskade Lønnsbonus er koblet til måloppnåelse på disse indikatorene. Prosjekt Tyin (1,4 mrd kr) anvendte følgende vurderingsskjema: Tema Indikator Positive forhold HMS Skadetall Forebyggende arbeid Ytre miljø Problemløsing Framdrift Evne til korrigerende aksjon Kreativitet Planlegging og rapportering ift kontrakt Fleksibilitet Samarbeid med Hydro Samarbeid med GE/AL (side- /underentreprenører) VO & VOR håndtering (faktura, tilleggsfaktura) Bonusramme ble fastsatt for prosjektet til 10 mill kr. Karakter under 3 ga trekk i bonus. Negative forhold Karakter (1 6) Status ble gitt en gang pr måned, for å gi entreprenør mulighet til å rette opp forholdene og bedre resultater innen oppgjør hvert kvartal. Kvartalsvis bonus utbetaling, fordelt over prosjektperioden iht omsetning. Karakterer og positive/negative forhold ble vurdert og fastsatt av byggherren (anleggsleder, anleggsleders nk, HMS-leder). HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 20

21 Tilsvarende vurderingsskjema ble benytte på Ormen Lange: Indikator Skadetall Forebyggende arbeid Evne til problemløsing Evne til korreksjoner Håndtering av endringer Framdrift Ytre miljø Samarbeid med Hydro Rapportering Positive forhold Negative forhold Karakter (1 6) Hensikten med vurderingsskjema og bonus var å få entreprenøren til å strekke seg litt lenger for å nå Hydros mål, spesielt med hensyn til sikkerhet. Rapportering av uønskede hendelser (farlige forhold mm): Viktig å gi medarbeiderne hjelp til å skrive disse. Et antall rapporter tilfeldig trukket ut blant alle rapportene ble premiert (premieverdi kr). SYNERGI ble benyttet, men basisrapportering/oversikt ble ført på enkle regnearktabeller hvor også gjennomført tiltak ble dokumentert (oppslag i garderobe, mm). Hydro mente å kunne dokumentere god effekt av sikkerhetskampanjer gjennomført i samarbeid med hovedentreprenør med fokus på forebyggende tiltak. Ta to kampanjer: Møte om hva som kan skje i de neste to månedene for å beslutte hvilke forhold som man i forkant skal rette inn tiltak på. Sanksjoner personlige, regulert i kontraktsbestemmelsene (gjennomføres av entreprenøren selv, eventuelt med bistand fra byggherren): 1. Muntlig advarsel 2. Skriftlig advarsel (samtale med ledelse, signering) 3. Tas ut av arbeidet/bortvisning fra prosjektet Sanksjoner på firmanivå: 1. Utelukkelse fra seinere tilbudskonkurranser Utvelgelse av deltagere i anbudskonkurranser: 1. Informasjon fra EU-register (betalingshistorie, sertifiseringer, mm) 2. Hydros egne erfaringer med entreprenøren Krav til anbud: 1. Entreprenøren må dokumentere HMS-system 2. Entreprenøren må dokumentere tidligere HMS-resultater Momenter fra diskusjonen Samordningsansvar: Statens vegvesen utpeker en av entreprenørene på prosjektet Jernbaneverket tar samordningsansvaret selv HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 21

22 Nytte/kostnadsforhold: Viktig å vurdere prosjektkostnad (inkludert kostnader for HMS-aktiviteter) opp mot ulykkeskostnader og kostnader knyttet til uønskede hendelser for å finne optimalt innsatsnivå. I dette bildet må også omdømmekostnader tas med. Og det er til syvende og sist snakk om moral ift om skade kan aksepteres. 5 Innspill fra de respektive etatene - diskusjon Jernbaneverket/NO Bortvisning fra arbeidsplassen (personer) er regulert i kontraktsbestemmelsene Økonomiske sanksjoner: Bøter ved mangler i prosjektarbeidet Bonus nyttes sjelden, men er innført på enkelte prosjekter, regulert i kontraktsbestemmelsene (avtalt tak på uønskede hendelser, rapportering, ytre miljø, mm) Det vurderes om JBV s egen erfaring med entreprenører skal tillegges vekt ved tildeling av oppdrag. Vägverket/SE STUK-maler gir opplegg for: Klausuler om bøter (dersom VV får påtale/bot av politi, arbeidstilsyn, e.l. pga forhold entreprenøren er ansvarlig for) Arbeidsmiljøpriser Trafikanordningsplan: Mangler kan gi bøter, eventuelt kan byggherren rette opp mangel på entreprenørens regning Kontraktstildeling: Kan vektlegge tidligere erfaring med entreprenøren dersom dette er angitt som kriterium i konkurransegrunnlaget. Vägförvaltningen/FI Ingen erfaring med incitaments- og sanksjonsordninger for HMS Kontraktene regulerer mulighet for å gi bot for mangel i trafikkreguleringsplaner. Bonussystemer er forsøkt anvendt i driftsentrepriser, basert på resultatet fra undersøkelser av trafikanttilfredshet. Banverket/SE Ingen erfaring med incitaments- og sanksjonsordninger for HMS Anser at det er ønskelig å innføre et incitaments- og sanksjonssystem. Bør bygge på kvalitative vurderinger i tillegg til kvantitative krav (pga de usikkerheter som kvantitative indikatorer kan innebære). HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 22

23 Incitaments- og sanksjonsordninger er aktuelt virkemiddel, men den viktigste drivkraft er lederens fokus og oppfølging. Statens vegvesen/no Incitamentsordning og byggherrens sanksjonsrett er fastslått i kontraktsbestemmelsene. Bonusopplegg for HMS er utarbeidet og utprøvd på et antall prosjekter. Høring i bransjen ga synspunkter på at kravene og opplegget var for detaljert. Systemet er nå forenklet, basert på studium av Hydro s bonusopplegg, og samordnet med eksisterende opplegg for evaluering av entreprenører. Denne forenklede versjonen skal utprøves fra høsten Det skal orienteres i konkurransegrunnlag og reguleres i kontraktsbestemmelsene at slik bonusvurdering kan bli gjennomført på prosjektet. Typisk bonusramme er 3 promille av kontraktssum, periodisert iht periodens fakturabeløp. Vurderingsskjema er vist i Vedlegg 1. Momenter fra diskusjonen Viktig å fokusere på hva man vil oppnå og rette inn incitaments- og sanksjonsordningene i henhold til dette, slik at man får fram ønsket informasjon og oppnår de ønskede effektene. Det bør vurderes kobling mellom incitaments- og sanksjonsordninger for HMS og evaluering av entreprenøren samt kvalifikasjons- og tildelingskriterier. Oppsummering av gruppens standpunkt Gruppen stiller seg bak utvikling og innføring av system som inneholder både incitamenter (bonus) og sanksjoner. 6 Hva koster ulykker og hvor mye HMS-arbeid er det forsvarlig å gjøre for å unngå dem? Jan Erik Lien presenterte tanker om hva ulykker koster og hvor mye innsats man kan gjøre for å unngå dem (se vedlagte overheadserie). Gjennomgangen omfattet følgende hovedpunkter: Skadeisfjellet Hendelsesbasert sikkerhetsstyring Hva koster en fraværsdag? Kostnadsisfjellet Følgekostnader av skader og ulykker HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 23

24 Post meeting informasjon GNA-styringsgruppemøte: 4. oktober GD-møte: 30. november GNA/NVF 31 seminar: Vurderes i nov/des 07 eller jan/feb 08 HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 24

25 Vedlegg 1 Bonusvurdering HMS Entreprenør: Kontrakt: Periode: Bonus: Ved bonusvurderingen brukes samme poengskala (0-4) som NA-rundskriv 05/5 Håndbok 066 kapittel F. Vurdering av tilbyderes kvalifikasjoner beskriver. Bonusbeløpet utgjør 3 promille av periodens fakturabeløp. Vurderingskriterier 1. Faglig og teknisk kapasitet Kreativitet i positiv betydning for prosjektet/kontrakten Gi en bedømmelse av entreprenørens evne til å finne løsninger Fremdrift 2. Samarbeidsevne og fleksibilitet Krever entreprenøren mye oppfølging fra byggherrens side? Er entreprenøren løsningsorientert? Følger entreprenøren byggherrens pålegg? 3. HMS-system Har entreprenøren et HMS-system som fungerer i praksis? Er HMS-systemet tilpasset arbeid på prosjektet/kontrakten? Arbeider entreprenøren systematisk med HMS? Har entreprenøren rutiner for håndtering av avvik? 4. Forebyggende HMS-arbeid Gjennomføres systematisk risikovurderinger før arbeid blir igangsatt? Har entreprenøren rutiner for rapportering av uønskede hendelser (skader på mennesker, materiell og miljø, nestenulykker inklusive farlige forhold)? Holdninger til HMS-arbeid, erfaringsoverføring og læring 5. HMS-resultater pr. dato (i samsvar med perioden som er oppgitt) Skadetall (H-verdi og F-verdi) Resultater av forebyggende arbeid (N-verdi) 6. Samordning Tar entreprenøren samordningsansvaret på alvor? Blir alle virksomheter omfattet av samordningen? Blir alle virksomheter informert om prosjektets HMS-plan? 7. Ytre miljø Beredskap mot akutt forurensning Oppfølging av krav til støy, støv, gasser og rystelser Trafikkregulering Landskapstilpasning 8. Rapportering og dokumentasjon Leverer entreprenøren krevd dokumentasjon til rett tid? Standard på rapportering Poeng Poengskala: 4: Eksemplarisk, 3: Bra, 2: Akseptabelt, 1: Ikke akseptabelt, 0: Slett standard Krav: 3 poeng eller bedre for hvert enkelt vurderingskriterium gir grunnlag for bonus. 2, 1 eller 0 poeng på ett eller flere av vurderingskriteriene gir ingen bonus. HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 25

26 Vedlegg 4 Prosjektmøte GNA Gemensam Nordisk Anläggningsmarknad Felles krav til helse, miljø og sikkerhet Nordisk prosjektmøte , Gardermoen /JMJ Program 1. Referat fra forrige møte Status fra arbeidet i bransjen i Danmark v/ Kirsten M. Kjærsgaard 3. Presentasjon av rapporten. HMSindikatorer og rapporteringsopplegg Revidert oktober 2007 v/ Johnny M. Johansen, Via Nova 4. Tilbakemeldinger fra kontaktpersonene på revidert rapport 5. Presentasjon av rapporten : Incitamenter og sanksjoner av oktober 2007 v/ Johnny M. Johansen, Via Nova 6. Tilbakemeldinger fra kontaktpersonene på rapporten om sanksjoner og incitamenter 7. Implementering hvordan og når? 8. Innspill til møtet i styringsgruppen 28. november 9. Neste møte Deltagere Jon Rømoen, Statens vegvesen Jan Erik Lien, Statens vegvesen Esko Tuhola, Tiehallinto Per-Olof Linsén, Tiehallinto Göran Södergård, Vägverket Kirsten M Kjærsgaard, Vejdirektoratet Johnny M Johansen, ViaNova Plan og Trafikk AS HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 26

27 0 Åpning/saksliste Jon Rømoen ønsket velkommen til møtet. Deltagerne presenterte seg. Representantene for Jernbaneverket/Norge og Banverket/Sverige hadde meldt forfall til møtet. Saklisten for møtet ble godkjent med følgende suppleringer: HMS-seminar 2008 drøftes som del av sak 7 Implementering. Eventuelt settes inn som sak Referat fra forrige møte Jan Erik Lien ga følgende informasjon knyttet til sak 3, Incitamenter og sanksjoner: Det er gjennomført et møte med entreprenørbransjen i Norge 12. september 2007 hvor forslagene vedrørende HMS-indikatorer og opplegg for incitamenter og sanksjoner ble drøftet. Innspill og synspunkter fra bransjen er inkludert i rapportene. HMS-indikatorer og rapporteringsopplegg og : Incitamenter og sanksjoner datert oktober 2007 (saksdokumenter til dagens møte). Referatet ble godkjent uten merknader. 2 Status fra arbeidet i bransjen i Danmark Kirsten M. Kjærsgaard Kirsten M. Kjærsgaard orienterte om status og planer for HMS-arbeidet i Vejdirektoratet i Danmark, se også vedlagte overheadserie. Det eksisterer i dag ikke en enhetlig felles holdning til HMS i Danmark, dette styres på det enkelte prosjekt. Det foretas få registreringer mht HMS-indikatorer og det foreligger ikke erfaringer med bruk av sanksjoner. Det er satt i gang arbeid for å utvikle og implementere felles instrukser og rutiner med veiledninger. Arbeidet omfatter hele produksjonskjeden fra planlegging og prosjektering via bygging til drift og vedlikehold. Dansk Byggeri har utarbeidet et opplegg som kalles Mønsterarbejdspladsen 3 hvor man lister opp aktiviteter med betydning for sikkerhet og sunnhet. Hver 14. dag gjør entreprenør og byggherre en kontroll av disse aktivitetene med registrering av om forholdene er ok eller ikke, se også vedlagte referat fra Koordinerende sikkerhetsmøte. 3 HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 27

28 3/4 Presentasjon av rapport/ Tilbakemeldinger fra kontaktpersonene HMS-indikatorer og rapporteringsopplegg Revidert oktober 2007 Johnny M. Johansen Johnny M Johansen orienterte om revidert rapport om HMS-indikatorer og rapporteringsopplegg, se også vedlagte overheadserie. Revisjonen er basert på kommentarer fra kontaktpersonene samt innspill fra entreprenørbransjen i Norge. Endringene ift juni-versjonen omfatter følgende: HMS-indikatorer knyttet til utvikling og forebygging er behandlet først, foran HMS-indikatorer knyttet til dokumentasjon av status og statistikk. Forslag til felles HMS-indikatorer er forenklet færre indikatorer. Forslag til felles rapporteringsopplegg er forenklet færre rapporteringsmomenter. Forslagene er presisert når det gjelder begrep og definisjoner. Det reviderte forslaget fikk tilslutning i møtet. Rapporten justeres som følger: Kontaktperson fra Danmark: Kirsten M. Kjærsgaard Suppleres med status for Danmark Kommentarer fra Banverket/Erland Nydén innarbeides (mottatt pr mail 30. okt.) Vedlegg 2 Rapporteringsskjema justeres slik at det stemmer med forslaget i kap 4 Forslagene presenteres av Jon Rømoen på GNA-styringsgruppe-møte 28. november. 5/6 Presentasjon av rapport/ Tilbakemeldinger fra kontaktpersonene : Incitamenter og sanksjoner Oktober 2007 Johnny M. Johansen Johnny M Johansen orienterte om rapport om incitamenter og sanksjoner, se også vedlagte overheadserie. Forslaget beskriver i hovedsak en måte å arbeide på, og gir ikke en detaljert beskrivelse av konkrete incitamenter og sanksjoner. Dette er basert på en erkjennelse av at den viktigste drivkraft for et godt HMS-arbeid ikke er eventuelle bonusutbetalinger, men byggherrens holdninger, krav og oppfølging samt ledelsesengasjement hos byggherre og entreprenør. Denne erkjennelsen har vokst fram på grunnlag av kommentarer og innspill fra kontaktpersoner og bransje under arbeidet med forslag til opplegg for incitamenter og sanksjoner. HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 28

29 Diskusjonen om forslaget til opplegg for incitamenter og sanksjoner omfattet følgende momenter: Det angis fra bransjen at det er viktigere mht framtidige kontrakter å få en god karakterbok fra byggherren enn en bonusutbetaling. Klar tilbakemelding fra byggherren er også til stor nytte i entreprenørens interne innsats for å bedre HMSstatusen. Hyppighet: Det er viktig å gi tilbakemeldinger til entreprenøren mens saken er relevant. Derfor bør det anbefales å foreta HMS-evalueringen jevnlig, f. eks. hver måned. Formell behandling med involvering av overordnet ledelse bør skje minst 2 ganger pr år eller hvert tertial eller kvartal. Spesielt i oppstartfasen for et prosjekt anses det viktig å foreta hyppige evalueringer for å få HMS-arbeidet inn på rett spor. Skal opplegget gjennomføres for alle prosjekter/kontrakter: Opplegget bør etter en utprøvingsfase gjøres generelt gjeldende, dvs gjennomføres på alle prosjekter/kontrakter. Unntak kan gjøres for kortvarige prosjekter. Innføring: Opplegget bør innføres på nye kontrakter, ikke på igangværende kontrakter (fordi dette som regel vil medføre forhandlinger om endring i kontrakten). Opplegget bør prøves ut på noen prosjekter/kontrakter for å spre informasjon, vinne erfaring og justere opplegget før det gjøres generelt gjeldende. Denne utprøvingstiden kan også nyttes for erfaringsoverføring og mer detaljert samordning mellom etatene i Norden (i regi av GNA eller på annen måte). Forslaget fikk tilslutning i møtet. Kontaktpersonen fra Jernbaneverket/Norge har gitt muntlig tilslutning til forslaget. Kontaktpersonen fra Banverket/Sverige har gitt tilslutning til forslaget pr mail 30. okt. Basert på drøftingene i dagens møte justeres rapporten som følger: Kontaktperson fra Danmark: Kirsten M. Kjærsgaard Suppleres med status for Danmark Kommentarer fra Banverket/Erland Nydén innarbeides (mottatt pr mail 30. okt.) Forslaget suppleres med forslag vedrørende evalueringshyppighet, gyldighet og opplegg for innføring Oppsummering fra dagens møte vedlegges rapporten Forslagene presenteres av Jon Rømoen på GNA-styringsgruppe-møte 28. november. 7 Implementering hvordan og når? Jon Rømoen orienterte om videre behandling av forslagene: 28. nov.: Forslagene presenteres for GNA-styringsgruppe på møte i Helsinki. Det antas at styringsgruppen da vil beslutte en tilråding for GD-møtet. 29/30. nov.: GD-møte HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 29

30 Videre arbeid og framdrift er avhengig av styringsgruppens tilråding og GD-møtets beslutning. Men det ligger an til at ansvaret for implementering av forslagene legges til den enkelte etat. Etatene må utarbeide etatsrutiner og implementere disse i sine organisasjoner. Styringsgruppen har angitt at de vil engasjere seg i etableringen av en felles utviklingsplan for HMS-arbeidet. Denne planen må inneholde noen felles milepeler og punkter for kontakt og samråd mellom landene/etatene. Om GNA-arbeidsgruppen skal involveres i dette arbeidet, må vi komme tilbake til når GD-beslutningene er klare. Som en del av implementeringsarbeidet planlegges det et HMS-seminar i samarbeid mellom GNA-styringsgruppen og NVF 31 i uke 7/2008. Invitasjon til seminaret vil gå til GNA-styringsgruppen, NVF 31 medlemmer samt alle som har arbeidet med HMS innen GNA-prosjektet. Seminaret vil behandle HMS i praktisk virksomhet, orientere om GNA-delprosjekt HMS, HMS-arbeid ved oppstart av prosjekter (opplæring av entreprenør, klargjøring av byggherrens krav), mm. 8 Innspill til møtet i styringsgruppen 28. november Jon Rømoen presenterer forslagene vedrørende HMS-indikatorer/rapportering og Opplegg for incitamenter/sanksjoner på GNA-styringsgruppe-møte 28. november. Styringsgruppen bes om å avklare hovedprinsippene for implementering av forslagene i etatene (under forutsetning av at forslagene vedtas innført). I tillegg bes styringsgruppen om å klargjøre intensjonene som skal legges til grunn for arbeidet med utviklingsplanen (mål, aktiviteter, styringsgruppens eget engasjement). 9 Neste møte Behov for møte avgjøres etter GD-møtet, men følgende dag avsettes for møte: 18. desember 2008, København 10 Eventuelt Ingen saker. HMS: Incitamenter og sanksjoner Side 30