Kravspesifikasjon Sykefraværsoppfølging av ansatte i kommune og fylke

Transkript

1 Kravspesifikasjon i kommune og fylke Side 1 av 19

2 Innhold 1 INNLEDNING Om IKT Agder 3 2 KONKURRANSEN Besvarelsen 5 3 GENERELLE KRAV Organisering og gjennomføring 6 4 TEKNISKE BESKRIVELSE IKT Agders Domenestruktur Agressoinstallasjon Agressointegrasjoner Testmiljø Utviklingsmiljø 9 5 FUNKSJONELLE KRAV Sykefraværsoppfølging Tekniske krav Arkitektur krav 14 6 KRAV TIL TJENESTER Felles krav Opplæringbrukerstøtte Feilretting og nye versjoner Krav til vedlikehold av løsningen Dokumentasjonopplæring Referanser 16 7 PRISER OG PRISBESTEMMELSER Prisbestemmelser Leveransen 17 Side 2 av 19

3 1 Innledning IKT-agder samarbeidet; Arendal kommune, Grimstad kommune, Froland kommune og Aust Agder fylkeskommune skal anskaffe et integrert digitalt system for sykefraværsoppfølging. Systemet skal være et lederstøtteverktøy for å sikre oppfølging av sykefravær i henhold til IA-avtale, med hensikt å få den ansatte raskere tilbake til arbeid. For å sikre oppfølging til gitte frister, må fraværet registreres så tidlig som mulig. Hensikten er å få en helhetlig prosess hvor data registreres en gang og automatisk oppdateres i de ulike involverte fagsystemene. I første omgang er det Grimstad og Froland kommune sammen med Aust Agder fylkeskommune som skal implementere løsningen, Arendal kommune skal ha mulighet til å ta i bruk løsningen når de er klare til dette. 1.1 Om IKT Agder Organisasjon IKT Agder IKS består av totalt ca. 50 ansatte som har et totalansvar for IT-løsningene i Aust Agder fylkeskommune (AAFK), Arendal (AK), Froland (FK) og Grimstad kommune (GK). I tillegg til drift av infrastruktur, tilrettelegger selskapet for applikasjonsforvaltning og et rammeverk for kommunene og fylkeskommunen. Selskapet er også rådgiver for sine kunder innenfor IT. Alle kommunene er IA-bedrifter og skal følge opp sine sykemeldte i henhold til IA-avtalen Bakgrunn for prosjektet Overordnet mål for oppfølgingsprosessen er å forebygge og følge opp sykefravær i henhold til IA-avtale. Dette skal bidra til lavere fravær og sikre at tidsfrister overholdes i tråd med lovens krav. Gode rutiner skaper forutsigbarhet og gir oversikt over gangen i oppfølgingsarbeidet. Gode rutiner effektiviserer oppgavene og gjør alle berørte parter trygge på hva som skjer på de ulike oppfølgingspunktene. Prosjektet skal gi en oppfølgingsprosess for alle kommunene og fylkeskommunen som er: Enkelt Brukervennlig Selvforklarende Automatisert (ledere får automatisk påminning om hva de skal gjøre og hvorfor) Formålet med en bedre oppfølging av sykefravær er: god oppfølging overfor den som er syk (økt medarbeidertilfredshet har en forventet positiv påvirkning på arbeidstakers ytelser) mer effektive støttesystemer for oppfølging (bruk av it-systemermindre bruk av menneskelige ressurser) maksimere sannsynligheten for at arbeidstaker kommer i jobb så snart det er mulig (økonomisk gevinst) Eksempel på overordnet oppfølgingsprosess: Side 3 av 19

4 Oppfølging sykefravær overordnet oversikt Eksterne partnere Kommunen Ansatt Start 3.1 Førstegangsregistrering av fravær 3.3 Oppfølging 1-4 uker Oppfølgingspl Sykemelding an mottas hos fra legen NAV 3.4 Oppfølging 4-12 uker Virkemidler fra NAV 3.5 Oppfølging 12 uker - 8 mnd Dialogmøte 1 Dialogmøte 2 Arbeidsgiver NAV Oppfølging 8 mnd - 1 år Arbeidsavklaringspenger fra NAV Oppfølging Utover 1 år Handlingsplan NAV Slutt Forutsetninger Følgene forutsetninger legges til grunn: 1. Fraværsregistrering: a. Alt fravær skal være oppdatert i lønns- og personalsystem b. Fravær registrert via forsystemene SATSExtens og RS, eller i en tjeneste i portal forutsettes oppdatert i lønns- og personalsystem. 2. Fraværsoppfølging: a. Oppfølgingssystemet skal tilrettelegges slik at i. Sykefravær følges opp og dokumenteres etter gjeldende lover og avtaler ii. Innsending av oppfølgingsplan via AltInn til NAV iii. Oppfølgingsplan skal kunne lagres i sakarkiv system (i personalmappe i sakarkiv) til arbeidstaker. Leder skal kunne logge kontinuerlig i hele fraværsperioden iv. Ved oppsett av arbeidsflyt må det tas hensyn til den enkelte kommunes delegasjonsreglement. Det kan derfor være avvikende arbeidsflytervarsler mellom de enkelte kommunene. Side 4 av 19

5 2 Konkurransen 2.1 Besvarelsen IKT Agder ber om at samtlige spørsmål i kravspesifikasjonen besvares. Leverandøren skal benytte tabellene i forespørselen i besvarelsen. I tabellene skal det på samme måte være spesifikke referanser til vedlegg i form av side-, kapittel- og avsnittshenvisning. Besvarelsen skal gis i nummerrekkefølge. Kravspesifikasjonen kan inneholde krav Leverandøren ikke kan tilfredsstille, eller der det må legges ned betydelig arbeid for å kunne tilfredsstille kravet. Det kan også være at Leverandøren har funksjonalitet som på annen måte kan tilfredsstille IKT Agders krav og behov. Dersom det å tilfredsstille krav innebærer en betydelig merkostnad for IKT Agder Leverandør, skal dette prises særskilt i prisarket, som opsjon. Alle slike forhold skal angis i kommentarkolonnen i kravspesifikasjonen. Tabellen skal brukes og forstås på denne måten: Nr. AVØ Krav JNU Utdypes Kolonne 1 (Nr.): Referansenummer for krav, løpende. Kolonne 2 (AVØ): dvs. AbsoluttViktigØnskelig, beskriver viktigheten av krav. Kolonne 3 (Krav): Beskrivelse av IKT Agders krav. Kolonne 4 (JNU), dvs. JaNeiUtvikles. Man skal svare J hvis krav oppfylles helt. N dersom det ikke oppfylles. U hvis kravet kan oppfylles ved at Leverandør foretar en generell utviklingspesialtilpasning av Systemet. Kolonne 5 (Utdypes), betyr at man i tabellen skal utdype og forklare nærmere løsningen på behovet. Side 5 av 19

6 3 Generelle krav 3.1 Organisering og gjennomføring Nr. A V Ø Behov JNU Utdypes 1. A Beskriv hvordan leveranseprosjektet mest effektiv bør organiseres. 2. A Beskriv leverandørens tilgang på ressurser for prosjektgjennomføringen. 3. A Foreslå en fremdriftsplan for prosjektet. 4. A Beskriv utviklingsmetodikk og bruk av utviklingsmiljø. 5. A Beskriv leverandørens metodikk for kvalitetssikring og gjennomføring av testing fra integrasjonstest til akseptansetest. 6. A Funksjonell testing og akseptansetesting skal utføres i kundens systemtestmiljø av kundene, se eget kap. om dette. Beskriv krav til testmiljø i forhold til systemet som skal implementeres (fysiskevirtuell servere, databaser, åpning mot webapplikasjoner etc) 7. V Beskriv evt spesielle krav til IKT Agders mottaksprosjekt. Tabellen under fylles ut med navn på ressurser Leverandøren foreslår i sitt leveranseteam eller fra Partner. Samtlige produkter som tilbys skal tilbys med erfarne ressurser. Sett opp en oversikt over tilgjengelige ressurser, og hvor de er geografisk lokalisert Navn Rolle Erfaring Antall år Geografisk lokasjon Side 6 av 19

7 4 Tekniske beskrivelse 4.1 IKT Agders Domenestruktur Dagens domenestruktur består av følgende domener og «child domains»: IKT AGDER toppdomenet (går også under navnet administrasjonsnettet). Ansatte i IKT Agder IKS, Froland Kommune og eksterne konsulenter har sine brukerkonto i dette domenet. De fleste serverne står også plassert i dette domenet. AAFK, AK, GK er «child domains» til IKT AGDER. o AAFK brukere i Aust Agder fylkeskommune o GK brukere i Grimstad kommune o AK brukere i Arendal kommune SENSITIV domene. Felles domene for sensitiv sone for alle IKT Agders kunder. AGDERSKOLEN eget domene for elever i grunnskole og videregående skole. Side 7 av 19

8 4.1.1 Nøkkeltall: Antall ansatte i Aust Agder Fylkeskommune: ca Antall ansatte i Arendal kommune: ca Antall ansatte i Grimstad kommune: ca Antall ansatte i Froland kommune: ca Agressoinstallasjon Agresso er installert og i bruk i alle fire kommunenefylkeskommunen. Det er bygd opp en struktur med lastbalansering på webserverne. Kommunene har en felles databaseserver, men det er installert med 4 separate instanser, en for hver kommunefylkeskommune. Clientene kan bruke både webapplikasjonen (smartclient) og den lokalt installerte Agresso applikasjonen. Agresso Business World versjon er installert i dag. 4.3 Agressointegrasjoner Det fins mange typer integrasjoner mellom Agresso og forsystemene. De viktigste forsystemene i forhold til ansatte og fraværsregistreringoppfølging er: Side 8 av 19

9 Extens som er skoleadministrativt system for alle grunnskolene i Arendal, Froland og Grimstad. SATS skoleadministrativt system for alle videregående skoler i Aust Agder Fylkeskommune. RS Ressursstyring for alle omsorgsenheter i Arendal, Grimstad og Froland. I disse tre forsystemene er alle ansatte innen skole og omsorg registrert, og her registreres det fravær som importeres til Agresso. Per i dag gjøres denne importen 1-2 ganger per uke. Det er en forutsetning at alt fravær overføres til Agresso daglig for å kunne gjøre sykefraværsoppfølgingen. I Agresso versjon 5.6 er det tilgjengelig webservices for fravær. Det er ønskelig at det benyttes webservices i forbindelse med integrasjonen mellom Agresso og evt ny applikasjon for oppfølging av sykefraværsoppfølgingen. Agresso tilbyr webservices for mange ulike formål. Webservicene er installert på webserveren. Det er blant annet tilgjengelig webservices for: - Å hente ut fraværsdata - Opprettelegge inn nytt fravær - Oppdatere fravær på et eksisterende fravær - Slette fravær 4.4 Testmiljø IKT Agder har et eget testmiljø, Agresso er her installert tilsvarende til produksjonsmiljø. Det kan være redusert ytelse i testmiljøet da dette miljøet er mye basert på virtuelle servere. Tilgang til testmiljøet må bestilles i hht IKT Agders rutiner, det er mulig å få fjernaksess til testmiljøet. IKT Agders ITIL rutiner for overføring til produksjonsmiljø må følges. 4.5 Utviklingsmiljø IKT Agder har ikke tilgjengelig utviklingsmiljø, leverandøren må selv holde dette. Side 9 av 19

10 5 Funksjonelle krav 5.1 Sykefraværsoppfølging IKT Agder ønsker å innføre et sentralisert system for oppfølging av sykefraværsoppfølging i kommunene og fylkeskommunen. Systemet skal gi ledere veiledning og støtte i forbindelse med lovverket som ligger til bunn for IA avtalen og gjennomføring av de oppgavene som skal ivaretas mot den enkelte ansatte, innrapportering mot NAV etc. Systemet skal også kunne brukes som et styringsverktøy i forhold til sykefravær, hyppighet, langtidsfravær osv. Med ansatte i IKT Agder samarbeidet menes - fast ansatte - midlertidig ansatte Denne kravspesifikasjonen vedrører kun ansatte i kommunene, ikke innleide konsulenter og skoleelever. A Behov JNU Utdypes Nr. V Ø 8. A Systemet skal ivareta oppfølging og rapportering av sykefravær i henhold til lov- og avtaleverk. 9. A Systemet skal automatisk oppdateres i forhold til endringer i love og forskrifter, slik at oppfølging og rapportering til enhver tid følger gjeldene lover og reglement i forhold til 10. A Systemet skal varsle leder om ulike oppfølgingspunkter i henhold til IA-avtalen. Det skal i tillegg være mulig å supplere med egne oppfølgingspunkter. 11. A Systemet skal håndtere videre varsling (eskalering) ved manglende oppfølging av leder. Må kunne differensiere ved ulike oppfølgingspunkter. 12. V Systemet må gi mulighet for delegasjon dersom leder med ansatt er fraværende. 13. V Beskriv hvordan systemet formidler varslinger og hvilke kanaler systemet kan sende varslinger til (i.e. e-post, sms, kalender etc.) 14. V Systemet skal gi mulighet til å vise til interne rutiner og retningslinjer. 15. V. Systemet skal gi veiledning til leder, tips og råd til hvordan oppfølging skal gjennomføres. Eksempel, hvordan bør en oppfølgingssamtale gjennomføres. Side 10 av 19

11 16. A Systemet må gi tilgang til nødvendige dokumenter i oppfølgingsarbeidet, f.eks oppfølgingsplan, rapportering til NAV etc. 17. A Systemet skal kunne ivareta elektronisk rapportering og dokumentasjon til NAV via Altinn. Beskriv 18. A Systemet skal til en hver tid være tilpasses endringer i Altinn og eventuell andre muligheter for rapportering og dokumentasjon til NAV. 19. A Oppfølgingsplan skal lagres i kommunenes sakarkiv system (i personalmappen i sakarkiv) til arbeidstaker. - planen skal være configurasjonsstyrt, slik at det er mulig å gå tilbake på alle tidligere versjoner Beskriv 20. V Leder skal kunne logge aktivitetspunkter hendelser kontinuerlig i hele fraværsperioden, dette skal inn i personalmappa. 21. Ø Dokumenter skal pre-utfylles med personalia og andre relevante opplysninger. 22. Ø Det er ønskelig at systemet skal kunne ha en løsning for elektronisk signatur Beskriv mulighetene. 23. A Systemet skal hente grunnlagsdata fra lønnsog personalsystem. Det gjelder personinformasjon, stillingsinformasjon, fraværsdata etc. 24. A Fraværet i lønns- og personalsystem skal til enhver tid være oppdatert i sykefraværsoppfølgingssystemet. Ved endring på maks dato for sykepenger, så skal dette oppdateres i oppfølgingssystemet. 25. A Systemet skal ha et brukergrensesnitt som skal oppleves som intuitivt og selvforklarende å bruke. Systemet skal kreve et minimum av opplæring for å kunne tas i bruk. Side 11 av 19

12 26. A Roller og tilgangsstyring, leder skal kun ha tilgang på egne ansatte. 27. A Systemet skal ha tilgangshåndtering og sikker pålogging. Det forutsettes Singel-Sign-On når bruker er autentisert via AD pålogging. Beskriv 28. A Systemet skal ha standard rapportoppsett på fravær eks. fravær på en avdeling, fravær over en periode, hyppig fravær og lignende Beskriv. 29. Ø Det skal være mulig å tilpasse egne fraværsrapporter 30. Ø Fraværsrapporter bør også kunne vises grafisk. 31. V Ved oppsett av arbeidsflyt må det tas hensyn til den enkelte kommunes delegasjonsreglement. Det må derfor være mulig å ha avvikende arbeidsflytervarsler mellom kommunefylkeskommunen. 32. V Systemet skal kunne brukes fra ulike plattformer, både PC, Mac, lesebrett og smarttelefoner, forutsatt at autentisering med AD er utført. 33. Ø Mulighet for registrering av fravær med integrasjon mot lønns- og personalsystem. Med fravær menes: - sykemelding - egenmelding - permisjoner - ferie -fleksitid Beskriv mulighetene. 34. A Systemet skal håndtere at ansatte har flere stillingerarb. sted med ulikt fravær og organisasjonstilhørighet. 35. Ø Beskriv eventuelle muligheter for oppfølging og varsling i forbindelse med andre typer fravær (permisjoner etc). Side 12 av 19

13 5.2 Tekniske krav Nr. A Behov JNU Utdypes V Ø 36. Krav til kapasitetbåndbredde i WAN og LAN skal oppgis dersom dette har innvirkning på ytelse og responstid 37. Beskriv løsningens evne og mulighet for skalering (datamengder, volum, moduler, antall brukere, etc.). Tilbudet skal spesifisere og forklare evt. begrensninger med hensyn til skalering. 38. Skisser løsningens mulighet for overvåkningalarmer og kompabilitet mot System Center Operations Manager (SCOM 2012) eller andre overvåkningsløsninger. 39. Tilbudet skal gi oversikt over all programvare som er nødvendig, inkl. krav til versjoner og releaser. Leverandøren skal gi råd og veiledning dersom andre, eksisterende produkter bør oppgraderes for å gi den beste løsningen totalt sett. 40. Ved lokal installasjon skal løsningen støtte Windows 2008 R2 eller nyere. 41. Beskriv krav til løsningen for klient, herunder, OS, nettleser, tilhørende komponenter og terminalserverstøtte. Side 13 av 19

14 5.3 Arkitektur krav Nr. A V Ø Behov JNU Utdypes 42. V Tjenesteorientering Systemet skal bygges opp som en samling avgrensede delsystemer som legger til rette for mest mulig gjenbruk. 43. V Interoperabilitet Systemet skal være i stand til å utveksle og dele data og informasjon med andre systemer gjennom standardiserte grensesnitt. 44. V Tilgjengelighet Brukergrensesnittet til systemet skal være universelt utformet, og brukerne skal kunne bruke dem uavhengig av tid, sted og kanal. 45. V Trygghet Systemet skal tilfredsstille krav til konfidensialitet, kvalitet og tilgjengelighet. 46. V Åpenhet Systemet skal være basert på åpne eller godkjente standarder og skal ikke sette spesielle krav til teknologi hos brukerne. 47. V Fleksibilitet Systemet skal være utviklet på en slik måte at det er forberedte på endringer i bruk, innhold, organisering, eierskap og infrastruktur. 48. V Skalerbarhet Systemet skal være forberedt på endringer i tallet på brukere, datamengde og livslengden til tjenesten. Side 14 av 19

15 6 Krav til tjenester 6.1 Felles krav Leveransen skal omfatte programvare, lisenser, installasjon, konsulenttjenester, opplæring, service- og supportavtale i samsvar med framlagte krav. Leverandøren er ansvarlig for at systemet med database og eventuelt spesialutstyr og tilleggsprogramvare fungerer tilfredsstillende hver for seg og integrert med andre system ved installasjon samt tilrettelegge for høy- og kostnadseffektiv driftsstabilitet i produktets levetid. Leverandøren er ansvarlig for leveranse og oppfølging av evt. under- og programvareleverandører. 6.2 Opplæringbrukerstøtte Opplæring er ikke inkludert i denne avtalen. Leverandøren plikter dog å stille tilgjengelig ressurser til å forestå opplæring av brukerstøttepersonell og superbrukere hos Kunden ved innføring av nye versjoner. Jfr. Kjøpsavtalen bilag 6 punkt 2. Leverandøren har plikt til å yte veiledning og brukerstøtte til sentralt brukerstøtte- og driftspersonell hos Kunden. Det kan avtales ekstra betaling for slik hjelp dersom Kundens behov er særs stort og dette skyldes Kunden. 6.3 Feilretting og nye versjoner Feilretting og nye versjoner skal også gjøres tilgjengelig for Kunden ved nedlasting. På forhånd skal feilrettinger og nye versjoner være testet i reell driftssituasjon før dette installeres i IKT Agder sitt testmiljø. Dette skal angis spesifikt. 6.4 Krav til vedlikehold av løsningen Nr. A V Ø Behov JNU Utdypes 49. A Brukerstøtte-, service- og vedlikeholdsapparatet skal være norskspråklig. 50. A Oppdatert brukerdokumentasjon skal leveres med hver ny oppdatert versjon. 51. A Ajourhold og versjonsdistribusjon av faste og offisielle registre og kodeverk er inkludert i service- og vedlikeholdskontrakten. Beskriv rutinen og hvordan dette vedlikeholdes. 52. A Leverandøren bes å beskrive hvilken eller hvilke tilgjengelighetsgarantier den kan tilby for løsningen. Side 15 av 19

16 53. Beskrivelse av løsningen skal inneholde konkrete garantier for drift-overvåkning, oppetid og responstid, samt sikkerhetsopplegg. 54. Tilbyder bes å beskrive hvordan og hvilke lisenser som benyttes i løsningen, og hvordan administrasjon av disse blir ivaretatt. Beskriv løsning, prismodell og rutinen for hvordan økningreduksjon av lisenser reguleres. 6.5 Dokumentasjonopplæring Nr. A V Ø Behov JNU Utdypes 55. A Det skal utarbeides systemdokumentasjon 56. A Det skal utarbeides driftsdokumentasjon 57. A Det skal utarbeides brukerdokumentasjon 58. A Beskriv hva slags kompetanse IKT Agder og eventuelt driftspartner må tilegne seg for gjennomføre prosjektet 59. V Beskriv hva slags opplæring av brukerne og systemansvarlige som tilbys og anbefales. 6.6 Referanser Referanse Kunde Kontakt person (Vil ikke bli kontaktet uten avtale med leverandør) Produkter i produksjon Det kan være aktuelt å innhente skriftlige uttalelserdokumentasjon fra de oppgitte referansene. Side 16 av 19

17 7 Priser og prisbestemmelser 7.1 Prisbestemmelser Alle oppgitte priser skal angis eksklusive offentlige avgifter. Det vises for øvrig til punktene nedenfor Betalingsplan For ytelser som er med i leveransen skal IKT Agder ha betalingsplikt til Leverandøren løpe fra følgende milepæler: 30 % ved kontraktinngåelse 40 % ved Akseptanse av løsning i produksjonsmiljø 30 % ved Fullført garantiperiode Utgangspunkt for beregning av totalkostnad som skal legges til grunn for betalingsplan er nedfelt i pkt i dette vedlegg. Garantiperioden skal være 6 måneder etter akseptanse av prosjektet i produksjonsmiljø Betaling Betalingsbetingelser er 30 dager. Betalingstiden regnes fra fakturadato på korrekt faktura Reise- og opphold Eventuelle reise-, diett- og oppholdskostnader dekkes etter statens regulativer. Alle reiser skal være avtalt med IKT Agder på forhånd og dokumenteres ved fakturering. 7.2 Leveransen Prisgrunnlag - Ytelser inkludert i leveransen Leverandør skal i anbudet spesifisere kostnadselementene i leveransen. Dette skal omfatte alle kostnader knyttet til levering av leveransen. Ytelser leverandøren vet vil tilkomme, men som ikke er uttrykkelig spesifisert, vil bli oppfattet som inkludert i de oppgitte prisene. Side 17 av 19

18 Priser oppsummert: Investeringskostnader Driftskostnader år TOTALSUM LEVERANSEN Pris ekskl. mva Pris inkl. mva Kommentar: Investeringskostnader (engangskostnader): Lisenser: Serverlisenser Klientlisenser (lokalt installert) Klientlisenser (web) Annet: Delsum lisenser: Pris ekskl. mva Pris inkl. mva Kommentar: Spesifiser Leveranse: Prosjektoppfølging (prosjektledelse) Tekniske leveranser (installasjon) Dokumentasjon Akseptansetest Annet: Delsum leveranse: Spesifiser Annet: Delsum annet: Opplæring Reisekostnader Annet Spesifiser SAMLET SUM INVESTERINGSKOSTNADER Driftskostnader: Lisenser: Serverlisenser Klientlisenser (lokalt installert) Klientlisenser (web) Annet: Delsum lisenser: Pris år ekskl. mva Pris år inkl. mva Sum av lisenser, leveranse og annet Kommentar: Spesifiser Avtaler: Vedlikeholdsavtale (inkl. support) Annet: Delsum leveranse: SAMLET SUM DRIFTSKOSTNADER Sum av lisenser og avtaler Side 18 av 19

19 7.2.2 Tilleggsytelser utenom leveransen Anbyder skal legge inn kostnader relatert til eventuelle leveranser utover det som inngår i prisgrunnlaget over. Nr. Beskrivelse 1 Konsulenttjenester timepris Pris eks. mva. Side 19 av 19