FLESBERG KOMMUNE MØTEINNKALLING. Utvalg: formannskapet Møtested: Formannskapssalen Møtedato: TORSDAG kl. 08:30

Transkript

1 FLESBERG KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: formannskapet Møtested: Formannskapssalen Møtedato: TORSDAG kl. 08:30 Den som er valgt som medlem av et folkevalgt organ plikter å delta i organets møter med mindre det foreligger gyldig forfall. Gyldig forfall meldes snarest på tlf Anser noen at de er inhabile i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til inhabilitetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Flesberg kommune, 19. januar 2017 Oddvar Garaas ordfører

2 Saksliste: Nr. Sakstittel Saksordfører PS 1/17 Meldinger, PS 2/17 Tilbygg Nærstugo - finansiering Jon Olav Berget PS 3/17 Utvidet samarbeid om skatteoppkreving i Eilev Bekjorden Kongsbergregionen PS 4/17 Ny feieordning for Flesberg og Rollag kommuner Bjørg Homelien PS 5/17 Endring i selskapsavtalen i Vestviken 110 IKS Britt Bergan

3 FLESBERG KOMMUNE Meldinger, Lampeland Arkiv 033 Saksmappe 2017/25 Avd Fellestjenesten Saksbehandler Kristin Hammershaug MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet /17 Rådmannens anbefaling: Saksopplysninger: a) Hovedutskrift fra formannskapsmøte Vurdering: Vedlegg: 1 Hovedutskrift fra formannskapsmøte

4 FLESBERG KOMMUNE Utvalg: formannskapet Møtested: Formannskapssalen Dato: Tidspunkt: kl. 08:30 10:15 HOVEDUTSKRIFT Følgende medlemmer møtte: Oddvar Garaas Eilev Bekjorden Jon Olav Berget Bjørg Homelien Britt Bergan Følgende fra administrasjonen møtte: Rådmann Jon Gjæver Pedersen. Formannskapssekretær Kristin Hammershaug. Økonomisjef Anne Rudi og økonomimedarbeider Guro Lie var tilstede under sak Saksliste: Nr. Sakstittel Saksordfører PS 36/16 Meldinger, PS 37/16 Overføring av bevilgninger fra 2016 til 2017 Bjørg Homelien PS 38/16 Handlingsprogram og økonomiplan Eilev Bekjorden budsjettrammer 2017 PS 39/16 Høring - forslag til effektivisering av lokal struktur - Jon Olav Berget nærpolitireformen i Sør-Øst Politidistrikt PS 40/16 Delegasjonsreglement for Flesberg kommune Britt Bergan PS 36/16 Meldinger, Behandling i formannskapet : Repr. Bjørg Homelien, H, spurte om ikke avklaringer vedr. tidspunkt for politisk møteplan skulle avklares i formannskapet før kommunestyrets behandling? Ordføreren viste til at forslag om møteplan for 2017 vil legges fram for kommunestyret Meldingen ble enstemmig tatt til etterretning. Vedtak i formannskapet : Meldingen tas til etterretning. PS 37/16 Overføring av bevilgninger fra 2016 til 2017 Behandling i formannskapet : Saksopplysning: Rådmannen vil ta direkte kontakt med saksordfører tett opp mot kommunestyremøtet for å legge fram mer eksakte tall i anbefalingens pkt. 1.

5 Formannskapet foreslår enstemmig at kommunestyret vedtar rådmannens anbefaling. Anbefaling i formannskapet : 1. Bevilgede midler til investeringsprosjekter som ikke er brukt i 2016 overføres til 2017 med 14,5 millioner kroner, slik det fremgår av saksutredningen. Bevilgningen overføres med samme finansiering som opprinnelig bevilgning i Det avsettes 1,5 millioner kroner av integreringstilskudd flyktninger i 2016 til senere bruk. 3. Det overføres kroner fra Fellestjenestens ramme i 2016 til PS 38/16 Handlingsprogram og økonomiplan budsjettrammer 2017 Behandling i formannskapet : Ordfører la fram følgende forslag på vegne av Senterpartiet, til tillegg/endring i rådmannens anbefaling pkt 2 «Gebyrregulativet for vann, avløp, renovasjon og feiing»: «Vann Abonnementsgebyr» Tilknytningsavgift vann kr Nytt pkt: Tilknytningsavgift leilighetsbygg, halv avgift pr. boenhet i bygget. «Avløp Abonnementsgebyr» Tilknytningsavgift avløp kr Nytt pkt: Tilknytningsavgift leilighetsbygg, halv avgift pr. boenhet i bygget. Saksopplysning: Endelig ordlyd vedrørende tilkoblingsavgift leilighetsbygg legges fram i kommunestyremøtet. Formannskapet vedtok ordførerens forslag med 3 mot 2 stemmer. Det ble deretter votert over rådmannens anbefaling til vedtak. Formannskapet foreslår at kommunestyret vedtar rådmannens anbefaling med formannskapets flertallsendring/tillegg pkt. 2. Anbefaling i formannskapet : 1. Det fremlagte forslag til årsbudsjett for 2017, handlingsprogram og økonomiplan for for Flesberg kommune, vedtas. 2. Det foreliggende forslag til avgiftsregulativer, selvkostoversikter, husleier og priser for øvrig på kommunale tjenester for 2017, vedtas, slik de fremgår av økonomiplanen. Endring/tillegg:«Gebyrregulativet for vann, avløp, renovasjon og feiing»: «Vann Abonnementsgebyr» Tilknytningsavgift vann kr Tilknytningsavgift leilighetsbygg, halv avgift pr. boenhet i bygget. «Avløp Abonnementsgebyr» Tilknytningsavgift avløp kr Tilknytningsavgift leilighetsbygg, halv avgift pr. boenhet i bygget. 3.. I henhold til statsbudsjettet benyttes høyeste skattøre ved beregning av formues- og inntektsskatten for forskuddspliktige skatteytere for år Side 2 av 6

6 4. For eiendomsskatteåret 2017 skal det skrives ut eiendomsskatt i hele kommunen, jf. eigedomsskattelova (esktl.) 3 første ledd bokstav a a. Den alminnelige eiendomsskattesatsen for skatteåret 2017 er 7 promille, jf. esktl. 11 første ledd. b. Differensiert skattesats for eigedomar med sjølvstendige bustaddelar for skatteåret 2017 er 3 promille, jf. esktl. 12 bokstav a. Den samme satsen skal også legges til grunn for fritidsboliger. c. Flesberg kommune benytter ikke bunnfradrag for sjølvstendige bustaddeler. d. Takstvedtekter for eiendomsskatt i Flesberg kommune vedtatt i kommunestyret (sak 9/13) skal gjelde for eiendomsskatteåret 2017, jf. esktl. 10. e. Utskriving av eiendomsskatt for skatteåret 2017 er basert på takster fastsatt ved siste alminnelige taksering gjennomført i år f. Eiendomsskatten skrives ut i to terminer, jf. esktl. 25 første ledd. g. For skatteåret 2017 unntas eiendom eid av stiftelser og institusjoner med allmennyttig formål som ble gitt fritak i kommunestyre sak 55/13 i medhold av esktl. 7, bokstav a. 5. Rådmannen gis fullmakt til å sette i gang arbeider etter vedtatt budsjett for de prosjekter og tiltak som er finansiert. Rådmannen gis videre fullmakt til å endre etatenes driftsrammer for 2017 i tråd med resultatet av lokale lønnsforhandlinger (2016). 6. Det foretas låneopptak på kroner til investeringer i 2017 som nedbetales over 30 år. 7. Det foretas låneopptak på kroner i 2017 til ny skole og flerbrukshall på Stevningsmogen, ref. k.sak 22/16. Lånet nedbetales over 30 år fra ferdigstillelse av anlegget. Rådmannen gis fullmakt til å foreta låneopptak, pkt. 6 og 7, i henhold til kommunens finansreglement. PS 39/16 Høring - forslag til effektivisering av lokal struktur - nærpolitireformen i Sør- Øst Politidistrikt Behandling i formannskapet : Ordføreren, Sp, la fram følgende forslag til vedtak: Høring forslag til effektivisering av lokal struktur- nærpolitireformen i Sør-Øst Politidistrikt. Flesberg kommunestyre vil påpeke at det har vært en prosess med svært kort frist. Høringen ble mottatt 17. oktober, med høringsfrist 1.desember. Dette har medført en hasteprosess hvor saken måtte delegeres fra Flesberg kommunestyre, til formannskapet som uttaler seg på vegne av dette. Det er registrert at styringsgruppa opplever at det er arbeidsgruppa som har valgt alternativer i høringsdokumentet, og at styringsgruppa ikke har hatt reell innflytelse på valg av disse. Tjenestested. Flesberg kommunestyre er imot at lensmannskontoret i Flesberg foreslås nedlagt, og mener at dette vil føre til en betydelig svekkelse av trygghetsfølelsen for kommunenes innbyggere, og hytteturister. Med et tilstedeværende politi fem dager i uken med god lokalkunnskap er det vanskelig å se at forslaget om å legge ned lensmannskontoret i kommunen ikke vil føre til Side 3 av 6

7 en betydelig reduksjon av tjenestetilbudet. Vi vil derfor foreslå at det må være minst to tjenestesteder i Numedal og et av disse må være stasjonert på Lampeland. Siden totalantallet av tjenestesteder ligger betydelig under det som er minimumsantallet i Stortingets vedtak om ny politistuktur, mener vi at det bør være minst to tjenestesteder i Numedal for å ivareta gode polititjenester for alle. Med de store avstandene som er i Numedal og med et stort antall hytter, ca totalt, noe som fører til at folketallet kan øke med personer i helger og høytider er det svært viktig at vi har et synlig og tilstedeværende politi. Det at politiet er en del av hverdagen til innbyggerne er avgjørende for å skape trygghet i lokalsamfunnet. Politikontakt. Flesberg kommunestyre er opptatt av verdien av det forbyggende arbeidet som i dag blir utført av det lokale lensmannskontoret. At det er lite saker og henvendelser i dag i mange av kommunene i politidistriktet har en klar sammenheng med lokalkunnskap og det forebyggende arbeidet som blir utført ved lensmannskontorene. Dette er et arbeid som ikke vil bli synliggjort før det blir borte. Vi kan ikke se at politikontakt-ordningen slik den er foreslått vil ivareta dette. Særlig forslaget om at minimumskravet for tilstedeværelse av politikontakt med en dag pr. uke i den enkelte kommune. Dette minimumskravet må vurderes nøye før det settes ut i livet. GDE og Tjenesteenhet. Kommunestyret i Flesberg mener at 3 GDEer er fornuftig, slik at det blir en GDE i hvert fylke. Vi er også positive til større «flåtestyring» av ressursene mellom de ulike delene av politidistriktet i forhold til sjø og fjell i ulike deler av året. Videre ser vi det som eneste alternativ at det må være 9 tjeneste-enheter i politidistriktet, og at Kongsberg må være en av disse. Vi er ikke enig i å nedgradere Kongsberg fra tjenesteenhet til tjenestested, det er svært viktig at Kongsberg får status som tjenesteenhet og tildeles ressurser og oppgaver i henhold til dette. Det er viktig med 9 tjenesteenheter for å oppfylle reformens intensjon om et mer likt og enhetlig politi i hele politidistriktet og opprettholde verdifull lokalkunnskap. Flesberg kommunestyre vil derfor gå for alt. 3 i høringsdokumentet. Politiråd. Flesberg kommune er positive til foreslått organisering av Politiråd i kommunene, og mener at politikontakt skal delta i rådet. Beredskap. Flesberg kommune har et svært kompetent brannvesen som stort sett er først på skadested ved trafikkulykker i kommunene. Dette må ikke bli en hvilepute for politiets ressursbruk i forhold til beredskap. Det er gjort kjent at det lokale brannvesen også kan tillegges oppgaver ved alvorlige/uønskede hendelser, der en må vente før politiet ankommer. For å sikre en best mulig og nødvendig kompetanse knyttet til slike oppgaver, må det bli en statlig finansiering av denne opplæringen og ved hendelser med langvarig belastning på lokalt brannvesen må det også innføres kompensasjon for kommunale utgifter knyttet til hendelsen. Formannskapet vedtok ordførerens forslag med følgende redaksjonelle endringer: 1.avsnitt: «Dette har medført en hasteprosess hvor saken måtte delegeres fra Flesberg kommunestyre, til formannskapet som uttaler seg på vegne av dette»- strykes. Politikontakt: «Særlig forslaget om at minimumskravet for tilstedeværelse av politikontakt med en dag pr. uke i den enkelte kommune. Dette minimumskravet må vurderes nøye før det settes ut i livet». strykes. Side 4 av 6

8 Vedtak i formannskapet : Høring forslag til effektivisering av lokal struktur- nærpolitireformen i Sør-Øst Politidistrikt. Flesberg kommunestyre vil påpeke at det har vært en prosess med svært kort frist. Høringen ble mottatt 17. oktober, med høringsfrist 1.desember. Det er registrert at styringsgruppa opplever at det er arbeidsgruppa som har valgt alternativer i høringsdokumentet, og at styringsgruppa ikke har hatt reell innflytelse på valg av disse. Tjenestested. Flesberg kommunestyre er imot at lensmannskontoret i Flesberg foreslås nedlagt, og mener at dette vil føre til en betydelig svekkelse av trygghetsfølelsen for kommunenes innbyggere, og hytteturister. Med et tilstedeværende politi fem dager i uken med god lokalkunnskap er det vanskelig å se at forslaget om å legge ned lensmannskontoret i kommunen ikke vil føre til en betydelig reduksjon av tjenestetilbudet. Vi vil derfor foreslå at det må være minst to tjenestesteder i Numedal og et av disse må være stasjonert på Lampeland. Siden totalantallet av tjenestesteder ligger betydelig under det som er minimumsantallet i Stortingets vedtak om ny politistuktur, mener vi at det bør være minst to tjenestesteder i Numedal for å ivareta gode polititjenester for alle. Med de store avstandene som er i Numedal og med et stort antall hytter, ca totalt, noe som fører til at folketallet kan øke med personer i helger og høytider er det svært viktig at vi har et synlig og tilstedeværende politi. Det at politiet er en del av hverdagen til innbyggerne er avgjørende for å skape trygghet i lokalsamfunnet. Politikontakt. Flesberg kommunestyre er opptatt av verdien av det forbyggende arbeidet som i dag blir utført av det lokale lensmannskontoret. At det er lite saker og henvendelser i dag i mange av kommunene i politidistriktet har en klar sammenheng med lokalkunnskap og det forebyggende arbeidet som blir utført ved lensmannskontorene. Dette er et arbeid som ikke vil bli synliggjort før det blir borte. Vi kan ikke se at politikontakt-ordningen slik den er foreslått vil ivareta dette. GDE og Tjenesteenhet. Kommunestyret i Flesberg mener at 3 GDEer er fornuftig, slik at det blir en GDE i hvert fylke. Vi er også positive til større «flåtestyring» av ressursene mellom de ulike delene av politidistriktet i forhold til sjø og fjell i ulike deler av året. Videre ser vi det som eneste alternativ at det må være 9 tjeneste-enheter i politidistriktet, og at Kongsberg må være en av disse. Vi er ikke enig i å nedgradere Kongsberg fra tjenesteenhet til tjenestested, det er svært viktig at Kongsberg får status som tjenesteenhet og tildeles ressurser og oppgaver i henhold til dette. Det er viktig med 9 tjenesteenheter for å oppfylle reformens intensjon om et mer likt og enhetlig politi i hele politidistriktet og opprettholde verdifull lokalkunnskap. Flesberg kommunestyre vil derfor gå for alt. 3 i høringsdokumentet. Politiråd. Flesberg kommune er positive til foreslått organisering av Politiråd i kommunene, og mener at politikontakt skal delta i rådet. Beredskap. Flesberg kommune har et svært kompetent brannvesen som stort sett er først på skadested ved trafikkulykker i kommunene. Dette må ikke bli en hvilepute for politiets ressursbruk i forhold til beredskap. Det er gjort kjent at det lokale brannvesen også kan tillegges oppgaver ved alvorlige/uønskede hendelser, der en må vente før politiet ankommer. For å sikre en best mulig og nødvendig kompetanse knyttet til slike oppgaver, må det bli en statlig finansiering av denne opplæringen og ved hendelser med langvarig belastning på lokalt Side 5 av 6

9 brannvesen må det også innføres kompensasjon for kommunale utgifter knyttet til hendelsen. PS 40/16 Delegasjonsreglement for Flesberg kommune Behandling i formannskapet : Formannskapet foreslår enstemmig at kommunestyret vedtar rådmannens anbefaling. Anbefaling i formannskapet : Forslag til delegasjonsreglement for Flesberg kommune, vedtas, og erstatter gjeldende reglement for delegering. Side 6 av 6

10 FLESBERG KOMMUNE Tilbygg Nærstugo - finansiering Lampeland Arkiv 614 Saksmappe 2017/59 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet /17 kommunestyret Rådmannens anbefaling: 1. Det bevilges kr ,- til å bygge tilbygg til Nærstugo som beskrevet i saksutredningen. 2. Bevilgningen gis med dekning fra disposisjonsfond, og rådmannen gis fullmakt til å foreta budsjettjustering. Saksopplysninger: Historikk/bakgrunn: Nærstugo (tidligere Ungbo) er leiligheter til funksjonshemmede. Disse leilighetene er bygget som, og er, omsorgsleiligheter. Boligmassen har vært bygget i 2 byggetrinn. Første byggetrinn med 5 leiligheter inkl. baseleilighet stod ferdig høsten Siste byggetrinn hvor det ble bygget ytterligere 2 leiligheter, og en ny baseleilighet, stod ferdig for ca. 2 ½ år siden. Det nærmer seg 15 år siden man første gang begynte planene for denne boligmassen, og mange endringer i behov og aktuelle beboere har skjedd på disse 15 årene. Det er over fem år siden siste byggetrinn ble planlagt. Det er i dag veldig små, eller tilnærmet ingen muligheter for utvidelse av flere leiligheter der Nærstugo er i dag. Nærstugo ligger som resten av boligmassen på Flesbergtunet veldig sentrumsnært på Lampeland, og har siden det har vært bygget hatt store fordeler i form av samdrift i etaten spesielt på natt p.g.a. av nærhet til andre tjenester. Nytt midlertidig bygg: Det har det siste året vært store endringer hos en beboer i Nærstugo. Dette er nye utfordringer som har økt mye i omfang. Løsninger har vært vurdert, og regionalt kompetanseorgan har vært aktivt inne med bistand. Endringen innebærer at personalet må være/oppholde seg i veldig nærhet uten å være inne i selve leiligheten. Til tross for liten plass på området, har man etter flere vurderinger kommet til en mulighet for å løse denne utfordringen med å bygge et midlertidig bygg på 16 m2 tilknyttet den ene leiligheten, og i nærhet til baseleiligheten. Det er vurdert andre løsninger med å bruke andre bygg o.s.v., men det vil øke driftskostnadene/lønnskostnader vesentlig. Fleksible personalløsninger, bytte av personalet, kunne styrke deler av tiden ved oppståtte behov er viktig. En flytting/andre løsninger vil medføre vesentlig mer nattevaktstjeneste, og økt behov for personale på dag/kveld/helg hvis det legges i avstand fra eksisterende base/område.

11 Bygget vil bli disponert av personalet, og det vil bli laget arbeidsplasser i bygget, slik at personalet kan benytte tiden effektivt når de oppholder seg i bygget. Løsningen er blitt kvalitetssikret av arkitektfirmaet som har tegnet Flesbergtunet, og det er tegnet en skisse/tegning av tilbygget og plassering. Behov for snarlig endring er stor, da personalet nå må oppholde seg midlertidig i rom i denne leiligheten, som er bygget og beregnet som yttergang og lagring. Denne kan ikke bygges om. P.g.a. de HMS-betingelser personalet nå midlertidig jobber under, ønskes det byggestart så snart en finansiering er vedtatt. Kostnadsoverslaget på tilbygget er stipulert til ca. kr ,-. Brukerbehov og mulige løsninger var ikke klare når budsjettprosessen for 2017 ble gjennomført, og av den grunn ble ikke tiltaket presentert og prioritert. Vurdering: Rådmannen har vurdert saken, og vil anbefale at det bevilges kr ,- til gjennomføring av dette tiltaket. I budsjettopplegget for kommunen, så har man lagt til grunn at man under normale omstendigheter ikke kan påregne tilleggsbevilgninger. I denne saken er det sånn at man ville prioritert dette tiltaket dersom alle utredninger om bruker, samt forslag til løsning hadde vært klart. Det er også hevet over tvil at de alternative kostnadene er svært store dersom man ikke får på plass denne løsningen. I forhold til fremtidige utbyggingsbehov for både denne og andre brukergrupper, så har rådmannen igangsatt arbeidet med boligpolitisk handlingsplan. Denne planen vil kunne gi litt føringer for hvordan man skal møte endrede brukerbehov på litt lengre sikt. Side 2 av 2

12 FLESBERG KOMMUNE Lampeland Arkiv 026 Saksmappe 2017/9 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen Utvidet samarbeid om skatteoppkreving i Kongsbergregionen MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet /17 kommunestyret Rådmannens anbefaling: 1. Flesberg kommune godkjenner utvidelsen av det interkommunale samarbeidet om skatteoppkreving for kommunene i Kongsbergregionen. 2. Forslaget til vedtekter for Skatteoppkreveren for Kongsbergregionen godkjennes. Saksopplysninger: Mandatet for forprosjektet Tjenestesamarbeid økonomi og HRM i Kongsbergregionen, ble godkjent i Rådmannsutvalget for Kongsbergregionen 30. oktober Et av områdene for utredning skulle være interkommunalt samarbeid om skatteoppkreving. Prosjektet er gjennomført i perioden desember 2015 til november Arbeidet med skatt ble innledet under en fellessamling for ansatte i kommunene innenfor økonomi og lønn, samt tillitsvalgte, i mars Deretter ble det nedsatt en egen arbeidsgruppe, bestående av de ansatte innen skatteoppkreverfunksjonen i kommunene Hjartdal, Notodden og Tinn samt to fra Skatteoppkreveren for Kongsberg og Numedal. Gruppa har avgitt en prosjektrapport, se vedlegg 1, som konkluderer med å anbefale et utvidet interkommunalt samarbeid om skatteoppkreving og som omfatter alle 7 kommunene i regionen. Rapporten ble behandlet i rådmannsutvalget 28. oktober 2016, hvor det ble vedtatt å legge saken fram for kommunestyrene til beslutning. Det foreslås en organisasjonsmodell med et interkommunalt styre i h.h.t. kommunelovens 27, med hovedkontorkommune, tilsvarende som for Skatteoppkreveren for Kongsberg og Numedal og for IKT-samarbeidet (Kongsbergregionen IKT Drift). Etablering av utvidelsen anses som minst ressurskrevende, dersom det bygges videre på det etablerte samarbeidet om skatteoppkreverfunksjonen i Kongsberg og Numedal. Det foreslås at det utvidete samarbeidet får navnet Skatteoppkreveren i Kongsbergregionen. Skatteoppkreveren for Kongsberg og Numedal har i dag en bemanning på 10 årsverk, noe som i 2016 tilsvarer ett årsverk pr innbyggere. For å løse det økte omfanget av arbeid ved en utvidelse med tre nye deltakerkommuner, foreslås det å tilføre 4 ekstra årsverk. Det innebærer ett årsverk pr innbyggere. Her antas det med andre ord å kunne tas ut en viss stordriftsfordel gjennom utvidelsen.

13 Vedtektene utgjør samarbeidets formelle plattform. Vedtektsforslaget i vedlegg 2 er en lett omarbeiding av vedtektene for det eksisterende samarbeidet. Vedtektene vedtas, og om nødvendig endres, av kommunestyrene. I Regjeringens forslag til statsbudsjett for 2016 ble det nok en gang foreslått å overføre skatteoppkreverfunksjonen til Staten. Stortinget vedtok imidlertid å beholde denne som en kommunal funksjon. I Skattedirektørens styringsbrev for den statlige Skatteetatens virksomhet for 2016 heter det: Det er flere kommuner som har innført interkommunale samarbeid om skatteoppkreverfunksjonen og arbeidsgiverkontrollen. Mange skatteoppkreverkontor har likevel fortsatt små fagmiljøer. Regionene må gjennom sin styringsdialog med skatteoppkreverne være pådriver for at interkommunale samarbeid etableres. Hensikten med saken er å avklare om Flesberg kommune kan godkjenne den foreslåtte utvidelsen av skatteoppkreversamarbeidet, og i tilfelle godkjenne de foreslåtte endringene i vedtektene grunnet utvidelsen. Når de nye kommunenes deltakelse, samt godkjenning av utvidelsen er avklart, vil det iverksettes en etableringsfase med mål om at det utvidete skatteoppkreversamarbeidet er etablert og i ordinær drift innen Det forutsettes å måtte være en prøveperiode inntil det er gjennomført et helt ordinært driftsår, om nødvendig med påfølgende justeringer i samarbeidsopplegget. Vurdering: Rådmannen har vurdert saken, og vil anbefale at Flesberg kommune godkjenner utvidelsen av samarbeidet om skatteoppkreving. Samarbeidet mellom Kongsberg og Numedalskommunene på dette området har vært kostnadseffektivt og gitt gode resultater. En utvidelse vil styrke denne tjenesten, samt forsterke samarbeidet i Kongsbergregionen. Kommunenes svar, hvis en ønsker å redusere mulighetene for overføring av skatteoppkreverfunksjonen til Staten, vil i første rekke være å lage sterkere fagmiljøer gjennom interkommunalt samarbeid. En utvidelse av det eksisterende samarbeidet for Kongsberg og Numedal med tre nye kommuner, antas å være positivt også i det perspektivet. Som nevnt, forventes det å kunne oppnås en ekstra stordriftsfordel ved utvidelsen. Kostnadsfordelingsmodellen i det eksisterende samarbeidet anbefales videreført, se budsjettestimat og kostnadsfordeling i prosjektrapporten (vedlegg 1). For øvrig ventes det i praksis små endringer for dagens deltakerkommuner. Det anbefales på dette grunnlaget at kommunestyret i Flesberg kommune vedtar å godkjenne utvidelsen med de tre kommunene fra Telemark, samt de foreslåtte endringene i vedtektene i den anledning. Vedlegg: 1 Prosjektrapport utvidet samarbeid om skatteoppkreving i Kongsbergregionen 2 Forslag til vedtekter for Skatteoppkreveren i Kongsberg Side 2 av 2

14 Prosjektrapport Utvidet samarbeid om skatteoppkreving i Kongsbergregionen Prosjekt Tjenestesamarbeid økonomi og HRM Vedlegg 1 til beslutningssak i kommunestyrene

15 Prosjektrapport utvidet samarbeid om skatteoppkreving Side 2 av 11 Innhold 1. Bakgrunn og status... 3 Bakgrunn... 3 Nåsituasjon Prosjekt og prosess... 3 Aktører og organisering... 3 Viktige hendelser i utredningsprosessen Mål og gevinster Forslag til løsning og organisering... 6 Forutsetninger... 6 Organisasjonsmodell... 6 Omfang og avgrensning... 7 Ansattes arbeidsvilkår... 7 Vedtekter... 8 Økonomi... 8

16 Prosjektrapport utvidet samarbeid om skatteoppkreving Side 3 av Bakgrunn og status Bakgrunn Rådmannsutvalget i Kongsbergregionen godkjente i møtet , sak 072/15, revidert prosjektmandat for prosjektet «Tjenestesamarbeid økonomi og HRM». Blant fagtemaene som skulle utredes med tanke på interkommunalt samarbeid, inngår skatteoppkreving. Det ble tatt forbehold om utfallet av behandlingen av statsbudsjettet for 2016, hvor skatteoppkreverfunksjonen var foreslått overført fra kommunene til Staten. Denne endringen ble imidlertid ikke vedtatt i Stortinget. Under fellessamlingen for ansatte innen fagområdene økonomi og lønn 17. mars 2016, ble det gjennom gruppearbeid klarlagt at det lå til rette for å utrede et utvidet samarbeid innenfor skatteoppkreverfunksjonen i regionen. På dette grunnlaget ble det nedsatt en egen arbeidsgruppe. Denne rapporten presenterer et konkret forslag til modell for et utvidet samarbeid om skatteoppkreving, som omfatter alle 7 kommunene i Kongsbergregionen, basert på utredningene i prosjektet. Nåsituasjon Eksisterende samarbeid Kongsberg kommune og kommunene i Numedal har over lengre tid hatt et formelt samarbeid om skatteoppkreving. Samarbeidet har en personressurs på 11 stillinger. Det har vært noen uformelle samtaler underveis med Kongsbergregionens kommuner i Telemark om mulig deltakelse i samarbeidet, uten at dette har vært fulgt opp formelt før nå. Notodden kjøper tjenester for arbeidsgiverkontroll fra Skatteoppkreveren i Kongsberg og Numedal. Kongsberg kommune kjøper tjenester for kommunal innfordring herfra. Hjartdal og Tinn kommuner deltar i samarbeidet om arbeidsgiverkontroll for Midt-Telemark. Kommunevis skatteoppkreving Kongsbergregionens kommuner i Telemark har egne skatteoppkreverfunksjoner med følgende bemanning: Hjartdal: 1 person - 0,6 årsverk til skatteoppkreving Notodden: 1,7 årsverk deler av ressursen til andre oppgaver Tinn: 2 personer 1,5 årsverk til skatteoppkreving 2. Prosjekt og prosess Aktører og organisering Utredningen har som nevnt foregått innenfor rammen av prosjektet «Tjenestesamarbeid økonomi og HRM» i Kongsbergregionen.

17 Prosjektrapport utvidet samarbeid om skatteoppkreving Side 4 av 11 Prosjektansvarlig er daglig leder Håvard Fossbakken med Rådmannsutvalget som styringsgruppe. Halvor Rostad leder prosjektet i med kommunenes økonomisjefer og ledere for kommunale lønnsfunksjoner, samt én representant for ansattes organisasjoner, i prosjektgruppa. Arbeidsgruppa for utredning av utvidet skatteoppkreversamarbeid har bestått av de ansatte innen skatteoppkreverfunksjonen i de tre Telemarkskommunene samt to representanter, inkl. leder, for Skatteoppkreveren for Kongsberg og Numedal. Viktige hendelser i utredningsprosessen Gruppearbeid med avklaringer under fellessamling i prosjektet for ansatte og tillitsvalgte på Lampeland Melding til Rådmannsutvalget (RMU) med ønske om formidling av informasjon om mulige endringer til ansattes organisasjoner i kommunene Beskrivelse av dagens ståsted, samt mål og gevinster, i arbeidsgruppemøte Skisse til løsning og modell for organisering, arbeidsgruppemøte Skisse til løsning og modell presentert for prosjektgruppa Frist gitt for tilbakemelding. Positive tilbakemeldinger fra de tre Telemarkskommunene på skissen i august 2016, etter intern behandling i kommunenes økonomiavdelinger i dialog med rådmannen. Orienterings- og drøftingssak i RMU , herunder møte med representanter fra Skatt Sør. Ønske om klargjøring av beslutningssak. Avklart behov for supplering i beslutningsunderlaget. Kommunevise informasjons- og avklaringsmøter i Telemarkskommunene i oktober Beslutningssak i RMU , vedr. oversendelse av saken til kommunestyrene. 3. Mål og gevinster Resultatmål Det foreslås følgende resultatmål: Skatteoppkreversamarbeidet i Kongsberg og Numedal utvides til å omfatte samtlige 7 kommuner i Kongsbergregionen. Det skal være tilrettelagt formelt og praktisk for at samarbeidet kan være etablert og i ordinær drift i løpet av sommeren 2017.

18 Prosjektrapport utvidet samarbeid om skatteoppkreving Side 5 av 11 Gevinster (effektmål) Sett med utgangspunkt i skatteoppkreverfunksjonen som tjeneste, vil en gjennom interkommunalt samarbeid kunne ta ut gevinster i form av økt kvalitet i tjenesten. Dette omfatter blant annet økt bredde og dybde i kompetanse med evne til å oppfylle pålagte og stadig økende kvalitetskrav, økte forutsetninger for likebehandling samt redusert sårbarhet. I et samarbeid vil det også ligge stordriftsfordeler som muliggjør kostnadseffektiv drift, med tilstrekkelig kapasitet til oppgaveløsingen innenfor akseptable kostnadsrammer. En større enhet og fagmiljø vil ellers under dagens forutsetninger mye lettere kunne rekruttere godt kvalifiserte ansatte. Erfaringene fra skatteoppkreversamarbeidet i Kongsberg og Numedal viser at kvalitets- og effektiviseringsgevinstene også har latt seg realisere i praksis. Samarbeidet har scoret bra i den statlige Skatteetatens resultatmålinger og det har over tid vært mulig å oppnå kostnadsreduksjoner. Graden av gevinstoppnåelse for de kommunene som nå er aktuelle for å tre inn i samarbeidet, vil være avhengig av hvor mye ressurser som brukes i denne tjenesten i dag når det gjelder effekten på kvalitet og kostnader. Interessenter og målbilder Mål, inkl. ønskede gevinster, vil være varierende innenfor ulike kategorier av interessenter. Interessentene i dette tilfellet omfatter i første rekke: Ansatte i skatteoppkreverfunksjonen Gjennom deltakelse i utredningsarbeidet er det synliggjort at de ansatte forventer gevinster i form av større fagmiljø, bedre utviklingsmuligheter inkl. kompetanse, redusert sårbarhet, økt synlighet av funksjonen, mindre overtid, lettere å avvikle ferie, mulighet for å jobbe på tvers i fagsystemer samt støtte og avlastning i håndtering av kompliserte saker og krevende kunder. Ansattes organisasjoner Ivaretaking av ansattes interesser og arbeidsvilkår. Skattetaten/Staten Kompetanse og kvalitet med sterkt fokus på likebehandling. Mindre sårbare/mer «robuste» enheter. God skatteinngang. Skatteytere(privatpersoner og bedrifter) Tilgjengelighet, god service, riktig og rettferdig behandling. Arbeidsgivere God service herunder informasjon og veiledning, hjelp til avstemming (ekstra tjeneste) riktig og rettferdig behandling

19 Prosjektrapport utvidet samarbeid om skatteoppkreving Side 6 av 11 Kommuneorganisjonene (administrativt og politisk) Skatteinngang og budsjett Kostnadseffektiv tjeneste med god kvalitet Beholde skatteoppkreverfunksjonen som en kommunal tjeneste, med tanke på lokale arbeidsplasser, nærhet til øvrige kommunale tjenester og tilgjengelighet for brukerne. 4. Forslag til løsning og organisering Forutsetninger Følgende forutsetninger er lagt til grunn ved anbefaling av løsning og organisering: Ingen ansatte skal bli oppsagt som konsekvens av omorganiseringen. Dette skaper nødvendig trygghet og er en forutsetning for de ansattes oppslutning om løsningsforslaget. Det etableres en desentralisert organisasjon med lokal tilstedeværelse i de tre tiltredende kommunene i Telemark. Dette bidrar til å ivareta lokale arbeidsplasser, samt nærhet til øvrige kommunale tjenester og for brukerne. Tinn kommune har i sin tilbakemelding på løsningsforslaget den angitt at: «Det er en klar forutsetning at de ansattes kontorsted/oppmøtested må bli i Tinn for de som er ansatt her i dag, men også for framtidige ansettelser. For å presiserer dette, må framtidige ansettelser også ha kontorsted/oppmøtested i Tinn. Dette fordi der er viktig for Tinn kommune å opprettholde arbeidsplassene lokalt.» Organisasjonsmodell Etter en systematisk gjennomgang, med utgangspunkt i ståsted, behov, mål og forutsetninger, er det konkludert med følgende vedrørende organisasjonsmodell: Det anbefales å organisere et interkommunalt samarbeid innen skatteoppkreving, med deltakelse fra alle 7 kommunene i Kongsbergregionen, med et interkommunalt styre iht. kommunelovens 27. Samarbeidet etableres med hovedkontorkommune. Anbefalt modell sikrer at kommunene er likeverdige samarbeidspartnere, med reelle styringsmuligheter samt fleksibilitet med rom for tilpasninger til faktiske behov. Med en hovedkontorkommune har de ansatte felles arbeidsgiver. Dette medfører at det kan være en helhetlig daglig ledelse med ansvar for både fag, personal og økonomi. Modellen er den samme som tidligere ble anfalt og vedtatt for det regionale IKT-samarbeidet (K-IKT), med de samme begrunnelsene.

20 Prosjektrapport utvidet samarbeid om skatteoppkreving Side 7 av 11 Siden anbefalt organisasjonsmodell også er lik den som gjelder for Skatteoppkreveren i Kongsberg og Numedal, anbefales det å utvide dette samarbeidet med de tre nye kommunene. Her er Kongsberg kommune hovedkontorkommune. Dette vil være det minst ressurskrevende alternativet for etablering. Omfang og avgrensning Samarbeidet forutsettes å skulle omfatte følgende kjernetjenester: Skatteoppkreving, inkl. føring av skatteregnskap og innfordring vedrørende skatt Arbeidsgiverkontroll Dette innebærer at kommunene Hjartdal og Tinn må tre ut av samarbeidet om arbeidsgiverkontroll i Midt-Telemark. Det pågår nødvendige avklaringer av formalitetene rundt dette. Kongsberg kommune kjøper i dag også tjenester for kommunal innfordring av Skatteoppkreveren i Kongsberg og Numedal. Dette kan under visse forutsetninger tilbys som en mulighet også for flere kommuner, men er en problemstilling som anbefales håndtert i en egen prosess dersom det oppstår behov for dette. Det anbefales at de nye kommunene går inn med hele stillingshjemler i samarbeidet. Delt arbeidsgiveransvar er krevende både for de ansatte og for lederne. Ansattes arbeidsvilkår Anbefalt modell innebærer at de nye ansatte som skal inn i samarbeidet bytter arbeidsgiver. Dette innebærer en virksomhetsoverdragelse i henhold til Arbeidsmiljøloven kap. 16, for de ansatte som bli berørt. Dette har kommunene opparbeidet erfaring med fra tidligere etableringer av tilsvarende interkommunale samarbeid, uten nevneverdige utfordringer som ikke har latt seg ordne. Før etableringen av Kongsbergregionen IKT Drift (K-IKT) ble det gjort en kartlegging av kommunenes arbeidsreglementer. Her så en at det var nokså små forskjeller, noe det er opplyst at fortsatt gjelder. Daglig leder i K-IKT har meldt om følgende fra deres etablering og påfølgende drift: De primære retningslinjene for etableringen var at ingen ansatte skulle miste noen rettigheter eller komme dårligere ut av prosessen enn det de hadde tidligere. Jeg brukte mye tid på hver enkelt ansatt for å forklare prosessen, hvilke tanker jeg hadde for ny avdeling osv.

21 Prosjektrapport utvidet samarbeid om skatteoppkreving Side 8 av 11 Jeg har ikke opplevd noen problemstillinger med ansatte som føler at de mistet noe i denne prosessen. Slik jeg oppfatter det så er veldig mye av arbeidsforhold/retningslinjer osv. ganske så like i kommunene i regionen. Det ble jo vedtatt at alle ansatte skulle ha sin arbeidsplass i opprinnelig hjemkommune slik de hadde det før overdragelsen. Hjemkommunen skulle der sørge for at IKT ansatte hadde en arbeidsplass/kontor på linje med de andre i kommunen. For de K-IKT ansatte som må ta arbeidsoppdrag/møter på andre lokasjoner enn sin hjemkommune, så godtgjøres dette iht. Statens satser. Når det gjelder kjøring i sin egen hjemkommune så skal det utføres med K-IKT leasing bil og ikke med privat bil. Denne leasingbilen brukes også til andre møter og oppgaver utenfor kommunen så langt det lar seg gjøre. Det vi ser er en forskjell er noe ulike arbeidstider i de ulike kommuner. Dette har jeg bevist ikke vektlagt å samkjøre fordi det ikke skaper noen utfordringer for oss som organisasjon. Alle jobber uansett like mange timer pr. mnd, det er kun mindre tidsforskyvninger det er snakk om. Etter et år som K-IKT så har jeg ikke hatt noen saker med ansatte der vi har drøftet arbeidsforhold/retningslinjer eller annet. Det har vært mye organisasjonsmessige endringer og mye rutiner og prosesser som alle må forholde seg til, men det er helt naturlig i en slik ny avdeling. Det viser seg også at de aller fleste responderer veldig godt på endringer, og ser nytteverdien av dette over tid. Som alltid så er nøkkelen (tror jeg) involvering og informasjon til ansatte når man skal gjøre større endringer. Bruke tid med personlige samtaler/gruppemøter/allmøter slik at ansatte føler at de blir hørt og har direkte informasjon. Vedtekter 27 i kommuneloven angir minimumskrav til vedtekter. Erfaringsmessig har de vedtekter som gjelder for Skatteoppkreveren i Kongsberg og Numedal dekket deres behov på en god måte. Det anbefales således å bygge videre på disse for det utvidete samarbeidet, med nødvendige endringer. Det foreslås at den nye virksomhetens navn blir Skatteoppkreveren i Kongsbergregionen. Økonomi Skatteoppkreveren i Kongsberg og Numedal har bistått med å foreslå fordelingsmodell og et foreløpig budsjettoppsett for den nye virksomheten, basert på opparbeidete erfaringer.

22 Prosjektrapport utvidet samarbeid om skatteoppkreving Side 9 av 11 Estimat administrasjonsbudsjett for 2017 I estimatet foreslås å videreføre fordelingsmodellen som er benyttet i skattesamarbeidet pr. i dag. Modellen har vist seg å stemme godt overens med statens tilskudd til drift av skatteoppkreverfunksjonen. I eksisterende skattesamarbeid foretar skatteoppkreveren all kommunal innfordring i Kongsberg, mens Numedalskommunene utfører denne selv. Telemarkskommunene har løst denne oppgaven på ulike måter og den videre tilnærmingen er uklar. Problemstillingen trenger en dypere gjennomgang og vil ta noe tid. Vi har derfor valgt å holde denne utenfor prosjektet inntil videre. Det er også kjent at skatteoppkreverne i Telemarkskommunene utfører noen arbeidsoppgaver på siden av skatteoppkreverfunksjonen. Dette må løses i et nytt skattesamarbeid. Likeledes er det usikkerhet rundt oppsigelsesfristen for Midt-Telemark arbeidsgiverkontroll som utfører tjenesten i Tinn og Hjartdal. Med forbehold av forannevnte har vi inntil videre valgt å legge til grunn at Notodden og Hjartdal tilfører skattesamarbeidet ett årsverk hver, mens Tinn bidrar med to. Forslag til fordelingsmodell Nettokostnadene til kommunal innfordring i Kongsberg dekkes av Kongsberg kommune. Nettokostnadene til skattesamarbeidet fordeles mellom kommunene med et fast årlig beløp på kr ,- i 2017 justert i samsvar med deflator for budsjettåret. Resterende fordeles etter folketall. Driftsutgifter stipuleres til kr. 35,- pr. innbygger. Gebyrinntekter stipuleres til kr. 30,- pr. innbygger. Utgifter til arbeidsplass med utstyr i hjemkommunen bæres av den enkelte kommune, mens tilsvarende i hovedkontorkommunen dekkes av skattesamarbeidet. Etableringskostnader dekkes med et engangsbeløp stort kr ,- pr. deltakende kommune. Innbyggere pr Nore og Uvdal Rollag Flesberg Kongsberg Notodden Tinn Hjartdal Totalt

23 Prosjektrapport utvidet samarbeid om skatteoppkreving Side 10 av 11 Budsjettforslag Faste stillinger inklusive forventet lønnsvekst kr ,- KLP kr ,- Gruppe/ulykkesforsikring kr ,- Arbeidsgiveravgift kr ,- Sum lønn kr ,- Driftsutgifter kr ,- Utgifter totalt kr ,- Gebyrinntekter kr ,- Netto utgift kr ,- Utgifter kr ,- Netto utgifter komm. innfordring i Kongsberg kr ,- Nettoutgifter til skattesamarbeidet kr ,- Etableringskostnader kr ,- pr. deltakende kommune kommer i tillegg. Kommunevis fordeling Nore og Uvdal Rollag Flesberg Kongsberg Fast beløp , , , ,- Fordelt etter folketall , , , ,- Etableringskostnader , , , ,- Kommunal innfordring i Kongsberg ,- I alt , , , ,-

24 Prosjektrapport utvidet samarbeid om skatteoppkreving Side 11 av 11 Notodden Hjartdal Tinn Fast beløp , , ,- Fordelt etter folketall , , ,- Etableringskostnader , , ,- I alt , , ,- Budsjettforslaget er beregnet for hele året må justeres etter tidspunktet for iverksettelsen.

25 VEDLEGG 2 TIL BESLUTNINGSSAK I KOMMUNESTYRENE Forslag til vedtekter for Skatteoppkreveren i Kongsbergregionen 1 Om samarbeidet Kommunene Flesberg, Hjartdal, Kongsberg, Nore og Uvdal, Notodden, Rollag og Tinn har i medhold av lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner 27, etablert felles interkommunalt samarbeid. Samarbeidets navn er Skatteoppkreveren i Kongsbergregionen. Samarbeidet er ikke et eget rettssubjekt, men en del av den juridiske enheten Kongsberg kommune som er hovedkontorkommune. 2 Formål Skatteoppkreveren i Kongsbergregionen skal som skatteoppkrever for de sju kommunene, sørge for gjennomføring av de oppgaver som er pålagt i lov av 17. juni 2005 nr. 67 om betaling og innkreving av skatte- og avgiftskrav, samt lov av 28. februar 1997 nr. 19 om folketrygd, og instruks for skatteoppkrevere. 3 Finansiering Skatteoppkreveren i Kongsbergregionen finansieres gjennom årlige rammetilskudd. Kostnadene fordeles mellom de samarbeidene kommunene med et fast årlig beløp, samt andel beregnet etter innbyggertall. 4 Ansvarsfordeling De enkelte deltakerne hefter for samarbeidets samlede forpliktelser, fordelt etter innbyggertall. 5 Styringsorganer Skatteoppkreveren i Kongsbergregionen har følgende styringsorganer: Styre Skatteoppkrever/daglig leder 6 Styret Styret skal ha sju medlemmer. Det er rådmannen i de sju kommunene, eller den som rådmannen bemyndiger, som utgjør styret. Styret er beslutningsdyktig når 5 av medlemmene er til stede. Ved stemmelikhet er styreleders stemme avgjørende. Hovedkontorkommunen ivaretar styrelederfunksjonen. 7 Styrets myndighet Styret har myndighet til å treffe avgjørelser i alle saker som gjelder det interkommunale samarbeidet. Styret skal sørge for at virksomheten drives i samsvar med de til enhver tid gjeldene lover og forskrifter, vedtekter, gjeldende strategier og retningslinjer på overordnet kommunalt nivå. På personalpolitisk side gjelder regler og retningslinjer fastsatt av kommunestyret i hovedkontorkommunen. Styret har myndighet til å opprette og nedlegge stillinger innenfor vedtatte budsjettrammer, til å treffe avgjørelser i personalsaker, samt føre lønnsforhandlinger med de ansatte i samsvar med

26 Kongsberg kommunes reglement og føringer. Styret bestemmer hvilke fullmakter som skal delegeres til virksomhetens leder. Styret tilsetter daglig leder. Styret er daglig leders nærmeste overordnede. Skatteoppkrever/daglig leder har administrativt, personalmessig, økonomisk og faglig ansvar for virksomheten, innenfor de fullmakter og rammer som er gitt av styret. Styret har ikke myndighet til å ta opp lån eller på annen måte pådra deltakerne økonomiske forpliktelser. 8 Endring av vedtekter Vedtektene kan endres ved at kommunestyrene i deltakerkommunene gjør likelydende vedtak. Forslag til endringer av vedtektene kan fremmes av styret. 9 Uttreden og oppløsning Kommunestyret i den enkelte deltakerkommunen kan ensidig si opp sitt deltakerforhold i samarbeidet etter reglene i kommuneloven 27 nr. 3. Ved en eventuell oppløsning, blir eiendeler og gjeld fordelt mellom de deltakende kommunene etter den fordelingsnøkkel som følger innbyggertallet. Eventuelle tvister i forbindelse med et økonomisk oppgjør etter oppløsning avgjøres ved voldgift, jfr. vedtektenes 10, dersom ikke annen løsning følger av lov eller forskrift. 10 Voldgift Eventuell tvist om forståelsen av vedtektene avgjøres av en voldgiftsnemnd på tre medlemmer som oppnevnes av Fylkesmannen. Det samme gjelder tvist om utgiftsfordelingen.

27 FLESBERG KOMMUNE Ny feieordning for Flesberg og Rollag kommuner Lampeland Arkiv M80 Saksmappe 2017/48 Avd Teknikk, plan og ressurs Saksbehandler Jon Kåre Jonsson MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet /17 Rådmannens anbefaling: 1. Rådmannen anbefaler at felles feieordning for Rollag og Flesberg kommuner utvides med 2 stk. 100 % faglærte feierstillinger i hht saksopplysninger. 2. Fremlagte gebyrforslag vedtas og tar til å gjelde fra vedtaksdato Saksopplysninger: Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) fastsatte den 17. desember 2015, med virkning fra og med 01. januar 2016, ny forskift om brannforebygging. I 17 står det følgende: Kommunen skal sørge for at røykkanaler i fyringsanlegg som brukes til oppvarming av byggverk, blir feiet ved behov. Feiingen skal utføres på en faglig tilfredstillende måte som medfører minst mulig ulempe for eiere og brukere. Etter feiingen skal feieren sørge for at all sot blir fjernet og brakt til egnet sted. Kommunen skal sørge for at det ved behov blir ført tilsyn med fyringsanlegg som brukes til oppvarming av byggverk. Kommunen skal sørge for at det blir ført tilsyn med fyringsanlegget etter brann eller eksplosjon i eller i tilknytning til fyringsanlegget Dette vil si at alle kommuner, fra og med , er pålagt gjennom sentral forskift å utføre feiing ved fritidsboliger på lik linje med boliger. De fleste Norske kommunale brannvesen var selvsagt ikke forberedt på å starte dette arbeidet i 2016, så Flesberg og Rollag kommune, som har felles feievesen har meldt fra om at vi ikke har kapasitet med å starte opp dette arbeidet før i Vi har jobbet aktivt i hele 2016 (delvis også sammen med Nore og Uvdal kommune) for å løse utfordringen, som den nye forskriften har gitt oss. Vi veit at det er: Bygninger/ pipeløp: Rollag 600/810 Flesberg 1.100/1.490 Totalt 1.700/2.300

28 13 Bygg: Rollag 37 Flesberg 34 Totalt 71 Vi har funnet ut at vi trolig har følgende antall fritidsboliger/seterbuer: Fritidsboliger med vei med mer Fritidsboliger uten infrastruktur Rollag Flesberg Totalt Rollag 200 Flesberg 200 Totalt 400 Seterbuer med liten eller ingen bruk Rollag 100 Flesberg 200 Totalt 300 Hva utfører feietjenesten i dag: (Flesberg og Rollag samlet) - Vi har boliger, som vi har risikovurdert til skal ha tilsyn hvert åttende år, dette utgjør 219 tilsyn årlig. Praktisk gjennomførbare årlige tilsyn i bolig vil da bli 219 delt på 131 arbeidsdager, altså 1,2 tilsyn pr dag pr 100 % stilling - Vi har piper, som feies etter flytende behov, med hovedtyngde på hvert og annet hvert år. Dette utgjør at piper feies årlig. Praktisk gjennomførbar feiing i bolig blir delt på 131 arbeidsdager. Dette utgjør 6,3 feiing i 100 % stilling pr dag. Vi har i dag følgende stillinger: En 100 % stilling som leder forebyggende/feier og en stilling som lærling. Nåværende lærling vil være ferdig utdannet i mars 17. Dagens feieordning er en del av det interkommunale samarbeidet mellom Rollag og Flesberg kommuner på dette området. Flesberg kommune er arbeidsgiver for alle stillinger, som inngår i tjenesten. Ordningen er basert på selvkost og gebyrene vil bli årlig justert i forhold til dette. Ett vanlig arbeidsår består av 230 arbeidsdager, men feierne må også utføre andre arbeidsoppgaver: Vaskedager/ vedlikehold 0,5 dagsverk pr uke = 23 dagsverk pr år pr feier) Dette innebærer i hovedtrekk vask av feierklær, underbekledning vask av biler utvendig og innvendig samt vedlikehold av feierutstyr. Andre oppgaver (20 dagsverk pr år pr feier) Side 2 av 3

29 Bakgrunnen til dette er at feiertjenesten stadig får flere enheter tilknyttet tjenesten, samt at det skal arbeides mer med informasjon- og motivasjonstiltak mot risikoutsatte grupper og områder som ikke blir dekket av den ordinære feie- og tilsynstjenesten. Her kommer også noe undervisning og øvelser opp mot barnehager og skoler. Samt Nasjonale aksjoner som det forventes at vi er med på, samt eventuelle kurs og konferanser. Kontordager (1 dagsverk pr uke, 46 dager pr år pr feier). Det er mye skriving i forhold til tilsynsrapporter, noe oppfølging, registrering av feiing, varsling osv. som må utføres av den enkelte feier. Dette som her er satt opp føler jeg kan være i minste laget men regner med dette kan være overkommelig med tanke på at vi få enklere programmer som gjør arbeidet med rapportene enklere. Ikke planlagte oppgaver (10 dagsverk pr år pr feier). Feiing og tilsyn med fyringsanlegg som utføres etter bestilling, samt andre feie- og tilsynstjenester som ikke omfattes av planlagt rute (serviceoppdrag, befaringer, fresinger, videofilminger). Andre feie- og tilsynstjenester som kan være bla. Feiing av ildsteder. Vi gjør oppmerksom på at feiing og tilsyn er delt i vanlige boliger som også bli praktisert hos de fleste Brann og feiervesen i Norge, dette er utført slik med tanke på sot og støv rundt i den enkeltes bolig. (Ved feiing brukes spesiell bekledning og man blir alltid svært skitten). Vurdering: Hol kommune har utført feiing /tilsyn ved fritidsboliger i mange år og er en av de kommunene i landet, som har lengst og best erfaring med dette. Vi har derfor bukt samme modell/regnestykke når vi har planlagt vår modell. Når det gjelder fritidsboliger med infrastruktur, så mener Hol at dette tar mer tid, basert på egne beregninger/erfaringer. Dette har også vi kommet frem til og har planlagt å utføre feiing/tilsyn samtidig i fritidsboliger på samme måte. Vi har imidlertid kommet frem at vi prøver å legge oss på en frekvens, som er det doble av Hol, noe vi tror vil være mulig med en frekvens på 6 tilsyn/feinger hver dag. Noe som utgjør en 100 % stilling. Om vi gjør det kommer vi til å starte ut med 2 nye feiestillinger og en lærling. Tilsyn/feiing i andre fritidsboliger uten infrastruktur er ikke tatt med i stillingsberegningen, men det viktigste er at vi kommer i gang med den lovpålagte oppgaven og høster erfaringer. Vi har planlagt å lyse ut den første faste feierstillingen i mars. Den andre faste feierstillingen i april Læring: søknad ut i mai/juni. Tiltredelse i september. Som vedlegg finnes gebyrforslag med samla inntekt for begge kommunene oppsett over utgifter feiing i begge kommunene. Saken legges med dette frem til politisk behandling. Vedlegg: 1 Gebyrforslag med samta inntekter og oppsett over utgifter for feiing i Rollag og Flesberg kommuner Side 3 av 3

30

31

32 FLESBERG KOMMUNE Endring i selskapsavtalen i Vestviken 110 IKS Lampeland Arkiv X22 Saksmappe 2016/251 Avd Teknikk, plan og ressurs Saksbehandler Jon Kåre Jonsson MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet /17 kommunestyret Rådmannens anbefaling: Kommunestyret vedtar den nye selskapsavtalen for Vestviken 110 IKS, som fremlagt. Saksopplysninger: Etableringen av nye Sandefjord kommune (bestående av dagens Sandefjord, Andebu og Stokke kommune, minus Vear (del av Stokke) som går til Tønsberg kommune gjør det nødvendig å endre selskapsavtalen for Vestviken 110 IKS med hensyn til eierandeler. Eierandelene for dagens Sandefjord og Andebu kommuner overtas av nye Sandefjord, mens Stokke deles på nye Sandefjord og Vestfold interkommunale brannvesen IKS som del av Tønsberg kommune. Etter Lov om interkommunal selskaper 4 må endringene i eierandelen i IKS-et vedtas av eierne selv, dvs kommunestyrene i deltakerkommunene eller representantskapet i IKS ner et IKS er eier. Re kommune har i noen år deltatt i Vestfold interkommunale brannvesen (VIB) (som eier i Vestviken 110 IKS), men har beholdt sin eierandel i Vestviken 110 IKS inntil videre. Når det nå må gjøres endring i selskapsavtalen, er det ønskelig å legge Re kommunes eierandel til VIB. Representantskapet behandlet endringer i eierandeler i sitt møte 20. oktober 2016 (sak 11/2016) med følgende vedtak: 1. Representantskapet støtter at nye Sandefjord kommune overtar eierandelen til dagens Sandefjord, Stokke og Andebu kommuner. Andelene justeres med Tønsberg kommune tilsvarende eierandel knyttet til at Vear går fra Stokke til Tønsberg kommune. Endringene skjer når ny kommune etableres. 2. Re kommune deltar nå i Vestfold interkommunale brannvesen IKS (VIB). Eierandelen for Re kommune overføres til VIB. 3. Styret bes iverksette prosess for endring av selskapsavtalen i henhold til endringene omtalt i de to punktene over. Endringene medfører at Re kommunes eierandel på 1,7 % overtas av VIB, at Stokkes eierandel på 2,2 % deles mellom Sandefjord og Tønsberg etter befolkningsstørrelse at Andebus andel på 1,1 % slås sammen med nåværende Sandefjords andel på 8,7 %

33 Nye Sandefjord kommune får ny eierandel på 11,6 % i og VIB får 22,5 % i Vestviken IKS. Eierne av Vestviken 110 IKS anmodes derfor med om å vedta endringen i eierstruktur anført over. Det bes om at vi informeres når vedtak er gjort. Ny Selskapsavtale følger vedlagt. Det er kun fort endringer i eierandeler. Som følge av dette reduseres også antall eiere og dermed antall representanter i representantskapet fra 32 til 20 medlemmer. Vurdering: Flesberg kommune har tidligere hatt en eierandel på 0,5 % i Vestviken IKS. Denne prosentandelen blir ikke endret i den nye avtalen, så Flesberg kommune vil ikke få noen økt utgift gjennom den nye avtalen. Vedlegg: 1 Ny selskapsavtale for Vestviken 110 IKS Side 2 av 2

34 Vår kompetanse Vestviken din sikkerhet! IKS SELSKAPSAVTALE FOR VESTVIKEN 110 IKS 1 Navn Selskapets navn er Vestviken 110 IKS. Følgende 29 eiere er deltakere i selskapet: Drammen, Flesberg, Flå, Gol, Hemsedal, Hof, Hol, Hole, Hurum, Jevnaker, Kongsberg, Krødsherad, Lardal, Larvik, Lier, Modum, Nedre Eiker, Nes, Nore og Uvdal, Ringerike, Rollag, Røyken, Sande, Sandefjord, Sigdal, Svelvik, Øvre Eiker, Ål og Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS (kommunene Holmestrand, Hort en, Nøtterøy, Re, Tjøme og Tønsberg). 2 Hovedkontor Selskapet har sitt hovedkontor i Drammen. 3 Selskapets forretningsidé Vestviken 110 IKS skal ivareta samfunnets behov for profesjonell, samordnet og kostnadseffektiv nødalarmering ved brann og ulykker, akutt forurensning og andre kriser gjennom et regionalt samarbeid i brannvesenet og andre nødetater sentralens geografiske virkeområde vil primært være Buskerud og Vestfold fylker. Selskapet vil være åpen for utvidelse av dekni ngsområdet inn i andre regioner dersom det er ønskelig og forenlig med gjeldene retningslinjer fra Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB). 4 Selskapets formål Selskapets formål er å dekke kommunenes behov, plikter og oppgaver i forbindel se med "Forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen" 4-5, 4-6, 4-7 og 6-3. Dette omfatter: Lovpålagte nødalarmtjenester (110) Automatiske brannalarmer tilknyttet 110 sentral etter Brannloven med forskrifter, Plan - og bygningsloven me d forskrifter og etter vedtak fattet av lokale politiske utvalg/nemnder Utalarmering og kommunisering med stedlig brannvesen Avtaler knyttet til nødalarmsrelaterte tjenester Dokumentasjon av innsatser

35 Vår kompetanse Vestviken din sikkerhet! IKS 5 Eierandel og ansvarsfordeling Den enkelte eiers andel i selskapet beregnes tilsvarende eiernes andel av det totale innbyggertall i deltakerkommunene pr 1. januar Eierandeler for Vestfold interkommunale brannvesen IKS og Sandefjord kommune er senere endret pr. 1. januar 2017 på g runn av endring i kommunestruktur og Re kommunes deltakelse i Vestfold interkommunale brannvesen IKS. Dette gir følgende eierandeler i selskapet: Kommune Eierandel i selskapet Vestfold Interkommunale 22,5 Brannvesen IKS Drammen 12,5 Sandefjord 11,6 Larvik 8,6 Ringerike 5,9 Kongsberg 5,0 Lier 4,7 Nedre Eiker 4,6 Røyken 3,8 Øvre Eiker 3,3 Modum 2,6 Hurum 1,8 Sande 1,7 Svelvik 1,3 Jevnaker 1,3 Hole 1,2 Ål 1,0 Hol 0,9 Gol 0,9 Sigdal 0,7 Nes 0,7 Hof 0,6 Flesberg 0,5 Lardal 0,5 Nore og Uvdal 0,5 Krødsherad 0,4 Hemsedal 0,4 Rollag 0,3 Flå 0,2 Totalt 100,0

36 Vår kompetanse Vestviken din sikkerhet! 1 10 IKS Driftsutgifter i selskapet skal fordeles mellom deltakerkommunene i samsvar med kommunenes innbyggertall basert på folketallene pr 1. januar året før gjeldende regnskapsår. Selskapsavtalen skal vurderes hvert 4.år, første gang pr.31.desember Representantskapet Det øverste organ for virksomheten er representantskapet. Representantskapet sammensettes med en representant fra hver deltaker, i alt 29 rep resentanter med personlige vararepresentanter. Representantene har stemmerett i representantskapet i forhold til sin eierandel. Deltakerkommunene ved sitt respektive kommune/bystyre oppnevner sine representanter for kommunevalgperioden på 4 år, første ga ng for den gjenstående del av kommunevalgperioden. 7 Representantskapets møter I løpet av året skal det avholdes 2 ordinære representantskapsmøter. De skal holdes første halvår innen 30. april og i annet halvår innen 31. oktober, og skal behandle følg ende saker. Ordinært representantskapsmøte i første halvår skal behandle: 1. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning 2. Valg av styre 3. Valg av revisor Ordinært representantskapsmøte i annet halvår skal behandle: 1. Økonomiplan for de fire neste b udsjettår 2. Årsbudsjett for det kommende kalenderår. 3. Valg av valgkomité Forøvrig skal representantskapsmøte behandle: 1. Rammer for låneopptak 2. Overordnede mål og retningslinjer for driften, herunder saker av prinsipiell karakter 3. Andre saker som etter loven tilligger representantskapet eller saker som styret ønsker å fremlegge for representantskapet. Representantskapsmøter skal holdes for åpne dører hvis representantskapet ikke beslutter noe annet.

37 Vår kompetanse Vestviken din sikkerhet! IKS Styrets leder og daglig leder ha r plikt til å være til stede i representantskapets møter. Øvrige styremedlemmer har møte - og talerett. 8 Budsjettbehandlingen Representantskapet vedtar budsjettforutsetninger og budsjettrammer for det påfølgende kalenderår basert på de økonomiske ramme ne for selskapets virksomhet. Dersom selskapets budsjett forutsetter tilskudd fra eierkommunene, er budsjettet ikke endelig før eierkommunenes budsjett er behandlet etter kommunelovens 45 nr.4 for så vidt angår tilskuddet (kfr.lov om interkommunale selsk ap 18). 9 Styret Styret velges av representantskapet utenom de ansattes representanter. Styret skal ha 7 medlemmer, hvorav et medlem med varamedlem valgt av og blant de fast ansatte. Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma. Representantskapet velger styrets leder og nestleder. Styrets medlemmer velges for 2 år av gangen. Styret skal påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, selskapsavtalen, selskapets årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet, og skal sørge for at bokføringen og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. 10 Daglig leder Selskapet skal ha en daglig leder som ansettes av og rapporterer til styret. Daglig leder skal forestå den daglige l edelse av selskapet og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret og representantskapet har gitt. Daglig leder forbereder sakene for styret og har tale - og forslagsrett i styrets møter. 11 Personvern og offentlighetsloven Forvaltningsloven o g Offentlighetsloven gjelder for selskapets virksomhet. 12 Økonomiforvaltning Regnskap skal føres etter regnskapslovens prinsipper.

38 Vår kompetanse Vestviken din sikkerhet! IKS 13 Brannalarmer Inntekter fra brannalarmer skal fordeles mellom selskapet og det brannvesen i den kommune/region h vor inntektene genereres. Fordelingen mellom selskapet og aktuelle brannvesen vedtas av representantskapet. 14 Låneopptak og garantistillelse Selskapet v/representantskapet har anledning til å ta opp lån. Høyeste ramme for selskapetsamlede låneoppta k er kr Låneopptak skal godkjennes av departementet (som er delegert til Fylkesmannen), jfr. 22 i lov om interkommunale selskaper. Virksomheten kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. Virksomheten kan ikke selv låne ut penger. 15 Arbeidsgiverorganisasjon Virksomheten er medlem av KS Bedrift. 16 Endring av selskapsavtalen Selskapsavtalen kan endres av representantskapet ved 2/3 flertall hvor annet ikke er fastsa tt i lov eller selskapsavtale. 17 Uttreden og oppløsning Den enkelte deltaker kan med to års skriftlig varsel si opp sin deltakelse i selskapet og kreve seg utløst av dette. 18 Øvrige bestemmelser For øvrig gjelder de til enhver tid gjeldene beste mmelser i lov om interkommunale selskap. 19 Ikrafttredelse Revidert selskapsavtale trer i kraft , etter at den er vedtatt av eierkommunene. Eierandelerevidert pr