ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE ELEKTRISK KRAFT - PORTEFØLJEFORVALTNING FYSISK LEVERING FAKTURAADMINISTRASJON OPPDRAGSGIVER IINR, ved medlemskommunene: Aurskog-Høland, Enebakk, Fet, Nittedal, Rælingen og Sørum REFERANSE: Sak/arkiv ref. 09/4384 TILBUDSFRIST: Fredag kl

2 1. GENERELT OM KONKURRANSEN ORIENTERING OM OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSENN REGLER FOR KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE HENVISNING TIL KUNNGJØRINGEN TILLEGGSOPPLYSNINGER OFFENTLIGHET TAUSHETSPLIKT FORBUD MOT AT OPPDRAGSGIVERS ANSATTE DELTAR I KONKURRANSEN HABILITET FNS BARNEKONVENSJONN ARTIKKEL 32 OG ILO -KONVENSJON NR KRAV TIL TILBUDET LEVERANSENS OMFANG LEVERINGSSTED/ LEVERINGSTID DELTILBUD KVANTUM UTLEVERING AV ANBUDSDOKUMENTER GENERELLE ANBUDSBETINGELSER SPRÅKKRAV MERKING AV TILBUDET INNLEVERING AV TILBUD VEDSTÅELSESFRIST AVVISNING AV TILBUD Obligatoriske avvisingsgrunner Valgfrie avvisningsgrunner AVKLARING RETTING AV ÅPENBARE FEIL UTSKRIFT AV ANSKAFFELSESPROTOKOLL. AVVISTE OG FORKASTEDE TILBUD BEKREFTELSE PÅ MOTTATT TILBUD AKSEPTERT TILBUD ÅPNING AV TILBUDENE DEPOSITA OG GARANTIER KVALIFIKASJONSKRITERIER SKATTEATTESTER OG HMS-EGENERKLÆRING KRAV OM REGISTRERING I FAGLIG REGISTER KRAV OM TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING KRAV OM TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER E-HANDEL FAKTURERING/RAPPORTERING MILJØKRAV TILDELINGSKRITERIER PRISER GENERELT PRISSETTING SEKRETARIATSBIDRAG KOMPLETT TILBUD EKSPEDISJON OG FAKTURERING SERVICE/OPPFØLGING

3 13. KONTRAKTSBESTEMMELSER DOKUMENTRANG TRANSPORT AV AVTALEN BETALING KONSEKVENSER VED FEIL/MANGLER TVISTER HEVING TILBUDSKOSTNADER YTTERLIGERE INFORMASJON VEDLEGG VEDLEGG A KRAVSPESIFIKASJON GENERELT OM KRAFTLEVERANSENE SPOT PRISSIKRING HANDEL OG HANDELSSTRATEGIER OPTIMALISERINGSHANDEL OPPSUMMERING AV HANDELSMANDATER INCITAMENTSORDNING: : FAKTURERING OG BETALING RAPPORTERING OG SAMARBEID DOKUMENTASJON AV FORBRUK MILJØ VEDLEGG B PRISSKJEMA IINR VEDLEGG C TILDELINGSKRITERIER % PRIS SUM HONORARER OG GEBYRER % HANDELSKOMPETANSE OG STRATEGIARBEID % FAKTURERING, RAPPORTERING OG OPPFØLGINGSRUTINER VEDLEGG D. EVALUERINGSSKJEMA TILDELINGSKRITERIER VEDLEGG E RAMMEAVTALEVILKÅR DEFINISJON AV RAMMEAVTALE HVEM AVTALEN GJELDER FOR PRØVETID PRISER PRISENDRINGER LEVERING OG LEVERINGSBETINGELSER BETALINGSBETINGELSER OG FAKTURERING RETUR AV VARER HELSE - MILJØ - SIKKERHET KRAV TIL LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR GJELDER TJENESTEKONTRAKTER OG BYGG- OG ANLEGGSKONTRAKTER STATISTIKK OPPFØLGINGSMØTER UTPRØVING AV NYE PRODUKTER PRODUKTOPPLYSNINGER, SAMARBEID ETC LOJALITET TRANSPORT AV AVTALEN OPPSIGELSE LOV OG TVISTER VEDLEGG F EGENERKLÆRINGG HMS VEDLEGG G SVARSKJEMA VEDLEGG H: ANLEGGSLISTE E ALLE KOMMUNER I IINR

4 1. GENERELT OM KONKURRANSEN 1.1 Orientering om oppdragsgiver Interkommunal innkjøpsordning Nedre Romerike (heretter kalt IINR) ble etablert våren 1997, og er en forpliktende interkommunal innkjøpsordning bestående av Aurskog- Høland, Enebakk, Fet, Nittedal, Rælingen og Sørum kommuner. Mer informasjon om innkjøpsordningen finnes på vår Internettside Anskaffelsens formål IINR inviterer med dette til åpen anbudskonkurranse som levering av elektrisk kraft. IINR skal inngå ny avtale om porteføljeforvaltning og levering av elektrisk kraft til sine anlegg med planlagt oppstart ca Basert på tall fra 2008 og dagens anleggsmasse anslås det et totalt årlig forbruk av elektrisk kraft for IINR sine kommuner på ca. 81,2 GWh fordelt på 697 anlegg/målepunkt. Det kan være mulig for endringer og økning i antall målepunkter, da kommunale foretak og idrettslag kan tilsluttes denne avtalen. Se vedlegg H for detaljert oversikt. Rammeavtalen vil inngås for 2 år med opsjoner. Avtaleperioden vil vare fra til med opsjon på forlengelse for ytterligere år, frem til Leveransen omfatter følgende oppdrag: Fysisk leveranse av elektrisk kraft Samarbeid om utarbeidelse av strategi for prissikring og forvaltning av kraftporteføljen Gjennomføring av prissikringsstrategi og håndtering av finansielle kontrakter Faktureringstjenester og anleggsadministrasjon Generell rådgivningg 2. ALMINNELIGEE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende regelverk på området offentlige anskaffelse, herunder Lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og Forskrift om offentligee anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Forskriften del I og del III gjelder for denne anskaffelsen. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen skjer som åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA 4-1(1), som tillater at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. Det er ingen prekvalifisering og leverandøren må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, 4

5 herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tidsfristens utløp. 2.3 Henvisning til kunngjøringen Konkurransen er kunngjort i Norsk Lysingsblads DOFFIN database, se Tilleggsopplysninger Spørsmål om det mottatte konkurransegrunnlaget skal rettes skriftlig (e-post godtas) til følgende adresse: KONTAKTOPPLYSNINGER: Interkommunal Innkjøpsordning Nedre Romerike v/innkjøpsrådgiver, Hege Hansen E-post: hege.hansen@sorum.kommune.no POSTADRESSE: BESØKSADRESSE: c/o Sørum kommune Sørum Rådhus Postboks 113 Kuskerudveien SØRUMSAND 1921 SØRUMSAND Oppdragsgiver har engasjert Eneas Energy AS ved Reidar Nervik til å bistå seg i anskaffelsesprosessen. Frist for å sende inn spørsmål til konkurransegrunnlaget er Spørsmål mottatt etter dette tidspunkt vil ikke bli besvart. Svar på spørsmål vil kun bli gitt skriftlig, og spørsmål og svar vil bli meddelt samtlige tilbydere. 2.5 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd av 19. mai 2006 nr. 16. Innsynet kan begrenses med hjemmel i Lovens 23 tredje ledd. Dokumentasjon i forbindelse med offentlige anskaffelser er omfattet av offentlighetsloven. Visse opplysninger kan unntas fra offentlig innsyn, bl. a. forretningshemmeligheter. Av den grunn bes tilbyder opplyse om tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, i så fall identifiser disse og begrunn hvorfor det anses som forretningshemmelighet. Dette skal tilkjennegis i tilbudet. I slike tilfeller bes tilbyderen om å levere tre sett tilbud. Ett av tilbudssettene skal sladdes for taushetsbelagte opplysninger (må merkes sladdet tilbud), dette kan det bli gitt innsyn i. Oppdragsgiver kan overprøve tilbyders sladding av tilbud, dersom dette vedrører elementer som strider mot offentlighetsloven eller Lov og forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 Taushetsplikt. Det gis ikke innsyn i delpriser/enhetspriser. Personopplysninger (CV eller lignende) er forretningshemmeligheter. I henhold til ny offentlighetslov vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for innsyn frem til leverandøren er valgt, ref. 23, tredje ledd. 5

6 2.6 Taushetsplikt Oppdragsgiveren og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 2.7 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han/hun gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. 2.8 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO -konvensjon nr. 138 Leverandøren har gjort seg kjent med tilvirkningsprosessen av de varer/produkter kontrakten omfatter, og garanterer at produktene er produsert i overensstemmelse med FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO -konvensjon nr. 138 artikkel 4-8. Ved brudd på denne konvensjon, vil dette bli vurdert som vesentlig mislighold av avtalen. 3. KRAV TIL TILBUDET Tilbyder skal besvare alle spørsmålene i anbudsdokumentene. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil kunne bli avvist. Mindre forbehold skal klart fremgå i tilbuds- og entydige brevet/tilbudet/vedleggg for å være gyldige. Forbehold skal være presise slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold som ikke er priset, eller som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. Forbehold som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene kan medføre avvisning. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. 4. LEVERANSENS OMFANG 4.1 Leveringssted/ leveringstid Kravspesifikasjon til leveransen er beskrevet i eget vedlegg A. 4.2 Deltilbud Det er ikke anledning til å inngi deltilbud. Tilbudet skal omfatte alle delene av konkurransen. IINR har til hensikt å inngå avtale med en leverandør. 6

7 4.3 Kvantum IINR har et forbruk av kraft på ca. 81,2 GWh/ pr. år. Forbruket og antall strømmålere fordeler seg slik på kommunene: Kommuner Sørum Rælingen Enebakk Nittedal Fet Aurskog-Høland ,5 Sum Antall Total Anlegg volum GWh/år , , , , , ,2 Vi gjør oppmerksom på at kommunene som er med i IINR ikke forplikter seg til noe bestemt volum, men har i avtaleperioden til hensikt å kjøpe alt forbruk av elektrisk kraft til egne anlegg fra valgt leverandør. Det understrekes at de oppgitte tall kun er estimater fra statistikk og opplysninger hentet nåværende leverandør. Endringer i budsjett og rutiner kan påvirke totalvolumene. Se mer detaljerte anleggsoversikter for alle kommunene i IINR i vedlegg H. Detaljert anleggsliste kan fåes ved nærmere kontakt. Vi håper imidlertid at ovennevnte opplysninger kan hjelpe potensielle leverandører til å prissette tilbudet på en mest mulig korrekt måte. 5. UTLEVERING AV ANBUDSDOKUMENTER Siste frist for å be om anbudsdokumentene er GENERELLE ANBUDSBETINGELSER IINR forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. IINR kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 6.1 Språkkrav Tilbudet skal være utformet på norsk. 6.2 Merking av tilbudet Tilbud skal være signert, datert, lagt i lukket, nøytral, innpakning og merket Tilbud leveranse av elektrisk kraft Tilbudet skal leveres i to komplett eksemplarer. I tillegg skal tilbudet (tilbudsbrev og prisskjemaer) leveres på minnepenn, slik at dette enkelt kan distribueres elektronisk internt i IINR s faggruppe. 7

8 Det skal leveres ett tilbud som skal sladdes for taushetsbelagte opplysninger (må merkes sladdet tilbud, samt på minnepenn), dette kan det bli gitt innsyn i ref. pkt Hvis ikke tilbudet inneholder taushetsbelagte opplysninger, kan kopi av originaldokumentet bli utlevert til de som etterspør. 6.3 Innlevering av tilbud Senest innen Fredag kl må tilbudet være innkommet til : KONTAKTOPPLYSNINGER: Interkommunal Innkjøpsordning Nedre Romerike v/innkjøpsrådgiver Hege Hansen E-post: hege.hansen@sorum.kommune.no POSTADRESSE: BESØKSADRESSE: c/o Sørum kommune Sørum Rådhus Postboks 113 Kuskerudveien SØRUMSAND 1921 SØRUMSAND For sent innkomne tilbud vil bli avvist (ref. pkt. 7.6). For å sikre en forsvarlig behandling av tilbudet ber vi om at anbudsdokumentene ordnes i følgende rekkefølge: 1: Tilbudsbrev datert og signert 2: Svarskjema 3: Prisskjema 4: Eventuelle forbehold med begrunnelse 5: Attest for betalte skatter og trygdeavgift 6: Attest for betalt merverdiavgift 7: HMS erklæring 8: Attest fra foretaksregisteret eller tilsvarende 9: Krav om tilbyders økonomiske og finansiell stilling 10: Krav om tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner/referanseliste 11. Dokumentasjon på rapportering/webrapporter 12: Eventuelle kataloger, brosjyrer og lignende 13: Eventuell annen relevant informasjon som ikke passer inn under punktene overfor 6.4 Vedståelsesfrist Tilbudet skal vedstås i 6.5 Endre og tilbakekalle tilbud 5 fem - måneder etter anbudsfristens utløp. Et tilbud kan tilbakekalles eller endres innen tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med krav oppgitt i konkurransegrunnlaget. 8

9 6.6 Avvisning av tilbud Obligatoriske avvisingsgrunner Oppdragsgiver plikter å avvise tilbudet når det: ikke er levert innenn fastsatte frister ikke er levert i samsvar med kravene til utforming og levering inneholder avvik fra konkurransegrunnlaget som er i strid med FOA 15-6 (Avvik fra konkurransegrunnlaget og alternative løsninger). på grunn av forbehold eller feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Valgfrie avvisningsgrunner Oppdragsgiver kan avvise tilbudet når det: ikke inneholder alle de opplysninger, oppgaver, prøver mv. som er forlangt. ikke oppgir prisen slik som forutsatt i konkurransegrunnlaget. virker unormalt lavt i forhold til produktet som tilbys. ikke er undertegnet. 6.7 Avklaring Det er ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist. når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som leverandøren selv foreslår, kan oppdragsgiveren be leverandøren foreta utdypninger og klargjøringer av hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt. dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringerr i de løsninger leverandøren har satt fram. IINR forbeholder seg retten til å innkalle leverandører til informasjonsmøte/avklaringsmøter hvis det skulle være aktuelt. Tilbyder selv må dekke de kostnader dette medfører Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. 6.9 Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud. Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert Bekreftelse på mottatt tilbud Mottatt tilbud bekreftes innen 8 dager etter tilbudsåpning. 9

10 6.11 Akseptert tilbud Beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i god tid før kontrakt inngås. En kontrakt er inngått først når den er undertegnet av begge parter. 7. ÅPNING AV TILBUDENE Offentlig åpning vil ikke finne sted. Tilbudsåpning vil være fredag kl DEPOSITA OG GARANTIER Det stilles ingen krav om gjennomføringsgaranti, depositum, bankgarantier e.l. 10

11 9. KVALIFIKASJO ONSKRITERIER For at tilbyder skal være kvalifisert til å delta i konkurransen MÅ all dokumentasjon under dette punkt være vedlagt tilbudet. Manglende skatteattester kan medføre avvisning av tilbudet. 9.1 Skatteattester og HMS-egenerklæring Kvalifikasjonskrav Skatteattest: Leverandør skal ha betalt forfalt skatt og merverdiavgift, alternativt inngått forpliktende dokumentert betalingsavtale. Det skal leveres 2 attester. Dokumentasjon Attester utstedt av henholdsvis kemner/skatteoppkrever og skatteetaten i Norge, og tilsvarende i det landet hvor tilbyder er etablert, som bekreftelse på at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter i henhold til lovbestemmelsene. Attestene skal være utstedtt på skjema RF- Følgende etat utsteder for følgende type 1244 fastsatt av Skattedirektoratet. avgift/skatt: Følgende etat utsteder disse attestene: Kemner/skatteoppkrever: Skatteetaten: Egen skatt Forskuddstrekk Påleggstrekk Arbeidsgiveravgift Renter Merverdiavgift Renter 11

12 HMS-egenerklæring: Leverandøren skal fremlegge egenerklæring om at firmaet oppfyller, eller ved en eventuell tildeling av kontrakt oppfyller lovbestemtee krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Utfylt erklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS). Se eget vedlegg, B. 9.2 Krav om registrering i faglig register Kvalifikasjonskrav Attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivningg i det land hvor leverandøren er etablert eller edfestet og bekreftet erklæring Dokumentasjon Attest fra foretaks-, bransjeregisteret eller tilsvarende. Omsetningskonsesjon fra NVE. Opplysninger om avtaleforhold med Nord Pool, enten direkte eller via tredjepart, og beskrivelse av oppsett for fysisk og finansiell handel. 9.3 Krav om tilbyders økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Det kreves god soliditet. Tilbyder må være kredittverdig og ikke under gjeldsforhandling eller konkurs, dette gjelder også leverandør som motpart Tilbyder må ikke ha restanser på skatter og avgifter som det ikke er fastsatt en nedbetalingsavtale med skatte- og avgiftsmyndighetene om. Dokumentasjon Kredittrating for de siste 6 måneder, slik at vi får vurdert kredittverdigheten. Slik rating utstedes av banker og kredittselskaper. Dersom restanser foreligger, må leverandøren levere kopi av eventuell nedbetalingsavtale. 9.4 Krav om tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Erfaring fra sammenlignbare offentlige/kommunale virksomheter på samme størrelse som IINR Dokumentasjon Referanseliste vedlegges med firma, navn og kontaktperson. IINR vil ta kontakt med minst en referansekunde som er mest relatert til dette oppdraget. Viktig spørsmål er erfaring til samarbeidsforhold og handelsstrategier. All rapportering skal foregå på norsk og tilbyder må kunne tilby rapportering via Internet (forbruk og kostnader). Legg ved dokumentasjon/spesifikasjon på dette 12

13 9.5 E-handel IINR ser på e-handel som et viktig virkemiddel for å effektivisere transaksjonshåndtering for kjøperen og de leverandører som det er inngått avtale med. Videre er det et mål at nytteverdien av inngåtte avtaler skal øke både for kjøperen og den enkelte leverandør. For en nærmere beskrivelse, se nettstedet Sørum kommune abonnerer, som første kommune i IINR, på det offentliges markedsplass ehandel.no. Flere av kommunene i IINR vil trolig følge som abonnent på Markedsplassen ehandel.no i løpet av avtaleperioden. IINR stiller derfor som krav at leverandøren(e) på denne avtalen inngår avtale med operatøren av e-handelsplattformen og tilgjengeliggjør sine elektroniske kataloger der innen 1 år fra kontraktsdato. Tilbyder må svare på om de er villige til å inngå avtale i forhold til ovennevnte, om avtale allerede er inngått eller eventuelt hvilke forbehold som tas. 9.6 Fakturering/Rapportering Tilbyder må kunne tilby elektronisk fakturering. Tilbyder skal ha en etablert fakturering/erfaring med betaling og kontering av kundenes kostnader. All rapportering skal foregå på norsk og tilbyder må kunne lage webrapporter (forbruk og kostnader. Aurskog-Høland kommune innehar i dag en egen avtale for energioppfølgingssystem (EOS). Denne avtalen skal videreføres. Den valgte leverandør i denne anbudsrunde forpikter seg til å oversendee forbruksdata inn til dette systemet uten kostnader for kommunen. Disse forbruksdataene skal leveres på standardiserte energirapporteingsformat til en tredje part som håndterer kommunens EOS system (avtales ved signering av kontrakt). Der hvor målepunktet har timesavleste forbruksdata så skal disse oversendes med timesverdier. Foretrukne dataformat i (i prioritert rekkefølge); ediel/mscons, gs2 eller csv (kommaseparert). Det aksepteres ikke mer enn 14 dagers forsinkelse på forbruksdata. 9.7 Miljøkrav Interkommunal Innkjøpsordning Nedre Romerike arbeider for at det skal brukes miljøvennlige produkter. Alle kommuner i IINR er medlem av Grønt punkt. Tilbyder må bistå kommunene med dokumentasjon for miljø og klimaplan. Dokumentasjon på dette vedlegges tilbudet. 13

14 10. TILDELINGSKRITERIER Det totaløkonomiske mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering ut i fra følgende tildelingskriterier: Tildelingskriter ier: Pris Handelskompetanse/ Strategiarbeid Fakturering, rapportering og oppfølgingsrutiner Kommentar: I følge prisskjema vedlegg B Alle kostnadselementer utover kraftkostnader (kostnader med fysisk spot og oppgjør av prissikrings og optimaliseringshandel), viderefakturerte kostnader, og offentlige avgifter forbundet med leveransen skal spesifiseres. Priselementet evalueres med utgangspunkt i summen av honorar og andre kostnader som vil bli belastet oppdragsgiver, herunder de kostnadsmessige konsekvensene av en eventuell incitamentsordning Vurdering av innhold i strategiarbeidet - tilpassing i forhold til oppdragsgivers behov og kompetanse. Kompetanse på primær kontakt Dokumenterte resultater/ avkastning i relevant sammenlignbar optimaliseringshandel Erfaring med sammenlignbare referansekunder, og referansekunders erfaring med samarbeidet Tilbyders erfaring ved endrede markedsforhold eks. finanskrisen Elektronisk fakturering - erfaring og brukervennlig løsninger Rapportering på web og dokumentasjon av forbruk, mulighet for å gå spesifisere ned på det enkelte målepunkt Rutiner for samarbeid, oppfølging og implementering av avtalen Vekt: 30 % 40 % 30 % Rekkefølgen er prioritert og vekting oppgitt for det enkelte kriteriet. For at IINR skal kunne gi en riktig karakter på det enkelte kriteriet er det avgjørende at tilbyder beskriver det enkelte kriteriet grundig. Nærmere utdyping av hvert tildelingskriteriet ligger vedlagt i vedleggg C. IINR benytter et vektingsskjema, vedlegg D, hvor vi har en vektingsskala fra 1-6 med 6 som høyest poengscore. Det er viktig at alle linjer besvares, ikke utfylte linjer kan føre til avvisning. 11. PRISER Alle priser knytte til kraftleveransene skal være referert til de ordinære markedsplassene i det nordiske kraftmarkedet, hovedsakelig Nord Pools Spotmarked, Nord Pools Finansiellee marked og evt. Statnetts regulerkraftmarked. Prisskjema i vedlegg E skal fylles ut. 14

15 11.1 Generelt Alle priser skal være oppgitt i NOK og ekskl. mva Prissetting I henhold til kravspesifikasjonen vedlegg A og prisskjema vedlegg B Sekretariatsbidrag IINR skal være en selvfinansiert støtteordning for medlemskommunene. Dette løses gjennom sekretariatsbidrag fra den enkelte avtale. IINR er et non-profit, interkommunalt selskap, og denne løsning er kun for å dekke de utgifter som trengs for å drive ordningen. Bidraget er vedtatt av ledelsen i medlemskommunene og dette bidraget skal utgjøre 0,3 øre/kwh på levert volum på rammeavtalen eksklusive merverdiavgift. Bidraget skal utbetales hel- eller halvårlig til IINR basert på forbruk i foregående periode 11.4 Komplett tilbud Alle kostnader i forbindelse med bruk av produktene eller utførelsen av tjenesten, skal være medtatt i tilbudsdokumentet. Detaljer som er nødvendig for at produktet skal fungere og som ikke er priset, betraktes som innkalkulert, dersom ikke annet er oppgitt. 15

16 11.5 Ekspedisjon og fakturering Det skal ikke beregnes ekspedisjons- eller faktureringsgebyr. Faktura skal sendes direkte til bestillende virksomhet. Faktura detaljer, adresser og oppsett avtales for den enkelte kommune med valgte tilbyder. 12. SERVICE/OPPFØLGING For service/oppfølgingg skal IINR s rammeavtalevilkår benyttes. Vedlegg F. 13. KONTRAKTSBESTEMMELSER 13.1 Dokumentrang Til grunn for avtalen gjelder dette konkurransegrunnlaget, inkludert vedlagte Rammeavtalevillkår, vedlegg F samt leverandørens tilbud. På bakgrunn av konkurransegrunnlaget og leverandørens tilbud vil det bli skrevet en kontrakt. Dokumentene rangeres i følgende rekkefølge: Kontrakt Konkurransegrunnlaget Leverandørens tilbud Transport av avtalen Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter til tredje part uten den andre parts skriftlig godkjenning Betaling Betaling skal skje 30 dager etter at kontraktsmessig levering/utførelse har funnet sted og faktura er mottatt. Forutsetning for rettidig betaling er at faktura kommer frem senest fire dager etter fakturadato og at varen er mottatt og leveransen godkjent av bestillende enhet Konsekvenser ved feil/mangler Ved gjentatte påpekte feil og mangler i faktureringsrutinene, kan oppdragsgiver forlange kopier av enhver faktura med underlag for å danne seg et bilde av problemet. Oppdragsgiver fastsetter selv perioden for et slikt tiltak, og kopiering skjer kostnadsfritt for oppdragsgiver. Eventuelle feil eller mangler som avdekkes i forhold til merking, priser, kredittid og lignende vil resultere i et kompensasjonskrav. Kompensasjonen vil være det høyeste beløp av kr. 300,- pr. faktura med feil/mangler eller 2 % av fakturaverdien. I tillegg skal hele differansen krediteres oppdragsgiver Tvister Dersom det oppstår tvister i forbindelse med avtalen skal saken søkes løst i Romerike Tingrett. 16

17 13.6. Heving Hver av partene har rett til å heve avtalen dersom den annen part vesentlig misligholder sine avtaleforpliktelser eller det er klart at slikt mislighold vil inntre. Før heving skjer skal det gis en rimelig frist til å rette forholdet. Den part som hever avtalen kan kreve erstatning for tap han påføres som følge av at avtalen heves. Eventuelt påløpt dagmulkt for forsinkelse fra leverandør kommer ikke til fradrag i erstatningen. 14. TILBUDSKOSTNADER Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. 15. YTTERLIGEREE INFORMASJON Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra en leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. IINR forbeholder seg retten til å ettersende tilleggsopplysninger til anbudsinnbydelsen inntil 6 dager før innlevering. IINR ber om at spørsmål angående anbudet blir sendt skriftlig pr. e-post til innkjøpsrådgiver. Vi imøteser Deres anbud, og ber Dem kontakte innkjøpsrådgiver Hege Hansen dersom det skulle være spørsmål. E-post: hege.hansen@sorum.kommune..no 17

18 16. VEDLEGG A: Kravspesifikasjon B: Prisskjema C: Tildelingskriterier D: Eksempel Evalueringsskjema tildelingskriteriene E: Rammeavtalevillkår F: HMS Erklæring G: Svarskjema H: Anleggsoversikt alle kommuner i IINR 18

19 Vedlegg A: Kravspesifikasjon 1. Generelt om kraftleveransene Leverandør skal forestå anmelding og avregning av oppdragsgivers behov for elektrisk kraft til alle angitte uttakssteder. Leverandør skal handle i det fysiske kraftmarkedet og gjennomføre prissikrings-handel i det finansielle kraftmarkedet etter nærmere avtale med oppdragsgiver. Oppdragsgiver ønsker at all rapportering og fakturering skal skje i NOK. Oppdragsgiver skal ikke være clearingkunde hos Nord Pool, men ønsker leverandør som motpart for alle transaksjoner. Leverandør skal dokumentere/bekrefte sitt avtaleforhold med Nord Pool i det fysiske og finansielle marked. Leverandør skal motta oppdragsgivers nettleiefakturaer og administrere, betale og rapportere alle energikostnader med midler som stilles til disposisjon av oppdragsgiver. 2. Spot Referansepris for kraftleveransene til oppdragsgiver skal være basert på Nord Pools Elspot marked, avregnet etter faktisk målt uttaksprofil time for time etter gjeldende spot områdepris. På anlegg det ikke er montert timemålingsutstyr skal netteiers uttaksprofil legges til grunn for avregningen. 3. Prissikring For å redusere følsomheten for prissvingninger i spotmarkedet, ønsker oppdragsgiver å gjennomføre prissikringsstrategier ved handel i kraftderivater som omsettes i Nord Pools finansielle marked. Leverandør skal gjennomføre prissikringsstrategiene etter med mål om å oppnå lavest mulig pris på vegne av oppdragsgiver, og avregne prissikringskontraktene sammen med spotkostnaden. Oppdragsgiver sitter per i dag med finansielle posisjoner på egen clearingkonto og leverandør må ta ansvaret for å få videreført eller gjort opp eksisterendee posisjoner på en hensiktsmessig måte. Leverandør skal utarbeide et risikodokument med oppsummering av mandater som er gitt for handel og prissikring. Det forutsettes at det holdes en logg med alle detaljer rundt hver handel som blir gjennomført på vegne av oppdragsgiver, og at handlenee dokumenteres slik at de kan kontrolleres mot markedsvilkår på det aktuelle handelstidspunktet. 4. Handel og handelsstrategier Oppdragsgiver ønsker en løpende prissikringsstrategi som omfatter gjeldende leveringsår og tre år fremover. Strategien skal være en kombinasjon av sikringshandel og aktiv optimaliseringshandel. Oppdragsgiver ønsker et prinsipp der gjennomsnittet av stengningskursene i forward-markedet gjennom handelsperioden skal legges til grunn for prissikringene. Det skal skje ved at et like stort volum handles til stengningskurs hver 19

20 handelsdag i Nord Pools terminmarked i fra startdato til sluttdato for prissikringshandelen for hvert produkt. Eksempel: Prissikringsshandelen for 2008 har foregått over 750 handelsdager fra til , slik at hver dags sluttkurs på kontrakten FWYR08 ville ha blitt vektet med 1/750 av bestilt volum. Modellen vil være hovedprinsippet for inndekningshandelen, men oppdragsgiver skal ha mulighet til å endre vektingen for eksempel ved å legge et initialkjøp i bunn ved oppstart, eller ved å dekke inn restvolum ved eventuelt budsjettarbeid eller lignende. Leverandør skal gå gjennom oppdragsgivers uttaksprofil og prissikringsstrategi, og på bakgrunn av dette gi råd om sikringshandelen, anbefale fordelingen mellom årskontrakter og kvartalskontrakter, og ellers bistå oppdragsgiver etter beste evne. 5. Optimaliseringshandel Oppnådd pris i prissikringshandelen kan beregnes matematisk ut i fra de daglige stengningskursene hos Nord Pool. I forhold til denne prisen ønsker oppdragsgiver å gi leverandør spillerom til å handle slik at potensialet prissvingningene i markedet gir, kan benyttes til å forvalte frem en lavere pris. Oppdragsgiver ser for seg en risikovilje på 45 NOK/MWh/år. Dette innebærer at det aksepteres at levert pris kan ligge inntil 45 NOK/MWh over beregnet i pris i fastsatt prissikringsstrategi. Kapital avsatt til optimaliseringshandelen forutsettes benyttet til å generere så lave priser som mulig til oppdragsgiver ved: 1. Optimalisering av prissikringshandelen dersom leverandør ser feilprisinger eller pristrender som kan utnyttes aktivt til oppdragsgivers fordel. 2. Optimalisering ved justering av prissikringene frem mot levering slik at disse tilpasses leverandørens tro på kortsiktig prisutvikling og oppdragsgivers uttaksmønster. 3. Langsiktig optimaliseringshandel ved at leverandør benytter sin markeds- og handelskompetansee på å ta riktige posisjoner på vegne av oppdragsgiver. 6. Oppsummering av handelsmandater Leverandør skal gi råd til oppdragsgiver for å fastsette følgende variabler for hvert enkelt leveringsår: Andel av totalt forventet forbruk som ikke skal prissikres, men kjøpes i spot: Evt. initialkjøp for det enkelte kvartal eller leveringsår: Inndekningstakt (1 år, 2 år eller 3 år): Optimaliseringskapital angitt i NOK/MWh og år: Sikring av områdepris, sammen med prissikringen eller frittstående handel: 20

21 7. Incitamentsordning: Oppdragsgiver ønsker å gi leverandør et incitament for å levere best mulig resultater i forvaltningen av kraftporteføljen. Rammen for incitamentsordningen vil være en 20 % andel av den årlige merverdien leverandør genererer ved sin forvaltning av porteføljen. Merverdien skal beregnes ut i fra forbedring av oppdragsgivers finansielle posisjoner ved oppstart av avtalen, og/eller på bakgrunn av forvalters prestasjoner i forhold til den inndekningsstrategien som er valgt. Beregningene skal ta hensyn til konsekvenser av eventuelle endringer i handelsmandater, og leverandør er ansvarlig for en oppstilling av forutsetningene for incitamentsberegningen etter hvert som handelsstrategier og mandater blir fastsatt. 8. Fakturering og betaling Leverandøren skal ha totalansvaret for fakturering av kraft og nettleie, og skal stå som fakturamottaker for nettleie fra de ulike netteierne. Nettkostnaden skal deretter viderefaktureres sammen med kraftkostnaden. Det er vesentlig at nettkostnadene dokumenteres og detaljeres slik at kostnadene kan etterprøves og kontrolleres. For umålte anlegg skal netteiers avregningsregime legges til grunn for faktureringen. Leverandør skal kontrollere at det blir beregnet riktig nettleie, og uten ekstra kostnad for oppdragsgiver gjøre alle underlag tilgjengelig for oppdragsgivers eventuelle egen gjennomgang av materialet. Leverandør har ansvaret for å koordinere arbeidet rundt oppdragsgiverss til en hver tid aktive anlegg, melde alle endringer til netteierne, og å påse at riktig fakturaregime blir etablert. Oppdragsgiver aksepterer å betale en måneds totale energikostnader på forskudd. Kostnadene gjøres opp ved en månedlig faktura per juridisk motpart (en per kommune). Ordningen betinger at leverandør presenterer komplett underlag for oppdragsgivers regnskap. Underlaget kan inntil videre presenteres i excel-format, men muligheter for direkte import fra elektroniske underlag i XML format er ønskelig. Ved oppstart skal underlaget skal bestå av: Månedlig rapport over påløpte kostnader for nettleie, kraft og fjernvarme samt mva-grunnlag og mva fordelt på hvert enkelt målepunkt. Excel fil (med utgangspunkt i månedsrapport) klargjort for import til regnskap. På denne skal konteringer ihht klients konteringsplan være påført. Det forutsettes at leverandør har forsikring mot underslag, og har etablert tilfredsstillende interne kontrollrutiner ved betaling og håndtering av forskudd fra oppdragsgiver. Interne rutiner hos leverandør skal spesifiseres. 21

22 9. Rapportering og samarbeid Det skal minimum avholdes et årlig statusmøte hos oppdragsgiver. På statusmøtet skal strategidokumentet gjennomgås og handelsmandatene fastsettes. I tillegg skal andre aktuelle saker partene har behov for å gå igjennom behandles. Utover dette skal det gjennomføres statusmøter ved behov. Oppdragsgiver har i tillegg til årlig statusmøte anledning til å innkalle leverandør inntil 2 ganger årlig uten at kostnader for dette påløper. Oppdragsgiver ønsker månedlig rapportering på utvikling i porteføljen. I tillegg skal oppdatert anleggsoversikt til en hver tid være tilgjengelig. WEB-basertee løsninger er et krav. Rapporteringen på porteføljen skal vise oversikt over alle prissikringer, resulterende pris for levert kraft og prognostiserte resultater for fremtidige leveranser, og være hensiktsmessig for kontroll av fakturert pris. Prestasjon i forhold til budsjett og forventet incitamentsutbetaling må også dokumenteres. 10. Dokumentasjon av forbruk Oppdragsgiver har eller kan få behov for detaljert dokumentasjon av forbruksdata og kostnader i avtaleperioden. Dette kan være i forbindelse med ENØK-arbeid eller gjennomføring av energitiltak hos oppdragsgiver. Denne typen dokumentasjon kan også etterspørres i forbindelse med miljø- og CO2-regnskap, energi- og klimaplaner og lignende. Det kan derfor bli behov for tilgang til kostnads- og forbruksdata for enkeltmålere, samt akkumulerte verdier på bygg og avdelingsnivå. Det ønskes derfor en oversikt over hvilke data som det kan gis tilgang til uten kostnad, og dokumentasjon på eventuelle rapporter og applikasjoner som er tilgjengelig mot betaling. Eksempler på dette kan være web-tilgang til elektroniske rapporter med timeverdier i.csv eller.xls format, eventuelt med tilleggsrapporter med større funksjonalitet. Det bes også redegjort for oppdragsgivers mulighet til å få tilgang til annen dokumentasjon, for eksempel kopi av EDIEL-meldinger eller EMU-filer. Se ellers krav fra Aurskog-Høland pkt Miljø Oppdragsgiver ønsker tilbud på RECS-sertifikater tilsvarende forbrukt energi i avtaleperioden. Hver enkelt motpart skal stå fritt til å avgjøre om de ønsker å benytte seg av tilbudet eller ikke. 22

23 Vedlegg B : Prisskjema IINR Alle punkter i prisskjema skal føre til avvisning av tilbudet. besvares på dette prisskjema. Mangelfullt utfylt skjema kan PRISSPESIFIKASJON IINR Påslag fysisk leveranse, Nord Pool spot områdepris: Påslag finansiell handel basert på levert volum: Viderefakturering av nettleie, betaling, kontering og rapportering: Pris på opprinnelsesgarantier, RECS-sertifikater eller tilsvarende, må minst angis for 2010 og 2011: Timepris ved eventuell generell rådgivning: 2010: 2011: 2012: NOK/MWh NOK/MWh NOK/anlegg og år NOK/MWh NOK/MWh NOK/MWh NOK/time Antatt årlig kostnad eksklusive kraftkostnad og incitamentsordning: Rælingen kommune (81 målepunkt /11,9 MWh/år): Sørum kommune (124 målepunkt / 14,5 MWh/år): Enebakk kommune (93 målepunkt / 10,6 MWh/år): Aurskog- Høland kommune (194 målepunkt / 16,5 MWh/år): Fet kommune (86 målepunkt / 10,3 MWh/år): NOK/år NOK/år NOK/år NOK/år NOK/år Nittedal Kommune 17,4MWh/år): ( 119 målepunkt / NOK/år 23

24 Vedlegg C: Tildelingskriterier 1. 30% Pris sum honorarerr og gebyrer. Alle kostnadselementer utover kraftkostnader (kostnader med fysisk spot og oppgjør av prissikrings og optimaliseringshandel), viderefakturerte kostnader, og offentlige avgifter forbundet med leveransen skal spesifiseres. Priselementet evalueres med utgangspunkt i summen av honorar og andre kostnader som vil bli belastet oppdragsgiver, herunder de kostnadsmessige konsekvensene av en eventuell incitamentsordning % Handelskompetanse og strategiarbeid Leverandør bes presentere et opplegg for rådgiving rundt og oppfølging av forvaltningsstrategien. Dette punktet vil bli evaluert med bakgrunn i innholdet i opplegget og i hvilken kompetanse som vil gjort tilgjengelig for oppdragsgiver. Det er viktig at opplegget tilpasses oppdragsgivers behov og kompetanse. Erfaring med sammenlignbare referansekunder kan vektlegges dersom disse kan vise til velfungerende modeller. Dokumenterbare resultater/avkastning ved optimaliseringshandel vil bli vektlagt. Oppdragsgiver vil også vite hvordan leverandør kan ivareta oppdragsgiverss interesser på en best mulig måte under endredee markedsforhold, for eksempel i en tilsvarende situasjon som ved finanskrisen % Fakturering, rapportering og oppfølgingsrutiner Gode rutiner og løsninger på oppfølging, rapportering og fakturering vil bli vektlagt. Leverandøren vil bli evaluert med bakgrunn i beskrevne løsninger. Muligheter for elektronisk fakturering vil også bli tillagt vekt. Videre vil punktet bli evaluert med bakgrunn i forslag/tilbudt opplegg for videre samarbeid og oppfølging rundt avtalen. 24

25 Vedlegg D: Evalueringsskjema tildelingskriterier IINR ønsker å vise skjema og hvordan vi vektlegger kriteriene under evalueringen. IINR benytter et vektingsskjema, hvor vi har en vektingsskala fra 1-6 med 6 som høyest poengscore. EVALUERINGSSKJEMA TILDELINGSKRITERIER Pris 30% Evalueringskriterier Enhet Evaluering, tilbud Påslag fysisk leveranse, Nord Pool spot områdepris: NOK/MWh Påslag finansiell handel basert på levert volum: NOK/MWh Viderefakturering av nettleie, betaling, kontering og rapportering: NOK/anlegg og år Pris på opprinnelsesgarantier, RECS-sertifikater eller tilsvarende: NOK/MWh Timepris ved eventuell generell rådgivning: NOK/time Gjennomsnittlig poengsum Leverandør A Leverandør B Leverandør C Evaluering, tilbud Evaluering, tilbud Handelskompetansen og strategiarbeid 40% Evalueringskriterier Enhet Evaluering, tilbud Vurdering av innhold i strategiarbeidet - tilpassing i forhold til oppdragsgivers behov og kompetanse. Kompetanse på primær kontakt Dokumenterte resultater/ avkastning i relevant sammenlignbar optimaliseringshandel Erfaring med sammenlignbare referansekunder, og referansekunders erfaring med samarbeidet. Tilbyders erfaring ved endre markedsforhold eks. finanskrisen Gjennomsnittlig poengsum Leverandør A Leverandør B Leverandør C Evaluering, tilbud Evaluering, tilbud Fakturering, rapportering og oppfølgingsrutiner 30% Evalueringskriterier Enhet Evaluering, tilbud Elektronisk fakturering - erfaring og brukervennlig løsninger Rapportering på web og dokumentasjon av forbruk, mulighet for å gå spesifisere ned på det enkelte målepunkt Rutiner for samarbeid, oppfølging og implementering av avtalen Gjennomsnittlig poengsum Leverandør A Leverandør B Leverandør C Evaluering, tilbud Evaluering, tilbud Vektingspoeng Vektingspoeng Vektingspoeng Vektingspoeng Vektingspoeng Vektingspoeng Vektingspoeng Vektingspoeng Vektingspoeng

26 Vedlegg E: Rammeavtalevillkår Interkommunal innkjøpsordning Nedre Romerike (IINR) Aurskog-Høland, Enebakk, Fet, Nittedal, Rælingen og Sørum kommuner RAMMEAVTALEVILKÅR 1. Definisjon av rammeavtale. Med rammeavtale forstås avtaler som forplikter oppdragsgiver til å kjøpe og leverandør på forespørsel til å levere en eller flere typer varer eller tjenester over et begrenset tidsrom på vilkår fastsatt i rammeavtalen. Leverandøren er eneleverandør av de varer og tjenester avtalen omfatter, dersom ikke annet er avtalt. Avtalen gjelder for den daglige drift av kommunenes virksomheter. I de tilfeller kommunene vurderer innkjøpene som egne prosjekter står kommunene fritt til å gå ut til andre leverandører. 2. Hvem avtalen gjelder for. Avtalen gjelder for virksomheter spesifisert i eget vedlegg. Virksomheter og selskaper kommunene yter driftstilskudd til eller eier kan knytte seg til avtalen ved at de skriftlig henvender seg til IINR med at de aksepterer samtlige vilkår i avtalen. IINR henvender seg til aktuell leverandør. Det samme gjelder dersom dagens innkjøpsordning utvides med flere medlemskommuner. Likeledes gjelder alle allerede inngåtte avtaler dersom en eller flere av medlemskommunene skulle melde seg ut av innkjøpsordningen. 3. Prøvetid. For nye leveranser er de første 6 månedene prøvetid. Anser kommunene at leveringene ikke svarer til tilbudet, kan avtalen sies opp med umiddelbar virkning. Forlenget prøvetid kan også være en mulig løsning. 4. Priser. Prisene er basert på nettopriser og/eller generelle prislister med fradrag av avtalte rabatter. De avtalte prisene er faste i avtaleperioden, dersom ikke annet er angitt i avtalen. Det forutsettes at de avtalte priser også representerer prisnivået på eventuelt nye produkter/modeller og andre artikler som naturlig hører til innenfor varegruppen. Øvrige varekjøp hos leverandør gis samme priskalkyle som de varer rammeavtalen er basert på. Tilbud i perioden som er gunstigere enn de avtalte betingelsene, gjelder automatisk for Interkommunal innkjøpsordning Nedre Romerike. Leverandøren er forpliktet til å gjøre slike tilbud kjent for den enkelte virksomhet som omfattes av avtalen. 5. Prisendringer. Prisene kan endres tidligst ett år etter avtaleinngåelse. Prisendringer i avtaleperioden skal ikke overstige det som kan dokumenteres som kostnadsendringer for den enkelte vare. Prisendringer skal begrunnes skriftlig minst 3 måneder før ikrafttredelse, og kan ikke settes i kraft før Interkommunal innkjøpsordning Nedre Romerike ved avtaleansvarlig har godkjent

27 prisendringen. Dersom prisenee på avtaleproduktet faller i periode skal det omgående varsles om prisnedgang, og de nye prisene skal gjelde for Interkommunal innkjøpsordning Nedre Romerike fra samme tidspunkt. Dersom leverandørens produkter får prisstigning som går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenter, gir dette grunnlag for reforhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen. Endringer i valutakurser som medfører en endring i produktets pris på mer enn +/- 5 % gir grunnlag for prisendring. 6. Levering og leveringsbetingelser. Leverandøren skal lagerføre de produkter som avtalen gjelder. Leveringen skal skje til fastsatte og avtalte tider. Avtaler om leveringstidspunkt gjøres med de enkelte virksomheter i kommunene. Kommunene kan gi leverandør nærmere anvisning om hvordan og hvor ofte fakturering skal skje. Ved vareknapphet skal leverandøren gi leveringer til Interkommunal innkjøpsordning Nedre Romerike høyeste prioritet. Etter nærmere avtale med den enkelte virksomhet skal leverandøren kunne opprette sikkerhetslager på varer der dette er hensiktsmessig. Dette skal skje uten kostnad for Interkommunal innkjøpsordning Nedre Romerike. Restleveringer skal finne sted snarest mulig etter hovedlevering. Tidspunkt for restlevering skal gis ved ordrebekreftelse. Hvis det blir levert erstatningsvarer skal dettee fremkomme ved ordrebekreftelse eller ved egen henvendelse til bestiller. Ved levering skal representant for varemottaker signere for forsendelsen. Leveringsbetingelsene er fritt levert det enkelte tjenestested, dvs franko / DDP i henhold til Incoterms Leverandøren forplikter seg til å emballere alle vareforsendelser på en forsvarlig måte. Kunden kan kreve at leverandøren skal spesifisere avfallsdestruksjon av emballasje og produkt. 7. Betalingsbetingelser og fakturering. Betalingsbetingelsene er: Fri faktureringsmåned + 30 dager. Leverandøren skal levere samlefaktura til det enkelte tjenestested i kommunen, dersom partene ikke har blitt enige om noe annet. Betalingstiden regnes fra fakturadato på korrekt faktura. Rentefaktura aksepteres ikke dersom sen innbetaling fra kunden skyldes mangelfull, eller uoverensstemmende dokumentasjon, følgebrev, faktura etc. fra leverandøren eller kvalitetssvikt i leveransen. Korrekt faktura skal inneholdee referanse til ordrenummer eller rekvisisjonsnummer og øvrig informasjon gitt av kunden. Leverandøren skal alltid påføre fakturaen det avtalenummer som er angitt på avtalens første side. Fakturaen skal inneholde oversikt over antall timer som hver person har arbeidet, med spesifikasjon av utførte arbeidsoppgaver. Dersom forfalte beløp ikke betales i rett tid, skal kunden betale renter i henhold til forsinkelsesrenteloven. 27

28 Leverandør kan ikke kreve faktura- eller ekspedisjonsgebyr. 8. Retur av varer. Ubrukte varer skal kunne returneres, forutsatt at varene er i originalemballasje og forøvrig i fullgod stand og salgbare. Ved feillevering plikter mottaker å rapportere dette til leverandøren umiddelbart. Leverandøren plikter å levere erstatningsvarer uten ekstra kostnader. Returen krediteres 100 %. Ved feilbestilling skal dette rapporteres snarest mulig. Leverandøren plikter å ta varene i retur innen rimelig tid fra bestillingsdato. Krediteres med fratrekk for transport og eventuelle returgebyrer. 9. Helse - miljø - sikkerhet. Leverandøren skal fremlegge egenerklæring om at firmaet oppfyller, eller ved en eventuell tildeling av kontrakt oppfyller lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. De produkter som leveres skal være godkjent, sertifisert, registrert e.l. dersom slik godkjenning er pålagt i lover, forskrifter eller direktiver. For kjemikalier skal leverandøren sørge for at virksomheter som bruker avtalen har produktdatablad på norsk til enhver tid. Leverandøren skal arbeide for at emballasjen reduseres til et nødvendig minimum. Emballasjen skal være resirkulerbar. 10. Krav til lønns- og arbeidsvilkår gjelder tjenestekontrakter og bygg- og anleggskontrakter. Leverandøren og dennes underleverandører plikter å ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Oppdragsgiver har rett til innsyn i dokumenter og rett til å foreta andre undersøkelser som gjør det mulig for oppdragsgiver å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravet til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Leverandøren er på forespørsel forpliktet til å fremlegge dokumentasjon på ovenfor nevnte ansattes lønns- og arbeidsvilkår. Fremlagt dokumentasjon skal være på norsk. Leverandøren plikter å ha tilsvarende kontraktsbestemmelse i sine kontrakter med underleverandører og skal gjennomføre nødvendig kontroll hos sine underleverandører for å påse at plikten overholdes. 28

29 11. Statistikk. Statistikk skal automatisk oversendes IINR halvårlig i elektronisk form. Dette skal være uten omkostninger for Interkommunal innkjøpsordning Nedre Romerike. Statistikken skal inneholde leveringsstatistikk for det enkelte bestillingssted, samt for alle virksomheter samlet. Statistikken skal inneholde opplysninger om levert mengde, forbruk i kroner og eventuelt andre opplysninger på total- og varelinjenivå. 12. Oppfølgingsmøter Det skal avholdes årlige oppfølgingsmøter mellom IINR og leverandør. 13. Utprøving av nye produkter. Interkommunal innkjøpsordning Nedre Romerike forbeholder seg retten til å prøve ut produkter fra andre leverandører i avtaleperioden. 14. Produktopplysninger, samarbeid etc. Interkommunal innkjøpsordning Nedre Romerike og leverandøren har et felles ansvar for å bidra til aktivt samarbeid med sikte på å oppnå større effektivitet i alle leddd i avtaleforholdet. Leverandøren skal ta kontakt med de aktuelle virksomheter som omfattes av avtalen for å gi de nærmere produktopplysninger og informasjon om leveringsforholdet. Dette skal inkludere varekatalog og oppdatering av denne. Leverandøren skal i nødvendig grad utføre brukeropplæring for å sikre en faglig og økonomisk riktig bruk av produktene. Dette uten ekstra kostnad for Interkommunal innkjøpsordning Nedre Romerike. 15. Lojalitet. For at Interkommunal innkjøpsordning Nedre Romerike skal tjene sin hensikt, nemlig å bidra til en mer kosteffektiv drift, må de kommunale virksomheter følge opp og benytte avtalen. På den annen side er det også forventet at leverandøren ikke selger produkter til kommunale virksomheter som han vet andre leverandører har avtale på. 16. Transport av avtalen. Ingen av partene har rett til å overføre noen av sine forpliktelser til en tredjee part uten at den andre skriftlig har godkjent det. 17. Oppsigelse. Etter endt avtaleperiode utløper avtalen automatisk med mindre annet er avtalt. Ved vesentlig mislighold av avtalen kan den sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. Interkommunal innkjøpsordning Nedre Romerike kan si opp avtalen med øyeblikkelig virkning dersom avtaleforpliktelsene ikke overholdes. Dersom det i avtaleperioden oppstår spesielle forhold som gjør avtalen urimelig for en av partene, kan det forhandles om revidering eller oppsigelse. 29