Rutiner for saksbehandling av saker i DLE

Transkript

1 Rutiner for saksbehandling av saker i DLE GENERELT OM SAKSBEHANDlING I FORB. MED KONTROLLER Dette notatet har til hensikt å gi en kort oversikt over saksbehandlingen av saker der DLE er førsteinstans, herunder hvilke saker som skal/bør overføres til DSB for videre oppfølging. Under tilsyn av elektriske anlegg og elektrisk utstyr kan det avdekkes avvik fra relevante forskrifter, som gjør det nødvendig å pålegge tilsynsobjektet å rette disse avvikene. Slike pålegg er et enkeltvedtak i juridisk forstand, som igjen innebærer at lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) kommer til anvendelse. Forvaltningsloven oppstiller krav som skal ivaretas i forbindelse med denne saksbehandlingen. Kravene kan variere avhengig av hvor langt i behandlingsprosessen en har kommet; - kontroll - forhåndsvarsel - vedtak - klage. Dersom kravene ikke oppfylles, kan dette få som konsekvens at avgjørelsene som er tatt, ikke anses som gyldige. En vil da måtte starte hele prosessen på nytt, og da fra begynnelsen av. Det er viktig å være oppmerksom på at DSB ikke bør involveres i den konkrete saken mens denne ennå er til behandling hos DLE. Dette begrunnes med at ved eventuell klage, kan Justisdepartementet bli klageinstans i stedet for DSB. 1. Kontroll DLE varsler og gjennomfører en kontroll; o Varsel om tilsyn og adkomst, el-tilsynslovens 5 o Tilsynspersonell skal ha uhindret adgang til enhver tid o Tilsynspersonell skal vise nødvendig respekt, DLE er en myndighetsperson o o DLE skal legitimere seg DLE skal gi skriftlig tilbakemelding (rapport) til eier/bruker om resultatet av kontrollen, også der det ikke er avdekket avvik Hvis det ikke avdekkes avvik, kan saken avsluttes. Dersom det er avdekket avvik, skal eier/bruker gjøres oppmerksom på disse avvikene. Avvikene skrives i en egen tilsynsrapport. Eier/bruker skal i tillegg forhåndsvarsles om mulig vedtak. Tilsynsrapporten vedlegges forhåndsvarselet. Avdekkes det alvorlige avvik (avvik som åpenbart kan føre til fare for liv og helse) skal frakobling av hele eller deler av anlegget vurderes. Hvis hele eller deler av anlegget frakobles, er dette å betrakte som et vedtak. 2. Tilsynsrapporten Tilsynsrapporten skal informere om avvikene som er avdekket, og vise til hvilke forskriftskrav som det er avvik fra, og med henvisning til konkret forskrift, paragraf og det konkrete kravet, sammen med en kort gjengivelse av kravet. 3 Forhåndsvarsel, forvaltningsloven 16 Intensjonen med et forhåndsvarsel er å informere eier/bruker om at det er reist sak med henblikk på å få lukket avvikene. Eier/bruker skal i tillegg gis anledning til å forsvare sine interesser.

2 Grunnlaget for forhåndsvarselet er tilsynsrapporten som er utarbeidet på bakgrunn av de avvik som ble avdekket under kontrollen. Det kan presiseres at forhåndsvarsel og tilsynsrapport er 2 separate dokumenter. Tilsynsrapporten beskriver de påpekte feil og mangler, forhåndsvarselet inneholder informasjon ihht. FVL, inkl. frist for tilbakemelding/oppfølging. 3.1 Forhåndsvarselet skal; - opplyse at DLE vurderer å treffe vedtak som i så fall vil innebære en plikt til å rette avvikene - begrunnes ved å vise til tilsynsrapporten som skal legges sammen med forhåndsvarselet. - informere eier/bruker om retten til å komme med eventuelle kommentarer til forhåndsvarselet, herunder evt. bekreftelse på at avvikene er rettet, innen en nærmere angitt frist, f. eks. 3 uker. Fristen må vurderes ut fra en lokal risikovurdering. - informere eier/bruker om at DLE vil forholde seg til opplysningene i rapporten dersom man ikke mottar kommentarer til forhåndsvarselet 3.2 Saken kan lukkes - hvis eier/bruker gir tilbakemelding (rettingsbeskrivlese fra elektroinstallatør) som bekrefter at avvikene allerede er utbedret, - hvis eier/brukers kommentarer tilsier en revurdering av avvikene / at DLE godtar begrunnelsen for at det ikke er avvik - ved mindre avvik som ikke må rettes, f.eks. avvik som er til å leve med (noen feil i kategori 1). Saksgang i slike tilfeller: det gis en påminnelse på forhåndsvarselet en gang, hvis DLE ikke mottar melding om at det er rettet innen ny frist, tilskrives eier/bruker om at DLE ikke vil forfølge saken videre i denne omgang. Eier/bruker gjøres oppmerksom på at dersom det kreves innsyn i saken senere vil avvikene vises. De som forespør er gjerne forsikringsselskaper, eiendomsmeglere osv Saken kan vurderes og lukkes dersom tilsynsobjektet fremlegger bekreftelse på at installatør er kontaktet med henblikk på å få rettet alle avvikene. 3.3 Det treffes vedtak dersom - eier/bruker ikke gir kommentarer/tilbakemelding, - kommentarene ikke tilsier en endret vurdering med hensyn til avvikene. 4. Vedtak, forvaltningsloven Et (enkelt)vedtak er en avgjørelse som innebærer at parten (eier/bruker) pålegges plikt til å utbedre feil eller mangler ved / på det elektriske anlegget eller elektrisk utstyret. 4.1 Vedtaket skal: - pålegge eier/bruker å utbedre de avvikene som er avdekket, - begrunnes ved å vise til tilsynsrapporten som skal vedlegges vedtaket. - sette frist for retting av avvikene, samt informere om at DLE skal tilsendes bekreftelse på at avvikene er rettet, - informere om klageadgangen, klagefristen, klageinstans, fremgangsmåten ved ev. klage og retten til å se sakens dokumenter. Saken kan lukkes dersom tilsynsobjektet fremlegger bekreftelse (rettingsbeskrivelse fra elektroinstallatør) på at alle avvikene er rettet. Saken kan vurderes å lukkes dersom tilsynsobjektet fremlegger bekreftelse på at installatør er kontaktet med henblikk på å få rettet alle avvikene. Hvis det ikke kommer inn klage, er DLE sitt vedtak endelig. Den videre saksgangen kan da ha flere utfall; avvik som på sikt vil kunne medføre alvorlige forhold (kategori 2), f. eks. tekniske avvik som forskriftsbrudd, manglende dokumentasjon på varmekabler, belysning osv: det purres på vedtaket en gang. Purring skal inneholde Siste frist for retting

3 Informasjon om videre saksgang hvis retting ikke blir utført (at DLE vil anmode DSB om bruk av sanksjonsmidler som eks. tvangsmulkt) Hvis DLE ikke mottar melding om at avvikene er rettet innen purringens frist, tilskrives tilsynsobjektet om at saken oversendes til DSB med anbefaling om videre sanksjoner, f.eks. i form av tvangsmulkt avvik som DLE vurderer som alvorlige i forhold til brann og berøringsfare DLE vurderer frakobling av hele eller deler av anlegget, eventuelt krever at elektroinstallatør kontaktes umiddelbart (besørger utbedring på eiers/brukers regning.) DLE sender saken til DSB med anbefaling om videre sanksjoner, f. eks. i form av tvangsmulkt 5. Klage, forvaltningsloven Hvis det kommer inn klage innen klagefristen på hele eller deler av DLEs vedtak, skal DLE vurdere saken på nytt. DLE kan da enten ta klagen til følge og omgjøre sitt tidligere vedtak. Eier/bruker informeres om dette, og saken kan lukkes, eller opprettholde sitt tidligere vedtak og oversende saken til DSBs regionskontor for videre klagebehandling der. DLE skriver et oversendelsesbrev med en kortfattet redegjørelse for saken, herunder hva som er DLEs konklusjon og anbefaling for videre tiltak. Tilsynsobjektet tilskrives om at så skjer. DSB foretar en vurdering og avgjør saken endelig. Når DSB har truffet vedtak i klagesaken, informeres DLE om utfallet. DLE informerer eier/bruker om utfallet av DSBs klagebehandling. 6. Andre sankssjonsmidler, f. eks. tvangsmulkt Når et vedtak er endelig, og eier/bruker ikke har oppfylt pålegget om å rette avvikene, kan det vurderes om man skal reise sak om bruk av andre sanksjonsmidler, f. eks. tvangsmulkt. Avgjørelse om bruk av slike sanksjonsmidler, er også å anse som enkeltvedtak. 6.1 DLE forbereder sak med forslag om bruk av reaksjonsmidler og skriver et oversendelsesbrev til DSBs regionskontor. Av oversendelsesbrevet skal det gis en kort redegjørelse for tidligere saksgang, eks. - forhåndsvarsel med frist samt vedlagt tilsynsrapport - vedtak med tilhørende frist, - purring med tilhørende frist - annen relevant dokumentasjon i saken Alle saksdokumenter legges sammen med oversendelsesbrevet og sendes DSB, som så vurderer om det er grunnlag for å reise sak overfor eier/bruker. DSB vil i så fall forhåndsvarsle eier/bruker og treffe evt. vedtak i samsvar med ovennevnte prosedyre. 6.2 Gjensidig informasjon mellom DLE og DSBs regionskontor Mottar DLE informasjon om at avviket er lukket, eller har annen informasjon i saken, meldes dette straks til DSB. DSB holder DLE orientert i saken via kopier av saksbehandlingen (forhåndsvarsel, vedtak osv.) eller andre forhold i saken.

4 Noen prosedyrer mellom DLE og DSB. Prosedyre for saksbehandling av saker knyttet til Registreringsforskriften Endring i registrete opplysninger Dersom det fattes vedtak om endring av registrerte opplysninger i DSBs sentrale register over virksomheter som prosjekterer, utfører og vedlikeholder elektriske anlegg, skal vedtaket sendes DSB for gjennomføring av endringene. For at DSB skal kunne sette virksomheten/entreprenøren/installatøren inaktiv må følgende opplyninger gis: - foretaks- og bedriftsnummeret - en kort begrunnelse for endringen. Denne vil bli lagt inn i kommentarfeltet og er nyttig i ettertid dersom det skulle bli spørsmål om hvorfor virksomheten har endret status. Eventuelt kan det henvises til saksnummer dersom det der fremkommer hvorfor virksomheten skal endre status. DSB vil foreta nødvendige endringer i registeret og sende ny bekreftelse til virksomheten hvor de nye opplysningene vil fremkomme. I de tilfeller hvor virksomheten ikke oppfyller kravene til faglig ansvarlig, vil den bli satt i status Inaktiv og vil ikke lovlig kunne påta seg oppdrag. Krav til faglig ansvarlig. Søknad om dispensasjon fra forskrift om kvalifikasjoner for elektrofagfolk 11. Ifølge fke 11 skal den som forestår utførelse og vedlikehold herunder reparasjon av elektriske anlegg, ha formell teoretisk og praktisk elsikkerhetsutdanning som minst tilsvarer kravene til elektroinstallatør, og tilleggskompetanse som er relevant for de elektriske anlegg vedkommende skal forestå utførelse og vedlikehold av. Den som skal forestå slik virksomhet skal være ansatt og ha sitt daglige virke i den bedrift som utøver virksomheten. DSB kan i helt spesielle tilfeller dispensere fra fke 11, med hjemmel i samme forskrifts 9. Dette kan være aktuelt i de tilfeller hvor en virksomhet uforutsett har blitt stående uten faglig ansvarlig, f. eks. ved langvarig sykdom og dødsfall. Dispensasjon vil imidlertid ikke være en rettighet som virksomheten kan påberope seg. Det forutsettes videre at virksomheten benytter dispensasjonsperioden til å bringe forholdet i orden. Vi gjør oppmerksom på at virksomheten i dispensasjonsperioden ikke kan påta seg større oppdrag. Dispensasjonen innebærer som oftest at en erfaren elektrofagarbeider gis adgang til å forestå virksomheten inntil forholdet er brakt i orden. Elektrofagarbeideren forutsettes å være ansatt i den aktuelle virksomheten. En dispensasjon vil være tidsbegrenset med inntil 6 måneder varighet. Søknad om slik dispensasjon skal sendes Det lokale eltilsyn, som med sin fagkunnskap om virksomheten skal gi sin anbefaling til DSB. DLE oversender så saken til regionkontorene med sin anbefaling. Når det innvilges søknader fra registrerte virksomheter om dispensasjon fra 11 i forskrift om kvalifikasjoner for elektrofagfolk (fke) så er det visse opplysninger som skal sendes ELA v/ Astrid Kvam for registrering. Det er følgende opplysninger: - den registrerte virksomhetens foretaks- og bedriftsnummer - navn på faglig ansvarlig som skal slettes - navn på den som skal være faglig ansvarlig under dispensasjonen - dato for utløp av dispensasjonen Dette er opplysninger som skal fremkomme av søknaden og svaret.

5 Produktkontroll El-tilsynsloven omfatter også tilsyn med elektrisk utstyr. I praksis har denne myndighet vært utøvet av DSB. DSB har myndighet til å henvende seg til produsent eller importør, og vil, gjennom et omsetningsforbud, kunne stoppe produktet i hele landet. DSB og DLE kan anmelde omsetning av ulovlig farlig utstyr. DLE s funksjon som lokalt bindeledd, observatør og faginstans er viktig i denne sammenheng. Rapport til DSB skjer gjerne på bakgrunn av to forskjellige oppdagelser: - en henvendelse fra publikum om potensielt farlige elektriske produkter som følge av at det har vært hendelser med produktet. Hendelsen er da i seg selv en indikasjon på en gitt risiko ved produktet. - eller det skjer også ved at DLE personell oppdager tvilsomme produkter. I begge tilfeller er det viktig at DLE personell gjør en risikovurdering av utstyret som rapporteres inn. Rapporten skal tydelig angi hva mangelen ved produktet er (helst hjemlet i standarder) og hva disse manglene kan føre til (konsekvens av en eventuell hendelse). DSB trenger dette for å kunne gå videre med produktet. Bilder er ofte en god dokumentasjon Ulovlig prosjektering og installasjon DSB forutsetter at DLE politianmelder alvorlige brudd på gjeldende lov og forskrifter., eks. - installasjon forestått og utført av virksomheter som ikke er registrert i DSBs installatørregister -prosjektering forestått av personer/virksomheter som ikke har dokumentert fagkunnskap -omfattende provisoriske løsninger Politianmeldelse må minimum inneholde følgende opplysninger: -hvem anmeldelsen retter seg mot (person eller firma) -anleggsadressen -detaljert beskrivelse av de faktiske forhold, inkl. en risikovurdering -konkrete hvilke lover/forskrifter/paragrafer som er brutt. Ordlyd i alle omtalte lover/forskrifter/paragrafer vedlegges - bilder bør brukes som dokumentasjon av de omtalte forhold - strafferammen for de anmeldte forhold (ordlyd vedlegges) - begjæring om at den som anmeldes blir tiltalt og straffet - relevante vedlegg med tilhørende oversikt/kortfattet beskrivelse Standard tekstforslag for bruk i Forhåndsvarsel, vedtak osv. Ref. avsnittet om generell saksbehandling i forb. med kontroller. Tekster som det enkelte DLE utarbeider i forbindelse med disse forhold kan legges ut på DLE weben for felles benyttelse. DSB kan koordinere dette.