Innholdsfortegnelse. 1 Hensikt og omfang. 2 Instruksansvarlig. 3 Beskrivelse

Transkript

1 Spesifikasjon REVISJON AV ELEKTROENTREPRENØRER - PROSJEKTERENDE OG ELEKTROREPARATØRER Dok. ansvarlig: Otto Rune Stokke Dok. godkjenner: Frode Remvang Gyldig fra: Distribusjon: Åpen Side 1 av 7 Innholdsfortegnelse 1 HENSIKT OG OMFANG INSTRUKSANSVARLIG BESKRIVELSE GENERELT DEFINISJONER: OMFANG: GJENNOMFØRING: TEFT TILSYNSRAPPORTEN Ingen møtte fra virksomheten Nyregistrerte elektroforetak - ny faglig ansvarlig- endring av registrerte opplysninger OVERSIKT TIL DLE REFERANSE: VEDLEGG: Hensikt og omfang Prosedyren skal sikre at revisjon av elektroentreprenører, rådgivende ingeniører og elektroreparatører gjennomføres på en systematisk og ensartet måte i henhold til gjeldende lover og forskrifter for forvaltningsområde. 2 Instruksansvarlig Ansvar for å utarbeide og vedlikeholde denne spesifikasjonen er tillagt leder i DLE. Sakkyndig selskap (SKS) har ansvar for å implementere spesifikasjonen i virksomhetens internkontroll system. 3 Beskrivelse 3.1 Generelt SKS er ansvarlig for å utføre revisjon av elektroentreprenører, rådgivende ingeniører og elektroreparatører i henhold til denne prosedyre. Prosedyrer bygger på Styrende dokumenter for tilsynsmyndighetene. 3.2 Definisjoner: - Tilsyn: Kontroll og reaksjon. - Kontroll: En undersøkelse av status i henhold til krav gitt i medhold av lov eller forskrift. Kontrollen kan gjennomføres på stedet ved revisjon og inspeksjon, eller ved at det stilles krav om innsendelse av dokumentasjon, prøver og lignende til tilsynsmyndighetene. - Revisjon: systematisk kontroll av virksomhetens styringssystem for å fastslå om aktiviteter og tilhørende resultater stemmer overens med det som er planlagt og om de

2 Spesifikasjon: Side 2 av 7 er effektivt gjennomført og er hensiktsmessige for å oppnå målene. En revisjon vil normalt omfatte gjennomgang av virksomhetens relevante dokumentasjon, intervjuer og verifikasjoner. - Inspeksjon: kontrollaktivitet som ikke er revisjon. Inspeksjon skal normalt være en planlagt og systematisk gjennomgang av utvalgte risikoforhold i virksomheten for å fastslå om virksomheten oppfyller krav gitt i medhold av lov eller forskrift. - Verifikasjon: bekreftelse ved å undersøke og fremskaffe objektivt bevis på at spesifiserte krav er oppfylt (NS-EN ISO 9000:2000). Aktiviteten inngår i revisjon, inspeksjon og produktkontroll. - Avvik: Manglende etterlevelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov. - Anmerkning: Et forhold som tilsynsetatene mener det er nødvendig å påpeke, men som ikke omfattes av definisjonen for avvik. Virksomhetens manglende etterlevelse av egne regler som er strengere enn lovkravene, vil fra tilsynsetatenes side ikke betraktes som et avvik, men kan omtales som en anmerkning. Referanse: Styrende dokumenter for tilsyn. - TeFT: Tema for tilsyn. Obligatorisk sjekkpunkter gitt i instruks fra DSB. Gjeldende TeFT ligger i tilsynssystemet på aktuelle resultatområder. 3.3 Omfang: Revisjon skal utføres i det omfang som er gitt av Instruks for DLE og Nettselskapet/DLEs områdefordeling. Elektroentreprenører Innsatsen skal primært rettes mot de virksomhetene som etter DLE sammen med SKS sin vurdering, trenger mest oppfølging. Virksomhetene skal i snitt ha revisjon hvert tredje år, ut fra en risikovurdering. Det foretas stikkprøver hos alle elektroentreprenører i tildelt område i form av verifikasjoner av utført arbeid. Antall verifikasjoner gjøres etter tabell i planskjema i instruks. Det forutsettes at SKS benytter erfaringer fra de siste års kontroll av nye installasjoner til å hjemle evt. gjentakende avvik som systemavvik hos elektroentreprenør. Det er viktig å benytte elvirksomhetsregisteret til DSB fane kontroll av utførte arbeider for den aktuelle virksomheten. Det vil her komme frem funn-ikke funn over arbeider utført i Norge. Videre må SKS ha oversikt over avvik og tilbakemeldinger fra sist revisjon for å verifisere at entreprenøren har tilpasset seg og lagt inn dette i sitt system. Føringer gitt i instruks for DLE for resultatområdet og TeFT benyttes som en veileder ved revisjon. For å få en oversikt over utførte arbeider benyttes nettmeldingssystemet Elsmart. Når det sendes brev til elektrovirksomheten for å få tilsendt en oversikt over utførte arbeider, skal DLE sitt tilsynssystem benyttes. Dette gjøres på følgende måte: 1. Velg aktuell el-virksomhet under planlegg tilsyn. 2. Definer tilsynstype: Innhenting av nye jobber, sjekkliste etc.

3 Spesifikasjon: Side 3 av 7 3. Definer dato for tilbakemelding = planlagt utført dato. Gi virksomheten rimelig tid til å svare på henvendelsen. Normalt 30 dager. 4. Utskrift av brev skjer via utskrifter orienteringsbrev. Det er lagt til rette for at DLE kan fatte et direkte vedtak hvis elektrovirksomheten ikke oversender dokumentasjon på utførte arbeider. Dette gjøres ved at man går inn på saken som er opprettet og rapporter et avvik. Det vil være naturlig å bruke følgende avvik på dette: Feilkode: Eier av virksomheten fremla ikke opplysninger i den form som tilsynsmyndigheten ba om. Kommentar: Virksomheten må oversende oversikt over utførte arbeider som beskrevet under. SKS må krysse av for direkte vedtak, og bekrefte dette. Det skal også utføres verifikasjon av meldte arbeider som utføres av virksomheter med adresse utenfor netteiers forsyningsområde. Minst 20 % av kontrollene skal utføres i byggeperioden (byggeplasskontroll). Ved «byggeplasskontroll» skal det sjekkes ut om kravene i FEK og FSE blir etterlevd. Videre skal provisoriske anlegg på byggeplassen kontrolleres. (Mulige avvik ved anlegget under bygging kan kommenteres i rapporten, men vil først kunne påpekes som avvik etter at utførende har gjennomført sluttkontroll og utferdiget erklæring om samsvar.) Heisvirksomheter Heisvirksomheter skal kun følges opp ved revisjon. SKS skal ikke foreta verifikasjon i anlegg. Det skal legges vekt på kvalifikasjoner hos virksomhetene og fagarbeiderne. Også heisvirksomhetens rutiner ang. FSE-opplæring skal sjekkes. Nyregistrerte virksomheter For nyregistrerte virksomheter med utførelse og vedlikehold som virkeområde, skal det innen to uker etter at melding om registrering er mottatt, være kontrollert at faglig ansvarlig oppfyller kravene i forskrift om elektroforetak og kvalifikasjoner for arbeid knyttet til elektriske anlegg og elektrisk utstyr (FEK) 7 og at registrerte faglige virkeområder samsvarer med de kvalifikasjonene som det er dokumentert at faglig ansvarlig har, jf. føringer på «Veiledning til DLEs oppfølging av elvirksomheter». Tilsynssystemet til DLE benyttes og en «brevkontroll» gjennomføres. Ny faglig ansvarlig/endringer Det samme kravet til oppfølging gjelder for registrerte virksomheter hvor det er ansatt ny faglig ansvarlig. Utenlandske virksomheter På bakgrunn av norsk spenningssystem, byggeskikk og bruksmønster som gjenspeiler seg i særnorske krav, skal anlegg utført av utenlandske virksomheter følges opp med kontroll. Dersom en ved kontroll avdekker mangler skal alle påfølgende anlegg kontrolleres. Kontroll med disse virksomhetene skal også omfatte kontroll av dokumentasjon på at faglig ansvarlig og elektrofagarbeidere har blitt vurdert av DSB til å oppfylle kravene i FEK.

4 Spesifikasjon: Side 4 av 7 «Ulovlig arbeid» SKS skal prioritere oppfølging av saker hvor det avdekkes eller meldes om ulike former for ulovlig arbeid. Dette vil kunne gjelde: - Virksomheter som ikke er registrert i det sentrale registeret over virksomheter som prosjekterer, utfører og vedlikeholder elektriske anlegg - Virksomheter uten faglig ansvarlig som oppfyller kravene i FEK 7 - Utenlandske faglig ansvarlige og elektrofagarbeidere som ikke har godkjenning fra DSB til å kunne arbeide selvstendig i Norge - Elektrofagarbeidere (med eller uten formell tilknytning til en registrert virksomhet) som selvstendig tilbyr tjenester i markedet («innleie» av faglig ansvarlig) Prosjekterende Når prosjektering og utførelse ikke utføres av en og samme virksomhet, skal det kontrolleres om det foreligger egen erklæring om samsvar for prosjekteringen. Det skal dessuten vurderes om påviste avvik ved verifikasjon av det utførte anlegget kan tilbakeføres til prosjekteringen. Eventuelle avvik legges til grunn for oppfølging av den prosjekterende virksomheten. Aktuelle temaer for tilsyn med prosjekterende virksomheter vil være: - Kvalifikasjoner (ikke forskriftsregulert) - Rutiner for risikovurdering - Rutiner for utstedelse av erklæring om samsvar Elektroreparatører Det skal gjennomføres kontroll av kvalifikasjonene, i henhold til FEK 8, hos eventuelle nye elektroreparatører innenfor forsyningsområdet. Tilsyn innenfor dette resultatområdet skal for øvrig utføres i henhold til de føringene som er gitt på Gjennomføring: SKS varsler og gjennomfører revisjon iht. til retningslinjer gitt i instruks, tilsynsplan og føringer fra DLE. Tilsyn skal som utgangspunkt varsles med orienteringsbrev og sendes minst 14 dager før gjennomføring. Det skal fremgå av varsel hvem som skal gjennomføre tilsynet. Tema for revisjonen skal synliggjøres i orienteringsbrevet, og forankres opp i mot; Feil og mangler avdekket ved obligatoriske verifikasjoner av elanlegg virksomheten har bygget, og/eller; TeFT og i instruks for DLE og/eller; Andre forhold Flere tema for revisjon velges normalt ved varsel om tilsyn. Det kan ved enkelte virksomheter («bekymringsinstallatører») kun være ett eller få tema for tilsyn dette for å få tid til en grundig granskning av de forhold som virksomheten må forberede seg på eller ved avklaring av bekymringsverdig utførelse/metode. Ved førstegangsrevisjon av elvirksomheter vil hele TeFT være tema for tilsyn. Tema for tilsyn legges inn i innledende kommentar. Grunnlag for valg av tema for revisjon dokumenteres i tilsynssaken.

5 Spesifikasjon: Side 5 av 7 Eksempler på temaer som kan være aktuelle å ha fokus på, hentet fra TeFT: Forskrift om elektroforetak og kvalifikasjonskrav for arbeid knyttet til elektriske anlegg og elektrisk utstyr. - Kvalifikasjoner til personell som arbeider med elektrisk anlegg og elektrisk utstyr. - Kvalifikasjoner til faglig ansvarlig. - Faglig ansvarlig roller i virksomheten. - Registrering i Elvirksomhetsregisteret. Forskrift om systematisk helse-, miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheter. - Oversikt over lover og forskrifter som er av særlig viktighet for virksomheten. - Arbeidstaker kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer. - Virksomhetens mål for helse, miljø og sikkerhet. - Organisering av virksomheten. - Risikovurderinger, jf. Internkontrollforskriften 4 og 5. - Rutiner for avviksbehandling. - Virksomhetens internrevisjon. Forskrift om sikkerhet ved arbeid i og drift av elektriske anlegg. - Opplæring FSE. - Rutiner for melding av ulykker og uhell. - Rutiner for valg av arbeidsmetode. - Rutiner for bruk av verneutstyr. - Rutiner for vedlikehold av verktøy, verneutstyr og anleggsbeskyttelse for AUS. Forskrift om elektriske lavspenningsanlegg. - Rutiner for sluttkontroll - Rutiner for utarbeidelse av utarbeidet nødvendig underlagsdokumentasjon for anlegg. - Rutiner for samsvarserklæring. - Rutiner for melding av arbeider. - Rutiner for risikovurdering og prosjektering av anlegg. Siste utgave av sjekkliste «Tilsyn med virksomheter registrert i "Elvirksomhetsregisteret"» utarbeidet av DSB, benyttes som en veileder ved revisjon. Bedriftsnummeret(BEDR) til virksomheten benyttes for utplukk og rapportering. Ved enkeltmannsforetak eller andre organisasjoner uten BEDR nummer må organisasjonsnummer brukes. Prosedyrer bygger på «Styrende dokumenter for tilsynsmyndighetene» og de til enhver tid gjeldene rutiner som tilhørere instruksen for DLE. Det skal som hovedregel gjennomføres både en revisjon av HMS-systemet og en verifikasjon av anlegget. - Tilsynspersonell skal vise nødvendig respekt, SKS representerer DLE. - Tilsynspersonell skal legitimere seg. I tillegg til ID-kort fra egen virksomhet, skal IDkort utstedt av Hafslund bæres synlig og fremvises ved ett hvert tilsynsbesøk.

6 Spesifikasjon: Side 6 av 7 - Fullmakt utstedt av DLE Hafslund Nett, skal ved tilsynsbesøk fremlegges på forespørsel. - Noter hvem som er til stede ved revisjon(skal inn i tilsynssystemet) - Tilsynspersonell kontrollerer alle de obligatoriske punktene som er angitt i TeFT-en. - På de punktene hvor det er funnet avvik skal dette registreres. - De punktene som ikke er kontrollert, eller hvor punktet ikke var tilgjengelig for kontroll, så skal dette angis under «Registrer funn». - Hvis det ikke avdekkes avvik, kan saken avsluttes. - Dersom det er avdekket avvik, skal tilsynsobjektet gjøres oppmerksom på disse avvikene. - SKS skal gi skriftlig tilbakemelding (rapport) til tilsynsobjektet om resultatet av tilsynet, også der det ikke er avdekket avvik - Avvikene skrives i en egen tilsynsrapport og tilsynsobjektet forhåndsvarsles om mulig vedtak. Nettselskapets tilsynssystem skal brukes ved saksbehandling. Legge til grunn brukerveiledning for tilsynssystemet ved registrering og innrapportering av tilsyn. 3.5 TeFT De generelle sjekklistene angir minstekrav til hva en revisjon skal omfatte og skal benyttes av alle (eventuelt med egne tillegg). Sjekklistene angir også de kontrollpunktene som det skal rapporteres på til DSBs sentrale resultatdatabase. Sjekklistene angir hvilke forhold som skal vurderes under en revisjon, men det vil være opp til den enkelte inspektør å vurdere omfanget av revisjonen knyttet til det enkelte kontrollpunktet og om dette er relevant eller ikke sett i forhold til det konkrete tilsynsobjektet. Eventuelle forhold som ikke er funnet relevante skal rapporteres i ELSA og det må kunne redegjøres for ved DLE sin oppfølging av SKS. Gjeldende TeFT ligger i tilsynssystemet på aktuelle resultatområder. DLE vil kunne foreta stikkprøver på utførte kontroller og saksbehandling. 3.6 Tilsynsrapporten Tilsynsrapporten skal informere om avvikene som er avdekket, og vise til hvilke forskriftskrav som det er avvik fra, og med henvisning til konkret forskrift, paragraf og det konkrete kravet, sammen med en kort gjengivelse av kravet. Ved bruk av generelle HMS koder i avvik som gjelder krav hjemlet i fagforskrifter, skal det komme frem i kommentarfeltet hvilke fagforskrifter avviket er hentet fra. Rapportene skal ikke inneholde forslag til løsning. Det skal i kommentar feltet til avvik hvor virksomheten mangler skriftlige rutiner, kreve at virksomheten «etablerer skriftlig rutine og implementerer denne i virksomheten». Finner inspektør ingen avvik skal tilsynsobjektet ha en skriftlig melding om dette. Det skal i innledende kommentar informeres om hvem som var tilstede fra virksomheten og SKS, og hovedkonklusjon etter revisjon. Avdekkes flere identiske avvik som er meldt rettet etter sist revisjon, skal det vurderes å korte ned frist for tilbakemelding slik at vedtak blir sendt ut etter 3 uker. Dette gjøres ved å endre Frist for retting i Eier kunde og saksinformasjon ved rapportering samt å endre Purrefrist dato i Oppfølging tilsyn etter at rapport er godkjent utskrevet. Legg inn en kommentar i Oppfølg tilsyn bildet slik at DLE fanger opp hvorfor kortere saksbehandling er valg.

7 Spesifikasjon: Side 7 av 7 Nyanser av tidligere avvik følger vanlig saksgang. Rapporten skrives og sendes kunden innen 5 virkedager. DLE oppfordrer SKS å rapportere tilsyn som er utført i siste halvdel av desember, raskere enn 5. virkedager og helst innen utløpet av 31. desember. Rapporten signeres av den som har gjennomført tilsynet Ingen møtte fra virksomheten Møter ikke faglig ansvarlig/daglig leder til varslet revisjon og de ønsker ikke å avtale nytt tidspunkt for revisjon, varsler SKS DLE om forholdet. DLE fatter vedtak og pålegger faglig ansvarlig/daglig leder å være tilstede ved tilsyn Nyregistrerte elektroforetak - ny faglig ansvarlig- endring av registrerte opplysninger Ved første gangs registrering av elektroforetak med utførelse og vedlikehold som virkeområde og ved melding om ny faglig ansvarlig, skal SKS innen to uker etter at melding er mottatt fra DSB, gjennomføre en «brevkontroll». Det kontrolleres om faglig ansvarlig oppfyller kravene i forskrift om elektroforetak og kvalifikasjonskrav for arbeid knyttet til elektriske anlegg og elektrisk utstyr(fek) 5 og 7 og at registrerte anleggstyper samsvarer med de kvalifikasjonene som det er dokumentert at faglig ansvarlig har. Når SKS mottar melding fra DSB om endring i registrerte opplysninger knyttet til et allerede registrert elektroforetak, skal SKS vurdere om de endringene som er gjort krever videre oppfølging. Endring av faglig ansvarlig eller registrerte kvalifikasjoner for faglig ansvarlig skal følges opp ved en «brevkontroll». Gjennomføring: Velg tilsynstype Oppfølging av elektroforetak ved planlegging av «brevkontroll». Orienteringsbrevet som sendes ut er et forhåndsvarsel om at SKS ønsker overlevert dokumentasjon på at registrerte opplysninger er riktig. SKS må notere seg dato for tilbakemelding da saksgang manuelt må følges opp. Når dato er utløpt og virksomheten ikke har gitt tilbakemelding, skriver saksbehandler avvik med kommentar samt krysser av direktevedtak i Eier kunde og saksinformasjon ved rapportering. DLE fatter vedtak. 3.7 Oversikt til DLE Det utarbeides ved årsslutt en oppdatert oversikt over de elvirksomheter som er revidert gjennom året. Denne oversendes DLE. Rapport sendes innen 5. virkedag i januar påfølgende år. 4 Referanse: Styrende dokumenter for tilsynsmyndighetene Gjeldende instruks DSB Veiledning til DLEs oppfølging av elvirksomheter 5 Vedlegg: