Skisse til prosjekt V.19.juni 2008 Marte-Eline Stryken, FAD - ITP. Gevinster ved e-forvaltning tall og erfaringer

Transkript

1 Gevinster ved e-forvaltning tall og erfaringer Prosjektet skal gi bedre og mer samlet oversikt over eksisterende gevinstmålinger og økt innsikt og forståelse i problemstillinger knyttet til måling og realisering av gevinster i e-forvaltningsprosjekter. Prosjektet skal bidra til utveksling av erfaringer og nettverksbygging mellom fagmiljøer og gi bedre grunnlag for veiledning og informasjonsarbeid mot statlige og kommunale virksomheter. Et hovedspørsmål for prosjektet er hvordan vi kan bli bedre til å ta ut gevinster av e-forvaltningsprosjekter. Prosjektet bør ende opp i noen anbefalinger som tar utgangspunkt i utfordringer knyttet til gevinstmåling og gevinst uttak. For å sikre at de viktigste utfordringene fanges opp og at anbefalingene er forankret i reelle problemstillinger er det viktig å involvere personer og miljøer som har praktisk erfaring med gevinstmåling og uttak. Prosjektet gjennomføres i perioden juni 08 til ca mars 09. Prosjektet er initiert av Heidi Grande Røys og det er trolig et politisk ønske om at man synliggjør gevinster gjennom tall. Det blir derfor viktig å finne en balanse mellom å vise effekter ved hjelp av måleindikatorer, og samtidig fokusere på hvordan flere gevinster kan tas ut. Prosjektet forslås derfor å deles i aktiviteter som gir resultater underveis men som sammenstilles og er utgangspunkt for anbefalinger ved avslutning av prosjektet. For å sikre at man fokuserer på sentrale områder og at anbefalinger kan følges opp er både Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) og Senter for statlig økonomistyring (SSØ) med i prosjektet. 1

2 Hovedaktiviteter og hvordan prosjektet tenkes gjennomført Skisse til prosjekt V.19.juni 2008 Aktiviteter Gjennomføring leveranse Tidspunkt og kostnader 1. A) Samle og systematisere eksisterende målinger fra ulike forvaltningsnivåer og sektorer. Levering: september/oktober 08 Målet er å sammenstille noen eksempler på gevinstmålinger fra ulike typer virksomheter. Eksemplene skal vise allerede gjennomførte målinger og gi et et mer samlet bilde av eksisterende målinger Eksempler kan systematiseres etter forvaltningsnivå og sektorer og/eller i forhold til type gevinst (se vedlegg 1) B) Kartlegge og systematisere metodikk for måling og realisering av gevinster og sortere disse etter målingene som vises i 1A. Målet er å få en bedre oversikt over ulik metodikk som brukes i norske prosjekter. Oversikten vil være utgangspunkt både for å finne deltakere til Workshops og for å få frem erfaringer og utfordringer fra brukerne (aktivitet 3). Leveranse: Skriftlig rapport som sammenstiller og systematiserer. Denne skal både brukes som et selvstendig dokument og være en del av sammendrag for dette prosjektet. Gjennomføring: FAD gjennomfører en anskaffelse for oppdrag på maks 400 timer til ekstern konsulent, denne delen av oppdraget bør utgjøre om lag 200 timer. Kostnader: ca (inkl mva) 2. Vise eksempler på gevinster i større skala. Målet er å vise gevinster i større skala og om gjennom dette komme frem til metoder for å beregne gevinster i større skala enn enkelt prosjekt eller organisasjon. 3. Erfaringer og utfordringer med målemetodikk og realisering av gevinster anbefalinger Målet er å samle erfaringer og utfordringer fra ulike miljøer som har praktiske erfaringer fra ulike typer eforvaltningsprosjekter. Aktuelle spørsmål kan være: egenskaper ved ulike metoder, indikatorer og måling, sammenheng mellom indikator og gevinst, gevinstbegrepet, barrierer for realisering av gevinster etc. Leveranse: Skriftlig rapport. Gjennomføring: SSØ bruker evt. tall fra aktivitet 1, eller andre målinger med god nok kvalitet. Leveranse: Skriftlig oppsummering av resultater fra Workshop Gjennomføring: Workshop arrangeres som samarbeid mellom DIFI, SSØ og FAD. FAD/DIFI har hovedansvar for praktisk arrangering, mens prosessledelse og oppsummeringsansvar legges til ekstern konsulent. FAD gjennomfører en anskaffelse for oppdrag på maks 400 timer til ekstern konsulent, prosessledelse og Levering desember 08 Levering WS oppsummering i januar x WS oktober - desember 08 februar 09 - maksimalt 20 personer per WS. Kostnad ekstern konsulent ca WS utgifter Totalt

3 4. Sammenstille resultater fra alle aktiviteter i dette prosjektet sluttrapport Målet er å lage et dokument som kan være nyttig i videre arbeid og som viser resultater fra alle aktiviteter i dette prosjektet. Resultater fra WS viktig i denne sammenstillingen. Innhold kan være som følger: - Eksempler på gevinstmålinger - Metodikk for måling og realisering - Erfaringer - Utfordringer - Anbefalinger 5. Informasjon Målet er å spre resultater fortløpende. Målgruppen er ledere i stat/kommune, prosjektledere og andre som gjennomfører eforvaltningsprosjekter. oppsummering av erfaringer og utfordringer utgjør om lag 100 timer. Leveranse: Rapport som publiseres på nettsider DIFI/SSØ Gjennomføring: FAD gjennomfører en anskaffelse for oppdrag på maks 400 timer til ekstern konsulent, sammenstilling av resultater i en sluttrapport utgjør om lag 50 timer. Fortløpende tilgjengeliggjøring av leveranser på egnet hjemmeside hos FAD/DIFI/SSØ. Bruke eksisterende nettsteder, for eksempel forvaltningswiki ( Presentasjon av prosjekt og foreløpige resultater på Nokios konferansen oktober 08. Mulig arrangering av Workshop i sammenheng med konferansen. DIFI/SSØ/FAD Levering: mars 09 Kostnader: Ca Levering: Fortløpende Kostnader: 3

4 Budsjett og fremdrift AKTIVITET 1A) Samle og systematisere eksisterende målinger fra ulike forvaltningsnivåer og sektorer. au g se p okt no v de s jan fe b ma r ap r ma i ANSVAR BUDSJET T m/mva 1B) Kartlegge og systematisere metodikk for måling og realisering av gevinster og sortere disse etter målingene som vises i 1A. Eksternt oppdrag Vise eksempler på gevinster i større skala. SSØ 3. Work shop - erfaringer og utfordringer med målemetodikk og realisering av gevinster. Videre anbefalinger. 4.Sammenstille resultater fra alle aktiviteter i dette prosjektet W S W S W S FAD - DIFI + Eksternt oppdrag Eksternt oppdrag Informasjon og møter FAD/DIFI/SS Ø totalt budsjett Anskaffelsen Det legges opp til at oppdraget har en øvre ramme på maksimalt kroner inkl mva. totalt budsjett for prosjektet er kroner. 4

5 1. Bakgrunn innledning Det er store forventninger til hva digitalisering av det offentlige kan bety. Det har imidlertid kommet frem en rekke eksempler på at forventningene ikke har blitt innfridd. I en tid hvor det offentlige er under press for å løse sine oppgaver bedre og billigere, og mange IKT-prosjekter blir stadig mer komplekse samt tids- og ressurskrevende, er det derfor behov for at det offentlige på en bedre måte sikre en klar og tydelig dokumentasjon av effekter av disse prosjektene. Det finnes en rekke eksempler på gevinstmålinger innen flere sektorer, det er også gjennomført enkelte tiltak for å øke kunnskapen om gevinstmåling og realisering. Vi trenger kunnskap om hva som er gjort av målinger og gevinstrealisering, erfaringer med dette og ikke minst hvilke utfordringer vi står overfor for at vi skal kunne ta ut flere gevinster. Bruk av IKT er sentralt i arbeidet med å fornye det offentlige og det er i denne sammenhengen avgjørende at gevinster tas ut. Et mål med dette prosjektet er å gi en bedre oversikt over hva som finnes av gevinstmålinger, erfaringer med måling og realisering av gevinster. Et utgangspunkt for prosjektet er hvordan vi kan bli bedre til å ta ut gevinster. Prosjektet bør ende opp i noen anbefalinger som tar utgangspunkt i utfordringer knyttet til gevinstmåling og gevinst uttak. For å sikre at de viktigste utfordringene fanges opp og at anbefalingene er forankret i reelle problemstillinger er det viktig å involvere personer og miljøer som har praktisk erfaring med gevinstmåling og gevinst realisering. Prosjektet gjennomføres i perioden juni 08 til april Modell for gjennomføring av prosjekt Fornyings- og administrasjonsdepartementet er ansvarlig for gjennomføring av dette prosjektet og vil være prosjektleder. Senter for statlig økonomistyring og Direktorat for forvaltning og IKT deltar i referansegruppe og med gjennomføring av enkelte aktiviteter. Store deler av den praktiske gjennomføringen gjøres av innleid konsulentmiljø. Aktivitetene gjennomføres som en blanding av at systematisering og kartlegging av eksisterende informasjon og kunnskap og gjennomføring av workshop. Det er viktig å involvere flest mulig for å finne utfordringer og løsninger, det er derfor viktig å organisere arbeidet i prosjektet slik at flest mulig blir hørt. Dokumentasjon fra workshops vil være en viktig del av resultatene fra dette prosjektet. Som utgangspunkt for gjennomføring av workshop bør det lages en detaljert oversikt over aktuelle miljøer i etterkant av aktivitet 1A og 1B (se tabell under). Aktuelle miljøer og roller i prosjektet Fagmiljøer og aktører Erfaringer Rolle i prosjekt FAD prosjektansvarlig/prosjektledelse/ workshop DIFI Referansegruppe/ aktivitet 3/ workshop SSØ Referansegruppe/ aktivitet 2/ workshop KS kommuner Delta på workshop 5

6 Interesseorganisasjoner nettverk FoU miljøer Statlige virksomheter eforvaltning Delta på workshop Delta på workshop Delta på workshop 3. Tall effekter av eforvaltning Eksisterende målinger samles og systematiseres etter forvaltningsnivå, sektor og eventuelt også en kategorisering av hvilke område effektene kommer på. Det finnes en rekke målinger i eforvaltningsprosjekter i ulike sektorer og enkelte beregninger som viser gevinster på nasjonalt nivå. Målet er å sammenstille eksempler på gevinstmålinger fra ulike typer virksomheter. Eksemplene skal vise allerede gjennomførte målinger og gi et mer samlet bilde av eksisterende målinger. Hva som faller inn under begrepet eforvaltning på defineres i forbindelse med aktivitet 1. I Danmark har IT-og Telestyrelsen høsten 2007 utgitt et verktøy for effektmåling av offentlige IKT-prosjekter. I denne har de utarbeidet en indikatorkatalog, dette er forlag til hvilke områder og indikatorer en effektmåling bør ta utgangspunkt i. En sortering av effekter etter hvilket område effekten oppstår kan vurderes. Se vedlegg 1 som viser områder, effektmål og eksempel på indikator. Gevinster i større skala Utgangspunktet er om det er mulig å få til en analyse som viser tall i større skala. Et sentralt spørsmål er om det mulig å få til en analyse av hvilke potensial som ligger i en mer offensiv implementering av eforvaltningsløsninger. SSØ skal i prosjektet se på dette. 4. Erfaringer og utfordringer knyttet til målemetodikk og realisering av gevinster. Ulike tilnærminger (metoder) til gevinstmåling Eksisterende tall har kommet frem ved bruk av ulike målemetoder. En aktivitet i dette prosjektet er å sammenstille og vurdere ulike tilnærmingene for måling. Målet er å få en oversikt over hva som finnes av metodikk og potensialet for forbedringer. Utfordringer knyttet til metodikk og til begreper og indikatorsett bør være et resultat av dette arbeidet. Det blir viktig å få frem erfaringer med ulike metoder for måling av effekter. Et resultat bør også være forslag til hvordan man kan komme frem til bedre målinger og analyser. Nye områder for måling kan inkluderes. Et eksempel på mulig nytt område er miljøgevinster av eforvaltning. Redusert CO2 utslipp er eksempel på en ny type gevinst som kan inkluderes i gevinstrammeverket. Mye tyder på at gevinstbegrepet foreløpig er for snevert forstått i forhold til offentlige IKT-prosjekter ved at det fokuseres sterkt på økonomiske størrelser. Dette kan komme av at eksisterende metoder for gevinstrealisering er utviklet for å understøtte næringslivslogikk og senere er overført til offentlig sektor uten nødvendige tilpasninger. I dette prosjektet kan derfor en debatt omkring gevinstbegrepet være innhold på workshops. Gode og dekkende indikatorsett er mangelvare i offentlige 6

7 IKT-prosjekter. Dersom man utvider forståelsen av gevinstbegrepet forsterkes behovet for indikatorer ytterligere. EU har startet arbeidet med å utvikle andre typer indikatorer i egep-prosjektet. Gevinstrealisering erfaringer og utfordringer Målet er å kartlegge og dokumentere eksisterende erfaringer med ulike metodiske tilnærminger til realisering av gevinster, og utfordringer knyttet til uttak av gevinster i organisasjonene. Ulike tilnærminger til gevinstmåling og -realisering har vært anvendt i offentlige IKTprosjekter i Norge. Dette inkluderer blant annet metodeverk fra SSØ, Høykom, Øvre Romerike Utvikling og KSeF. Erfaringene med bruk av de forskjellige tilnærmingene er imidlertid lite dokumentert. Som en del av dette prosjektet bør erfaringer med ulike tilnærminger dokumenteres. Målet er å legge grunnlag for videre utvikling av metodeverk på basis av et bredt erfaringsgrunnlag. Eksempler på ulike tilnærminger: Tilnærming Utarbeidet av Målgruppe / brukt av Høykom rapporteringsopplegg Høykom sekretariat mfl Tjenesteutviklingsprosjekter i kommune og i noen grad stat. egevinst et metodeverk for KseF, KS mfl Soruba et Høykom Kommunalsektor gevinstrealisering i kommunene prosjekt Håndbok i gevinstrealisering Øver Romerike utvikling Kommunalsektor - Øvre Romerike Veileder i samfunnsøkonomisk analyse og gevinstrealisering av IKT-prosjekter SSØ Statlige virksomheter 5. Hvordan ta ut flere gevinster? Utfordringer knyttet til realisering av gevinster bør være et gjennomgående fokus for dette prosjektet og et resultat skal være ny kunnskap som kan brukes i videre arbeid med å få til økt uttak av gevinster i det offentlige. Aktuelle spørsmål er hvordan man kan legge bedre til rette for involvering fra interessentene, hvordan få til avklaring av ansvar og klargjøre forutsetninger tidlig, hvordan legge større vekt på måling og målepunkter og hvordan bedre informasjon om relevante verktøy/metoder som kan understøtte forskjellige deler av prosessen kan gjøres lett tilgjengelig. Hvordan legge til rette for økt gevinstuttak er et sentralt spørsmål. Kan vi lære noe av utlandet? Erfaringer fra andre land bør tas med i dette prosjektet. En kartlegging av miljøer og initiativer som kan bidra med noe i forhold til videre arbeid her i Norge bør tas med i dette prosjektet. Eksempler på utenlandske erfaringer er bruk av the benefits management modell, active benefits realization i Storbritannia, EUs Egep prosjekt og arbeid for eksempel i Danmarks Administrationspolitisk Center. 7

8 Vedlegg 1 effektmåling i offentlige it-prosjekter indikatorkatalog Område Forklaring Eksempel på effektmål Eksempel på indikator Strategi Formålet er å synliggjøre og/eller sikre at prosjekter er forankret i og understøtter strategiske målsettinger satt for organisasjonen. Overholdelse av standarder, Understøtting av virksomhetsstrategi, Økonomi Effekter som spesifikt kan kvantifiseres og realiseres i forbindelse med besparelser. Finansielle forbedringer Andel av løsninger som overholder standarder Andel av organisatoriske enheter som er sertifisert iht en standard Utvikling i antall saker behandlet per medarbeider eller årsverk Utvikling i vedlikeholds- eller driftskostnader Samfunn Intern organisering Eksterne interessenter Forskjellige aspekter knyttet til at innbyggere og virksomheter inkluderes i offentlig sektors oppgaver og beslutningsprosesser Effekter som muliggjør og forbedrer offentlig sektors evne til å gjennomføre forvaltningsutvikling Mange IKT-prosjekter har etter implementering betydning for omverdenen. Dette kan være andre myndigheter, innbyggere eller næringsvirksomhet. Åpenhet, gjennomsiktighet og ansvarlighet, deltakelse Kompetanse og arbeidsvilkår, bedre organisering, forretningsarkitektur, servicekanaler, drift og support Reduksjon i administrative byrder, økt verdi og tilfredshet for brukere, Utvikling i antall politiske beslutninger som er gjort tilgjengelige for online høringer Utvikling i antall digitale interaksjonen eller høringer Utvikling i svartid på spørsmål mottatt via internett Vurdering av tilgjengelighet Andel prosesser som er sporbare på internett Utvikling i online tjenester spesielt tilpasset svake grupper i samfunnet Antall medarbeidere under utdanning Antall medarbeidere med IKT kompetanse Antall medarbeider har hjemmekontor Utvikling i prosesstid og saksbehandlingstid for interne prosesser Utvikling i antall endrede prosesser og rutiner Andel dokumenter som utveksles elektronisk med andre myndigheter Andel dokumenter/saker som utveksles elektronisk med innbyggere og næringsliv Andel dokumenter/saker som Utvikling i antall tjenester som tilbys elektronisk Utvikling i administrative byrder for innbyggere og næringsliv Reduksjon i direkte kostnader for innbyggere og næringsliv Utvikling i antall klager Utvikling i saksbehandlingstid Utvikling i antall brukere utenfor normal åpningstid Brukere som har tillitt til offentlige online tjenester * Reduserte CO2 utslipp Endrede arbeidsmåter og prosser kan bidra til at det offentlige og innbyggerne reduserer sine utslipp av Reduksjon i CO2 utslipp Andel dokumenter som utveksles elektronisk CO2 reduksjon Antall medarbeider har hjemmekontor 8

9 CO2. Andel av løsninger som overholder standarder for energi Bruk av videokonferanser og reduksjon i reiser Kilde: Effektmåling af offentlige it-prosjekter IT- og telestyrelsen 2007, *ikke hentet fra IT- og telestyrelsen. 9