KONKURRANSEGRUNNLAG. RAMMEAVTALE Vikartjenester: Innleie av helsepersonell

Transkript

1 Haugesund Sveio KONKURRANSEGRUNNLAG RAMMEAVTALE Vikartjenester: Innleie av helsepersonell Med mellom 3 og 5 leverandører HAUGESUND KOMMUNE og SVEIO KOMMUNE Sak 2013/ av 8

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING INFORMASJON OM REGELVERKET OMFANG FORBEHOLD FORHOLD TIL OFFENTLIGGJØRING AV TILBUDET E-HANDEL PRIS BETALING OG FAKTURERING KOSTNADER MED Å DELTA I KONKURRANSEN INNDELING AV TILBUD INNSENDELSE AV TILBUD / GYLDIGHET KVALIFIKASJONSKRAV KRITERIER FOR TILDELING KONTRAKT SPØRSMÅL av 8

3 1. INNLEDNING KONKURRANSEGRUNNLAG Haugesund kommune og Sveio kommune, heretter kalt Kunden, har som mål å inngå rammeavtale på innleie av sykepleiere, spesialsykepleiere og vernepleiere. Anskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, og Forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. av 07.april 2006 med senere endringer. Anbudskonkurranser gir ikke anledning til forhandlinger om tilbudet. Etter at tilbudet er levert er det bare anledning til oppklaring av eventuelle uklarheter. Hver kommune er en selvstendig juridisk enhet, og en endelig avtale skal derfor signeres av ansvarlig person i den enkelte kommune. 2. INFORMASJON OM REGELVERKET Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlig innkjøp. Konkurransen er regulert av lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 med tilhørende forskrift. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjons- og kirkedepartementet: 3. OMFANG Med utgangspunkt i kunngjøring i DOFFIN-basen/TED-basen og dette dokument med følgende vedlegg: Vedlegg A: Alminnelige innkjøpsvilkår Vedlegg B: Kravspesifikasjon Vedlegg B1: Lønnsnivå sykepleiere i Haugesund kommune Vedlegg C: Samhandlingsavtale Skjema for utfylling: Vedlegg D: HMS - Erklæring Vedlegg E: Prisskjema Vedlegg I: Tilbyders forbehold innbys De herved til å gi tilbud på rammeavtale for innleie av helsepersonell Formålet med anskaffelsen er å sikre tilgang til kvalifisert helsepersonell ved kortvarige behov. Rammeavtalen skal omfatte alle kommunale virksomheter, herunder sykehjem, dagsenter, barnebolig avlastningsboliger og hjemmebaserte tjenester i kommunen. Avtalen kan også omfatte kommunale foretak, AS eller lignende som har Kunden som klart største eier. 3 av 8

4 Avtalen vil gjelde for 2 år, med ensidig opsjon for Kunden til å forlenge avtalen med år. Kunden ønsker å inngå rammeavtale med 3 5 leverandører. Den leverandøren som blir rangert som nr 1 i konkurransen vil alltid få mulighet til å levere først, hvis vedkommende ikke klarer å levere vil Kunden forespør nr 2, deretter nr 3 osv. Det blir understreket at oppgitt volum er basert på estimat fra egne økonomidata, samt antagelser om fremtidig behov, og at forbruket kan variere fra år til år. Antatt kontraktsverdi er kun av informativ karakter og oppdragsgiver er ikke bundet av denne. Volumet vil kunne variere som følge av endringer i økonomiske rammevilkår, politiske vedtak og markedssituasjonen for øvrig. Tilbyderne må gjøre KUNDEN oppmerksom om eventuelle forbehold i tilbudet på eget skjema (vedlegg I). 3.1 Forbehold. Det er adgang til å ta forbehold dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist jf. FOA (1) d. Forbehold skal klart fremgå av tilbud for å være gyldig, benytt vedlegg I til dette. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Dersom forbeholdet ikke lar seg kostnadsberegne vil det kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist. 3.2 Forhold til offentliggjøring av tilbudet. Tilbudet vil, etter at Kunden har valgt leverandør, være å anse som et offentlig dokument. Det er mulig å unnta de deler av tilbudet, som tilbyder anser som forretningshemmeligheter, fra offentliggjøring. Tilbyder må tydelig beskrive hvilke deler av tilbudet som tilbyderen mener er forretningshemmeligheter. Kunden vil vurdere disse og gi tilbakemelding til tilbyder hvis det er uenighet om hva som skal unntas offentlighet. Normalt anses enkeltpriser som forretningshemmeligheter, men ikke en totalpris for hele tilbudet. Videre vil man kunne vurdere om beskrivelser av løsninger, etc. kan være forretningshemmeligheter. 4. E-handel Flere av de deltakende kommuner kan i løpet av avtaleperioden ta i bruk Markedsplassen ehandel.no. Kunden ønsker å ta i bruk Markedsplassen ehandel.no for denne avtalen fra avtalens oppstart. Leverandøren på denne avtalen må inngå avtale med operatøren av Markedsplassen ehandel.no og ha tilgjengeliggjort sine elektroniske kataloger i henhold til de frister som er angitt i Vedlegg C: Avtale om elektronisk samhandling over Markedsplassen ehandel.no. Det kan ikke tas forbehold mot bruk av Markedsplassen ehandel.no eller vilkårene i samhandlingsavtalen. Tilbud som inneholder slike forbehold, vil bli avvist. 4 av 8

5 Enkelte kommuner vil ha mulighet til å kreve av tilbyder at det ikke blir anledning til å avrope på denne avtalen på andre måter, enn markedsplassen. En slik ordning skal avtales mellom kommunen og tilbyder og skal varsels i god tid før igangsetting. Dokumentasjonskrav: Tilbyder skal i tilbuds-/oversendelsesbrevet bekrefte at disse kravene er sett og akseptert. 5. PRIS Priser skal oppgis i henhold til spesifikasjon i vedlegg E Prisskjema. Prisene skal være kalkulert i norske kroner eks. merverdiavgift, inklusiv alle relevante kostnader/avgifter. Prisene skal være faste for første avtaleår og kan deretter justeres for 12 mnd. av gangen. Ved prisjustering etter første år skal Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks eller annen indeks fra SSB som er relevant for tjenesten/produktet benyttes. Alle prisendringer skal dokumenteres og meldes med 60 dagers varsel. Prisendring skal godkjennes skriftlig av Kunden, før prisendringen kan settes i kraft. Kunden kan kreve reforhandling av avtalen dersom prisutviklingen i denne er i utakt med markedet for øvrig. Hvis reforhandlingene ikke fører til at prisene justeres i henhold til markedsutviklingen, kan avtalen sies opp med 3 måneders varsel.. 6. BETALING OG FAKTURERING Tilbudet skal baseres på en betalingsfrist på 30 dager, jmf. Pkt 3.1 Haugesund kommunes innkjøpsvilkår. Det skal ikke belastes fakturagebyr, adm. gebyr eller lignende. Faktura skal sendes i henhold til kommunes fakturahåndteringsrutiner. Det vil si at faktura bør kunne sendes elektronisk for å kunne leses direkte inn i økonomisystemet ferdig kontert. Fra og med juni 2012 må tilbyder kunne levere faktura elektronisk 7. KOSTNADER MED Å DELTA I KONKURRANSEN Tilbyder må selv dekke alle egne kostnader i forbindelse med konkurransen/avtalen. Det samme gjelder kostnader som er påløper ved demonstrasjoner, tester eller liknende. 8. INNDELING AV TILBUD Da vi ofte mottar store dokumentmengder i anbudsprosessene, ønsker vi å forenkle disse. Det bes derfor om at tilbudet settes inn i ringperm eller lignende med skilleark, og inndeles på følgende måte: 1. Underskrevet tilbudsbrev 2. Dokumentasjon ihht. Kvalifikasjonskravene i pkt Utfylt vedlegg E, Prisskjema 4. Vedlegg I, tilbyders forbehold 5. Brosjyremateriell 6. Fra dette punket og utover stilles tilbyder fritt 5 av 8

6 9. INNSENDELSE AV TILBUD / GYLDIGHET Tilbudet skal sendes inn i papirformat med eksakt kopi på CD, USB stick eller lignende. Det er tilbyderes ansvar at det er samsvar mellom papirversjon og elektronisk versjon, og tilbyder må ta alle konsekvenser av et eventuelt avvik. Dersom Kunden oppdager slike avvik før kontraktsinngåelse vil tilbudet bli avvist. Tilbudet, i 1 eksemplarer inkludert alle opplysninger og vedlegg som er forlangt i denne innbydelse, skal pakkes i lukket forsendelse og adresseres til: Haugesund kommune Økonomienheten v/anders Agdestein Skåregata Haugesund og merkes med Sak 2013/3007 Rammeavtale helsevikarer, samt avsendes navn og adresse. Tilbudt skal være signert. Kunden kan ikke garantere at forsendelser som ikke er riktig adressert og merket blir med i konkurransen. Kunden kan ikke garantere at forsendelser som ikke er riktig adressert og merket blir med i konkurransen. Tilbudet skal være oss i hende innen 31. mai 2013 kl Tilbud som er mottatt på ovennevnte adresse etter fristens utløp vil bli avvist. Tilbudet utarbeides på norsk, og skal være gyldig i 3 måneder fra innleveringsfristen. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av de innkomne tilbud. 10. KVALIFIKASJONSKRAV Ved vurderingen vil det bli lagt vekt på at tilbyderen har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlaget som er nødvendig for å kunne oppfylle forpliktelsene i kontrakten. Ved vurdering av om tilbyder er egnet vil følgende kriterier bli vektlagt: At tilbyder har god økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for at leverandøren vil være økonomisk levedyktig. Minimumskrav til kredittverdighet: God. Dokumenter med utvidet rapport fra et offentlig godkjent kredittvurderingsselskap. At tilbyder tilfredsstiller krav gitt av offentlig myndighet til registrering, for eksempel registrering i foretaksregisteret i Brønnøysund. At tilbyder er à jour med innbetaling av skatter og trygdeavgifter, dokumentert med relevante attest (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244). Attest skal ikke være eldre enn 6 måneder, beregnet fra tilbudsfrist. 6 av 8

7 At tilbyder er à jour med innbetaling av merverdiavgift, dokumentert med relevante attest. (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244). Attest skal ikke være eldre enn 6 måneder, beregnet fra tilbudsfrist.. Merk at skjema RF-1244 må fremskaffes fra to instanser At tilbyder har et fungerende HMS - system, dokumentert med HMS - erklæring (vedlegg D) Leverandøren skal være godkjent i arbeidstilsynets register for godkjent bemanningsbyrå. Dokumentert med attest fra arbeidstilsynets register for godkjent bemanningsbyrå. Det kreves at leverandøren (firma) har minst to års erfaring med utleie av helsepersonell. Det kreves at leverandøren (den som skal rekruttere) har formell kompetanse innen helsefag. Dokumentert med egenerklæring og understøttet av nødvendig dokumentasjon. Det kreves god gjennomføringsevne, dokumenteres med liste over de tre viktigste leveransene eller utførte tjenester innenfor helsevesenet de siste tre år, og denne skal inneholde opplysninger om: - Verdi på leveransene (kontraktsverdi) - Tidspunkt (kontraktsperiode) - Navn på kundene og en kort beskrivelse av disse - e-postadresse og navn på kontaktpersoner hos kundene Referanser vil bli kontaktet ved behov. Det blir lagt vekt på at tilbyder har gjennomført lignende oppdrag i omfang og størrelse. Det skal vedlegges oversikt over firmaets totale bemanning og organisasjonsplan Tilbydere som ikke tilfredsstiller ovennevnte kvalifikasjonskrav vil bli avvist. Kunden tar forbehold om retten til å søke ytterligere opplysninger om det som er nevnt ovenfor dersom dette er nødvendig. 11. KRITERIER FOR TILDELING Laveste pris Beregningen skjer utfra tilbyders oppgitte administrasjonsgebyr. Gebyret skal oppgis pr time. Gebyret skal dekke alle relevante kostnader for tilbyder utover timelønn. Gebyret skal oppgis i et fast kronebeløp for hver kategori og ansiennitet. I beregningen vil gebyret for ordinær dagtid, samt kveld/natt og helg hver vektes med 45 % hver, mens helligdag vektes 10 %. Timepris Kunden = Timelønn (KS-tariff) + administrasjons gebyr 12. KONTRAKT En eventuell kontrakt vil inneholde den hele og endelige avtale mellom partene. Den vil oppheve enhver beskrivelse, betingelse, avtale og annet før kontraktsinngåelsen. Dette gjelder muntlige, så vel som skriftlige framstillinger. 7 av 8

8 Kontrakten vil, i prioritert rekkefølge, bestå av: Undertegnet forside, Konkurransegrunnlag med relevante vedlegg og leverandørens tilbud med eventuelle avklaringer av ikke vesentlig karakter. 13. SPØRSMÅL Vi forbeholder oss retten til å ettersende tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget inntil 7 dager før innlevering. Dersom endringer medfører problemer med innleveringsfristen, kan Kunden forlenge denne. Presisering som blir utarbeidet, og som har konsekvens for konkurransen, blir sendt alle som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. Eventuelle spørsmål i forbindelse med denne innbydelse kan rettes til: Haugesund kommune Anders Agdestein e-post: anders.agdestein@haugesund.kommune.no 8 av 8