Det interkommunale samarbeidet i Nordfjord skal tilfredsstille de økonomiske og faglige standardar som vert kravd for å:

Transkript

1 NOTAT Frå: Til: Rådmann i Eid Formannskapa i Selje, Vågsøy og Eid Dato: MOGELEG SAMARBEID SELJE, VÅGSØY OG EID 1 Bakgrunn og formål med prosjektet frå 2002/2003 Bakgrunnen for prosjektet var utviklinga i kommunane sin økonomi som viste at fleirtalet av kommunane i regionen også i 2002 hadde eit negativt netto driftsresultat. Den overordna målsettinga for prosjektet var formulert slik: Det interkommunale samarbeidet i Nordfjord skal tilfredsstille de økonomiske og faglige standardar som vert kravd for å: - Gi økonomisk effekt for dei samarbeidande kommunane ved at dei innanfor eit samarbeid skal oppnå økonomisk og faglig gevinst i forhold til individuell organisering. - halde teneste/tilbod på eit faglig nivå med omsyn til: o lover og forskrifter o tenestemottakarar/brukarar o kompetanse - innehalde eit utviklingsperspektiv ved at o fleire fagpersonar får arbeide under same paraply /styrka fagmiljø o betre grunnlaget og føresetnadene for rekruttering o betre arbeidsmiljø gjennom ein sterkare og meir utviklande eining Oppsummert inneheld målformuleringa fire aspekt: - økonomisk aspekt (samarbeid om tenestene må være billigare enn dersom alle skal utføre tenesta isolert). - kvalitativt aspekt (kvaliteten ovanfor tenestemottakar må minst holde det nivå som er gjeldane ved at kvar kommune organiserer tenestene). - faglig aspekt (samorganisering gir et større miljø volummessig og faglig og det blir et faglig sett meir utfordrande og interessant miljø å arbeide innanfor). - Utviklingsaspekt (et resultat av et breiare og betre fagmiljø vil representere betra føresetnader for utvikling av tenestene). 1

2 2 Eksisterande samarbeid 2.1 Selskap Revisjon Renovasjon Reisemål Stryn Nordfjord Nordfjord Havn IKS Sandane Industri LL Nordfjord Vekst PPT (SFFK) Legevakt Legevaktssentral Planlagt: IKT-driftssenter Øyeblikkeleg-hjelp tilbod Barnevern alle kommunar (NF) minus Bremanger alle kommunar (NF) alle kommunar (NF) minus Bremanger alle kommunar (NF) minus Hornindal alle kommunar (NF) pluss fylkeskommunen Selje, Vågsøy og Eid Vågsøy og Eid i samarbeid med Fylkeskommunen alle kommunar (NF) minus av Bremanger og Gloppen alle kommunar (NF) minus av Bremanger og Gloppen alle kommunar (NF) alle kommunar (NF) minus av Bremanger og Gloppen alle kommunar (NF) minus Bremanger og Gloppen (negativt vedtak i Stryn og Hornindal, positivt vedtak i Selje, positive vedtak med ulike atterhald i Vågsøy og Eid) 2.2 Tenestekjøp - Legevaktsentral - Alarmsentralen i Florø - Krisesenter - Overgrepsmottak - Incestsenter 2.3 Samarbeidstiltak - IKT strategi/prosjekt/felles programvare alle kommunar (NF) - Økonomi felles KOSTRA-kontoplan alle kommunar (NF) - Feiing Stryn og Hornindal - Skule felles kurs for lærarar alle kommunar (NF) - Fagnettverk fellesmøter alle kommunar (NF 2

3 3 Aktuelle interkommunale samarbeid I vedlegg 1 er det vist kva oppgåver ein i dag løyser gjennom interkommunalt samarbeid og skissert kva oppgåver som kan vere aktuelle for interkommunalt samarbeid med utgangspunkt i heile tenesteporteføljen. Ein kan dele dei aktuelle tenestene i fire hovudkategoriar: 3.1 Transaksjonsorienterte administrative tenester 1. Skatt 2. Regnskap 3. Lønn 4. Post arkiv (dokumentsenter) Desse tenestene kan leggast til ein felles interkommunal eining. 3.2 Teknisk sektor 1. Kart og oppmåling 2. Plan 3. Byggesak 4. Landbruk 5. Skogbruk 6. Brann og feiing 7. Kommunalteknikk (adm/planlegging) Tenestene 1. til 5. kan samlast i ein felles interkommunal plan og utviklingsavdeling. Brann og feiing kan etablerast som ein interkommunal eining. Kommunalteknikk kan etablerast som ein interkommunal eining. Eininga kan sjåast i samanheng med felles avdeling for prosjektleiarar (sjå nedanfor). 3.3 Mindre tenesteytande avdelingar 1. PPT 2. Barnevern PPT er allereie samla i ein felles eining i samarbeid mellom Vågsøy, Eid og fylkeskommunen. Dette samarbeidet kan utvidast. Barnevern kan etablerast som ein interkommunal eining. 3.4 Anna 1. Felles innkjøpssjef (ny stilling) 2. Felles avdeling med prosjektleiarar 3. Spesialisert jurist (f.eks. barnevern) 3

4 4 Fordelar og ulemper ved interkommunalt samarbeid Det er fleire mogelege fordelar ein kan få ut av interkommunalt samarbeid. I kor stor grad ein greier å oppnå desse fordelane vil variere frå fagområde til fagområde. Økonomi: Betre kostnadseffektivitet eller innsparing Kvalitet: Betre kvalitet på saksbehandling Betre standard og/eller dekningsgrad på tenester Styrket rettssikkerhet for innbyggarane Økt brukarorientering, betre kontakt med brukarane Etablering av nye tenester Betre eksterne samarbeidsrelasjonar med for eksempel nabokommunar, regionale aktørar eller faglige samarbeidspartnarar Økt påverknadskraft overfor regionale og nasjonale aktørar Personal: Breiare og meir robuste fagmiljø Meir spesialisering og tilgang til spisskompetanse Betre føresetnader for rekruttering av fagpersonell Økt trivsel betre arbeidsmiljø Fordelane som gjeld kvalitet og personal vil ein kunne oppnå i alle typar samarbeid. Økonomiske innsparingar vil vere enklast å oppnå ift transaksjonsorienterte administrative tenester (kap 3.1). Innan teknisk sektor er det mogeleg til ein viss grad å oppnå økonomiske innsparingar, men fleire av områda er små i utgangspunkter (spesielt i Vågsøy og Selje). Innsparing vil då kunne gi redusert kvalitet. Det vil ikkje vere mogeleg å oppnå økonomiske innsparingar knytt til små tenesteytande avdelingar. 4

5 Det er også fleire mogelege ulemper knytt til interkommunalt samarbeid: Økonomi: Prosesskostnader knytt til styring og leiing av samarbeidet Lite rettferdig fordeling av kostnader og/eller tenester mellom kommunane Styring: Manglande nærleik til kommunestyrene Manglande nærleik til administrasjonen i kommunane Manglande samordning i forhold til kommunalt organiserte oppgåveområder Uklare roller og ansvar i forhold til kommunane Uklare roller og ansvar i forhold til styre og administrasjon i samarbeidet Lite innflytelse over utviklinga av oppgåveområder og organisering Ineffektive avgjersleprosessar Uføreseielege framtidige prioriteringar Lokaldemokrati Manglande nærleik til innbyggarar og næringsliv Anna For lite eller sårbart fagmiljø Ulempene knytt til økonomi og lokaldemokrati er det vanskeleg å unngå. Ulempene knytt til styring må ein vere klar over når samarbeida vert organisert. Utfordringane knytt til styring vil variere etter kva type interkommunalt samarbeid som vert vald. (Sjå vedlegg 2). Korleis fordelar og ulemper slår ut for ulike typar samarbeid vil ein kome tilbake til i forstudien. Det same gjeld for organisasjonsform. 5 Politiske avgjersle før ein prosess vert sett i gong a) Kva fagområde som er aktuelle for samarbeid for alle kommunane. b) Lokalisering av kontor/arbeidsplasser. a. Heimekontor arbeide i bustadkommune? Om alle tilsette skal ha oppmøtestad på eit felles kontor eller om ein skal gi høve til heimekontor eller å ha kontorplass i bustadkommune er viktig ved etablering av eit interkommunalt samarbeid. Evalueringar av interkommunale samarbeid peikar på at felles leiing er avgjerande og felles lokalisering er ein fordel ved etablering av interkommunale samarbeid. b. Lik fordeling av interkommunale arbeidsplasser mellom kommunane? Det kan leggast ulike kriterie til grunn for lokalisering av interkommunale samarbeid. Det kan vere eit politisk ønskje å ha ei lik fordeling av interkommunale arbeidsplasser i høve kommunestørrelse. Om dette er eit ønskje er dette ein viktig avklaring før prosjektet startar opp. c) Mandat for forstudie: 5

6 a. Mål b. Organisering c. Framdriftsplan d. Kritiske suksessfaktorar e. Finansiering d) Tilsette ein prosjektleder 50 % eit år med høve for forlenging. Det vil ikkje vere mogleg å sette i gong eit prosjekt for å etablere fleire interkommunale samarbeid utan å tilsette ein prosjektleiar i %. Prosjektleiaren vil kunne gjennomføre forstudie, forprosjekt og sikre implementering av interkommunale samarbeid. Tilsetting av prosjektleiar er viktig for å kome i gang med prosjektet. Det vil vere mogleg å søkje Fylkesmannen om midlar. Første søknadsfrist er 1. juni. 6 Vegen vidare 1. Lyse ut stilling som prosjektleiar april Gjøre vedtak om oppstart av forstudie (prinsippvedtak) april/mai Mandat for forstudie juni Søke Fylkesmannen om midlar til prosjektet 1. juni Oppstart av forstudie (ved tilsetting av prosjektleiar) 1. august Handsaming forstudie/oppstart forprosjekt okt/nov Oppstart interkommunale samarbeid haust 2014 Det er mogleg å lyse ut stilling som prosjektleiar med atterhald om kommunal godkjenning. Om denne stillinga vert lyst ut i april er det vanskeleg å få nokon på plass før 1. august. Om ein vel å bruke konsulentselskap kan ein kome noko raskare i gang. Det er viktig å lage eit godt prosjektmandat for forstudien. Mandatet må vere godt politisk og administrativt forankra i alle tre kommunane. Mandatet føl søknaden til Fylkesmannen. Den vidare framdrifta er tentativ og vil kunne bli korrigert etter oppstart/vedtak av forstudie. 6

7 Vedlegg1 Kartlegging av eksisterande og moglege interkommunale samarbeid Teneste: Status: Moglegheit: Barneskole - ikkje aktuelt Ungdomsskole - ikkje aktuelt Skole felles nettverk (NF/SF) felles utviklingsavdeling (oppvekst) PPT Fylkeskommunen Utvide til Selje. Barnehage - ikkje aktuelt Barnehage felles nettverk (NF/SF) felles utviklingsavdeling (oppvekst) Bibliotek utlån på tvers ikkje aktuelt Kulturhus - ikkje aktuelt Kulturskole - ikkje aktuelt Kultur felles - nettverk? Ikkje aktuelt Sykehjem - ikkje aktuelt Hjemmetjenester - ikkje aktuelt Psykiatri - ikkje aktuelt Vernepleie - ikkje aktuelt Øyeblikkelig hjelp s Vertskommune - Legevakt Vertskommune - Legevaktstelefon Vertskommune - Fysioterapi - ikkje aktuelt Helsestasjon - ikkje aktuelt Barnevern - felles avdeling NAV - ikkje aktuelt Helse og omsorg felles nettverk (NF/SF) felles utviklingsavdeling (helse og omsorg) Kart og oppmåling - felles plan og utviklingskontor Plan - felles plan og utviklingskontor Byggesak - felles plan og utviklingskontor Landbruk - felles plan og utviklingskontor Skogbruk - felles plan og utviklingskontor Brann og feiing - felles brannvern inkl feiing (lokal beredskap) Eiendomsforvaltning - ikkje aktuelt Kommunalteknikk - felles adm.personell Renovasjon NOMIL - Økonomi - ikkje aktuelt Regnskap Eid/Selje utvide til Vågsøy Fakturering/innkreving - som en del av samarbeid på regnskap Skatt - felles avdeling Lønn - felles avdeling IKT IKT-driftssenter - Personal nettverk (NF) ikkje aktuelt Sentralbord - felles avdeling Post/arkiv - felles avdeling Prosjektledelse - felles avdeling med prosjektledere. 7

8 Innkjøp - felles innkjøpssjef (ny stilling). Advokat - felles jurist på eit spesialisert område. Havn Nordfjord Havn IKS - 8

9 Vedlegg 2 Interkommunale samarbeid organisering Kjelde: regjeringen.no Interkommunalt styre etter kommuneloven 27 Kommunalt samarbeid etter kommuneloven 27 utgjør i dag en sentral del av interkommunalt samarbeid. Det fremgår av kommuneloven 27 første ledd at «to eller flere kommuner, to eller flere fylkeskommuner, eller en eller flere kommuner og en eller flere fylkeskommuner, kan opprette et eget styre til løsning av felles oppgaver. Kommunestyret og fylkestinget gjør selv vedtak om opprettelse av slikt styre. Til slikt styre kan kommunestyret eller fylkestinget selv gi myndighet til å treffe avgjørelser som angår virksomhetens drift og organisering». Det er begrenset hvilken myndighet som kan legges til styret, jf. lovens ordlyd «drift og organisering». Bestemmelsen er svært gammel og ble utformet med sikte på driftsmessig og administrativt samarbeid om for eksempel bygging og drift av anlegg for strøm- eller vannforsyning, kloakk og renovasjon. Samarbeid etter den rettslige rammen som kommuneloven 27 gir, kan være et alternativ til en selskapsrettslig organisering som for eksempel interkommunalt selskap etter lov om interkommunale selskaper. Samarbeid etter kommuneloven 27 er også blitt benyttet som organisasjonsmodell for mange regionsråd. Interkommunalt selskap Lov om interkommunale selskaper trådte i kraft 1. januar Denne organisasjonsformen er utviklet for virksomhet med forretningsmessig preg og næringsvirksomhet. Loven setter imidlertid ingen begrensninger for hvilken type virksomhet som kan organiseres etter denne selskapsformen, såfremt ikke særlovgivningen selv setter slike begrensninger. Det følger av loven at både kommuner og interkommunale selskaper kan være deltakere i interkommunale selskaper, jf. 1. På samme måte som for interkommunale samarbeid med felles styre etter 27 i kommuneloven, kan ikke staten, private eller aksjeselskaper være deltakere i interkommunale selskaper, jf. 1. Derimot kan et interkommunalt selskap være deltaker i et aksjeselskap. Lov om interkommunale selskaper er i per i dag den eneste selskapsformen for interkommunalt samarbeid hvor deltakerne har ubegrenset ansvar. Det følger av loven 4 at det er selskapsavtalen som er det rettslige grunnlaget for samarbeidet mellom kommunene. Kommunene utøver sin eierstyring gjennom representantskapet, jf. 6 og 7. Representantskapet er det øverste organet i selskapet og skal ha minst en representant fra hver kommune, som velges av kommunestyrene selv. Det enkelte kommunestyre har instruksjonsrett overfor sine egne medlemmer i representantskapet. Aksjeselskap Aksjeselskapsformen er regulert i aksjeloven av 13. juni 1997 nr. 44. Denne organisasjonsformen er først og fremst utviklet med tanke på private aktører og for virksomhet med økonomisk formål, men også kommuner kan ta den i bruk. Kommuner kan delta i aksjeselskap med andre kommuner, andre offentlige rettssubjekter eller private. Det kan også etableres aksjeselskap hvor kommunen er eneste aksjonær. Det som er spesielt for aksjeselskapsformen, er at deltakerne (det vil si aksjeeierne) har et begrenset økonomisk ansvar for selskapets forpliktelser. Selskapets kreditorer kan bare rette sine krav mot selskapet, og aksjeeierne kan ikke gjøres ansvarlig for mer enn aksjeinnskuddet. 9

10 Aksjeselskap skal ha generalforsamling, styre og daglig leder. Generalforsamlingen er det øverste organet for aksjeselskapet, mens styret er underordnet generalforsamlingen og daglig leder underordnet styret. Styret og daglig leder utgjør den daglige ledelsen av aksjeselskapet. Det er således generalforsamlingen som er eiernes organ, og det er først og fremst gjennom vedtak i dette organet at deltakerkommunene kan utøve sin eierkompetanse. Vertskommune Fra 1. januar 2007 ble det innført en generell hjemmel i kommuneloven 28 a k som åpner for samarbeid mellom kommuner om lovpålagte oppgaver, jf. Ot.prp. nr. 95 ( ) Om lov om endringar i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (interkommunalt samarbeid). Et av hovedsiktemålene med de nye bestemmelsene var å gjøre det forsvarlig å etablere interkommunalt samarbeid når det gjelder oppgaver som innebærer offentlig myndighetsutøvelse. Bakgrunnen for innføringen av modellene var særlig det å gjøre det mulig for kommunene å bygge opp velfungerende fagmiljøer i områder av landet der den enkelte kommune hver for seg kan ha vansker med å etablere den type kompetanse som kreves for å utføre hele registeret av oppgaver som er pålagt. Vertskommunesamarbeidet innebærer at beslutningsmyndighet blir delegert fra en eller flere kommuner til vertskommunen. Til grunn for samarbeidet skal det ligge en samarbeidsavtale. Loven skiller mellom administrativt vertskommunesamarbeid og vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd. Der det ikke overføres beslutningsmyndighet av prinsipiell karakter, kan kommunene opprette et administrativt kommunesamarbeid. De ulike deltakerkommunene kan delegere ulik kompetanse til vertskommunens administrasjon innenfor et slikt administrativt vertskommunesamarbeid. Beslutningene treffes da av administrasjonen i vertskommunen. Det kan også overføres beslutningsmyndighet i prinsipielle saker. I så fall må kommunene inngå et vertskommunesamarbeid med en felles folkevalgt nemnd som treffer avgjørelser i slike saker. Øvrige saker kan delegeres til vertskommunens administrasjon. Hver av deltakerkommunene skal være representert med to eller flere representanter i nemnda. Der kommunene etablerer en felles folkevalgt nemnd som skal ta prinsipielle beslutninger, må alle deltagerkommunene delegere samme myndighet til den felles politiske nemnda. Vertskommunemodellen er en svært fleksibel modell. Et eksempel er dersom fire kommuner ønsker å samarbeide om fire ulike oppgaver, kan dette gjøres på ulike måter innen vertskommunemodellen. Et alternativ er å legge alle oppgavene inn i ett felles vertskommunesamarbeid med eller uten felles folkevalgt nemnd. Et annet alternativ er å etablere fire ulike vertskommunesamarbeid, hvor hver av deltakerkommunene er vertskommune for en av oppgavene det samarbeides om, og hvor hvert samarbeid eventuelt har sin egen nemnd. Politisk koordinering av oppgavene kan sikres ved å oppnevne de samme personene til alle fire nemndene. For begge vertskommunemodellene er det lagt vekt på å ivareta rettssikkerheten gjennom å klargjøre systemet for forvaltningsklage og lovlighetskontroll. Det er også lagt vekt på å sikre den enkelte deltakerkommunes mulighet til å påvirke og treffe avgjørelse i enkeltsaker som er delegert til vertskommunen. Den enkelte deltakerkommune kan gi vertskommunen instruks om utøvelsen av den delegerte myndigheten i saker som alene gjelder deltakerkommunen eller dennes innbyggere. 10