Rammeavtale Plan- og prosjekteringstjenester

Transkript

1 Rammeavtale Plan- og prosjekteringstjenester Region sør Dato:

2 1 Innbydelse til konkurranse Om oppdragsgiver Beskrivelse av rammeavtalen Behov Formålet med avtalene Fagområder Omfang og organisering Definisjoner Ytterligere avtaler (til informasjon) Tilbudsregler Kunngjøring Informasjonsmøte/tilbudskonferanse Spørsmål i kunngjøringsperioden Kontaktperson Tilbudsfrist Tilbudsåpning Vedståelsesfrist Kostnader ved å delta i konkurransen Taushetsplikt Krav til forsendelsen Krav til utforming av tilbudet Bestemmelser om deltilbud og alternative tilbud Avlysning eller totalforkastelse Kvalifikasjonskrav Skatteattest fra kommunekasserer og skatteattest fra skattefogd HMS egenerklæring Økonomisk situasjon Firmaattest Leverandørens tekniske eller faglige kvalifikasjoner Spesielle krav for elektroarbeid (gjelder kun delkontrakt A og F) Kriterier for valg av tilbud Kontraktsbestemmelser Vedlegg Side 2 av 12

3 1 Innbydelse til konkurranse Statens vegvesen Region sør, heretter kalt oppdragsgiver, inviterer tilbydere til konkurranse om syv parallelle rammeavtaler på konsulenttjenester innen planlegging og prosjektering. 1.1 Om oppdragsgiver Statens vegvesen Statens vegvesens visjon er: På veg for et bedre samfunn. Vi utvikler og tar vare på et sikkert, miljøriktig og effektivt transportsystem. Dette skjer på godt faglig grunnlag og i samspill med politikere, brukere og andre interessenter. I tråd med vår visjon, ønsker vi å knytte til oss leverandører med et forpliktende engasjement for menneskerettigheter og beskyttelse av miljøet. Vegdirektoratet er et frittstående direktorat under Samferdselsdepartementet, og er hovedkontor for Statens vegvesen. Under Vegdirektoratet er organisasjonen inndelt i fem regioner bestående av tre til fem fylker, og med et regionvegkontor i hver region Region sør Regionvegsjefen er regionenes øverste leder og har det overordnede ansvaret for felles vegadministrasjon i fylkene. Statens vegvesens regionvegkontorer er i praksis vegadministrasjon for staten i riksvegsaker og vegadministrasjon for fylkeskommunene i fylkesvegsaker. Regionene bistår både fylkene og staten med tilrettelegging av politiske beslutninger, investering, drift, vedlikehold og forvaltningsoppgaver. Regionene er et utøvende ledd for staten, kommuner, fylkeskommuner, brukergrupper og enkeltbrukere. Region sør består av fylkene Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust- og Vest-Agder. Informasjon om Statens vegvesen finnes på Ressursavdelingen, seksjon for plan- og prosjektering Ressursavdelingen består av 5 seksjoner som leverer tjenester i hele Regionen: Plan- og prosjektering Eiendom Bru Elektro Vegteknisk Seksjon for Plan- og prosjektering er en del av Ressursavdelingen. Seksjonen består av rundt 100 årsverk, og omfatter det meste av planleggingskompetansen i regionen med kontorsteder i Drammen, Tønsberg, Skien, Arendal og Kristiansand. Seksjonen utfører planlegging og prosjektering for investeringstiltak på alle plannivåer. Avtalene vil i hovedsak administreres av plan- og prosjekteringsseksjonen og avtalen omfatter alle oppdrag beskrevet i punkt 2.3 for hele Region sør. Delavtale Elektro administreres av Elektroseksjonen. Prosjektavdelingen og andre avdelinger / seksjoner i Region sør, vil også benytte seg av rammeavtalene som inngås. Styring av slike oppdrag vil i de fleste tilfeller også håndteres av disse. Side 3 av 12

4 2 Beskrivelse av rammeavtalen 2.1 Behov Oppdragsgiver kjøpte små og mellomstore plan- og prosjekteringstjenester for rundt 150 millioner i Vi ønsker i denne konkurransen å inngå rammeavtaler som i størst mulig grad dekker alle fagfeltene innen disse tjenestene for små og mellomstore prosjekter. Størrelsen på oppdragene og mengden av dem er meget varierende og er i tillegg avhengig av statlige og fylkeskommunale bevilgninger. Det er derfor ikke mulig å estimere mengden og størrelsen på oppdragene over fire år. 2.2 Formålet med avtalene Formålet med rammeavtalen er å bistå oppdragsgiver i oppdrag for mindre og mellomstore prosjekter dersom oppdragsgiver selv ikke har kapasitet til å utføre arbeidet. Rammeavtalen er delt opp slik at oppdragsgiver enten kan bestille bistand til mellomstore, tverrfaglige plan- og prosjekteringsoppdrag, eller bestille tjenester til enkeltstående oppdrag innen forskjellige fagområder og innleie av fagressurser. 2.3 Fagområder Rammeavtalen deles inn i en hovedavtale og seks delavtaler. Hovedavtale A Planleggingsoppdrag og prosjekteringstjenester Delavtale B Støyberegninger Delavtale C Trafikkteknikk Delavtale D Kulturmiljø Delavtale E Kostnadsberegning Delavtale F Elektroarbeider Delavtale G Naturmiljø Tilbydere kan legge inn tilbud på en, fler eller alle delavtalene i konkurransen, og hvert tilbud vil bli vurdert uavhengig av de andre. Delavtalene vil benyttes der oppdragsgiver trenger fagspesifikk kompetanse innen spesielle fagområder. I oppdrag der det oppstår usikkerhet om hvilken avtale som skal benyttes vil delavtalene ha forrang på hovedavtalen. 2.4 Omfang og organisering Hovedavtalen benyttes til tverrfaglige plan- og prosjekteringsoppdrag på opp til 5 millioner. For kontrakter over dette beløpet vil det lyses ut vanlig konkurranse. Delavtalene har ingen øvre grense. Oppdragene vil være i forbindelse med arbeid innen: utredninger i forbindelse med vegnettet forprosjekter kommunedelplaner Side 4 av 12

5 konseptvalgutreding konsekvensutredninger reguleringsplaner byggeplaner utarbeidelse av konkurransegrunnlag for entrepriser kvalitetssikring av utarbeidede planer innleie av fagressurser til oppdragsgivers disposisjon (både fra spesialavtalene og hovedavtalene) Det vil inngås kontrakter med 3 5 leverandører på hovedavtalen og hver av delavtalene. Grafisk fremstilling av avropsprosedyrene og samtlige tilhørende dokumenter er vedlagt dette konkurransegrunnlaget som avropsdokumenter. Reglene for avrop er som følger: Avrop mellom 2 og 5 millioner kroner for Hovedavtalen A Avrop på Hovedrammeavtalen A mellom 2 og 5 millioner kroner vil følge anskaffelsesforskriftens 15-3, 3. ledd. Avropene fordeles ved minikonkurranse mellom partene i rammeavtalen. Det er lagt ved to minikonkurransegrunnlag som vil benyttes avhengig av hvor i planprosessen oppdragsgiver trenger bistand Avrop alle delrammeavtalene og avrop opp til 2 millioner på Hovedavtalen A Avrop på Hovedrammeavtale A opp til 2 millioner kroner og alle delrammeavtalene vil følge anskaffelsesforskriftens 15-3, 1. og 2. ledd Dette betyr at leverandørene rangeres etter tildelingskriteriene satt i den opprinnelige konkurransen. Leverandørene vil, basert på dette, oppnå status som hhv A-leverandør, B-leverandør osv. Rekkefølgen disse leverandørene oppnår vil siden ligge til grunn når oppdragsgiver bestiller oppdrag. Dette betyr att tilbyder med beste tilbud på sitt fagområde vil bli spurt først (A-leverandør), hvis denne ikke kan levere blir neste på listen spurt (B-leverandør) osv. Samme leverandør kan (hvis han leverer tilbud på flere delkonkurranser) oppnå forskjellig leverandørstatus på de forskjellige delrammeavtalene. Hvert avtale er å se på som en individuell rammeavtale Geografisk fordeling (gjelder delkonkurransene) For å ivareta kravet om størst mulig konkurranse og for ikke å monopolisere markedet, kan det være aktuelt å inngå lokale avtaler med mindre leverandører hvis disse når opp i konkurransen. Dette betyr at en geografisk begrenset, konkurransedyktig leverandør kan få levere til et område, mens de andre områdene dekkes av større/andre leverandører. Kontraktene vil fortsatt fordeles etter ABCprinsippet som beskrevet over. Avtalene vil i så fall gjelde fylkesvis. Side 5 av 12

6 2.5 Definisjoner a. Rammeavtalen Rammeavtalen i dette tilfellet består av 7 delrammeavtaler innen forskjellige fagområder. Rammeavtalen er utlyst under ett fordi delrammeavtalene benyttes av samme fagmiljø hos oppdragsgiver og fordi leverandørene på delrammeavtalene i stor grad vil overlappe hverandre. Det presiseres allikevel at det er 7 enkeltstående rammeavtaler som er uavhengig av hverandre. Hver delrammeavtale vil inngås med 3 til 5 forskjellige leverandører. Det vil si at oppdragsgiver i teorien kan bli sittende med 35 forskjellige leverandører totalt. b. Kandidat I dette konkurransegrunnlaget og alle underdokumenter benyttes kandidaten for den enkelte fagkonsulenten tilbyder tilbyr oppdragsgiver i tilbudet. Uttrykket er valgt for å tydelig skille mellom konsulent (enkelt person) og konsulent (selskap). c. Tilbyder Tilbyder er det selskapet som tilbyr oppdragsgiver sine tjenester, enten gjennom egen kapasitet eller ved underleverandører. Ved bruk at underleverandører skal det foreligge en forpliktelseserklæring som viser at tilbyder råder over underleverandørens ressurser i avtaleperioden. d. Konkurransen Konkurransen i dette konkurransegrunnlaget viser til konkurransen om inngåelse av rammeavtalene. For å være kvalifisert i konkurransen må tilbyderne oppfylle kvalifikasjonskravene. Vinnerne i konkurransen kåres på bakgrunn av tildelingskriteriene. Oppdragsgiver vil inngå rammeavtale med de 3-5 beste tilbudene i hver delkonkurranse. Oppdragene vil fordeles som beskrevet i punkt 2.4. e. Kravspesifikasjon Kravene sett til kandidatene i kravspesifikasjonen er minstekrav knyttet til kandidatenes kvalitet og kandidater som ikke oppfyller disse kravene skal ikke tilbys. Tilbys det kandidater med dårligere kvalifikasjoner enn oppsatt vil dette kunne medføre avvisning av tilbudet i henhold til foa (1) e. f. Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav er krav satt til tilbyder for at oppdragsgiver skal sikre seg at tilbyder har det juridiske, økonomiske, faglige og tekniske grunnlaget som skal til for å kunne levere tjenester til oppdragsgiver. Kravene er ufravikelige og manglende oppfyllelse vil medføre avvisning fra konkurransen i henhold til foa g. Tildelingskriterier Tildelingskriteriene i konkurransen er kriterier som er satt for å kunne kåre de økonomisk mest fordelaktige tilbudene. Kriteriene er satt for skille tilbudene med best kvalitet og pris fra dårligere tilbud. F.eks vil kvalitet utover minstekravene satt i kravspesifikasjonen telle positivt ut her. Videre vil Side 6 av 12

7 et bredt utvalg av kandidater som gir tilbudene både faglig bredde og dybde gi uttelling. Se det enkelte delkonkurransegrunnlag for nærmere beskrivelse av kvalitet. h. Innleie Med innleie menes her kandidater som er innleid oppdragsgiver i et kortere eller lengre tidsrom for å kompensere for oppdragsgivers manglende ressurser innen et fagområde. Kandidaten jobber i Oppdragsgivers lokaler og vil i fungere som en vanlig ansatt. 2.6 Ytterligere avtaler (til informasjon) I forbindelse med forarbeidet til denne konkurransen har det kommet fram behov hos oppdragsgiver som må dekkes av ytterligere spesialavtaler. Disse er planlagt utlyst separat i løpet av høsten 2011 og mulige fagområder er: landskapsarkitektur, regionale virkninger, samfunnssikkerhet, transportanalyser og kommunikasjonsbistand for KVU og bompengeutredninger. Dette til informasjon. 3 Tilbudsregler Konkurransen skjer i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 med endringslov av 30. juni 2006 og tilhørende forskrifter. Dette er en åpen anbudskonkurranse om inngåelse av rammeavtale for prioritert tjeneste (kategori 12 1 ) over terskelverdien i forskrift om offentlige anskaffelser (foa) Kunngjøring Konkurransen er kunngjort DOFFIN og TED. 3.2 Informasjonsmøte/tilbudskonferanse Det vil bli avholdt et informasjonsmøte hvor det redegjøres nærmere for oppdraget, og hvor tilbyderne får anledning til å stille spørsmål. Det føres referat fra møtet som vil bli distribuert til samtlige registrerte tilbydere. Referatet er en del av konkurransegrunnlaget. Informasjonsmøtet finner sted mandag 26. september 2011, kl. 12:00 hos Statens vegvesen Buskerud, Tollbugata 2, 3044 Drammen Henvendelse i resepsjonen i 1. etasje. (OBS! Dette er ikke trafikkstasjonen/biltilsynet) 3.3 Spørsmål i kunngjøringsperioden Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt med oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristen utløp dersom han finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller endres. 1 Arkitektvirksomhet, rådgivende ingeniørvirksomhet og integrert ingeniørvirksomhet, byplanlegging og landskapsarkitektur, hermed beslektet teknisk-vitenskapelig rådgivningsvirksomhet, tekniske prøver og analyser Side 7 av 12

8 Spørsmål til konkurransen skal stilles på e-post til oppdragsgivers kontaktperson innen fredag 28. oktober 2011 kl. 15: Kontaktperson Oppdragsgivers kontaktpersoner for konkurransen er: Navn: E-post Fylke Ingvild Skjong Aust- og Vest-Agder Marianne Ramdal Nesset Telemark Ingunn Foss Buskerud og Vestfold 3.5 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er mandag 7.november 2011, kl. 12:00. Tilbud er rettidig avgitt dersom det er oppdragsgiver i hende før tilbudsfristens utløp. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i forsendelsen, postgangen og lignende. 3.6 Tilbudsåpning Det vil ikke bli holdt offentlig tilbudsåpning. 3.7 Vedståelsesfrist Tilbyderne må vedstå sitt tilbud fram til 1.februar Kostnader ved å delta i konkurransen Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende. Innsendte tilbud vil ikke bli returnert. 3.9 Taushetsplikt Statens vegvesens ansatte er underlagt taushetsplikt jf forskrift om offentlige anskaffelser 3-6. Tilsvarende taushetsplikt skal gjelde også for kandidater innleid av Statens vegvesen Krav til forsendelsen Telefaks eller annen form for automatisk/elektronisk dokumentoverføring aksepteres ikke. Forsendelsen skal enten leveres på leveringsadressen eller sendes til postadressen. Leveringsadresse: Statens vegvesen Region sør, Langsæveien 4, Harebakken, 4846 Arendal Postadresse: Statens vegvesen Region sør, Postboks 723 Stoa, 4808 Arendal Hvis tilbyder velger å bruke postboksadressen gjøres det oppmerksom på at post bringes til Regionvegkontoret en gang per døgn. Tilbyder bærer risikoen for at tilbudet er kommet frem til Regionvegkontoret innen fristen. Side 8 av 12

9 Merking: Forsendelsen skal være forseglet og utvendig merket med: Tilbud: Rammeavtale Plan- og prosjekteringstjenester Forsendelsen skal inneholde kvalifikasjonsanmodningen og et tilbud i hver delkonkurranse tilbyder ønsker å delta i. Se punkt 3.11 for mer informasjon. Forsendelser som ikke oppfyller disse kravene står i fare for å bli avvist jf FOA 11-2 og Det skal ikke sendes kopi av tilbudet på e-post da dette gjør at oppdragsgiver får innsyn i tilbudet før tilbudsfristen går ut. Dette medfører avvisning Krav til utforming av tilbudet. Tilbydere kan legge inn tilbud på en, fler eller alle delene i konkurransen, og hvert tilbud vil bli vurdert uavhengig av de andre. (Fordi tilbudene blir ansett som separate tilbud vil tilbud som er gitt under forutsetning om at tilbyder velges til flere av oppdragene ikke bli vurdert). Det skal leveres en kvalifikasjonsanmodning for hele konkurransen. Anmodningen skal inneholde dokumentasjonen etterspurt i punkt 4. Det skal leveres et tilbud per delkonkurranse tilbyder ønsker å delta i. Hvert tilbud skal være tydelig merket med hvilken konkurranse den gjelder og skal inneholde signert tilbudsbrev, tilbudsbesvarelse og tilbudsskjema. I tillegg skal det legges ved etterspurt dokumentasjon. Dette er nærmere beskrevet under hver delkonkurranse. Tilbud bør utformes i henhold til den disposisjon som er angitt under. Dersom tilbudet avviker fra dette vil sammenligning av tilbud kunne vanskeliggjøres, hvilket igjen kan føre til at tilbudet blir avvist. Kort beskrivelse av tilbyder. Anmodning om kvalifisering med tilhørende dokumentasjon o Må inneholde beskrivelse av hvordan tilbyder oppfyller kvalifikasjonskravene o Må inneholde etterspurt dokumentasjon Tilbudsbrev ett tilbudsbrev per delkonkurranse o Må inneholde informasjon over hvilken delkonkurranse tilbudsbrevet gjelder. o Må beskrive eventuelle forbehold mot kontrakten. (Vesentlige forbehold kan medføre avvisning av tilbyder jfr. forskrift om offentlige anskaffelser) o Må binde tilbyder til tilbudet med dato og signatur Tilbudene ett tilbud per delkonkurranse o Må inneholde tilbudsskjema med priser o Må inneholde dokumentasjon på kvalitet o Må inneholde dokumentasjon på kapasitet Hvert deltilbud pakkes i hver sin konvolutt/perm som er merket delkonkurransens navn og at alle deltilbudene og kvalifikasjonsanmodningen så samles i en forsendelse. Denne forsendelsen merkes, forsegles og leveres som beskrevet i punkt Side 9 av 12

10 3.12 Bestemmelser om deltilbud og alternative tilbud Det er anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget som beskrevet i dette konkurransegrunnlaget. Dette gjelder geografisk deltilbud som beskrevet i Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud i tillegg til eller i stedet for det som fremgår av konkurransegrunnlaget Avlysning eller totalforkastelse Statens vegvesen forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn. Statens vegvesen forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 4 Kvalifikasjonskrav Det skal leveres én generell anmodning om kvalifisering uavhengig av hvilke delkonkurranser tilbyder ønsker å delta i. Tilbydere som ikke blir kvalifisert for konkurransen blir avvist. Tilbyder må ha følgende kvalifikasjoner for å kunne delta i konkurransen: 4.1 Skatteattest fra kommunekasserer og skatteattest fra skattefogd Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser 3-3 / 8-7/ For begge attester benyttes skjema RF 1244 Utenlandske leverandører skal framlegge attest for å ha oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat de er etablert. Dokumentasjonskrav: Skatteattest fra kommunekasserer og skatteattest fra skattefogd. Skal ikke være eldre enn seks måneder. 4.2 HMS egenerklæring Samtlige norske og utenlandske leverandører som vil utføre arbeid i Norge skal fremlegge HMS - egenerklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 3-4/ 8-8 / Erklæringen skal være utformet på norsk. Mal for HMS-egenerklæring hentes ut fra lovdata. Dokumentasjonskrav: Utfylt, signert og datert HMS egenerklæring. 4.3 Økonomisk situasjon Regnskap med revisorerklæring skal bidra til å dokumentere at tilbyder har det økonomiske grunnlag for å oppfylle kontraktens forpliktelser. Regnskap for de siste to år skal framlegges. Det er reviderte regnskaper vedlagt revisors erklæring som etterspørres. Dersom selskapet har eksistert kortere tid, framlegges det som forefinnes, evt. med revisors foreløpige bemerkninger. Side 10 av 12

11 Tilbyder skal redegjøre for seinere utvikling av betydning for selskapets soliditet, som ikke framgår av regnskapet. Dokumentasjonskrav: Virksomhetens årsregnskap for de siste to år, med revisors erklæring. Redegjørelse for eventuelle vesentlige endringer i tilbyders egenkapital og soliditet i forhold til siste revisorbekreftede regnskap skal også følge tilbudet. 4.4 Firmaattest Attesten skal bidra til identifisering av selskapet og bevis for at selskapet er lovlig etablert. Norske selskap framlegger attest fra Brønnøysund. Utenlandske selskap framlegger tilsvarende attest fra myndighetene i sitt hjemland, i norsk, bekreftet oversettelse. Dokumentasjonskrav: Firmaattest 4.5 Leverandørens tekniske eller faglige kvalifikasjoner For å sikre at leverandøren har de tekniske og faglige kvalifikasjoner som trengs for å ta oppdrag for Oppdragsgiver skal det leveres en oversikt over tilbyders relevante erfaring innen de aktuelle fagområdene leverandøren leverer tilbud på. Det bør leveres referanser på minst tre oppdrag og størrelse på oppdragene og relevansen bør sannsynliggjøre at tilbyder har tilstrekkelige faglige kvalifikasjoner. Leverandøren skal redegjøre for sine kvalitetssikringssystem. Disse skal sikre god kvalitet på leverte oppdrag. Dokumentasjonskrav: Referanseliste og redegjørelse for kvalitetssikringssystem. Mal for referanseliste vedlagt 4.6 Spesielle krav for elektroarbeid (gjelder kun delkontrakt A og F) Alle virksomheter som lovlig skal kunne prosjektere, utføre og vedlikeholde elektriske anlegg, må være registrert i DSBs sentrale register. Les mer her: For utenlandske tilbydere: Dokumentasjonskrav: Ingen. Registeret er et åpent register og oppdragsgiver vil kontrollere at tilbyder er registrert. Side 11 av 12

12 5 Kriterier for valg av tilbud Tildeling av rammeavtalene skjer på grunnlag av hvilke tilbud som er de økonomisk mest fordelaktige. Tildelingskriteriene er nærmere beskrevet i tilhørende tilbudsgrunnlag for hver delavtale. Tildelingskriteriene for alle konkurransene er: Pris 40 % Kvalitet 60 % 6 Kontraktsbestemmelser Det vil inngås rammeavtale med de deltagere som når høyest opp i konkurransen. Denne rammeavtalen er lagt ved som Avtaledokument rammeavtale. For hvert enkelt oppdrag(avrop) vil avropsdokumentene med tilhørende avtale for oppdrag benyttes. For hvert avrop vil det også benyttes enten NS8401 eller NS8402. Det vil fremkomme av avropsdokumentene for hvert oppdrag hvilke avtalevilkår og hvilken NS-standard som skal benyttes for det enkelte oppdraget. 7 Vedlegg Konkurransegrunnlaget inneholder følgende vedlegg: 1. Konkurransegrunnlag for: a. Hovedkonkurranse A Planleggingsoppdrag og prosjekteringstjenester b. Delkonkurranse B Støyberegninger c. Delkonkurranse C Trafikkteknikk d. Delkonkurranse D Kulturmiljø e. Delkonkurranse E Kostnadsberegning f. Delkonkurranse F Elektroarbeider g. Delkonkurranse G Naturmiljø 2. Avtaledokument rammeavtale 3. Avropsdokumenter 4. NS NS 8402 Side 12 av 12