Møteinnkalling Kontrollutvalget Sarpsborg

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Sarpsborg Møtested: Rådhuset, møterom Roald Dahl Tidspunkt: kl. 17:30 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen på telefon/sms , eller e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale Leder, Per Gunnar Stordal (s) 1

2 Kontrollutvalget Sarpsborgs møte Sakliste PS 16/30 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 16/31 Orientering fra rådmann om barnevernet 9 PS 16/32 PS 16/33 Oppfølging av KU-sak 16/27 - angående Bodalstranda og pålegg om ROS-analyse og ny henvendelse angående bystyrevedtak «tiltaksplan Isesjø» Kartlegging av fakta angående varsel om mulig uregelmessighet knyttet til en rammeavtale (Eget vedleggshefte u. off. jmf. Offl 5 andre avsnitt) PS 16/34 Prosjektplan "Oppfølging av kompetansekrav" 22 PS 16/35 Forvaltningsrevisjonsrapport "Tvang i skolen" 28 PS 16/36 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår PS 16/37 Overordnet revisjonsstrategi for PS 16/38 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet PS 16/39 Eventuelt 164 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/128 Dokumentnr.: 21 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /30 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet 14.6, godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet , kan godkjennes 3

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 17:30 til kl Møtested: Borg Havn, Øravn Gamle Fredrikstad, møterom Fra til saksnr.: 16/22 16/29 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Per Gunnar Stordal, H, leder x Inger-Christin Torp, AP, nestleder x Per Hugo Samuelsen, Ap x Else Marie Hagen, Pp x Atle Larsen, FRP x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: seksjonsleder Anders Svarholt, Møtende fra administrasjonen: ingen Borg Havn: Plan- og utredningsleder Roar Johansen, til sak 16/22 Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalget i Sarpsborg har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at sakene skulle behandles for åpne dører.. Per Gunnar Stordal (leder). Inger-Christin Torp (nestleder) 4

5 Kontrollutvalget Sarpsborgs møte Sakliste PS 16/22 Virksomhetsbesøk - Borg Havn IKS PS 16/23 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 16/24 Prosjektplan: Fakturaoppfølging "Røde flagg" PS 16/25 Rapport - Utført regnskapsrevisjon for 2015 PS 16/26 Møteplan 2. halvår 2016 PS 16/27 PS 16/28 PS 16/29 Henvendelse fra Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening, Naturvernforbundet i Sarpsborg og Løken Velforening angående Bodalstranda B-4.2 og pålegg fra Mattilsynet om ROS-analyse Referater og meldinger Eventuelt PS 16/22 Virksomhetsbesøk - Borg Havn IKS Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjon om Borg Havn IKS tas til orientering Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Informasjon om Borg Havn IKS tas til orientering PS 16/23 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Protokoll fra møtet , godkjennes 5

6 PS 16/24 Prosjektplan: Fakturaoppfølging "Røde flagg" Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan: Fakturaoppfølging «Røde flagg», godkjennes med de presiseringer som er gitt i møtet Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Anders Svarholt opplyste om at det nå er avholdt oppstartsmøte med rådmannen. Hun hadde ingen innspill til undersøkelsen, men ba om å få seg forelagt listen over eventuelle fakturaer som bør undersøkes nærmere, før kontrollutvalget skal behandle rapporten. Da kan en slik sjekk inngå som en del av rådmannens høringsuttalelse til rapporten. Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Prosjektplan: Fakturaoppfølging «Røde flagg», godkjennes med de presiseringer som er gitt i møtet PS 16/25 Rapport - Utført regnskapsrevisjon for 2015 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Rapport om utført revisjonsarbeid for 2015 regnskapsrevisjon, tas til orientering Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Rapport om utført revisjonsarbeid for 2015 regnskapsrevisjon, tas til orientering PS 16/26 Møteplan 2. halvår 2016 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår i 2016: 13. september kl desember kl Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Kontrollutvalgets møter høsten 2016 blir tirsdag 13. september og mandag 12. desember. Begge dager kl Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår i 2016: 13. september kl. 17:30 (tirsdag) 12. desember kl. 17:30 (mandag) 6

7 PS 16/27 Henvendelse fra Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening, Naturvernforbundet i Sarpsborg og Løken Velforening angående Bodalstranda B-4.2 og pålegg fra Mattilsynets om ROSanalyse Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Til denne saken hadde kontrollutvalget fått ettersendt per post to e-poster, begge med flere vedlegg: Fra rådmannen, 7. juni: Rådmannens kommentarer til saken Fra Sandbakken Velforening, 7. juni: Velforeningen kommentarer til kommunens ROSanalyse Kontrollutvalget diskuterte henvendelsen fra velforeningen og rådmannens kommentar til denne. Kontrollutvalget ble enige om å ta henvendelsen til orientering. Kontrollutvalget ønsker en statusoppdatering på saken fra rådmannen i neste møte der det også gis anledning til å stille spørsmål til rådmannen. Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : 1 Kontrollutvalget tar henvendelsen fra Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening, Naturvernforbundet i Sarpsborg og Løken Velforening til orientering 2 Kontrollutvalget ber om en statusoppdatering på saken fra rådmannen i møtet 13. september PS 16/28 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Vedlagte kronikk i Kommunerevisoren , tas til orientering Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Kontrollutvalget ønsker nærmere informasjon om situasjonen i barnevernet Kontrollutvalget Sarpsborgs vedtak/innstilling : Kontrollutvalget viser til vedlagte kronikk i Kommunerevisoren nr og eksemplene om barnevernet som ble omtalt i rådmannens årsmelding for Kontrollutvalget inviterer rådmannen til å komme med en orientering om status i barnevernet: Når vil kommunen være innenfor egne og lovpålagte behandlingsfrister med dagens ressurser? 7

8 PS 16/29 Eventuelt Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Kontrollutvalget fikk utdelt NOU 2016:4 Ny kommunelov. Forum for Kontroll og Tilsyn har invitert kontrollutvalget til å komme med innspill til høringsprosessen. Kontrollutvalgets medlemmer vil vurdere om utvalget skal gi en høringsuttalelse. I så fall må uttalelsen behandles som sak i neste møte 13. september. Fristen for å gi innspill er satt til 15. september. 8

9 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/123 Dokumentnr.: 64 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /31 Orientering fra rådmann om barnevernet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Rådmannens orientering om overholdelse av tidsfrister i barnevernet, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Kronikk i «Kommunerevisoren» nr. 3 /2016, av Ole Petter Pedersen, redaktør i Kommunal Rapport Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 16/29 «Referater og meldinger» Saksopplysninger I møtet 14 juni fikk kontrollutvalget en referat- og meldingssak - kronikk i «Kommunerevisoren» nr. 3 /2016, av Ole Petter Pedersen, redaktør i Kommunal Rapport Kontrollutvalget vedtok at rådmannen skulle inviteres til møtet i september for å komme med en orientering om status for oppfølgings av frister i barnevernet: Når vil kommunen være innenfor egne og lovpålagte behandlingsfrister med dagens ressurser? Vurdering Sekretariatet mener at orientering fra rådmannen om dette i utgangspunktet kan tas til orientering 9

10 10

11 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/123 Dokumentnr.: 65 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /32 Oppfølging av KU-sak 16/27 - angående Bodalstranda og pålegg om ROSanalyse og ny henvendelse ang. bystyrevedtak "Tiltaksplan Isesjø" Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Kontrollutvalget tar informasjon fra rådmannen til orientering. Sandbakken Velforening m. fl. orienteres om vedtaket. Fredrikstad, Vedlegg 1. Rådmannens svar til kontrollutvalget, datert E-post fra Sandbakken- og Klavestadhaugen velforening., datert 6. juli: «Bodalstranda B-4.2: Utbygger Kamperhaugs endelige ROS-analyse til Mattilsynet dat » 3. Kommentarer fra rådmannen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 16/27, (angående Mattilsynets krav om ROS-analyse) KU-sak 16/18, (henvendelse fra Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening som blant annet angikk Mattilsynets rolle i høringsprosessen knyttet til arealplan og utbygging av Bodalstranda) Saksopplysninger Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening, Naturvernforbundet i Sarpsborg og Løken Velforening sendte 10. mai følgende spørsmål til kommunen: Mattilsynet har pålagt Sarpsborg kommune å utføre en ROS-analyse.1 De skriver at ROSanalysen skulle vært utført før arealplanen ble godkjent. Har dere vurdert om arealplanen, eller deler av den, nå må behandles på nytt? 11

12 Utfører Sarpsborg kommune selv ROS-analysen, eller leies det inn eksternt konsulentfirma? Samme dag mottok sekretariatet en henvendelse fra de samme avsenderne om samme tema: Vi videresender denne mailen til plansjefen i Sarpsborg kommune. Vi ber kontrollutvalget vurdere hvorvidt arealplanen, hele eller deler av den, bør opp til ny behandling pga. manglende ROS-analyse fra kommunens side slik Mattilsynet skriver, ref. vedlegg. Til møtet 14.6 fikk kontrollutvalget ettersendt rådmannens kommentarer og kopi av kommunens svar til Velforeningene og Naturvernforbundet. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1 Kontrollutvalget tar henvendelsen fra Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening, Naturvernforbundet i Sarpsborg og Løken Velforening til orientering 2 Kontrollutvalget ber om en statusoppdatering på saken fra rådmannen i møtet 13. september Rådmannens svar til kontrollutvalget av , er lagt ved på nytt (vedlegg 1). Rådmannen har også kommentert denne problemstillingen i sitt brev til sekretariatet (vedlegg 3). Rådmannen anser fremdeles at det som eventuelt kunne vært oppnådd ved en revidering av arealplanen på det nevnte grunnlaget, kan ivaretas gjennom den pågående reguleringen av boligområdet Bodalsstranda B4.2. Det er ikke grunnlag for å revidere arealplanen som følge av det som er tatt opp vedrørende ROS-analyse for Isesjø, skriver rådmannen. Kontrollutvalget har mottatt en ny henvendelse fra Sandbakken Velforening 6. juli (se vedlegg 2). Foreningen ber kontrollutvalget om å vurdere om bystyrevedtaket fra "Tiltaksplan for Isesjø" er brutt. Et enstemmig vedtak i bystyret skal da ha utelukket enhver utbygging, skriver velforeningens talsperson i mail til sekretariatet og kontrollutvalgets leder. Velforeningen mener da at dette er en sak for kontrollutvalget. Rådmannen har gitt sine kommentarer til dette i sitt svar til sekretariatet henvendelse. Rådmannen mener videre at vilkårene knyttet til utvikling av boligområdet B-4.2 Bodalstranda ivaretar forutsetningene i bystyrets vedtak av 12. mai 2005 knyttet «Tiltaksplan for Isesjø». Vurdering På grunnlag av rådmannens svar til sekretariatet, mener vi at det ikke er grunn for kontrollutvalget til å foreta videre oppfølgingsundersøkelser. Informasjon fra rådmannen kan tas til orientering og videreformidles til Sandbakken Velforening m. fl. 12

13 Kontrollutvalget Sarpsborg pb FREDRIKSTAD Deres ref.: Vår ref.: Dato: 14/ ROS analyse Isesjø vannverk og vurdering i arealplanen Sandbakken og Klavestadhaugen velforening, Løken velforening og Naturvernforbundet i Sarpsborg har bedt kontrollutvalget vurdere hvorvidt arealplanen, hele eller deler av den, bør opp til ny behandling som følge av manglende ROS-analyse knyttet til råvannskilden Isesjø. Rådmannen har fått videresendt henvendelsen for eventuelle kommentarer i forkant av kontrollutvalgets behandling. Det pågår for tiden et arbeid med regulering av det planlagte boligområdet ved Isesjø. Boligområdet kan ikke etableres før en reguleringsplan er vedtatt av bystyret. Reguleringsarbeidet baserer seg på gjeldende arealplan. Samtidig vil reguleringsarbeidet ta hensyn til eventuell ny kunnskap som måtte framkomme enten gjennom en ROS-analyse eller på andre måter. Mattilsynet kan gi innspill til reguleringsplanen, og har også mulighet til å fremme innsigelse til denne. Rådmannen anser derfor at det som eventuelt kunne vært oppnådd ved en revidering av arealplanen på det nevnte grunnlaget, kan ivaretas gjennom reguleringen. For øvrig er det uansett lagt opp til å starte arbeidet med en revisjon av arealplanen fra høsten Dette gjøres som følge av at andre utbyggingsområder i den vedtatte planen ikke er godkjent av Kommunal- og Moderniseringsdepartementet. Revideringen kan imidlertid også ta hensyn til eventuell ny kunnskap som berører tidligere vedtatte og godkjente utbyggingsområder. Eksempelvis kan hensynssonen for drikkevann rundt Isesjø bli endret hvis det er grunnlag for det. Med hilsen Unni Skaar Rådmann Dette brevet er signert elektronisk Vedlegg: Mail sendt til Sandbakken velforening 20. mai

14 Saksbehandler: Hege Hornnæs, Enhet plan og samfunnsutvikling 2 14

15 Fra: Pettersen Anne-Karin Dato: :36:14 Til: Tittel: VS: VS: Bodalstranda B-4.2: Utbygger Kamperhaugs endelige ROS-analyse til Mattilsynet dat Hei Kontrollutvalget har mottatt en ny henvendelse fra Sandbakken Velforening m. fl. Foreningen ber kontrollutvalget om å vurdere om bystyrevedtaket fra "Tiltaksplan for Isesjø" er brutt. Et enstemmig vedtak i bystyret skal da ha utelukket enhver utbygging, skriver velforeningens talsperson i mail til sekretariatet og kontrollutvalgets leder (se under). Vi håper at det er mulig for rådmannen å kommentere dette før henvendelsen legges fram for kontrollutvalget 13. september. Mvh Anne-Karin Femanger Pettersen Daglig leder, Østfold kontrollutvalgssekretariat Telefon: Mobil direkte: akfp@fredrikstad.kommune.no Postboks 69, 1601 Fredrikstad Besøksadresse: Glemmegt. 55, 1608 Fredrikstad Fra: Per Gunnar Stordal [mailto:pstordal@online.no] Sendt: 6. juli :47 Til: Pettersen Anne-Karin Femanger Emne: Re: VS: Bodalstranda B-4.2: Utbygger Kamperhaugs endelige ROS-analyse til Mattilsynet dat Jeg er på ferie nå. Jeg vet ikke om du er på jobb, men jeg kan ikke skjønne at det er annet å enn å sende det over til Rådmann for å be om deres uttalelse og sette det på dagsorden i september møtet. Mvh Per Gunnar Stordal Sendt fra min ipad Den 6. jul kl skrev Sandbakken Velforening <sandbakkenvelforening@gmail.com>: Hei Vi sender over til orientering. Vi ber Kontrollutvalget nå ta opp om bystyrevedtaket fra er brutt: "Tiltaksplan for Isesjø" enstemmig vedtatt i bystyret og vedtaket utelukker enhver utbygging. Etter vår mening er det ingen tvil om at dette enstemmige bystyrevedtaket er brutt og da er dette en sak for Kontrollutvalget. Fra: Trond Reidar Bukholm [mailto:trond-reidar.bukholm@mattilsynet.no] Sendt: 6. juli :10 Til: 'Sandbakken Velforening' Kopi: Fylkesmannen.Postmottak; Sara Karine Warloe Falque; Elin Tangen Skeide; einar@kamperhaug.no; marianne.knudsen@sarpsborg.com; Jorunn Aasgaard Grini; Karin Charlotte Ranum Emne: SV: Bodalstranda B-4.2: Utbygger Kamperhaugs endelige ROS-analyse til Mattilsynet dat Hei, Mattilsynets oppdrag er å sikre at kommunen ivaretar sine forpliktelser som leverandør av trygt drikkevann etter Matloven. Vi ønsker således å takke for flere gode innspill i forhold til Isesjø som drikkevannskilde. Eventuelle brudd på bystyrevedtak, hevdloven o.l. er vanskelig for oss å vurdere/kommentere, og må vurderes av andre instanser. For øvrig er vi opptatt av å se en endelig plan før vi retter eventuelle innsigelser i forhold/utbygging som angår drikkevannsforsyningen. Med vennlig hilsen Trond-Reidar Bukholm Seniorinspektør/fagrådgiver drikkevann Mattilsynet, Avdeling Østfold og Follo Seksjon slakteritilsyn og mat Telefon: / mobil Besøksadresse: Yvenveien 17, Yven (Sarpsborg) Felles postadresse: Mattilsynet, Avdeling Østfold og Follo, Felles postmottak, Postboks 383, 2381 Brumunddal postmottak@mattilsynet.no Fra: Sandbakken Velforening [mailto:sandbakkenvelforening@gmail.com] Sendt: 5. juli :41 Til: Postmottak; Trond Reidar Bukholm Kopi: Sara Karine Warloe Falque; Elin Tangen Skeide; Geir Gartmann; Fylkesmannen.Postmottak; Anne-Karin Femanger Pettersen; Stordal; Dag Arnesen /Leder Vel'et; Styret/ Even Eilertsen; Styret/ Freddy Johansen; Styret/ Jan Henrik Frogner; Styret/ Linda T. Svensen; Ragnar Thorsen; Styret/Siw ; 'Sondre Reis Halvorsen'; 'Ragnar Johnsen' Emne: Bodalstranda B-4.2: Utbygger Kamperhaugs endelige ROS-analyse til Mattilsynet dat Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening er en ideell forening, stiftet i 1963 for å tjene nærmiljøets interesser til felles beste for beboerne på Sandbakken og Klavestadhaugen. Velforeningen arbeider for å ivareta og komme med tiltak for å bevare og utvikle et trygt og godt bomiljø på Sandbakken og Klavestadhaugen. Vi har rundt 450 familier som medlemmer. sandbakkenvelforening@gmail.com Hei 15

16 Vi har følgende merknader til utbygger Kaperhaugs endelige ROS analyse til Mattilsynet: Sentral faktafeil: SWECO skriver på side 3 at "Isesjø har en middeldybde på ca. 9,5 meter. Den er dypest i sør med en maksdybde på meter". Dette er veldig feil, Isesjø er grunnest i sør der vanninntaket til Isesjø vannverk ligger. Dybden her er kun ca. 7 8 meter. Derfor vil også vannutskitningen her ta ca. 7 8 år. SWECO nevner overhodet ikke den grunnfjellbarriere som ligger i retning vest øst, rett nord for vanninntaket som gjør denne delen av Isesjø ekstra sårbar. Vi tar ikke nå stilling til om dette skyldes uvitenhet eller om det kommer inn under kategorien manipulering. På side 9, pkt. 5.2, skriver SWECO at "...at det utarbeides en beskyttelsesforskrift for nedslagsfeltet til Isesjø ("tiltak foreslått på lang sikt")". Da må vi igjen minne om at et enstemmig bystyre vedtok Tiltaksplan for Isesjø (vedlagt). Vi tar ikke nå stilling til om dette skyldes uvitenhet eller om det kommer inn under kategorien manipulering. Tiltaksplan for Isesjø er forøvrig selvsagt rettslig bindende og utelukker all bygging rundt Isesjø. I tillegg vil vi mene at klausuleringene fra Folkehelsa fra 70 tallet også vil være rettslig bindende etter Hevdloven. For å understreke dette poenget ytterligere, henviser vi til det avslag med relevant begrunnelse (bl.a. med henvisning til tidligere nevnte Tiltaksplan for Isesjø) Bjørn Kristianslund fikk da han søkte opp å sette opp én kårbolig i samme området. Fylkesmannen opprettholdt forøvrig Sarpsborg kommunes avslag. Kristianslund fikk avslaget fra kommunen tre dager før kommunens arealplan ble vedtatt. Se vedlegg. Dette kulepunktet bør med all tydelighet vise at Bodalstranda aldri skulle kommet inn i kommunens arealplan overhodet. Den skulle ha vært avvist av arealplanlegger Hege Hornnæs da innspillet fra grunneier Lars Henriksen kom nesten ett år etter at tidsfristen hadde gått ut. I kommunens egen konsekvensutredning og temakart fremgår det med all tydelighet at "Dette (Bodalstranda B 4.2) ikke skal bebygges". Det interessante her er jo hvorfor denne saken fortsatt lever i beste velgående og krever ressurser fra Mattilsyn, Fylkeskommune, Fylkesmann, velforeninger og Naturvernforbund. Veien til/fra boligfeltet er ikke nevnt, så vidt vi kan se i SWECO's ROS analyse. Fylkesarkeologen har som kjent nektet opprinnelig tenkt innkjørsel til feltet fra øst pga fornminner i området. Dette betyr at trafikk til/fra feltet vil måtte gå der hvor veien til Isesjø vannverk går i dag. Vi gjør oppmerksom på at stigningen på denne veien vil være ca. 15 %. Kravet til universell utforming mht boligfelter en maksimal stigning på 5 %. Dette vil i sum føre til massiv salting av veien vinterstid dette vil selvsagt da ende opp i Isesjø og ved inntaket til Isesjø vannverk. Vi kan ikke se at SWECO har problematisert dette i rapporten sin. I tillegg vil dette selvsagt føre til en svært lokal opphopning av forurensning: Basert på TØIs parametre vil feltet med 100 boliger kreere rundt 900 turer med bil per døgn. Sarpsborg kommune har åpnet for at 140 boliger kan bygges på Bodalstranda. I så fall vil antall bilturer per døgn øke tilsvarende. SWECO og utbygger Kamperhaug vil ha forbud mot bl.a. bruk av kjemiske ugressmidler for beboerne (s. 10) og anleggsmaskiner skal ha biologisk nedbrytbar hydraulikk. SWECO glemmer avrenning av kjemikalier fra husvask og bilvask. Dette alene vil bli betydelige mengder som havner i Isesjø (boligområdet har en helningsgrad på ca. 25 %). Skulle denne utbyggingen bli godkjent, bør det være forbud mot dyrehold blant beboerne. Med opp til 140 boliger, vil dette samlet ble en anseelig mengde avføring som havner i Isesjø som har dårlig vannkvalitet som det er. I motsetning til Sarpsborg kommunes ROS analyse, klarer ikke SWECO å tallfeste sannsynlighet, risiko og konsekvens. Det finner vi påfallende. SWECO lister opp en rekke tiltak for å beskytte Isesjø både i anleggsperioden (som vil strekke seg over flere år man bygger etappevis etter hvert som man selger boligene) og etter at feltet er ferdig. Vi spør: Hvem skal ha ansvaret for å følge opp tiltakene? SWECO skriver at området skal ha oppsamling for kloakk ned ved Isesjø vannverk. Kloakken skal så pumpes opp til et trykkavlastningsbasseng og ledes inn i et eksisterende kloakknett i Bodalsvei. Dette kloakknettet er fra sent 60 tall, og altså nærmere 60 år gammelt. Det har allerede, og i lang tid vært mange tilfeller av kloakkinnsig i kjellerne i Bodalsfeltet. Dette er et svakt punkt i utredningen og ikke undersøkt eller avklart på noen som helst måte det blir litt sånn "går det så går det". og igjen: Hvem har ansvaret for oppfølging og kontroll av også dette tiltaket? SWECO og utbygger Kamperhaug skriver at "Sameiet" skal ta de fleste av disse kontrolloppgavene selv. Det vil i så fall bli første gang i historien at et sameie blir pålagt slike oppgaver. For overvannet, kjemikalier o.l. er det av SWECO foreslått et oppsamlingsbasseng. Hvem tar ansvaret for dette i anleggsperioden, og når feltet er innflyttet? Sameiet? Utbygger og SWECO's endelig ROS analyse til Mattilsynet er dårlig faglig begrunnet, faktafeil finnes, fakta utelates, temakartene til kommunen er ikke med eller nevnes overhodet. Uklare ansvarsforhold, hvor sameiet tildeles en helt sentral kontrollør oppgave gjør at vi synes Mattilsynet nå og endelig setter ned foten for denne utbyggingen. Denne prosessen er spill av tid og ressurser. Mvh Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening leder Dag Arnesen Naturvernforbundet i Sarpsborg Ragnar Johnsen Løken Velforening leder Sondre Reis Halvorsen 16

17 Østfold kontrollutvalgssekretariet Pb FREDRIKSTAD Deres ref.: Vår ref.: Dato: 14/ Bodalstranda B-4.2 Kontrollutvalgets vurdering av; 1. Behov for revisjon av arealplanen som følge av manglende ROS analyse, 2. Om bystyrevedtaket fra Tiltaksplan for Isesjø er brutt rådmannens kommentar 1. Vurdering av behov for revisjon av arealplanen som følge av manglende ROS - analyse Sandbakken og Klavestadhaugen velforening, Løken velforening og Naturvernforbundet i Sarpsborg har bedt kontrollutvalget vurdere hvorvidt arealplanen, hele eller deler av den, bør opp til ny behandling som følge av manglende ROS-analyse knyttet til råvannskilden Isesjø. Rådmannen fikk videresendt henvendelsen for kommentarer i forkant av kontrollutvalgets behandling. Kontrollutvalget vurderte og konkluderte i møtet den 14. juni 2016, som følger;. «Kontrollutvalget diskuterte henvendelsen fra velforeningen og rådmannens kommentar til denne. Kontrollutvalget ble enige om å ta henvendelsen til orientering. Kontrollutvalget ønsker en statusoppdatering på saken fra rådmannen i neste møte der det også gis anledning til å stille spørsmål til rådmannen. Kontrollutvalget Sarpsborgs Vedtak/innstilling Kontrollutvalget tar henvendelsen fra Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening, Naturvernforbundet i Sarpsborg og Løken velforening til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om en statusoppdatering på saken fra rådmannen i møtet 13. september.» Rådmannens oppfølging av punkt 2, statusoppdatering; Rådmannen anser fremdeles at det som eventuelt kunne vært oppnådd ved en revidering av arealplanen på det nevnte grunnlaget, kan ivaretas gjennom den pågående reguleringen av boligområdet Bodalsstranda B4.2. Det er ikke grunnlag for å revidere arealplanen som følge av det som er tatt opp vedrørende ROS-analyse for Isesjø. Det er fortsatt lagt opp til en begrenset revisjon av arealplanen. Bakgrunnen for revideringen er primært at kommunen ikke fikk godkjent to store utbyggingsområder på Alvim og Skredderberget / Vister. Tidspunktet for oppstart justeres trolig til nyåret 2017 for bedre å ivareta en synkronisering med planene for samferdselsutbygging i Sarpsborg. 17

18 2. Vurdering om bystyrevedtaket fra Tiltaksplan for Isesjø er brutt Sandbakken og Klavestadhaugen velforening, Løken velforening og Naturvernforbundet i Sarpsborg har bedt kontrollutvalget vurdere om bystyrevedtaket fra "Tiltaksplan for Isesjø" er brutt. Foreningene har rettet følgende henvendelse; «Vi ber Kontrollutvalget nå ta opp om bystyrevedtaket fra er brutt: "Tiltaksplan for Isesjø" enstemmig vedtatt i bystyret og vedtaket utelukker enhver utbygging. Etter vår mening er det ingen tvil om at dette enstemmige bystyrevedtaket er brutt og da er dette en sak for Kontrollutvalget.» Rådmannen har fått videresendt henvendelsen for eventuelle kommentarer i forkant av kontrollutvalgets behandling. Rådmannen kan ikke se at «Tiltaksplan for Isesjø» utelukker enhver utbygging. Rådmannen antar at det siktes til tiltaksplanens kapittel 5 punkt «Ingen nye utslippstillatelser til Isesjø». Punktet lyder slik: Selv med gode renseløsninger vil nye husstander til Isesjø gi utslipp i form av separate utslipp eller ved tap fra ledningsnettet. Nye husstander vil dessuten kunne bidra med utslipp i form av avrenning fra tomteareal. På bakgrunn av ovennevnte vil kommunen generelt ikke tillate nye utslipp til vannet». Tiltaksplanen anbefaler at det ikke gis flere utslippstillatelser i området. Arealplanen ivaretar dette ved at det ikke åpnes for spredt utbygging i området. Feltutbyggingen som nå er planlagt, vil underlegges krav for å sikre at utbyggingen ikke kommer i konflikt med drikkevannsinteressene. Ved feltutbygging er det hjemmel til å kreve utredninger, dokumentasjon og avbøtende tiltak, noe det ikke er anledning til for enkelttomter. Krav om reguleringsplan slår inn ved utvikling av nye boligfelt. Gjennom reguleringsplanarbeidet vil det gjøres utredninger som belyser relevante problemer og stiller krav om avbøtende tiltak inkludert det som angår risiko for forurensing. Rådmannen mener at vilkårene knyttet til utvikling av boligområdet B-4.2 Bodalstranda ivaretar forutsetningene i bystyrets vedtak av 12. mai 2005 knyttet «Tiltaksplan for Isesjø». Et tidligere bystyrevedtak om «Tiltaksplan for Isesjø» kan uansett ikke anses som bindende for bystyrets behandling av arealplanen. Dersom det skulle være motstrid mellom de to styringsdokumentene, noe rådmannen ikke kan se at det er, vil arealplanen være gjeldende. Med hilsen Unni Skaar Rådmann Dette brevet er signert elektronisk 2 18

19 Saksbehandler: Hege Hornnæs, Enhet plan og samfunnsutvikling 3 19

20 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/115 Dokumentnr.: 23 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /33 Kartlegging av fakta angående varsel om mulig uregelmessighet knyttet til en rammeavtale Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Fredrikstad, Vedlegg Unntatt offentlighet i hht. Offl. 5 pkt. 2: 1 Revisjonsnotat: Kartlegging av forhold knyttet til rammeavtale, Sarpsborg kommune 2 Rådmannens svar på notat 2 av 22. august 2016 fra Østfold kommunerevisjon IKS 3 Rådmannens svar på notat av 1. juli 2016 fra Østfold Kommunerevisjon IKS 4 Anskaffelsesprotokoll, innstilling og interessentliste xx 5 Plan for utskiftning av xx 6 Utskrift av konkurransegrunnlag fra Doffin xx 7 Vedlegg til e-post_ xx 8 Vedlegg til e-post_ xx 9 Vedlegg til e-post_ xx 10 Vedlegg til epost_xx 11 Vedlegg xx Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 16/19, , med to vedlegg: (Varsling og utvalgte fakturaer) Saksopplysninger I møtet behandlet kontrollutvalget et varsel om mulig uregelmessighet knyttet til en rammeavtale. Kontrollutvalget vedtok å gjøre noen nærmere karlegginger: 1. Kontrollutvalget ber revisjonen om å klarlegge fakta i saken i samråd med 20

21 rådmannen. Sekretariatet har mottatt notat fra revisjonen og kommunens kommentarer. Dette er vedlagt saken, se listen over. Revisjonen har varslet sekretariatet om at saken ikke er ferdigbehandlet hos revisjonen. Vi har derfor valgt å unnta vedleggene fra offentlighet i hht. Offl. 5 pkt. 2. Vedleggene sendes kun til møtende kontrollutvalgsmedlemmer i papirversjon. Vurdering Det kontrollutvalget får til behandling i denne saken er - som kontrollutvalget ba om i møtet en kartlegging av fakta. Faktabeskrivelsen er omfattende og til dels skrevet i et fagspråk som kan være vanskelig å forstå. Revisjonen vil derfor gi kontrollutvalget en presentasjon av materialet i møtet. Rådmannen ønsker også å være tilstede i møtet for å kunne svare på spørsmål ved behov. Kontrollutvalget bør deretter vurdere om revisjonen skal få mandat til å fullføre sine kontroller, dvs. om revisjonen skal utarbeide et sluttnotat som inneholder både faktabeskeivelse, vurderinger og konklusjon. 21

22 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/117 Dokumentnr.: 41 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /34 Prosjektplan "Oppfølging av kompetansekrav" Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Oppfølging av kompetansekrav», vedtas Fredrikstad, Vedlegg Prosjektplan «Oppfølging av kompetansekrav», datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 1/16, (Plan for forvaltningsrevisjon ) KU-sak 15/34, (Plan for forvaltningsrevisjon ) Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. Revisjonen har gjengitt de viktigste poengene i sin prosjektplan (jf. pkt. 1 «Bakgrunnen for prosjektet»). Her står det blant annet: «I Sarpsborg kommune gjøres ansettelser på enhetsnivå, mens oppsigelser ivaretas på sentralt nivå. Kommunesjef HR mener å sitte med et inntrykk av at det er et økende antall saker, hvor oppsigelser har sitt grunnlag i mangler ved jobbutførelsen. Da kan det stilles spørsmålstegn ved om kommunen som helhet er god nok til å vurdere kompetanse.» På grunnlag av dette, foreslår revisjonen tre hovedproblemstillinger: 1. I hvilken grad etterleves kommunens system og rutiner omhandlende ansettelses- og kompetansekrav ute på den enkelte enhet? 2. I hvilken grad oppleves kommunens system, rutiner og rådgivning omhandlende ansettelses- og kompetansekrav som tilstrekkelig ute på den enkelte enhet? Revisjonen antar at det vil gå med 350 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten vil være klar til behandling våren

23 Vurdering Sekretariatet finner problemstillingene relevante i forhold til omtalen i Forvaltningsrevisjonsplanen og problemstillingene i varetar kontrollperspektivene: Brukerperspektivet: Kompetente medarbeidere er en viktig forutsetning for at kommunens skal kunne yte forsvarlige tjenester. Organisasjonsperspektivet: En ting er at manglende kompetanse vil kunne medføre konsekvenser for effektiv drift, men oppsigelsesprosesser er også svært belastende, både for kommunen og for den enkelte ansatte som prosessen retter seg mot. Samfunnsperspektivet: Manglende kompetanse og/eller nødvendige godkjenninger eksempelvis kunne ha betydning for samhandling med andre offentlige organisasjoner, og det vil også kunne ha betydning for kommunens omdømme. Planlagt ressursbruk er noe høyere enn et gjennomsnittlig forvaltningsrevisjonsprosjekt.. Dette forklares med behovet for mappegjennomgang. Revisjonen kan gi utdypende opplysninger om dette i møtet. Samlet sett anser vi at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet 1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at prosjektplanen godkjennes. 1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle 23

24 Oppfølging av kompetansekrav Sarpsborg kommune Prosjektplan Rolvsøy 29. august

25 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Det vises til vedtak 1 i Bystyret 11.feburar 2016, hvor forvaltningsrevisjonplan ble fastsatt. I vedtatt plan fremkommer det: «I Sarpsborg kommune gjøres ansettelser på enhetsnivå, mens oppsigelser ivaretas på sentralt nivå. Kommunesjef HR mener å sitte med et inntrykk av at det er et økende antall saker, hvor oppsigelser har sitt grunnlag i mangler ved jobbutførelsen. Da kan det stilles spørsmålstegn ved om kommunen som helhet er god nok til å vurdere kompetanse. I tillegg er det for en rekke stillinger krav om autorisasjon og/ eller vandelsattest dette gjelder særlig mange ansatte innen helse og omsorg. Det har blitt avdekket enkelttilfeller hvor slike attester ikke foreligger i personalmappen. Også her kan det stilles spørsmål ved om kommunen som helhet er god nok til å følge opp at nødvendige godkjenninger innhentes. Kommunesjef HR opplyser om at enkelttilfellene har medført at man har endret rutiner sentralt eksempelvis ved at det er tatt inn krav om autorisasjon i arbeidsavtaler. Det foreligger rutiner som skal brukes lokalt, men det er uklart i hvor stor grad disse følges. Rådmannen mener det bør gjennomføres en forvaltningsrevisjon hvor man ser på kommunens helhetlige ansettelsespraksis innenfor temaet. Rådmannens redegjørelse for temaet i møte med revisjonen, viser at det er sannsynlig at kompetanse og/ eller innhenting av nødvendige godkjenninger ikke gis tilstrekkelig oppmerksomhet i ansettelsesprosesser. Det er opplagt at slike forhold vil ha betydning i et brukerperspektiv. Kompetente medarbeidere er en viktig forutsetning for at kommunens skal kunne yte forsvarlige tjenester. Det har også betydning i et organisasjonsperspektiv. En ting er at manglende kompetanse vil kunne medføre konsekvenser for effektiv drift, men oppsigelsesprosesser er også svært belastende, både for kommunen og for den enkelte ansatte som prosessen retter seg mot. I et samfunnsperspektiv vil manglende kompetanse og/eller nødvendige godkjenninger eksempelvis kunne ha betydning for samhandling med andre offentlige organisasjoner, og det vil også kunne ha betydning for kommunens omdømme. Temaet samsvarer også med innspill fra kontrollutvalget i møte 15. september 2015». 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Det gis mulighet til å endre problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER 1. I hvilken grad etterleves kommunens system og rutiner omhandlende ansettelses- og kompetansekrav ute på den enkelte enhet? 2. I hvilken grad oppleves kommunens system, rutiner og rådgivning omhandlende ansettelses- og kompetansekrav som tilstrekkelig ute på den enkelte enhet? Under problemstilling 1 vil vi undersøke flere ulike momenter. Som eksempel vises det til om det ansettes i tråd med utlysningen, om det gjennomføres referansesjekk og om det innhentes vandelsattest. 1 Sak 1/16 plan for forvaltningsrevisjon østfold kommunerevisjon iks 2 25

26 Problemstilling 2 ble initiert av rådmannen i oppstartsmøte. For kommunen vil det være nyttig å finne ut av om de rutiner, maler og praktisk rådgivning som stilles til rådighet for enhetene lokalt oppfattes som forståelige og fungerer tilfredsstillende. På bakgrunn av spørsmålet om innhenting av autorisasjon og vandelsattest avgrenses revisjonen til å gjelde kommuneområde helse og sosial og kommuneområde oppvekst. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt "foretrukket praksis", er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: Rådmannens ansvar for betryggende kontroll, jfr. Kommuneloven 23. Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven) LOV Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) LOV Kommunens interne rutiner. 5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode Problemstilling 1 I hvilken grad etterleves kommunens system og rutiner omhandlende ansettelses- og kompetansekrav ute på den enkelte enhet? Kommunens interne rutiner. Informasjon fra ledere med ansvar for ansettelser og tillitsvalgte. Dokumentasjon i personalmapper. Intervju, mappegjennomgang og spørreundersøkelse Problemstilling 2 I hvilken grad oppleves kommunens system, rutiner og rådgivning omhandlende ansettelses- og kompetansekrav som tilstrekkelig ute på den enkelte enhet? Kommunens interne rutiner. Informasjon fra ledere med ansvar for ansettelser. Intervju og spørreundersøkelse 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Bjørnar Bakker Eriksen - forvaltningsrevisor Anders Svarholt - oppdragsansvarlig revisor Prosjektperiode Høst 2016 vår 2017 Antall timer 350 +/- 10 % timer Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Sarpsborg kommune østfold kommunerevisjon iks 3 26

27 Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU 13. September 2016 Når rapport er sendt til rådmannen Våren 2017 Når rapport er sendt til ØKUS Våren 2017 Estimert ressursanslag er noe høyere enn for et ordinært forvaltningsrevisjonsprosjekt. Dette forklares med behovet for mappegjennomgang. Revisjonen har foreløpig ikke noen oversikt over hvor mange personalmapper som må undresøkes, noe som gjør det vanskelig å fastsette et nøyaktig timeanslag. I tillegg er opplysninger knyttet til den enkelte ansatt lokalisert på to steder. Selve ansettelsesavtalen og eventuell vandelsattest og/ eller autorisasjon befinner seg sentralt, mens øvrig dokumentasjon befinner seg lokalt der vedkommende er ansatt. østfold kommunerevisjon iks 4 27

28 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/117 Dokumentnr.: 36 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Sarpsborg /35 Forvaltningsrevisjonsrapport "Tvang i skolen" Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Tvang i skolen» til etterretning Kontrollutvalget finner det positivt at organisering, styringsstruktur og kompetanse, som må fungere tilfredsstillende for at andre elementer av internkontrollen skal kunne etableres, er grunnleggende ivaretatt. Kontrollutvalget merker seg videre at forebyggende tiltak for å redusere risikoen for utagerende adferd, som igjen er avgjørende for at kommunen skal kunne sikre at de ikke utsetter elevene for ulovlig tvang, også er godt innarbeidet i organisasjonen. Det er imidlertid noen forhold som rapporten trekke fram, og som har betydning for bedømmingen av den tvangsbruken som faktisk utøves: ikke tilrettelagte lokaler ved Studio mangelfull involvering av foresatte ulik oppfatning om og praktisering av tvangsbruk uavklart hva som skal meldes som avvik manglene prosedyrer for enkeltelever svakheter ved rapporteringspraksisen Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør: bruke rundskriv til kapittel 9 i helse- og omsorgstjenesteloven som grunnlag for refleksjon og diskusjon rundt forebygging og hva som faktisk representerer tvangsbruk. formalisere og dokumentere opplæring av nyansatte, og innfører vergekurs som en del av det systematiske opplæringstilbudet. sikre at foresatte og eventuelt andre tjenester med nødvendig kompetanse involveres i arbeidet med å analysere risikofaktorer for utagerende adferd hos den enkelte elev. bør avklare hva og hvordan avvik skal meldes. iverksette tiltak som sikrer at utagerende adferd og all bruk av tvang dokumenteres og rapporteres i tråd med foreliggende rutiner. fortsette arbeidet med å legge til rette for bedre organisering av Studio. utarbeide prosedyrer/ tiltakstrapper rettet mot enkeltelever. 28

29 Kontrollutvalget merker seg at rådmannen ønsker å vurdere nærmere lovligheten av å ta i bruk «tiltakstrapper» og hun vil ta initiativ til en drøfting av dette med Fylkesmannen. 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til Komité for tjenesteutvikling. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for Rapporten sendes til kommunestyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Tvang i skolen» til etterretning Bystyret finner det positivt at organisering, styringsstruktur og kompetanse, som må fungere tilfredsstillende for at andre elementer av internkontrollen skal kunne etableres, er grunnleggende ivaretatt. Bystyret merker seg videre at forebyggende tiltak for å redusere risikoen for utagerende adferd, som igjen er avgjørende for at kommunen skal kunne sikre at de ikke utsetter elevene for ulovlig tvang, også er godt innarbeidet i organisasjonen. Det er imidlertid noen forhold som rapporten trekke fram, og som har betydning for bedømmingen av den tvangsbruken som faktisk utøves. ikke tilrettelagte lokaler ved Studio mangelfull involvering av foresatte ulik oppfatning om og praktisering av tvangsbruk uavklart hva som skal meldes som avvik manglene prosedyrer for enkeltelever svakheter ved rapporteringspraksisen Bystyret ber derfor rådmannen om at hun: bruker rundskriv til kapittel 9 i helse- og omsorgstjenesteloven som grunnlag for refleksjon og diskusjon rundt forebygging og hva som faktisk representerer tvangsbruk. formaliserer og dokumentere opplæring av nyansatte, og innfører vergekurs som en del av det systematiske opplæringstilbudet. sikrer at foresatte og eventuelt andre tjenester med nødvendig kompetanse involveres i arbeidet med å analysere risikofaktorer for utagerende adferd hos den enkelte elev. bør avklare hva og hvordan avvik skal meldes. iverksetter tiltak som sikrer at utagerende adferd og all bruk av tvang dokumenteres og rapporteres i tråd med foreliggende rutiner. fortsetter arbeidet med å legge til rette for bedre organisering av Studio. utarbeider prosedyrer/ tiltakstrapper rettet mot enkeltelever. Bystyret merker seg at rådmannen ønsker å vurdere nærmere lovligheten av å ta i bruk «tiltakstrapper» og hun vil ta initiativ til en drøfting av dette med Fylkesmannen. 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Komité for tjenesteutvikling innen <her setter bystyret selv inn en dato>. 3. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp Fredrikstad,

30 Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport «Tvang i skolen», datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 16/6, (Prosjektplan) Bystyresak 1/16, (Plan for forvaltningsrevisjon ) KU-sak 15/34, (Plan for forvaltningsrevisjon ) Saksopplysninger Prosjektets bakgrunn: Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av bystyret I planen fremgår blant annet om enhet spesialpedagogiske tiltak og bruk av tvang: «Enheten har blant annet ansvar for barn som har behov for høy grad av tilrettelegging, såkalt forsterket tilbud i grunnskolen. Tjenesten ytes på skolen i egne forsterkede spesialavdelinger. Tjenesten er under massivt press, som følge av bruk av tvang mot elever. Det har vært flere artikler i Byavisa Sarpsborg, hvor det har blitt rettet hard kritikk mot kommunen med påstander om ulovlig og omfattende tvangsbruk. Kommunen har også blitt politianmeldt for bruk av ulovlig tvang og vold mot en enkeltelev. Prosjektets problemstilling: Sikrer Sarpsborg kommune at elever i forsterket skole ikke blir utsatt for ulovlig tvang? Revisjonens funn og vurderinger: Organisering, styringsstruktur og kompetanse, som må fungere tilfredsstillende for at andre elementer av internkontrollen skal kunne etableres, er etter revisjonens oppfatning grunnleggende ivaretatt. Forebyggende tiltak for å redusere risikoen for utagerende adferd, som igjen er avgjørende for at kommunen skal kunne sikre at de ikke utsetter elevene for ulovlig tvang, er også godt innarbeidet i organisasjonen. Det er imidlertid noen forhold som revisjonen mener det er nødvendig å kommentere særskilt, og som har betydning for bedømmingen av den tvangsbruken som faktisk utøves: Ikke tilrettelagte lokaler ved Studio, mangelfull involvering av foresatte, ulik oppfatning om og praktisering av tvangsbruk, uavklart hva som skal meldes som avvik, manglene prosedyrer for enkeltelever og svakheter ved rapporteringspraksisen. Revisjonens anbefalinger: Kommunen bør: bruke rundskriv til kapittel 9 i helse- og omsorgstjenesteloven som grunnlag for refleksjon og diskusjon rundt forebygging og hva som faktisk representerer tvangsbruk. formalisere og dokumentere opplæring av nyansatte, og innfører vergekurs som en del av det systematiske opplæringstilbudet. sikre at foresatte og eventuelt andre tjenester med nødvendig kompetanse involveres i arbeidet med å analysere risikofaktorer for utagerende adferd hos den enkelte elev. bør avklare hva og hvordan avvik skal meldes. 30

31 iverksette tiltak som sikrer at utagerende adferd og all bruk av tvang dokumenteres og rapporteres i tråd med foreliggende rutiner. fortsette arbeidet med å legge til rette for bedre organisering av Studio. utarbeide prosedyrer/ tiltakstrapper rettet mot enkeltelever. Rådmannens høringsuttalelse: Rådmannen har gitt sine kommentarer til anbefalingene (s. 70 i rapporten). Rådmannen sier blant annet at hun ønsker å vurdere nærmere lovligheten av å ta i bruk «tiltakstrapper» og hun vil ta initiativ til en drøfting av dette med Fylkesmannen. Vurdering Sekretariatet har gjort en vurdering av om rapporten er av god kvalitet i henhold til standardkravene til forvaltningsrevisjonsrapporter (RS 001), og i samsvar med kontrollutvalgets bestilling. Rapportens problemstillinger er i henhold kontrollutvalgets bestilling (prosjektomtalen i forvaltningsrevisjonsplanen) og til vedtatte prosjektplan. Valg av revisjonskriterier er relevante sett opp mot problemstillingene og svært godt utredet. Vi finner at undersøkelsen bygger på data innsamlet ved hjelp av flere metoder: møter, intervjuer, spørreskjema, dokumentgjennomgang, og kontroll av enkeltsaker (samtlige hvor kommunen har oppgitt risiko for utagerende adferd). Gjennom bruk av ulike metoder sikrer revisjonen rapportens validitet (gyldighet) og reliabilitet (pålitelighet). Utfordringer og begrensninger i revisjonens metodikk er beskrevet i metodekapittelet. Det er revisjonens oppfatning at undersøkelsen er representativ for «forsterket skole». På avdelingsnivå mener revisjonen at undersøkelsen er representativ for Maren Juel og Regnbuen, men at svarene må tolkes med forsiktighet når det gjelder Studio. Det er også store skjevfordelinger i svarprosenten mellom skolene i «normal skole». Revisjonen har derfor kun tatt med noen av resultatene i rapporten for å belyse eventuelle motsetninger. Resultatene må imidlertid tolkes med særlig stor forsiktighet. Videre skriver revisjonen i metodekapittelet at rapporten kan fremstå som omstendelig når det gjelder presentasjonen av resultatene (revisjonen har valgt å bruke størrelsene «gjennomsnitt», «medianverdi» og «standardavvik»). Etter revisjonens oppfatning er imidlertid dette nødvendig for at leseren skal kunne få en forståelse av hva resultatene fra spørreundersøkelsen viser. Sekretariatet er enig. Samlet sett anser sekretariatet at dataene er tilstrekkelig som grunnlag for rapportens vurderinger, konklusjoner og anbefalinger. Revisors vurderinger og anbefalinger er basert på innsamlet materiale, revisjonskriteriene og de metodiske begrensningene. Sekretariatet har foreslått et vedtak og en innstilling til bystyret (se foran i saken). Innstillingen bygger på våre vurderinger av hva i rapporten vi mener er relevant for kontrollutvalget og bystyret å kommentere nærmere, understreke etc., og hvordan rapportens anbefalinger bør følges opp. 31