Sund Sportsklubb. Organisasjonsplan Hovedstyret

Transkript

1 Hovedstyret

2 Innhold 1 Forord Formål og målsettinger for Sund Sportsklubb Formålsparagraf Sund Sportsklubb Overordnet målsetting Idrettslige målsettinger Sosiale målsettinger Organisatoriske målsettinger Organisering Hovedstyret Gruppene Økonomi/sponsorgruppe Fotballstyret Håndball styret Ungdomsgruppe Eiendom og Anleggsgruppe Ungdomsrepresentant Organisering av fellesoppgaver Aktivitetsgruppe Dugnad Sportslig utvalg Ansvarsforhold Hovedstyret Gruppene Forgåelser Utøver- og Klubbansvar Arbeidsbeskrivelser Hovedstyret Leder Nestleder/Sekretær Økonomiansvarlig Vaktmester Valgkomite Gruppene Oppgaver Leder Nestleder/sekretær Fair play ansvarlig Barne- og Ungdomsleder Økonomi- og dugnadsansvarlig S ide

3 6.2.7 Dugnadskoordinator Sponsoransvarlig Kioskansvarlig Materialforvalter Felles oppgaver Aktivitetsgruppe Sportslig utvalg Dommer koordinator - Fotball Dommer koordinator - Håndball Felles bestemmelser Styremøter Distribusjon av informasjon SK Sund sin hjemmeside Innkjøp Booking av møterom/leie av hallen Treningstider i kommunale anlegg Trenerkontrakter Trenere og oppmann/foreldrekontakt Årsplaner Årsmelding S ide

4 1 Forord en er ment som et styrende dokument for Sund Sportsklubb. Hensikten har vært å nedtegne i dokument form de overordnede retningslinjer som lagets styrende organer skal arbeide etter. Hovedstyrets posisjon som lagets øverste organ for alle aktiviteter i laget har man ansett som spesielt viktig å fremheve og underbygge. en er utarbeidet innenfor rammene av lagets lover. Hovedstyret eller andre organer innen laget som hovedstyret gir fullmakt, kan vedta nærmere instrukser/retningslinjer innenfor rammen av det som er trukket opp i organisasjonsplanen. Hovedstyret bør påse at organisasjonsplanen blir underlagt tidsmessig revisjon. Hovedstyret har overordnet ansvar for å påse at organisasjonsplanen blir gjort tilfredsstillende kjent blant lagets styrende organer og medlemmer for øvrig. 2 Formål og målsettinger for Sund Sportsklubb 2.1 Formålsparagraf Sund Sportsklubb Å organisere klubben slik at en nytter de menneskelige og økonomiske ressursene best mulig. Å øke aktivitet på det sportslige plan Å ha klare ansvarsforhold i tillitsmannapparatet Å bedre intern og ekstern informasjon Å definere klubb- og utøveransvar Å ta vare på, og utnytte klubbens eiendeler, anlegg og utstyr best mulig 2.2 Overordnet målsetting Sportsklubben har som målsetting å aktivisere flest mulig barn og ungdom på stedet (i kretsen) gjennom idrettslige aktiviteter som laget tilbyr. Den overordnede målsetting er å skape et sunt og godt miljø for barn og ungdom. 2.3 Idrettslige målsettinger Idrettsaktivitetene som laget tilbyr bør tilpasses behovet i kretsen. Masseengasjement skal prioriteres foran eliteidrett. Barn og ungdom som deltar aktivt på trening, må gis lik mulighet til å delta på konkurranser. Samtidig må forholdene legges til rette for at aktive kan utvikle sine idrettslige egenskaper. Dersom egne ressurser ikke strekker til, kan samarbeid med andre klubber etableres. 2.4 Sosiale målsettinger Arrangementer og tilstelninger utenom de rent idrettslige må ha som målsetting å samle flest mulig av kretsens innbyggere som har tilknytning til de idrettslige arrangementer, spesielt foreldre og familie til barn og ungdom. Det må legges vekt på at også ungdom trekkes inn i styrer og utvalg for å utvikle ansvar og positive holdninger til Sund Sportsklubb. 2.5 Organisatoriske målsettinger Ansvars- og oppgavefordelingen mellom lagets styrende organer bør ikke etterlate tvil. Likeledes bør hovedstyrets status som lagets øverste organ, og leder i hovedstyrets posisjon som leder av laget på vegne av hovedstyret, heller ikke etterlate noen tvil. Det må vektlegges å gi tillitsvalgte samt ledere og trenere kontinuerlig informasjon om de vedtak som fattes i hovedstyret og gruppestyrene samt informasjon om det øvrige arbeid som pågår i lagets organer slik at nevnte personer er godt informert om lagets samlede aktivitet. Også overfor lagets medlemmer bør det til strebes å gi god informasjon om lagets samlede aktiviteter. Videre må det vektlegges at tillitsvalgte, ledere, trenere og medlemmene for øvrig er kjent 4 S ide

5 med lagets lover, organisasjonsplan og øvrige styrende dokumenter samt de målsettinger og holdninger som laget står for og opptrer i henhold til disse. Det må sørges for at tillitsvalgte, ledere og trenere gis mulighet til å kvalifisere seg til oppgavene og gis anledning til å utvikle seg. Det må arbeides målbevisst og kontinuerlig med rekruttering av barn og ungdom. 3 Organisering Sund Sportsklubb har opprettet grupper med egne styrer i henhold til lovenes 12 og vedlagte organisasjonskart. 3.1 Hovedstyret Består av: Styreleder og leder i hver gruppe. Leder Nestleder/Sekretær Leder Økonomi/sponsorgruppe Leder Fotballgruppe Leder Håndballgruppe Leder Ungdomsgruppe Leder Eiendom og Anleggsgruppe Ungdomsrepresentant Velges for 1 år 3.2 Gruppene Gruppene ledes av person valgt på årsmøtet, da for 2 år om gangen. Det er ønskelig med følgende sammensetning på gruppene som vist under. De øvrige medlemmene av de ulike gruppene kan velges på årsmøte eller tiltre utover i perioden. Alle medlemmene i de ulike gruppene bør være med i minimum 2 for å sikre kontinuitet. Alle medlemmer i gruppene av stemmerett uavhengig når de tiltrådte i gruppen. Oppgavene som listet under kan fordeles på annen måte en vist under så lenge oppgaven ivaretas Økonomi/sponsorgruppe Leder, økonomi- og regnskapansvarlig Sponsoransvarlig Dugnadsanvarlig Lotteriansvarlig 2 gruppemedlemmer sponsorgruppe Fotballstyret Leder / Sportslig leder Nestleder/sekretær Fair play ansvarlig Barne- og Ungdomsleder Kioskansvarlig Dugnadskoordinator Materialforvalter Håndball styret Leder Nestleder/sekretær 5 S ide

6 Fair play ansvarlig Sportslig leder/ungdomsleder Barneleder Kioskansvarlig Dugnadskoordinator Materialforvalter Ungdomsgruppe Leder Nestleder Økonomi/dugnadsansvarlig 2 styremedlemmer Eiendom og Anleggsgruppe Leder Velges for 1 år Nestleder Banemester Dugnadskoordinator (bygg og anlegg) Gruppemedlem Ungdomsrepresentant Ungdomsrepresentanten velges blant klubbens medlemmer i aldersgruppen 15 til 19 år 4 Organisering av fellesoppgaver 4.1 Aktivitetsgruppe Består av: Nestleder i styret Leder i ungdomsgruppen Dugnadsansvarlig fra sponsorgruppen 1 personer fra Fotballgruppen 1 personer fra Håndballgruppen 4.2 Dugnad Blir organisert av Aktivitetsgruppen i samarbeid med dugnadsansvarlig Bygg og Anlegg og leder i de AU og dugnadsansvarlig i gruppene. 4.3 Sportslig utvalg Det opprettes et Sportslig utvalg for hhv fotball og håndball. Det består av: Sportslig leder Nestleder i styret Gruppemedlem 1 person fra Fotball / håndballgruppen 5 Ansvarsforhold 5.1 Hovedstyret Hovedstyrets ansvar og oppgaver fremgår av lovenes 15, og organisasjonsplan for Sund Sportsklubb. 6 S ide

7 5.2 Gruppene Gruppenes ansvar er å drive gruppene etter gjeldene lovverk og organisasjonsplan Sund Sportsklubb. 5.3 Forgåelser Forgåelser ser mot gjeldende regelverk: Dersom noen bryter Norges Idrettsforbunds gjeldende lover, vedtak eller bestemmelser eller lovene og/eller bestemmelsen for Sund Sportsklubb, behandles dette som fastsatt i bestemmelsene om forgåelser for Norges Idrettsforbund. 5.4 Utøver og Klubbansvar Utøveransvar: Medlemskontingent må betales Vedtatte treningsavgifter må betales Personlig utstyr må være i orden Reiseutgifter til kamper/stevner dekkes av den enkelte dersom annet ikke er avtalt Utgifter vedr. turneringer (ikke startkontingent) dekkes av den enkelte dersom annet ikke er avtalt Tape/drikke etc. ved trening holdes av den enkelte Treningsklær og evt. annet utstyr til trening holdes av den enkelte Klubbansvar: Påmeldingsgebyr til særkretser dekkes av klubben Utgifter til lokal- og baneleie til planlagt trening og obligatoriske stevner/kamper dekkes av klubben Drift bane og anlegg dekkes av klubben Utgifter til trener dekkes av klubben Klubbdrakter inkl. keeperutstyr dekkes av klubben Fellesutstyr til trening holdes av klubben Medisinskrin holdes av klubben Ball til trening og kamper holdes av klubben 6 Arbeidsbeskrivelser 6.1 Hovedstyret Hovedstyret er lagets øverste organ mellom årsmøtet, og har overordnet ansvar for alle lagets aktiviteter og oppgaver Hovedstyret skal ivareta sportsklubbens interesser så vel innad i laget som utad Koordinere driften av laget og påse at lagets grupper og aktiviteter drives og utøves på tilfredsstillende måte. Hovedstyret har herunder ansvar for å gripe inn og bidra til løsning hvis uoverensstemmelser oppstår i grupper eller mellom grupper i laget Hovedstyret har arbeidsgiveransvar overfor ansatte i Sund Sportsklubb, hvis aktuelt og for øvrig overordnet ansvar for at dugnadsoppgaver som laget påtar seg utføres på forsvarlig måte både i forhold til dem som deltar i dugnadsoppgavene og i forhold til oppdragsmottakerne Hovedstyret kan vedta nærmere instrukser for sitt eget arbeid og de enkelte gruppers/komiteers arbeid Hovedstyret kan delegere nødvendige fullmakter til leder av de ulike gruppene iht. skriftlig instruks Leder Er sportsklubbens valgte leder med det daglige hovedansvaret Lederen er leder av hovedstyret Forbereder og leder møtene i hovedstyret Lederen skal holde seg løpende orientert om lagets virksomhet 7 S ide

8 Tar avgjørelser på vegne av sportsklubben i saker som av tidsmessige eller praktiske grunner ikke kan behandles i hovedstyret eller arbeidsutvalget. Hovedstyret skal orienteres om slike avgjørelser så snart som mulig Representerer Sund Sportsklubb utad, og kan inngå bindende avtaler på vegne av sportsklubben. Koordinerer ellers arbeidet innen styret og sjekker at datoer og tidsfrister overholdes Fordeler oppgaver innad i styret. Har oversikt og griper inn hvis noe stopper eller ikke fungerer etter instruksene. Deltar i de ulike gruppenes møter Nestleder/Sekretær Nestleder er lederens stedfortreder. Nestlederen skal samarbeide med lederen i laget Videre kan han pålegges spesialoppgaver av hovedstyret Kalle inn til, føre møtereferat for hovedstyremøter. Være medlem i sportslig utvalg, SU, for hhv fotball og håndball Være klubbens representant til Sund idrettsråd Sørge for styrets korrespondanse Er ansvarlig for årsmeldingen. Utføre oppgaver som blir pålagt av styret eller leder Økonomiansvarlig Økonomiansvarlig har et overordnet ansvar for sportsklubbens regnskaper, samt påse at oppsatte budsjetter overholdes og gi raske meldinger om eventuelle avvik Å assistere og gi råd til andre grupper/komiteer i deres arbeid som går på økonomi Søke opplysninger fra alle ledd i organisasjonen når disse trengs i vedkommendes arbeid. Alle øvrige økonomisk ansvarlige i laget har plikt til å fremskaffe nødvendigdokumentasjon til lagets økonomiansvarlig Om andre i sportsklubben er pålagt visse ansvarsområder, fritar ikke dette økonomiansvarlig for oppfølging og kontroll Vaktmester Vaktmester er ansvarlig for vedlikehold SK Sund sine eiendommer, samt kunstgrasbane og nærmiljøanlegg ved Bore Skole. Ansvarlig brannleder for SK Sund klubbhus. Sørge for at serviceavtaler blir fulgt opp Valgkomite Valgkomite velges blant uttredende medlemmer av hovedstyret. Da minimum to personer, fortrinnsvis tre Valgkomiteen skal fremskaffe kandidater til verv i klubbens hovedstyre Valgkomiteen skal ha tett dialog med styrets leder mht hvilke verv som er til valg. Listen over kandidater må fremlegges i god tid før klubbens årsmøte, frist settes i samarbeid med styrets leder. Fremskaffe nye kandidater til de ulike gruppene gjøres av gruppene selv. Valgkomiteen kan ha en rådgivende funksjon i dette arbeidet 8 S ide

9 6.2 Gruppene Oppgaver Gruppene tilrettelegger saker som skal behandles i hovedstyret, og kommer med innstilling til sakene. Mellom hovedstyremøtene kan utvalget fatte beslutninger og avgjøre saker som av tidsmessige årsaker ikke bør vente til styremøte, eller er av en slik karakter at det ikke er nødvendig med vedtak i styremøte Alle beslutninger som utvalget har fattet skal meddeles hovedstyret senest på første styremøte Kontinuerlig vurdere hvilke saker som kan tas hånd om av administrasjonen Leder Lederen skal holde seg løpende orientert om gruppas virksomhet. Lederen skal forberede og lede gruppemøtene. Lederen skal fordele oppgaver innad i gruppen. Lederen skal ha oversikt å gripe inn hvis noe stopper, eller ikke fungerer etter instruksene i si gruppe. Ansvarlig for å skrive årsmelding på vegne av sitt styre. Skal inneholde: o Navn på alle styremedlemmene o Hvor mange møter det er avholdt i løpet av året. o Aktiviteten i gruppen o Litt økonomien. Lederen har ansvar for å ha oversikt over gruppas budsjett og regnskap, og rapportere til styret. Påse at oppsatt budsjett overholdes, og gi raske tilbakemeldinger om eventuelle avvik. Lederen kan signere spiller- og trenerkontrakter innenfor godkjent budsjett, gjøres i samarbeid med økonomi og regnskapsansvarlig. Er det opprettet et Sportslig Utvalg (SU) innen idretten, ivaretas denne oppgaven av SU. Lederen er ansvarlig for å rapportere til hovedstyret Nestleder/sekretær Nestleder er lederens stedfortreder. Utføre oppgaver som blir pålagt av styret eller leder. Ansvarlig for å kalle inn, og føre protokoll for styremøtene Fair play ansvarlig Være klubbens bindeledd/diskusjonspartner i spørsmål tilknyttet fair play. Lage rutiner for kampvert under kampene, Ha rutiner for at alle spelere undertegner fair play kontrakt, Arrangere fair play aktiviteter i klubben årlig/toårlig Kontaktperson mot krets mht fait play arbeid Stimulere trenere og spillere mht fait play Legge til rette for at klubben følger NFF fair play regler Barne og Ungdomsleder Passe på at barneidrettsbestemmelsene blir fulgt i klubben sine aktiviteter for barn og unge. Hjelpe trenere til å tilrettelegge trening for barn og unge. Arbeide for å få variert aktivitetstilbud for barn og unge som alternativ trening?) Økonomi og dugnadsansvarlig 9 S ide

10 Økonomiansvarlig har ansvar for å ha oversikt over gruppas regnskap, og rapportere til styret. Påse at oppsatt budsjett overholdes, og gi raske tilbakemeldinger om eventuelle avvik. Dugnadsansvarlig har ansvaret for å distribuere dugnader til dugnadsansvarlige på hvert lag/parti Dugnadskoordinator Koordinere dugnader og være bindeleddet mellom aktivitetsgruppen og økonomiansvarlig samt dugnadsansvarlig i hver gruppe. Ta del i oppgaver gruppen eller styre pålegger Sponsoransvarlig Faglig og økonomisk ansvarlig for aktiviteter rettet mot næringslivet med tanke på sponsorinntekter, dugnader, reklameinntekter og innkjøpsavtaler. Rapportere status til leder og økonomiansvarlig i klubben Oppfølging av sponsorer og samarbeidspartnere Kioskansvarlig Sette opp kiosklister og koordinere med foreldrekontakt slik at det stiller folk i kiosken ved kamper og arrangement. Bestiller varer og sørge for at det varelageret er oppdatert til kamper. Innkjøp koordineres mellom Fotball og Håndball for å sikre mest fordelaktige innkjøp Holde regnskap for kioskdrift, kommunisere med og overlevere overskudd til Sund SK sin regnskapsansvarlig, Se til at kiosken har den nødvendig tilstand og påkrevd renhold. Ta del i oppgaver gruppen eller styre pålegger Materialforvalter Sette opp materiellbehov og budsjett for gruppen foran hver sesong Bestille inn nødvendig bekledning og utstyr i god tid foran hver sesong. Ansvarlig for utstyrsbudsjettet innen gruppen overholdes, samt melde avvik til gruppens leder. Bidra til at en har en økonomisk sunn drift mht kles- og utstyrsinnkjøp Koordinere innkjøp av felles type bekledning med andre gruppers materialkoordinator 6.3 Felles oppgaver Aktivitetsgruppe Ansvarlig for klubbens årsfester andre klubbfeiringer Koordinere og sørge for vakter til klubbens dager i Stranda svømmehall Sportslig utvalg Ivareta klubbens etterlevelse av Sportsplanen og sikre at det sportslige aktivitetsnivået holder den kvaliteten som klubben ønsker samt forholde seg til og etterleve interne og overordnede retningslinjer fra NFF / NHF. Definerte hovedansvarsområder: 10 S ide

11 Ha det overordnede sportslige ansvar for all aktivitet relatert til 11 er fotball eller senior håndball. Rådgivende organ for Styret i alle sportslige spørsmål. Rådgivende organ for alle klubbens trenere i sportslige spørsmål. Overvåke at sportslige retningslinjer blir fulgt. Avdømming der det er sportslige motsetninger og dersom i strid med NFF eller NHF s reglement. Se for øvrig «Statutter Sportslig utvalg Fotball» Sund Sportsklubb SU statutter.docx Dommer koordinator Fotball Dommerkoordinatorens viktigste oppgave er å ha god kontakt og godt samarbeid med: o Klubbens dommere o Klubbens styre og administrasjon. o Lagledere og trenere. o Fotballkretsen. Skal sammen med styret ha hovedansvaret for å rekruttere og beholde nok dommere i forhold til antall lag. Skal legge til rette for å tilby dommerkurs til dem som ønsker det, og følge opp og veilede disse i kamper. Ansvarlig for å tilby dem som har ambisjoner og talent, videre oppfølging og etterutdanning i nært samarbeid med kretsen. Ansvarlig for å påse at dommerne har en naturlig plass i klubbmiljøet på lik linje med spillerne. Ansvarlig for å påse at utstyr til dommerne inngår i klubbens utstyrsavtale. Skal tilrettelegge treningsmuligheter for dommerne, gjerne sammen med klubbens lag, herunder også deltakelse på treningsleirer. Ansvarlig for å sette opp klubbdommere på 5-er og 7-er kamper der dommer ikke Dommer koordinator Håndball Melde opp klubbens dommere via klubbsiden før hver sesong Orientere dommerne om retningslinjer for innmelding av sperreskjema, forfallsregler, osv. Lage oppfølgingsplan for dommerne i klubben Sørge for utstyr til dommerne Lage dommeroppsett i miniturneringer, og i årskamper for de som har egen avtale med region om dette. Lage dommerforum i klubben ( bruk erfarne dommere i egen klubb, eller i nærområdet, eventuelt samarbeid dommeransvarlig på regionskontoret) Rekruttere nye dommere og melde inn behov for kurs til regionen Representere dommerne i håndballgruppens styre / sportslig utvalg Rapportere uheldige episoder til regionen Eksternt samarbeide med o Andre dommerkontakter o Soneansvarlig o Regionsadministrasjon o Eventuelt observatører og talentansvarlige o VÆRE TILGJENGELIG FOR DOMMERNE I KLUBBEN. 11 S ide

12 6.4 Felles bestemmelser Styremøter Alle grupper i SK Sund skal avholde gruppemøter. Møteinnkalling skal sendes til alle gruppemedlemmer, og kopi til styreleder. Det skal skrives referat på alle møtene, som skal sendes til gruppemedlemmene i sin gruppe, og til styreleder. Styreleder arkiverer møtereferat på klubbens nettsky Distribusjon av informasjon Hver gruppe må velge en ansvarlig for denne oppgaven. Alt informasjon som kommer til styret og som skal videreformidles, skal av den ansvarlige i hver sendes til alle trenere/oppmenn i si gruppe. Disse har igjen ansvar for å sende det videre til alle på sitt lag/parti SK Sund sin hjemmeside Styrene er ansvarlige for å holde informasjon om si gruppe oppdatert på hjemmesiden til SK Sund. Her skal minimum ligge treningstider, navn på styremedlemmer, navn på trenere og oppmenn. Hvis OK for den enkelte, så er det fint om telefonnummer og e-postadresse også legges ut. Det skal innhentes aksept fra medlemmer og mindreårige medlemmers foresatte før slike bilder publiseres på hjemmeside Innkjøp Alle innkjøp som ikke ligger under de ulike gruppenes budsjett og ansvar skal avtales på forhånd med styreleder og behandles etter instrukser fra denne. Det er viktig å være lojal mot de innkjøpsavtaler som er inngått på strategisk og/eller økonomisk nivå Booking av møterom/leie av hallen All bestilling av kontor og møterom i klubbhus foretas på klubbens bookingskjema. Metode og oversikt vises på klubbens nettside under «Klubbhus» Treningstider i kommunale anlegg Fotball og håndball må sette opp behov for søknad for tildeling av treningstider i er i kommunale anlegg. Oppsett koordineres mellom gruppene i møte i forkant av søknadsfrist. Et endelig oppsett blir da grunnlag for søknad om halltid i kommunale anlegg. Søknaden legges inn på Sund kommunes nettside for dette. Leder eller nestleder er ansvarlig for å søknadsprosess. Intern oppsett for halltid må kommuniseres mot Hordaland Håndballkrets mht tildeling av kamptidspunkt slik at en unngår at tildelt treningstid blir prioritert bort pga kamper i den utstrekning det lar seg gjøre. Ansvarlig: Leder Håndball. Den samme dialog må også være mot Sund kommune slik at en får oversikt over utleieplaner kommunen har. Ansvarlig: Leder eller Nestleder Trenerkontrakter Alle trenere skal skrive trenerkontrakt. Alle trenerkontrakter der lønn inngår, skal styrebehandles i de respektive styrer Trenere og oppmann/foreldrekontakt Alle trenere forplikter seg til å følge lover og retningslinjer for Sund Sportsklubb. Levere inn fullstendig medlemsliste for sitt lag, som inneholder navn på utøver, navn, tlf nr og e-postadresse til foresatte, adresse, fødselsdato, og oppdatere denne jevnlig gjennom sesongen. Ansvarlig for å distribuere informasjon som kommer fra administrasjonen/gruppestyret, til sine utøvere 12 S ide

13 Ansvarlig for utstyr som brukes på trening. Ansvarlig for å levere inn årsmelding for sitt lag som skal minimum inneholde: - Navn på utøverne - Navn på trener/oppmann - Cuper/turneringer/stevner en har deltatt på Årsplaner Som styringsverktøy skal alle grupper, hovedstyret og administrasjonen utarbeide en årsplan og en toårsplan. Denne vil være et hjelpemiddel for å gjøre en god jobb, ha noe å måle mot og ikke minst skape kontinuitet og forutsigbarhet. Denne skal si noe om aktiviteter, kompetanse, utstyr, anlegg, organisasjon og markedsføring. Det finnes gode verktøy for å hjelpe oss å komme i gang med slike planer Årsmelding Alle innlegg skal være styreleder i hende senest 1. februar. 13 S ide