ORGANISASJONSPLAN FOR EIDSVÅG IDRETTSLAG

Transkript

1 ORGANISASJONSPLAN FOR EIDSVÅG IDRETTSLAG av 13

2 Innholdsfortegnelse Formål...3 Organisasjonskart...5 Styrer...6 Hovedstyre...6 Allidrett...6 Fotball Barn og ungdom...7 Fotball Senior...9 Komitéer/utvalg Infogruppe Kioskkomité Hyttekomité Sponsorkomité Utbyggingskomité Valgkomité Funksjoner Anleggsansvarlig Utstyrsansvarlig Kontoansvarlig Kontingentansvarlig Webansvarlig Klubb- og utøveransvar Økonomi Sportslig av 13

3 Formål Organisasjonsplanen for Eidsvåg idrettslag har som formål å organisere klubben slik at en utnytter de menneskelige og økonomiske ressursene best mulig å ha klare ansvarsforhold og myndighetsforhold i tillitsmannsapparatet å øke aktiviteten på det sportslige plan å bedre intern og ekstern informasjon å definere utøveransvar - klubbansvar å ta vare på, og utnytte klubbens eiendeler, anlegg og utstyr best mulig å oppfylle intensjonen i NIFs bestemmelse om barneidrett Organisasjonsplanen beskriver hovedsakelig minimumsinnholdet som kreves iht. vedtektene, dvs. oversikt over styrer, lovfestede tillitsverv og andre funksjoner og verv. Organisasjonsplanen vil utvikles til å gradvis inkludere mer konkretisering og beskrivelse av de praktiske og operative sidene av organisasjonen. For å skape de riktige holdninger til idrettslagsarbeid legges følgende fra vedtektene til grunn ingen kan velges til tillitsverv eller ha annet ansvar uten at medlemskontingent er betalt ingen utøver kan representere Eidsvåg idrettslag uten at medlemskontingent er betalt Filosofien om at alle medlemmene i utgangspunktet har de samme rettigheter og de samme pliktene, er lagt til grunn for fordeling av økonomisk og sportslig ansvar mellom klubb og utøvere og medlemmer imellom. Dette bidrar til klubbens totale verdi- og driftsgrunnlag. 3 av 13

4 VISJON: EIL skal gjennom sitt aktivitetstilbud, sitt miljø og sine sportslige resultater for barn og ungdom være et av de mest anerkjente, attraktive og beste idrettslagene i Bergen. VERDIER EIL skal være et lag hvor idrettsglede preger all aktivitet EIL skal være et lag som gir trygghet for den enkelte utøver EIL skal være et lag hvor alle har respekt for hverandre både på og utenfor banen OVERORDNEDE MÅL EIL skal engasjere flest mulig barn, unge og voksne i nærmiljøet EIL skal ha et aktivitetstilbud som primært skal drives i nærmiljøet EIL skal ha størst mulig bredde i det sportslige tilbudet for å engasjere flest mulig EIL skal være det foretrukne idrettslaget for nærmiljøet for sitt aktivitetstilbud EIL skal være en engasjert og aktiv bidragsyter til et positivt og sosialt nærmiljø Overordnede mål for Allidrett Skal ha et allsidig og variert aktivitetstilbud for barn fra 3 år, unge og voksne Skal legge til rette for at de som ønsker å starte et aktivitetstilbud i regi av idrettslaget får mulighet til dette Aktivitetstilbudet for de minste skal bestå av fysisk lek og bevegelse som fremmer idrettsglede og motorisk utvikling Introdusere ulike type aktiviteter for barna med tanke på å kunne bidra til å stimulere de til å prøve ulike idretter videre Overordnede mål for Barne og ungdomsfotballen Etablere gode sosiale miljøer for hvert enkelt lag slik at samhold og klubbfølelse styrkes på lagnivå, samtidig som det skal tilrettelegges for god sportslig utvikling for det enkelte lag og den enkelte spiller Ha gode foreldregrupper for hvert lag Ha minimum ett gutte- og ett jentelag på hvert alderstrinn Ha engasjerte og kvalifiserte trenere og lage for alle lag Ha gode og tilpassede bane- og treningsforhold for alle lag Legge til rette for at de beste talentene kan utvikle seg mest mulig i klubben Hjelpe spesielt gode talenter videre til andre klubber med bedre sportslig tilbud Klubbens retningslinjer for trenere, foreldre og spillere skal etterleves i alle lag Overordnede mål for Seniorfotballen Seniorlagene skal være et mål og et forbilde for klubbens yngre spillere Seniorlagene skal være basert på lokale og egenutviklede spillere Seniorlagene skal ha en sterk sosial profil og bidra i drift og utvikling av klubben Seniorlagene skal være målgruppe for å rekruttere til sportslige og administrative verv i klubben 4 av 13

5 Organisasjonskart Eidsvåg idrettslag er organisert med et hovedstyre og tre avdelinger Allidrett Fotball Barn og ungdom Fotball Senior I tillegg er det opprettet flere komitéer og funksjoner i idrettslaget. EIL er organisert som organisasjonskartet under viser 5 av 13

6 Styrer Hovedstyre Hovedstyret er det øverste styrende organet i idrettslaget nest 3 styremedlemmer 2 varamedlemmer Følgende ansvarsområde er definert i henhold til 14 i vedtektene iverksette årsmøtevedtak og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser forestå idrettslagets administrasjon og føre kontroll med lagets totale økonomi i henhold til de for idretten til en hver tid gjeldende instrukser og bestemmelser oppnevne etter behov komitéer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for disse representere idrettslaget utad I tilegg skal hovedstyret ha ansvar for tilstrekkelig koordinering og oppfølging av øvrige styrer og verv utarbeidelse og oppfølging av årsplan for styrets arbeid vedlikehold og utvikling av organisasjonsplanen idrettslagets visjon og mål og arbeid knyttet til oppnåelse og utvikling av dette Allidrett Allidretter en felles avdeling for annen aktivitet enn fotball i idrettslaget. Organisering av avdelingen vurderes i forhold til hvilke aktiviteter idrettslaget til enhver tid har vedtatt inngår i idrettslagets arbeid. Allidrett består av følgende undergrupper Trolltrim Gymlek Idrettsskole Aerobics Dans Bølleball Volleyball (enkel bevegelses- og koordinasjonsaktivitet, 3-4 åringer) (enkel bevegelses- og koordinasjonsaktivitet, 5-6 åringer) (variert aktivitetstilbud til 1-4.klasse, ett parti pr. årstrinn) (damer) (ungdom) (damer) (damer) 2 styremedlemmer oppfølging av overordnet styring/instrukser fra hovedstyret utarbeidelse og oppfølging av årsplan 6 av 13

7 forholde seg til informasjon og retningslinjer for funksjoner som økonomi og utstyr oversikt over medlemmer på de ulike tilbudene og oppfølging av dette koordinering av treningstider i samarbeid med Barne- og ungdomsavdelingen oppfølging og tilrettelegging av trenerfunksjonene organisatorisk og sportslig planlegging, gjennomføring og utvikling Fotball Barn og ungdom Barne- og ungdomsavdelingen (BUA) har ansvar for all fotballaktivitet fra 6-19 år. nest 3 styremedlemmer sportslig jenter sportslig gutter dommeransvarlig foreldreutvalg ungdomsutvalg Knøtteturneringen Styret innkaller øvrige funksjoner og verv i klubben og evt. trenere/lage etter behov til styremøter/arbeidsmøter. Styret må fordele ansvar for oppgaver på styrets medlemmer. oppfølging av overordnet styring fra hovedstyret utarbeidelse og oppfølging av årsplan forholde seg til informasjon og retningslinjer for funksjoner som økonomi og utstyr oversikt over medlemmer på de ulike tilbudene og oppfølging av dette (spillerlister) koordinering av treningstider (inne og ute) koordinering av oppstart og avslutningsaktiviteter organisatorisk og sportslig planlegging, gjennomføring og utvikling o påmelding av lagene til fotballserien (januar) o sørge for at alle lag har en lag, en trener og minst en foreldrekontakt. o registrere lisens på spillerne før seriestart o oppfølging av dommere o organisasjonsplan o rollebeskrivelser (administrativt og sportslig) o retningslinjer, veiledning, tilrettelegging for all sportslig aktivitet (ledelse og utøvelse) oppfølging og tilrettelegging av trenerfunksjonene o organisere trenerforum minst 2 ganger pr år o oppfølging av informasjon og utarbeidelse av retningslinjer og støtte for trenere o kurs arrangere Tine fotballskole og Knøtteturneringen oppfølging av ungdomsutvalg 7 av 13

8 Sportslige e Skal være en del av styret i BUA og ha dedikerte oppgaver i forhold til oppfølging og koordinering av treneraktiviteter i klubben o administrative retningslinjer og rutiner o sportslige retningslinjer og rutiner o oppfølging av veiledning/støtte til trenere tilrettelegging/oppfølging av kursaktiviteter for trenere ansvarlig for tilrettelegging og gjennomføring av Trenerforum oppfølging av koordinering og bruk av treningstider ansvarlig for halvårlig merkeprøvetaking oppfølging og koordinering i forhold til innhenting og bruk av eksterne trenerkrefter kontakt/dialog med kretsen om ulike relevante forhold knyttet til utvikling og oppfølging av trenere Dommeransvarlig Skal være en del av styret i BUA og ha dedikerte oppgaver i forhold til ha oversikt over klubbens dommere planlegge rekruttering/kursvirksomhet rettledning/veiledning i forhold til dommeroppgaver for klubben eller andre klubber koordinere bruk av dommerne og informasjon til klubben om bruk av dommere tilrettelegging for bruk av dommere til 5-er og 7-er kamper og koordinering mot de enkelte lag/trener rutiner rundt bestilling av dommere, fordeling av dommere, betaling av dommere, rapportering fra dommere osv Foreldreutvalg 1 foreldrekontakt pr. lag (BUA og Allaktivitet) organisering og gjennomføring av 17.mai arrangement/loddsalg organisering av julelotteri bidrag til organisering/drift av kiosk funksjonærbidrag til Knøtteturneringen Ungdomsutvalg Skal være en del av styret i BUA og arbeide for å beholde ungdom lengst mulig i klubben 2-4 medlemmer 1 voksen mentor som deltar ved behov. Være rådgivende organ i klubben for saker som har interesse for ungdom Tilrettelegge forholdene i klubben for å sikre rekruttering av ungdom og hindre frafall 8 av 13

9 Rekruttere ungdom til trener og oppgaver i klubben. Leder i ungdomsutvalg møter i BUA styret. Knøtteturneringen 3-4 medlemmer (fra foreldreutvalget eller andre foreldre) planlegging og gjennomføring av Knøtteturneringen Fotball Senior Senioravdelingen skal ha ansvar for all fotballaktivitet for voksne. sportslig styremedlem (økonomi/administrasjon) styremedlemmer fra de ulike lag (A-lag, B-lag, Veteran, Old Girls) Styret skal ha fordelt ansvar for økonomi, utstyr og sportslig ansvar (blant annet oppmann/lage). oppfølging av overordnet styring fra hovedstyret utarbeidelse og oppfølging av årsplan forholde seg til informasjon og retningslinjer for funksjoner som økonomi og utstyr koordinering av treningstider koordinering mot utstyrsansvarlig koordinering mot sponsoransvarlig organisatorisk og sportslig planlegging, gjennomføring og utvikling o påmelding av lagene til fotballserien (januar) o registrere lisens på spillerne før seriestart o oppfølging av spillerlister og kontingent o organisasjonsplan o rollebeskrivelser (styre og sportslig) o retningslinjer, veiledning, tilrettelegging arrangere Nabo Cup 9 av 13

10 Komitéer/utvalg Infogruppe 4-5 medlemmer med fordelt ansvar for tekst, foto og trykksaker utarbeide trykksaker på bestilling fra de ulike styrer og komiteer i idrettslaget utarbeidelse av årsplan for de faste publikasjonene utarbeidelse av arbeidsplan for hver enkelt av de ulike publikasjonene ansvar for planlegging, utarbeidelse og klargjøring til trykking av faste publikasjoner o medlemsblad o 17.mai program o program Knøtteturneringen o plakater tur, nissemarsj, A-kamper o kalender bistå ved løpende behov for informasjonssaker og informasjonsformidling/trykksaker oppfølging av trykkeri være bidragsyter og pådriver for informasjon om idrettslaget på websidene ansvarlig for idrettslagets bildearkiv ansvarlig for idrettslagets trykksak-arkiv Kioskkomité + 2 medlemmer planlegging og organisering av innkjøp av varer utstyr på kjøkkenet/kiosken koordinering mot ansvarlige for ulike arrangement organisering av åpen kiosk til ulike aktiviteter utenom de faste arrangementene rutiner for bruk av kiosken Hyttekomité medlemmer organisering av dugnad og vedlikehold informasjon til klubben og medlemmer tiltak for stimulering til bruk 10 av 13

11 Sponsorkomité + 2 medlemmer oppfølging av retningslinjer fra hovedstyret for bruk av sponsorer ansvarlig for sponsorbudsjett og innhenting/sikring av sponsorinntekter oppfølging av avtaler og avklaringer med hovedsponsorer fakturering av sponsorer koordinering mot utstyrsansvarlig for reklame på drakter og tøy koordinering mot trykksaksansvarlig for annonsereklame Utbyggingskomité 2 medlemmer ivareta vedtak og føringer fra hovedstyret initiering, planlegging, oppfølging, koordinering av ønsket utbygging av sekretariat utarbeide budsjett/kostnadsoverslag oppfølging mot kommunen / leverandører Valgkomité Årsmøtet velger valgkomitéen for ett år av gangen. Valgkomitéen rekrutteres primært blant medlemmer som er aktivt med i idrettslagets arbeid. Hovedstyret skal sørge for at valgkomitéen får beskjed i god tid om at de er valgt og dato for årsmøtet komplett liste over tillitsvalgte i laget og hvem som er på valg tilgang til medlemsoversikten tilgang til lagets organisasjonsplan + 2 medlemmer + varamedlem i valgkomitéen har ansvar for oppstart og organisering av komitéens arbeid starte arbeidet i god tid før årsmøtet levere innstilling til årsmøtet på personer som foreslås valgt til de ulike styrer og verv organisasjonsplanen må brukes aktivt, slik at de som blir forespurt vet hvilket ansvar og hvilke arbeidsoppgaver de er tiltenkt forholde seg til klubbens vedtekter i forhold til sin innstilling til årsmøtet 11 av 13

12 Funksjoner Det er etablert følgende funksjoner i klubben med tilhørende ansvarsområde Anleggsansvarlig oppfølging av avtaler mot kommunen for vedlikehold (bane, binge og klubbhus) avklare behov for vedlikehold av utstyr, baner og bygninger koordinering med dugnadsgjeng for vedlikehold på og rundt banene avklare behov for dugnader og bidra i organisering/oppfølging ansvarlig for koordinering av måking og bruk av snøfreser Utstyrsansvarlig ansvarlig for alt innkjøp av utstyr i idrettslaget oppfølging av avtaler for kjøp av utstyr rutiner for bestilling av utstyr organisere oppbevaring av utstyr holde oversikt over utdelt utstyr og fordeling spesielt organisere bruk av draktsett for alle lag rutiner rundt innlevering og utlevering av ulikt utstyr koordinering med sponsoransvarlig for reklame på utstyr Kontoansvarlig organisering av rutiner for refusjon organisering av rutiner for attestering av bilag kontering av alle bilag overlevering og dialog med regnskapsfører om bilagene utbetalinger/overføringer fra idrettslagets kontoer koordinering mot ansvarlig i hovedstyret for bruk av kontoplan og avklaring av utbetalinger ved behov Kontingentansvarlig rutiner for utfylling og innsending av spillerlister ajourføring av medlemsregister tilrettelegging av medlemsregister for ulik (gruppering, data osv) oppfølging av manglende betaling med lister og informasjon Webansvarlig administrativt ansvarlig for websidene til idrettslaget tilrettelegging av struktur på sidene oppfølging mot leverandør/support for avklaring/tilrettelegging av funksjonalitet ikke ansvarlig for produksjon av innhold oppfølging og koordinering mot relevante parter dersom statisk informasjon ikke er korrekt/oppdatert mottak og publisering av informasjon fra godkjente informasjonsformidlere skal ikke bearbeide innhold i informasjon/saker, men optimalisere layout avklaring med styre om publisering av innhold og endring av struktur som ikke er fra godkjent formidler 12 av 13

13 Klubb- og utøveransvar Økonomi For å sikre at alle utøvere behandles likt med hensyn til "ytelser" fra klubben, gjelder følgende fordeling av økonomiske forhold Klubbansvar medlemskontingent i særkrets påmeldingsgebyr særkrets utgifter lokalleie - baneleie til planlagt trening og obligatoriske kamper drift bane og anlegg utgifter trenere dommerutgifter for 11-er fotball utgifter til kurs i regi av særkretsene klubbdrakter inkludert keeperutstyr klubbutstyr som baller og teknisk utstyr reiseutgifter (dvs. bompenger og fergeutgifter i forbindelse med seriekamper) påmeldingsavgift for lag til turneringer (max 4 cuper/turneringer pr år pr lag). medisinkoffert NB! Utgifter i forbindelse med representasjon kretslag/andre representasjonslag tas opp i hvert enkelt tilfelle og klareres i hovedstyret. Utøveransvar medlemskontingent personlig utstyr til trening reiseutgifter kamper/stevner (bør organiseres som kjørelister i de enkelte lag) utgifter i forbindelse med turneringer og cuper (deltagerkort, reiseutgifter m.v) utover påmeldingsavgift tape/drikke etc. til trening Sportslig EIL har et etablert felles verdigrunnlag og felles sportslige retningslinjer for driften av klubben. Dette skal sikre at alle lag trenes og ledes basert på dette, og at alle medlemmer skal på lik linje kunne ha glede av klubben sitt tilbud. For å kunne etterleve dette er følgende overordnede sportslige ansvarsfordeling lagt til grunn 13 av 13