BOK 0. Prosjekt: Møllergata skole kapasitetsutvidelse. Prosjektnummer Versjonshistorikk. Prosjekt: Møllergata skole - Kapasitetsutvidelse

Transkript

1 BOK 0 Prosjekt: Møllergata skole kapasitetsutvidelse Prosjektnummer Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Godkjent 0.3

2 Prosjr Prosjekt: Møllergata skole - Kapasitetsutvidelse INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELL ORIENTERING BOK BESKRIVELSE AV PROSJEKTET MÅLSETNINGER FOR PROSJEKTET DEFINISJONER FREMDRIFT BYGGHERRENS ORGANISASJON ORIENTERING OM KONTRAKTSINNDELING OG ENTREPRISEINNDELING STATUS OFFENTLIG SAKSBEHANDLING LOKALISERING OG TOMTEFORHOLD OMTALE AV BYGNINGSMESSIGE ARBEIDER OMTALE AV TEKNISKE ANLEGG KRAV OG BESTEMMELSER I AVTALEFORHOLDET KONTRAKTSBESTEMMELSER TOTALENTREPRENØRENS BEMANNING GENERELLE KRAV TIL INNLEVERING AV SØKNADER ANSVARS- OG FULLMAKTER ETISKE RETNINGSLINJER TRÆR OG EKSISTERENDE VEGETASJON KOMMUNIKASJON INTERN KOMMUNIKASJON I PROSJEKTET EKSTERN KOMMUNIKASJON MØTESTRUKTUR TEGNINGSDISTRIBUSJON ARKIVERING FREMDRIFTSSTYRING BYGGHERRENS HOVEDFREMDRIFTSPLAN (NIVÅ 1) FREMDRIFTSPLAN (NIVÅ 2) PRODUKSJONSPLAN (NIVÅ 3) BEMANNINGSPLAN (NIVÅ 3) BYGGHERRENS BESLUTNINGSPLAN TEGNINGSLEVERANSEPLANER PLAN FOR SLUTTFASEN OPPFØLGING AV FREMDRIFTSPLANER OPPDATERINGER AV FREMDRIFTSPLANER PLANLEGGING OG PROSJEKTERING GENERELT KRAV TIL PROSJEKTERINGSMATERIALET STIKKORD FOR VIKTIGE ARBEIDSOPPGAVER OG OMFORENTE LEVERANSER: ENDRINGER PROSJEKTERT MATERIALE KRAV TIL ØKONOMISTYRING OG FAKTURERING BETALINGSPLAN FAKTURAER SKAL ADRESSERES OG MERKES SOM FØLGER: DET SKAL SENDES SEPARATE FAKTURAER FOR: GODKJENTE TILLEGGSARBEIDER BETALINGSFRIST RUTINE FOR ENDRINGSHÅNDTERING FRAVIKSHÅNDTERING

3 Prosjr Prosjekt: Møllergata skole - Kapasitetsutvidelse 9 RUTINE FOR AVVIKSBEHANDLING KVALITETSSIKRING GENERELT PROSJEKTSPESIFIKK KVALITETSPLAN TOTALENTREPRENØRS KVALITETSKONTROLL BYGGHERRENS KONTROLLPLANER RIGG- OG DRIFTSBESTEMMELSER SIKKERHET, HELSE OG ARBEIDSMILJØ (SHA) OG YTRE MILJØ KRAV TIL SIKRING AV MILJØ AVSLUTNINGSFASEN SLUTTFASE - OVERTAGELSE TVERRFAGLIG SYSTEMTEST PRØVEDRIFTSPERIODE OG OVERTAGELSE GARANTIPERIODE OG REKLAMASJONER KRAV TIL FDV-DOKUMENTASJON OG MERKING AV BYGG OG ANLEGG VEDLEGGSOVERSIKT

4 1 Generell orientering 1.1 Bok 0 Bok 0 omfatter orienterende beskrivelse av prosjektet, samt kontraktskrav til prosjektstyring av SHA, tid, kvalitet og økonomi og rapportering i prosjektet. I tillegg omfatter Bok 0 prosjektadministrative bestemmelser, rutiner, orienteringer etc. mellom totalentreprenør og byggherre som skal bidra til et koordinert, forretningsmessig og godt gjennomført prosjekt. Alle krav som fremkommer i bok 0 skal være inkludert i pristilbudet gitt av totalentreprenøren. Alle impliserte parter forpliktes til å følge de til enhver tid gjeldende bestemmelser og retningslinjer som fremkommer i Bok Beskrivelse av prosjektet Dagens situasjon skolebygninger og tomter Møllergata skole ligger sør i Bydel St. Hanshaugen, nær sentrum. Adressen er Møllergata 49. Skolen er Oslos eldste offentlige skole. De første skolebygningene ble oppført i Den første skolen besto av tre bygninger i to etasjer, en bygning for gutter og en for Jenter. Rektorboligen (bygg D) lå mellom bygningene. I 1893 ble skolen utvidet. De opprinnelige skolebygningene ble påbygget med en etasje. Skolen ble planlagt som et helhetlig skoleanlegg etter datidens standard, og bygningene A, B og D fikk sin endelige utforming ved denne utbyggingen. I 1933 ble skolen utvidet med bygning C. Bygningen inneholdt rom for kroppsøving, svømmehall, spesialutstyrte rom, rom for tannlege og matsal. I dag benyttes bygningene A og C av Møllergata skole. Bygning D benyttes som skolemuseum samt til lokaler for skolehelsetjenesten. Bygning A og C ble rehabilitert i De øvrige bygningene er ikke rehabilitert, med unntak for utvendige fasader. Møllergata skole ligger på tomt Gnr/Bnr 208/445 i Bydel St. Hanshaugen. I dette prosjektet skal skolene utvides med en klasserekke til 630 elever. Bygg B, sett fra Møllergata. Bygg A, sett fra skolegården

5 Møllergata skole består av fire bygg. Bygg A og C utgjør en bygning plassert mot Deichmans gate. Bygg B ligger ned mot Møllergata og bygg D ligger mellom bygg A og B ut mot Wilses gate. Bygg A er bygget i 1970 og er et tidstypisk betongbygg. Mellombygget ble bygget samtidig og i samme stil som bygg A. Bygget spenner mellom bygg A og B. Bygg B er bygget i 1884 og er oppført på Byantikvarens gule liste. Bygget har nylig gjennomgått et klimaskjermprosjekt (2010) hvor fasader er pusset opp og noen vinduer er renovert. Takbelegget er nytt Verneforhold: Møllergata skole er Oslo eldste offentlige grunnskole. Den eldste del av bygningsmassen er oppført i 1861 og påbygget i Byantikvaren har i brev til Undervisningsbygg framholdt at bygning B ligger høyt på lista over verneverdige skolebygninger i Oslo, og at bygningen etter Byantikvarens og Riksantikvarens vurdering er fredningsverdig. Møllergata skole er oppført i verneklasse 2 i Verneplan for Oslo-skolene (Undervisningsbygg 2011). Byantikvaren gjør oppmerksom på at det i arbeidet med verneplan for Osloskolene ikke er foretatt en vurdering av fredningsverdi og at de få anleggene som er plassert i verneklasse 1 gjelder fredete eller tidligere fredningsvurderte anlegg. 5

6 Brevet lister opp prinsipper for behandling av fredete og bevaringsverdige kulturminner for å gi innblikk i hvilke retningslinjer som legges til grunn i fredningssaker: Mest mulig av alle eldre deler av bygningen skal bevares Inngrep ved vedlikehold og restaurering bør være så små som mulig Det er bedre å vedlikeholde enn å reparere Det er bedre å reparere enn å skifte ut Ved utskifting bør mest mulig av opprinnelige eller eldre bygningsdeler bevares Bygningsdeler som skiftes ut bør utføres som eksakt kopi av originalen Det skal brukes tradisjonelle materialer og metoder ved vedlikehold, restaurering og reparasjon Det er bedre å føye til noe enn å fjerne opprinnelige eller eldre bygningsdeler Skjulte deler av bygningen (konstruksjonen) kan være like viktig å ta vare på som synlige overflater Eldre ombygginger og endringer av en bygning er i mange tilfeller viktige å bevare Tilbakeføring til tidligere kjent tilstand (dokumentert) kan være aktuelt Det beste bygningshistoriske arkivet er bygningen selv Alle tiltak som går ut over vanlig vedlikehold skal i forbindelse med fredede bygninger avklares med Byantikvaren iht. retningslinjer det er redegjort for nærmere i brevet. Det har i arbeidet med forprosjektet vært avholdt møter og befaringer med Byantikvarens representanter for å ivareta en åpen og løpende prosess om hvordan bevaringshensynet skal ivaretas. Byantikvaren definerer prosjektet som istandsetting og teknisk oppgradering. Skoleanlegget Skråfoto fra nord og øst. Foto: fra gule sider.no Anbudsgrunnlaget ivaretar Byantikvarens krav og beskriver løsninger som er i samsvar med disse. Den videre detaljprosjektering forutsettes å forholde seg til de begrensningene som er gitt av Byantikvaren Vedtatt prosjekt for Møllergata skole: Møllergata skole skal utvides med én klasserekke. Skolen skal dimensjoneres for 630 elever. Arealet er fordelt slik: Bygg A og C m² brutto Bygg B m² brutto Sum m² brutto Utomhusarealene er: m². (Tomteareal m²) 6

7 1.2.4 Omfang Prosjektets leveringsomfang oppsummeres som følger: Innvendig rehabilitering Utskifting av tekniske anlegg Radongassbegrensede tiltak Asbestsanering Opparbeidelse av skolens utomhusarealer Skole i drift Prosjektet er besluttet gjennomført med skole i drift. Bygg B er ikke i bruk i dag. Dette innebærer at bygg B må ferdigstilles først slik at administrasjonen kan flytte over for å gi tilgang til bygg C. Noen arbeider i bygg A/ C kan tas i ferien 2013/ Byggeplassens beliggenhet og adkomstmuligheter: Skolens adresse er Møllergata 49. Eiendommen ligger i sentrum med trafikkerte gater på 3 kanter. Mot nord grenser skolen til nabobygning. Adkomst til rigg og bygg B vil være fra Møllergata. Det er samme adkomst som er benyttet ved rehabilitering av svømmeanlegg og garderober i bygg C. Disse arbeidene avsluttes siste uka i oktober. Gjenoppbygging av gjerdet mot Møllergata blir en del av dette prosjektet. Ballbingen vurderes demontert for å sikre nødvendig riggareal. Området må være ryddet innen for å gi tilgang til oppbygging av ny lekeplass. Brakkerigg forutsettes etablert på den østlige delen av skoletomten, mellom bygg B og Møllergata. Nødvendige tillatelser må innhentes av myndighetene. Det er begrenset lagringsplass på tomta. Se også Byggherrens forslag til riggplan, vedlegg 2 Byggherrens forslag til riggplan. Totalentreprenøren vil ha begrenset tilgang til bygg A og C når det foregår undervisning. Undersøkelser kan gjennomføres etter kl etter avtale med skolens ledelse. Større undersøkelser skal legges til skolens ferier i angitt tidsrom Bygg B er ikke i bruk, og totalentreprenøren kan ta kontakt med vaktmester for tilgang til bygget Kunstnerisk utsmykning Byggherren vil være ansvarlig for levering av løst inventar og brukerutstyr. Byggherren vil også ha ansvar for levering av kunstnerisk utsmykning, til en verdi av ca. kr Denne leveranse inngår ikke i totalentreprisen, men Totalentreprenør er ansvarlig for å tilpasse, prosjektere og planlegge alle grensesnitt mot kunstnerisk utsmykning, og sørge for at inntransport og montasje av kunstverk kan foregå uhindret. Dette skal inkludere innpassing av nødvendig fundamentering, spikerslag, strømtilkobling, datapunkt etc. 1.3 Målsetninger for prosjektet Samfunnsmål Overordnede politiske mål for Oslo-skolen: Opplæring i grunnskole og på videregående nivå skal være i samsvar med nasjonale (opplæringsloven og læreplanverket) og kommunale føringer. Opplæringen skal ha høy kvalitet. 7

8 1.3.2 Effektmål Behovet for elevplasser i Oslo dekkes. Det er et mål at det fysiske læringsmiljøet understøtter god læringskvalitet og at elevene lærer mer og fullfører og består videregående opplæring. Det fysiske læringsmiljøet skal stimulere samvirket mellom skole, arbeidsliv og andre aktører SHA Mål for H-verdi settes til 0. Det legges stor vekt på at risikovurderinger i prosjekteringsfasen videreføres til Sikker-Jobb- Analyser i gjennomføringsfasen, samt annen nødvendig tilpasning av SHA planen Tid Ferdigstillelse Kostnad Skolen skal leveres innenfor avtalte kostnadsramme Ytre miljø Det gjennomføres ikke tiltak i bygg A eller C i prosjektet i forhold til energi. Det er tidligere gjennomført fasadeutbedring på bygg B. Radontiltak i bygg B er til vurdering Kvalitet Kravspesifikasjoner 2009 med korreksjonsliste 2010 fra UDE og UBF med godkjente fravik legges til grunn for prosjektet. Godkjente fravik fra kravspesifikasjonen beskrives, for øvrig vises det til prosjektets fravikslogg. 1.4 Definisjoner UBF UDE FKOK Bok 0 SL PL PGL PG ARK BL PNS Undervisningsbygg Oslo KF Utdanningsetaten Felles kravspesifikasjon Oslo kommune, se Prosjektadministrativ håndbok for totalentreprenør Seksjonsleder. Seksjonsleder er prosjektleders nærmeste leder og har ansvaret for seksjonens prosjektportefølje. Prosjektleder. Prosjektledelsen innehas av UBF ved prosjektleder. Prosjektleder er således den administrative leder av prosjektet. Prosjekteringsgruppeleder Prosjekteringsgruppe Arkitekt Byggeledelse Prosjektnedbrytningsstruktur 1.5 Fremdrift Byggherren har utarbeidet en hovedfremdriftsplan, vedlegg 01 Byggherrens hovedfremdriftsplan. Totalentreprenørene skal, uten forskyvning av dato for teknisk ferdigstillelse, kunne håndtere en noe senere oppstart uten å kunne kreve noen form for kompensasjon for dette. Aktivitet Planlagt ferdigstillelse Kunngjøring av konkurranse Uke Befaring Uke Tilbudsfrist Uke

9 Tilbudsåpning Uke Tildeling Uke Kontraktsinngåelse og oppstart samspillsperiode Uke Avtale om ny totalpris Uke Ferdig detaljprosjektering Uke Byggestart (inkl. riving og bygging) Uke Ferdigstillelse Bygg B Uke Ferdigstillelse Uke Dagmulktbelagte frister Følgende dagmulktsbelagte frister gjelder for prosjektet: Ferdig detaljprosjektering: Delovertagelse Bygg B: Ferdigstillelse alle arbeider: Utbedring av eventuelle feil Andre frister Følgende generelle tidsfrister gjelder for totalentreprenørens og/eller fremskaffelse av: Sikkerhetsstillelse: 14 dager etter kontraktsinngåelse Forsikringsbevis: Før fysisk oppstart Prosjekteringsplan, beslutningsplan og kvalitetsplan for planleggingsfasen Komplett kvalitetsplan: 4 uker etter kontraktsinngåelse Rapportering til Sentralskattekontoret for utenlandssaker: Før arbeidets start Foreløpig FDV dokumentasjon: 12 uker før overlevering av komplett FDV Komplett FDV dokumentasjon: Ved overtakelse Forhåndsmelding til Arbeidstilsynet: Før fysisk oppstart 1.6 Byggherrens organisasjon Byggherrens organisasjon er vist i vedlegg 04: Byggherrens organisasjon. Byggherre: Leietager for skoleanlegget: Undervisningsbygg KF Utdanningsetaten. Byggeleder er Undervisningsbygg sin representant og kontaktledd mot alle totalentreprenørers aktører med mindre annet er avtalt i prosjektet. Prosjektets deltakere ved kontraktsinngåelse fremkommer av vedlegg 05 Mal for adresseliste, som til en hver tid skal finnes oppdatert for prosjektdeltakerne. Prosjektleder er ansvarlig for at Adresselisten er oppdatert og distribuert til alle kontraktspartnere. 1.7 Orientering om kontraktsinndeling og entrepriseinndeling Totalentreprise med samspillfase: I dette prosjektet har byggherren og hans rådgivere ferdigstilt forprosjektet som er grunnlaget for konkurransegrunnlaget. Videre detaljprosjektering og bygging skal utføres som en totalentreprise med en samspillfase mellom byggherre og totalentreprenør etter kost pluss prinsippet med basis i NS

10 Entreprisen skal gjennomføres i åpenhet, tillit og med god og regelmessig kommunikasjon mellom partene etter prinsippet om åpen bok. Følgelig har Byggherren full innsynsrett i alle relevante dokumenter knyttet til gjennomføringen av prosjektet, herunder I prosjektregnskap, prisgrunnlag og fakturaunderlag for underentreprisene og totalentreprisens egenproduksjon. Byggherren skal godkjenne alle endringer. For å gi partene interesse i å medvirke til kostnadsreduserende tiltak inneholder denne avtalen en incitamentsordning. Totalentreprenørens forslag til besparelser i samspillsperioden og byggefasen skal ikke føre til at de beskrevne og avtalte kvaliteter fravikes Samspillsfasen Etter kontrahering av totalentreprenør er det avsatt tid til en samspillfase. Samspillsfasen starter ca og avsluttes I denne fasen starter totalentreprenør første del av detaljprosjekteringen, opparbeider seg detaljkunnskap om grunnlaget og eksisterende byggs beskaffenhet. Undervisningsbygg og totalentreprenører utvikler prosjektet sammen og man får utnyttet de ulike partenes kompetanse i den tidlige detaljprosjekteringen. I samspillsfasen skal byggherre og totalentreprenør sammen optimalisere løsningene, legge vekt på å oppnå byggevennlige utførelser og fastsette en omforent målsum. Muligheter for industrialisert produksjon skal utnyttes og man skal søke å komme frem til forenklinger og rasjonaliseringer, også mht. byggeprosessen. Det vil i tillegg være viktig å avklare bygningenes tilstand og eliminere risiko. I løpet av denne fasen (samspillfasen) må totalentreprenøren dokumentere eventuelle bristende forutsetninger i grunnlaget, komme med alle forslag til besparelser/forenklinger samt inkludere eventuelt byggherreendringer. I denne perioden medvirker også byggherre i prosjekteringen, har full innsikt og kan påvirke prosjektet. Totalentreprenørens forslag til besparelser i samarbeidsperioden og byggefasen skal ikke føre til at de beskrevne og avtalte kvaliteter fravikes. Eventuelle ønsker om fravik fra kravspesifikasjon 2009/2010 må det søkes om. Kostnadsbesparelser, sikring av kvalitet og valg av gode totaløkonomiske løsninger (investering, drift og vedlikehold) skal gjøres i samarbeid med Byggherre. Partene er inneforstått med at kostnadsbesparelser, sikring av kvalitet og valg av gode totaløkonomiske løsninger (investering, drift og vedlikehold) skal gjøres i samarbeid med Byggherre. Det vil i samspillfasen bli avholdt et fremdriftsseminar, hvor totalentreprenør og underentreprenører deltar sammen med byggherre. Under dette seminaret skal det utarbeides en omforent fremdriftsplan, som vil ligge til grunn for den videre fremdriften. Etter gjennomført samspillfase, utarbeider totalentreprenøren underlag for ny målsum. Det skrives en avtale om ny målsum og prosjektet går over til en ordinær totalentreprise. Alle videre forhold er da totalentreprenørens risiko. Endelig målsum fremkommer etter endt samspillsperiode. Denne målsummen vil danne grunnlag for incitamentsordningen, jf pkt nedenfor. Dersom det ikke oppnås enighet mellom totalentreprenøren og byggherren ved avslutning av samspillfasen, kan Undervisningsbygg velge å gjennomføre prosjektet slik det fremgår i tilbudsunderlaget med kontraktssum slik den er angitt i totalentreprenørens tilbud. I tillegg til selve tilbudet kan oppgitte opsjoner bli behandlet i samspillfasen Målsum Målsummen består av en fast del (dekningsbidrag) og den bevegelige delen. Den faste delen består av Totalentreprenøren dekningsbidrag. Den faste delens LPS(lønns- og prisstigning) reguleres ikke. Den bevegelige delen omfatter alle andre deler av kontraktssummen så 10

11 som rivekostnader, riggkostnader, prosjektering, byggeplassadministrasjon, underentrepriser og leveranser. Alle leveranser/ underentrepriser behandles uten påslag og til selvkost. Selvkost faktureres byggherre månedlig i henhold til faktisk medgått tid og medgått materiell. Timelister og dokumentert faktura som gjør kostnadene selvforklarende fra underleverandør skal legges ved totalentreprenørens fakturering til byggherren. Målsummen justeres opp og ned dersom byggherren, gjennom skriftlig bestilling endrer omfang, kvalitet, funksjon eller fremdrift. Det er entreprenørens ansvar å følge opp endringer i så god tid at byggherren har valgmuligheter i økonomiske spørsmål Incitamentsordning Partene forholder seg til kontraktssummen i et forpliktende samarbeid for å kostnadsoptimalisere valg for prosjektet og for å besparelser i henhold til målsummen. Prosjektet skal månedlig avstemmes mot målprisens bevegelige del gjennom måling mot betalingsplan/prognose. Incitamentet er basert på målsummen slik den fremkommer av endelig kontrakt. Dersom endelig kostnad for prosjektet blir lavere enn målsummen, fordeles besparelsen mellom totalentreprenøren og byggherren med 60 prosent til totalentreprenøren og 40 prosent til byggherren. Dersom endelig kostnad for prosjektet blir høyere enn målsummen, fordeles overskridelsen mellom totalentreprenøren og byggherren med 40 prosent til totalentreprenøren og 60 prosent til byggherren. Der partene har forslag til alternative løsninger som gir besparelser, uten verdiforringelse eller kvalitetsforringelse, tas dette opp skriftlig i samsvar med Kontraktens prosedyrer. Byggherren avgjør ensidig hvilke forslag som kommer til utførelse. Det er entreprenørens ansvar å følge opp endringer og fremlegge de for byggherren i så god tid at byggherren har reelle valgmuligheter mht. slike besparelser. Både totalentreprenør og Undervisningsbygg står fritt til å foreslå nye alternative løsninger Endringer Det skal leveres pris/tilbud for byggherrens godkjennelse i forkant av utførelse. Endringen/tilleggsbestillingen skal baseres på totalentreprenørens netto pristilbud tillagt prosentpåslag tilsvarende forholdet dekningsbidrag/målsum. Prisen for hver godkjent endring som er byggherres ansvar og risiko alene medfører justering av målsummen tilsvarende omforent tilbud. Endringen skal gjøres opp som prosjektet for øvrig etter "kost pluss" og skal inngå i de månedlige kostnadsfakturaene. Endringer skal nummereres fortløpende iht. bestemmelser i bok 0. For øvrig gjelder denne avtalens del Il og bestemmelsene i NS 3431 så langt de passer Kontrahering av underleverandør Entreprenøren skal utarbeide en kontraherings- og beslutningsplan for gjennomføring av prosessen med å innhente og kontrahere de enkelte underentrepriser og leveranser. Før endelig kontrakt inngås med de enkelte underentreprenører og leverandører, skal Entreprenøren fremlegge en liste over aktuelle foretak for Byggherren. Entreprenøren skal minimum ha tre innhentede tilbud for hver enkelt leveranse. Dersom Entreprenøren ønsker å utføre deler av kontraktsarbeidet selv, inngis tilbud i konkurranse og på ellers like vilkår med aktuelle eksterne entreprenører og leverandører. Entreprenøren skal evaluere de innkomne tilbud og forelegge Byggherren en innstilling. Byggherren skal godkjenne innstillingen før entreprenøren inngår kontraktsforhandlinger med de enkelte foretakene. Dersom alle krav til tilbyder og tilbud for øvrig er oppfylt, skal den underentreprenør 11

12 eller -leverandør som har lavest pris velges. Byggherren skal ha innsyn i alle avtaler inkludert forespørsler, tilbud, kontrakter, endringer og sluttoppgjør. Byggherren skal videre ha innsyn i alle underbilag, timelister, materialkjøp og all teknisk dokumentasjon der dette benyttes i faktureringsgrunnlaget Prosjekteringsytelser generelt Byggherren har ansvar for all prosjektering fram til vedtak om rammetillatelse foreligger. All nødvendig prosjektering for å ferdigstille prosjektet utover det mottatte anbudsgrunnlaget leveres av totalentreprenøren. Totalentreprenøren overtar samtidig ansvaret og risiko for all prosjektering som er gjennomført før signering av kontrakt for samarbeidsperioden. Totalentreprenøren koordinerer og leder prosjekteringen slik at prosjektets planlagte fremdrift ivaretas. Totalentreprenøren har ansvaret for at alle krav i forhold til lover og forskrifter blir oppfylt, samt krav som fremkommer av avtale- og kontraktsdokumenter. Det skal prosjekteres løsninger som tilfredsstiller de krav som fremkommer av kontrakten, funksjonsbeskrivelsen og kravspesifikasjon 2009 med korreksjonsliste Det vil forekomme at det er stilt krav utover det som er beskrevet i kravspesifikasjon I de tilfeller dette forekommer er det de spesifiserte kravene som gjelder før kravspesifikasjon Byggherren stiller krav til prosjekteringsytelsen iht. de krav som fremkommer i vedlagt krav til prosjektering Totalentreprenøren må selv vurdere omfanget av gjenstående prosjektering. Eventuelle feil, mangler eller uoverensstemmelser i tilbudsgrunnlaget vil ikke kunne videreføres byggherren. Det forventes at totalentreprenøren stiller med følgende ressurser i samspillfasen: Prosjektleder Prosjekteringsleder Rådgivere innen aktuelle fag Tiltransport av arkitekt Undervisningsbyggs inngåtte kontrakt for arkitekt ytelser for Møllergata skole vil bli tiltransportert totalentreprenøren iht. vedlagt tiltransportavtale. Honorar som skal medtas for Arkitekten i den videre prosjekteringen og oppfølging i byggeperioden er oppført av Byggherren i tilbudsskjemaet og skal føres til sum. Prosjekteringsytelser for ARK vil være inkludert i målsummen og omfatte alle nødvendige arbeider i fra start samarbeidsperiode til ferdig prosjekt. Landskapsarkitekttjenester (LARK) inngår ikke i kontrakten med Arkitekten og Totalentreprenøren er ansvarlig for å anskaffe denne ytelsen. Videre vil Byggherren selv stå for innkjøp av møbler, utstyr og innredning (inventarprosjekt) herunder kontrahering av interiørarkitekt (LARK) Øvrig prosjektering Totalentreprenøren er videre ansvarlig for all prosjektering og anskaffelse av øvrige rådgivertjenester utover tiltransportert kontrakt for arkitekttjenester, samt forestå nødvendig prosjekteringsgruppeledelse for å levere i henhold til de rammer som er gitt i kontrakten Inventar -og utstyrsleveransen Byggherren vil detaljere og beskrive løst inventar og brukerutstyr som ikke inngår totalentreprisen parallelt med prosjekteringsarbeidet og produksjonen. Byggherren vil benytte egne rådgivere til dette prosjekteringsarbeidet og arbeidene vil bli kontrahert gjennom kommunens rammeavtaler eller konkurranseutsatt i henhold til anskaffelsesregelverket. Byggherren kan tiltransportere inventar- og utstyrsleveransen til Totalentreprenøren. 12

13 Totalentreprenøren har ansvaret for detaljprosjektering av alle grensesnitt mot løst inventar og brukerutstyr i prosjektet. Planlegging og innkjøp av løst inventar og utstyr vil gjennomføres som eget prosjekt etter bestilling fra UDE. Innkjøpene vil bli gjort i henhold til rammeavtaler. Totalentreprenøren plikter å implementere leveransen i sine planer, hovedplaner og detaljplaner. Inventarprosjektet vil bli prosjektert parallelt med den øvrige detaljprosjekteringen. Fast inventar er en del av totalentreprisen. Montasje av løst inventar og læremidler legges til sluttfasen. 1.8 Status offentlig saksbehandling Rammesøknad totalrehabilitering bygg B er til behandling og rammetillatelse vil foreligge før samspillperioden starter. Igangsettingstillatelser. Totalentreprenør søker fortløpende. Arbeidstilsynets samtykke vil foreligge før samspillsperioden starter. Bydelsoverlegens godkjennelse vil foreligge før samspillsperioden starter. 1.9 Lokalisering og tomteforhold Møllergata skole har adresse Møllergata 49. Området omfattes av Reguleringsbestemmelser til endret reguleringsplan for Oslo sentrum og indre sone i Oslo kommune S-2255, Omtale av bygningsmessige arbeider Viser til funksjonsbeskrivelsen for mer detaljert beskrivelse av de bygningsmessige arbeidene Omtale av tekniske anlegg Viser til funksjonsbeskrivelsen for mer detaljert beskrivelse av de tekniske anleggene. 2 Krav og bestemmelser i avtaleforholdet 2.1 Kontraktsbestemmelser Som kontraktsbestemmelser gjelder NS 3431 med de justeringer og suppleringer som fremgår av avtaledokumentet. 2.2 Totalentreprenørens bemanning Totalentreprenøren skal til ha en administrasjon og byggeplassledelse som er stor nok til å ivareta alle forhold knyttet til gjennomføring av prosjektet. Her kan mellom annet nevnes prosjektering, planlegging, oppfølging og dokumentasjon av kontrollplaner, fremdrift, økonomi, produksjonsledelse, SHA, Rent bygg, avfallshåndtering m. m. Totalentreprenørens tilbudte prosjektorganisasjon (jfr prisskjema), kan ikke skiftes ut uten byggherrens godkjennelse. Hovedansvarlig for totalentreprenør har møteplikt på prosjektet og skal følge opp prosjektet på full tid. Øvrig nøkkelperson kan være en assistent som skal bistå hovedansvarlige ved utførelse av tegninger og beskrivelser. Byggherren har rett til å kreve utskifting av tilbudt personell eller styrket bemanning, på saklig grunnlag. Eventuelle kostnader forbundet med dette er totalentreprenørens ansvar. 13

14 2.3 Generelle krav til innlevering av søknader Det er en forutsetning at totalentreprenør eller dennes arkitekt overtar som ansvarlig søker i byggesaken. All kontakt med offentlig myndighet i forbindelse med rammesøknad, søknad om igangsettelse, brukstillatelse og ferdigattest skal gå gjennom ansvarlig søker. Totalentreprenør må følge alle krav til innlevering av søknader i henhold til Plan- og bygningsloven, Norsk standard og andre offentlige krav, og vil være kontraktsmessig ansvarlig overfor tiltakshaver for at søknad(er) om igangsettelse rettidig blir sendt plan- og bygningsetaten. Nødvendig dokumentasjon for igangsettingstillatelse må sendes snarest mulig etter kontrahering, jfr. frist i kapittel Nødvendig dokumentasjon for igangsettelsestillatelse for forberedende arbeider og riving må være godkjent innen Dersom totalentreprenør under veis i prosjektet ønsker å overføre ansvarsretter til sine underentreprenører skal kostnaden med dette dekkes av entreprenør som ønsker endringen. Byggherren skal varsles om eventuelle overføring av ansvarsrett. 2.4 Ansvars- og fullmakter Ansvar Rollefordelingen i forhold til plan- og bygningsloven: Tiltakshaver/Byggherre: Ansvarlig søker (SØK): Ansvarlig prosjekterende, alle fag (PRO): Ansvarlig utførende (UTF): Undervisningsbygg Viser til prosjektets adresseliste Viser til prosjektets adresseliste Viser til prosjektets adresseliste Undervisningsbyggs fullmakter ved endring i kontrakt Administrerende direktør, Rigmor Helene Hansen Ubegrenset Avdelingsdirektør, Ketil Asklien NOK Seksjonsleder, Magnar Skår NOK Prosjektleder, Einar Holstad NOK Byggeleder, NOK Etiske retningslinjer Handlinger i strid med lover, regler og god forretningsskikk skal ikke forekomme. Byggherren aksepterer ikke trakassering, diskriminering eller annen adferd som andre kan oppfatte som støtende, truende eller nedverdigende. 2.6 Trær og eksisterende vegetasjon Det er en målsetting i prosjektet å bevare trærne på skoleområdet. Byggherren vil kreve økonomisk erstatning for skader i anleggstiden. 3 Kommunikasjon 3.1 Intern kommunikasjon i prosjektet Generelt Med korrespondanse menes brev, e-post, månedsrapporter, møtereferater og tilsvarende administrative dokumenter som skal behandles i tråd med bestemmelsene i dette punkt. Krav vedrørende korrespondanse iht. aktuell kontraktsstandard skal også etterleves. 14

15 Korrespondansen skal av hensyn til saksbehandling og arkivering kun omhandle én sak. Det skal angis hvor kopi er sendt. (Kopier sendes i henhold til distribusjonsliste utarbeidet for vedkommende entreprise.) Totalentreprenøren skal opprette og vedlikeholde et kronologisk register/logg for all utgående og innkommende korrespondanse og forsendelsesbrev. All korrespondanse mellom partene skal sendes til vedkommendes forretningsadresse dersom ikke annet er avtalt, iht. oppdatert Adresseliste, se vedlegg 05 Adresseliste ved kontraktsinngåelse. All korrespondanse skal merkes med prosjektnummer og prosjektets navn. Deretter angis hva saken gjelder. For eksempel: Møllergata skole - kapasitetsutvidelse ; Mengdekontroll Brev og signerte protokoller som skal sendes til byggherren stiles til UBF v/prosjektleder Merking av korresponsdanse Nummerering av korrespondanse: All korrespondanse skal nummereres som følger: XXXX-YYYY-ZZ-nnnn XXXX = Kode for avsender YYYY = Kode for mottager ZZ = Kode for type korrespondanse nnnn = Løpenummer Kode for avsender/mottaker: Følgende koder skal brukes for avsender-/mottaker: For Totalentreprenører: For Undervisningsbygg: UBF Koder for type korrespondanse: Brev: Byggemøtereferat: Fremdrifts-/koordineringsmøter: Kontraktmøter: Prosjekteringsmøter: Brukermøter: BR BM FM KM PM BU Månedsrapporter: MR Koder for andre typer kan opprettes av Byggherren etter behov Løpenummer Løpenummer starter på 001 for hver kombinasjon av avsender mottager type korrespondanse. Korrespondanse til Byggherren All offisiell korrespondanse til Byggherren skal sendes til: postmottak@ubf.oslo.kommune.no Brev og signerte protokoller Brev, beslutningsnotater, protokoller og annet som normalt krever underskrift skannes og sendes til postmottak@ubf.oslo.kommune.no Dette gjelder også e-postkorrespondanse som inneholder beslutninger. 15

16 3.1.5 E-post E-post skal kun benyttes til mer uformelle avklaringer hvor det ikke utarbeides notater, referater, rapporter eller lignende. Notater og referater kan sendes pr. e-post. Brev, protokoller og annet som normalt krever underskrift kan skannes inn og sendes med e-post, eventuelt med post. E-post merkes prosjektnummer og prosjektets navn og tema/sak i e-postens emnefelt, og stiles primært til én person eller til de personer som har oppfølgingsansvar, evt. med kopi til andre. For eksempel: Møllergata skole - kapasitetsutvidelse ; Fremdriftsplan. Hver e-post skal bare inneholde en begrenset sak av hensyn til arkivering. Alle e-post skal sendes med kopi til postmottak@ubf.oslo.kommune.no Referater Det skal skrives referat fra alle møter og befaringer. Alle referater merkes i henhold til retningslinjene for merking av korrespondanse og møtetype og møtenummer skal angis. Eksempel på overskrift: Møllergata skole - kapasitetsutvidelse Byggemøte 01 Alle referater skal inneholde opplysninger om: Tid og sted. Referent. Navn på deltakerne. Formålet med møtet/befaringen Kommentarer til forrige referat Distribusjon av referatet. Pålagte oppgaver: hvem - hva når. Vedtak. Tid for neste møte/befaring. Referatet skal angi konklusjoner vedrørende hvert punkt som behandles. Oppgaver skal følges opp og fjernes ikke fra referatet før saken er avklart/oppgave utført. Møtereferater skal sendes ut senest 2 arbeidsdager etter at møtet er avholdt. Møtereferater anses som godkjent såfremt kommentarer ikke har fremkommet senest syv dager etter møtet er avholdt eller senest i det følgende møte av samme art Protokoller Protokoll benyttes når det behandles saker eller tas beslutninger som er ønsket å få skriftlig bekreftet. Protokoller underskrives av alle møtedeltakende parter. Som eksempel kan nevnes overtakelsesprotokoller og reklamasjonsprotokoller Notater Utredninger og innstillinger nummereres fortløpende som notater av de enkelte deltakere i prosjektorganisasjonen. Alle notater merkes som for korrespondanse, men i tillegg angis forfatter, løpenummer og hva notatet gjelder. Eksempel på overskrift: Møllergata skole - kapasitetsutvidelse Notat PGL 10 Kostnadsoverslag Det skal føres egen liste over alle notater, med nummer, tema og møtedato. 16

17 3.1.9 Rapportering fra Totalentreprenør Totalentreprenør rapporterer til Byggeleder månedlig i henhold til vedlegg 07 Rapportering fra Totalentreprenør. Siste dag i måneden, med mindre annet avtales spesielt, skal være statusdato for innsamling av data for månedsrapporten. Rapporten skal være byggherren i hende senest 5. dag i påfølgende måned Rapportering fra Byggeleder Byggeleder rapporterer til Prosjektleder månedlig i henhold til avtaler i rammeavtale og krav i prosjektets PA-bok. Byggeleders månedsrapport skal bl.a. omhandle vurdering/kommentarer av totalentreprenørs månedsrapport Rapportering fra Prosjektleder Prosjektleder sammenstiller informasjon fra alle aktørers månedsrapporter og rapporterer dette videre til sin seksjonsleder Distribusjonslister Prosjekteringsgruppeleder skal utarbeide en generell distribusjonsliste og en tegningsleveranseplan som angir hvem som skal ha hvilke type tegninger og dokumenter og når da skal motta disse. Hver tegning skal følges av en tegningsdistribusjonsliste, som angir: Tegning nr Utarbeidet av Revisjonsdato/-indeks for tegning Tegningsnavn Adresser på mottakere Antall kopier som utsendes til den enkelte Ved endring, en endringsmelding. Ved hver tegningsutsendelse skal det vedlegges en oppdatert tegningsliste som viser når tidligere utgaver er distribuert. Ekstern kopiering og distribusjon skal skje via det kopieringsfirma som UBF til enhver tid har rammeavtale med. 3.2 Ekstern kommunikasjon Korrespondanse mot myndigheter og andre eksterne aktører All kontakt mot myndigheter og andre eksterne aktører skal gå gjennom prosjektleder hvis ikke annet er avtalt Mediakontakt Skoleprosjekter i regi av Undervisningsbygg har interesse for offentligheten og media. Det er fornuftig at byggherren koordinerer kontakt ved mediehenvendelser. Henvendelser fra media og publikum til rådgivere, leverandører, totalentreprenører og andre utenfor byggherrens prosjektledelse, skal derfor meldes fra til Undervisningsbyggs kommunikasjonsdirektør som koordinerer eventuelle uttalelser. Alle mediehenvendelser skal tas i mot på en høflig måte med henvisning til kommunikasjonsdirektøren i Undervisningsbygg, samt informere PL Reklame Alle aktører i prosjektet må innhente forhåndsgodkjennelse fra byggherren dersom noen ønsker å gi offentligheten informasjon om avtalen/prosjektet. Dette gjelder også for byggeplasskilt 17

18 3.3 Møtestruktur Møtetyper Følgende møtetyper er aktuelle i prosjektet (Prosjekttilpasses, stryk evt. det som ikke passer): Generelt Prosjektmøter Særmøter Arbeidsmøter Kontraktsmøter Detaljprosjekteringsfasen Prosjekteringsmøter Gjennomføringsfasen Oppstartsmøter med totalentreprenører Oppstartsmøte med skolen før byggestart Fremdrifts-/koordineringsmøter SHA-møter/ vernerunder Byggemøter Byggherremøter/usikkerhetsmøter Evt. Prosjekteringsmøter Samspillskontrakt Styringsgruppemøter Samarbeidsgruppemøter Møter skal fortrinnsvis avholdes etter en avtalt møteplan. Deltakere og innhold for de forskjellige møtetypene fremgår av vedlegg 07 Møteoversikt. 3.4 Tegningsdistribusjon Generelt Dersom annet ikke avtales skal Byggherren i tillegg til elektroniske tegninger ha følgende papirkopier: 3 eks A1(fullformat) og 3 eks A3. Som en del av kontraktsarbeidene har totalentreprenøren ansvar for utarbeidelse av tegninger og andre tekniske dokumentasjoner slik det fremgår av DAK- Manualen i kravspesifikasjon Felles kravspesifikasjon for Oslo Kommune - DAK manual - Felles Kravspesifikasjon Oslo kommune - Oslo kommune Prosjektet distribuerer tegninger ved at den som utarbeider en tegning sørger for forsendelse av tegningskopier i samsvar med gjeldende distribusjonsliste for tegninger. En tegningsforsendelse skal i tillegg til tegningskopiene alltid inneholde tegningsliste, distribusjonsliste og nødvendige adresseopplysninger. Ved overtagelse skal alle tegninger være à jour og som bygget. Alle tegninger skal påføres ny revisjon som bygget. Alle revisjonskyer skal være fjernet. Det forutsettes bruk av prosjekthotell med tilgang for byggherre. Retningslinjer for bruken av prosjekthotellet bestemmes av byggherren og totalentreprenøren i fellesskap. 18

19 3.4.2 Eiendomsrett Ved overlevering fra totalentreprenøren eller hans underentreprenør/leverandør har byggherren hele eiendomsrett til all teknisk dokumentasjon, alle tegninger og det elektroniske DAK-underlaget som leveres. Totalentreprenøren og hans underentreprenører eller leverandører kan ikke benytte materialet i annen sammenheng. 3.5 Arkivering Alle aktører skal etablere og opprettholde et arkiv som dokumenterer saksforløpet gjennom hele prosjektperioden. Arkivet skal omfatte all inn- og utgående korrespondanse, møtereferater, notater, fakturaer etc. Tegninger skal arkiveres i eget arkiv. Tegningsarkivet skal bestå av to separate deler. Den ene delen omhandler aktuelle, gyldige tegninger og skal fortløpende ajourføres med de sist reviderte tegninger. Den andre delen omhandler utgåtte tegninger og skal merkes med UTGÅTT, DATO og skal arkiveres adskilt fra de gjeldende tegningene. Det forutsettes bruk av prosjekthotell med tilgang for byggherre. Retningslinjer for bruken av prosjekthotellet bestemmes av byggherren og totalentreprenøren i fellesskap. All korrespondanse iht. punkt 3.1.2, til og fra prosjektet skal sendes som kopi til postmottak@ubf.oslo.kommune.no, og blir dermed arkivert i UBF s elektroniske arkiv WebSak. 4 Fremdriftsstyring Krav til tidsfrister skal fremgå av kontrakten og entreprenør er ansvarlig for at tidsfristene holdes. Totalentreprenørs styringssystem skal omfatte planlegging, styring, koordinering og kontroll av fremdrift. I tillegg skal prosjektstyringssystemet sikre styring og kontroll av bemanning samt dokumentere ivaretakelse av SHA hensyn og inkludere SHA aktiviteter. Fremdriftsplanen skal kunne sorteres på fag, kontrollområde, faser, milepæler, spesielle aktiviteter, kritiske aktiviteter etc. Godkjente endringer i kontraktsarbeidet skal fortløpende innarbeides i fremdriftsplanene. Som et minimum skal plansystemene tilfredsstille følgende krav: Avhengigheter mellom aktiviteter Entydig aktivitetskoding. Sammenheng mellom planer på forskjellige nivå Frontlinje med angivelse av status i forhold til tidsaksen Angivelse av planlagte Sikker Jobb Analyse (SJA) Tekniske krav til utarbeidelse av Fremdriftsplan fremkommer i vedlegg 08 Tekniske krav til utarbeidelse av planer. 4.1 Byggherrens hovedfremdriftsplan (nivå 1) Byggherrens hovedfremdriftsplan omfatter alle arbeider for alle deler og faser av prosjektet og er vist i vedlegg 01 Byggherrens hovedfremdriftsplan Tidsangivelsene mellom oppstart og teknisk ferdigstillelse er veiledende. Det vil bli utarbeidet en omforent fremdriftsplan som fastsetter oppstart av enkeltaktiviteter og milepæler, se under nivå 2. Totalentreprenør må være forberedt på tidligere eller senere oppstart uten at det gir rett til noen form for kompensasjon eller forskyvning av dato for teknisk ferdigstillelse. 19

20 4.2 Fremdriftsplan (nivå 2) Fremdriftsplan Nivå 2, er den detaljerte fremdriftsplanen som skal vise totalentreprenørens totale ytelser og gjennomføring av prosjektet, tilpasset Byggherrens Hovedfremdriftsplan. Planen utarbeides, justeres og vedlikeholdes av totalentreprenør. Fremdriftsplanen skal reflektere utviklingen av prosjektet. Den skal også vise hvorledes de bindende fristene skal overholdes, og skal fortløpende justeres for eventuelle fristforlengelse eller forseringer, så fremt ikke milepæler endres. Fremdriftsplan skal holdes innenfor de rammer for utvikling av prosjektet som var påregnelig ved inngåelse av kontrakten, og for øvrig innenfor de tidsfrister som er oppgitt i kontrakten. Totalentreprenør skal uten ugrunnet opphold varsle byggherren dersom frister eller rimelig fremdrift ikke kan holdes. Tekniske krav til utarbeidelse av Fremdriftsplan fremkommer i vedlegg 08 Tekniske krav til planer. Med utgangspunkt i byggherrens hovedfremdriftsplan skal totalentreprenøren utarbeide en fremdriftsplan for sine arbeider. Planen skal omfatte det komplette arbeidsomfang for entreprisen. Planen fremstilles som Gantt-diagram og skal for hver aktivitet som et minimum vise: Milepæler gitt i kontrakt. Aktivitetskode og -beskrivelse. Aktivitetskoden skal være entydig. Planlagt start-/sluttdato og varighet. Avhengigheter mellom hovedaktiviteter Kritisk linje Fremdriftsplaner skal normalt detaljeres pr. bygning/kontrollareal ned til et nivå sammenlignbart med bygningsdelstabellen 3 siffer. Det skal være innarbeidet nødvendig slakk i planene som sikrer at totalentreprenøren når de kontraktsfestede milepælene. Gjeldende fremdriftsplan (nivå 2) vil være kontraktsplan og tillates ikke endret uten etter særskilte krav fra- eller etter avtale med byggherren og skal benyttes som grunnlag for totalentreprenørens rapportering. 4.3 Produksjonsplan (nivå 3) Med produksjonsplan mener UBF her leveranseplan for prosjekteringsarbeidet og produksjonsplan for byggearbeidene. Med utgangspunkt i Fremdriftsplan (nivå 2) skal totalentreprenøren utarbeide detaljerte planer for sine arbeider på hensiktsmessig detaljnivå. Disse planene skal settes sammen til koordinerte 4-, eller 8-ukersplaner av den ansvarlige for fremdriftskoordineringen. Planen skal omfatte alle aktiviteter innen kontraktsarbeidet i perioden den gjelder for. Planen skal gjennomgås, justeres og videreføres på fremdriftsmøter hver 14. dag. Ved behov kan det være at byggherren stiller krav om at totalentreprenør skal lage detaljerte 2- ukersplaner. 20

21 Krav til produksjonsplan (nivå 3): De samme krav til presentasjon som stilles til fremdriftsplan skal oppfylles for produksjon. Planen skal være organisert slik at den gjenspeiler gjennomføringen i prosjektet. Det skal være full overensstemmelse mellom aktiviteter i fremdriftsplan (nivå 2) og tidsrammer for aktiviteter i produksjonsplan (nivå 3). De prosjekterende skal utarbeide en omforent leveranseplan med milepæler samt tidsfrister for levering av tegninger og dokumenter som de andre aktørene er avhengige av for å gjennomføre sin del av prosjektet. Leveranseplanen skal holdes innenfor de rammer for utvikling av prosjektet som var påregnelig ved kontraktsinngåelse, og for øvrig innenfor de tidsfrister som er oppgitt i kontrakten. Når byggherren godkjenner endringer skal prosjekteringsleder påse at prosjekteringsgruppens arbeid knyttet til endringsordren bygges inn i leveranseplan (nivå 3). I Leveranseplan skal det etter hver fase i prosjekteringsarbeidet avsettes tid for gjennomgang, kontroll, samt eventuelle godkjenninger internt hos UBF. For byggearveier skal arbeidsrekkefølger, viktige avhengigheter mot ulike deler av arbeidet og kritiske aktiviteter fremstilles på en logisk måte. Planene skal til enhver tid ha et detaljeringsnivå som gjør dem egnet som et hjelpemiddel til å planlegge, organisere, styre og kontrollere utviklingen av kontraktsarbeidet ved å sammenholde virkelig utført med planlagt utført. Totalentreprenør skal ugrunnet og uten opphold varsle byggherren dersom frister eller rimelig fremdrift ikke kan holdes. 4.4 Bemanningsplan (nivå 3) Totalentreprenørs bemanningsplan (nivå 3). Totalentreprenør skal levere en bemanningsplan / ressursplan. Bemanningsplanen skal fryses som grunnlag for rapportering av virkelig bemanning i forhold til planlagt bemanning. Byggherren skal informeres ved vesentlige endringer i planen. Bemanningsplanen skal presenteres som et histogram med tilhørende tabell som viser antall personer som er planlagt engasjert med arbeidet innenfor prosjektering og arbeid på byggeplass for hver måned. 4.5 Byggherrens beslutningsplan Totalentreprenør skal utarbeide Byggherrens beslutningsplan som synliggjør tidshorisont for alle nødvendige avklaringer som byggherren og hans representanter skal beslutte. Byggherrens beslutningsplan skal vise frist for fremleggelse av forslag fra totalentreprenør, nødvendig tid til avklaringer for byggherren, og frist for byggherrens beslutninger. 4.6 Tegningsleveranseplaner Basert på de prosjekteringsgruppens tegningslister og planlagt fremdrift, skal entreprenør utarbeide en leveranseplan som viser ønsket tidspunkt for leveranse av arbeidstegninger etc. Tegningsleveranseplan skal synliggjøre fremdrift i forhold til frister for kontrahering av underleverandører og bestillinger der dette utløser behov for tegninger eller kontroll/avklaringer fra prosjekteringsgruppen. Tegningsleveranseplan skal ivareta nødvendig tid for prosjekteringsgruppens avklaringer og kontroll, samt frist for beslutninger. Behov for avklaringer evt. detaljering skal meldes slik at prosjekteringsgruppen får rimelig tid til å utføre disse. Tegningsleveranseplanene skal omforenes med de prosjekterende og signeres av begge parter. 4.7 Plan for sluttfasen For avsluttingsfasene skal det i god tid utarbeides egne detaljerte planer, jfr. kapittel

22 4.8 Oppfølging av fremdriftsplaner Byggeledelsen skal på vegne av byggherren følge opp prosjekteringsgruppen med tanke på etterlevelse av leveranseplan. Byggeledelsen skal på vegne av byggherren i gjennomføringsfase også følge opp totalentreprenør med tanke på etterlevelse av totalentreprenørs produksjonsplan. 4.9 Oppdateringer av fremdriftsplaner Dersom arbeidet utvikler seg slik at de etablerte planer ikke lenger reflekterer den faktiske situasjonen på en tilfredsstillende måte, kan byggherren kreve at totalentreprenør utarbeider reviderte planer. Ved oppdatering skal totalentreprenør levere et underlag hvor det går klart frem hvilke deler av planen som er revidert og hvilke konsekvenser dette får mht. å nå prosjektets milepæler, samt hvordan det påvirker kritisk vei og slakk. Oppdateringen skal omforenes og deretter godkjennes av byggherren. Den godkjente reviderte planen vil bli ny gjeldende kontraktsplan. Byggherren kan også kreve at det gjøres oppdateringer av fremdrifts- og bemanningsplan innenfor gitte tidsintervall (planrevisjoner). 5 Planlegging og prosjektering 5.1 Generelt All nødvendig prosjektering for å ferdigstille prosjektet utover dette leveres av totalentreprenøren. Totalentreprenøren koordinerer og leder prosjekteringen slik at prosjektets planlagte fremdrift ivaretas. Mer om planlegging, se kapittel 4.3 Produksjonsplan. Tegninger vedlagt i anbudsgrunnlaget er kun å anse som prinsippskisser og det er totalentreprenøren sitt ansvar å ferdigprosjektere. Totalentreprenøren overtar ansvar for alt underlag og dokumentasjon etter samspillfasen. Totalentreprenøren har ansvaret for at alle krav i forhold til lover og forskrifter blir oppfylt, samt krav som fremkommer av avtale- og kontraktsdokumenter. 5.2 Krav til prosjekteringsmaterialet Krav til modenhet og leveranse: Kravspesifikasjon 2009 Skoleanlegg: Kapittel E7 Detaljprosjekt I forbindelse med utarbeiding av detaljerte fremdriftsplan, prosjekteringsplaner og beslutningsplaner skal en sørge for å sette av tilstrekkelig tid til byggherrebeslutninger. 5.3 Stikkord for viktige arbeidsoppgaver og omforente leveranser: Prosjektorganisering, deltakere, møtestruktur Kvalitetssikring av prosjektrutiner Samsvar mellom hovedfremdriftsplan, hovedaktiviteter, avhengigheter og milepæler Prosesser og overordnet plan for håndtering av tekniske grensesnitt i forbindelse med inventar og utstyr. Leveranseplaner for prosjektering. Plan for 3.partskontroll av prosjektering Prosjektering mot felles prosjektmål Igangsette detaljprosjektering og utarbeide arbeidstegninger og grunnlag for innkjøp i forhold til framdriftsplaner, innkjøpsplaner med mer. 22

23 5.4 Endringer prosjektert materiale er siste frist for å fremme endringer som kommer av tilstand på eksisterende bygg og forhold i grunnen. 6 Krav til økonomistyring og fakturering 6.1 Betalingsplan Totalentreprenøren skal utarbeide forslag til betalingsplan basert på vedtatt fremdriftsplan og kontraktssum. Denne skal godkjennes av byggherren som grunnlag for totalentreprenørens fakturering og byggherrens likviditetsbudsjettering. Ved revisjon av fremdriftsplanen kan byggherren kreve at betalingsplanen revideres slik at den gjenspeiler faktisk fremdrift/produksjon. Totalentreprenøren skal hver mnd. dokumentere fremdrift og da skal fremdrift vurderes opp i mot planlagt fremdrift i forhold til gjeldende betalingsplan. Ved for stort avvik mellom planlagt og reell fremdrift skal betalingsplanen endres. Fakturaer skal adresseres og merkes i henhold til kontrakt og leveres byggeleder for attestasjon. Fakturaer som ikke oppfyller avtalt krav returneres. Eksempel på fakturaoppsett er vedlagt, se vedlegg 24 Eksempel på fakturaoppsett. 6.2 Fakturaer skal adresseres og merkes som følger: Stilles til: Undervisningsbygg Oslo KF Oslo Kommune Fakturasentralen Pb Etterstad 0606 OSLO Merkes tydelig med: Ressursnummer: A Prosjektnummer: Sendes (for gjennomgang og attestasjon): Byggeleder: ikke kontrahert ennå Faktura vil ikke betales før det foreligger sikkerhetsstillelse iht. kontrakt. 6.3 Det skal sendes separate fakturaer for: Kontraktsbeløp (Avdragsfaktura, sluttfaktura). Avdragsnota skal ikke betales før det foreligger sikkerhetsstillelse. Opparbeidet beløp skal i avdragsnotaer reduseres med 10 % inntil innestående beløp utgjør 5 % av den totale kontraktsummen. Avdragsnotaer skal ikke fremsendes oftere enn 1 gang pr. måned. Beløpet i avdragsnota skal splittes som følger: PNS 1 PNS 2 PNS 31 PNS 32 PNS 41 PNS 42 RIGG OG DRIFT BYGNINGSMESSIGE ARBEIDER RØRLEGGER VENTILASJON EL-ARBEIDER HØYSPENT (TRAFO) EL-ARBIEDER LAVSPENT 23