Cloud Portal Office SKYBASERT DOKUMENTBEHANDLING

Transkript

1 Cloud Portal Office SKYBASERT DOKUMENTBEHANDLING Ved å optimalisere dine dokumentrutiner kan du øke effektiviteten med opp til 30 % /This is Why mindre virksomheter bruker Cloud Portal Office for å fremme lønnsom vekst.

2 Cloud Portal Office Jo mer du vet, jo mer kan du utføre /This is Why du med Cloud Portal Office har all informasjonen du trenger for hånden. Velkommen til Cloud Portal Office vårt prisbelønte sky baserte dokumentstyringssystem som lar deg fange opp, lagre, administrere, dele og hente alle dine forretningsdokumenter på en sikker og forsvarlig måte. Cloud Portable Office er rimelig, skalerbar, enkel å bruke og gir små og mellomstore virksomheter en dokumenthåndteringsløsning som optimaliserer arbeidsflyt for å: Fremme vekst Bedre effektiviteten Redusere kostnader Optimalisert arbeidsflyt Cloud Portal Office opprettholder et strukturert, oppdatert oppbevaringssted for alle forretningsdokumenter enten de ble opprettet digitalt eller skannet fra papirkopi i din egen private sky. Bruk det til å lagre informasjon om produkter, tjenester, kunder, markeder, konkurrenter, kontrakter, regnskapsdata, markedsføringskampanjer eller helt andre ting. Men Cloud Portal Office er ikke bare til lagring av dokumenter. Tenk på det som en kraftig og allsidig informasjonshub. Alle autoriserte gruppemedlemmer har tilgang til alt de trenger når og hvor som helst så beslutningsprosessene kan bli mer effektive og samarbeidet smidigere. Hvordan henter du informasjonen? Slik det passer deg! Alt du trenger er et gyldig brukerabonnement og en nettaktivert enhet, for eksempel en stasjonær eller bærbar PC, nettbrett, smarttelefon, Sharp multifunksjonsskriver eller, for gruppemøter, vår BIG PAD interaktive tavle. Du kan samarbeide med én eller flere, både internt og eksternt. Alt er mulig. Og i tillegg er Cloud Portal Office fullstendig integrert med vår populære serie med løsninger for optimalisert arbeidsflyt med klassens ledende kontorproduktivitet i alle typer organisasjoner. 2

3 Kostnadsreduksjon Bortkastet tid betyr tapt produktivitet /This is Why de aller beste foretrekker Cloud Portal Office. Analysefirmaet Gartner har rapportert at de fleste arbeidstakere kan bruke opptil 30 % av tiden på å lete etter informasjon. Det tilsvarer ti til elleve timer tapt produktivitet hver arbeidsuke for hver enkelt ansatt, forårsaket av at ustrukturerte data og dokumenter som blir arkivert i isolerte og dårlig indekserte lagringssystemer Cloud Portal Office gjenoppretter produktiviteten i bedriften ved å gi hele arbeidsgruppen muligheten til å få tilgang til og dele siste versjon av hvert dokument. Det begynner med kraftig indeksering. Når du lagrer eller skanner dokumenter, vil du bli bedt om å velge en beskrivelse på en nedtrekksmeny, for eksempel «faktura», «innkjøpsordre» eller «kundenavn». Og selvfølgelig kan du konfigurere opptil fem indeksfelt selv og definere dem som valgfrie eller obligatoriske. Dokumenter som mangler den nødvendige indeksinformasjonen, vil bli merket med et tydelig advarselsikon for å minne om at dette må rettes opp snarest. Og der kommer den innebygde dokumentvisningsfunksjonen til nytte. Reduserte driftskostnader Cloud Portal Office reduserer driftskostnadene også. Økt bruk av digitale dokumenter betyr færre utskrifter, mindre papirbruk og færre arkivskap, og fordi alt er lagret trygt og sikkert i skyen, kan du eliminere behovet for eksterne arkiver og dyre tjenester for gjenoppretting ved katastrofer. Og fordi Cloud Portal Office leveres som «Programvare som tjeneste» (Software as a Service) er det ikke behov for noen forhåndsinvesteringer og det er ikke nødvendig å erstatte servere eller kjøpe flere. I GJENNOMSNITT BRUKER EN BEDRIFT 6 % AV SINE INNTEKTER PÅ HÅNDTERING AV DOKUMENTER (INFOTRENDS) I dokumentvisning kan du forhåndsvise et dokument i programvinduet uten å laste det ned. I tillegg til at du kan bekrefte dokumentversjonen visuelt, kan du også raskt legge til eller rette opp indekseringsinformasjonen. Med Cloud Portal Office blir det ikke lenger tvil eller forvirring, og ingenting havner på feil sted. Du får øyeblikkelig, online tilgang til alt, uansett hvor du måtte være og uansett hvordan du liker å jobbe. 3

4 Lønnsom vekst Informasjon er grunnlaget for suksess /This is Why arbeidsgruppen bør koble seg til Cloud Portal Office. Det første skrittet på veien mot lønnsom vekst er å ansette de største talentene du kan finne. Det andre er å gi dem all den informasjonen de trenger for å ta de beslutningene virksomheten er best tjent med. Det er derfor du trenger Cloud Portal Office. Med Cloud Portal Office kan dere bevege dere bort fra et fragmentert og overdistribuert dokumentmiljø til et sikkert, sentralisert dataregister.det betyr at de ansatte vil bruke langt mindre tid på å lete etter informasjon, og mye mer tid på å dra nytte av den. Faktabaserte beslutninger Tilgang til forretningskritisk informasjon når som helst og hvor som helst forbedrer beslutningsprosessen. Det gir raskere vekst og bedre evne til reagere raskere på endringer og nye muligheter i markedet. Det naturlige resultatet er lønnsom vekst. Og den veksten er bærekraftig. Fordi teamet ditt er bedre informert og mer produktivt, blir den økonomiske risikoen og belastningen på budsjettet mindre. Dataene lastes opp ved å lagre filer direkte i skyarkivet eller skanne dem inn fra en Sharp multifunksjonsskriver. Ved å be brukerne om å legge inn beskrivende metadata bygger Cloud Portal Office opp en robust og effektiv indeks for rask og effektiv innhenting av filer. En fulltekstsøkefunksjon er også inkludert. ENKELTE STUDIER HAR VIST AT SÅ MYE SOM 8O % AV FORRETNINGSDATA ER USTRUKTURERT. 4

5 Lønnsom vekst Lavere kostnader betyr større fortjeneste /This is Why Cloud Portal Office gir deg kontroll. Ved å bruke en Sharp multifunksjonsskriver til å skanne fakturaer og andre papirdokumenter til Cloud Portal Office, kan manuell dokumentbehandling effektiviseres for å forbedre kontantstrømmen ytterligere og gi enkel tilgang til lagret innhold. Men det er bare begynnelsen. En løsning som vokser med bedriften Cloud Portal Office er skalerbar, og derfor trenger du bare å kjøpe det antall abonnementer du trenger på det tidspunktet, så du kaster aldri bort penger på ubrukte abonnementer. Hvis noen ikke lenger trenger å bruke Cloud Portal Office, kan du ganske enkelt avbryte abonnementet og stanse faktureringen.* Hvis du trenger flere abonnementer, er det bare å bestille dem. Abonnementene er under din kontroll til enhver tid og kan styres via en sikker nettside. Cloud Portal Office kan skaleres fra å være et uvurderlig verktøy for arbeidsgrupper til et globalt informasjonssystem for hele virksomheten. Begynn i det små eller tenk stort det er helt opp til deg. Pålitelig sikkerhet Dersom du bryr deg om å opprettholde sikkerheten, vil du bli beroliget ved at serverne vi bruker for å lagre dine data befinner seg i Europa og er i tråd med EUs krav til databeskyttelse. Cloud Portal Office er utviklet for å gi bedrifter og organisasjoner kontroll over sin intellektuelle eiendom ved å administrere brukertilgang via et abonnementssystem. Alle dataene blir beskyttet av tilgangskontroller, kraftige brannmurer, førsteklasses krypteringsteknologi og redundante fail-over-systemer. Passordregler kan angis så de stemmer med deres egne, interne sikkerhetsregler. Med Cloud Portal Office er dataene deres alltid trygge og sikre. Bedriftens administrator kan angi, endre og trekke tilbake tilgangstillatelser per bruker eller arbeidsgruppe på få sekunder, og dele så mye eller lite informasjon som han/hun anser som tilrådelig. Cloud Portal Office gir bedriften kontroll over informasjonseiendommen sin. SKANN DOKUMENTER TIL CLOUD PORTAL OFFICE FRA EN SHARP MFP. * Gjelder ikke nødvendigvis for faste kontrakter. Sjekk for detaljer. 5

6 Organisatorisk effektivitet Inspirasjon kan komme når som helst /This is Why Cloud Portal Office er med deg overalt. Cloud Portal Office handler ikke bare om fart og effektivitet i innskanning og arkivering. Det gir deg også muligheten til å synkronisere Cloud Portal Office til skrivebordet ditt. Denne funksjonen gjør at du alltid vil jobbe på den mest oppdaterte versjonen av dokumentene, selv når du bytter mellom kontor- PC-en, den bærbare PC-en og PC-en hjemme. Effektivt gruppearbeid og samarbeid Samhandlings- og varslingsfunksjonene til Cloud Portal Office sikrer at alle grupper og avdelinger innenfor bedriftens struktur, kommuniserer effektivt. Du kan for eksempel abonnere på fil- og mappevarsler, slik at du alltid holdes informert om den nyeste versjonen av eller endringen i et dokument. Du kan også legge til dine egne notater i filer og mapper for å ferdigstille prosjekter, bidra med ny informasjon eller for å be om endringer. Meldinger og notater kan også brukes til å lage korte dokumentarbeidsflyter til bruk innenfor bestemte avdelinger eller prosjektgrupper på et kontor. Enkel fildeling Når det er et behov for å dele innhold med andre, kan du gi hver person eller gruppe spesifikke tilgangsrettigheter til mappen. Du har fortsatt full kontroll og kan holde oversikt over hva du har delt, med hvem, og hvilke tillatelser du har gitt. Hvis du har filer som er for store til e-post, kan du bruke «Send link»-funksjonen i Cloud Portal Office fra nettstedet til Cloud Portal Office eller fra en mobil enhet for å dele informasjon med Cloud Portal Office-brukere og eksterne mottakere. Uanstrengt kontroll Så snart du har lastet inn startsiden, er du i førersetet. Ulike soner kan utvides eller slås sammen for praktisk tilgang til dokumenter og mapper som er lagt inn av kollegene dine, alle dokumenter du selv har delt, og eventuelle filer som trenger indeksering. Du kan også holde oversikt over koblinger til filer som du har sendt til tredjepart, og administrere utløpsdatoer for disse. Med Cloud Portal Office er det lett å dele. SAMARBEIDS- OG VARSLINGSFUNKSJONER SOM GJØR BEDRIFTEN MER EFFEKTIV 6

7 Organisatorisk effektivitet Arbeidsgrupper som kommuniserer er de sterkeste /This is Why bedriften din trenger Cloud Portal Office. Nå for tiden bruker alle nettbrett og smarttelefoner, selv om de har bærbare datamaskiner. Det er mer praktisk -de er lettere å ta med seg. Vi hos Sharp mener at disse enhetene må integreres i den generelle infrastrukturen for dokumenthåndtering og samarbeid slik at mobile arbeidere kan bli mer effektive. Med et standardisert grensesnitt for mobile arbeidere jobber alle med noe kjent, uavhengig av hvilken plattform de bruker. Du kan til og med sette opp midlertidige gjestekontoer det gjør Cloud Portal Office tilgjengelig for et enda bredere publikum. Gir den mobile arbeidsstyrken muligheter Du trenger ikke oppholde deg på kontoret for å holde kontakten. Det er lett å bidra med ideer og tanker uansett hvor du får inspirasjon: hjemme, på veien, på hotellet eller hvor du enn er. Når du er tilbake på kontoret, har du tilgang til nettskyen direkte fra din Sharp OSA-aktiverte multifunksjonsskriver.* Hvis du for eksempel vil ha den nyeste versjonen av en fil, er det bare å logge deg på og skrive den ut. Alt ligger klart og venter. Du kan få tilgang, laste opp og ned, og skrive ut filer fra telefonen eller nettbrettet. Opprette nye mapper, samarbeide og dele. Med Cloud Portal Office kan du ta teamet ditt med deg overalt og redusere bruken av tid og penger for å reise på møter. Alt du trenger er forbindelse til Internett og en nettaktivert enhet. * Multifunksjonsmaskinen må være aktivert med Sharp OSA 4.0 eller nyere. 7

8 Spesifikasjoner Generelt Tilgangsalternativer Maksimalt antall tilkoplede enheter Nettverkshastighet inkl. ADSL/Bredbånd (MBPS) Operativsystemer som støttes Windows -PC Windows 7/8/10 (32 og 64 bit) Mac OSX (10.7 eller nyere) Mobil enhet Desktop sync Sikkerhet Filkryptering Nettleser (PC/Mac), mobil enhet (ios/android), multifunksjonsmaskin frontpanel, BIG PAD (med/uten PenSoft-programvare), Desktop Sync programvare Ingen begrensning for multifunksjonsmaskiner, BIG PAD-er, mobile enheter, PC-er (via nettleser) 3 Desktop Sync-klienter med abonnement 5 (minimum) 10+ (anbefalt) Størrelse på opplastingsfil (maks.) Nettleser Mobil app Multifunksjonsmaskin skanne-/utskrifts-app 250 MB BIG PAD / PenSoft Desktop sync 2 GB Størrelse på nedlastingsfil (maks.) Nettleser 2 GB Mobil app Multifunksjonsmaskin skanne-/utskrifts-app 250 MB BIG PAD / PenSoft Desktop sync 2 GB Internet Explorer (v9 eller nyere) Firefox (v14 eller nyere) Chrome (v18 eller nyere) Safari (6.0.2 eller nyere) Firefox (v14 eller nyere) Chrome (v18 eller nyere) Apple ios 7.0, 8.X (eller nyere) Android 4.0 (eller nyere) for smarttelefoner og nettbrett Windows 7/8/8.1 (32- og 64-bits) OS X 10.8 (eller nyere) Automatisk kryptering av alle opplastede dokumenter 128 eller 256 AES-kryptering Multifunksjonsmaskiner som støttes Multifunksjonsmaskin aktivert med Sharp OSA 4.0 (eller nyere) og nettsky MX-AMX2 PostScript-støtte (for utskrift av PDF-er) Utskriftsalternativer på multifunksjonsmaskinen Filformater PDF, TIFF, JPEG, XPS Fargemodus Auto Utskriftskopier (maks) 999 Papirformat A4, A3, Auto, Legal Orientering Portrett, landskap Tilpasset papirformat På Tosidig utskrift Énsidig, tosidig (bok), tosidig (hefte) Stifting Huller Forskjøvet Sammenstilling Gruppe, sortering Skannealternativer på multifunksjonsmaskinen Filformater PDF, TIFF, JPEG, kryptert PDF, PDF/A, XPS Skanning forhåndsvisning (10,1-tommers paneler og større) Valg navngi fil Skanneoppløsning (ppt) 100, 150, 200, 300, 400, 600 Svart-hvitt-kompresjon Ingen, MH, MMR, JPEG fargekompresjon ratio standard vil bli «medium» Mulighet for PDF-passord (hvis kryptert PDF er valgt) Sendeformat A4, A3, Auto, Legal Tosidig skanning Énsidig, tosidig Eksponeringsmodus Tekst, tekst-utskrift-foto, utskrift foto, foto, kart Eksponeringsnivå 0 (Auto), 1, 2, 3, 4, 5 Valg jobb lages Hoppe over tom side Sikker dokumentoverføring Multifunksjonsmaskiner Android-apper Apple-apper BIG PAD-kobling PC/Mac SSLv3.0 / TLS v1.0 AES256-SHA SSLv3.0 / TLS v1.2 AES256 SSLv3.0 / TLS v1.2 AES256 SSL v3.0 / TLS v1.2 AES256 Underlagt bruker-pc/-mac nettleseregenskaper BIG PAD som støttes BIG PAD lansert etter mars 2013 som støtter PenSoft-programvare Cloud Portal Office BIG PAD tilkoplingsprogramvare er påkrevet Støtte for PC med Windows 7 (eller nyere) Merknader Design og spesifikasjoner kan endres uten forvarsel. Informasjonen i dette dokumentet var riktig på tidspunktet for utgivelsen. Windows er et registrert varemerke for Microsoft Corporation. Alle andre firmanavn, produktnavn og logoer er varemerker eller registrerte varemerker som tilhører sine respektive eiere. Sharp Corporation, september 2016 Ref: Cloud Portal Office-brosjyre versjon 2.1 (17711). Alle varemerker er godkjent. E&OE. Sharp Business Systems Norge AS Ole Deviks vei 35 Postboks 143 Alnabru NO-0614 Oslo