Helhetlig risikostyring Veileder i helhetlig risikostyring for kraftbransjen.

Transkript

1 Helhetlig risikostyring Veileder i helhetlig risikostyring for kraftbransjen. Managing the future today

2 Proactima - status Etablert i September 2003 I dag et fagmiljø med over 70 medarbeidere Proactima AS (2003) : 43 ansatte Proactima Project Management Group AS (2008): 7 ansatte Proactima Project Services AS (2007): 20 konsulenter (ressurspool) Proactima Learning AS (2006): - Kontorer i Stavanger, Oslo og Bergen 100% eid av ansatte Proactima as [Hermann S. Wiencke] Proactima Project Management Group as [Ben Sliper] Proactima Project Services as [Snorre Halvorsen] Proactima [Stavanger: H. S. Wiencke] [Oslo: J. E. Lindemann] [Bergen: Ivar K Lunde] Proactima Learning

3 Helhetlig risikostyring Våre tjenester Risiko og sårbarhetsanalyser Beredskapsanalyser, planer, øvelse og trening Krisekommunikasjon og mediehåndtering Prosesskartleggig, etablering og implementering av styringssystem Bedriftskultur (risikostyring, sikkerhet, styringssystem Kompetansestyring og opplæring

4 Litt om bakgrunn Formålet med prosjektet er å: Øke bevisstheten om behovet Bidra til en felles forståelse Vise hvordan en kan arbeide videre med temaet Elementer som var viktige å ha med i veilederen: Sentrale begreper, henvisning til standarder og lignende Hva innebærer helhetlig risikostyring? Prosess metode Kritiske suksessfaktorer og evt. fallgruver Eksempler/case

5 Prosjektteam Arbeidsform Arbeidsgruppe Referansegruppe

6 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Hvorfor helhetlig risikostyring? 2. Helhetlig risikostyring hva innebærer det? 3. Helhetlig risikostyring i praksis 4. Hva nå? Hvordan komme i gang Vedlegg 1 Ord og uttrykk Vedlegg 2 Ulike standarder for risikostyring Vedlegg 3 Risikoanalyseprosessen

7 Innhold Hva er helhetlig risikostyring? Sentrale begreper. Forholdet mellom veilederne om helhetlig risikostyring og ROS-analyser Hva er helhetlig risikostyring Helhetlig risikostyring i praksis. Hvordan komme i gang Helhetlig risikostyring i små bedrifter

8 Hva er risiko? Generelt (Aven 2006) Risiko brukes for å utrykke den fare uønskede hendelser representerer for mennesker, miljø og økonomiske verdier. Risiko omhandler usikkerhet om utfallet av fremtidige aktiviteter.

9 Hva er risikostyring? Med risikostyring forstås alle tiltak og aktiviteter som gjøres for å styre risiko. Formål med risikostyring er å sikre den riktige balansen mellom det å utvikle og skape verdier og det å unngå ulykker, skader og tap. (Aven, 2007) Utforske muligheter Unngå tap, ulykker og katastrofer Helhetlig risikostyring

10 Hvorfor risikostyring? Leveransesikkerhet: Ekstremt snøvær på Sørlandet Ekstrem varme og skogvekst Vedlikehold av sjøkabel... Personsikkerhet Gikk inn i feil 11 kv felt Falt fra mast Vedlikehold i tunell Økonomi Sviktende kontrollrutiner i tradingavdeling Endring i KILE avgiften Omdømme...

11 Er dette noe nytt? Helhetlig risikostyring handler om å: Jobbe mer systematisk og å få opp ett helhetlig bilde for virksomheten Gjøre bedre prioriteringer Ta bedre beslutninger Forebygge tap og utnytte muligheter Kunne dokumentere ovenfor myndigheter at selskapet har god kontroll.

12 Risikostyring i samfunnet og virksomheten

13 ROS analyse på ulike nivå

14 Hva skal en ROS analyse beskrive? Barrierer

15 Helhetlig risikostyring Likviditet Lover og og regler Leverandør - -marked Konkurrenter Marked Oppkjøp Tap av av kompetanse / personell Virksomhetens målml og visjoner Økonomi HMS Samfunnsansvar Omdømme etc Mennesker Utstyr Organisasjon Prosesser Beslutninger Teknologi Kreditt Ulykkes-- hendelser Villede handlinger Naturgitte hendelser Arbeidsmarked Politiske forhold

16 Ulike typer risiko Strategisk risiko er risiko relatert til de strategiske valgene bedriften gjør Operasjonell risiko er risiko forbundet med de aktiviteter bedriften utfører, herunder omdømmerisiko, prosjektrisiko, personellrisiko (inkl 1, 2. og 3.part), miljørisiko og skade på utstyr/system Finansiell herunder er relatert til bevegelse i finansielle instrumenter

17 Struktur for risikostyring

18 Risikostyringsprosessen

19 Risikostyring på ulike nivåer i bedriften Strategisk risiko Finansiell risiko Operasjonell risiko Overordnet Prosjektrisiko (beslutning) Finansiell risiko Eksisterende anlegg Vedlikehold Oppgave Prosjektrisiko (gjennomføring) Eksempel Selskap Nytt anlegg Trading Trafostasjon Nedstengning Bytte effektbryter Nytt anlegg Planlegging Årsplan Prosjektplan Trading strategi Design, dokumentasjon Vedlikeholdsplan Dokumentasjon Prosjektplan Workshop Risikovurdering Risiko Prosjekt- Porteføljestyrin ROS-analyse HAZID, FMECA [1] Sikker Prosjekt- risikoanalyse (omfang, tid, ressurser) g Monitorering av VaR tall. (grovanalyse, kvantitativ analyse) jobbanalyse (SJA) risikoanalyse Risikohåndtering Matrise/ diskusjon Porteføljestyring Stop-loss limits, VaR limits Akseptkriterier/ handlingsregler ALARP Tiltakshåndtering Diskusjon ALARP Tiltakshåndtering Diskusjon ALARP Tiltakshåndtering Prosjekt-styring ALARP Tiltakshåndtering Kommunikasjon/ konsultasjon Intranett Ledelsesmøter Porteføljestyring Rapportering av VaR-tall / Stop-loss limits Rapport Risikomatrise Rapport / tabell / planer Rapport/ skjema Risikomatrise Prosjekt-møte Overvåking og gjennomgang Ledergruppen KPI [2] Helhetlig vurdering, Beslutningspun kt Mandat, fullmakter Prosjektledelse KPI HMS Gjennomgang av plan Internkontroll Prosjekt-ledelse KPI

20 Hva innebærer det? 1. Målstyring 2. Risikostyring Mål for energiselskap Selskapsrisiko Mål for distribusjon Mål for produksjon Mål for handel Øvrige mål Risiko for distribusjon Risiko for produksjon Risiko for handel Øvrig risiko Mål for fjernvarme Mål for vannkraft Risiko for fjernvarme Risiko for vannkraft Mål for kraftverk A Mål for kraftverk B Risiko for kraftverk A Risiko for kraftverk B Stikkord: Beslutningsstøtte og måloppnåelse

21 Integrert i styringssystemet Risikostyring

22 Integrert i styringssystemet Bildet kan ikke vises. Datamaskinen har kanskje ikke nok minne til å åpne bildet, eller bildet kan være skadet. Start datamaskinen på nytt, og åpne deretter filen på nytt. Hvis rød x fortsatt vises, må du kanskje slette bildet og deretter sette det inn på nytt.

23 Rammeverk for risikostyring

24 Risikostyring i praksis

25 Et hjertesukk Problemet er ikke at det ikke gjøres risikoanalyser, men at alle gjør risikoanalyser på sin måte. Vedtatt praksis følges ikke. Det er en manglende risikostyringskultur. Analysene henger ikek sammen...

26 Hendelsesbasert styring Ulykkespotensial Time Sikkert nivå Sikkert Tilløp Mindre hendelse Alvorlig ulykke Storulykke Usikkert nivå Katastrofe Sikkerhets- engasjement

27 Risikobasert styring Ulykkespotensial Tid Sikkert nivå Sikkert Tilløp Mindre hendelse Alvorlig ulykke Storulykke Usikkert nivå Katastrofe Pro-aktivitet Sikkerhets- engasjement

28 Helhetlig risikostyring i praksis Visjon Miljøvennlig kraft til alle Oppnås med: Muliggjøres gjennom: Risikostyring Strategi Effektiviser kraftproduksjonen Utvikling av fornybar energi Omdømme Mål Budsjett, Leveringssikkerhet, HMS, Omdømme, Den mest effektive kraftprodusenten innen 2011 Størst på vindkraft innen 2012 Aktiviteter / tiltak Aktiviteter for å nå målene. Risikovurdering Risikohåndtering Tiltak og oppfølging, Kultur Verdier Normer Risikostyringskultur Kommunikasjon Ekstern og intern kommunikasjon Risikostyringsstruktur aggregering av risiko Risikobilde Møteplasser, Roller Kompetanse helhetlig risikostyring Ansvar og myndighet Opplæring

29 Struktur Hvert delkapittel: Beskrivelse Ledelsens gjennomgang g, Kontinuerlig forbedring Hvordan komme i gang Eksempler Suksesskriterier og fallgruver

30 Overordnet mål og strategi Ledelsens gjennomgang, Kontinuerlig forbedring Hva Etabler mål og strategi for helhetlig risikostyring Risikostyringspolicy og kobling mot overordnede mål Hvordan Gjennomgang av strategi og overordnede mål Ledelsesmøter Gruppeprosesser

31 Overordnet mål og strategi Ledelsens gjennomgang, Kontinuerlig forbedring Formål: Målet med å implementere helhetlig risikostyring i vår virksomhet er å sikre bedre beslutninger, færre avbrudd og trygge arbeidsforhold for våre ansatte. Prinsipper som skal ligge til grunn for implementeringen av helhetlig risikostyring i vår virksomhet er: Risikokartleggingsprosessen skal gå nedenfra og opp. Prosessen skal være transparent og åpen og gi god sporbarhet Kost-nytte-vurderinger skal ligge til grunn som hovedprinsipp for prioritering av tiltak. Kost-effektivitets-vurderinger skal benyttes ved vurdering av forhold som ikke direkte kan måles i kroner, for eksempel HMS og omdømme. Føre-var-prinsippet skal legges til grunn i forhold til der vi mangler kompetanse og det råder stor usikkerhet om konsekvensene av en gitt aktivitet

32 Risikostyringsprosessen Ledelsens gjennomgang, Kontinuerlig forbedring Hva Etabler generisk prosess for risikostyring (planlegging, risikovurdering, risikohåndtering, overvåkning/gjennomgang og kommunikasjon/konsultasjon) Integrer helhetlig risikostyring i styringssystemet Hvordan Tidspunkt og strategi for implementering Gruppediskusjoner Informasjonsmøter Benytt risikobasert tilnærming i utformingen av styringssystemet

33 Styringsstruktur, roller og ansvar Ledelsens gjennomgang, Kontinuerlig forbedring Hva Definer risikostyringsstruktur Definer roller, mandat og ansvar Legges inn i risikostyringspolicy Hvordan Utnytt eksisterende organisasjonsstruktur Identifiser hvem som beslutter (formelt/uformelt) Identifiser hvem som har ansvar

34 Støttesystemer, metoder, verktøy... Hva Ta i bruk hensiktsmessige verktøy etter behov. Ledelsens gjennomgang, Kontinuerlig forbedring Hvordan Start med enkle hjelpemidler (f.eks. Excel og PowerPoint) Vurder behovet for avanserte verktøy etter hvert.

35 Eksempel på risikoregister (Excel): Enkelt Excel skjema

36

37

38 Kommunikasjon, trening, kultur... Hva Effektiv kommunikasjon Opplæringsprogram Utvikle risikostyringskultur Ledelsens gjennomgang, Kontinuerlig forbedring Hvordan Rettferdig og forutsigbar lederatferd Skape en god risikostyringskultur

39 Evaluering og kontinuerlig forbedring. Hva Overvåk risikobildet over tid Evaluering av risikostyringsprosessen Kontinuerlig forbedring av risikostyringsrammeverket Hvordan Overvåk risikoreduserende tiltak/kontekst Re-evaluering av risiko Revisjon Feedback-mekanismer Ledelsens gjennomgang, Kontinuerlig forbedring

40 Helhetlig risikostyring risikostyring i alle ledd og på alle nivåer En kontinuerlig prosess som gjennomsyrer virksomheten Anvendes på tvers av virksomheten, på alle nivåer og i alle enheter. Forankret hos toppledelsen Anvendes i fastsettelse av strategi Identifiserer potensielle hendelser som vil påvirke virksomheten hvis de inntreffer Håndterer risiko i samsvar med virksomhetens risikoappetitt Fokuserer på måloppnåelse Stimulerer til proaktiv adferd

41 Hvordan komme i gang? Samle lederne for forretningsenhetene og nøkkelmedarbeiderne Ta utgangspunkt i eksisterende organisasjonsstruktur Etabler en verktøykasse (se Tabell 1). Tydeliggjøre lederansvaret på alle nivå Etabler et pilotprosjekt, f.eks. et i markedsavdelingen og et i driftog vedlikehold. Vurder og forbedre - har vi en struktur som passer? Etabler treningsprogram i helhetlig risikostyring. Definer roller, ansvar, kommunikasjonsformer og møteplasser.

42 Helhetlig risikostyring mindre bedrift Gjør det enkelt ikke overkompliser Bruk hjelpemiddel tilpasset bedriftens modenhetsnivå Start i det små oppnå gevinster og se resultater Lær å bruke grunnbegrepene Prosess Hva Hvordan 1. Etablere overordnet mål og strategi (kap. 3.1) 2. Etablere risikostyringsprosessen (kap. 3.2) 3. Etablere styringsstruktur, roller og ansvar (kap. 3.3) 4. Implementere støttesystemer (kap. 3.4) 5. Kommunikasjon, opplæring og utvikling av kultur (kap. 3.5) 6. Evaluering og kontinuerlig forbedring (kap. 3.6) Etabler mål og strategi for helhetlig risikostyring Risikostyringspolicy og kobling mot overordnede mål Etabler generisk prosess for risikostyring (planlegging, risikovurdering, risikohåndtering, overvåkning/gjennomgang og kommunikasjon/ konsultasjon) Integrer helhetlig risikostyring i styringssystemet Definer risikostyringsstruktur Definer roller, mandat og ansvar Legges inn i risikostyringspolicy Ta i bruk hensiktsmessige verktøy etter behov. Effektiv kommunikasjon Opplæringsprogram Utvikle risikostyringskultur Overvåk risikobildet over tid Evaluering av risikostyringsprosessen Kontinuerlig forbedring av risikostyringsrammeverket Gjennomgang av strategi og overordnede mål Ledelsesmøter Gruppeprosesser Tidspunkt og strategi for implementering Gruppediskusjoner Informasjonsmøter Benytt risikobasert tilnærming i utformingen av styringssystemet Utnytt eksisterende organisasjonsstruktur Identifiser hvem som beslutter (formelt/uformelt) Identifiser hvem som har ansvar Start med enkle hjelpemidler (f.eks. Excel og PowerPoint) Vurder behovet for avanserte verktøy etter hvert. Rettferdig og forutsigbar lederatferd Skape en god risikostyringskultur som Overvåk risikoreduserende tiltak/kontekst Re-evaluering av risiko Revisjon Feedback-mekanismer

43 Presentasjon av risiko

44 Risikomatrise Muligheter Trusler >20% per year % per year % per year <1% per year 15 7 >1500 KNOK KNOK KNOK <100 KNOK <100 KNOK KNOK KNOK >1500 KNOK Gevinst Tap

45 Risiko vs. styrbarhet Høy styrbarhet Sannsynlighet Medium styrbarhet Lav styrbarhet Konsekvens

46 Styrbarhet Muligheter Trusler >20% per year % per year % per year <1% per year 15 7 >1500 KNOK KNOK KNOK <100 KNOK <100 KNOK KNOK KNOK >1500 KNOK Gevinst Tap Høy styrbarhet Medium styrbarhet Lav styrbarhet

47 Strategier for håndtering av risiko H H M Evaluate (Contingency) Manage M L Monitor L L M H Probability L M H Manageability

48 Usikkerhet om konsekvens Ikke Mindre forlenget skade behandling Konsekvens Forlenget Alvorlig behandling skade Varig men En død Flere døde Frekvens/ sannsynlighet Prediksjon mer enn 10 hendelser løpet av ett år Prediksjon 1-10 hendelser i løpet av ett år 10-50% sannsynlighet for en hendelse i løpet av ett år 1-10% sannsynlighet for en hendelse i løpet av ett år < 1% sannsynlighet for en hendelse i løpet av ett år E[C A]: Forventet konsekvens gitt uønsket hendelse P(C A): Sannsynlighet/frekvens for ulike konsekvenser gitt uønsket hendelse Figur 4.5: Eksempel på risikomatrise

49 Usikkerhet om utfall Muligheter Trusler >20% per year % per year % per year Prioritet? Ri St Us >1500 KNOK KNOK Gevinst KNOK <100 KNOK <1% per year <100 KNOK Høy usikkerhet KNOK KNOK >1500 KNOK Tap

50 Helhetlig risikostyring i praksis Etabler overordnet mål og strategi for helhetlig risikostyring Etabler risikostyringsprosessen Etabler styringssstruktur, roller og ansvar Implementer støttesystemer

51 Managing the future today