Saksnummer: KONKURRANSEGRUNNLAG

Transkript

1 Saksnummer: KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen konkurranse om kjøp av filmer til Sjøfartsdirektoratets filmtjeneste for norske skip og norsk-eide skip under fremmed flagg samt opsjon på lagerhold av filmemballasje, pakking og utsendelse av filmene til filmtjenestens abonnenter Tilbudsfrist: 14. mars 2011 kl 12:00 G:\A\AA\Adm støtte\juristene\konkurranse filmtjenesten\konkurransegrunnlag.doc SaveDate: kl. 11:12

2 1. INNHOLD Tilbyder må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle tekstsider, bilag og øvrige dokumenter som angitt nedenfor og i konkurransegrunnlaget for øvrig. Dersom dokumenter mangler eller er uklare, skal tilbyder ta kontakt med oppdragsgiver, se konkurransebestemmelsene punkt 3. Konkurransegrunnlaget innholder: 1. Innhold Om oppdragsgiver Om oppdraget Kontrakt Fremdriftsplan Konkurransebestemmelser Anskaffelsesprosedyre Generelt Opplysninger, informasjon, kontaktperson Språk Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Krav til tilbudets utforming og innlevering Tilbudsfrist Avvisningsgrunner og forkastning Vedståelsesfrist Tilbudsåpning Offentlighet Underleverandører Priser

3 3.15 Forbehold Alternative tilbud/deltilbud Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav Nærmere om krav til kvalifikasjoner og dokumentasjon Skatteattester HMS-erklæring Attest fra foretaks- og bransjeregister eller lignende Årsregnskap/-beretning faglige og tekniske kvalifikasjoner Tildelingskriterier Meddelelse om tildeling/kontraktinngåelse Kontraktsbestemmelser Avtalens formål Avtaleperiode Utøvelse av opsjon Overføring av avtalen eller filmleveransene Leverandørens plikter Rettigheter Presentasjon av filmutvalg Bekreftelse på bestilling og leveringstidspunkt Krav til format m.v Informasjonsfilm Levering Sjøfartsdirektoratets plikter Kjøp av filmer Fremvisning, oppbevaring m.v Mislighold Mangler

4 4.7.2 Forsinkelse Priser og betaling Force majeure Meddelelser og informasjon Oppsigelse Lovvalg Tvister

5 2 Innbydelse og orientering 2.1 OM OPPDRAGSGIVER Sjøfartsdirektoratet er et statlig forvaltningsorgan som administrativt er underlagt Nærings- og handelsdepartementet. I miljørelaterte forhold er Sjøfartsdirektoratet underlagt Miljøverndepartementet. Sjøfartsdirektoratet har om lag 307 medarbeidere. I overkant av 200 er tilsatt på hovedkontoret i Haugesund, mens de resterende er tilsatt på Sjøfartsdirektoratets 17 stasjoner langs kysten. Sjøfartsdirektoratet skal føre tilsyn med at: Norske skip og rederier holder høy sikkerhets- og miljømessig standard Sjøfolk på norske skip har gode kvalifikasjoner, arbeids- og levevilkår Maritime utdanningsinstitusjoner holder et høyt faglig nivå Fremmede skip som anløper norske havner overholder internasjonale regler Sjøfartsdirektoratet er ansvarlig for å fremme Norges omforente syn i internasjonale saker som angår sikkerhet til sjøs Sjøfartsdirektoratet forvalter et omfattende regelverk, og direktoratet har et høyt internasjonalt engasjement. Sjøfartsdirektoratets visjon er å være den ledende sjøfartsadministrasjonen innen sikkerhet og kvalitet på sitt område. For nærmere informasjon om Sjøfartsdirektoratet, se: OM OPPDRAGET Rammeavtale/r om kjøp av filmer til filmtjenesten Sjøfartsdirektoratet har etablert en filmtjeneste som betjener skip som via rederi eller agent har tegnet fast abonnement på tjenesten. Filmtjenesten omfatter 72 filmtitler pr. år som fordeler seg med 6 filmtitler pr. måned. Abonnentene kan si opp abonnementet med en måneds varsel. For tiden er ca 340 skip tilmeldt filmtjenesten. Antall abonnenter varierer fra måned til måned slik at antall kopier pr. tittel som skal leveres pr. måned kan variere. Gjeldende rammeavtaler for leveranse av filmer til filmtjenesten utløper På denne bakgrunn vil Sjøfartsdirektoratet inngå nye rammeavtale/r om kjøp av filmer til sin filmtjeneste. Omfanget av anskaffelsen er nærmere beskrevet i vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget Opsjon på pakking og utsendelse av filmer til abonnenter i Sjøfartsdirektoratets filmtjeneste for sjøfolk 5

6 Filmtjenesten for sjøfolk er en del av Sjøfartsdirektoratets velferdstilbud til sjøfolk på norske/ norskeide skip. Tjenesten betjener skip som via rederi eller agent har tegnet fast abonnement på ordningen. Filmtjenesten omfatter 72 filmer pr. år som fordeler seg med 6 DVD-filmer pr. måned, inkludert en Filmguidebrosjyre. Det kan bli aktuelt å utvide den månedlige filmpakken til ni filmer pr. måned. Arbeidet med pakking, distribusjon av filmer og lagerhold av filmemballasje knyttet til ordningen har tidligere blitt tatt hånd om av ekstern speditør. Sjøfartsdirektoratet ser nå på muligheten for å inngå rammeavtale med leverandør av filmer som også tar hånd om lagerhold av filmemballasje, arbeidet med pakking og distribusjon av filmer. Det er derfor ønskelig med tilbud på dette som en opsjon som Sjøfartsdirektoratet kan utløse dersom dette anses hensiktmessig. Det er satt opp en kravspesifikasjon med kriterier for å sikre en trygg, hurtig og effektiv distribusjon av filmpakkene til filmtjenestens medlemmer. Opsjonen er nærmere beskrevet i vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget. 2.3 KONTRAKT Kontrakten som vil bli benyttet er inntatt i vedlegg 4 til konkurransegrunnlaget. Det gjøres oppmerksom på at det for å sikre gode lønns- og arbeidsvilkår, er inntatt følgende kontraktsklausul i bilag til kontrakten: Det kreves at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Videre er det et krav om at leverandøren og eventuelle underleverandører på forespørsel dokumenterer lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Utgiftene med fremskaffelse av slik dokumentasjon bæres i sin helhet av leverandøren. Dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår kan oppdragsgiver kreve at de personer som ikke har tilfredsstillende vilkår ikke får mulighet til å utføre arbeid før dette er i orden. Mislighold av kontrakten på grunn av dette bæres i sin helhet av leverandører uavhengig av om det er leverandøren eller en underleverandør som ikke oppfyller kravene. Videre gjøres det oppmerksom på at dersom norsk leverandør benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning). Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å etterspørre dokumentasjon på at krav og kriterier til produkt og leverandør er oppfylt i kontraktsperioden. 6

7 2.4 FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen: Milepæl Dato Kunngjøring Doffin 24. januar 2011 Tilbudsfrist 14. mars 2011 Evaluering Uke 11 Meddelelse om tildeling av kontrakt Uke 12 Klagefrist 28. mars 2011 Kontraktssignering 1.april 2011 Tidspunktene er tentative etter tilbudsfristen. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 3 KONKURRANSEBESTEMMELSER 3.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Konkurransen vil bli kunngjort på Doffin og Ted-databasen og alle interesserte tilbydere vil få anledning til å inngi tilbud som vil bli vurdert. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999, og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (foa). For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III, jfr. foa 2-1 (4). Konkurransebestemmelsene inntatt i konkurransegrunnlaget supplerer forskrift om offentlige anskaffelser del I og III, og skal i tilfelle motstrid gjelde foran forskrift om offentlige anskaffelsers bestemmelser med mindre sistnevnte bestemmelser ikke kan fravikes. Valgt anskaffelsesprosedyre er åpen konkurranse jfr foa 14-1 (1). Konkurransen gjennomføres som en etttrinnsprosedyre med kvalifisering og tilbudsevaluering i ett. Det er ulovlig å forhandle med tilbyderne. Basert på en endelig vurdering av tilbudene etter tildelingskriteriene, vil kontrakt tildeles den tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det gjøres spesielt oppmerksom på at det ved åpen anbudskonkurranse ikke er anledning til å føre forhandlinger. De priser og øvrige betingelser som er innlevert ved fristens utløp er ikke mulig å endre. 3.2 GENERELT Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig i henhold til punkt 3.5 inngå. Tilbyder plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet, herunder avgitt pris, og tjenesteleveransen for øvrig. Ingen innrømmelser vil bli gjort fra oppdragsgiver for feil eller unnlatelser fra tilbyders side. Tilbyder plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse. G:\A\AA\Adm støtte\juristene\konkurranse filmtjenesten\konkurransegrunnlag.doc SaveDate: kl. 11:12

8 Det vil ikke bli refundert utgifter som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet. Mottatte tilbud vil ikke bli returnert. 3.3 OPPLYSNINGER, INFORMASJON, KONTAKTPERSON Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen. Det er anledning til å stille supplerende spørsmål til/anmode om avklaringer av konkurransegrunnlaget og anskaffelsen for øvrig. Slike supplerende spørsmål/anmodninger om avklaringer skal fremsettes på e-post, og Senest: 4. mars 2011 [10 dager før tilbudsfristens utløp] Forespørsler vedrørende konkurransegrunnlaget skal stilles til e-postadresse: postmottak@sjofartsdir.no. Henvendelsene skal merkes med saksnummer Konkurranse om kjøp av filmer til Sjøfartsdirektoratets filmtjeneste samt opsjon på lagerhold av filmemballasje, pakking og distribusjon av filmene til filmtjenestens abonnenter, og rettes til kontaktperson Marit Wathne. Alle skriftlige forespørsler vil bli anonymisert og alle som har bedt om å få tilsendt konkurransegrunnlag, vil få tilsendt alle forespørsler og evt. svar fortløpende. Spørsmål/henvendelser som mottas etter den angitte fristen, er ikke oppdragsgiver forpliktet til å besvare. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til ikke å besvare forespørsler som anses irrelevante. Tilbydere som forsøker å tilegne seg informasjon vedrørende dette tilbudet ved å henvende seg til andre enkeltpersoner eller enheter i Sjøfartsdirektoratet, risikerer å bli diskvalifisert. 3.4 SPRÅK All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal skje på norsk, herunder skal tilbudet utformes på norsk. Kontrakten skrives på norsk. All dokumentasjon skal for øvrig være på norsk. 3.5 SUPPLERINGER/ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli meddelt samtlige tilbydere. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart. 8

9 3.6 TILBAKEKALLING ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldige, i tilfelle være kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres, jfr. punkt3.7, før utløp av tilbudsfristen, jfr. punkt 3.8. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. 3.7 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING OG INNLEVERING Tilbudet skal disponeres som følger: 1) Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte tilbyder, bør tilbyder vedlegge fullmakt. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: o o o o o o o Navn Juridisk stilling Offisielt registreringsnummer i offentlig register, f.eks. det norske Foretaksregisteret Gateadresse Postadresse Telefon, telefaks og eventuelt e-post adresse Kontaktperson på vegne av tilbyder med telefonnummer og e-post adresse I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se punkt ) Dokumentasjon i tilknytning til kvalifikasjonene. Dokumentasjonskravene er angitt i punkt Dokumentasjonen skal presenteres i denne rekkefølgen: 1. Skatteattester 2. HMS-erklæring 3. Firma-attest 4. Årsregnskap/-beretning 5. Referanseliste 9 3) Dokumentasjon i tilknytning til tilbudsevalueringen. Dokumentasjonskravene er angitt i punkt Tilbyder skal også angi eventuelle andre forhold tilbyder mener er av betydning for tilbudsevalueringen. Tilbudet skal for øvrig inneholde de opplysningene som er etterspurt i dette konkurransegrunnlaget.

10 Det skal leveres 2 komplette eksemplarer av tilbudet i papirversjon. Ett av disse eksemplarene påtegnes original og leveres i løse ark (uten stifter, permer, innbinding o.l. for arkivformål). Det skal også leveres 1 komplette elektroniske versjon på CD sammen med papirversjonen. Ved motstrid gjelder papirversjonen som er påtegnet original. Ved fremmøte leveres tilbudet i Sjøfartsdirektoratets resepsjon Smedasundet 50A 5528 HAUGESUND. Per post skal tilbudet sendes til Sjøfartsdirektoratet Postboks HAUGESUND Pakning/ -konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet og anonymisert samt være merket slik: Konkurranse: Kjøp av filmer til filmtjenesten samt opsjon på lagerhold av filmemballasje, pakking og distribusjon av filmer Sjøfartsdirektoratet v/ Marit Wathne Tilbud Saksnr NB. Må ikke åpnes før tilbudsåpning. Innpakking og merking av tilbudet skal gjøres på en slik måte at tilbudets fortrolighet kan bevares frem til tilbudsåpning. Tilbud skal ikke leveres på e-post eller per faks. Tilbudet skal være skrevet på norsk. 3.8 TILBUDSFRIST Frist for innlevering av tilbud er 7. mars 2011 kl.12: AVVISNINGSGRUNNER OG FORKASTNING Oppdragsgiver vil avvise tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud, gitt under punkt 3.8. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbud, eller deler av tilbud, som ikke er i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget eller senere endringer av dette, herunder dersom tilbudet inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene Inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene, eller 10

11 Det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning, eller forkaste alle tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette VEDSTÅELSESFRIST Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 90 dager regnet fra tilbudsfristens utløp, jf. punkt 3.8. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse TILBUDSÅPNING Tilbudsåpning vil finne sted hos Sjøfartsdirektoratet en av de påfølgende dager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående. Oppdragsgiver vil føre anskaffelsesprotokoll OFFENTLIGHET Tilbud og protokoll etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser m.v. vil bli unntatt innsyn til leverandør er valgt. Etter dette er tilbud og protokoll mv. offentlige, med unntak av opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår (forretningshemmeligheter), jf. offentleglova 13, forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 og forvaltningsloven 13 (1) 2). Tilbyderne må derfor oppgi i tilbudet hvilke opplysninger som tilbyderne anser som forretningshemmeligheter UNDERLEVERANDØRER Tilbyder kan benytte underleverandører/samarbeidspartnere. Tilbyder hefter i så tilfelle for sine underleverandører på samme måte som for seg selv. Hvis underleverandører skal benyttes skal disse navngis i tilbudet sammen med en beskrivelse av hva, og hvor stor del underleverandør(ene) skal dekke av leveransen/tjenesten PRISER I tilbudet skal priser inkl mva. være i henhold til prisskjema inntatt som vedlegg 3. Vedlegg 3 prisskjema er laget slik at tilbyderne kan skrive inn de tilbudte priser innenfor de forskjellige kategoriene og returnere filen sammen med tilbudet. Det forutsettes at opplysningene på papirutskriftene og filen er identiske, i motsatt fall gjelder opplysningene på papirutskriften. Vedlagte prisskjema, se vedlegg 3, må være fylt ut slik at oppdragsgiver kan sammenligne tilbudene FORBEHOLD Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyder. Inneholder tilbudet forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene, vil tilbudet bli avvist. 11

12 Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Forbehold av økonomisk betydning, vil bli prissatt av oppdragsgiver i forbindelse med evalueringen av tilbudene ALTERNATIVE TILBUD/DELTILBUD Alternative tilbud vil ikke bli akseptert. Det er heller ikke tillatt å levere tilbud på deler av den etterspurte ytelsen, men tilbyder kan unnlate å levere tilbud på ønsket opsjon: lagehold av filmemballasje, pakking og distribusjon til filmtjenestens abonnenter, se vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget KVALIFIKASJONSKRAV OG DOKUMENTASJONSKRAV GENERELT Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskravene kan, og i noen tilfeller skal, medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen NÆRMERE OM KRAV TIL KVALIFIKASJONER OG DOKUMENTASJON SKATTEATTESTER Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal ha betalt skatter og avgifter Som dokumentasjon på dette skal det vedlegges: 1. Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor leverandøren hører hjemme. 2. Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogden for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor leverandøren hører hjemme. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristen, jfr. punkt 3.8. Dersom attestene ikke er levert innen fristen og/eller er eldre enn seks måneder kan leverandøren bli avvist uten at det gis tilleggsfrist for innlevering. Dersom attestene viser restanser, kan leverandøren bli avvist HMS-ERKLÆRING Kvalifikasjonskrav: Leverandør som skal utføre arbeid i Norge, skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Alle leverandører skal legge ved egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet [HMS]. HMSegenerklæring som samsvarer med anskaffelsesregelverkets krav er vedlagt, se vedlegg 5. 12

13 Leverandører fra andre EØS- land enn Norge må levere dokumentasjon som tilsvarer det som er angitt ovenfor. Dersom attesten ikke er levert innen fristen kan leverandøren bli avvist uten at det gis tilleggsfrist for innlevering ATTEST FRA FORETAKS- OG BRANSJEREGISTER ELLER LIGNENDE Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Tilbyder skal vedlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert (attest fra foretaks- og bransjeregister eller lignende) ÅRSREGNSKAP/-BERETNING Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk evne og sikkerhet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Dokumentasjonskrav: Leverandøren skal fremlegge foretakets regnskap med revisjonsberetning for de to siste tilgjengelige regnskapsår. Er leverandøren et foretak som er nystartet og/eller ikke har slike regnskaper skal det gis en utfyllende redegjørelse for den økonomiske situasjonen som gjør oppdragsgiver i stand til å avgjøre om leverandøren har tilstrekkelig økonomisk stilling til å gjennomføre oppdraget. Virksomheter som ikke har regnskap for etterspurte periode kan bli avvist dersom de ikke fremlegger tilsagn om bankgaranti av en slik størrelse at den kan benyttes som sikkerhet mot oppfyllelse av kontraktens gjenstand. Sjøfartsdirektoratet forbeholder seg rett til å innhente kredittvurdering av tilbyder, dersom det foreligger tvil om tilbyders finansielle og økonomiske stilling FAGLIGE OG TEKNISKE KVALIFIKASJONER Kvalifikasjonskrav: Leverandøren som virksomhet skal inneha tilstrekkelig kompetanse og erfaring til å kunne oppfylle oppdraget. Dokumentasjonskrav: - Referanseliste over leverandørens 5 viktigste leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, omfanget av oppdraget og varighet på oppdraget. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Dersom underleverandør benyttes for hele eller deler av leveransen må det fremlegges tilsvarende referanseliste for underleverandøren. 13

14 3.18 TILDELINGSKRITERIER Oppdragsgiver vil inngå rammeavtale med den leverandør som totalt sett har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for leveransen, sett i forhold til følgende kriterier: Priser, jf punkt 3.14 Tilbyders priser skal fylles inn i pristabellen i vedlegg 3 og innleveres sammen med tilbudet. Alle priser skal være inklusive merverdiavgift og eventuelle andre offentlige avgifter. Prisene må oppgis inkludert alle spesifikasjoner. Poster i vedlegg 3 som ikke er utfylt vil av oppdragsgiver ikke bli ansett for å være omfattet av tilbudet. Tilbyder kan ikke kreve betalt for ytterligere tjenester eller pådra oppdragsgiver andre utgifter, uten at dette er uttrykkelig avtalt og nedfelt skriftlig i et dokument som er undertegnet av begge parter. Dette kriteriet vil samlet sett bli vektet med 35 pst Filmutvalg Oppdragsgiver vil legge vekt på bredden i tilbyders filmutvalg. Tilbyder skal sammen med tilbudet vedlegge: - En redegjørelse for hvilke filmrettigheter tilbyder innehar for avtaleperioden inklusiv opsjoner Dette kriteriet vil bli vektet 35 pst Leveringssikkerhet Det vil bli lagt vekt på tilbyders rutiner og tidsfrister for presentasjon av filmtilbud, bestilling og leveranse av filmer. Herunder særlig hvilken leveringstid tilbyder kan garantere fra Sjøfartsdirektoratets bestilling er mottatt hos tilbyder til filmene er levert. Tilbyder skal i tilbudet sitt beskrive sine rutiner og frister for presentasjon av filmtilbud, bestilling og leveranse av filmer. Dette kriteriet vil bli vektet 30 pst MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTINNGÅELSE Oppdragsgivers beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten inngås. Avtale anses inngått når avtalen inntatt i vedlegg 3 er undertegnet av begge parter. 14

15 4 KONTRAKTSBESTEMMELSER 4.1 AVTALENS FORMÅL Sjøfartsdirektoratet har etablert en filmtjeneste som betjener skip, som via rederi eller agent har tegnet fast abonnement på tjenesten. Formålet med avtalen er at Leverandøren skal levere filmer til Sjøfartsdirektoratets filmtjeneste i avtaleperioden. 4.2 AVTALEPERIODE Avtalen trer i kraft 2. april 2011 og løper frem til 1. april 2013, med opsjon for Sjøfartsdirektoratet på forlengelse for 1 +1 år. 4.3 UTØVELSE AV OPSJON Dersom Sjøfartsdirektoratet utøver opsjon for forlengelse av avtalen i henhold til punkt 2, skal dette skje på samme vilkår som avtalen for øvrig. 4.4 OVERFØRING AV AVTALEN ELLER FILMLEVERANSENE Leverandøren har ikke anledning til å overføre avtalen eller filmleveransene til andre eller benytte underleverandører i større utstrekning enn hva som fremgår av tilbudet, uten forhåndsgodkjenning av Sjøfartsdirektoratet. Slik godkjennelse fritar ikke leverandøren for ansvar og forpliktelser i henhold til kontrakten. Leverandøren skal påse at underleverandører blir pålagt de samme krav og vilkår som beskrevet i avtalen. Leverandøren er overfor Sjøfartsdirektoratet også ansvarlig for eventuelle feil hos eventuelle underleverandører. Sjøfartsdirektoratet trenger derfor kun å forholde seg til leverandøren som er fullt og helt ansvarlig for leveransen. 4.5 LEVERANDØRENS PLIKTER RETTIGHETER Leverandør er ansvarlig for å innhente og inneha de rettigheter som kreves for fremvisning av filmene på norske skip og norsk-eide skip under fremmed flagg i ethvert nasjonalt og internasjonalt farvann. Alle krav fra en tredjepart om betaling av avgifter og/eller krav i forbindelse med opphavsrettigheter og lignende som denne avtalen vedrører, er leverandørens ansvar PRESENTASJON AV FILMUTVALG Leverandøren skal presentere sitt filmutvalg for Sjøfartsdirektoratet for neste kvartal samlet på forhånd. Filmene skal tilbys så tidlig at slik at de kan bestilles og leveres i god tid før lansering for kjøp på dvd i Norge og i samsvar med lanseringsdatoen på skip. Filmutvalget skal være variert og med vekt på nye, aktuelle og populære underholdningsfilmer. Leverandøren skal vedlegge informasjonsmateriell sammen med filmene som tilbys. Informasjonsmateriellet skal inneholde opplysninger om den enkelte films genre (drama, komedie osv.), nasjonalitet, varighet, et kort resymé, instruktørens navn og medvirkende skuespillere. Informasjonen om filmtilbudet og tilhørende materiell skal sendes elektronisk på e-post slik at Sjøfartsdirektoratet enkelt og effektivt kan distribuere materiellet videre til abonnentene på filmtjenesten. 15

16 Sjøfartsdirektoratet tar forbehold for å tilpasse teksten i informasjonsmateriellet. Leverandøren skal ellers holde Sjøfartsdirektoratet løpende orientert om kommende titler og lanseringsdatoer for filmer BEKREFTELSE PÅ BESTILLING OG LEVERINGSTIDSPUNKT Leverandøren skal snarest mulig etter at en bestilling er mottatt sende Sjøfartsdirektoratet en bekreftelse på bestillingen med leveringstidspunkt for de bestilte filmene til valgt speditør/agent/adresse i Norge KRAV TIL FORMAT M.V. Filmene skal leveres i DVD-format og for øvrig i samsvar med kravspesifikasjonen i vedlegg INFORMASJONSFILM Dersom avtalen omfatter det, skal Leverandøren kopiere inn en kort informasjonsfilm som Sjøfartsdirektoratet enten selv har produsert eller kjøpt, på minst en filmtittel hver måned LEVERING Leverandøren skal levere bestilte filmer til valgt speditør/agent/adresse i Norge månedlig. 4.6 SJØFARTSDIREKTORATETS PLIKTER KJØP AV FILMER Sjøfartsdirektoratet skal kjøpe filmer fra Leverandøren for de filmrettigheter som avtalen omfatter. Sjøfartsdirektoratet har imidlertid ikke forpliktet seg til et på forhånd fastsatt omfang pr. måned og står fritt til å velge eller forkaste tilbudte filmer FREMVISNING, OPPBEVARING M.V. Sjøfartsdirektoratet skal kun tilby filmene for sine abonnenter til fremvisning på norske skip og norsk-eide skip under fremmede flagg, som har inngått abonnementsavtale med Sjøfartsdirektoratet. Sjøfartsdirektoratet skal på anmodning fra Leverandøren oversende en liste over de skip som har inngått abonnementsavtale med Sjøfartsdirektoratet. Leverandøren kan ikke benytte opplysninger fra slike lister til å gjøre direkte henvendelser til skipene. Sjøfartsdirektoratet skal sørge for at følgende bestemmelser medfølger filmene og dermed gjøres kjent for de som har inngått abonnementsavtale med Sjøfartsdirektoratet: 16 Filmene skal kun oppbevares på skipet for fremvisning for skipets påmønstrede mannskap. Filmene skal ikke kopieres. Filmene skal oppbevares forsvarlig og på et sted som er utilgjengelig for uvedkommende. Filmene skal destrueres innen 12 tolv måneder fra filmene er mottatt på skipet. Dersom Leverandøren ber om det, skal Sjøfartsdirektoratet bekrefte skriftlig til Leverandøren at abonnentene er blitt instruert om ovennevnte bestemmelser. Såfremt Sjøfartsdirektoratet blir kjent med at gjeldende bestemmelser ikke overholdes, skal Sjøfartsdirektoratet omgående og skriftlig meddele dette til abonnenten, herunder om at gjentakelser vil medføre at abonnenten blir utestengt fra filmtjenesten i en angitt periode. Leverandøren skal få tilsendt en kopi av denne meddelelsen.

17 Sjøfartsdirektoratet er ikke ansvarlig for eventuelle brudd på bestemmelsene så lenge filmene er om bord i skipene eller under forsendelse. 4.7 MISLIGHOLD MANGLER Det regnes som en mangel dersom filmene ikke er i samsvar med kravspesifikasjonen i vedlegg 1 eller for øvrig ikke passer til formålet. Ved mangler kan Sjøfartsdirektoratet kreve omlevering, prisavslag, heving og erstatning samt holde betaling tilbake. Sjøfartsdirektoratet rett til erstatning faller ikke bort ved at det gjøres gjeldende andre krav eller ved at disse ikke kan gjøres gjeldende Sjøfartsdirektoratet kan selv eller ved tredjepart gjennomføre stikkprøver/mottakskontroll av leveranser. Hvis det oppdages feil eller mangler som er av betydning for filmens kvalitet, kan hele leveransen avvises og betraktes som ikke levert FORSINKELSE Det foreligger forsinkelse dersom en leveranse ikke leveres til den tid og sted som er avtalt. Ved forsinkelse kan Sjøfartsdirektoratet kreve oppfyllelse, heving og erstatning samt holde betaling tilbake. Leverandøren skal straks varsle Sjøfartsdirektoratet dersom leverandøren får grunn til å anta at det vil oppstå forsinkelse. Dersom forsinkelsen medfører at filmene ikke kan leveres før lansering for kjøp på dvd i Norge, kan Sjøfartsdirektoratet heve bestillingen ved å meddele dette skriftlig til Leverandøren Heving Begge parter har rett til å heve avtalen dersom den annen part vesentlig misligholder sine forpliktelser i henhold til avtalen eller at det er klart at slikt mislighold vil inntre Erstatning Tap som følge av at avtalen misligholdes av en part, kan kreves erstattet i samsvar med gjeldende rett Forholdet til lov om kjøp (kjøpsloven) Bestemmelsene i lov om kjøp av 13. mai 1988 nr. 27 (kjøpsloven) får anvendelse så langt de passer. 4.8 PRISER OG BETALING Prisen pr. DVD-kopi skal være i samsvar med prisen oppgitt i vedlegg 2. Leverandøren kan ikke kreve kompensasjon for annet enn det som fremgår av vedlegg 2 med mindre annet er uttrykkelig og skriftlig avtalt inkludert alle spesifikasjoner og frakt av filmene. Fakturering skal skje etter godkjent levering, og skal være i norske kroner (NOK). Betaling vil skje 30 dager etter at faktura er mottatt. Sjøfartsdirektoratet har rett til, ved forutgående skriftlig varsel, å holde tilbake omtvistet beløp. Dersom det senere fastslås at Sjøfartsdirektoratet hadde plikt til å betale det omtvistete beløp, skal Sjøfartsdirektoratet betale beløpet samt forsinkelsesrenter i henhold til lov om renter ved forsinket betaling av 17. desember 1976 nr

18 4.9 FORCE MAJEURE Inntreffer det en ekstraordinær situasjon som etter vanlige kjøpsrettslige regler regnes som force majeure, og dette resulterer i at pliktene etter avtalen ikke kan oppfylles uten unormalt høye kostnader, suspenderes den rammede parts forpliktelser så lenge den ekstraordinære situasjonen vedvarer. Den annen parts motytelser suspenderes i samme tidsrom hvis ulempene for den annen part er vesentlige. Partene har gjensidig skriftlig informasjons- og varslingsplikt dersom en force majeure situasjon inntreffer. For øvrig gjelder alminnelig kontraktsrett ved force majeure MEDDELELSER OG INFORMASJON Alle meddelelser, krav og annen kommunikasjon mellom partene i anledning denne avtale, vil bli ansett gitt eller levert når den er levert skriftlig eller ved telefaks til partenes respektive adresser som angitt i avtaledokumentet OPPSIGELSE Sjøfartsdirektoratet kan si opp avtalen med umiddelbar virkning, dersom a. Det i forbindelse med Leverandørens virksomhet åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs, eller annen form for kreditorstyring gjør seg gjeldende, har Kunden rett til å heve avtalen med øyeblikkelig virkning. b. En uforutsett endring i Sjøfartsdirektoratets filmtjeneste medfører at tjenesten blir lagt ned eller antall tilmeldte skip er færre enn LOVVALG Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett TVISTER Tvister mellom partene om forståelsen eller gjennomføringen av avtalen skal søkes løst i minnelighet ved forhandlinger. Fører forhandlingene ikke frem, skal saken avgjøres av de alminnelige domstoler. Partene vedtar Haugaland tingrett som verneting. 18

19 Vedlegg: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Vedlegg 2 Kravspesifikasjon på opsjon på lagerhold av filmemballasje, pakking og utsendelse til filmtjenestens abonnenter Vedlegg 3 Prisskjema Vedlegg 4 Kontraktsdokument Vedlegg 5 HMS-egenerklæringsskjema 19