Internkontroll. Bodø kommune

Transkript

1 Internkontroll Bodø kommune

2 Ansvar og roller Nytt delegeringsreglement vedtatt i juni. Skal publiseres i borgerportalen. Sier noe om delegert ansvar. Rådmann/Kommunaldirektør (Overordnet ansvar) Virksomhetsleder - Ansvaret for internkontrollarbeidet på sin virksomhet HR kontoret Systemansvar Kvalitetslosen Rådgiver HMS ressurser Rådgiver Hovedverneombud/Verneombud (2 frikjøpte HVO på hel tid.) Aktiv rolle i HMS arbeidet Vakthund Arbeidsmiljøloven

3 Tjenesteproduksjon Kvalitetslosen Prosedyrer Avvikssystem Risikovurderinger Fagsystem Selvbetjeningsløsninger med registrering av data så nært kilden som mulig. Utnytte innbygde kontroller Sentrale fagenheter endres fra dataregistrering til controllere Arkiv Styrhus

4 HMS HMS mål definert SAMU Arbeidsmiljøutvalg i HO, OK og Teknisk Arbeidsmiljøgrupper på alle virksomheter Vernerunder Aktivt bruk av BHT Bruk av Risikovurderinger Kosthold/livsstil Kurs for ledere og verneombud Vaksinering og Helseundersøkelser ved behov Verktøy - Kvalitetslosen

5 HO avdelingen Eget Arbeidsmiljøutvalg Arbeidsmiljøgrupper i hver virksomhet Aktivt bruk av vernerunder/risikovurdering Har handlingsplan for arbeidsmiljøarbeidet Omfattende prosedyreverk Regelmessige møter med verneombud/hovedverneombud Etablert verneområder Benytter seg av bedriftsshelsetjenesten ved behov

6 OK avdelingen Bruker Kvalitetslosen Barnehagekontoret gjennomfører tilsyn ved alle barnehagene Barnehagene har sikkerhetskontroll av det fysiske miljøet Skolene bruker Kvalitetskontrollsystemet Grunnskolekontoret gjennomfører årlige møter med hver skole Løpende kontakt med Eiendomsforetaket om byggsikkerhet Elektronisk meldingsutveksling med Nordlandssykehuset for fysio- ergoterapitjenesten Vernerunder og HMS planer gjennomføres rutinemessig Avdelingen har eget AMU

7 Teknisk avdeling Har eget AMU Bruker Kvalitetslosen til rutinebeskrivelser og registrering av avvik. Verneombud og fagledere har gjennomført 40 timers HMS kurs Arbeidsmiljgrupper på alle virksomheter. Årsplan og handlingsplan for HMS og bruk av Bedriftshelsetjenesten Har egen HMS rådgiver Gjennomfører Risikovurderinger Aktivt bruk av Bedriftshelsetjenesten

8 Kvalitetslosen Prosedyrebank Avvikssystem Varslingssystem Risikovurdering

9 Prosedyrebank Malstyrt Rettighetsstyrt - Kun de med definerte rettigheter kan lage, godkjenne eller publisere prosedyrer Versjonshåndtering Alle produserte utgaver blir tatt vare på, og kan dokumenteres i ettertid. «Stemples» at utfører. Det kan dokumenteres hvem som har behandlet prosedyren i systemet. Tidsstyres Varsling når prosedyren har vært aktiv i definert tid. Revisjonsløp må godkjennes av en med rettigheter Mulighet til å melde forbedringer/avvik direkte fra prosedyren. Mulighet til å se hvor mye prosedyrer brukes (leses)

10 Avvikssystem Alle ansatte skal ha tilgang Tilgjengelig bare man har nett tilgang Tilgjengelig på PC/Nettbrett eller mobil Alle melder til nærmeste leder (i utgangspunktet) Verneombud kan melde som rolle Definert tid før avvik går opp i linjen Avvik meldes i forhold til HMS, Organisasjon/internt, Tjeneste/bruker og Samhandling/samarbeid eksterne Statistikk muligheter

11 Varslingssystem I henhold til arbeidstilsynets anbefalinger Varslingssystemet viser nettsiden til Arbeidstilsynet før selve varslingen starter. Varslingen går til HR sjef og Rådmann Varsling kan skje konfidensielt Kommunen har egne varslingsrutiner liggende både i Kvalitetslosen og på Solsia (Intranettet)

12 Risikovurdering Registrering av risikoelementer Vekting av Sansylelighet/konsekvens Tiltaksbeskrivelser Godkjenningsprosedyrer Innsyn i ettertid

13 Avvik for Bodø kommune 2015 HMS 1179 Organisasjon/internt 1079 Tjeneste/bruker 2886 Totalt 4452 (noen avvik reg i flere kategorier) 2016 HMS 826 Organisasjon/Internt 684 Tjeneste/bruker 1934 Totalt 3173

14 Status på avviksregistreringen For Ho er aktiviteten økende 2967 avvik mot 2202 for et år siden For Ok avdelingen er den synkende 321 avvik registrert mot 436 for et år siden Teknisk avdeling reltaiv stabil med 51 mot 47 for et år siden Resten av kommunen har minimalt bruk av avviks systemet. Fremdeles en del avvik som «vandrer» oppover. Stoppes nå i stor grad før de kommer til Rådmannen dersom de ikke skal dette. Utfordrene å vedlikehold systemkompetanse

15 Fordelt på avdeling SA HO OK TA HMS Hele Organisasjon/internt Tjeneste/bruker Totalt HMS Pr august Organisasjon/internt Tjeneste/bruker Totalt

16 Større fokus på avviksrapportering som grunnlag for forbedringer Fokus på de avdelinger/enheter som ikke benytter denne muligheten i tilstrekkelig grad. Fokus på hensikten med avviksmeldinger Statistikk og statistikk muligheter muligheter for læring/hjelp til prioritering. Systemkompetanse på avdelingsnivå.