Betydningen av korrekt registrering. Superbrukerforum, OUS, 3. desember 2015 Avdeling for aktivitetsdata og analyse

Transkript

1

2 Betydningen av korrekt registrering Superbrukerforum, OUS, 3. desember 2015 Avdeling for aktivitetsdata og analyse

3 Myndighetskrav som gjelder medisinsk koding i spesialisthelsetjenesten Kontakter med spesialisthelsetjenesten skal registreres og rapporteres med koder i gjeldende medisinske kodeverk Informasjon om pasientbehandlingen formidles videre til sentrale myndigheter ved hjelp av disse kodene og danner grunnlag for: - administrasjon - styring - kvalitetssikring av spesialisthelsetjenester, inklusiv den aktivitetsbaserte finansieringen - Innsatsstyrt finansiering (ISF) I tillegg skal korrekt koding bidra til medisinsk og helsefaglig forskning, sykdoms- og kvalitetsregistre og bidra til kunnskap som grunnlag for forebygging av ulykker og skader

4 Hovedprinsippet ved koding Kodingen skal gi så presis informasjon som mulig, og så mye informasjon som nødvendig for den aktuelle kontakt, men ikke mer Det er bare det som er relevant for den aktuelle kontakten som skal kodes I veiledningen til hvert kodeverk er det regler for hva som skal og ikke skal kodes

5 Hovedtilstand - definisjon Hovedtilstanden er den tilstanden som helsehjelpen hovedsakelig er gitt for under oppholdet eller konsultasjonen. Hvis mer enn én tilstand kan være aktuell, velges den som har krevd mest behandlingsressurser medisinsk sett

6 Annen tilstand - definisjon Andre tilstander er tilstander som eksisterer samtidig med hovedtilstanden eller som utvikler seg i løpet av behandlingsperioden, og som blir gjenstand for undersøkelse og behandling, som det må tas hensyn til eller som får konsekvenser for behandlingen av pasienten

7 Eksempel En pasient innlegges på medisinsk avdeling for slag; registreres der med hovedtilstand slag, faller ut av sengen og pådrar seg lårhalsbrudd: Pasienten overføres til ortopedisk avdeling og registreres der i Dips med hovedtilstand lårhalsbrudd opereres og registreres med prosedyrekode for lårhalsbrudd slik harmonerer diagnose- og prosedyre kode(r) Da blir episoden korrekt rapportert til Myndighetene, sykehuset får refusjonen det har krav på, og dataene gir korrekt grunnlag for statistikk og forskning

8 Dokumentasjonskrav knyttet til medisinsk koding Det skal være samsvar mellom journaldokumentasjonen og de medisinske opplysninger som er kodet Innholdet i pasientens journal legges til grunn ved vurdering/dokumentkontroll av hva som har hatt reell betydning

9 Korrekt registrering Korrekt registrering av administrative data og medisinsk koding er avgjørende for at rapporteringen til Norsk Pasientregister blir korrekt Med korrekt registrering menes: Sanntidsregistrering alle konsultasjoner må være ferdigstilt med: korrekt dato, klokkeslett inn og ut, adresse, debitor, utførende behandler fakturert og avsluttet alle innleggelser må være ferdigstilt korrekt dato, klokkeslett inn og ut, adresse, debitor, ut til God kontroll i egen avdeling, med kontinuerlig oppfølging av registreringene

10 Rapportering til Helsedirektoratet ved Norsk Pasientregister (NPR) Hvert tertial rapporteres aktivitetsdata til NPR innen gitt frist Dataene blir kontrollert hos NPR Eventuelle feil blir tilbakemeldt til sykehuset for oppretting og korrigering før endelig datalevering sendes

11 Tilbakemeldingstabeller fra Norsk Pasientregister - eksempel Oversikter over kritiske feil i mottatte aktivitetsdata - feilene MÅ korrigeres i eget PAS før endelig fil leveres til NPR. Frist for innsending av korrigert fil er 26. mai 2015 Ref.nr. Beskrivelse Tabell001 Tabell002 Episoder med ugyldig eller manglende KOMMUNENUMMER. Disse episodene vil ikke få ISF-refusjon. Se ISF-regelverket for informasjon om registrering av kommunenummer. Korriger til riktig kommuneumnner i eget PAS. Episoder for samme pasient der ulike KOMMUNENUMMER er registrert og minst én episode er registrert med 9000, 9900 eller Korriger i eget PAS. Tabell003 Tabell004 Tabell005 Tabell006 Tabell007 Tabell008 Tabell009 Tabell010 Tabell011 Polikliniske kontakter med LIGGETID = 1. Kontakter med inntidspunkt etter kl 1900 er ikke tatt med. Er det registrert feil omsorgsnivå, inndato, inntid, utdato eller uttid? Korriger feil i eget PAS. Polikliniske kontakter med LIGGETID > 1 eller utdato etter rapporteringsperioden slutt. Korriger feil i eget PAS. Opphold med liggetid over 365 dager. Sjekk om inndato og utskrivningsdato er korrekte. Korriger eventuelle feil i eget PAS. Episoder hvor dato eller klokkeslett mangler eller klokkeslett er lik 00:00:00. Korriger feil i eget PAS. Dagbehandlinger eller polikliniske kontakter hvor uttid er før inntid. Korriger feil i eget PAS. Døgnopphold eller dagbehandlinger hvor utdato er før inndato eller hvor utdato mangler. Korriger feil i eget PAS. Episoder hvor pasientens fødselsår er etter innskrivingsdatoen. Korriger feil i eget PAS. Episoder med første utskrivningsklardato før inndato eller etter utskrivingsdato, eller utskrivningsdato mangler. Pasienter med kommunale tjenester kan ikke skrives ut til annen somatisk enhet innen egen helseinstitusjon ved avsluttet sykehusopphold. Korriger i eget PAS. Episoder hos pasienter under ett år der hovedtilstand er Z37.x "Resultat av forløsning". Denne hovedtilstanden skal kun brukes på mødre. Kan koding av tilstand for mor og barn ha blitt forvekslet? Korriger i eget PAS.

12 Ikke oppgjorte polikliniske konsultasjoner, konsekvenser? Konsekvensene ved uoppgjorte konsultasjoner er: Rapporteringen ikke blir fullstendig og korrekt påvirker grupperingen og dermed isf-refusjonen (somatikk) manglende takster gir redusert refusjon (psykiatri) egenandeler går tapt

13 Flere polikliniske kontakter pr dag for samme lidelse, som skal være èn poliklinisk konsultasjon med flere tiltak Ved ny registreringspraksis kan man ikke sammenligne aktiviteten med tidligere, da denne var for høy Aktiviteten går ikke ned, men må telles (for statistikk) på annen måte Rapport D-6817 fås total varighet på konsultasjoner Rapport D-500, pasienter med flere konsultasjoner samme dag og samme avdeling OUS blir avkortet mange millioner pr år pga feilregistreringen

14 Manglende oppmøte Pasienter som ikke møter opp/avbestiller senere enn 24 timer før avtalt time: Poliklinikkforskriften Merknad 2F: For bestilt time som ikke benyttes, det vil si at pasienten uteblir uten varsel eller avbestiller senere enn 24 timer før avtalt tid, kan pasienten avkreves betaling som i beløp tilsvarer det dobbelte av egenandel 201b. Pasienten skal informeres om plikten til å betale ved uteblivelse. Slik betaling kan kreves av alle pasienter, også av pasienter som er fritatt fra betaling av egenandel Registrer i Dips ikke møtt; viser til BV_65925 Ikke møtt poliklinikk Takstnummer 201c: Pasientgebyr for manglende oppmøte/avbestilling kr 640,-

15 Registrering av utenlandske pasienter - polikliniske Viser til ehåndbok Dok ID: Brukerveiledning POL - Utenlandske pasienter, oppgjør på poliklinikk_bv. Registrering av pasient Registrer diagnoser, prosedyrer og takster: - Viser til brukerveiledning [ID: Poliklinisk konsultasjon, ferdigstilling og oppgjør]

16 Registrering av utenlandske pasienter - inneliggende Rutiner for innleggelse av utenlandske pasienter ved øyeblikkelig hjelp/behov for nødvendig helsehjelp Viser til ehåndbok Dok ID 87 Retningslinje: Behandling av utenlandske pasienter og andre uten norske trygderettigheter - inneliggende Pasienten registreres i Dips: - Sjekk alltid om pasienten er registrert i folkeregisteret. - Hvis pasienten er registrert med D-nr i folkeregisteret, skal adressefeltet fylles ut. - Legg alltid inn adressen til pasienten i hjemlandet og eventuell midlertidig adresse i Norge Innleggelsesskjema for utenlandspasienter fylles ut tydelig og påføres avdelingsnavn/nr og navn på sykepleier e.l. - Det er denne informasjonen som avgjør om avdelingen får betalt - Utydelige eller mangelfulle opplysninger medfører økonomisk tap for avdelingen Meld fra til utenlandskontoret, tlf nr (221) snarest mulig etter innleggelsen Ta kopier av: Innleggelsesskjema for utenlandske pasienter med tilhørende kopier sendes til Utenlandskontoret, Stab samhandling, Oslo universitetssykehus, Ullevål

17 Registrering av utskrivning Vær oppmerksom på følgende verdier/koder i feltet Ut til : Annen (somatisk) enhet ved egen institusjon. Må ikke brukes når pasienten skrives ut fra OUS; viser til rapport D Parallelle belegg, registrering_bv Annen (ikke somatisk) enhet ved egen institusjon. Må ikke brukes når pasienten skrives ut fra OUS; viser til rapport D Parallelle belegg, registrering_bv Pasienthotell: Defineres som ordinær sengepost, og pasienten må overflyttes, ikke utskrives. Pasienthotell finnes kun på Ullevål Sykehotell: Har ikke status som sykehus, og kan heller ikke utløse ISFrefusjon. Sykehotell brukes av pasienter som på grunn av lang reisevei trenger overnatting i nærheten av sykehuset. I OUS er det sykehotell på Rikshospitalet, Radiumhospitalet og deler av Ullevål

18 Kildehenvisninger Innsatsstyrt finansiering utgitt av Helsedirektoratet Regelverk og veiledning for bruk av kliniske kodeverk i spesialisthelsetjenesten 2015 (Kodeveiledningen) - utgitt av Helsedirektoratet Gå på: Helsedirektoratet.no Kodeverk - kliniske-kodeverk-i-spesialisthelsetjenesten- Helfo.no NB: Regelverkene oppdateres årlig Nye regler for 2016

19 FinnKode online søkeverktøy Søkeverktøy som inneholder oppdaterte kodeverk, og som bruker synonymordlister/søkeforslagslister for lettere søk. Utgis av Helsedirektoratet Gå på: Helsedirektoratet.no Kodeverk FinnKode FinnKode omfatter søk i: ICD-10 NCMP og NCSP (NCRP fra 2016) BUP

20

21 Fritak fra å betale egenandel, poliklinikkforskriften 4 I disse tilfellene slipper pasienten å betale egenandel: Kontrollundersøkelse under svangerskap, ved nedkomst og ved behandling for sykdom i samband med svangerskap og nedkomst, samt for en undersøkelse etter nedkomst. Gjelder også ved avbrudd av svangerskap og en kontrollundersøkelse etter inngrepet Yrkesskade/yrkessykdom under folketrygdloven 13 Personer innsatt i kriminalomsorgen sine anstalter der helsehjelpen blir gitt ved annet personell enn det som er tilknyttet helsetjenester til innsatte Der pasientens tilstand er til hinder for å kreve inn egendelen, eksempelvis alvorlige sinnslidelser, behandling etter pasient- og brukerrettighetsloven kapittel 4A, større akutte skader, bevisstløshet og dødsfall Psykiatrisk, behandling av barn og ungdom under 18 år Behandling av barn under 16 år Behandling og kontroll for allmennfarlig smittsomme sykdommer Oppsøkende behandling overfor rusmiddelavhengige Forsinket konsultasjon viser til Poliklinikkforskriften Merknad 2C Forsinket konsultasjon

22 Egenandel samme lidelse Poliklinikkforskriften: Dersom en pasient mottar helsehjelp knyttet til samme sykdom/skade fra ulike poliklinikker på samme dag, kan pasienten ikke avkreves mer enn én egenandel. Egenandel for røntgen-, ultralyd- og nukleærmedisinsk bildeundersøkelse ved respektive spesialavdelinger kan likevel kreves

23 Egenandel ved flere polikliniske kontakter pr dag ved ulike lidelser Dersom pasienten er til flere polikliniske konsultasjoner samme dag for ulike lidelser, eksempel: - en kontakt på øyepoliklinikken - en kontakt på hjertepoliklinikken - en kontakt på lungepoliklinikken Altså: Hvis pasienten er på ulike poliklinikker for ulike lidelser samme dag kan det kreves flere egenandeler