Referat styremøte i Sola Flyklubb

Transkript

1 Referat styremøte i Sola Flyklubb Dato: kl 18:00 Sted: Klasserom Klubbhus Styret: Stein Olaussen, Rune Hansen, Arild Flesjå, Daniel Kleppa, Rune Hilseth, Mette Waagen Fagsjefer: Olav Vik Andre: A: Godkjenning av forrige møtereferat: Godkjent B: Godkjenning av innkalling: Godkjent Saksliste: 1. Sikkerhetstema Sørg for å aldri forlate fly uten forskriftsmessig fortøyning 2. Informasjon fra Fagsjefer Ingen innspill 3. Status økonomi Kasserer jobber med å innhente informasjon om, og dokumentasjon på Klubbens økonomisk status for å sikre kvalitetskontroll. Endel uklarheter har skapt noe frustrasjon og det jobbes med saken for å opprette den oversikt som kreves for å få en god og sikker økonomisk styring. Det er forøvring ingenting som antyder uregelmessigheter eller bekymring, men Styret ønsker å gjennomgå systemet for å best mulig oversikt. 4. Status Hangar Arild: Arbeidet med bygging av hangar er i rute. Bjelken over porten er oppe, veggene reises i løpet av uka og takstoler skal settes opp neste uke. Entreprenørarbeidet har vært godt og effektivt utført, og dugnadsbidraget har vært betydelig. Det er til nå godskrevet dugnadsarbeid for kr hos entreprenør. Det er ikke lagt inn noe dugnadsarbeid i budsjett, så all dugnad gir positivt bidrag i regnskapet. Ved graving fant man mykere grunn enn forventet, så det måtte legges mer masse enn planlagt for å unngå siging. Dette ga en liten mer kostnad i forbindelse med grunnarbeid, men prosjektet er fremdeles godt innenfor gitte rammer med god margin. Det ble diskutert hvorvidt man skal planlegge for avløp i hangar i tilfelle vi havner i en situasjon der vi uansett må betale tilknytningsavgift til Sola Kommune (status i saken rapportert i aksjonsliste). Dette ble avvist av Styret med begrunnelse i at det ikke er ønskelig å vaske fly inne i kald hangar med

2 det dette medfører i form av fukt risiko og søl i hangar, samt krav til filtrering av avløpsvann som kan medføre ekstra kostnader. Et annet forslag som ble diskutert var å montere en varmekabel i portskinne for å unngå problemer med frysing. Dette ble vedtatt gjort. En siste diskusjon gikk på hva man skal benytte ekstrarom i hangar til. Det bli bli et 28 m 3 stort rom med glassfasade og et forslag var å vurdere å leie dette ut som kontorlokale for å få ekstra leieinntekter til finansiering av prosjektet. 5. Utvalg for utleie av hangarplass Utvalget har vært i kontakt med alle som i utgangspunktet hadde satt seg på liste over interesserte leiere. Styrets uteleie kontrakt er sendt ut sammen med beregnet leiepris og frist for tilbakemelding satt til Så langt har Utvalget mottatt to positive svar og en kansellering. Leder og kasserer har gått gjennom budsjett for drift av hanger for fastsettelse av leiepris per hangarplass. For å fullfinansiere drift av hangar må stk pris per fly fordelt på 6 fly bli 3500 kr per måned. De to plassene i gammel hangar holdes utenfor. Dette innebærer at Klubben må finansiere 1 eller 2 fly i ny hangar, avhenging av om hvor mange fly Klubben beslutter å sette i hangar (3 eller 4). Det vil dermed være 4 eller 5 ledige hangarplasser for utleie. 6. Flydagen Flydagen 2016 skal arrangeres 11 juni som et samarbeid mellom Sola Flystatjon Flyklubb og Sola Flymuseum. Styret diskuterte hvorvidt Klubben skal melde sin interesse for deltakelse på dette. Det ble besluttet at dette er noe Klubben gjerne bør være med på i form av en stand med utstilling av fly (LN FTD og muligens ett til) samt diverse informasjon om kurs og flyving. Styret sjekket med operativ ledelse for arrangementet og fikk umiddelbar respons med tillatelse til å delta. Styret ønsker også å holde muligheten åpen for at interesserte skal kunne melde seg på introtur, med forbehold om ledig luftrom under stevnet (dette kan være en knapp ressurs). Eventuelt kan de som ønsker det få fly etter stengetid, eventuelt en annen passende dag med påmelding. Det vil kreve tilstedeværelse av minimum 1 instruktør, gjerne flere, og det må avtales nærmere og planlegges sammen med skoleavdeling ved Skolesjef. 7. Forespørsel om flyturer Styret har mottatt forespørsel om flyturer for privatpersoner. Dette har ved flere anledninger vært oppe til diskusjon i Klubben. Variende erfaringer med dette gjør at Styret ikke ønsker å endre på den policy som allerede er etablert i Klubben, og vil innskrenke slik flyving til normal privat flyging, eventuelt med familie, venner og kjente.

3 8. Annet Tønsberg Flyklubb har tatt initiativ til å danne en gruppe som gir opplæring i E IR flyvning (en route IFR). Styret ønsker å sjekke muligheten for at også Sola Flyklubb skal kunne tilby dette til sine medlemmer. Interesse blant medlemsmassen må kartlegges og det må sjekkes hvilke krav som stilles for å få skoletillatelse for slik opplæring. Et alternativ er å oppforde til nettbasert teoriundervisning og kun tilby praktisk del i form av påkrevd antall flytimer. Skal vi tilleggsutdanne egen instruktør eller hente inn kapasitet fra Tønsberg er også et spørsmål som kan diskuteres i denne sammenheng.

4 9. Aksjonslogg: Aksjon Ansvarlig Status 1 Motta tilbakemelding fra Teknisk sjef på status aksjonsliste fra møte med Norrønafly og sette gjenværende aksjoner på agendaen 2 Skriftlig henvendelse til Sola kommune angående tilsendt tilknytningsavgift 3 Estimere budsjett for hangardrift og legge fram forslag til leiepris hangarplass basert på dette 4 Innhente informasjon fra Båtforeing i forhold til leievilkår og kontrakt hangarplass 5 Innhente informasjon fra NLF og Huseiernes landsforbund med forespørsel om mal for leiekontrakt Stein/Per Ingar Arild/Stein Rune Ha/Stein Rune Hi Rune Hi Venter på tilbakemelding fra Teknisk Sjef. Se avsnitt 10. Leder følger opp. Brev sendt. Venter på tilbakemelding fra kommunen se kommentar i avsnitt 5 6 Utarbeide klubbens vilkår for leie samt lage kontrakt Styret 7 Sette opp forslag til fordeling av fly i hangar (I og II) og legge fram forslag til utleie plan for Styret Olav Vik, Leif Bjarte Vold og Leif Veka fulgt opp av Stein Pågår se avsnitt 5 8 Sjekk status for revisjon av klubbhåndbok Stein Utsatt 9 Sjekke pris og plan for å bytte ut gammel lås på klubbhus med ny RF ID lås 10 Frembringe leiekontrakt med flyeiere og lagre disse forsvarlig Runa Ha Stein/Rune Ha Pågår Pågår 11 Sjekke fordeling av innkommende midler fra brukskonto til selvassuransefond og motorfond. Hvordan skjer dette, hvem har ansvaret og hvor mye skal stå som minimum på disse konti 12 Sende påminnelse på mail til alle som har negativ saldo over et visst beløp på flykonto i myweblog Rune Ha Pågår se avsnitt 3 Rune Ha Pågår se avsnitt 10

5 13 Sende ut informasjon til alle medlemmer om at booking av fly blir gjort utilgjengelig for ikke medlemmer (som ikke har betalt medlemsavgift innen gitt frist) Stein 14 Sørge for internett tilgang i hangar Styret 15 Undersøke alternativer og igangsette Klubbens deltakelse på Flydagen Sjekke tidligere deltakelse på lignende arrangement og koordinere med skoleavdeling 16 Sjekke krav til E IR opplæring og kartlegge interesse i klubben for dette Mette Stein 10. Kommentarer til aksjonslogg 1) Det må tas høyde for at eventuell Norrøna innkvartering i Klubbhus må tilfredstille krav til lovlige bo forhold, og at kostnaden dette medfører må vurderes opp mot kostand til hotellopphold. 12) Endel av kontoene med negativ saldo er rettet opp. Noen av de gjenværende er gamle og tilhørende personer som sluttet å fly av ulike grunner, eventuelt elever som aldri fullførte etc. Kasserer undersøker muligheten for å kunne slette disse som foreldet for å få oversikten nullstillt. På grunn av bytte av bank, har en del av medlemmers innbetaling via myweblog ikke blitt korrekt registert. Dette fordi penger innbetales til en konto i DNB som ikke lenger eksisterer og overgangen drra til SR bank skjer uten identifikasjon. Det jobbes med å få orden på dette mot dem det gjelder 11. Videre møteplan Styret beholder tirsdag som fast møtedag og vil prøve å kalle inn til møte siste tirsdag i hver måned. Møtetidspunkt 18:00. Planlagt møtedager er som følger: 31. mai 28. juni 30. august 27. september 25. oktober 29. november Referent: Mette Waagen Sektretær Sola Flyklubb.