Referat styremøte i Sola Flyklubb

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Referat styremøte i Sola Flyklubb"

Åse Solberg
7 år siden
Visninger:

1 Referat styremøte i Sola Flyklubb Dato: kl 18:00 Sted: Klasserom Klubbhus Styret: Stein Olaussen, nsen, Arild Flesjå, Rune Hilseth, Leif Veka, Daniel Kleppa, Mette Waagen Fagsjefer: Per Ingar Mortensen, Leif Olsen Andre: Bente A: Godkjenning av forrige møtereferat: Godkjent B: Godkjenning av innkalling: Godkjent Saksliste: 1. Sikkerhetstema Ha stor respekt for værforhold når du skal fly, men la ikke dette nødvendigvis stoppe enhver flyging på dager uten solskinn. Ta de nødvendige forholdsregler, vær godt forberedt på endring og ha alltid en plan B, så kan også grå dager gi fine turer og gode flyopplevelser. 2. Informasjon fra Fagsjefer Leif Olsen: Ny utgave av skolehåndbok under utarbeidelse. Kapittel for lokale forhold skal ferdigstilles og sendes Tilsynet for godkjenning. Ser på muligheten for å utvide skoletilbudet til også å kunne tilby LAPL. Per Ingar Mortensen: Noe debatt omkring reklamasjon ved feilmontering av kabelskruepå LN ASP. LN DAG er på vei tilbake til Sola, men det knyttes noe usikkerhet opp mot ugjorte SID er og gangtid på motor er på overtid. Eier må avgjøre videre plan for flyet. Forslag om å innstallere CO målere i flyet ble lagt fram for Styret, og dette skal sjekkes opp. Antall timer flydd pr dagens dato i 2016 er ca 400. Dette er noe mindre enn sammenlignet med fjoråret. 3. Status økonomi Bente Viken redegjorde: Det er fremdeles endel uoppklarte uoverstemmelser i regnskapet som skyldes mangel full merking av bilag og/eller manglende bilag i forbindelse med bytte av bank fra DNB til SR bank. Saldoer i regnskapet stemmer ikke overens med saldo i bank og endel poster er uklare. Endel av bilagene ble gjennomgått og identifisert av Styret. Regnskapsansvarlig og Kasserer skal identifisere resten av avvikene og sørge for å få regnskapet nullstillt. Så langt i år har utgiftene vært betydelig høyere enn inntektene, og driftskontoen tappes for midler,

2 men forventede inntekter utover sommeren, og en del økonomiske virkemidler, f eks i forbindelse med avskrivning og nedbetaling av lån, gjør at situasjonen fremdeles er håndterbar. Fullstendig oversikt over inntekter og utgifter i regnskapet vil bli opprettet etter at hangar er ferdigstillt og leieforhold avklart. Klubben sliter litt med sein betaling av flytid. Styret bestemte at betalingsfrist skal være 2 virkedager. Leder sender ut melding om dette. 4. Status Hangar Arild Flesjå: Hangarprosjektet er i rute og befaring viser at arbeidsutførelse er fagmessig bra utført. Totalt sett er det ikke noe som tyder på annet enn at vi ligger godt an i forhold til budsjett. Ingen direkte uforutsette utgifter har dukket opp så langt. Noe har blitt dyrere enn forventet, mens andre ting er blitt billigere. At porten ble utvidet med 2 meter førte til behov for stålbjelke som ble betydelig dyrere enn budsjettert. Murerarbeidet ble også endel dyrere. Rabatter og dugnadsbidrag har derimot gitt betydelige kostnadsreduksjon som oppveier for dette. Kraftig regnvær den senere tid avdekket et noe underdimensjonert takrenne og nedløps system. Entreprenør er på saken og dette skal ordnes enten ved montering av ekstra nedløp, eller ved skifte til større takrenner. Neste skritt mot ferdigstillelse er støping av gulv, og det forutsetter en god del dugnadsarbeid i dagene som kommer. En annen viktig oppgave før ferien setter inn, er å få orden på uteområdene rundt hangar og klubbhus slik at det ser ordentlig ut etter oss. Til dette kreves det også en innsats fra frivillige. Etter ferdigstillelsen av selve hangaren, må Styret legge videre planer for Glasshuset. Her bør det legges gulv og gjøres en minimumsinnsats for å bidra til å gjøre lokate attraktivt for potesnielle leietakere. Endel interessenter er allerede kontaktet, med negativt resultat, men det skal jobbes videre med dette. Styret diskuterte eventuell markering av ferdigstillelse av hangar og ble enige om at dette var en god idè. Dato for sammenkomst ble satt til 17. juni. Se akjsonslogg. 5. Utvalg for utleie av hangarplass 4 hangarplasser er bekreftet for utleie, men en av dem er med forbehold. En potensiell kandidat er ikke ennå ikke bestemt/avgjort. Ideelt sett bør 5 hangarplasser leies ut for å balansere løpende utgifter. Styret og Utvalg må gå mer aktivt og bredere ut for å finne interesserte leietakere. Utvalget sjekker med mikrofly miljøet. Det må i tillegg utredes og diskuteres ulike alternativer med flere fly, mindre fly, rabatter etc. 6. Flydagen Leif Veka og Leif Bjarte Vold har sagt ja til å bli med som instruktører. Styret skal sjekke om det finnes materiell som plakater, flyers, brosjyrer etc. Samtidig arrangkomitèn kontaktes om utlån av bord og stoler. Mette og Stein tar seg av dette

3 7. Annet Automatisk SMS ved booking i myweblog fjernet for å unngå rot med trekk fra konto på 1 kr pr melding og systemet som er satt med begrensing på negativ saldo. SMS varsel kan aktiveres av den enkelte dersom ønskelig. Morten Rydningen har framlagt for Styret et ønske om å på sikt si fra seg verv i klubben. Styret sjekker muligheten for å finne erstatter til Flytryggingsleder vervet. Kassererer overtar ansvaret for klubbens nettside. Styret har mottat et brev fra Statens Vegvesen med henstilling om møte angående veg, trafikk og parkeringsplass ved klubblokalet. Leder svarer og finner ut hva som står på agendaen i denne anldening. Kasserer har vært i kontakt med Stavanger Aftenblad i forbindelse med mulighet for å arrangere live web camera på P13. Avinor hadde tidligere denne avtalen med Aftenbladet, men ønsket å avvikle det pga nett tilgang. Flyklubben kan gi Aftenbladet denne tilgangen. Styret mener dette høres interessant ut og Kasserer tar dette videre med Aftenbladet.

4 8. Aksjonslogg: Aksjon Ansvarlig Status 1 Fordele aksjoner i henhold til aksjonsliste fra møte med Norrønafly. 2 Skriftlig henvendelse til Sola kommune angående tilsendt tilknytningsavgift Sola kommune skal kontaktes telefonisk for å få fortgang i saken Stein/Per Ingar Arild/Stein Se avsnitt 9. Leder følger opp og allokerer aksjoner Venter på tilbakemelding fra kommunen. 3 Sjekke mulighet for å få tak i CO målere til flyene 4 Identifisere avvik i regnskap og fremskaffe manglende bilag /Bente 5 Legge planer for Glasshuset Styret 6 Markering av hangar åpning Arild/Mette/Stein Innbydelse (Mette) Bevertning/pris/begrensning på antall (Arild) Tillatelse Avinor driftsentral (Stein) 7 Søke interesserte hangarplass leietakere i mikroflymiljøet Hangar utvalg v/ Leif Veka 8 Sjekk status for revisjon av klubbhåndbok Stein 9 Sjekke pris og plan for å bytte ut gammel lås på klubbhus med ny RF ID lås 10 Frembringe leiekontrakt med flyeiere og lagre disse forsvarlig 11 Sjekke fordeling av innkommende midler fra brukskonto til selvassuransefond og motorfond. Hvordan skjer dette, hvem har ansvaret og hvor mye skal stå som minimum på disse konti 12 Sende påminnelse på mail til alle som har negativ saldo over et visst beløp på flykonto i myweblog Runa Ha Stein/ Utsatt pga økonomi

5 13 Lyse ut stilling som Flytryggingsleder Stein 14 Overta ansvar for klubbens nettsider 15 Undersøke alternativer og igangsette Klubbens deltakelse på Flydagen Sjekke tidligere deltakelse på lignende arrangement og koordinere med skoleavdeling Mette 16 Sjekke opp plakater, brosjyrer, flyers for Flydagen Stein Sjekke opp utlån av bord og stoler under Flydagen 17 Sjekke krav til E IR opplæring og kartlegge interesse i klubben for dette Mette Stein Satt på hold se avsnitt 9 18 Svare Statens Vegvesen på henvendelse Stein 19 Videre kontakt med Stavanger Aftenblad angående web cam 20 Sjekke mulighet for å skifte kode for eksisterende nøkkelkort system 9. Kommentarer til aksjonslogg Punkt 1: Norrønafly aksjonsliste: Brannslukningsapparat, isolasjon foran hangarport, skap merket til deler, karanteneskap, n2 flaske (mangler regulator), øyeskyller, behandling av farlig avfall, spilloljehenting mot betaling, trådløst nettverk til hangar, garderobeskap (enkelt), skisse over hangar for å få godkjent Sola som sekundærbase, dusjkabinett på ene toalettet (sjekke med tilgjengelige rørleggere rørleggere i klubben), fjerne den ene køysenga for tilgang til vindu, røykvarsler. Punkt 2: Sola kommune har ikke svart på henvendelse. Må ta kontakt per telefon og gi avklaring på hva slags bygning hangar er: Påbygg eller frittstående bygning. Arild skal be om et møte. Punkt 9: Utsette skifte av lås grunnet økonomi. Sjekke om vi heller kan skifte nøkkelkort kode på eksisterende lås. Evnt sette kodelås på dør inn til kontor. Sjekke andre alteranitiver, evnt air side dør og direkte tilgag fra Klubbhus til hangar Punkt 17: Følge med hvordan Tønsberg og Bergen drifter dette og evaluere hvilken tilnærming vi skal ha til dette.

6 10. Videre møteplan Styret beholder tirsdag som fast møtedag og vil prøve å kalle inn til møte siste tirsdag i hver måned. Møtetidspunkt 18:00. Planlagt møtedager er som følger: 22. juni (onsdag) 30. august 27. september 25. oktober 29. november Referent: Mette Waagen Sektretær Sola Flyklubb.

Like dokumenter

Referat styremøte i Sola Flyklubb

Referat styremøte i Sola Flyklubb Dato: 30.08.2016 kl 18:00 Sted: Klasserom Klubbhus Styret: Stein Olaussen, nsen, Rune Hilseth, Mette Waagen Fagsjefer: Olav Vik, Per Ingar Mortensen Andre: A: Godkjenning