Protokoll frå styremøte i Sjukehusapoteka Vest HF

Transkript

1 SJUKEHUSAPOTEKA VEST HF Protokoll frå styremøte i Sjukehusapoteka Vest HF Tid: Møtestad: Sjukehusapoteka Vest HF, Møllendalsbakken 9, Bergen Styremøtet var ope for publikum og presse Deltakarar frå styret Ragnhild Osmundsen Jan-Petter Stoutland Per Atle Kjøllesdal Aslaug Hellesøy Odd Søreide Lisbet Karin Nærø Nina Carstens Bente Mari Rolfsnes Marianne Saugestad Leiar Forfall frå styret Nils Arne Holvik Deltakarar frå administrasjonen: Jannicke Daae Tønjum, administrerande direktør (gjekk ut under behandling av sak 53/11) Linda Francis, seniorrådgivar, referent (gjekk ut under behandling av sak 53/11)

2 Saksliste 44/11 A Godkjenning av innkalling og dagsorden for styremøte /11 A Godkjenning av protokoll frå styremøte /11 O Orientering frå administrerande direktør 47/11 A Rapportering frå verksemda 48/11 A Prognose per april /11 O Langtidsbudsjettet for SAV 50/11 O Status lukking av tiltak etter IKT - revisjon okt /11 A Statusrapport FarmaPro 5/e-resept 52/11 A Eventuelt Lukka del Sak 43/11 A Evaluering av administrerande direktør u. off. jf. Offentleglova /11 A Godkjenning av innkalling og dagsorden for styremøte Ingen merknader til innkalling og dagsorden. Ingen saker meldt under eventuelt. Styret godkjenner dagsorden. 45/11 A Godkjenning av protokoll frå styremøte Det var merknadar til formuleringar i sak 30/11 og sak 36/11. Desse vil bli endra av administrasjonen. Styret godkjenner protokoll av 26. mai 2011 med dei merknadar som kom fram under møtet. 46/11 O Orientering frå administrerande direktør Styret tek saka til orientering. 1. Bemanning/ rekruttering i føretaksadministrasjonen Fagdirektør: Intervjurunden er i gang. IKT leiar: Stillinga er utlyst. Forskingsleiar: Stillinga vil bli utlyst i løpet av hausten. 2. Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav Ingen nye saker meldt. 3. Oversikt over tilsyns-, kontroll- og klagesaker 2

3 Ingen nye saker er meldt. 4. Oversikt over aktuelle høyringar Oversikta vil bli oppdatert til neste styremøte. 5. Styresaker til oppfølging Oversikta vil bli oppdatert til neste styremøte. Styret tar saka til orientering med dei merknadar som kom fram i møtet. 47/11 A Rapportering frå verksemda Aktiviteten har vore stor i Sjukehusapoteka Vest så langt i Dette gjeld direkte gjennom leveransar frå sjukehusapoteka, men og på fagleg vidareutvikling av føretaket, og på personalområdet, som har hatt aktivitetar for førebygging av sjukefråvær. Resultatet for Sjukehusapoteka Vest ligg godt over budsjett så langt i år, mens ein ser at mai gav eit resultat under budsjett. Varesalet i perioden ligg under budsjettet, og dettevskuldast i hovudsak sviktande omsetnad i publikum i forhold til budsjettet. I tillegg er varekostprosenten særs høg denne perioden. Dette arbeider ein nå med å finne årsaka til. Styret påpeikar at varekostprosenten er avhengig av mange faktorar og truleg ikkje er eit eigna styringsmål. Styret ber administrasjonen vurdere eit alternativt styringsmål. Til neste år vil ein forsøke å få styremøta betre fasa i forhold til fristar for rapportering i Helse Vest RHF. Samla resultat ved utgangen av mai ligg kr. 2,7 mill. over budsjett. Dette skuldast i hovudsak utgifter som ennå ikkje er ført (periodisering). Styret tar rapportering frå verksemda per 30. april til etterretning med dei merknadar som kom fram i møtet, og ber om utgreiing om periodisering. 48/11 A Prognose per april 2011 Det har vore ein god dialog med apotekarane under prosessen, og kunnskapen deira om apotekdrift har vore lagt til grunn for prognosen. Årsresultatet til Sjukehusapoteka Vest ventast samla å bli på om lag kr ,- under budsjett. Dette skuldast i hovudsak ein del faktorar i budsjettet som ikkje direkte blir styrt av Sjukehusapoteka Vest. Styret uttrykte uro for prognosen, og ønskte tiltak. Administrasjonen såg ikkje så mange moglege tiltak på det noverande tidspunkt, men vil arbeide med dette fram til neste prognose, som skal leggjast fram i september. Det blei påpeika frå styret at resultatkrava står fast. Styret tar saka til etterretning med dei merknadar som kom fram i møtet. 49/11 A Langtidsbudsjettet for SAV Styret var nøgd med det framlagde dokumentet, men etterspurde ei tydeleggjering av meirverdien som Sjukehusapoteka Vest skal bidra med for sjukehusføretak og pasientsikkerheit. 3

4 Arbeidet med langtidsbudsjettet i Sjukehusapoteka Vest byggjer først og fremst på Helse 2020 og Strategiplan for Sjukehusapoteka Vest. I tillegg byggjer det på innspel og føringar for langtidsbudsjett som er gitt frå eigar i brev av Det har vore ei intern avstemming mellom leiing og apotekarar for endeleg kvalitetssikring av føresetnadene for langtidsbudsjettet. Forankring av langtidsbudsjettet for resultat og investering i Sjukehusapoteka Vest vil skje i tett dialog med eigar og helseføretaka i budsjettprosessen til hausten. Samla syner Langtidsbudsjettet for Sjukehusapoteka Vest at verksemda tilnærma vil generere ein kontantstraum som er stor nok til å finansiere dei nødvendige investeringane. Styret føreset følgjande oppfølging av langtidsbudsjettet; Styret godkjenner langtidsbudsjettet for med dei føresetnader som nemnd under. Det vert halde drøftingsmøte med toppleiinga i sjukehusføretaka for å avstemme relevante føresetnader. Auken i stillingstala i langtidsbudsjettet, inkludert farmasøytar i klinisk rådgjeving, er eit uttrykk for styret sin ambisjon. Den årlege auken vil bli fastsett i samband med den årlege budsjetthandsaminga og etter drøfting med sjukehusføretaka. Langtidsbudsjettet som bygger på revidert strategiplan og framtidig investeringsbehov, medfører ein nedgang i resultat dei første to åra i forhold til budsjettert resultat for Styret føreset at eigar vert informert om dette på eigna måte. Eventuelt nye prismodellar og eventuelle endringar i nasjonale oppgåver (produksjon) kan føre med seg endringar i føresetnadene for avlagt langtidsbudsjett. 50/11 O Status lukking av tiltak etter IKT-revisjon okt Saka gjeld status på tiltaksplan for å lukke avvik og dei funna som vart gjort under IKT-revisjonen oktober I ein rapport frå selskapet Conferit som gjennomførde revisjonen, anbefalte dei å utarbeide ein tiltaksplan for å adressere dei mest alvorlege funna/ avvika som vart gjort. Denne blei framlagt for styret i styremøte , der styret la fram ønske om statusrapportar på tiltaksplanen i løpet av Styret var nøgd med at funna/ avvika som blei påpeikt i revisjonen anten er lukka eller i ferd med å bli lukka. Styret tek tiltaksplanen for å lukke avvik etter sikkerheitsrevisjon til orientering. 51/11 O Statusrapport FarmaPro5/e-resept E-resept startar opp i Hordaland 2011 og i Rogaland første kvartal FarmaPro 5 (FP5) frå vår systemleverandør NAF-Data er nødvendig for å kunne ta imot og ekspedere e-resept. Alle Sjukehusapoteka Vest sine apotek køyrer i dag FarmaPro 4 frå same leverandør. Hordaland er pilotfylke for e-resept. Frå hausten 2011 vil fastlegar i Bergen starte å skrive ut e-resept, men papirresept vil framleis vere muleg å bruke. Sjukehusapoteket i Bergen må være klar til å ta imot e- resept 19. oktober for å følgje Helsedirektoratet sin plan for innføring. FP5 bør vere installert 19. september for at dette skal vere muleg. Sjukehusapoteka Vest starta opp eit prosjekt i mai, med prosjektleiar frå Helse Vest IKT. Utgangspunktet var innføring av FP5 i publikum i Sjukehusapoteket i Bergen i første omgang og deretter vidare utrulling i resten av apoteket. Denne løysinga på problemstillinga møter no praktiske problem. 4

5 Styret tar statusrapport til orientering. 52/11 O Eventuelt Ingen saker meldt under eventuelt. 53/11 A Evaluering av administrerande direktør u. off. jf. O.l Styret tek saka til etterretning med dei merknadar som kom fram i møtet. Følgjande skriv og meldingar var på bordet i møtet: Ingen nye skriv eller meldingar blei delt ut under styremøtet. 5

6 Referent: Linda Francis Ragnhild Osmundsen Styreleiar Jan-Petter Stoutland Nestleiar Nils Arne Holvik (sett) Lisbet K. Nærø Per Atle Kjøllesdal Odd Søreide Aslaug Hellesøy Nina Carstens Marianne Saugestad Bente Mari Rolfsnes 6