Side 1. Møteinnkalling. Administrasjons- og likestillingsutvalg

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Administrasjons- og likestillingsutvalg Møtested: formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: kl til ca Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf eller til Sigvard Thy (etter 19. april), tlf Møtesekretær innkaller vararepresentanter. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Per Kristian Øyen leder Monica Aarønes sekretær Side 1

2 Saksliste Utvalgs- Innhold Unntatt Arkiv- saksnr offentlighet saksnr PS 12/3 Godkjenning av protokoll fra ADMU møte 7. februar /968 RS 12/1 Orienteringer til ADMU /967 PS 12/4 Forslag til retningslinjer for kompensasjon for ansattes bruk av egen bil i tjenesten 2008/594 PS 12/5 Reglement for administrasjonsutvalget (ADMU) 2012/203 Side 2

3 Arkiv: 400 Arkivsaksnr: 2012/968-1 Saksbehandler: Monica Aarønes Dato: Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjons- og likestillingsutvalg 12/ Godkjenning av protokoll fra ADMU møte 7. februar 2012 Saken legges frem for Administrasjons- og likestillingsutvalget med følgende forslag til vedtak: Rådmannens innstilling Administrasjons- og likestillingsutvalget godkjenner protokoll fra møte Saksopplysninger Møteprotokollen ble utsendt til utvalgets medlemmer og varamedlemmer i e-post av etter underskrift av utvalgets leder. Just Ingebrigtsen rådmann Nils T. Walseth personalsjef Side 3

4 Arkiv: 400 Arkivsaksnr: 2012/967-1 Saksbehandler: Monica Aarønes Dato: Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjons- og likestillingsutvalg 12/ Orienteringer til ADMU Orientering om Aktiv Kommune v/ NAV-leder Geir Obed Nordli 2. Orientering om uønsket deltid v/ prosjektleder Trine Åkvik Orienteringene vil bli gitt første i møte. Nils T. Walseth personalsjef Monica Aarønes personalrådgiver Side 4

5 Arkiv: 541 Arkivsaksnr: 2008/594-9 Saksbehandler: Monica Aarønes Dato: Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjons- og likestillingsutvalg 12/ Forslag til retningslinjer for kompensasjon for ansattes bruk av egen bil i tjenesten Vedlegg: Forslag til retningslinjer justert etter høringsrunden samt forslag til avtale med den enkelte ansatte. Uttalelser fra høringsrunden. Saken legges frem for Administrasjons- og likestillingsutvalget med følgende forslag til vedtak: Rådmannens innstilling Administrasjons- og likestillingsutvalget vedtar forslag til retningslinjer for kompensasjon for ansattes bruk av egen bil i tjenesten. Saksopplysninger Nye Kristiansund kommune har ikke hatt lokale retningslinjer på dette området. ADMU i gamle Kristiansund kommune vedtok den retningslinjer som fram til i dag har vært praktisert. Flere ansatte / grupper av ansatte har nå søkt om fast bilgodtgjørelse og det har aktualisert et behov for å ha oppdaterte retningsliner, samt at det er ønskelig å endre avgjørelsesnivået. Kommunen har vært svært restriktiv i sin holdning til praktisering av kompensasjon for bruk av egen bil. Pr. dato er det 16 personer som har kompensasjon med årsbeløp mellom kr og kr a. Rådmannens strategiske ledergruppe (7) har en fast bilgodtgjørelse på kr som ble innført i Kompensasjonen gis istedenfor at det skrives regning for kilometergodtgjørelse innenfor kommunegrensen. b. Ut over dette har 2 i sentraladministrasjonen, 4 i Basis-team, 1 ved Helsestasjonen og 2 på Bygg og eiendom en ordning med fast bilgodtgjørelse Side 5

6 mellom kr og kr Disse skriver i tillegg reiseregning med kilometersats for antall kjørte kilometer. Særavtalen om reiser innenlands for statens regning (også kalt Reiseregulativet) Sentral generell særavtale (SGS) 1001, regulerer det gjeldende kronebeløpet. SGS 1001 ble sist endret med ikrafttredelse og 4 lyder som følger: 4 Kompensasjon for bruk av egen bil i tjenesten Der det er nødvendig å benytte bil for å få utført kommunens/fylkeskommunens/virksomhetens tjenester, stiller som hovedregel arbeidsgiver bil til disposisjon. I motsatt fall bør arbeidsgiver og den enkelte arbeidstaker inngå avtale om kompensasjon for jevnlig bruk av egen bil i tjenesten. Slik kompensasjon godtgjøres med inntil kr pr. år. Størrelsen på beløpet vurderes ut fra lokale forhold. Arbeidstakeren forplikter seg, om nødvendig, til å tegne forsikring slik at leiebil kan disponeres når egen bil ikke er disponibel. Arbeidsgiver dekker eventuelt dokumentert tilleggspremie. Økonomiske konsekvenser For ansatte En fast bilgodtgjørelse er skattepliktig for den ansatte. Det skal beregnes 14,1 % arbeidsgiveravgift av beløpet. For kommunen Avtalen gjøres mellom enheten og den enkelte ansatte. Det må derfor være budsjettmessig inndekning i enheten for tiltaket. Medvirkning Utkast til nye retningslinjer har vært sendt på høring til arbeidstakerorganisasjonene og til enhetene i perioden Det har kommet inn 11 merknader, de fleste som kommentarer, begrunnelser eller spørsmål, ikke som vesentlige endringer til det utsendte forslaget. Flere enhetsledere har hatt spørsmål til retningslinjene. De har fått svar tilbake samt at noen har dannet grunnlag for presisering i retningslinjene (spesielt punkt a). Spørsmål har kommet fra Tormod Sandvik, Åse Bjerkestrand, Ragnhild Svardal, Arne Andresen og Helge Hansen. I tillegg har enkelte hatt forslag til mindre endringer eller tilføyelser. Disse innspillene ligger som vedlegg til saken. Forslag på presiseringer/endringer som rådmannen kommenterer: Fra enhetsleder Helge Hansen ved KO a. ønsker økonomisk fleksibilitet fra % b. avtale etter drøftinger med tillitsvalgte Rådmannens merknad: a. Det er foreslått to satser, 1/1 eller ½ sats ut fra det eksisterende maksbeløpet pr. dato. Det er et ønske om en forenklet vurdering og en effektiv og korrekt behandling for lønnsavdelingen som skal utføre oppdraget og foreta justeringer når satsene endres. Forslag om to satser opprettholdes. b. Avtalen gjøres med kommunen og den enkelte ansatt. Det er derfor ikke behov eller ønskelig med drøftinger for hver individuell avtale. Side 6

7 Fra Norsk Sykepleierforbund: Punktet om at man må stille egen bil til disposisjon for andre arbeidstakere hvis man inngår den avtalen mener vi må fjernes fra avtalen Rådmannens merknad: Punktet lå i tidligere retningslinjer, men er tatt ut av dette forslaget. Fra Fagforbundet: a. Har spørsmål om punkt c og e kan slås sammen b. Ønsker at endringer av retningslinjer skjer etter drøftinger med tillitsvalgte (punkt j). Rådmannens merknad: a. Punkt e) krav om leiebil strykes. Rådmannen finner slik ordning som lite hensiktsmessig og tungvint å administrere. Ny setning innarbeides i punkt d): Dersom arbeidstakers egen bil er ute av drift, vurderer enhetsleder driftskonsekvenser samt evt. endringer i den økonomiske kompensasjonen. Setning om avtale med den enkelte flyttes til punkt f). b. Punkt j) endres til: Myndighet til å endre retningslinjene delegeres rådmannen, etter drøftinger med tillitsvalgte. Rådmannens vurdering Rådmannen mener at kommunen bør praktisere en streng vurdering i hvert enkelt tilfelle om bruk av egen bil i tjeneste er nødvendig. Vurderingen bør foretas i forbindelse med utlysning av stillinger og eventuelt tas inn som vilkår i utlysningsteksten. Statens satser for kjøregodtgjørelse etter reiseregulativet skal i utgangspunktet dekke alle kostnader knyttet til bruk av egen bil i kommunal tjeneste. Praksisen i forhold til utlysning av stillinger må innskjerpes, slik at det klart fremgår av utlysningsteksten om arbeidsgiver forutsetter at ansatte må disponere egen bil i tjenesten. Forslaget innebærer ingen spesielle klima eller miljøkonsekvenser ut over dagens praksis med tjenestekjøring. Just Ingebrigtsen rådmann Nils T. Walseth personalsjef Side 7

8 Forslag til Retningslinjer for kompensasjon for bruk av egen bil i tjenesten vedtatt av ADMU Gjeldende fra samme dato. a) Kompensasjon etter disse retningslinjer er en fast økonomisk godtgjørelse for at den ansatte bruker egen bil i tjenesten. Godtgjørelsen kommer i tillegg til kilometergodtgjørelse etter reiseregulativet SGS b) Den ansatte må ha et fast tilsettingsforhold i Kristiansund kommune eller et midlertidig tilsettingsforhold på minimum 6 mnd. c) Arbeidstakerens behov for transport i sitt daglige arbeid må være av en slik karakter og et slikt omfang at arbeidet ikke kan utføres tilfredsstillende uten at det til enhver tid disponeres bil. d) Arbeidstakeren forplikter seg til å stille bil til disposisjon i arbeidet. Dersom arbeidstakers egen bil er ute av drift, vurderer enhetsleder driftskonsekvenser samt evt. endringer i den økonomiske kompensasjonen. e) Ansatte som mottar godtgjørelse etter disse retningslinjene kan ikke reservere seg mot å kjøre tjenestebil når arbeidsgiver finner dette mest hensiktsmessig. f) Avtalene inngås mellom Kristiansund kommune v/ enhetsleder og den enkelte ansatte. Avtalene har en gjensidig oppsigelsestid på 1 måned. Tidsavgrensede avtaler opphører automatisk ved utløpsdato. g) Årsbeløpet er pr. dato på inntil kr Årsbeløpet endres i samsvar med evt. endringer i SGS Godtgjørelsen vurderes avkortet ved uttak av delvis pensjon / permisjon, reduksjon i stillingsandel eller lignende. Godtgjørelsen bortfaller ved hel permisjon uten lønn, sykemelding over tre måneder, eller lignende fravær. h) Det foretas som hovedregel en vekting av årsbeløpet. Dette kan gjøres i forhold til stillingsprosent og/eller omfang av bruken. Satsen som velges skal være enten ½ eller 1/1 del av det til enhver tid gjeldende årsbeløp. Vektingen gjøres av enhetsleder. i) Årsbeløpet utbetales med 1/12 hver måned i det tidsrommet den enkelte avtale gjelder for. Beløpet belastes den enkelte enhets budsjett. j) Myndighet til å endre retningslinjene delegeres rådmannen, etter drøftinger med tillitsvalgte. Forslag til avtale på neste side Side 8

9 AVTALE OM Å STILLE BIL TIL DISPOSISJON FOR KRISTIANSUND KOMMUNE Ress.nr: Etternavn, fornavn: Fødselsdato (6 siffer): Med hjemmel i SGS 1001 Reiseregulativet, 4, samt Kristiansund kommunes retningslinjer for bruk av den aktuelle bestemmelsen i SGS 1001, er det inngått avtale om at arbeidstakeren har plikt til å stille bil til disposisjon for Kristiansund kommune som arbeidsgiver i forbindelse med utførelsen av sine arbeidsoppgaver. Som kompensasjon for denne forpliktelsen mottar arbeidstakeren en fast godtgjørelse pr. år. Godtgjørelsen vurderes avkortet ved uttak av delvis pensjon / permisjon, reduksjon i stillingsandel eller lignende. Godtgjørelsen bortfaller ved hel permisjon uten lønn, sykemelding over tre måneder, eller lignende. Godtgjørelsen etter 7 i reiseregulativet ytes uavhengig av godtgjøring etter regulativets øvrige bestemmelser. Avtalen gjelder f.o.m. dato: eller Avtalen er tidsavgrenset, og gjelder t.o.m. dato: Dato: underskrift arbeidsgiver: Dato: underskrift arbeidstaker: Oppsigelse: 1. Tidsavgrenset avtale opphører automatisk ved utløpsdato. 2. Gjensidig oppsigelsesfrist ellers: 1 måned eller ved opphør av ansettelsesforholdet. Rettigheter og plikter ellers reguleres av tariffavtaler, lovverk og reglementer. Konto: Ansvar: Kostra: Årsbeløp (grunnlag): Månedsbeløp: Dato: Anvist av: Sendes personalseksjonen! Side 9

10 Høringsrunde retningslinjer for kompensasjon for ansattes bruk av egen bil i tjenesten. Enhetsleder Åse Bjerkestrand, barn, familie og helse: Kommentarer til retningslinjer for kompensasjon for ansatte bruk av egen bil i tjenesten i) Siste setning Beløpet belastes den enkelte enhets budsjett. Dette kan være svært ressurskrevende for den enkelte enhet. Vår enhet, Barn, familie og helse har ansatte på to ulike arbeidsplasser og har en utadrettet virksomhet der de aller fleste ansatte (55 stk) må bruke bil for å utføre jobben sin. Flertallet av de ansatte bruker egen bil minst to-tre ganger pr uke, ofte mer. De vil, etter punkt b) ha rett til denne godtgjørelsen. For ca. 50 ansatte vil det utgjøre ca. en halv million kroner pr år. Dette klarer ikke enheten å finansiere uten tilførsel av penger. Ordningen må ikke være slik at enhetens økonomi avgjør hvem som får tilskuddet, det må være likt for alle ansatte som kommer inn under kriteriene uavhengig av enhetens budsjett. Utdanningsforbundet v/ Asbjørn Dypbukt: Utdanningsforbundet har ingen kommentar til innholdet i avtalen, men har kommentar til praktisering av avtalen: Kommentar til praktisering: Utdanningsforbundet mener at nåværende praktisering er for streng med hensyn til hvem avtalen kan gjelde for. Dette gjelder spesielt for mange ansatte ved Kristiansund Opplæringssenter som i løpet av en arbeidsdag har mange forflytninger. Norsk Sykepleierforbund v/ Britt E. Hjelle: I dag er det flere tjenesteområder som bruker privat bil i tjenesten uten at de har inngått avtale om dette med kommunen. Disse skriver reiseregning. For medlemmer i Norsk Sykepleierforbund gjelder dette spesielt ansatte ved Helsestasjonen og enkelte ved Hjemmetjenesten, Tildeling og koordinering og sykehjem - Ved Frei Helsestasjon bruker de privat bil pga lange avstander mellom tjenesteområdene og brukere som de drar på hjemmebesøk til. Det er umulig å få utført jobben sin uten å bruke bil som fremkomstmiddel. - Ved Kristiansund Helsestasjon- tar man enten buss eller går for det meste mellom tjenesteområdene (fra Helsehuset til ulike skoler og ved hjemmebesøk). Dette anser vi som lite effektivt bruk av arbeidstiden. Den tiden man bruker på å gå eller vente på, og kjøre buss, kunne vært brukt direkte til å utføre tjenester til brukerne. Årsaken til at man går, er at man ikke vil stille privat bil til dispensasjon for kommunen uten å få økonomisk kompensasjon for dette. De er heller ikke ansatt med bil i tjenesten. Vi mener at disse arbeidstakerne absolutt burde komme inn under kommunens avtale om bruk av privat bil i tjenesten. Alternativt må disse få tjenestebil, slik ansatte i Barnevernstjenesten har, og som kanskje ikke er avhengig av bil i like stor grad som ansatte ved Helsestasjonen for å få utført arbeidet sitt. - Ansatte i Hjemmetjenesten og Tildeling og Koordinering som bruker bil mellom hjemmebesøk og møtevirksomhet, bruker egen bil når tjenestebil er opptatt. De skriver reiseregning for antall kilometer. For de fleste av disse vil det ikke være aktuelt å inngå avtale om bruk av egen bil. Likeså ansatte i sykehjem som er på ukentlige møter ved Inntak av pasienter ved sykehjem. Unntaket vil være de som har arbeidssted både på Frei og I Kristiansund og som bruker egen bil svært hyppig. Side 10

11 Norsk Sykepleierforbund mener at for arbeidstakere som er avhengig av bil for å utføre jobben sin, må få inngå avtale om bruk av egen bil å få kompensasjon for dette. Alternativt må kommunen stille med tjenestebil. Man kan ikke forvente at ansatte skal stille egen bil til dispensasjon for kommunen, uten godtgjøring utover kilometer godtgjørelse for dette. Sli regelverket praktiseres i dag er det altfor strengt. Punktet om at man må stille egen bil til disposisjon for andre arbeidstaker hvis man inngår denne avtalen mener vi må fjernes fra avtalen. Kristiansund , For Norsk Sykepleieforbund, Britt E. Hjelle, HTV Enhetsleder Ragnhild Svardal hjemmetjenesten Distrikt 1 og 3: Retningslinjene synes greie de. NITO v/ Pål Harstad: Viser til utsendte notat med forslag til retningslinjer for kompensasjon for bruk av egen bil i tjenesten. NITO har ingen spesielle kommentarer til de foreslåtte retningslinjene som etter vårt skjønn ikke skiller seg vesentlig fra retningslinjene som praktiseres pr. i dag. Det er positivt at det legges opp til at vurderingen om kompensasjon blir foretatt ved utlysning av alle stillinger, og at dette blir tatt med som vilkår i utlysningsteksten. Enhetsleder Helge Hansen Kristiansund Opplæringssenter (KO): Merknader fra KO 1. Ang Om plikt til å stille egen bil Jeg forstår disse retningslinjene slik at det avtalen berører er arbeidsstaker plikt til å stille bil til disposisjon. Det forstår jeg da videre slik at den godtgjøring som tas opp her gjelder en godtgjøring for denne plikten. En videreføring av denne forståelsen er da at arbeidstaker som da må stille sin bil til disposisjon, skal ha betalt med statens satser den kjøring som er pålagt i arbeidet. Hvis retningslinjene er å forstå slik at det ikke er en kompensasjon for plikten til å stille egen bil, men en fast kompensasjon for den kjøring en arbeidstaker er pålagt, bør dette uttrykkes tydeligere/ må presiseres. Pkt d) kan oppfattes som forståelse av at godtgjøringen er en fast godtgjøring for pålagt kjørestrekning. Rent prinsipielt mener jeg at det er riktig med En kompensasjon for plikten til å stille egen bil En kompensasjon for den faktiske kjøring en arbeidstaker er pålagt (gjennom føring av kjørebok) Alternativet er selvfølgelig at Kristiansund kommune går over til stiller som hovedregel arbeidsgiver bil til disposisjon. 2. Fra Bakgrunn for saken For kommunen Avtalen gjøres mellom enheten og den enkelte ansatte. Det må derfor være budsjettmessig inndekning i enheten for tiltaket. Denne føringen kan gi ulike ordninger innad i kommunen slik jeg leser den. Selvfølgelig må en enhet ha økonomisk dekning for det man gjør. Side 11

12 Innfører Kristiansund kommune slike retningslinjer, må det forventes at de enheter som pga av arbeidets art må forlange at arbeidstakere stiller egen bil til disposisjon gjøres økonomisk i stand til å inngå denne avtalen som kommunen vil skal benyttes. 3. Fra Retningslinjer h) Det foretas som hovedregel en vekting av årsbeløpet. Dette kan gjøres i forhold til stillingsprosent og/eller omfang av bruken. Satsen som velges skal være enten ½ eller 1/1 del av det til enhver tid gjeldende årsbeløp. Vektingen gjøres av enhetsleder.(nb Min understrekning) Denne bestemmelsen om enten ½ eller 1/1 del ser jeg på som ugunstig og lite fleksibel. Det er ifølge retningslinjene to forhold som skal vurderes: Stillingsprosent Omfang av bruken Uansett om begge forhold skal tas med, eller kun en av disse, vil et være ugunstig med en fast vurdering(enten hel eller halv kompensasjon). Jeg ønsker her en kompensasjon som er helt fleksibel (fra 0 100%). Jeg ser ikke det som vanskelig å avgjøre denne vurderingen, etter drøfting med tillitsvalgt. I samme uttalelse lå følgende: Uttalelse fra plasstillitsvalgt ved Utdanningsforbundet KO, Avd Goma: Det er viktig å få en slik avtale for ansatte ved KO som daglig kjører mellom ulike arbeidssteder. Avstandene er ofte forholdsvis korte i km noe som resulterer i at en kaldkjører som igjen medfører dobbelt forbruk. Dagens ordning dekker ikke drivstoffutgiftene og langt i fra de andre driftsutgiftene. Ved en fast godtgjørelse vil en få en tilnærmet realistisk kompensasjon. Helge Bolseth, plasstillitsvalgt Utdanningsforbundet, KO Avd Goma Fagforbundet v/ Astrid Rønning: Fagforbundet Kristiansund har noen merknader til retningslinjene c) når arbeidstakers bil er ute av drift, vil dette da si at arbeidstaker kan låne bil av noen eller skal forsikringen være så god at dette dekker leiebil? e) her står det at arbeidsgiver dekker evt. tilleggsforsikringer på leiebil. Bør c og e være et punkt? j) endringer av retningslinjer etter drøftinger med tillitsvalgte Side 12

13 Arkiv: 400 Arkivsaksnr: 2012/203-3 Saksbehandler: Sigvard Thy Dato: Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjons- og likestillingsutvalg 12/ Reglement for administrasjonsutvalget (ADMU) Vedlegg: Forslag til reglement for administrasjonsutvalget. Saken legges frem for administrasjonsutvalget med følgende forslag til vedtak: Rådmannens innstilling Administrasjonsutvalget vedtar fremlagt forslag til reglement. Saksopplysninger Rådmannens forslag til nytt reglement for ADMU ble fremlagt for og behandlet av ADMU i møte , sak 12/1. Her ble det fremlagt forslag til reglement vedtatt. Under utvalgets behandling av saken kom Bjarne Elde (AP) med følgende tilleggsforslag som fikk enstemmig tilslutning: Rådmannen bes fremme ny sak om ADMU`s ansvarsområde myndighet og bestemmelser om mindretallsanke. Rådmannens vurdering Når det først gjelder spørsmålet om det skal være adgang til mindretallsanke, ble det ved foregående fremlegging av saken foreslått at et mindretall av utvalgets medlemmer skulle ha adgang til å anke et vedtak i ADMU til overordnet organ. Med bakgrunn i at gjeldende kommunelov ikke inneholder noen bestemmelse om mindretallsanke for ADMU, foreslås det at punktet om slik ankes tas ut av reglementet. I henhold til kommunelovens 1 treffer kommunestyret vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet ikke følger av lov eller delegasjonsvedtak. Når det gjelder ADMU`s ansvars-/myndighetsområde, så er dette direkte fastsatt i kommunelovens 25 nr. 1 og hovedavtalen del 2 4. Det som fremgår av disse bestemmelsene er tatt inn i det forslag til reglement som ble vedtatt på møte Kommunestyret har adgang til å delegere ytterligere myndighet til ADMU. Slik delegasjon foreligger ikke pr. i dag, og rådmannen ser ikke behov for at dette blir gjort. Rådmannen vil etter dette tilrå at reglementet slik det ble vedtatt i sak 12/1 blir stadfestet med unntak av bestemmelsen om mindretallsanke, som tas ut. Side 13

14 Karl Kjetil Skuseth rådmann Nils T. Walseth personalsjef Side 14

15 REGLEMENT FOR ADMINISTRASJONSUTVALGET (ADMU) I KRISTIANSUND KOMMUNE Fastsatt av ADMU i medhold av Hovedavtalens del B 4, med endringer sist vedtatt Sammensetning ADMU består av 16 medlemmer med varamedlemmer. 11 av medlemmene med varamedlemmer velges av bystyret, som også velger leder og nestleder. 5 medlemmer med varamedlemmer velges av arbeidstakerorganisasjonene. 2. Ansvarsområde - myndighet ADMU skal behandle saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte, med mindre partene avtaler at slike saker skal behandles på annen måte. ADMU er også kommunens likestillingsutvalg. ADMU treffer vedtak og gir tilråding i saker som vedrører kommunens overordnede retningslinjer for kommunens personalpolitikk, herunder tiltak for likestilling og inkluderende arbeidsliv (Hovedavtalen del B 4). Utvalget skal herunder Fastsette/tilpasse retningslinjer/reglement innen arbeidsgiver-/ personalpolitikk. Gi uttalelse i saker vedrørende større omorganiseringer og/eller saker av prinsipiell karakter, herunder nye organisasjons- og bemanningsplaner. Gi uttalelse ved ansettelse av rådmann. Utvalget drøfter dessuten kvalitets-, fornyings- og utviklingstiltak, oppfølging og implementering av nasjonalt vedtatte reformer, resultater fra KS sine kontakter med statlige myndigheter samt oppfølging av saker fra sentralt kontaktmøte (Hovedavtalen del B 4). I saker der ADMU ikke treffer endelig vedtak innen sitt ansvarsområde, skal utvalget behandle sakene/avgi uttalelse før disse fremmes for formannskap/bystyre. 3. Møterett Rådmann, kommunalsjefer og personalsjef har møte- og talerett i utvalgets møter. 4. Utvalgets møter Utvalget holder møter for åpne dører når ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller vedtak etter kommunelovens 31. Vedtak om å behandle en sak for lukkede dører kan skje når hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier Side 15

16 dette. Debatt om dette foregår for lukkede dører hvor møteleder krever det eller utvalget vedtar det. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. Møter holdes i henhold til oppsatt møteplan, og ellers etter behov. Det avholdes møter når lederen eller minimum 1/3 del av medlemmene krever det. Møtene kunngjøres på kommunens hjemmeside. Sakslisten og andre sakspapirer som ikke er unntatt offentlighet skal være tilgjengelig på hjemmesiden. Leder av utvalget, i samarbeid med personalsjefen, setter opp saksliste for det enkelte møte, og sørger samtidig for at de saker som er oppsatt på møtekartet er tilfredstillende utredet. Innkalling og sakspapirer utsendes senest 7 dager før møtet til utvalgets medlemmer og varamedlemmer og andre med møterett i en eller flere saker. Møter ledes av utvalgets leder eller nestleder. Har begge meldt forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. Vedtak fattes med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet har utvalgets leder dobbeltstemme. Utvalgets vedtak fattes normalt i møter. Dersom utvalgets leder imidlertid vurderer det som særlig påkrevet å få avgjort en sak før neste møte, kan han/hun beslutte saken tatt opp til behandling ved fjernmøte eller skriftlig saksbehandling. Utvalget er vedtaksført når minst halvparten av medlemmene er til stede (medregnet varamedlemmer) og avgir stemme i den enkelte sak. Det føres protokoll for alle møter. Godkjenning av protokollen skjer i førstkommende utvalgsmøte. Godkjent protokoll underskives av møteleder og sekretariat. 5. Sekretariat Sekretariatsfunksjonen for utvalget legges til personalsjefen. 6. Funksjonstid ADMU sin funksjonstid er sammenfallende med valgperioden. Side 16