HØGSKOLEN I GJØVIK. Forprosjektrapport. Konsis en bedrift med muligheter. Nina Esp Aase Ingrid Næs Hilde Sivertsen Fossing

Transkript

1 HØGSKOLEN I GJØVIK Forprosjektrapport Konsis en bedrift med muligheter Nina Esp Aase Ingrid Næs Hilde Sivertsen Fossing

2 Innholdsfortegnelse Sammendrag... 3 Bakgrunn... 4 Om Konsis Grafisk AS... 4 Mål... 5 Hovedmål... 5 Effektmål... 5 Prosjektresultat... 5 Læringsmål... 5 Avgrensninger... 6 Rammer... 6 Gantt skjema... 7 Økonomi... 7 Utførelse av prosjektet... 8 Oppgavebeskrivelse... 8 Metode... 8 Møtevirksomhet... 8 Risikofaktorer og kvalitetssikring... 8 Roller og ansvarsfordeling... 9 Prosjektgruppen Deltakere Kompetanse og bakgrunn Grupperegler Kilder: Vedlegg: 1. Grov framdriftsplan 2. Gantt skjema 3. Prosjektavtale 2

3 Sammendrag Arbeidstittel Konsis en bedrift med muligheter Navn på gruppedeltagerne Hilde Sivertsen Fossing Nina Esp Aase Ingrid Næs Oppdragsgiver Konsis grafisk as v /Svein Bratli Veileder Leif Egil Nordahl Problemstilling Hvordan formidle Konsis sitt brede produktspekter til eksisterende kunder for å fremme mersalg Bakgrunn for problemstillingen Konsis har i dag mange kunder, men få har kjennskap til alle mulige tjenester og produkter Konsis kan tilby. Hovedmål Konsis skal øke omsetningen, gjennom økt mersalg per kunde, med 7% i løpet av 3 år. 3

4 Bakgrunn Bakgrunnen for dette prosjektet er at gruppen gjennomfører en bacheloroppgave på 20 studiepoeng ved Høgskolen i Gjøvik. Det var ved et bedriftsbesøk i regi av HIG høsten 2008 til Konsis Grafisk AS, som ga gruppen ideen om at Konsis kunne være en interessant samarbeidspartner til vår bacheloroppgave. Bedriftsbesøket viste oss at Konsis er en bedrift med høy og bred kompetanse og med mange unike og spennende produkter. Ved å se nærmere på hva Konsis har å tilby av produkter og tjenester, oppdaget vi at for nye kunder kan det brede produktspekteret være vanskelig å få en oversikt over. Vi fikk dermed ideen om at dette kunne være et spennende emne å jobbe med i vår bacheloroppgave. Etter bedriftsbesøket kontaktet gruppen Konsis og avtalte et møte. På møtet ble vi enige om et samarbeid og at området vi skulle jobbe med var Konsis sitt produktspekter og kundeformidling. Målet er å øke mersalg til eksisterende kunder. Dette vekket felles interesser hos begge parter. Konsis selv har sett på dette som en utfordring, og håper at vår bacheloroppgave kan løse deler av dette problemet. Gruppen så at ved å jobbe med disse temaene vil vi kunne bruke mye av kunnskapen vi har tilegnet oss gjennom vårt studie. I tilegg vil vi få mulighet til å fordype oss i noen fagområder og erfare hvordan det er å jobbe med et omfattende prosjekt direkte tilknyttet den grafiske bransjen. Erfaringen vi vil få gjennom denne bacheloroppgaven kommer vi garantert til å få utbytte av i senere jobbsammenhenger. Om Konsis Grafisk AS Konsis Grafisk AS er en mellomstor bedrift lokalisert på Økern i Oslo. De er i dag 26 ansatte og hadde i 2008 en omsetning på ca 43,6 millioner. Bedriften startet i 1992 som en ren reprobedrift, der de fleste av kundene til Konsis var andre trykkerier. I 1995 kjøpte de sin første digitale trykkmaskin og endret strategi ved å satse mot direkte kunder. Konsis har hele tiden vært endringsvillig, og vært tidlig ute med å prøve nye løsninger i en bransje som har vært i en ekstrem utvikling. Dette gjør at Konsis i dag har blitt en totalleverandør i den grafiske bransjen, hvor de tilbyr et bredt spekter av tilbud og tjenester. Konsis er blitt en kunnskapsbedrift med fagfolk som kan gi kundene produkter og løsninger helt fra ide stadiet og fram til ferdige produkter. Et av hovedområdene de jobber med i dag er å utarbeide og produsere salgs og markedsmateriell for ledende selskaper i Norge og Skandinavia. Et av deres hovedmålsettinger er at de skal levere de beste produktene, til rett tid. Konsis Grafisk AS har også blitt belønnet med Dun & Bradstreets høyeste kredittverdighet: AAA, flere ganger opp gjennom årene. Dette er en utmerkelse viser at kunder trygt kan stole på at Konsis er økonomisk stabile. 4

5 Mål Hovedmål Konsis skal øke omsetningen, gjennom økt mersalg per kunde, med 7% i løpet av 3 år. Effektmål For Konsis Konsis skal øke omsetning per kunde. Selgerne skal bli mer beviste på informere kundene om mulighetene de får hos Konsis. Kundekontakten skal økes. Prosjektresultat Det konkrete resultatet av prosjektet vil bli vår sluttrapport, som tilslutt vil konkludere med en tiltaksplan. Denne kan Konsis bruke for å få nåværende kunder til å kjøpe mer. Elementer som er viktig for å nå målet er: Samle informasjon o Informasjonen vi samler inn skal kontinuerlig kvalitetssikres. o Vi skal velge kilder med omhu. Sammarbeid o Kommunisere godt med arbedsgiver, veileder og innad i gruppen. Tiltaksplan o Tiltakene skal være realistiske. Læringsmål Gruppen skal: Få økt forståelse for grafisk bransje Få økt forståelse for kunde bedrift relasjon Kunne bruke faglig teori i reelle praktiske oppgaver Få innsikt i hvordan en privat bedrift fungerer. Få kjennskap til hvordan der er å ha forskjellige ansvarsroller. 5

6 Avgrensninger Vi skal bruke Konsis sin nåværende kompetanse og påpeke kompetanse som vi eventuelt mener mangler i bedriften. Vi skal kun skal se på de produktene og tjenestene Konsis kan levere med dagens utstyr. Vi skal altså ikke se på muligheter for nye produkter og stansingsområder. Rapporten skal inneholde disse hovedpunktene fra prosjektet: Kartlegging Konsis sine produkter og tjenester Kartlegging av Konsis sin bedriftsstruktur Konklusjon av hvordan bedriften er i dag Sammendrag av informasjon innhentet fra kunder Sammenligninger av selgeropplevelse og kundeopplevelse Konkret sammendrag av hva Konsis er gode og hva de er mindre gode på Konkludere med en tiltaksplan Punktene kan modifiseres underveis, men vil gi en ramme for hva rapporten skal inneholde. Rammer Rammene til prosjektet er satt av Høyskolen i Gjøvik og finnes på HIG sine hjemmesider. Tidsfristene for prosjektet er klare og de vi må forholde oss til er: 1. Frist for innlevering av forprosjektrapport og prosjektavtalen med oppdragsgiver er innen kl Ferdig bacheloroppgave skal leveres til kopisentralen innen kl Ferdig bacheloroppgave skal leveres Studenttorget innen kl A3 plakaten skal leveres til laminering innen kl Laminert plakat skal leveres til Studenttorget innen kl Presentasjonen av bacheloroppgaven vil bli foretatt klokkeslettet er foreløpig ikke blitt bestemt. Gruppen vil meste parten av tiden jobbe i Gjøvik på vårt tildelte grupperom. Men ettersom vår samarbeidsbedrift holder til i Oslo vil det bli nødvendig at en del av arbeidet vil bli utført hos dem. 6

7 Gantt skjema Se vedlegg for større gantt skjema. Økonomi Under har gruppen satt opp et budsjett for utgifter vi vil få gjennom prosjektet. Gruppen har planlagt å dra på messen Print 2009 i Stockholm som er fra Februar. Dette er en messe gruppen vil få stor utbytte av og vi planlegger å være der i tre dager. For å få dekke utgiftene vil gruppen søke om et stipend fra NHO, fra arbeidsgiver har vi allerede blitt lovet utgiftsdekning på opptil 7500kr. Utgifter utover dette vil bli delt likt på gruppens tre medlemmer. Hva Antall Sum Transport t/r Oslo Gjøvik kr Overnatting i Oslo kr Messe: Print 2009 Flybilletter Stockholm t/r Opphold Stockholm 3 stk 3 dager 3000 kr 7200 kr Div. kontorrekvisita 200 kr Telefonutgifter 500 kr Bøker kr Del sum kr Uforutsette kostnader 10% 2434 kr Avrundet SUM: kr 7

8 Utførelse av prosjektet Oppgavebeskrivelse Bacheloroppgaven vil hovedsaklig gå ut på å finne den beste løsningen for hvordan kundene skal få kjennskap til hvilke produkter Konsis kan tilby. Vi må først kartlegge produktene som tilbys og systematisk dele disse inn i kategoriene produkter og tjenester. Deretter må vi se på hvordan selgerkunde kontakten er, kartlegge svakheter og finne forbedrende tiltak på disse. For å klare denne jobben har vi delt prosjektet i fasene 0 5. Disse er inndelt slik: Fase Start dato Slutt dato Aktivitet Prosjektleder Sekretær Fase Forprosjekt Nina Hilde Fase Kartlegging Nina Ingrid Fase Konklusjoner og Hilde Nina kundekontakt Fase Tiltak Ingrid Hilde Fase Rapportferdigstilling Hilde Ingrid Fase Presentasjon Ingrid Nina Metode For å innhente informasjonen som gruppen vil trenge for å løse oppgaven vil vi benytte oss av spørreskjemaer, personlige intervjuer og bøker. Intervjuene vil bli gjennomført med ansatte og kunder av Konsis. Gruppen har også fått bekreftet at vi vil få tilgang på all bedriftsøkonomisk informasjon vi måtte trenge. Gruppen skal også undersøke om det er noen andre som kan ha gjort et lignende prosjekt om dette tidligere. Vi vil søke etter informasjon om dette i bøker og på nettet, men vil også kontakte NHO Grafisk for å høre om de vet om gjennomførte mersalgs prosjekter innad i den grafiske bransjen. Møtevirksomhet Gruppen kommer til å ha møte med veileder hver fredag kl på veileders kontor. Hvis gruppen ikke ønsker en veiledningstime vil dette bli gitt beskjed om til veileder i god tid. Møter med oppdragsgiver vil bli holdt i Oslo etter behov fra begge parter og vil bli avtalt via mail. Statusmøter i gruppen vil bli holdt etter behov. Det er prosjektleders ansvar å holde disse møtene. Risikofaktorer og kvalitetssikring For å unngå at informasjonen vi har tilegnet oss skal bli borte har gruppen laget rutiner for å ta backup. All informasjon er til enhver tid på alle gruppemedlemmenes maskiner og en lagringsplass på internett, men hver uke skal også alle dokumenter bli tatt backup på en ekstern harddisk. En risiko i prosjektet er at svarprosenten på forespørsler om informasjon er for lav. Gruppen vil da måtte sette i gang tiltak som purring og evt søke hjelp fra Konsis for å få hentet inn tilstrekkelig 8

9 informasjon. Ved innhenting av informasjon skal gruppen alltid være kritiske til kilder og data. Dette er viktig for å opprettholde prosjektets troverdighet. Det vil bli ført logg hver dag som skal inneholde: Dato, oppgaver som har blitt utført, navn på medlemmer som utførte oppgaven og antall timer arbeidet tok. Roller og ansvarsfordeling I et prosjekt er det viktig at rollene og ansvaret blir fordelt på gruppens medlemmer. Det vil gjøre gjennomføringen lettere ved å redusere forvirring, fremme samarbeid og gir klarhet i hvem som skal ha ansvar for hva. I dette prosjektet skal det hele tiden være en prosjektleder og en sekretær, for å ha en klar ansvarsfordeling. Prosjektlederen vil ha det overordnede hovedansvaret i inneværende fase. Sekretæren vil være loggansvarlig, ha ansvaret for å oppdatere weben og skrive møtereferater og lignende. I starten av prosjektet vil vi også ha en webansvarlig, men dette vil kun gjelde under forprosjektet ettersom det er fasen websiden skal ferdigstilles. For at alle i gruppen skal få størst mulig læringsutbytte, vil rollene gå på rundgang i de forskjellige fasene. Dette gjør at alle i gruppen vil få erfaring i alle de forskjellige rollene. Ettersom vi er tre medlemmer i gruppen vil det til enhver tid være en person uten en konkret rolle. Denne personen vil få tildelt arbeidsoppgaver av prosjektleder. 9

10 Prosjektgruppen Gruppenavn: Konsis en bedrift med muligheter Deltakere Gruppens medlemmer: Ingrid Næs Tlf: Mail: Nina Esp Aase Tlf: Mail: Hilde Sivertsen Fossing Tlf: Mail: Veileder: Leif Egil Nordahl Tlf: Mail: Kontaktperson hos Konsis: Svein Bratli Tlf. dir: Mobiltlf: Mail: Kompetanse og bakgrunn Alle gruppens medlemmer har på videregående gjennomført retningen Medier og Kommunikasjon. Her har vi i all hovedsak lært om ulike medier, hvordan de fungerer og hvordan man skal produsere for disse. Gruppens medlemmer holder nå på å fullføre bachelorgraden Mediemanagement, og det er kunnskapen vi har tilegnet gjennom dette studiet som vil danne grunnlaget for denne bacheloroppgaven. Noen av de aktuelle temaene i studiet har vært trykksaksproduksjon, prosjektstyring, økonomi, bedriftsutvikling og markedsføring. I gjennomføringen av prosjektet vil gruppen bruke allerede tilegnet kunnskap, samt fordype seg i aktuelle temaer. 10

11 Grupperegler 1. Ved uenighet skal alle få sagt sin mening i saken, og avgjørelse tas ved votering. 2. Det skal alltid være en som er prosjektleder for hver av delene i oppgaven. Denne jobben skal gå på rundgang. 3. Prosjektleder skal motivere og har ansvaret for at alle på gruppen vet hva som må gjøres for å få gjennomført den aktuelle delen av oppgaven. Prosjektleder har også ansvaret for å avholde statusmøter. 4. Har man en dårlig dag skal resten av gruppen informeres om dette. 5. Hvis en eller flere av gruppemedlemmene ikke har gjort sin del av arbeidet tas dette opp i gruppen for å avklare årsak og eventuelle sanksjoner bestemmes av gruppen. 6. Ved en eventuell avskjedigelse fra gruppen tas dette opp med veileder. Dette skal kun brukes hvis det ikke er mulig å løse problemene som har oppstått på annen måte. 7. Kommer man for sent eller blir borte en dag skal dette meldes fra om til resten av gruppen så fort som mulig. 8. Eventuelle påløpte kostnader deles likt mellom alle gruppemedlemmene. Gruppen skal kontinuerlig holde en oversikt over kostnadene som påløper. 9. Prosjektleder har fullmakt til å signere på vegne av gruppen. Prosjektleder kan deligere dette til et annet gruppemedlem ved behov. 10. Konflikter/irritasjon skal tas opp så fort som mulig for å unngå større konflikter. 11. Gruppen skal være flinke til å ta pauser. Det er prosjektleders ansvar at dette gjøres. 11

12 Kilder: Julie Helland, Eivind Brandsnes og Ole Christian Rønning(2008); Forprosjektrapport Konvertering fra print til web.forprosjektrapport, Høgskolen i Gjøvik. Westhagen, Harald m.fl.(2006); Prosjektarbeid, utviklings og endringskompetanse. Oslo: Gyldendal Norsk Forlag AS. Larsen, Ingunn (2008). Totalleverandør: Alt på ett sted. I: Print&Publisering. September s Vedlegg: 1. Grov framdriftsplan 2. Gantt skjema 3. Prosjektavtale 12

13 Grov framdriftsplan Fase Start dato Slutt dato Aktivitet Prosjektleder Sekretær Fase Forprosjekt Nina Hilde Fase Kartlegging Nina Ingrid Fase Konklusjoner og Hilde Nina kundekontakt Fase Tiltak Ingrid Hilde Fase Rapportferdigstilling Hilde Ingrid Fase Presentasjon Ingrid Nina Problemstilling Hvordan formidle Konsis sitt brede produktspekter til eksisterende kunder for å fremme mersalg Fase 0 Forprosjekt o Hovedansvar web: Ingrid o Prosjektleder: Nina o Sekretær: Hilde Fase1 Kartlegge konsis sine produkter og tjenester Kartlegge bedriftsstruktur o Ansatte antall utdanning/kompetanse o Kunder antall hva som kjøper kunden mest av, nest mest av osv Hvor mange forskjellige tjenster/produkter benytter hver kunde seg av. o Bedriften Maskiner Omsetning/resultat o Selgere Hvordan går selgeren fram til kunden Forskjellige forretningsområder pr selger??? Hvordan er kundeoppfølging o Generelt Håndtering av klager Ordreflyten Hvem er kunden i kontakt med. SØ

14 Fase 2 Konkludere med hvordan bedriften er i dag o Økonomisk o Bedriftsstruktur o Litt bedriftskultur Snakke med kunder o Hvilket inntrykk har kunden av Konsis o Hvordan opplever de kjøpsprosessen o Hva er de fornøyd og misfornøyd med? forbedringer Fase 3 Sammenligner selgeropplevelse med kundeopplevelse Konkretisere hva Konsis er gode på og hva Konsis er mindre gode på Finne konkrete tiltak til forbedring og konfrontere dette med Konsis Lage en tiltaksplan Fase 4 Rapport ferdigstilling Fase 5 Presentasjon 2

15 Gan$ skjema AkCviteter Tidsforbruk Januar Februar Mars April Mai Juni start slu* ant * Fase Forprosjekrapport Lage webside Fase Li$eraturundersøkelse UCorming av intervjuer og spørresundersøkelser Delta på messe: "print 2009" Kartlegge bedriken Fase Samle data Trekke konklusjoner UCorme dybdeintervjuer Ol kunder UCorme spørreundersøkelser Ol kunder UCøre dybdeintervju UCøre spørreundersøkelser Fase Samle data fra kundeintervjuene Trekke konklusjoner Sammenligne selgeropplevelse og kundeopplevelse Trekke konklusjoner Utarbeide en Oltaksplan Fase Skrive rapport FerdigsOlle rapport Fase Lage A3 plakat Forberede fremføring * Uke 15: Påske

16

17