Prosjektplan Bacheloroppgave 2014

Transkript

1 Høgskolen i Gjøvik Prosjektplan Bacheloroppgave 2014 Hvordan motivere Ahlsells ansatte til økt kvalitet på leveranser? Joachim Adrian Tande Valstad Kai Asle Trøhaugen Chris André Lehre Moen 27/1-2014

2 Innhold: 1. Innledning : Bakgrunn Organisering : Gruppen : Oppdragsgiver : Veileder Omfang : Fagområde : Avgrensning Prosjektets oppbygning og mål : Problem : Problemstilling : Definisjoner : Fremgangsmåte : Rammebetingelser Målformulering : Effektmål : Resultatmål Prosjektplan : Arbeidsmetode : Statusmøter : Dokumenter, rapportering og kvalitetskontroll : Kommunikasjonsmedier : RISIKONANALYSE... 7 Kommentarer til risikoanalyse: : GANTT- skjema... 8 Litteraturliste

3 1. Innledning 1.1: Bakgrunn Bacheloroppgaven er en avsluttende oppgave i økonomi og ledelse årskull Vi har valg å ha motivasjon som tema i denne bachelor oppgaven. Dette har vi gjort fordi vi finner motivasjon veldig interessant, og det er veldig aktuelt i dagens næringsliv som er utsatt for hard konkurranse. Motivasjon kan føre til økt ytelse, der ytelse forklares som kvantiteten og kvaliteten i det en medarbeider utfører. Motiverte medarbeidere er derfor kanskje en av de viktigste ressursene som bedriften har, og kan være den avgjørende faktoren for om de klarer å utvikle et konkurransefortrinn ovenfor konkurrentene. Vi har valgt å skrive oppgaven i samarbeid med Ahlsell som er landets største fullsortimentgrossist, med et unikt utvalg innen VVS, VA, Elektro, i tillegg til verktøy, maskiner og verneutstyr. Ahlsell finnes både i Norge, Finnland, Danmark og Sverige. 2. Organisering 2.1: Gruppen Prosjektgruppen består av: Chris André Lehre Moen: Tlf: E-post: moen_chris@hotmail.com Kai Asle Trøhaugen: Tlf: E-post: kai.trohaugen@hig.no Joachim Adrian Tande Valstad: Tlf: E-post: joachim.v@hotmail.com 2.2: Oppdragsgiver Ahlsell Norge avd. Sentrallager Bonntjennsvegen 14, 2055 Nordkisa Hans A. Sandum Tlf: E-post: hans.sandum@ahlsell.no 2.3: Veileder Anne Grete Syvertsen Tlf: E-post: anne.syversen@hig.no 3

4 3. Omfang 3.1: Fagområde Ledelse - og organisasjonspsykologi med fokus på motivasjon og motivasjonsfaktorer på arbeidsplassen. Kvalitetsledelse med vitenskapelig metode. Prosjektledelse. 3.2: Avgrensning Vi konsentrerer oss om medarbeiderne på lageret, og har valgt å se bort fra ledelsen og de innen transport. Vi får ikke sett om det vi kommer frem til vil føre til et forbedret resultat i kvalitet. 4. Prosjektets oppbygning og mål 4.1: Problem Etter møte med driftsjefen hos Ahlsell på Nordkisa fikk vi et godt innblikk i hva de gjør og jobber for. Ahlsell har høyt fokus på verdiene trivsel, nærvær, effektivitet og kvalitet. De måler feilene sine veldig nøye, og har strenge krav til seg selv når det gjelder feilmarginer. Feilene blir målt i promille, noe som stiller strenge krav til sine ansatte, som utfører en veldig bra jobb, men som fortsatt mangler litt for å nå målkravene. Feilene som blir målt, er feil som oppstår ved plukk, pakking og sending av varer. Vi har tenkt å se om motivasjon er en faktor som spiller inn i dette, og om økt motivasjon kan være en brikke som kan føre til måloppnåelsen. Vi har tenkt til å kartlegge hva som motiverer de ansatte i dag, og hvordan Ahlsell kan øke motivasjonen enda mer. Dette har vi tenkt til å gjøre gjennom å lage spørreskjemaer som vi vil gi til de ansatte. Deretter vil vi analysere disse dataene, som vi igjen vil sette opp mot hva motivasjonsteoriene sier. På denne måten kan vi se om det finnes muligheter for forbedring. Vi vil antakeligvis ikke ha mulighet til å måle om eventuelle resultater vil føre til en forbedring, da det vil ta tid for Ahlsell å implementere eventuelle ønskede tiltak. Vårt håp er å komme fram til noe som Ahlsell over tid har mulighet til å bruke i sitt arbeid mot å øke kvaliteten på arbeidet sitt. 4.2: Problemstilling Bacheloroppgavens problemstilling er: Hvordan motivere Ahlsells ansatte til økt kvalitet på leveranser? 4.3: Definisjoner Kvalitet: Redusere feil som oppstår ved pakking av varer, sending, og som fører til skader på gods. 4

5 Motivasjon: de biologiske, psykologiske og sosiale faktorene som aktiverer, gir retning til og opprettholder atferd i ulike grader av intensitet for å oppnå et mål. (Kaufmann og Kaufmann 2009, s. 93) 4.4: Fremgangsmåte Før hovedarbeider vil vi gjennomføre en litteraturstudie innen motivasjonsteorier for å skaffe den nødvendige kunnskapen vi trenger for å kunne utføre oppgaven. Vi har etter en lang diskusjon kommet fram til at vi kommer til å gi ut spørreundersøkelsene på papir til de ansatte. Grunnen til dette er at Ahlsell har ca 150 ansatte som vi skal spørre, og vi er avhengige av å få inn minst 100 besvarelser for å ha et pålitelig materiale å jobbe videre med. Vi kom fram til at risikoen for ikke å få inn nok svar er mindre ved spørreskjemaer i papirutgave. Vi ser at dette vil være mer tidkrevende enn en web-basert spørreundersøkelse, men det vil samtidig gi oss bedre oversikt over hvem som har svart, og hvem vi kan purre på, da vi har tenkt til å spørre om å få tilgang til ansattlister som vi kan bruke for å ha oversikt over dettet. Hvem som har svart eller ikke vil selvfølgelig være konfidensielt, og spørreskjemaene vil være anonyme. Vi har tenkt til å levere ut spørreskjemaene i begynnelsen av skiftet, og samle de inn igjen ved slutten av skiftet. På denne måten kan de ansatte fylle det ut når de har litt tid til overs, samtidig som de får utført sine arbeidsoppgaver. Vi vil deretter analysere de innsamlede dataene og se dette opp mot teori. 4.5: Rammebetingelser De tidsfrister som gruppen har å forholde seg til er: Den kl. 23:59 senest, innlevering av prosjektplan. Den kl. 23:59 senest, frist for etablering av hjemmeside. Den kl. 23:59 senest, skal signert prosjektavtale leveres. Den kl. 12:00 senest, skal hovedprosjekt med vedlegg leveres i pdf. Den kl. 12:00 senest, skal poster (A-3 plakat) innleveres. Den kl. 12:00 senest, skal refleksjonsnotat leveres. Den kl. 12:00 senest, skal logg innleveres. Muntlig presentasjon skal innleveres senest dagen før framlegg. Den 02.06, eller er det framlegg av bachelor. Presentasjon av bachelor-oppgaven vil skje mandag 2.juni, tirsdag 3.juni eller onsdag 4.juni Kostnadene blir loggført, og i slutten av hver måned vil vi dele kostnadene likt mellom gruppemedlemmene. Ellers gjelder: Interne grupperelger (se vedlegg) Spesifikke betingelser som eventuelt stilles av oppdragsgiver Gruppen må ellers forholde seg til de betingelser/retningslinjer som stilles av HiG ang. bachelor oppgaven. 5

6 5. Målformulering 5.1: Effektmål Finne mulige løsninger for forbedring på kvaliteten av leveranser gjennom motivasjon. 5.2: Resultatmål Finne mulige løsninger for forbedring på kvaliteten av leveranser gjennom motivasjon. 6. Prosjektplan 6.1: Arbeidsmetode Arbeidet med bacheloroppgaven deles inn i 4 deler: FASE 1. Skaffe nødvending teori-grunnlag Lese seg opp på nødvendig litteratur FASE 2. Metode Lage og levere spørreundersøkelser til ansatte ved Ahlsell. FASE 3. Testing/analysering av resultat Den informasjonen som er innhentet i fase to blir analysert og sett opp mot teorien. FASE 4. Konklusjon og ferdigstilling Trekker ut en konklusjon av hva vi har funnet frem til. Hvordan dette svarer opp mot våres problemstilling eller ikke? 6.2: Statusmøter Hver mandag morgen blir det avholdt et statusmøte på hvordan vi ligger an, og hva som skjer den kommende uken. Veiledningstimer tas ved behov. 6.3: Dokumenter, rapportering og kvalitetskontroll Skriftlig dokumentasjon blir kopiert i 3 eksemplarer slik at alle på gruppen mottar samme informasjon. At vitenskapelige artikler følger en IMRAD - struktur og at den er fagfelle vurdert. Aktivt bruk av veileder. (hvis vi har spørsmål, slik at vi opprettholder kvaliteten så bra som mulig). 6.4: Kommunikasjonsmedier Kommunikasjonen mellom gruppemedlemmer, veileder og samarbeidspartner vil foregå gjennom: E-post Telefon Møter 6

7 6.5: RISIKONANALYSE Kommentarer til risikoanalyse: Tiltak til risikoene: 1. Antallet respondenter er for få til å belyse problemstillingen: Oppsøke kandidatene fysisk for å få besvart spørreskjemaet. Vi følger personallistene for å avdekke hvem som har svart og ikke, slik at purringen blir mer oversiktlig og effektiv. 2. Tap av data/ informasjon: Skriver i Google Docs, og kopierer dette fortløpende over i et Word dokument. 3. Fare for at respondentene ikke tar oppgaven på alvor: Forklare dem hvor viktig det er for både organisasjonen og oppgaven/resultatet av oppgaven, at respondentene svarer ærlig og tydelig, slik at riktige tiltak kan iverksettes. 4. Fare for å ikke få booket grupperom: Være på offensiven og booke rom for neste ledige dag i kalenderen tidlig på morgenen. ssssssss 7

8 6.6: GANTT- skjema 8

9 Litteraturliste Bøker: 1. Westhagen, Harald, O. Faaeng, K.G. Hoff, T. Kjeldsen, og E. Røine, (2009) Prosjektarbeid: Utviklings- og endringskompetanse Oslo: Gyldendal Akademisk 2. Kaufmann, Geir og Kaufmann, Astrid (2009) Psykologi i organisasjon og ledelse, Bergen: Fagforlaget. S. 93 Websider: 1. Forsidebilde: HiG Logo ogo.gif 2. 9