Drift av Mørkvedlia idrettspark

Transkript

1 Kulturkontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /469 D11 Saksnummer Utvalg Møtedato 13/110 Formannskapet Drift av Mørkvedlia idrettspark Forslag til vedtak Mørkvedhallens tilbud om å overta driftsansvaret for Bodø kommunes friidrettsanlegg, gress- og grusbane på Mørkvedlia avslås. Sammendrag Bodø kommune (BK) eier og drifter friidrettsanlegget, gress- og grusbanen på Mørkvedlia. Mørkvedhallen SA (MH) eier og drifter i samme område to flerbrukshaller og en kunstgressbane. MH har henvendt seg til BK og tilbudt seg å overta driften av kommunens ovennevnte anlegg. Tilbudet fra MH er vurdert opp mot kommunens nåværende drift mht. kostnader, utstyr, maskinpark, kompetanse, kvalitet, etc. Administrasjonens konklusjon er at nåværende drift utført av Bodø Byteknikk (BB) er rimeligere enn MHs tilbud. I tillegg vurderer adm. at BB fortsatt vil levere kvalitetsmessig bedre og mer stabile tjenester. Saksopplysninger Friidrettsanlegget, gress- og grusbanen ble ferdigstilt i De første årene driftet kulturkontoret anleggene i egen regi. Fra 2003 driftet Bodø Bydrift anleggene etter den såkalte bestiller/utførermodellen. Dette etter politisk behandling og vedtak i PS 02/88 Melding om ny organisering av kommunalteknisk område. Her heter det bl.a. at «Bodø Bydrift skal være en foretrukket leverandør av kommunaltekniske drifts-, vedlikeholds- og anleggstjenester, under ellers like konkurransevilkår». Bestiller/utførermodellen ble avviklet fra og med MH har i e-post datert uttrykt seg «mer enn villig» til å overta driftsansvaret for BKs anlegg på Mørkvedlia. MH oppgir at bakgrunnen for henvendelsen er et vedtak fra 1999 i formannskapet PS 53/99 hvor det bl.a. heter at «Drift av hele Mørkvedlia idrettspark (friidrett og fotball) vurderes under ett, med sikte på en driftsorganisasjon i regi av Mørkvedhallen BA». MH ber samtidig om rimelig tid til å forberede seg med henholdsvis kunnskap, utstyr, mannskap, etc. Kulturkontoret svarte MH i e-post , og ba MH bl.a. redegjøre nærmere for: Driftsansvarlige og driftsmodell Side27

2 Driftspersonellets kompetanse på drift av gressbane og friidrettsanlegg Nødvendig utstyr og maskinpark Økonomi; Hva kan MH drive de tre anleggene for pr år? Det ble bedt om kostnadsberegning for hver enkelt post på de tre anleggene. Det vistes også til et vedlagt prosjekt-ark hvor arbeidsoppgavene med mengde og hyppighet var beskrevet. Den mottok BK et konkret pristilbud fra MH på kr ,- pr år + mva., samt en redegjørelse vedrørende de spørsmål og krav Kulturkontoret hadde stilt. MH`s pristilbud inneholdt bl.a. en forutsetning: «Under forutsetning av at det tidsforbruk som er forelagt til å gjennomføre driftsoppgavene er tilstrekkelig, vil vårt tilbud være med dette tidsforbruk som utgangspunkt, og eventuelt mertid utover dette vil bli fakturert etter medgått tid.» Adm. har gjennomgått og vurdert tilbudet fra MH. Resultatet fra denne gjennomgåelsen ble forelagt MH i møte med deres representanter på rådhuset Vurderinger Kulturkontoret har lagt følgende til grunn i vurderingen: Pris og kvalitet Kompetanse og erfaring Maskin- og utstyrspark Driftsmodell med ønske om en enhetlig og helhetlig drift ved alle kommunenes idrettsanlegg. En stor leverandør av alle disse tjenestene (stordriftsfordeler) Tidligere erfaringer ved dagens driftsmodell og leverandør Styring ved drift i egenregi, rapportering og kontroll Med bakgrunn i disse vurderinger ble MH orientert om følgende: Pristilbudet fra MH var kr ,- dyrere pr år enn drift i regi av Bodø Byteknikk ( ,-) BB har lang erfaring og grunnleggende bedre kompetanse enn MH på denne typen driftsoppgaver og anlegg BB rår over et større faglig miljø. BB drifter mange anlegg og drar av den grunn i betydelig grad veksler på stordriftsfordeler. MH har i dag ikke den maskinparken som kreves Drift i egenregi/samarbeide med BB har fungert svært tilfredsstillende i alle år. BB har opparbeidet seg nødvendig spesialkompetanse for drift av spesielt friidrettsanlegget med tartan underlag og naturgressbanen. De leverer tjenestene til avtalt pris, uten krav om ekstra betaling om der medgår ekstra tid. Gjennom årene er det investert betydelige beløp i en rekke kostbare spesialmaskiner. Maskinene nyttes i stor grad også på andre kommunale anlegg, noe som gir stordriftsfordeler. Her nevnes; Kostemaskin, vertikalskjærer, stor klipper med oppsamler, gjødselspreder, høytrykksvasker, re-så maskin, plenlufter, sandutlegger, med mer. I driften og bruken av anlegget inngår det administrasjon og tett samarbeid mellom BK og spesielt Bodø friidrettsklubb, Bodø cykleklubb, andre lag/foreninger, kommunale- og videregående skoler, høgskole/universitet. Baneanlegget, spesielt naturgressbanen, er sårbar for slitasje ved fuktig vær og mye bruk. For å ivareta anlegget innebærer det jevnlig oppfølging og sjekk/kontroll av bruken. Om nødvendig innføres det restriksjoner på bruken. De siste årene er driften på spesielt gressbanen tatt ned til et minimumsnivå. Dette skyldes bl.a. utbygging av mange nye kunstgressbaner og dermed redusert Side28

3 etterspørsel, høyere leiepriser på naturgress enn på kunstgress, innførte restriksjoner på bruk pga. slitasje, etc. Konklusjon og anbefaling Økonomisk, organisatorisk og kvalitetsmessig er BB bedre enn MH på alle områder. Det anbefales derfor at driften av friidrettsanlegget, gress- og grusbanen fortsatt skal være i kommunal regi. Eventuelle nye driftsmodeller vurderes under arbeidet med Kommunal plan for idrett og friluftsliv Denne skal politisk behandles høsten I den sammenheng bør det også fra 2015 være naturlig å vurdere kommunens tilskudd til Mørkvedlia kunstgressbane, som er vesentlig dyrere i drift enn sammenlignbare kommunale kunstgressbaner. Saksbehandler: Lars Bang Rolf Kåre Jensen Rådmann Arne Øvsthus Kommunaldirektør Trykte vedlegg: Brev fra Mørkvedhallen datert , mottatt Bodø kommune : Pristilbud for drift av Mørkvedlia friidrettsbane, gressbane og grusbane. Side29

4 k_( _ Bodø kommune Seksjonsleder Lars Bang OK. avdelingen. Rådhuset 8006 Bodø Bodø Pristilbud for drift av Mørkvedlia friidrettsbane, gressbane og grusbane. Viser til deres mail av 18.januar til Jonny Gulbrandsen angående saken om drift av friidrettsbanen, gressbanen og grusbanen i Mørkvedlia idrettspark. Denne saken bunner i et vedtak fra 1999, nærmere bestemt i F.sak 53/99 Hvor det ble gjort slik vedtak: Mørkvedlia Idrettspark utvikles etter de hovedlinjer som framkommer i utarbeidet rapport om «Mørkvedlia idrettspark forslag til arealdisponering». Bodø kommune fmansierer reetablering av friidrettsanlegg med fast dekke, friidrettsbane med 8 løpebaner, gress indrebane etter anbefalte normer for fotball og friidrett, nødvendige grøfter, kablinger og indre gjerde rundt firiidrettsbanen. Bodø kommune inngår forhandlinger med Mørkved11211enBA om etablering og drift av erstatningsbaner 2 og 3 fotball i Mørkvedlia. Det føres også forhandlinger om drift av friidrettsanlegget i regi av Mørkvedhallen BA. I tillegg til de premisser som er nevnt under modell 2 i saken legges følgende premisser til grunn for forhandlingene: En hurtigst mulig realisering av erstatningsbane fotball 2 og 3, gjerne sett under ett. Drift av hele Mørkvedlia idrettspark (friidrett og fotball) vurderes under ett, med sikte på en driftsorganisasjon i regi av Mørkvedhallen BA. - Bodø kommune starter umiddelbart prosjekteringensarbeidet fram til anbudsdokumenter for banene. Prosjektering forskutteres av Bodø kommune. - Det legges firemegen sak for formannskapet om aktuelle modeller for samordnet drift av hele idrettsanlegget. Side30

5 Etter at vi har innhentet nødvendig tallgrunnlag for kostnader når det gjelder investeringer i nødvendig maskinutstyr, mener vi at det er rimelig å forvente at en eventuell avtale må ha en lengde på minimum 3 år og helst 5 år. Under forutsetning av at det tidsforbruk som er forelagt til å gjennomføre driftsoppgavene er tilstrekkelig, vil vårt tilbud være med dette tidsforbruk som utgangspunkt, og eventuelt mertid utover dette vil bli fakturert etter medgått tid. Vi garanterer levering av de kvaliteter som er forventet og beskrevet, og anlegget vil få vår største oppmerksomhet. Foretaket har lang erfaring innen drift og vedlikehold av kunstgress og idrettshaller. Vi har erfarne arbeidere som jevnlig oppdateres på nyvinninger innen drift og vedlikehold, og som til enhver tid har det beste vedlikeholdsutstyret på markedet. Dette utstyret vil bli supplert med nødvendig vertikalskjærer og gressklipperpadde til vår John Deere maskin. Når det gjelder bruk av maskin til vårrengjøring av løpebaner, vil denne maskinen bli leid inn for hver gang. Vi har fagfolk med god fagkompetanse i alle ledd, her kan nevnes driftsleder Freddy Wist, lang erfaring i de forskjellige deler på anleggssiden, kompetanse i alt av anleggsmaskiner, arbeidserfaring gjennom vedlikehold og service av alle maskiner for Feiring Bruk AS, som hadde utbygging av landets hovedflyplass på Gardermoen i perioden Videre i alt 20 år hos H&O Bernhardsen AS i Bodø gjennom forskjellige anleggsoppdrag, med ansvar også for drift og vedlikehold av maskinparken. Ståle Stensaker med bred praktisk kompetanse når det gjelder bruk av maskiner og utstyr. I bunn Narvik Ingeniørskole avdeling for Bygg og anlegg, med studieretning Anlegg og kommunalteknikk. Odd Rune Stokvik, med fagbrev som snekker fra 1986, og bred praktisk kompetanse når det gjelder bruk av maskiner og utstyr. Videreutdanning innen Statsvitenskap, og tre-årig kommunalkandidatutdanning. Samtlige personer innehar nødvendige sertifikater for bruk av våre maskiner. Vi tar forbehold i bruk av gjødsel for oppgjødsling av gressbanen, da det ikke foreligger noen jordanalyser. Om det finnes jordprøver, hadde det vært fint om det kan bli lagt frem jordprøver for de siste årene. Vi har beregnet en nonnalgjødsling til ca. 200 kg per gang i alt seks ganger i løpet av sesongen, om det blir nødvendig med ytliggere gjødsling må dette beregnes i tillegg til nevnte priser som er gitt i tilbudet. Det er ikke nevnt om det skal gjennomføres noe regime på ugressbekjemping, så det far vi komme tilbake til om det ønskes. Det vises ikke til bortkjøring av gress og transport til Vikan, dette har vi tatt høyde for i de nevnte priser. Side31

6 Etter dette kan vi tilby gjennomført nødvendig arbeidsoppgaver som beskrevet for drift og vedlikehold av gressbane, friidrettsbane og grusbane i Morkvedlia Idrettspark til en pris på kr ,- + mva. per år. Det kan også være en tanke, om det er ønskelig, å legge dette inn som en del av en driftsavtale alene for anlegget, eller sett i sammenheng med den allerede inngåtte driftsavtalen for de øvrige anlegg Vi kan også stå ansvarlig for utleie av friidrettsbanen om dette er ønskelig fra deres side, dette mot en rimelig godtgjørelse som vi måtte kunne komme tilbake til. Vi kan garantere at oppdraget vil ravår fulle oppmerksomhet. Vi imøteser en rimelig rask tilbakemelding fra dere på dette pristilbud, da vi må ta høyde for eventuell bestilling og levering av nødvendig utstyr. Vennlig hilsen Ulf Saxrud Daglig leder ørkve llen SA Side32