RENNEBU KOMMUNE. Møteinnkalling. Formannskapet. Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 14:15 - Kvikne - Orkelbogen

Transkript

1 RENNEBU KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Formannskapet Kvikne - Orkelbogen Dato: Tidspunkt: 14:15 - Eventuelt forfall må meldes snarest til Servicetorget på telefon eller epost: postmottak@rennebu.kommune.no Sak 56/2019 unntatt offentlighet, legges fram i møtet. Vararepresentantene møter etter nærmere beskjed. 16. okt Ola Øie Ordfører Per Øivind Sundell Møtesekretær Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen håndskrevet signatur 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr. PS 51/2019 PS 52/2019 PS 53/2019 PS 54/2019 PS 55/2019 PS 56/2019 Tittel Politiske saker ipad politikere Organisering av revisjonen Forvaltningsrevisjonsrapport - Enkeltvedtak etter forvaltningsloven helse- og omsorgstjenesten Søknad om fritak - varamedlem for kommunestyret Søknad om forlenget opsjon - Løkkjveien boligområde UOFF (Lukket) ***** ***** ***** ***** ***** ***** ***** ***** X 2

3 RENNEBU KOMMUNE Saksutredning Arkivreferanse: 2019/2-6 Saksbehandler: Bent Ove Hyldmo Saksnummer Møtedato Utvalg 51/ Formannskapet Kommunestyret ipad politikere Innstilling Følgende innkjøp er tatt over driftsregnskapet i år og tas inn i budsjettet for 2019: 15 stk. Apple ipad m/tablet (netto beløp) kr ,- Kostnaden finansieres med bruk av tilleggsbevilgninger og konteres Saldo til disposisjon etter denne bevilgningen er kr ,-. Bakgrunn for saken For perioden ble kommunestyremedlemmene og to varamedlemmer for hvert parti tilbudt hver sin ipad. Bakgrunnen for dette var å redusere papirmengden i saksbehandlingen ved å motta saklister og annen informasjon fra kommunen digitalt. Ordningen er videreført og nye ipader er kjøpt inn og delt ut. 4 Side 1 av 1

4 RENNEBU KOMMUNE Saksutredning Arkivreferanse: 2019/345-3 Saksbehandler: Per Øivind Sundell Saksnummer Møtedato Utvalg 52/ Formannskapet Kommunestyret Organisering av revisjonen Innstilling 1. Rennebu kommune vedtar å søke om opptak i Revisjon Midt-Norge SA fra iht. intensjonsavtale mellom og Revisjon Midt-Norge SA. Rennebu kommune vedtar at oppløses fra Rennebu kommune godkjenner at alle aktiva og passiva i overføres til Revisjon Midt-Norge SA. Inngått intensjonsavtale mellom og Revisjon Midt-Norge SA legges til grunn for den framtidige deltakelsen i Revisjon Midt-Norge SA. 2. avvikles fra Sittende styre velges som avviklingsstyre. Bakgrunn for saken Kvalifikasjonskrav for kommunens revisor framgår i «forskrift om kontrollutvalg og revisjon», ikrafttredelse fra og med det konstituerende møtet i det enkelte kommunestyret og fylkestinget ved oppstart av valgperioden Den oppdragsansvarlige for regnskapsrevisjon etter kommuneloven skal ha en bachelor- eller mastergrad i regnskap og revisjon i samsvar med Finanstilsynets krav til registrert og statsautorisert revisor gitt med hjemmel i revisorloven, og i tillegg ha tre års praksis fra regnskapsrevisjon. I har daglig leder vært oppdragsansvarlig for all regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Daglig leder har sagt opp stillingen for å gå av med pensjon. Stillingen har vært utlyst fra 1. april med søknadsfrist 1. mai. Det har ikke lyktes å få søkere til stillingen. Det innebærer at ikke lenger vil være kvalifisert til å revidere eierkommunenes årsregnskaper. Selskapet har ansatte som er kvalifisert til å være oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjon. Over tid har utviklingen gått mot at det etableres større kommunale revisjonsselskaper. Det har sammenheng med at behovene for kompetanse har vært voksende og at det er vanskelig å ivareta 5 Side 1 av 5

5 Utvalgssakens nummer: Side 2 av 5 i mindre enheter. Store enheter har langt bedre muligheter til å inneha spesialkompetanse på flere områder. er nå landets minste kommunerevisjon med 4 ansatte. Det kan ikke forventes at selskapet fremover klarer å rekruttere nye ansatte som på kort sikt kan beherske hele bredden i det vide spekteret av arbeidsoppgaver som skal utføres. En liten enhet er avhengig av stabil bemanning og vil være sårbar i forhold til sykdom og ansatte som slutter. For fortsatt å sikre eierkommunene tilgang til revisjonstjenester på et høyt faglig nivå er det et behov for at omorganiseres og inngår i en større enhet. Det samme gjelder også i forhold til å sikre dagens arbeidsplasser. Ifølge kommuneloven 24-1 kan kommunestyret velge mellom 3 alternative organisasjonsformer når det gjelder kommunens lovpålagte revisjon. Det er å kjøpe hele eller deler av revisjonstjenestene i markedet, ansette egne revisorer eller delta i interkommunalt samarbeid/selskap. Kommunen har tidligere vurdert disse alternativene og konkludert med at deltagelse i interkommunalt samarbeid er den klart foretrukne løsningen. Det er nå behov for å gå inn i et større samarbeid og alternativene vil da være tilgrensende samarbeidsordninger. Det er selskapene Revisjon Midt-Norge SA, Hedmark Revisjon IKS og Innlandet Revisjon IKS. Interkommunalt selskap (IKS) er et selskap opprettet etter bestemmelsene i lov om interkommunale selskaper. Inntreden i et interkommunalt selskap forutsetter endring av selskapsavtalen og myndigheten til å gjøre det ligger til kommunestyret. Det innebærer at inntreden av et nytt medlem i et IKS betinger positivt og likelydende vedtak i kommunestyrene i samtlige eierkommuner. Deltakerne i et IKS har ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelser og det gjelder et konkursforbud for et IKS. Samvirkeforetak (SA) er et selskap opprettet etter bestemmelsene i lov om samvirkeforetak, hvor eierne av samvirkeforetaket betegnes som medlemmer. Samvirkeforetak er en egnet organisasjonsform for medlemmer som ønsker å løse felles oppgaver. Selskapsformen er også fleksibel i forhold til å kunne ta opp nye medlemmer da søknader om innmelding kan behandles av styret i samvirkeforetaket. Medlemmene i et samvirkeforetak er ikke økonomisk ansvarlig for mer enn innskuddsbeløpet de har forpliktet seg til. Foretaket kan gå konkurs. Revisjon Midt-Norge SA har etter etableringen av selskapet gjennomført flere runder med opptak av nye medlemmer. Alle kommunene i Midt-Norge med unntak av Trondheim og eierne i er nå medlemmer i selskapet. Kommunene i Innlandet har ikke klart å etablere et felles samarbeid om revisjon. Hedmark Revisjon IKS og Innlandet Revisjon IKS har gjennomført en utredning om et felles selskap, men videre arbeid med dette har blitt lagt på is. Det er dermed knyttet usikkerhet til hva som kommer til å skje med selskapene i forbindelse med sammenslåing av fylkeskommuner og kommuner fra Det vil også være knyttet stor usikkerhet til en prosess med å søke om opptak i etablerte interkommunale selskaper. Hedmark Revisjon IKS har et kostnadsnivå som ligger høyt over. Sammenlignbare kommuner i Hedmark Revisjon IKS har revisjonskostnader som ligger mer enn 100 % over tilsvarende for. Om en ser på sammenlignbare kommuner som Folldal og Tolga som i Revisjon 6

6 Utvalgssakens nummer: Side 3 av 5 Fjell IKS har budsjetterte revisjonskostnader på kr for 2019, så har kommunene Engerdal og Stor-Elvdal ifølge oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS revisjonskostnader for 2019 på hhv. kr og kr I sammenlignbare kommuner som Røros og Eidskog er revisjonskostnadene for 2019 henholdsvis kr og kr Kostnadsnivået for Innlandet Revisjon IKS ligger noe lavere, men likevel langt over. Revisjonskostnaden for Rennebu kommune siste for 2019 er budsjettert med kr Revisjon Midt-Norge SA vurderes dermed som det eneste selskapet som kan oppfylle kommunenes behov for revisjonstjenester fra Det vil også være den mest naturlige samarbeidspartneren for. Representantskapet i vedtok i møte at: - Det settes i gang et arbeid for å inngå en intensjonsavtale mellom Revisjon Midt-Norge SA og vedr. sammenslåing av selskapene fra Arbeidet gjennomføres av en arbeidsgruppe som består av: Svein Magne Evavold Ola Jensvold Eva Tørhaug Merete Lykken - I intensjonsavtalen må det legges vekt på å ivareta de ansatte og sikre et avdelingskontor i området til. Revisjon Midt-Norge SA har 54 kommuner og Trøndelag fylkeskommune som medlemmer og yter dermed revisjonstjenester til de fleste kommunene i Midt-Norge. Selskapet yter i utgangspunktet de samme tjenestene til sine medlemmer som yter til sine eierkommuner. Det omfatter finansiell revisjon, attestasjoner, veiledning/rådgivning, helhetlig risiko- og vesentlighetsvurdering, selskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Revisjon Midt-Norge SA har et flerfaglig kompetansemiljø med bred erfaringsbakgrunn på kommunal virksomhet. Selskapet har nå 41 ansatte hvorav 2 er statsautorisert revisor, 7 er registrert revisor og 15 har en mastergrad. I tillegg til økonomi og revisjon har selskapet ansatte med fagkompetanse innenfor juss, samfunnsøkonomi, samfunnsgeografi, sosiologi, offentlig administrasjon. Revisjon Midt-Norge SA er sentral i den faglige utviklingen av offentlig revisjon i Norge. Selskapet har for tiden ledervervene i Forvaltningsrevisjonskomiteen og Regnskapskomiteen i NKRF (Norges kommunerevisorforbund). Selskapet har også et medlem i Regnskapskomiteen og er dessuten representert i GKRS (Foreningen for god kommunal regnskapsskikk). Honorarene til Revisjon Midt-Norge SA er på sammen måte som i basert på selvkost og fastpris for en totalpakke som består av alle de revisjonstjenestene kommunene har behov for. I totalpakken inngår også veiledning og rådgivning til kommunen. Med bakgrunn i selskapets brede fagkompetanse kan kommunene få tilgang rådgivningstjenester innenfor mange fagfelt. Selskapets visjon er å bidra til forbedring. I det ligger at selskapet skal: være en samfunnsansvarlig revisor som bidrar effektivt til kommunenes kontroll- og tilsynsfunksjon. 7

7 Utvalgssakens nummer: Side 4 av 5 være en uavhengig revisjonsenhet med høy kompetanse som bidrar aktivt til en bedre forvaltning. i lokalsamfunn og allmennheten oppleves som et synlig kontrollorgan med høy integritet. oppfattes som den til enhver tid best kvalifiserte til å utføre revisjon av kommunal virksomhet. være en utviklende arbeidsplass med høy trivselsfaktor, hvor medarbeiderne skal ha en offensiv og positiv holdning til service og samarbeid. Det er nå utarbeidet en intensjonsavtale mellom og Revisjon Midt-Norge SA om sammenslåing av selskapene fra Avtalen uttrykker at det er enighet mellom partene om en virksomhetsoverdragelse. Gjennomføring av avtalen forutsetter: positive vedtak i styret og representantskapet i at eierkommunene i fatter vedtak om å søke opptak i Revisjon Midt- Norge SA og et positivt vedtak i Revisjon Midt-Norge SA vedr. søknad om opptak Sammenslåingen av selskapene gjennomføres som en virksomhetsoverdragelse i samsvar med bestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Virksomhetsoverdragelsen sikrer at alle ansatte i Revisjon Fjell IKS får tilbud om stilling i Revisjon Midt-Norge SA med samme lønns- og arbeidsvilkår som de har i dag. Individuelle arbeidsavtaler beholdes. Intensjonsavtalen legger til grunn at alle aktiva og passiva i blir overført til Revisjon Midt-Norge SA Det innebærer at Revisjon Midt-Norge SA overtar pensjonsforpliktelsene i. Engangspremien som eierne i ellers måtte betale ved avvikling er beregnet til 2,2 mill. kr. Nye andelsinnskudd i Revisjon Midt-Norge SA dekkes opp av kapitalinnskuddene som ligger i. Revisjon Fjell IKS vil ifølge budsjett ha et disposisjonsfond på 0,9 mill. kr. per Stemmerett på årsmøtet i Revisjon Midt-Norge SA framgår i vedtektenes 7, hvor antall stemmer reguleres etter medlemmenes omsetning med selskapet. Revisjon Midt-Norge SA har forretningssted og hovedkontor i Steinkjer. Selskapet har nå 8 avdelingskontorer. I intensjonsavtalen legges det til grunn at dagens kontorstruktur i Revisjon Fjell IKS skal videreføres/opprettholdes ved sammenslåing av selskapene og det sikres et avdelingskontor innenfor området til de 8 kommunene. Det er viktig for å sikre at eierkommunene i fortsatt kan beholde en nærhet til revisor. Samtidig er det viktig at ansatte i fortsatt kan beholde sine kontorsteder. Foreløpige beregninger av kommunenes kostnader for 2020 viser at overføringene til Revisjon Midt-Norge SA vil øke med kr i forhold til budsjettet for. Kostnadsforskjellene kan delvis forklares med at ikke har hatt kostnader med kontorer da kommunene har stilt kontorer til rådighet uten vederlag. Revisjon Midt-Norge SA betaler derimot leie for sine kontorlokaler. Revisjon Midt-Norge SA budsjetterer med et høyere timetall på forvaltningsrevisjon enn det har gjort. Forøvrig er det ikke store forskjeller i typer og mengde av tjenester som de to selskapene har tilbydd. Intensjonsavtalen er forelagt de ansatte og deres uttalelse er vedlagt saken. De ansatte anbefaler at tar sikte på å gå inn i et større selskap og at Revisjon Midt-Norge SA er det 8

8 Utvalgssakens nummer: Side 5 av 5 mest naturlige alternativet. Under forutsetning av en virksomhetsoverdragelse iht. arbeidsmiljølovens kap. 16, at lønns- og arbeidsvilkår videreføres og at det opprettes et avdelingskontor innenfor dekningsområdet til de 8 kommunene, er de ansatte positivt innstilt til den foreslåtte løsningen. Forutsetningene fra de ansatte anses oppfylt i intensjonsavtalen. Gjennomføring av prosessen med sammenslåing av selskapene: Under forutsetning av positive vedtak i representantskapet, alle eierkommunene og i Revisjon Midt-Norge SA skisseres følgende prosess: 1. Representantskapet behandler innstilling fra styret. Representantskapet fatter vedtak om å anbefale eierkommunene å søke om opptak i Revisjon Midt-Norge SA som virksomhetsoverdragelse med virkning fra Representantskapet vedtar avvikling av og velger avviklingsstyre. 2. Eierkommunene behandler representantskapets innstilling. Eierkommunene får representantskapets innstilling til behandling og vedtak i kommunestyret. 3. Kommunene søker om innmelding i Revisjon Midt-Norge SA. sender samlet søknad om innmelding fra kommunene. 4. Svar fra Revisjon Midt-Norge SA. Under forutsetning om positivt svar fra Revisjon Midt-Norge SA, må Revisjon Fjell IKS avvikles i tråd med bestemmelsene IKS-loven. 5. Kommunene velger Revisjon Midt-Norge SA som revisor. Kommunestyret velger Revisjon Midt-Norge SA som kommunens revisor etter innstilling fra kontrollutvalget. 6. Avvikling av. Søknad om avvikling av sendes til departementet. Avviklingsstyret godkjenner avviklingsregnskapet og overføring til Revisjon Midt-Norge SA gjennomføres. Gjennomføringen av prosessen forutsetter at alle kommunene gjør likelydende vedtak. 9

9 RENNEBU KOMMUNE Saksutredning Arkivreferanse: 2019/329-3 Saksbehandler: Per Øivind Sundell Saksnummer Møtedato Utvalg 53/ Formannskapet Kommunestyret Forvaltningsrevisjonsrapport - Enkeltvedtak etter forvaltningsloven helse- og omsorgstjenesten Innstilling Kontrollutvalget anbefaler å gjøre vedtak i tråd med revisjonens anbefalinger som følger: Rennebu kommune skal påse at kommunens delegeringsreglement blir fastsatt av kommunestyret delegering av vedtaksmyndighet blir tilfredsstillende ivaretatt etablerte rutiner for saksbehandling og arkivering av saksdokumenter fungerer i praksis enkeltvedtak inneholder relevant informasjon til søker etablere rutiner som sikrer en hensiktsmessig saksbehandling av klagesaker Rådmannen bes rapportere til kontrollutvalget om foreslåtte tiltak fra revisjon er blitt håndtert og gjennomført innen 15. mars Bakgrunn for saken Plan for forvaltningsrevisjon for Rennebu kommune perioden ble behandlet av kontrollutvalget i 2016 og vedtatt i kommunestyret samme år, k-sak 52/16. Enkeltvedtak etter forvaltningsroven innen helse- og omsorgstjenesten ble vedtatt skulle gjennomføres i Kontrollutvalget behandlet prosjektbeskrivelsen i møte den , sak 31/18 og sluttbehandlet rapporten , sak 23/19. Saksutgreiing med innstilling fra kontrollutvalgets behandling av rapporten følger her: Formål: Formålet med undersøkelsen er å undersøke om saksbehandlingen og vedtak for helse- og omsorgstjenester var i samsvar med krav i forvaltningsloven og særlover og de kriterier kommunen selv har vedtatt. 10 Side 1 av 5

10 Utvalgssakens nummer: Side 2 av 5 Kommunen har en organisering hvor det er mange saksbehandlere som tilrettelegger eller fatter vedtak. Disse har primært helsefaglig kompetanse, og en sterk desentralisering av forvaltningsmyndigheten er etter revisjonens oppfatning en kritisk faktor for kvaliteten på saksbehandlingen. Det har ligget utenfor problemstillingen å undersøke om kommunen har en hensiktsmessig organisering av forvaltningsmyndigheten. Kommunens plikt til å yte forsvarlige tjenester følger av helse- og omsorgstjenesteloven, mens innbyggernes korresponderende rett til tjenestene er regulert av pasient- og brukerrettighetsloven. Sistnevnte gir pasienter og brukere rettskrav på nødvendig hjelp med en forsvarlig standard, basert på en individuell helse- og sosialfaglig behovs-vurdering. Begge lovene bygger på at det skal fattes enkeltvedtak om hvilke tjenester som skal ytes. Rettssikkerheten i saksbehandlingen er viktig. Den skal verne innbyggerne mot usaklig i forskjellsbehandling og vilkårlig bruk av offentlig myndighet. Idealene som upartisk, partsdeltakelse, innsyn og overprøvingsmuligheter skal sikres. I forvaltningsloven kommer disse idealene til uttrykk som krav om saksbehandling, begrunnede vedtak og klagemulighet. Problemstillinger: Med bakgrunn i formålet med forvaltningsrevisjonen ble følgende problemstillinger utarbeidet Er saksbehandlingen i samsvar med forvaltningsloven, særlover og egne kriterier? Er alle relevante dokumenter journalført? Er klagesaker behandlet riktig? Avgrensning: Bestillingen og prosjektet er avgrenset til å se på saksbehandlingen og enkeltvedtak fattet i henhold til lov om pasient- og brukerrettigheter og avgjørelser etter Helse- og omsorgstjenestelovens som krever enkeltvedtak dersom tjenesten er ment å vare i mer enn to uker uavhengig av tjenestens omfang. Dette omfatter: a. Helsetjenester i hjemmet b. Personlig assistanse, herunder praktisk bistand og opplæring og støttekontakt c. Plass i institusjon, herunder sykehjem eller tilsvarende bolig særskilt tilrettelagt for heldøgns omsorgstjenester d. Nødvendig pårørendestøtte, herunder opplæring og veiledning, avlastningstiltak og omsorgsstønad e. Brukerstyrt personlig assistanse Revisjon har gjennomgått et utvalg på 35 enkeltvedtak fra 2018, og utgjorde omtrent 5% av totale antall enkeltvedtak innenfor tjenesteområdene forvaltningsrevisjonen omfattet. I perioden har det vært behandlet 5 klagesaker der revisjon har valgt ut 4 for kontroll. Rådmannens uttalelse: Den foreløpige rapporten ble oversendt rådmannen for uttalelse. I rådmannens brev gjennomgås og kommenteres de enkelte problemstillinger med bakgrunn i revisjonens funn og merknader. 11

11 Utvalgssakens nummer: Side 3 av 5 I rapporten blir det bemerket at det gjøres mye bra arbeid av saksbehandlere i helse- og omsorgstjenesten. Det avdekkes også forhold, som etter revisjonens vurdering ikke er tilfredsstillende. Når endelig rapport er på plass, vil den bli nøye gjennomgått av helse- og omsorg. Forhold som ikke er tilfredsstillende vil bli vurdert og adekvate tiltak vil bli igangsatt. Problemstilling 1: 1. Er saksbehandlingen i samsvar med forvaltningsloven, særlover og egne kriterier? Revisjons konklusjon: Det tyder på at brukermedvirkning blir ivaretatt, men at dokumentasjon av brukermedvirkning er mangelfull og ikke kan etterprøves Hovedinntrykket er at tjenestene kommer raskt i gang, men at saksbehandlingen i varierende grad har skjedd uten ugrunnet opphold I hovedsak er sakene godt skriftlig opplyst, men påpeker at når annen lovgivning kommer til anvendelse, er det ikke opplyst om hvilken annen lovgivning som tillegg er aktuell. For tildeling av praktisk bistand i hjemmet manglet det opplysninger om at forholdet til arbeidsmiljøloven og forskrift om tungt arbeid er ivaretatt Enkeltvedtakene er tilstrekkelig begrunnet, og at det i hovedsak oppgis hjemmel. En generell mangel er at kommunens egen forskrift for tildeling av langtidsopphold ikke er opplyst som en del av kriteriene for tildeling av langtidsopphold Kommunen har et utdatert delegeringsreglement som sist var vedtatt i 2011, og dermed ikke formelt vedtatt av sittende kommunestyre Saksbehandlere har ikke fått nødvendig delegering av vedtaksmyndighet Det kan være en kritisk faktor for kvaliteten på saksbehandlingen at det er mange saksbehandlere Saksbehandlere har brukt et lettleselig og godt språk Opplysninger om klageadgang, klagefrist, klageinstans, fremgangsmåte ved klage og retten til partsinnsyn er i hovedsak ivaretatt. Revisjon har sett at det er brukt ulik presentasjon av slik informasjon, og her er det muligheter til å legge inn maler i fagsystemet som ivaretar både informasjon med henvisning til enkeltvedtak hjemlet i lov om pasient og brukerrettigheter kapittel 2 og enkeltvedtak hjemlet i forvaltningsloven Når det gjelder registrering av IPLOS/ADL er dette gjennomført For de tjenestene som skal faktureres er det etablert rutiner som fungerer Problemstilling 2: 2. Er alle relevante dokumenter journalført? Revisjonens konklusjon: Revisjon har konkludert med at i hovedsak er relevante dokumenter journalført i fagsystemet, mens derimot mener revisjon at rutiner for oppbevaring av dokumenter i papirarkivet ikke fungerer tilfredsstillende når så mange saksmapper ikke var til stede i papirarkivet. Det er også andre dokumenter som har relevans for saksbehandlingen i enkelte saker som revisjon ikke fant i fagsystemet 12

12 Utvalgssakens nummer: Side 4 av 5 eller papirarkivet. Eksempler på slike saksdokumenter er dokumentasjon av brukermedvirkning, kartlegging av bolig, vurderinger etter arbeidsmiljøloven, referater fra inntaksteam/vedtaksteam. Problemstilling 3: 3. Er klagesaker behandlet riktig? Revisjonens konklusjon: Revisjon har konkludert med at klagene har blitt behandlet av riktig klageorgan, og at nødvendig dokumentasjon er journalført og til stede. Derimot mener revisjon at for to av fire klager har behandlingstiden vært unødig lang, og for en av de to klagesakene fant revisjon at det i tillegg har vært unødig lang saksbehandlingstid før enkeltvedtaket forelå. Revisors anbefalinger: Revisjonen anbefaler at Rennebu kommune ved rådmannen bør følge opp at: Kommunen delegeringsreglement blir fastsatt av kommunestyret Delegering av vedtaksmyndighet blir tilfredsstillende ivaretatt Etablere rutiner for saksbehandling og arkivering av saksdokumenter fungerer i praksis Enkeltvedtak inneholder relevant informasjon til søker Etablere rutiner som sikrer en hensiktsmessig saksbehandling av klagesaker Saksvurdering: Sekretariatet er av den oppfatning at har avgitt en rapport i tråd med vedtatt prosjektbeskrivelse, samt kontrollutvalgets forutsetninger. Sekretariatet vil tilrå at kontrollutvalget slutter seg til revisors anbefaling. Sekretariatets forslag til innstilling: Sekretariatet anbefaler å gjøre vedtak i tråd med revisjonens anbefalinger som følger: Rennebu kommune skal Kommunen delegeringsreglement blir fastsatt av kommunestyret Delegering av vedtaksmyndighet blir tilfredsstillende ivaretatt Etablerte rutiner for saksbehandling og arkivering av saksdokumenter fungerer i praksis Enkeltvedtak inneholder relevant informasjon til søker Etablere rutiner som sikrer en hensiktsmessig saksbehandling av klagesaker Rådmannen bes rapportere til kontrollutvalget om foreslåtte tiltak fra revisjon er blitt håndtert og gjennomført innen 15. mars

13 Utvalgssakens nummer: Side 5 av 5 Behandling: Leder foreslår at møtet lukkes da rapporten er unntatt offentlighet. Revisor gjennomgikk rapporten og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer under selve gjennomgang. Kontrollutvalgets innstilling: Kontrollutvalget besluttet å lukke møtet. Sekretariatet anbefaler å gjøre vedtak i tråd med revisjonens anbefalinger som følger: Rennebu kommune skal at kommunens delegeringsreglement blir fastsatt av kommunestyret delegering av vedtaksmyndighet blir tilfredsstillende ivaretatt etablerte rutiner for saksbehandling og arkivering av saksdokumenter fungerer i praksis enkeltvedtak inneholder relevant informasjon til søker etablere rutiner som sikrer en hensiktsmessig saksbehandling av klagesaker Rådmannen bes rapportere til kontrollutvalget om foreslåtte tiltak fra revisjon er blitt håndtert og gjennomført innen 15. mars Kommentar fra rådmannen: Etter kfr. med sekretariatet for kontrollutvalget er innstillingen justert for rett årstall hva gjelder frist for rapportering endret fra 2019 til Merk at det foreligger to rapporter fra revisjonen, en som er offentlig og en utgave som er unntatt offentlighet med hjemmel i off.loven 13. Rapporten som er unntatt offentlighet inkluderer vedlegg utarbeidet av revisjon der enkeltsaker er nærmere orientert om og klagesaker. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å behandle rapporten som er offentlig. Kontrollutvalget er av den oppfatning at detaljer i rapport unntatt offentlighet i lite lokalmiljø kan enkeltpersoner identifiseres. Kommunestyret kan således behandle rapporten i åpent møte når den rapporten som ikke er unntatt offentlighet benyttes. Rapporten som er unntatt offentlighet ligger i saksmappen under behandlingen og kan følgelig hentes frem og leses der dersom ønske om det. 14

14 Bildet kan ikke vises. R Forvaltningsrevisjon i Rennebu kommune Forvaltningsrevisjon i Os kommune: Enkeltvedtak etter forvaltningsloven Formålet med prosjektet er å undersøke om saksbehandling og vedtak for helse- og omsorgstjenester er i samsvar med krav i forvaltningsloven, særlover og de kriterier som kommunen selv har vedtatt. INNHOLD Rytrøa Os i Østerdalen Tlf.OS e-post: post@revisjonfjell.no Org.nr.: NO

15 FORORD... 2 SAMMENDRAG INNLEDNING Bakgrunn Forvaltningsrevisjon Enkeltvedtak Organiseringskart enheten Helse og omsorg i Rennebu Tildeling av helse- og omsorgstjenester i Rennebu kommune PROSJEKTBESKRIVELSE Formål Problemstillinger Avgrensning Metode Grunnlag for revisjonskriterier ER SAKSBEHANDLINGEN I SAMSVAR MED FORVALTNINGSLOVEN, SÆRLOVER OG EGNE KRITERIER? Revisjonskriterier Fakta Revisjonens vurdering Revisjonens konklusjon ER ALLE RELEVANTE DOKUMENTER JOURNALFØRT? Revisjonskriterier Fakta Revisjonens vurdering Revisjonens konklusjon ER KLAGESAKER BEHANDLET RIKTIG? Revisjonskriterier Fakta Revisjonens vurdering Revisjonens konklusjon HØRING ANBEFALING VEDLEGG OG REFERANSER Problemstilling 1: Oversikt over utvalgte saker ***unnt. Off. iht off.l. 13*** Problemstilling 2: Fakta arkivering av saker ***unnt. Off. iht Off.l. 13*** Problemstilling 3: Fakta klagesaker ***unnt. Off. iht off.l 13*** Referanser Vedlegg 4: uttalelse fra rådmannen (delvis unnt.off. iht off.l 13)

16 FORORD har gjennomført forvaltningsrevisjonen «enkeltvedtak etter forvaltningsloven». På grunn av at opplysninger i rapporten og i vedlegg kan henføres direkte til personer er det utarbeidet to versjoner av rapporten. I denne utgaven av rapporten er opplysninger som kan henføres til personer utelatt. Rennebu, 23. september 2019 Svein Magne Evavold Revisjonssjef Merete Lykken Revisor

17 SAMMENDRAG Bakgrunnen for denne forvaltningsrevisjonen var bestilling fra kontrollutvalget i Rennebu i sak 31 den 21. november Kontrollutvalget ønsket en gjennomgang av enkeltvedtak etter forvaltningsloven, og formålet med undersøkelsen var å undersøke om saksbehandling og vedtak for helse- og omsorgstjenester var i samsvar med krav i forvaltningsloven og særlover, og de kriterier kommunen selv har vedtatt. Forvaltningsrevisjonen er gjennomført med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon fastsatt av Norges kommunerevisorforbunds styre 1. februar 2011, og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Ut ifra formålet ble det utarbeidet tre problemstillinger som vi søkte svar på. For hver problemstilling ble det utarbeidet kriterier som fakta ble målt etter. Problemstillingene var: 1. Er saksbehandlingen i samsvar med forvaltningsloven, særlover og egne kriterier? 2. Er alle relevante dokumenter journalført? 3. Er klagesaker behandlet riktig? Bestillingen ble avgrenset til å se på saksbehandling og enkeltvedtak fattet i henhold til lov om pasient- og brukerrettigheter (heretter nevnt som Pbrl) kapittel 2 og avgjørelser etter Helse- og omsorgstjenestelovens 3-2 første ledd nr 6 bokstavene a-c, 3-6 og 3-8 som krever enkeltvedtak dersom tjenesten er ment å vare i mer enn to uker uavhengig av tjenestens omfang. Dette omfatter: a. Helsetjenester i hjemmet b. Personlig assistanse, herunder praktisk bistand og opplæring og støttekontakt c. Plass i institusjon, herunder sykehjem eller tilsvarende bolig særskilt tilrettelagt for heldøgns omsorgstjenester d. Nødvendig pårørendestøtte, herunder opplæring og veiledning, avlastningstiltak og omsorgsstønad e. Brukerstyrt personlig assistanse I tillegg har vi sett på et utvalg enkeltvedtak innenfor helse- og omsorgstjenesteloven som ikke omfattes av Pbrl kapittel 2, men der forvaltningslovens regler kommer til anvendelse. Vår gjennomgang omfattet et utvalg på 35 enkeltvedtak fra 2018, og utgjorde omtrent 5 % av totale antall enkeltvedtak innenfor tjenesteområdene forvaltningsrevisjonen omfattet. Når det gjelder klagesaker var utvalget betraktelig mindre. I perioden var det behandlet 5 klagesaker, og vi valgte ut 4 klagesaker for kontroll

18 Helse og omsorg i Rennebu kommune benytter fagsystemet Gerica og har i tillegg papirarkiv ved helse- og omsorgskontoret. Videre er det etablert skriftlige rutiner for blant annet saksbehandling og arkivering som er tilgjengelig i kommunens kvalitetssystem, mens det gjenstår å etablere rutiner for behandling av klagesaker. Likevel kunne vi konkluderer med at for enkeltvedtak fattet i 2018 var det avvik innenfor alle tre problemstillingene. Det må presiseres at forholdene som er omtalt i forvaltningsrevisjonen ikke medfører at vedtakene vi har merknader til kan anses som ugyldige. For hver problemstilling presenteres revisjonskriterier, fakta, revisjonens vurderinger og konklusjon. Kommunen har en organisering hvor det er mange saksbehandlere som tilrettelegger eller fatter vedtak. Disse har primært helsefaglig kompetanse, og en så sterk desentralisering av forvaltningsmyndigheten er etter vår oppfatning en kritisk faktor for kvaliteten på saksbehandlingen. Det har ligget utenfor problemstillingen å undersøke om kommunen har en hensiktsmessig organisering av forvaltningsmyndigheten. Vi kjenner til at organisasjonsstrukturen i Rennebu kommune er under vurdering, og vi finner det naturlig at dette spørsmålet reiser seg når rapporten skal følges opp. Vi har konkludert med at det gjøres mye godt arbeid med saksbehandlingen, men at det også er forhold som bør følges opp. Når det gjelder problemstillingen Er saksbehandlingen i samsvar med forvaltningsloven, særlover og egne kriterier har vi konkludert med at: det tyder på at brukermedvirkning blir ivaretatt, men at dokumentasjon av brukermedvirkning er mangelfull og ikke kan etterprøves hovedinntrykket er at tjenestene kommer raskt i gang, men at saksbehandlingen i varierende grad har skjedd uten ugrunnet opphold i hovedsak er sakene godt skriftlig opplyst, men påpeker at når annen lovgivning kommer til anvendelse, er det ikke opplyst om hvilken annen lovgivning som i tillegg er aktuell. For tildeling av praktisk bistand i hjemmet manglet det opplysninger om at forholdet til arbeidsmiljøloven og forskrift om tungt arbeid er ivaretatt. enkeltvedtakene er tilstrekkelig begrunnet, og at det i hovedsak oppgis hjemmel. En generell mangel er at kommunens egen forskrift for tildeling av langtidsopphold ikke er opplyst som en del av kriteriene for tildeling av langtidsopphold. kommunen har et utdatert delegeringsreglement som sist var vedtatt i 2011, og dermed ikke formelt vedtatt av sittende kommunestyre saksbehandlere har ikke fått nødvendig delegering av vedtaksmyndighet. det kan være en kritisk faktor for kvaliteten på saksbehandlingen at det er mange saksbehandlere. Saksbehandlere har brukt et lettleselig og godt språk. opplysninger om klageadgang, klagefrist, klageinstans, fremgangsmåte ved klage og retten til partsinnsyn er i hovedsak ivaretatt. Vi har sett at det er brukt ulik

19 presentasjon av slik informasjon, og her er det muligheter til å legge inn maler i fagsystemet som ivaretar både informasjon med henvisning til enkeltvedtak hjemlet i Pbrl kapittel 2 og enkeltvedtak hjemlet i forvaltningsloven. når det gjelder registrering av IPLOS/ADL er dette gjennomført. For de tjenester som skal faktureres er det etablert rutiner som fungerer. Når det gjelder problemstillingen Er alle relevante dokumenter journalført har vi konkludert med at i hovedsak er relevante dokumenter journalført i fagsystemet, derimot mener vi at rutiner for oppbevaring av dokumenter i papirarkivet ikke fungerer tilfredsstillende når så mange saksmapper ikke var til stede i papirarkivet. Det er også andre dokumenter som har relevans for saksbehandlingen i enkelte saker som vi ikke fant i fagsystemet eller papirarkivet. Eksempler på slike saksdokumenter er dokumentasjon av brukermedvirkning, kartlegging av bolig, vurderinger etter arbeidsmiljøloven, referater fra inntaksteam/ vedtaksteam. Når det gjelder problemstillingen Er klagesaker behandlet riktig har vi konkludert med at klagene har blitt behandlet av riktig klageorgan, og at nødvendig dokumentasjon er journalført og til stede. Derimot mener vi at for to av fire klager har behandlingstiden vært unødig lang, og for en av de to klagesakene fant vi at det i tillegg har vært unødig lang saksbehandlingstid før enkeltvedtaket forelå. Foreløpig rapport med konklusjoner ble oversendt rådmannen for uttalelse. I uttalelsen har rådmannen gitt supplerende opplysninger til alle tre problemstillingene, og status på områdene i Når det gjelder delegering opplyses det at arbeidet er igangsatt av rådmannen. Når det gjelder manglende saksmapper i papirarkivet opplyses det at forholdet er fulgt opp. Rådmannen opplyser at de også vil vurdere oppfølging av andre forhold som er tatt opp i rapporten. Vi har etter rådmannens uttalelse, utarbeidet anbefalinger til rådmannen. Rådmannen har i sin uttalelse opplyst at de kommer til å følge opp forhold i rapporten, og at arbeidet med delegeringsreglement er igangsatt samt at saksmappene i papirarkivet nå er på plass. Revisjonen vil likevel ut ifra våre konklusjoner anbefale at rådmannen bør følge opp at: kommunens delegeringsreglement blir fastsatt av kommunestyret delegering av vedtaksmyndighet blir tilfredsstillende ivaretatt etablerte rutiner for saksbehandling og arkivering av saksdokumenter fungerer i praksis enkeltvedtak inneholder relevant informasjon til søker etablere rutiner som sikrer en hensiktsmessig saksbehandling av klagesaker

20 1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalget og kommunestyret i Rennebu har vedtatt Overordnet analyse med en plan for forvaltningsrevisjon for perioden. Prosjektutvelgelsen er basert på kapittelet for politisk styring og generell saksbehandling der det blant annet er konkludert med: «Det er viktig at innbyggernes rettssikkerhet blir ivaretatt gjennom kommunens saksbehandling. Her står enkeltvedtak sentralt og vil alltid være et aktuelt område for forvaltningsrevisjon.» 1.2 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget i Rennebu kommune skal påse at de føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Dette betegnes som forvaltningsrevisjon. I følge 7 i forskrift om revisjon skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon fastsatt av Norges kommunerevisorforbunds styre 1. februar 2011, og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. 1.3 Enkeltvedtak Enkeltvedtak er en sentral del av forvaltningens myndighetsutøvelse. Vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer skal følge saksbehandlingsreglene for enkeltvedtak slik de er angitt i forvaltningslovens kapittel IV-VI. Dette til forskjell fra vedtak som er rettet mot et ubestemt antall eller en ubestemt krets av personer. Dersom sakene ikke forberedes og behandles etter de reglene som der er angitt, kan vedtakene være ugyldige. Et enkeltvedtak skal alltid være gjenstand for en konkret og individuell vurdering. Bestemmelsene om enkeltvedtak i forvaltningslovens kapittel IV-VI er utslag av fire hovedprinsipp: Undersøkelsesprinsippet. Før vedtak fattes skal saken være tilstrekkelig opplyst. Forvaltningsorganet har ansvar for å innhente alle opplysninger som har betydning for saken. Prinsippet om rett til imøtegåelse. Partene skal ha anledning til å gjøre seg kjent med saken, komme med sine anførsler og gis mulighet til å klage

21 Framdriftsprinsippet. Forvaltningen plikter å utrede saken og treffe vedtak så raskt som mulig. Grunngiingsprinsippet. Forvaltningen skal grunngi sine vedtak samtidig med at de treffes. Forvaltningsloven inneholder viktige rettsikkerhetsgarantier for den enkelte i møtet med offentlig forvaltning. Disse blir i noen tilfeller supplert med tilleggsbestemmelser i særlover. I helse- og omsorgstjenestelovens 2-2 fremgår det at forvaltningsloven gjelder for kommunens virksomhet, men at særlige bestemmelser kan følge av lovens egne bestemmelser eller bestemmelser i pasient- og brukerrettighetsloven. Unntakene fra forvaltningsloven er begrunnet med at helse- og omsorgslovgivningen må ha særlige regler som sikrer at pasientenes og brukernes interesser blir ivaretatt når det gjelder informasjon, medvirkning og rett til å klage. Kommunens plikt til å yte forsvarlige helse og omsorgstjenester følger av helse- og omsorgstjenesteloven, mens innbyggernes korresponderende rett til tjenestene er regulert av pasient- og brukerrettighetsloven. Sistnevnte gir pasienter og brukere rettskrav på nødvendig hjelp med en forsvarlig standard, basert på en individuell helse- og sosialfaglig behovsvurdering. Begge lovene bygger på at det skal fattes enkeltvedtak om hvilke tjenester som skal ytes. Rettssikkerheten i saksbehandlingen er viktig. Den skal verne innbyggerne mot usaklig forskjellsbehandling og vilkårlig bruk av offentlig myndighet. Idealene om upartiskhet, partsdeltakelse, innsyn og overprøvingsmuligheter skal sikres. I forvaltningsloven kommer disse idealene til uttrykk som krav om saksbehandling, begrunnede vedtak og klagemulighet. For tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 første ledd nr 6, 3-6, og 3-8 gjelder forvaltningslovens regler om enkeltvedtak jf. Pasient og brukerrettighetsloven 2-7 andre ledd. 1.4 Organiseringskart enheten Helse og omsorg i Rennebu Leder for Helse og omsorg i Rennebu er direkte underlagt rådmannen. Oversikten i figur 1 viser alle tjenestene som Rennebu kommune tilbyr innenfor Helse- og omsorg. Ansatte i Helse og omsorg kan ha arbeidsoppgaver på tvers av tjenesteområdene, og være saksbehandler for flere typer tjenester. Oversikten er hentet fra kommunens hjemmeside

22 Figur 1: oversikt over helse- og omsorgstjenester i Rennebu kommune Leder Helse og omsorg Hjemmetjenester Helse- og omsorgstjenester Barn og familie Botilbud Arbeids- og aktivitetstilbud NAV Andre tjenester Avlastning Fysioterapi Barnevern Bostøtte Aktivitetskontakt Ledsagerbevis Hjelpemidler/ ergoterapeut Frisklivssentralen Famileverns kontor Flyktningetjenesten Arbeidssenter Miljørettet helsevern Hjemmehjelp Hjelpemidler/ ergoterapit Fysioterapi Kommunal utleiebolig Dagsenter Parkeringstillatelse for forflytningshemmede Hjemmesykepleie Individuell plan Helsestasjon og skolehelsetjeneste Omsorgsbolig Trygdebolig Pasient- og bruker ombud Hverdagsrehabilitering Koordinerende enhet Svangerskap og fødsel Reisevaksiner Kreftomsorg Lege Transporttjenster (TTkort) Matlevering Psykisk helse Verge Pårørendestøtte Rus Personlig assistent Sykehjem Trygghetsalarm Tannhelse 1.5 Tildeling av helse- og omsorgstjenester i Rennebu kommune Kommunen har ansvar for at personer som oppholder seg i kommunen tilbys nødvendige helse- og omsorgstjenester. Dette er nedfelt i helse- og omsorgstjenesteloven. Innbyggernes

23 rett til nødvendige og verdige tjenester følger av pasient- og brukerrettighetsloven med tilhørende forskrifter. Kommunene er pålagt å ha en koordinerende enhet. Det er særlig viktig når bruker/ pasient har flere typer tjenester. Søknader om helse- og omsorgstjenester i Rennebu behandles henholdsvis i kommunens inntaksteam (sykehjemmet) eller vedtaksteam (hjemmebaserte tjenester). Nedenfor er satt opp to figurer som beskriver arbeidet til teamene. Figur 2 Kommunens inntaksteam 1 Flerfaglig team for vurdering og tildeling av tjenester i henhold til helse- og omsorgstjenesteloven. Gjelder alle tjenester unntatt opphold på sykehjem. 1 Figuren er hentet fra internkontrollsystemet til Helse og Omsorg i QM

24 Figur 3: Kommunens vedtaksteam 2 saker: tjenester ihht helse- og omsorgstjeneste loven, med unntak av opphold på sykehjem felles rutiner for saksbehandling, virksomhetene fatter vedtak etter tildelt tjeneste møter annenhver uke VEDTAKSTEAM beslutningsmyndighet nestleder HO, leder hjemmesykepleien/ -TFF, koordinator psykiatri/ - hjemmehjelp/ - dagsenter, fysioterapeut, saksbehandler 2 PROSJEKTBESKRIVELSE 2.1 Formål Formålet med prosjektet er å undersøke om saksbehandling og vedtak for helse- og omsorgstjenester er i samsvar med krav i forvaltningsloven og særlover, og de kriterier kommunen selv har vedtatt. Hvis avvik avdekkes, å bidra til at rutiner og praksis forbedres. 2 Figuren er hentet fra internkontroll systemet til Helse og omsorg i QM

25 2.2 Problemstillinger Med bakgrunn i formålet med forvaltningsrevisjonen er følgende problemstillinger utarbeidet: 1. Er saksbehandlingen i samsvar med forvaltningsloven, særlover og egne kriterier? 2. Er alle relevante dokumenter journalført? 3. Er klagesaker behandlet riktig? 2.3 Avgrensning Prosjektet avgrenses til å se på saksbehandling og enkeltvedtak fattet i henhold til lov om pasient- og brukerrettigheter (Pbrl) kapittel 2 og avgjørelser etter Helse- og omsorgstjenestelovens 3-2 første ledd nr 6 bokstavene a-c, 3-6 og 3-8 som krever enkeltvedtak dersom tjenesten er ment å vare i mer enn to uker uavhengig av tjenestens omfang. Dette omfatter: a. Helsetjenester i hjemmet b. Personlig assistanse, herunder praktisk bistand og opplæring og støttekontakt c. Plass i institusjon, herunder sykehjem eller tilsvarende bolig særskilt tilrettelagt for heldøgns omsorgstjenester d. Nødvendig pårørendestøtte, herunder opplæring og veiledning, avlastningstiltak og omsorgsstønad e. Brukerstyrt personlig assistanse I tillegg ser vi på et utvalg enkeltvedtak innenfor helse- og omsorgstjenesteloven som ikke omfattes av Pbrl kapittel 2, men der forvaltningslovens regler kommer til anvendelse. Vi vil se på enkeltvedtak i perioden Omfanget av enkeltvedtak for helse- og omsorgstjenester er stort. For å begrense ressursbruken er det nødvendig å foreta et utvalg. Samtidig ønsker vi å kunne generalisere på grunnlag av utvalget. For at utvalgsmengden ikke skal bli for spinkelt til å kunne dra generelle slutninger har det vært nødvendig å avgrense prosjektet til enkelte av kommunens helse- og omsorgstjenester

26 Prosjektet avgrenses videre til bare å undersøke om saksbehandlingen har skjedd korrekt, og ikke hvordan den blir opplevd av de som har søkt om tjenester. Altså undersøkelse om den objektivt målbare kvaliteten, og ikke de subjektive opplevelsene til brukerne. Det er viktig å være bevisst på at det ikke nødvendigvis en sammenheng mellom den opplevde kvaliteten og den målbare kvaliteten på saksbehandlingen. 2.4 Metode Prosjektbeskrivelsen ble godkjent av kontrollutvalget før prosjektet ble igangsatt. Det ble sendt oppstartbrev til rådmannen der vi varslet om oppstart av prosjektet og hvor vi ba om å få oppgitt en kontaktperson for forvaltningsrevisjonen. Vi retter en takk til alle som har samarbeidet med oss gjennom forvaltningsrevisjonen. Prosjektet er gjennomført med dokumentinnsamling, samtaler og dokumentanalyse av enkeltvedtak. Etter forespørsel til rådmannen har revisjonen fått oversendt en anonymisert rapport som viser enkeltvedtak om helse- og omsorgstjenester som ble fattet i perioden fra 1. januar 2018 til 31. desember Listen er gruppert etter tjenestetype og er grunnlag for utplukk av enkeltsaker. En forsvarlig størrelse på utplukket som gjelder problemstilling en og to er vurdert å være minimum 5 % av antall saker. Vi har utarbeidet en sjekkliste som korresponderer med de revisjonskriteriene vi har valgt å benytte. Vi har fått tilgang til journalene i fagsystemet Gerica og papirarkiv på Helsesenteret (Helse- og omsorgskontoret). Vi har i tillegg hatt god kontakt gjennom samtaler, møter og epost. Det er videre gjennomført dokumentanalyser for å undersøke om rutiner, saksbehandling og klagebehandling er i henhold til gjeldende regelverk. I perioden har det vært behandlet fire klagesaker. Vi har gjennomgått og vurdert behandlingen av de fire klagesakene i perioden. Foreløpig rapport ble sendt til høring, og høringsuttalelse er vedlagt rapporten (deler av uttalelsen er unntatt offentlighet iht off.l. 13). 2.5 Grunnlag for revisjonskriterier Revisjonskriterier er en samlebetegnelse for de krav og forventninger som benyttes for å vurdere tilstanden på et revidert område. Revisjonskriteriene er uttrykk for en norm eller ideal for hvordan tilstanden bør være på det reviderte området, og danner også et naturlig utgangspunkt for revisjonens anbefalinger. Revisjonskriteriene for denne undersøkelsen vil vi hente fra:

27 1. Forvaltningsloven 2. Helse- og omsorgstjenesteloven. 3. Pasient- og brukerrettighetsloven. 4. De ulovfestede normene for god forvaltningsskikk. 5. Forskrift om offentlige arkiv 6. Rennebu kommunes delegerings- og videredelegeringsreglement. 7. Forskrift om tildeling av langtidsopphold i sykehjem eller tilsvarende bolig i Rennebu kommune. 8. IPLOS veileder Bestemmelser i forvaltningsloven 11 veiledningsplikt. Kommunen har plikt til å gi den veiledningen som er nødvendig for at partene skal kunne ivareta sine rettigheter på best mulig måte. 11 a saksbehandlingstid, foreløpig svar. Saken skal forberedes og avgjøres uten ugrunnet opphold. Dersom det må forventes at det tar uforholdsmessig lang tid, skal det snarest mulig gis et foreløpig svar hvor det så vidt mulig skal angis når svar kan forventes. 17 utrednings- og informasjonsplikt. Saken skal være så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. 18 partsinnsyn. Parter i saken har rett til å få innsyn i sakens dokumenter. 23 skriftlighet. Vedtaket skal være skriftlig. 24 grunngiving. Et enkeltvedtak skal grunngis. Begrunnelsen skal gis samtidig med at vedtaket treffes. 25 begrunnelsens innhold. Begrunnelsen skal vise til de reglene og de faktiske forhold som vedtaket bygger på. De hovedhensyn som har vært avgjørende for skjønnsutøvelsen bør nevnes. 27 underretning om vedtaket. Partene skal underrettes om vedtaket så snart som mulig. Det skal gis opplysninger om klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere fremgangsmåten ved klage. Det skal informeres om retten til partsinnsyn som følger av lovens vedtak som kan påklages. Enkeltvedtak kan påklages av en part til det forvaltningsorganet som er nærmest overordnet organet som har fattet vedtaket. Helse- og omsorgstjenesteloven 2-2 forholdet til forvaltningsloven. Forvaltningslovens regler gjelder for kommunens helse- og omsorgstjenester. 4-2 a om informasjon. Kommunen skal sørge for at det gis slik informasjon som pasient og bruker har rett til å motta etter pasient- og brukerrettighetslovens 3-2. Pasient- og brukerrettighetsloven 2-1 a rett til nødvendig hjelp fra kommunens helse- og omsorgstjeneste. Bestemmelsen gir pasienter og brukere rettskrav på nødvendig hjelp med en forsvarlig standard, basert på en individuell helse- og sosialfaglig behovsvurdering

28 2-1 d rett til personlig brukerstyrt assistanse. Med visse begrensninger har personer under 67 år med langvarig og stort behov for personlig assistanse rett til å få tjenesten organisert som BPA, 2-1 e rett til opphold i sykehjem eller tilsvarende bolig særlig tilrettelagt for heldøgns tjenester. Pasienten eller brukeren har rett til slik tjeneste dersom dette etter en helse- og omsorgsfaglig vurdering er det eneste tilbudet som kan sikre nødvendige og forsvarlige tjenester. 2-7 forvaltningslovens anvendelse. Avgjørelser etter helse- og omsorgstjenestelovens 3-2 første ledd nr. 6 bokstavene a-c, 3-6 og 3-8 krever enkeltvedtak dersom tjenesten er ment å vare i mer enn to uker. Dette omfatter: helsetjenester i hjemmet personlig assistanse, herunder praktisk bistand og opplæring og støttekontakt, plass i institusjon, herunder sykehjem nødvendig pårørendestøtte, herunder opplæring og veiledning, avlastningstiltak og omsorgsstønad Brukerstyrt personlig assistanse pasientens eller brukerens rett til medvirkning. Tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes i samarbeid med pasient og bruker. Det skal legges stor vekt på hva pasient og bruker mener ved utforming av tjenestetilbud. 3-2 pasientens og brukerens rett til informasjon. Pasient og bruker skal ha den informasjon som er nødvendig for å få tilstrekkelig innsikt i tjenestetilbudet og for å kunne ivareta sine rettigheter på best mulig måte. 7-2 klage. Klager på vedtak etter loven skal behandles av Fylkesmannen. Klagen sendes til kommunen, som skal vurdere om det er grunnlag for å gjøre endringer i vedtaket. 7-5 frist for å klage. Klagefristen er fire uker etter at den som har klagerett fikk eller burde ha fått tilstrekkelig kunnskap til å fremme en klage. Ulovfestede normer for god forvaltningsskikk De lovfestede reglene for forvaltningens saksbehandling suppleres med uskrevne og ulovfestede krav som oppstår gjennom forvaltnings- og rettspraksis. Begrepet «god forvaltningsskikk» er en samlebetegnelse for de normene for skikk og bruk som forvaltningen må forholde seg til i møte med borgerne. Blant de mest grunnleggende kravene som følger av god forvaltningsskikk er følgende: Forvaltningen skal opptre høflig og hensynsfullt. Dette innebærer blant annet at det skal brukes et språk som er lettleselig og forståelig, at ansatte ikke skal opptre krenkende eller nedlatende og at diskresjonshensyn skal ivaretas. Berørte parter bør dras inn i beslutningsprosessen. Partenes mulighet til å uttale seg om faktiske og rettslige forhold før vedtak fattes bør i en del tilfeller gå lengre enn forvaltningslovens bestemmelser. Berørte parter bør holdes orientert om sakens gang. Dersom saksbehandlingen trekker ut skal partene underrettes