Opphør av arbeidsforhold ved nedbemanning. Kurs Advokat Ketil Sundbotten og HR-ansvarlig Helen von Quillfeldt fra Virke

Transkript

1 Opphør av arbeidsforhold ved nedbemanning Kurs Advokat Ketil Sundbotten og HR-ansvarlig Helen von Quillfeldt fra Virke

2 Formål og overblikk over kurset Formål med kurset Sette deg i stand til å gjennomføre endringsprosesser, nedbemanning og oppsigelse på en forsvarlig måte Få innsikt i god praksis; - både juridisk, økonomisk og mellommenneskelig Målet er at alle parter opplever at det er en ryddig prosess både for: arbeidsgiver dem som må gå og dem som blir igjen. Overblikk over kurset Vi følger en virksomhet med behov for endring, fra ledelsens vurdering av alternativer, beslutning om oppsigelse, kommunikasjon, de formelle kravene, involvering av tillitsvalgte til endelige nye avtaler er signert Vi tar utgangspunkt i tidslinjen/de 8 stadiene Virke beskriver i anbefalt prosess 2

3 Innledning Presentasjon og overordnet introduksjon om kurset Målsetting og forventninger til dagen Overordnet om nedbemanning, omstilling og ledelse av endring Stadie 0 Forberedelse Stadie 1 Vedtak Innhold i kurset Kaffepause Stadie 2 Planlegging og utarbeidelse av materiale Stadie 3 Drøftelser med tillitsvalgte Stadie 4 Behandling i AMU LUNSJ Stadie 5 Informasjon til de ansatte Stadie 6 Foreløpig utvelgelse av de ansatte Kaffepause Stadie 7 Individuelle drøftelsesmøter Stadie 8 Oppsigelse Slutt Evaluering Vedlegg

4 Innledning hvem er dere? Hvem er vi? Ketil Sundbotten Advokat Arbeidsrett Tlf E-post: Helen von Quillfeldt HR konsept- og forretningsutvikler Tlf E-post:

5 Presentasjon og forventninger Kort om deg: Rolle Virksomhet Hvilke forventninger har du til kurset 5

6 Innledning Presentasjon og overordnet introduksjon om kurset Målsetting og forventninger til dagen Overordnet om nedbemanning, omstilling og ledelse av endring Stadie 0 Forberedelse Stadie 1 Vedtak Innhold i kurset Kaffepause Stadie 2 Planlegging og utarbeidelse av materiale Stadie 3 Drøftelser med tillitsvalgte Stadie 4 Behandling i AMU LUNSJ Stadie 5 Informasjon til de ansatte Stadie 6 Foreløpig utvelgelse av de ansatte Kaffepause Stadie 7 Individuelle drøftelsesmøter Stadie 8 Oppsigelse Slutt Evaluering Vedlegg

7 Bakgrunn for nedbemanning og oppsigelse «Shift happens» men, hvem vil ha endring? Endringer i arbeidslivet endret behov bemanning og kompetanse Eksempler på endringer : Ny teknologi/nye arbeidsformer, nye tjenester eller produkter Krav fra kunder/brukere, eiere eller myndigheter Sviktende marked, røde tall Røde tall og behov for kostnadskutt Vekst, sammenslåinger, virksomhetsoverdragelse, outsourcing Endrede rammebetingelser/avtaler og hvordan gjør vi det??? 7

8 Alternativ til opphør av arbeidsforhold Ofte er det flere alternativer til opphør av arbeidsforhold: Kutte andre kostnader enn personal, f. eks. leiekostnader, selge maskiner, lease, osv. Kutte innleide og oppdragstakere Kutte fellesgoder Frivillig avgang gjennom sluttpakker Permittering, eventuelt permisjon, hvis midlertidig Utleie av egne ansatte 8

9 Rettslig grunnlag for oppsigelse er i Arbeidsmiljøloven Vern mot usaklig oppsigelse 1) Arbeidstaker kan ikke sies opp uten at det er saklig begrunnet i virksomhetens, arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold. 2) Skyldes oppsigelsen driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringstiltak, er den ikke saklig begrunnet dersom arbeidsgiver har et annet passende arbeid i virksomheten å tilby arbeidstaker. Ved avgjørelse av om en oppsigelse har saklig grunn i driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringstiltak, skal det foretas en avveining mellom virksomhetens behov og de ulemper oppsigelsen påfører den enkelte arbeidstaker. 3) En oppsigelse som skyldes at arbeidsgiver setter ut eller tar sikte på å sette ut virksomhetens drift på oppdrag ved bruk av selvstendige oppdragstakere, er ikke saklig med mindre det er nødvendig av hensyn til virksomhetens fortsatte drift. 9

10 Rettslig grunnlag for oppsigelse aml 15-7, krav om saklig grunn Vi skal gå gjennom de ulike stadiene i en nedbemanningsprosess 1. Vedtak i kompetent organ 2. Utarbeidelse av materiale 3. Drøftelser med tillitsvalgte 4. Behandling i AMU 5. Informasjon til de ansatte 6. Foreløpig utvelgelse av de ans 7. Individ. møter. Drøftelse 8. Oppsigelse 0. Forberedelse fra ledelsen Uformelle møter underveis På hvert av stadiene vil vi gå gjennom: Formelle krav, det juridiske grunnlaget Praktiske tips for at prosessen skal oppleves som god og at resultatet kan aksepteres for alle parter

11 Arbeidsgiver har ansvar og plikter gjennom hele «ansattreisen» Strategi 1. Ressursplanlegging og - utnyttelse 2. Tiltrekke og rekruttere 3. Mottak nye medarbeidere 4. Utvikle og beholde Kompetanseutvikling Prestasjonsledelse/ Medarbeidersamtaler HMS, sykefravær 5. Endring og opphør av arbeidsforhold Nedbemanning som følge av omorganisering og endringer Belønning Opphør av enkeltansatte Ledelse Personaladministrasjon Samhandling med fagforeninger Hva trenger vi fremover? Hvor mange må gå? Type kompetanse Flere eller færre ansatte Midlertidig eller permanent Hvem skal bli/hvem må gå?

12 Introduksjon kompetanseplanlegging og ressurser Kompetanseplanlegging Riktig kompetanse og riktig kapasitet (antall ressurser) er viktig for at en virksomhet lykkes. Enkelte ganger har man nok eller for mange folk, men ikke den riktige kompetansen. Medarbeiderne har kanskje ikke mulighet eller motivasjon for å utvikle den kompetansen som er nødvendig fremover. Det kan være behov både for nedbemanning og nyrekruttering. En tydelig kompetanseplan bør ligge til grunn både for rekruttering av nye medarbeidere og utvelgelseskriterier ved nedbemanning. Gjør en analyse, start eksternt hva marked og kunder har behov for, forventer av dere og hva dere ønsker å være spesielt gode på og kjent for. Diskuter og beskriv: 1. Organisasjonen, visjon, strategi og valg fremover basert på trender i bransjen og valg i virksomheten: Hvor er vi, om eks 5 år? Hva skal til for å lykkes? Hva trenger vi da? 2. Ressursbehov (kompetanse, roller, kapasitet) i forhold til hva vi har. Hva slags kompetanse MÅ vi ha? Hva slags kompetanse er greit å ha? Hva har vi? Hva trenger vi mer av? Hva trenger vi mindre av? Kan vi lære opp? Eller må vi nedbemanne? Hva mangler vi? Skal vi rekruttere? Skal vi lære opp? 3. Rekrutteringsstrategi Kravprofil (til rekruttering) Overordnet rollebeskrivelse og suksessfaktorer Kritiske suksessfaktorer Kompetanse Fakta om stillingen 4. Opplærings-/kompetanseplan for virksomheten 5. Opplærings-/kompetanseplan for den enkelte medarbeider

13 Hva skal til for å lykkes? Generelt, hva tenker dere skal til for å lykkes i en nedbemanningsprosess? Husk: Fortløpende vurdering under hele prosessen av om berørte arbeidstakere kan omplasseres til annet arbeid. Rett til annet arbeid, jf. aml (2). Varsling til NAV dersom det kan være en masseoppsigelse (når 10 eller flere ansatte sies opp innen 30 dagers tidsrom), jf. aml. 15-2; 13

14 Hvilke utfordringer ser dere på de ulike stadiene? Summe med sidemann. Diskuter i et par minutter, så dele i plenum Hvilke utfordringer ser dere generelt på de ulike stadiene i en omstillings- og nedbemanningsprosess? 14

15 Hvilke utfordringer ser dere på de ulike stadiene? - eksempler Informasjon Medvirkning Frykt Negativt omdømme Rettslige tvister Tillitsvalgte og ansatte føler seg kuppet gjennom rask prosess, korte frister, liten involvering 15

16 Vellykket endring handler om involvering og rekkefølgen av hvordan informere og involvere Nedbemanning er en betydelig endrings- og omstillingsprosess. Stikkord og rekkefølge for å lykkes: 1. Nåsituasjon felles forståelse av behov 2. Involvere underveis og før beslutning 3. Fremtid felles forståelse av hvor virksomheten vil og hva slags bemanning som skal til 4. Kommunikasjon 5. Respekt for alle parter og at medarbeiderne som berøres forstår alternativene 6. Vise effekt og konsekvens av omstillingen 7. Ledelsen må være konsistent og vise at dette var nødvendig 8. Ta konsekvensene av endret situasjon, fordele roller og ansvar etter den nye situasjonen. - Gjøre det praktisk mulig å «leve med» ny, redusert bemanning

17 Vellykket endring og omstillingsprosjekt med nedbemanning kan beskrives som en trapp Trinn 8 Felles forståelse nåsituasjon Trinn 1 Etablere en følelse av nødvendighet Trinn 2 Involvere tillitsvalgte og andre tidlig FØR beslutning og overtallighetsliste Trinn 3 Skape en visjon for endring Felles forståelse fremtid Trinn 4 Kommunikasjon Formidle fremtidsbilde og hvordan vi kommer dit Trinn 5 Gi ansatte alternativer og mulighet til å gå med «hevet hode» Trinn 6 Planlegge synlige resultater etter ny situasjon/ endret bemanning Trinn 7 Ledelsen må stå ved beslutningen og vise troverdig på at det var et behov Ta konsekvensene av endret situasjon, fordele roller og ansvar etter den nye situasjonen Skap trang til endring Etabler riktig team Skap riktig visjon Kommunisér for deltakelse Skap handlekraft Skap quick-wins Ikke gi opp Få varig endring

18 Oversikt nåsituasjon og forberede beslutning 0. Forberedelse fra ledelsen For å fatte vedtak i besluttende, kompetent organ om kostnadskutt (og evt. nedbemanning) må ledelsen har oversikt over nåsituasjonen Hva skal til for å lykkes fremover? Dette presenteres for styret og tanker om alternativer fremover 18

19 God forberedelse og struktur er nøkkelen for å lykkes i nedbemanningsprosesser 0. Forberedelse fra ledelsen Planlegg - hvem skal gjøre hva når? Forbered - tenk gjennom bakgrunn, alternative scenarier og konsekvenser - formidle krav og forventninger klart og tydelig - tenk gjennom arbeidstakeres/tillitsvalgte/vernetjenestens og egen reaksjon Forpliktende - hva kan dere bistå med, tilby (sluttpakke, karriererådgivning, mm) - planlagte tiltak må omsettes i praksis og avtaler må være realistiske Oppfølging - når beslutning om omstilling og nedbemanning er tatt, gjennomfør så raskt som mulig - følg stadiene og planene, informer løpende 19

20 Refleksjoner rundt omstillingsprosess hos oss Tenk gjennom og notér noen stikkord for egen del: Hva er det viktigste (utfordring) hos oss NÅ som vi må gjøre noe med Hva er viktig å tenke på hos oss/for meg Hva er den første jeg må gjøre hos oss? Hvem prater jeg med? Når? 20

21 Innledning Presentasjon og overordnet introduksjon om kurset Målsetting og forventninger til dagen Overordnet om nedbemanning, omstilling og ledelse av endring Stadie 0 Forberedelse Stadie 1 Vedtak Innhold i kurset Kaffepause Stadie 2 Planlegging og utarbeidelse av materiale Stadie 3 Drøftelser med tillitsvalgte Stadie 4 Behandling i AMU LUNSJ Stadie 5 Informasjon til de ansatte Stadie 6 Foreløpig utvelgelse av de ansatte Kaffepause Stadie 7 Individuelle drøftelsesmøter Stadie 8 Oppsigelse Slutt Evaluering Vedlegg

22 Stadie 1: Vedtak i kompetent organ 1. Vedtak i kompetent organ 2. Utarbeidelse av materiale 3. Drøftelser med tillitsvalgte 4. Behandling i AMU 5. Informasjon til de ansatte 6. Foreløpig utvelgelse av de ans 7. Individ. møter. Drøftelse 8. Oppsigelse 0. Forberedelse fra ledelsen Uformelle møter underveis 1. Vedtak i kompetent organ Ledelsens vurderer og dokumenterer virksomhetens behov for omorganisering og rasjonaliseringstiltak Eventuelle oppsigelser må være saklig begrunnet til virksomhetens forhold (aml 15-7) Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten og det er både en rett og plikt for ledelsen i en virksomhet å tilpasse kostnadene til den forventede situasjonen for virksomheten

23 Stadie 1: Vedtak i kompetent organ forts. 1. Vedtak i kompetent organ 2. Utarbeidelse av materiale 3. Drøftelser med tillitsvalgte 4. Behandling i AMU 5. Informasjon til de ansatte 6. Foreløpig utvelgelse av de ans 7. Individ. møter. Drøftelse 8. Oppsigelse 0. Forberedelse fra ledelsen Uformelle møter underveis Styret gir ledelsen fullmakt til å iverksette prosessen Gir klare rammer og fullmakter for administrasjonen ved gjennomføring av prosessen Dokumentasjon Nødvendig med dokumentasjon for at tillitsvalgte skal kunne sette seg inn i saken og gjøre seg opp en mening VERKTØY/ DOKUMENTASJON: Dokumentere fakta og behov (bedriftsøkonomisk) Vise antatt rasjonaliseringsgevinst Referat som viser beslutning i kompetent organ (styret) Kan bli etterspurt i oppsigelsessaker det det reises spørsmål ved om oppsigelsen skyldes behov for nedbemanning eller skyldes en personalsak

24 Refleksjoner rundt vedtak hos oss Tenk gjennom og noter noen stikkord for egen del: Hva er nåsituasjon? Hvilke alternativer har vi? Når og hvor skal vi beslutte? 24

25 Refleksjoner rundt vedtak hos oss - eksempler Eksempler på tiltak dere må ha vurdert før nedbemanning av egne faste ansatte: Kutte andre kostnader enn personal, f. eks. leiekostnader, selge maskiner, lease, osv. Ledelsen avvikler midlertidige ansettelsesforhold Kutte innleide og selvstendige oppdragstakere Kutte fellesgoder Frivillig avgang gjennom sluttpakker Permittering, eventuelt permisjon, hvis midlertidig Utleie av egne ansatte 25

26 Innledning Presentasjon og overordnet introduksjon om kurset Målsetting og forventninger til dagen Overordnet om nedbemanning, omstilling og ledelse av endring Stadie 0 Forberedelse Stadie 1 Vedtak Innhold i kurset Kaffepause Stadie 2 Planlegging og utarbeidelse av materiale Stadie 3 Drøftelser med tillitsvalgte Stadie 4 Behandling i AMU LUNSJ Stadie 5 Informasjon til de ansatte Stadie 6 Foreløpig utvelgelse av de ansatte Kaffepause Stadie 7 Individuelle drøftelsesmøter Stadie 8 Oppsigelse Slutt Evaluering Vedlegg

27 27 Pause

28 Innledning Presentasjon og overordnet introduksjon om kurset Målsetting og forventninger til dagen Overordnet om nedbemanning, omstilling og ledelse av endring Stadie 0 Forberedelse Stadie 1 Vedtak Innhold i kurset Kaffepause Stadie 2 Planlegging og utarbeidelse av materiale Stadie 3 Drøftelser med tillitsvalgte Stadie 4 Behandling i AMU LUNSJ Stadie 5 Informasjon til de ansatte Stadie 6 Foreløpig utvelgelse av de ansatte Kaffepause Stadie 7 Individuelle drøftelsesmøter Stadie 8 Oppsigelse Slutt Evaluering Vedlegg

29 Stadie 2: Utarbeidelse av materiale - Planlegge 1. Vedtak i kompetent organ 2. Utarbeidelse av materiale 3. Drøftelser med tillitsvalgte 4. Behandling i AMU 5. Informasjon til de ansatte 6. Foreløpig utvelgelse av de ans 7. Individ. møter. Drøftelse 8. Oppsigelse 0. Forberedelse fra ledelsen Uformelle møter underveis Ledelsen drøfter og utarbeider: Beskrivelse av nåsituasjon med fakta, bakgrunn og behov Forslag til fremdriftsplan og tiltak. En prosjektplan med tidslinje for: drøftelser med de tillitsvalgte når skal prosessen være ferdig Forslag til nytt organisasjonskart (ikke navn, men gjerne stillinger), antall stillinger som foreslås kuttet (overtallighetsliste) Forslag til utvelgelseskrets- og kriterier Forslag til mulige frivillige tiltak, for eksempel permisjon, førtidspensjon, utdanningspermisjon eller lignende Evt. sluttpakker VERKTØY/ DOKUMENTASJON: Informasjon bakgrunn og formål Prosjektplan Organisasjonskart Tariffavtale (evt) Utvelgelseskriterier Utvelgelseskrets Kompetanseplan og kriterier Kompetansekartlegging Tiltaksbeskrivelser Risikovurdering Overtallighetsliste

30 Stadie 2: Utarbeidelse av materiale Utvelgelseskrets- og kriterier Utvelgelseskrets og kriterier er viktig del av en nedbemanningsprosess. - Hva innebærer det? Utvelgelseskrets virksomhetsbegrepet Begrenset utvelgelseskrets kan være begrunnet i geografiske forhold, økonomisk situasjon mv. Forutsetter nødvendighet og fast praksis for slik inndeling, og kan bli problematisk hvis de tillitsvalgte protesterer Utvelgelseskriterier ansiennitet, kompetanse, egnethet, alder, sosiale forhold mv. Utkast til avtale med tillitsvalgte Møte tillitsvalgte, inngå avtale skriv protokoll Evt. avtale med tillitsvalgte vil i utgangspunktet være bindende for den enkelte ansatte 30

31 Refleksjoner rundt utvelgelseskriterier hos oss Tenk gjennom og noter noen stikkord for egen del: Kan og vil vi bruke kompetanse? Må vi bruke ansiennitet? Er vi bundet av tariffavtale? Noen spesiell forhold eller hensyn? 31

32 Noen tips og verktøy i planleggingsprosessen og underveis På de neste sidene finner dere eksempler og innspill til: Kompetanseplanlegging Kompetansekartlegging Prosjektplan Kommunikasjon og kommunikasjonsplan Risikovurdering I kursmateriellet finner dere også ulike skjemaer og maler 32

33 Kompetanseplanlegging er grunnlaget for kompetansekriterier dere av kompetanse og kapasitet for å lykkes fremover? Nivå Virksomhet Avdeling Individ Fokus Felles forståelse i ledergruppen Vis og diskutér: Trender, markedsendringer, visjon, strategi Hva skjer rundt oss? Hvor er vi om 1år? 5 år? Hva gjør vi? Arbeidsprosesser og aktiviteter, ledelse og støtte Hva gjør vi selv, og hva kjøper vi eksternt? Slutter vi med noe? Starter vi med noe nytt? Hva gjør vi annerledes? Organisasjonsstruktur Hvilke kritiske strategiske kompetanser og hvor mye ressurser (antall medarbeidere) må vi ha for å lykkes? Analyse av endringer i aktiviteter, leveranser, prosjekter, etc. Roller: har vi riktig kompetanse? Kapasitet? Tiltak: rollebasert kompetanseutvikling, rekruttering, + evt. opphør av arbeidsforhold Stillingskrav hva skal til for å lykkes i stillingen slik behovene er fremover? (KSF) Beskriv rolle, ansvar, oppgaver Lag kravprofil som viser KSF, Kompetanse (utdanning, erfaring fra bransje, roller, nivåer) Personlighet Motivasjon (hva driver deg i denne virksomheten, avdelingen, rollen) Kompetanseplanlegging Definer hva dere trenger fremover: Hvilke er de 5 viktigste kompetansene? Kartlegg hva dere har nå: Kompetansebehov 33

34 Hva må beskrives Kommunikasjon Kompetanseplanlegging Om organisasjonen, visjon, strategi og valg fremover Ressursbehov (kompetanse, roller, kapasitet) Kravprofil (til rekruttering eller gap-analyse) Overordnet rollebeskrivelse og suksessfaktorer Kritiske suksessfaktorer Kompetanse Fakta om stillingene Vise kortfattet hva som påvirker beslutninger på virksomhets-, avdelings- og individnivå Kommuniser prinsipper og verdier (slik at både de som må gå og de som blir føler det er en ryddig prosess der det menneskelige aspektet blir ivaretatt i tillegg til det formelle/juridiske F.eks.: kompetanseutvikling, karriererådgivning, sluttpakker, etc Vis organisasjonskart med antall personer Vis kompetansekravene (kanskje er det kriterium # 1 for utvelgelse i denne omgang) Vis tidsplan for iverksetting Lag kravprofil for de aktuelle, nye rollene 34

35 Kompetansekartlegging Kompetansekartlegging Når virksomheten har et klart bilde av fremtidig, kompetansebehov i virksomheten kompetanseplan for virksomheten, Kan det være nyttig å kartlegge hva slags kompetanse de ulike medarbeideren har/er motivert for å skaffe seg som er relevant i fremtidig arbeidssituasjon Vi må regne med at den enkelte medarbeider har den kompetanse som er nødvendig for å gjennomføre nåtidens arbeidsoppgaver) Ved nedbemanning og omstrukturering med utvelgelse av hvilke medarbeidere som skal være med videre, vil det ofte være nødvendig å kartlegge kompetanse, tjenesteansiennitet og sosiale forhold for den enkelte

36 Eksempel mal for prosjektplan Prosjektplan 3. Kvartal 4. Kvartal Stadie TEMA Oppgave Ansvarlig Involverte Aug Sept Okt Nov Des 1 Vedtak 2 Planlegge: Utarbeidelse materiale 3 Drøfte med tillitsvalgte 4 Informasjon til de ansatte 5 Behandling i AMU Lage beslutningsgrunnlag Gjennomføre styremøte/-vedtak Beskrive tiltak Lage prosjektplan Lage kommunikasjonsplan Gjennomføre kommunikasjonsaktiviteter Definere utvelgelseskriterier og kretser Kompetanseplan og kartlegging Gjøre risikovurdering Innkalle til møter Gjennomføre møter Utarbeide protokoll Allmøte Fellesmail med referat etc Forberede og innkalle Gjennomføre AMU Lage referat, sende ut Adm dir nn Løpende Datoer for møter og frister Foreløpig utvelgelse av de ansatte 7 Individuelle drøftelsesmøter 8 Oppsigelse Fyll ut detaljer på hvilke oppgaver som må gjøres i de ulike stadiene Vær tydelig på hvem som har hovedansvar, hvem som skal involveres og tidsfrist

37 God og hyppig kommunikasjon er en forutsetning for å lykkes Kommunikasjonsplan Vise kortfattet hva som påvirker beslutninger på virksomhets-, avdelings- og individnivå Kommuniser prinsipper og verdier (slik at både de som må gå og de som blir føler det er en ryddig prosess der det menneskelige aspektet blir ivaretatt i tillegg til det formelle/juridiske F.eks.: kompetanseutvikling, karriererådgivning, sluttpakker, etc Vis organisasjonskart med antall personer Vis kompetansekravene hvis kompetanse er utvelgelseskriterium Vis tidsplan for iverksetting Lag kravprofil for de aktuelle, nye rollene 37

38 Mal kommunikasjonsplan Kommunikasjonsplan Lag en kommunikasjonsplan for hele prosessen/alle stadiene Mål-gruppe Behov Budskap Avsender Ansvar Involveres Kanal Tidspunkt Evaluering Alle ansatte Trygghet om fakta og hva som skjer Bakgrunn Fakta Prosess Adm dir Komm dir Ledergruppen Allmøte Hva var respons? Ubesvarte spørsmål? 38

39 Sannsynlighet / Frekvens Lav Middels Høy Risikovurdering - vurder hva som kan gå galt og hva dere gjør av tiltak Risikostyring Innledningsvis har dere brainstorming og beskriver: 1. Hva som skal til for å lykkes og 2. Risiko/hva som kan gå galt i omstillings- og nedbemanningsprosessen For hver risiko som kan bidra til at dere ikke lykkes, vurdér sannsynlighet (lav middels høy) for at det inntreffer og konsekvensen (liten middels lav) hvis det skjer Sett gjerne resultatet i en enkel risikomatrise Lett og effektiv å bruke. Gir ledelsen riktig fokus og mulighet til å prioritere det viktigste og sette inn tiltak som reduserer risiko Liten Middels Høy Konsekvens 2 Dette kan også gjøres i et excel ark der man legger inn tall skala/verdier for sannsynlighet og konsekvens Kritisk risiko (høy prioritet) Signifikant risiko (middels prioritet) Neglisjerbar risiko (lavest prioritet)

40 Refleksjoner rundt risiko hos oss Tenk gjennom og noter noen stikkord for egen del: Hva er kan gå galt? Hva kan vi gjøre for å forhindre det? 40

41 Innledning Presentasjon og overordnet introduksjon om kurset Målsetting og forventninger til dagen Overordnet om nedbemanning, omstilling og ledelse av endring Stadie 0 Forberedelse Stadie 1 Vedtak Innhold i kurset Kaffepause Stadie 2 Planlegging og utarbeidelse av materiale Stadie 3 Drøftelser med tillitsvalgte Stadie 4 Behandling i AMU LUNSJ Stadie 5 Informasjon til de ansatte Stadie 6 Foreløpig utvelgelse av de ansatte Kaffepause Stadie 7 Individuelle drøftelsesmøter Stadie 8 Oppsigelse Slutt Evaluering Vedlegg

42 Stadie 3: Drøftelser med tillitsvalgte 1. Vedtak i kompetent organ 2. Utarbeidelse av materiale 3. Drøftelser med tillitsvalgte 4. Behandling i AMU 5. Informasjon til de ansatte 6. Foreløpig utvelgelse av de ans 7. Individ. møter. Drøftelse 8. Oppsigelse 0. Forberedelse fra ledelsen Uformelle møter underveis 3. Drøftelser med tillitsvalgte Drøftelser skal skje så tidlig som mulig Ingen vedtak må være truffet før forholdet er drøftet med de tillitsvalgte. Evt. opprette et nedbemanningsutvalg VERKTØY/ DOKUMENTASJON: Innkalling drøftelsesmøte Protokoll fra alle drøftelsesmøtene Se skjema i vedlegg NB! Skriv protokoll fra alle drøftelsesmøtene

43 Stadie 3: Drøftelser med tillitsvalgte hva skal drøftes Hva skal drøftes med de tillitsvalgte (ikke uttømmende): Den aktuelle og forventede bemanningssituasjonen Organisasjonskartet Andre kostnadsreduserende tiltak (permittering, endringsoppsigelse, reduksjon i lønn, reduksjon i personalgoder, endrende arbeidsrutiner) Eventuell utvelgelseskrets Alternative frivillige tiltak Utvelgelseskriteriene: ansiennitet (må legges til grunn hvis tariffavtale) kvalifikasjoner (formell kompetanse, realkompetanse, personlig egnethet) sosiale forhold (forsørgelsesbyrde, økonomi, mulighet for annet arbeid, sykdom) alder kjønnssammensetning Overtallighetsliste Spesielle forhold som skal drøftes ved masseoppsigelse

44 Drøftelsesmøtene må være godt forberedt Hvorfor forberedelse og dokumentasjon fra arbeidsgiver er viktig: Tillitsvalgte skal kunne utøve sin påvirkningsrett Opplysninger og innspill arbeidsgiver ikke har hensyntatt Avklarer i en tidlig fase tillitsvalgte/de ansattes syn og evt. motstand som vil komme En investering ift til prosessen videre målet bør være å overbevise Skaper sikkerhet om arbeidsgivers motiver, reduserer risiko for tvister Rettslig grunnlag: Lovens drøftingsplikt Arbeidsmiljøloven 8-1 Minst 50 ansatte Lovens «tillitsvalgte»-begrep ikke nødvendigvis fagforening Hovedavtalens drøftingsplikt Virke-LO og Virke-YS Uavhengig av antall ansatte «Så tidlig som mulig» For ikke-tariffbundne virksomheter: Virke anbefaler normalt drøfting med de tillitsvalgte uavhengig av lovens 50 ansatte grense sikrer involvering og bidrar til kartlegging og derav riktige beslutninger 45

45 Informasjon og drøfting ved masseoppsigelser Ved masseoppsigelser ( minst 10 ansatte innenfor 30 dager) Egen drøftingsplikt etter aml Melding sendes til NAV Masseoppsigelser får tidligst virkning 30 dager etter underretning 46

46 Innledning Presentasjon og overordnet introduksjon om kurset Målsetting og forventninger til dagen Overordnet om nedbemanning, omstilling og ledelse av endring Stadie 0 Forberedelse Stadie 1 Vedtak Innhold i kurset Kaffepause Stadie 2 Planlegging og utarbeidelse av materiale Stadie 3 Drøftelser med tillitsvalgte Stadie 4 Behandling i AMU LUNSJ Stadie 5 Informasjon til de ansatte Stadie 6 Foreløpig utvelgelse av de ansatte Kaffepause Stadie 7 Individuelle drøftelsesmøter Stadie 8 Oppsigelse Slutt Evaluering Vedlegg

47 Stadie 4: Behandling i AMU 1. Vedtak i kompetent organ 2. Utarbeidelse av materiale 3. Drøftelser med tillitsvalgte 4. Behandling i AMU 5. Informasjon til de ansatte 6. Foreløpig utvelgelse av de ans 7. Individ. møter. Drøftelse 8. Oppsigelse 0. Forberedelse fra ledelsen Uformelle møter underveis 4. Behandling i AMU I virksomheter som sysselsetter minst 50 arbeidstakere skal saker om omstilling og nedbemanning behandles i AMU før ledelsen fatter endelig beslutning, jf. aml VERKTØY/ DOKUMENTASJON: Referat fra AMU til de ansatte

48 Innledning Presentasjon og overordnet introduksjon om kurset Målsetting og forventninger til dagen Overordnet om nedbemanning, omstilling og ledelse av endring Stadie 0 Forberedelse Stadie 1 Vedtak Innhold i kurset Kaffepause Stadie 2 Planlegging og utarbeidelse av materiale Stadie 3 Drøftelser med tillitsvalgte Stadie 4 Behandling i AMU LUNSJ Stadie 5 Informasjon til de ansatte Stadie 6 Foreløpig utvelgelse av de ansatte Kaffepause Stadie 7 Individuelle drøftelsesmøter Stadie 8 Oppsigelse Slutt Evaluering Vedlegg

49 Innledning Presentasjon og overordnet introduksjon om kurset Målsetting og forventninger til dagen Overordnet om nedbemanning, omstilling og ledelse av endring Stadie 0 Forberedelse Stadie 1 Vedtak Innhold i kurset Kaffepause Stadie 2 Planlegging og utarbeidelse av materiale Stadie 3 Drøftelser med tillitsvalgte Stadie 4 Behandling i AMU LUNSJ Stadie 5 Informasjon til de ansatte Stadie 6 Foreløpig utvelgelse av de ansatte Kaffepause Stadie 7 Individuelle drøftelsesmøter Stadie 8 Oppsigelse Slutt Evaluering Vedlegg

50 Stadie 5: Informasjon til alle ansatte 1. Vedtak i kompetent organ 2. Utarbeidelse av materiale 3. Drøftelser med tillitsvalgte 4. Behandling i AMU 5. Informasjon til de ansatte 6. Foreløpig utvelgelse av de ans 7. Individ. møter. Drøftelse 8. Oppsigelse 0. Forberedelse fra ledelsen Uformelle møter underveis 5. Informasjon til alle ansatte Allmøte med de ansatte Forhåndsvarsel til nedbemanningsutvalget / tillitsvalgte Informasjon om: bakgrunnen for nedbemanning gjennomføring av prosessen tidsplan utvelgelseskriterier eventuelle frivillige tiltak VERKTØY/ DOKUMENTASJON: Kommunikasjonsplan ( se tidligere) Referat fra allmøte til de ansatte Intranett

51 Refleksjoner rundt kommunikasjon hos oss Tenk gjennom og noter noen stikkord for egen del: Hvem bør si hva? Hvilke kanaler eller fora er naturlig å bruke? 52

52 Tilpasse informasjon og tidspunkt til de ulike målgruppene ledere og ulike ansatte For ansatte som prosessen er relevant for og som har behov for informasjon jf. utvelgelseskrets huske de som er permisjon, sykefravær osv. Avklare gjennomføring med de tillitsvalgte informasjon fra tillitsvalgte til medlemmene først? Daglig leder/toppledelsen bør lede møtet og redegjøre gir ansatte følelse av å bli tatt på alvor og bli hørt Fokus på å forklare ansatte nødvendigheten av prosessen og foretatte grep mål å skape forståelse og overbevise 53

53 Innledning Presentasjon og overordnet introduksjon om kurset Målsetting og forventninger til dagen Overordnet om nedbemanning, omstilling og ledelse av endring Stadie 0 Forberedelse Stadie 1 Vedtak Kaffepause Stadie 2 Planlegging og utarbeidelse av materiale Stadie 3 Drøftelser med tillitsvalgte Stadie 4 Behandling i AMU Innhold i kurset LUNSJ Stadie 5 Informasjon til de ansatte Stadie 6 Foreløpig utvelgelse av de ansatte Kaffepause Stadie 7 Individuelle drøftelsesmøter Stadie 8 Oppsigelse Slutt Evaluering Vedlegg

54 Stadie 6: Foreløpig utvelgelse av de ansatte 1. Vedtak i kompetent organ 2. Utarbeidelse av materiale 3. Drøftelser med tillitsvalgte 4. Behandling i AMU 5. Informasjon til de ansatte 6. Foreløpig utvelgelse av de ans 7. Individ. møter. Drøftelse 8. Oppsigelse 0. Forberedelse fra ledelsen Uformelle møter underveis 6. Foreløpig utvelgelse av de ansatte Bruk kartleggingsskjema Fylles ut av nærmeste leder: ansiennitet alder formell kompetanse relevant yrkeserfaring personlig dyktighet i stillingen sosiale forhold Samarbeid med den enkelte ansatte og evt. tillitsvalgte ved utfylling Fyll ut organisasjonskartet med navn Liste med foreløpig overtallige VERKTØY/ DOKUMENTASJON: Overordnet Kompetanseplan for virksomheten og den enkelte enhet Kartleggingsskjema i tråd med planen

55 Innledning Presentasjon og overordnet introduksjon om kurset Målsetting og forventninger til dagen Overordnet om nedbemanning, omstilling og ledelse av endring Stadie 0 Forberedelse Stadie 1 Vedtak Innhold i kurset Kaffepause Stadie 2 Planlegging og utarbeidelse av materiale Stadie 3 Drøftelser med tillitsvalgte Stadie 4 Behandling i AMU LUNSJ Stadie 5 Informasjon til de ansatte Stadie 6 Foreløpig utvelgelse av de ansatte Kaffepause Stadie 7 Individuelle drøftelsesmøter Stadie 8 Oppsigelse Slutt Evaluering Vedlegg

56 57 Pause

57 Innledning Presentasjon og overordnet introduksjon om kurset Målsetting og forventninger til dagen Overordnet om nedbemanning, omstilling og ledelse av endring Stadie 0 Forberedelse Stadie 1 Vedtak Kaffepause Stadie 2 Planlegging og utarbeidelse av materiale Stadie 3 Drøftelser med tillitsvalgte Stadie 4 Behandling i AMU Innhold i kurset LUNSJ Stadie 5 Informasjon til de ansatte Stadie 6 Foreløpig utvelgelse av de ansatte Kaffepause Stadie 7 Individuelle drøftelsesmøter Stadie 8 Oppsigelse Slutt Evaluering Vedlegg

58 Stadie 7: Individuelle drøftelsesmøter 1. Vedtak i kompetent organ 2. Utarbeidelse av materiale 3. Drøftelser med tillitsvalgte 4. Behandling i AMU 5. Informasjon til de ansatte 6. Foreløpig utvelgelse av de ans 7. Individ. møter. Drøftelse 8. Oppsigelse 0. Forberedelse fra ledelsen Uformelle møter underveis 7. Individuelle møter - drøftelsesmøter (Eventuelt) kartleggingsmøte: Gjøre avklaringer med den enkelte og dennes leder, tillitsvalgte kan evt. delta Den enkeltes situasjon og behov Bekrefte kompetansekartlegging Presentere og diskutere ulike alternativer Informasjon om videre prosess VERKTØY/ DOKUMENTASJON: Skriftlig innkalling Fratredelsesavtale Protokoll som alle parter signerer Individuelt drøftelsesmøte: Send ut skriftlig innkalling til individuelle drøftelsesmøter Gi den ansatte noen dagers frist til å forberede seg Opplyse om rett til bistand i møte Informasjon om tema for møte

59 Stadie 7: Tema og gangen i individuelle drøftelsesmøter 1. Vedtak i kompetent organ 2. Utarbeidelse av materiale 3. Drøftelser med tillitsvalgte 4. Behandling i AMU 5. Informasjon til de ansatte 6. Foreløpig utvelgelse av de ans 7. Individ. møter. Drøftelse 8. Oppsigelse 0. Forberedelse fra ledelsen Uformelle møter underveis Gjennomføring av drøftelsesmøtene: Bakgrunnen for nedbemanningen Redegjøre for den konkrete vurdering av arbeidstakeren Kartlegge at all relevant informasjon er tatt i betraktning Utrede alternativer til oppsigelse Arbeidstaker bør opplyse om hvilke stillinger eller arbeidsområder som vedkommende bør vurderes i forhold til annet passende arbeid Diskutere eventuell fratredelsesavtale Kartlegge hvilke konsekvenser en eventuell oppsigelse vil ha for arbeidstaker: Forsørgelsesbyrde økonomi - sosiale forhold - utsikter på arbeidsmarkedet - sykdom, helse

60 Individuelle drøftelsesmøter lovgrunnlag og tips Arbeidsmiljøloven 15-1 Både grunnlaget for oppsigelse og utvelgelse skal drøftes Forutsetter at arbeidsgiver strekker seg langt for å få avholdt drøftinger - Hva med de som er sykmeldt eller i permisjon? Kartleggingsmøter først? - gjør drøftingsmøtene som sådan enklere og mer forutsigbare Innkalling til drøftingsmøte basert på utvelgelseskrets og kriterier - alle som konkurrerer om å bli med videre bør innkalles Unntak ved spesialkompetanse som ingen andre kan utfordre Tidsaspektet gjennomføres raskest mulig etter informasjonsmøte - viktig for de ansatte med avklaring God planlegging for å få en effektiv gjennomføring styre unna ferie osv. 61

61 Refleksjoner rundt individuelle drøftelsesmøter Tenk gjennom og noter noen stikkord for egen del: Hvilke tillitsvalgte involveres i hvilke møter? Hvordan forbereder vi oss? Hvem kaller inn? Hvem skriver protokoll? 62

62 Tips ved utvelgelse og endelig beslutning om opphør - oppsigelse Raskt etter drøftelsesmøte Basert på Viktig å gi den ansatte en avklaring Utvelgelseskrets Kartlegging, drøfting og innhentet info Omplasseringsmuligheter Rett til å skyve ut noen? NB! Interesseavveiningen i aml (2) Viktig med rask oppfølging etter drøftelsesmøtet, men unngå om mulig: Rett før jul, påske osv. Rett før sommerferie Fredager utsett heller til over helgen Formkravene i aml Kort gjennomgang av disse Forsendelse av oppsigelsen Bruk standard oppsigelsesbrev hvor alle formkrav er hensyntatt, se Virkes skjema for oppsigelse 63

63 Innledning Presentasjon og overordnet introduksjon om kurset Målsetting og forventninger til dagen Overordnet om nedbemanning, omstilling og ledelse av endring Stadie 0 Forberedelse Stadie 1 Vedtak Kaffepause Stadie 2 Planlegging og utarbeidelse av materiale Stadie 3 Drøftelser med tillitsvalgte Stadie 4 Behandling i AMU Innhold i kurset LUNSJ Stadie 5 Informasjon til de ansatte Stadie 6 Foreløpig utvelgelse av de ansatte Kaffepause Stadie 7 Individuelle drøftelsesmøter Stadie 8 Oppsigelse Slutt Evaluering Vedlegg

64 Stadie 8: Endelig beslutning og gjennomføring av oppsigelse 1. Vedtak i kompetent organ 2. Utarbeidelse av materiale 3. Drøftelser med tillitsvalgte 4. Behandling i AMU 5. Informasjon til de ansatte 6. Foreløpig utvelgelse av de ans 7. Individ. møter. Drøftelse 8. Oppsigelse 0. Forberedelse fra ledelsen Uformelle møter underveis 8. Oppsigelse Endelig beslutning om hvem som eventuelt har rett til omplassering (dersom aktuelt med omplassering) og hvem som eventuelt sies opp. Informere tillitsvalgte Formriktig oppsigelse sendes rekommandert Evt endringsoppsigelse ved omplasseringsmulighet VERKTØY/ DOKUMENTASJON: Skriftlig oppsigelse sendes rekommandert Se mal for «Oppsigelse» Oppsummerende notat der arbeidsgiver redegjør for utvelgelsen og begrunnelsen for denne Blir ofte etterspurt av fagforening/arbeidstakers advokat

65 Som leder må du kunne gjennomføre «Den vanskelige samtalen» «Den vanskelige samtalen» handler om ledelse Når må vi ta samtalen? Hvorfor oppleves den som vanskelig? Erfaringer Fallgruver Den gode «vanskelige samtalen» Struktur og innhold Forberedelse Gjennomføring Den gode samtalen - Hva skal til for å lykkes Fire faser Reaksjoner hos medarbeideren, hva gjør du Fallgruver Oppfølging 66

66 Innledning Presentasjon og overordnet introduksjon om kurset Målsetting og forventninger til dagen Overordnet om nedbemanning, omstilling og ledelse av endring Stadie 0 Forberedelse Stadie 1 Vedtak Innhold i kurset Kaffepause Stadie 2 Planlegging og utarbeidelse av materiale Stadie 3 Drøftelser med tillitsvalgte Stadie 4 Behandling i AMU LUNSJ Stadie 5 Informasjon til de ansatte Stadie 6 Foreløpig utvelgelse av de ansatte Kaffepause Stadie 7 Individuelle drøftelsesmøter Stadie 8 Oppsigelse Slutt Evaluering Vedlegg

67 Evaluering Forventninger innfridd? Rask runde rundt bordet: Hva kunne vært Mer av Mindre av Annerledes Skjema elektronisk gjør nå! 68

68 Innledning Presentasjon og overordnet introduksjon om kurset Målsetting og forventninger til dagen Overordnet om nedbemanning, omstilling og ledelse av endring Stadie 0 Forberedelse Stadie 1 Vedtak Innhold i kurset Kaffepause Stadie 2 Planlegging og utarbeidelse av materiale Stadie 3 Drøftelser med tillitsvalgte Stadie 4 Behandling i AMU LUNSJ Stadie 5 Informasjon til de ansatte Stadie 6 Foreløpig utvelgelse av de ansatte Kaffepause Stadie 7 Individuelle drøftelsesmøter Stadie 8 Oppsigelse Slutt Evaluering Vedlegg

69 Vedlegg i kursmateriellet Nyttige tips og maler Arbeidsgivers styringsrett Kompetanseplan for virksomheten skjema Kompetansekrav og kompetansekartlegging - skjema Kartlegging av kompetanse, tjenesteansiennitet og sosiale forhold- skjema for samtale Innkalling til drøftingsmøte - skjema Protokoll drøftingsmøte - skjema Oppsigelse - skjema Virke hjelper deg du finner mer informasjon og flere maler i Arbeidsgiverguiden 70

70 Arbeidsgivers styringsrett Ikke lovfestet rett - Akseptert av partene i arbeidslivet og domstolene Retten til å styre, lede og kontrollere arbeidet. Eksempel: - Ansette og si opp arbeidstakere - Regulere lønns- og arbeidsvilkår - Lede virksomhetens drift (organisere, lede og fordele arbeidet) Arbeidsgiver må selv sørge for at styringsretten er i behold Arbeidstaker må i første omgang bøye seg for arbeidsgivers forståelse av lov og avtale 71

71 Info om Arbeidsgiverguiden

72 Hva er? Et digitalt oppslagsverk for ledere Hjelp til selvhjelp i en hektisk hverdag hvor og når som helst En praktisk tilleggstjeneste til Medlemskapet i Virke

73 Hva er fordelene med? Svar på praktiske problemstillinger innen arbeidsrett fra A Å: Arbeidsrett, personal, ledelse og HMS Enkelt å forstå jussen fra A - Å Praktiske og forklarende råd for arbeidsgiver Tilgang til din tariffavtale i Virke Rask og enkel tilgang på PC, telefon og nettbrett Ett tema, ett sted Alltid oppdatert informasjon Avansert, men enkel søkemotor kort vei til svar Guider som loser deg igjennom prosesser og problemstillinger Maler og skjemaer som kan lastes ned, og tas i bruk Inspirasjon og tips for å bli en bedre leder Finner du ikke svar, kan du ringe en av Virkes rådgivere* * Inkludert for medlemmer For ikke-medlemmer: Mulighet å abonnere på Rådgivningstelefonen. Direkte nummer til fageksperter/advokater (begrenset til 30 min. pr sak)

74 Bestill eller Prøv gratis

75