Nedbemanningsprosessen skritt for skritt

Transkript

1 Nedbemanningsprosessen skritt for skritt I denne veilederen gjennomgår vi hva som er saklig grunnlag for oppsigelse ved nedbemanning samt de nødvendige skrittene i nedbemanningsprosessen. Målet med veilederen er at du skal kunne gjennomføre en nedbemanning ved din bedrift på en korrekt måte, slik at du minimerer risikoen for ressurskrevende konflikter med de ansatte som blir sagt opp fra sine stillinger. Prosessen som beskrives må tilpasses den enkelte bedrifts særskilte behov. Denne veilederen suppleres av en skjematisk oversikt som du finner her. Viktige utgangspunkter Det er arbeidsmiljølovens 15-7 som regulerer når det er saklig grunn til å si opp arbeidstakere som følge av nedbemanning. Typiske eksempler på saklige grunner for nedbemanning er: Overkapasitet i bedriften. Behov for tilpasning på grunn av skjerpet konkurranse. Redusert ordretilgang. Behov for innsparinger Det er ikke et krav at bedriften skal gå med underskudd. En korrekt nedbemanningsprosess krever gode forberedelser og involvering av de ansatte og deres tillitsvalgte. Start i god tid og lag en tidsplan hvor du identifiserer gitte milepæler for når og hvordan ulike skritt skal foretas. Dette sikrer fremdrift. En annen fordel med en godt kvalitetssikret prosess er at det bidrar til å skape forståelse blant ansatte som kan eller vil berøres, og dermed mindre uro og ofte også færre etterfølgende prosesser om oppsigelsenes gyldighet. Husk å skrive protokoll fra alle møter for å sikre dokumentasjon på hva som er drøftet. 1

2 Prosessbeskrivelse for nedbemanning 1. skritt Forankring i styret eller annet rett organ Det er gjerne ledelsen som først innser at det er nødvendig med tilpasninger av arbeidsstyrken og andre innsparinger, og da som regel basert på selskapets økonomiske situasjon og fremtidsutsiktene. Ledelsen bør i de fleste tilfeller gå til selskapets styre med sitt ønske om rasjonalisering, som for eksempel kan gi ledelsen et mandat til å utrede alternative innsparingstiltak, herunder nedbemanning. Styrets beslutning nedtegnes i en protokoll. Før bedriftsledelsen går i dialog med de ansattes tillitsvalgte om en eventuell nedbemanning, er det viktig å ha utarbeidet et forslag til fremdriftsplan for prosessen. Ledelsen bør også ha tenkt igjennom hvordan organisasjonskartet skal se ut i fremtiden. Husk at den endelige beslutningen om nedbemanning ikke skal tas før spørsmålet er drøftet med de tillitsvalgte ved bedriften. 2. skritt Førstegangsdrøftelser med de tillitsvalgte Vårt klare råd er at ledelsen bør sørge for god dialog og drøftinger med de tillitsvalgte gjennom hele nedbemanningsprosessen. Er det ikke tillitsvalgte ved bedriften, kan ledelsen be de ansatte om å velge en eller flere som skal representere arbeidstakerne under prosessen. Dette gjelder altså selv om bedriften ikke har organisasjonstilknyttede tillitsvalgte og da kan et alternativ være at verneombudet, eventuelt eksisterende bedriftsutvalg (BU) eller arbeidsmiljøutvalg (AMU) fungerer som tillitsvalgte. Husk å skrive protokoll fra hvert møte med de tillitsvalgte/ansatterepresentantene for å sikre dokumentasjon på hva som er drøftet og de synspunkter som ble fremmet. Det er ikke et krav om at en skal komme til enighet, men at tillitsvalgte skal ha et faktagrunnlag og gis rom til å fremme innspill som arbeidsgiver tar stilling til. Protokollen bør inneholde informasjon om hvem som var til stede, hva som var tema og om det kom til enighet eller uenighet. 2

3 Aktuelle temaer for drøfting med de tillitsvalgte er: Behovet for nedbemanning eventuelt om bedriftens situasjon kan avhjelpes ved bruk av permitteringer eller andre virkemidler. Omfanget av nedbemanningen. Utvelgelseskrets Hovedregelen ved nedbemanning er at hele bedriften (den juridiske enhet) skal danne utgangspunktet for utvelgelsen av overtallige arbeidstakere. Likevel vil det i mange tilfeller være saklig å begrense utvelgelseskretsen til deler av virksomheten. Om det er hensiktsmessig sett fra ledelsens ståsted, f.eks. fordi overtallighet vil oppstå i deler av virksomheten, bør det forsøkes å få de tillitsvalgte med på en begrensning av utvelgelseskretsen. Saklige grunner for å begrense kretsen kan for eksempel være: -- Bedriftens tradisjon/praksis for å foreta avdelingsvis nedbemanning. -- At bedriften har svært dårlig økonomi som nødvendiggjør rask nedbemanning. -- At det er behov for å begrense omfanget av nedbemanningen for å minske uro blant arbeidstakerne. -- Redusert produktivitet ved overføring av ansatte til nye stillinger. Utvelgelseskriterier Dere bør før drøftingen utarbeide et forslag til kriterier som man særlig vil legge vekt på ved utvelgelsen. Eksempler på utvelgelseskriterier er kompetanse, ansiennitet, høy alder, sosiale forhold, egnethet, alderssammensetning, sykefravær mv. Det er ikke nødvendig å rangere disse i prioritert rekkefølge. Tilbud om sluttavtale Skal det gis tilbud om sluttavtale til visse grupper i bedriften, for eksempel arbeidstakere som nærmer seg pensjonsalder og som etter ny organisasjonsplan blir overtallige? Dere bør i så fall utarbeide et forslag til hva et eventuelt tilbud skal inneholde og om det skal differensieres etter alder og/eller bedriftsansiennitet. Karriereveiledning Skal det gis tilbud om karriereveiledning til arbeidstakere som risikerer å bli overtallige? Kontakt eventuelt NAV og andre aktører for informasjon/tilbud. 3

4 Arbeidstakere som har fylt 50 år og som arbeider i bedrifter som er omfattet av Sluttvederlagsordningen, vil kunne motta sluttvederlag om de ufrivillig mister arbeidet eller avslutter grunnet sykdom før ordinær pensjonsalder for stillingen. Om sluttvederlag er aktuelt, bør dette drøftes med de tillitsvalgte - både om bedriften er omfattet av ordningen, og om bedriften anser andre sluttvederlagsløsninger som aktuelle. 3. skritt Særlige regler ved masseoppsigelser, herunder varsling av offentlige myndigheter Særlige saksbehandlingsregler ved masseoppsigelser Masseoppsigelser er definert i arbeidsmiljøloven 15-2 som oppsigelser som foretas overfor minst 10 arbeidstakere innenfor et tidsrom på 30 dager. Ved slike prosesser stiller loven strengere krav til saksbehandling og drøfting med tillitsvalgte. Lovens utgangspunkt er at arbeidsgiver i slike tilfeller forsøksvis bør komme frem til en avtale med de tillitsvalgte for å redusere omfanget. Erfaringsmessig blir likevel det sentrale å forsøke få i stand avtale om gjennomføring av nedbemanningen. Ledelsen plikter å gi de tillitsvalgte relevant informasjon og skriftlig informasjon om: a. grunnene til eventuelle oppsigelser, b. antall arbeidstakere som vil kunne bli oppsagt, c. hvilke arbeidsgrupper de tilhører, d. antall arbeidstakere som normalt er ansatt, e. hvilke arbeidstakergrupper som normalt er sysselsatt, f. over hvilken periode oppsigelsene vil kunne bli foretatt, g. forslag til kriterier for utvelgelse av de som eventuelt skal sies opp, h. forslag til kriterier for beregning av eventuelle ekstraordinære sluttvederlag. Lovkravene i arbeidsmiljøloven 15-2 betyr ikke at virksomheten må ha full oversikt over det eksakte omfang, men anslag basert på hva som fremstår som mest sannsynlig. Tilsvarende informasjon skal også sendes det lokale NAV-kontoret, og de tillitsvalgte vil ha anledning til å kommentere virksomhetens anslag direkte overfor NAV. 4

5 Meldingen til NAV er viktig også fordi masseoppsigelser først får virkning 30 dager etter at NAV er underrettet. Praktisk sett betyr det at ingen fratrer før tidligst 30 dager etter at NAV er underrettet om masseoppsigelse. Meldeplikt til fylkeskommunen ved nedleggelse eller flytting av bedrift med over 30 ansatte Dersom en masseoppsigelse har sin bakgrunn i nedleggelse eller flytting av bedrift med over 30 ansatte og ni tideler av de ansatte planlegges sagt opp, inneholder Lov om meldeplikt av næringsvirksomhet særlige krav. Denne loven, populært kalt omstillingsloven, har sin begrunnelse i at offentlige myndigheter bør ha kjennskap om slike betydelige endringer i sysselsettingen i sitt område slik at eventuelle tiltak kan vurderes i tide. Den viktigste bestemmelsen i loven er at beslutning om nedleggelse ikke kan tas før det har passert 30 dager fra fylkeskommunen er varslet. Formålet er at tiden skal brukes til å involvere eiere, ledelsen, ansatte og myndigheter for å vurdere mulighet for videre drift, eventuelt med nye eiere, eller andre omstillinger. Kort om involvering av arbeidsmiljøutvalg og arbeidsmiljølovens kap. 8 om informasjon og drøfting I virksomheter med 20 ansatte eller mer skal arbeidsmiljøutvalg etableres om arbeidsgiver eller de ansatte krever det. For virksomheter med 50 ansatte eller mer skal arbeidsmiljøutvalg etableres uansett. Blant de temaer som skal behandles i arbeidsmiljøutvalget er rasjonaliseringer. Betydningen av slik behandling varierer med forhold som hvorvidt bedriften er tariffbundet og har opprettet bedriftsutvalg i stedet for eller i tillegg til arbeidsmiljøutvalg. Reglene om behandling i arbeidsmiljøutvalg overlapper dels med arbeidsmiljølovens regler om informasjon og drøfting i kapittel 8. Disse reglene gjelder etter loven virksomheter med mer enn 50 ansatte og kan et stykke på vei anses som lovfesting av de plikter til drøftelser som virksomheter tilsluttet tariffavtale skal avholde etter Hovedavtalene kapittel 9. Det er viktig å være oppmerksom på at reglene ikke innebærer noen ubetinget plikt til å drøfte enhver idé eller plan med de tillitsvalgte så snart den er tenkt. Det er arbeidsgiverens rett og plikt å gjøre seg opp en mening om situasjonsbildet og mulige tiltak. Det er slikt som skal drøftes med tillitsvalgte, og det sentrale er at tillitsvalgte skal 5

6 involveres før beslutninger er tatt og på en måte som gir nødvendig tid til vurderinger og utforming av synspunkter og innspill. Det lar seg dermed ikke gjøre å oppstille absolutte holdepunkter for når drøftingsplikten inntrer. Din landsforening og NHO har lang erfaring i slike spørsmål og kan bistå ved spørsmål. 4. skritt Beslutning om nedbemanning Som nevnt innledningsvis skal beslutningen om å meddele oppsigelser først tas etter drøftinger med tillitsvalgte. Beslutningen bør dokumenteres og nedfelles i en plan for gjennomføringen av nedbemanningen. Her bør blant annet overordnede utgangspunkter slik som hvilke kriterier det vil legges vekt på i valget mellom arbeidstakere og kriterier for eventuelle sluttpakker fremgå. 5. skritt Informasjon til de ansatte Forut for innkalling til individuelle drøftingsmøter med de som vurderes oppsagt er det vanlig at representanter for bedriften informerer alle ansatte som kan berøres om forestående tiltak. Hvordan dette gjøres avhenger av bedriftens størrelse og organisering. Ofte gjøres dette i form av avdelingsvise møter eller allmøter. 6.skritt Individuelle drøftingsmøter Alle ansatte som vurderes oppsagt skal før oppsigelse meddeles gis anledning til å fremme sine synspunkter før noen endelig beslutning tas. Kravet om slike drøftingsmøter er lovfestet i arbeidsmiljøloven 15-1, og arbeidsgiver skal der informere både om det generelle grunnlaget for oppsigelse og utvelgelsen mellom ansatte. Arbeidstaker har rett til å ha med seg tillitsvalgt eller annen tillitsperson til et slikt måte. Det betyr at det må innkalles til et slikt møte i tilstrekkelig tid til at rådgiver eller annen tillitsvalgt kan delta, og det må fremgå klart av innkallingen at det er tale om et drøftingsmøte i medhold av arbeidsmiljøloven. 6

7 Det viktigste formålet med drøftingsmøtet er at arbeidstaker skal gis anledning til å informere om individuelle forhold som arbeidsgiver ikke nødvendigvis har kjennskap til fra før. Arbeidsgiver bør derfor stille spørsmål blant annet om det er særlige sosiale forhold som gjør seg gjeldende for den enkelte. Forhold av slik art som alvorlig sykdom i nærstående familie, uvanlig omfattende forsørgelsesbyrde el. lign. skal tas i betraktning, men innebærer ikke at den enkelte dermed ikke kan sies opp. Det kan også være hensiktsmessig å drøfte arbeidstakers mulighet og ønske om annet passende arbeid, herunder om det finnes slikt arbeid ved bedriften på det aktuelle tidspunkt. Her som ellers er det saklighetskravet som avgjør, men arbeidsgiver må påregne kritikk om slike forhold sees helt bort fra i vurderingen. Vår klare anbefaling er at det nedfelles en protokoll fra drøftingsmøtet som undertegnes av de som er tilstede ved avslutningen. En slik protokoll bør være kortfattet, men samtidig peke på det viktigste som kom frem. Dersom arbeidstaker motsetter seg å undertegne protokollen, kan bedriften utforme et ensidig referat der det fremgår at arbeidstaker og/eller rådgiver nektet å undertegne. Mal til protokoll fra drøftingsmøte finner du her. Hensikten med drøftingsmøte er som allerede nevnt å få frem relevant informasjon, herunder informasjon om hvilke ulemper en oppsigelse vil påføre den enkelte arbeidstaker. Husk at en eventuell avgjørelse om oppsigelse først må besluttes etter gjennomført drøftingsmøte. Vårt klare råd er derfor at oppsigelse aldri gis i drøftingsmøtet. Det er viktig å påpeke at utvelgelsesprosessen alltid må bero på en helt konkret og individuell vurdering. Det må være en saklig og forsvarlig utvelgelse i forhold til hvilke arbeidstakere som skal motta oppsigelse. Husk også at alle arbeidstakerne i utgangspunktet skal vurderes opp mot hverandre i forhold til gjenværende stillinger. 7. skritt Oppsigelser Oppsigelsen skal enten leveres personlig eller sendes rekommandert. Hvordan en oppsigelse skal utformes er lovregulert og vi anbefaler at det benyttes standard oppsigelsesbrev, hvor alle formkrav er ivaretatt. Dersom en oppsigelse ikke oppfyller formkravene, vil den i utgangspunktet kjennes ugyldig alene på grunn av formfeil. Det er derfor svært viktig at formkravene i aml 15-4 følges. 7

8 For arbeidstakere som sies opp etter prøvetidens utløp, løper oppsigelsesfristen fra første dag i måneden etter at oppsigelsen fant sted. Det er viktig å være oppmerksom på at verken lovens alminnelige oppsigelsesfrist eller avtalt oppsigelsesfrist uten videre kan legges til grunn. For arbeidstakere med lang tjenestetid og høy alder oppstiller arbeidsmiljøloven lengre oppsigelsesfrister som ikke kan fravikes. Disse reglene finnes i arbeidsmiljøloven skritt Når oppsigelse er gitt Arbeidstaker kan ta ut søksmål mot arbeidsgiver og fristen for dette er åtte uker etter forhandlingenes avslutning, eventuelt åtte uker etter at oppsigelsen fant sted dersom forhandlinger ikke er holdt. Arbeidstaker har rett til å stå i stilling ved søksmål, noe de fleste arbeidstakere benytter seg av. Noen grupper av arbeidstakere har ikke krav på å stå i stilling, for eksempel midlertidig ansatte og arbeidstakere som blir sagt opp i prøvetiden. Disse ansatte kan bare stå i stilling dersom det kreves og retten gir kjennelse for en slik rett. Dersom arbeidsgiver ønsker at en oppsagt arbeidstaker skal fratre, må det sendes inn en begjæring om fratreden til retten. Arbeidsgiver får sjelden medhold i en slik begjæring når oppsigelsen skyldes nedbemanning. I slike tilfeller lar som regel domstolen arbeidstakeren stå i stilling frem til saken er rettskraftig avgjort. Det er ikke adgang til å permittere arbeidstakere som er sagt opp, men andre arbeidstakere kan permitteres dersom det er mange oppsagte arbeidstakere som krever å stå i stilling. Arbeidstaker som er sagt opp på grunn av virksomhetens forhold har fortrinnsrett til ny ansettelse i samme virksomhet med mindre det gjelder en stilling arbeidstakeren ikke er kvalifisert for, jf. aml Fortrinnsretten gjelder i ett år fra oppsigelsestidens utløp og gjør seg gjeldende dersom bedriften har en ledig stilling som i utgangspunktet skal besettes utenfra. Vår anbefaling er at du kontakter advokat i din landsforening eller et av regionskontorene i NHO dersom spørsmål oppstår før oppsigelse og i alle tilfelle dersom en oppsigelse bestrides. I en rettssak om gyldigheten av en oppsigelse er korrekt og grundig saksbehandling før og etter oppsigelsen av stor viktighet. 8